I.2.6. FONCTIONNEMENT DU SERVICE
Du point de vue fonctionnel, cette structure fonctionnelle
détachée de
l'organigramme principal va nous permettre de décrire
d'une manière systématique les postes suivants :
? L'Inspecteur Principal Provincial
(IPP)
Il est le chef de cette institution publique et est
chargé de la gestion courante. Il ordonne, supervise, organise et
coordonne l'ensemble des activités au sein de l'IPP de l'EPSP/SUD-KIVU3
et veille à l'application des directives du ministère de
l'éducation et de toutes les autorités hiérarchiques.
Il arrête toutes les mesures nécessaires au bon
fonctionnement de l'entreprise et est responsable de la gestion administrative
de tous ces services que comprend l'IPP/SUD-KIVU3.
Il s'occupe de :
· Contact avec toute instance extérieure, soit
directement ou par correspondance ; responsable du sceau de l'institution sauf
par dérogation autorisant l'un des IPPA de signer par ordre de l'IPP
;
· La gestion générale et la conception
;
· La présidence des réunions à
caractères administratif et pédagogique.
Remarque : retenons ici qu'il est le seul
qui donne la dernière décision sur les rapports, les avis et
suggestions élaborés par les IPPA, les inspecteurs exploitants et
les inspecteurs chefs de pools.
Cependant, parmi ces attributions, il s'implique d'avantage
dans le contrôle des dossiers scolaires des élèves des
écoles Primaires et secondaires et plus particulièrement ceux de
sixième année primaire et secondaire afin de voir celui qui a
suivi normalement le cursus scolaire. C'est -à-dire qu'il est le seul
qui donne la dernière décision sur les élèves admis
aux examens TENAFEP et d'Etat.
Compte tenu de la lourdeur administrative, normalement un
chef comme celui-ci doit être aidé par un secrétaire
considéré comme son collaborateur direct dans le domaine
administratif et de l'intendance.
Il assure les tâches suivantes :
· Exécution de différentes tâches
données par le chef ou ses agents
· Tenir les correspondances et leurs classements dans les
archives
· Il réceptionne et dispache les courriers dans
les services concernés selon les ordres de la hiérarchie
? L'Inspecteur Principal Provincial Adjoint
chargé du Primaire (IPPAP)
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? Il joue le rôle d'intérim de l'IPP en cas
d'urgence ou absence au sein de l'institution en matière administrative
et pédagogique des écoles primaires.
? Il est le chef suprême de l'organigramme et est
mandaté du contrôle et de la gestion de tous les pools du
Primaire
C'est ici où sont centralisés tous les rapports
de contrôle des dossiers scolaires des élèves
effectués par les inspecteurs de pools et les exploitants.
Les Inspecteurs chefs de pools sont
considérés comme les représentants de l'IPP dans les pools
; c'est pourquoi, ils doivent donner rapport à qui de droit. Avant que
les rapports de contrôle de dossiers scolaire d'élèves
n'arrivent chez IPP, ils doivent d'abord passer chez IPPAP car il est
considéré comme l'inspecteur chef de pool n°1 chargé
du contrôle de parcours scolaire des élèves au niveau du
primaire. C'est dans ce service où les instructions et principes de
contrôle des dossiers scolaires sont donnés aux chefs des
pools.
Au sein de son service, il est secondé par un
secrétaire et ses inspecteurs exploitants. Les rapports remis au
secrétariat de l'IPPAP en provenance des pools doivent être
exploités par les inspecteurs exploitants sous l'autorisation et la
supervision de l'IPPAP qui ensuite confirme avoir exploité ce rapport
comme inspecteur n°1 des chefs des pools du primaire. Son
secrétaire est chargé de la réception et de
l'expédition de tous les documents entrés et sortis devant
être signés par l'IPPAP. En plus, il doit faire la saisie et
l'impression des rapports mis en sa disposition selon les instructions du chef
(de l'IPPAP).
? Les Inspecteurs Chefs de Pools
a) Présentation
Charles TAYLOR nous a appris que pour mieux diriger, il faut
diviser le travail afin de contribuer à l'atteinte des objectifs de
l'entreprise.
L'IPP se fixe comme objectif d'évaluer les
élèves (TENAFEP), former et contrôler les chefs
d'établissement et les enseignants dans différents domaines mais
plus particulièrement en matière pédagogique.
Alors pour atteindre cet objectif et partant de la lourdeur
administrative et le nombre d'écoles secondaires et primaires qu'on peut
avoir dans une entité, la hiérarchie a jugé bon de
dispatcher les écoles en petits secteurs qu'ils appellent « pools
». Chaque pool sera dirigé par un inspecteur chef de pool
secondé par un secrétaire et un ou quatre inspecteurs
itinérants. Notre inspection principale provinciale de l'EPSP/SUD-KIVU3
comprend (Six pools secondaires et Six pools primaires) comme vous l'avez
remarqué dans notre organigramme principal de l'IPP/Sud-Kivu3.
b) Rôle d'un Inspecteur chef de pool
Par rapport à l'IPP, l'Inspecteur chef de pool est le
collaborateur direct avec les chefs d'établissements. Car la plupart des
rapports qui concernent l'inspection sont remis aux chefs de pools. Exemple :
les résultats de dossiers des élèves par les inspecteurs
sont souvent remis aux chefs d'établissement par les Inspecteurs chef
des pools car ce sont eux qui reçoivent les dossiers des
élèves finalistes des écoles secondaires et primaires, et
chaque année les chefs d'établissement doivent remettre une copie
de leur palmarès au pool de son axe et réserve une
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autre à l'IPP. C'est ici où on confronte
d'avantage les dossiers des élèves avec les palmarès pour
s'assurer si l'élève a suivi un cursus scolaire normal et en
donne à qui de droit le rapport de contrôle.
? Les Inspecteurs Exploitants (I.E)
Comme le nom l'indique, ce sont des inspecteurs
attachés au bureau de l'IPPAP pour exploiter les différents
rapports transmis par les INSPOOLS. C'est-à-dire qu'ils oeuvrent en
parallèle avec le secrétaire de l'IPPAP et reçoivent tous
les rapports et dossiers devant être contrôlés. Ces derniers
sont contrôlés par les inspecteurs exploitants et les renvoient
par la suite au secrétaire de l'IPPAP qui, à son tour le livrera
à l'IPPAP pour approuver la validité de ce dernier. Chacun d'eux
a un bureau où il exploite les rapports transmis par le chef de pools
sous l'autorisation de l'IPPAP.
? Les Inspecteurs Itinérants (I.I)
L'inspection étant un service technique de l'Etat dans
le domaine de l'éducation, c'est ainsi qu'il existe au niveau de
l'inspection des inspecteurs techniciens qui se rendent souvent sur terrain
pour se rendre compte et pour constater ce qui se passe dans les écoles
pour afin donner rapport aux décideurs. Ils sont attachés au
bureau de pools et ce sont eux qui visitent tous les chefs
d'établissement, les enseignants et consultent ou contrôlent les
dossiers scolaires et voir ce qui a été décidé sur
les élèves au cours ou à la fin de l'année.
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