II.2. Situation
géographique
La SONAS se trouvant à Kindu dans la Commune de Kasuku,
Quartier Basoko, Bloc RVA au sien de l'immeuble réservé au chef
d'Agence sur l'Avenue de la Paix, numéro 09. Est
limitée :
v Au Nord : par l'aval de l'Avenue de la Paix ;
v Au Sud par l'immeuble Mukolonga ;
v A l'Est par le Camp Makuta ;
v A l'Ouest par l'aéroport.
Le Siège social se trouve à Kinshasa sur le
Boulevard du 30 juin dans la Commune de la Gombe au sein de l'immeuble Sankuru
situé au croisement de l'Avenue Bandundu et le Boulevard du 30 juin,
numéro 3473.
II.3. Statut juridique
La SONAS est définie par l'Ordonnance-loi no
68/029 du 09.01/1968 qui stipule que : la SONAS est une entreprise
publique à caractère technique et commercial dotée d'une
personnalité juridique propre et placée sous la tutelle du
ministère de l'économie du budget et celui du portefeuille. Elle
jouit du monopole du marché des assurances en République
Démocratique du Congo.
II.4. Mission et objectifs
de la SONAS
Comme vu précédemment, la SONAS n'a qu'une seule
mission qui est celle d'intérêt général de la
population dans la réparation des dommages qui arrivent de la part des
assurés. C'est-à-dire que la SONAS perçoit la prime ou la
cotisation venant de la part des assurés, en leur faisant un secours en
cas des sinistres qu'ils connaitront.
Les objectifs et la mission assignés à la SONAS
sont :
v Faire les opératoires relatives aux transactions
immobilières appartenant aux particuliers dans le souci de
contrôler l'économie national confiée la gestion en
marché des assurances nationales ;
v Contribuer par ses activités nationales et
internationales à la consolidation l'indépendance
économique du Congo et être revenu pour l'Etat ;
v Faire toutes les opérations des assurances et des
réassurances avec les sociétés d'assurances
étrangères ;
v Assurer la spécialisation de contrôle technique
des véhicules automobiles ;
v Faire les opérations financières et
d'investissements qui s'y rattachent.
II.5. Organigramme et
fonctionnement de la SONAS
II.5.1. Organigramme
Chef d'agence (CA)
Secrétariat
Chef d'Agence Adjoint (CAA)
Division Administrative et financière
Division technique
Gestion mobilière
Caisse
Budget
Comptabilité
Assurance automobile
Assurance incendie
Assurance sinistre
Assurance transport
Assurance Vie
ARD
Source : Archives de la
SONAS/KINDU
II.5.2. Fonctionnement
1) Chef d'agence
Le Chef d'agence est un représentant de l'ADG, il
s'occupe de :
v La politique de la vente des assurances ;
v La coordination des activités de l'agence ;
v Appliquer les instructions devant la
hiérarchie ;
v Gérer le personnel et les recettes ;
v Faire appliquer le budget ;
v Faire le contrat avec les partenaires clients ;
v Rapprocher les maisons des autorités
c'est-à-dire les entreprises de différentes
autorités ;
v Signer dans tous les documents comptables et
techniques ;
v Faire le suivi administratif et financier.
2) Chef d'agence adjoint
C'est une branche très importante de l'administration
dans une entreprise publique que privée, c'est le service moteur de
l'agence, il couvre :
v Des courriers reçus et
expédiés ;
v Les ordonnateurs, les fardes, les carnets de transmission,
les signataires (document qui permet de garder les lettres que le Chef doit
expédier) ;
v Il coordonne toutes les activités de l'agence et
gère le personnel en cas de l'empêchement du Chef titulaire.
3) Secrétaire
Le Secrétaire émet les lettres, attribue le
numéro, les soumet à la signature du Chef et les classe.
En plus, il les réceptionne et les enregistre, les
soumet à l'appréciation du Chef, y réserve la suite et les
classe, il garde en secret toutes les discussions de l'agence.
4) La Division technique
Elle est coordonnée par le coordonnateur technique (CT)
qui, de temps, se charge d'accroitre la production de l'agence.
Il a la maitrise des assurances et de coordonner toutes les
activités techniques ; il est le grand formateur des personnes sous
sa supervision entre autres, les proposés de l'automobile, de l'accident
et risques divers, de l'incendie, de transport, etc.
v Il veille à l'application du tarif soumis aux
assurés ;
v Il fait le contrat avec les clients difficiles ;
v Il fait la transaction avec les ayant droits quant il y a
sinistre ;
v Il est le conseiller du Chef d'agence et Adjoint.
5) La Division Administrative et
Financière
Cette branche couvre quatre services à savoir :
v La comptabilité ;
v La caisse ;
v La gestion immobilière ;
v Le budget et statistiques.
Il sied de signaler dans ces conditions que le responsable de
ladite branche est appelé « Administrateur
Financier » au Chef chargé de finances.
· La comptabilité
C'et un service qui s'occupe de :
v Contrôler le budget et imputation des
comptes ;
v Assurer une liaison étroite entre la banque ou
coopérative d'épargne ;
v Contrôler la situation des activités et la
caisse ;
v Classer les documents comptables et techniques ;
v Préparer la paie des agents ;
v Etablir le rapport de l'Etat de paie ;
v Faire les écritures comptables aux journaux.
Les comptes de la SONAS sont débités d'une
diminution (dépenses) et crédités des augmentations
(recettes).
La comptabilité joue un grand rôle au niveau de
l'agence, il s'agit de :
v Collaborer avec le caissier ou la caissière ;
v Enregistrer les dépenses et recettes de
l'agence ;
v Faire le rapport de tous les états financiers
(mensuels, trimestriels, annuels) et à la fin de la journée, le
rapport au Chef d'agence ;
v Faire le suivi de tout mouvement des recettes et
dépenses ;
v Prendre connaissance de toutes les factures et
déclarations ;
v Signer dans tous les documents financiers avec le Chef
chargé des finances ;
v Etc.
· La caisse
Ce service couvre les documents ci-après :
v Les reçus de la caisse ;
v Les différentes factures ;
v Le bon de caisse dans le cas contraire.
Pour ce faire, nous allons scinder ses attributs :
v Le caissier ou la caissière gère le
coffre-fort ;
v Enregistre ou encaisse les recettes ;
v Il perçoit les recettes dans le carnet ;
v Il paie les factures approuvées par le Chef
d'agence ;
v Il établit les bons des sorties de caisse ;
v Il dégage des aspects des différentes branches
des assurances.
A la fin de la journée, le caissier ou la
caissière donne la situation journalière de l'existence en caisse
pour dégager le solde.
· Le budget et statistique
Le terme budget a plusieurs acceptions, pour l'Etat, c'est la
loi budgétaire qui y figure, mais pour les entreprises, c'est un
programme ou une planification exprimée en terme monétaire.
Le budget joue un grand rôle de garde-fou dans une
entreprise publique ou privée.
Le chargé du budget gère le chiffre
d'enregistrement budgétaire.
Les documents utilisés sont les fiches
d'enregistrements budgétaires et le tableau synthétique qui lui
permet d'envoyer le rapport au siège à la fin de chaque mois.
Le chargé du budget a le rôle de faire respecter
les lignes de dotation du budget.
Le terme statistique constitue seulement une banque des
données, c'est aussi une branche très importante de la
comptabilité, les finances et elle est le miroir de l'entreprise.
· Gestion immobilière
Ce service s'occupe de la gérance des immeubles
laissés par les expatriés après l'indépendance, la
perception de l'argent de l'Etat, la gestion des maisons ou immeubles des
particuliers et enfin, ses propres immeubles. Le titulaire de ce service est
appelé « préposé de la gestion
immobilière ».
· Direction de transport
Elle comporte :
v Le maritime qui couvre dans le navire, que les
facultés des aéronefs, des transports des personnes et des
marchandises.
Cette Direction couvre tout ce qui concerne le transport des
personnes et de leurs biens.
Dans une agence aussi grande que la SONAS, le transport c'est
le poumon de l'économie.
Le titulaire de poste appelé « le
préposé de transport ».
· Direction d'incendie
Ce service couvre :
v Les risques simples ou particuliers ;
v Les industriels et commerciaux c'est-à-dire :
a) Les risques incendies des immeubles appartenant tant
à des particuliers qu'à des sociétés et des
entreprises commerciales ;
b) Les risques incendies portant sur les capitaux immobiliers
des commerçants.
L'assurance incendie a pour objet de couvrir tous les dommages
survenus aux objets assurés par suite d'incendie. Le
préposé de l'incendie fait le suivi de tous les dossiers de
l'incendie avec les fiches des propositions d'assurance et carnets
d'assurance.
· Direction d'agence des sortes
d'assurances
Cette forme d'agence couvre beaucoup de sortes d'assurance,
mais on ne saura donner tout, nous avons à savoir:
v Assurance sportive ;
v Assurance scolaire ;
v Assurance professionnelle ;
v Assurance famille ;
v Assurance contre vole ;
v Assurance Transfert de fonds ;
v Assurance domestique ;
v Assurance dégât des eaux (inondation) ;
v Assurance individuelle, accident, occupations ;
v Assurance risque chantier ;
v Assurance transport et minerais.
La suite de cette gamme d'assurances qu'elle renferme,
celle-ci peut générer beaucoup plus des recettes que d'autres
branches. L'Agence de sorte d'assurances est une assurance
supplémentaire et conventionnelle. Supplémentaire parce qu'elle
s'ajoute à d'autres branches d'assurances rendues obligatoires et
conventionnelles parce qu'on trouve les assurances qui ne sont pas
obligatoires. Le préposé de l'accident et risque divers fait le
suivi de tous les dossiers qui concernent sa branche.
· Direction vie
Ce service s'occupe des assurances vie des personnes. Elle
couvre les risques pouvant atteindre une personne ou l'assuré aux jours
futurs. Elle permet aux dirigeants et employés ou à leur ayant
droit de maintenir le niveau de vie auquel ils sont habités. Ce service
a comme avantage la vie des individus moyennant un contrat d'assurance vie. Le
préposé de cette Direction les mêmes procédures
comme dans d'autres Directions d'assurances avec les documents tels que
fixés de propositions d'assurances vie, le contrat et le carnet
d'assurance vie.
· Direction sinistre
Le sinistre est un événement malheureux qui se
produit de manière aléatoire (hasardeuse ou fortuit) portant
atteinte à l'homme et à son patrimoine.
Le sinistre a plusieurs formes :
v Sinistre automobile ;
v Sinistre transport ;
v Sinistre incendie ;
v Sinistre accident et risques divers (ARD);
v Sinistre vie.
Le sinistre est valable lorsqu'il relève de la forme
d'assurance (au garantie d'assurance) pris les éléments
constitutifs du dossier sinistre, en automobile sont par exemple : la
déclaration de l'accident dans les 8 jours, le PV de constant
envoyé avec l'OPJ de saisie ; le document n'en sera pas
indemnisé, c'est une pièce maitresse dans le dossier sinistre. Ce
PV doit :
v Porter la mention du parquet ;
v Etre certifié pour être authentique.
Tel est l'objet du chapitre suivant.
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