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La dématérialisation des dossiers de travail du commissaire aux comptes.( Télécharger le fichier original )par Jean Frédéric VEFOUR cnam-intec - DSCG 2012 |
4.2.4 Mettre en place la numérisation complète des documents de travail dans le cadre du processus d'auditCette dématérialisation passe par la numérisation de toute la documentation du dossier d'audit de chaque client. Comme nous l'avons vu cette étape passe par la constitution d'un dossier de travail (Cf figure 2.1). Comme pour la procédure manuelle il est nécessaire ici de reproduire l'ensemble des documents qui vont constituer chaque dossier. Cependant, les documents ne vont pas être photocopiés mais numérisés cette fonction est disponible sur la photocopieuse toshiba studio 230. Le chargeur de la machine peut contenir jusqu'à 100 feuilles. Il convient d'observer que le travail de numérisation ne dispense pas du travail de classement et de tri de la documentation. En effet, comme nous l'avons indiqué au paragraphe 2.3.3.1 la documentation doit être classée en dossier permanent et dossier annuel. Et à l'intérieur de chaque dossier, différentes rubriques opèrent à nouveau un classement entre les documents. Les feuilles à numériser devront donc être classées par type de dossier puis par rubrique en fonction de chaque dossier. À l'issue de ce classement, les documents devront être numérisés par rubrique (PA, PB, ... EA, EB ...). Tous les fichiers numérisés devront être stockés dans des dossiers dont l'arborescence sera normalisée (Cf figure 4.6) A chaque nouveau dossier il sera nécessaire de recréer cette arborescence. Afin de simplifier ce travail répétitif, il suffit de créer un script en shell qui va exécuter la procédure automatiquement (Cf figure 4.7). Le shell est un programme que tout utilisateur de Unix utilise afin de faire exécuter par le système des séquences d'actions répétitives. Pour Page 45/64 Jean-Frédéric VÉFOUR FIGURE 4.7 Procédure de création des dossiers d'audit
exécuter un script l'utilisateur doit utiliser une console (figure 4.7) 25. Une fois constitué, il ne reste plus qu'à rendre les dossiers de travail accessibles facilement par l'utilisateur. 4.2.5 Mettre en place les outils permettant d'améliorer l'accès à l'informationNous l'avons dit le risque au fil du temps serait de se trouver confronter à un nombre considérable de fichiers où il deviendrait de plus en plus difficile d'accéder à l'information et ce malgré le classement conformément au modèle précédent. Pour éviter cette dérive, les dossiers de travail ainsi que le contenu des documents qui les composent doivent être indexés. Ces documents sont de deux types : d'une part ceux qui ont été fournis par le client et qui ont donc été numérisés et d'autres part les feuilles de travail produites par le CAC et ses collaborateurs. Le traitement de la documentation numérisée Les documents numérisés à l'aide du photocopieur toshiba studio 230 peuvent être sauvegardés sur les disques partagés du réseau de deux manières : soit au format jpeg , soit au format pdf . Cependant, quelque soit le format choisi, après la numérisation, le texte des documents n'est pas accessible et donc non indexable! La machine ne produit en vérité qu'un simple fichier image. Pour changer les caractéristiques de ces fichiers, il faut recourir à un logiciel de reconnaissance optique de caractères (ROC). La reconnaissance optique de caractères (ROC), ou encore appelée vidéo-codage désigne les procédés informatiques pour la traduction d'images de textes imprimés ou dactylographiés en fichiers de texte26. Au cabinet EHMT nous utiliserons le logiciel Adobe Acrobat Pro qui était installé sur les deux postes Windows XP. Il suffit d'installer ce programme sur la machine virtuelle XP et procéder ensuite à la ROC. Le programme Adobe est assez pratique, il
Page 46/64 Jean-Frédéric VÉFOUR suffit de lui indiquer un répertoire, à l'intérieur duquel se trouve les fichiers images à traiter, et il procède à la transformation directe des documents en fichier pdf dont le contenu est indexable. La préparation des feuilles de travail Les feuilles de travail sont importantes, elles accompagnent la constitution du dossier de travail tout au long du processus d'audit. C'est par la présence des feuilles de travail que le CAC est en mesure de justifier des diligences accomplies dans le cadre de sa mission. Au cabinet EHMT ses feuilles se présentent sous forme de tableau excel. Le plus souvent l'auditeur l'imprime, la complète à la main et la joint au classeur de travail. Dans la perpective d'une numérisation des dossiers d'audit, ces feuilles de travail devront être complétées directement sur ordinateur afin de permettre leur indexation. M. TIAMIOU dispose d'un ordinateur ultra-portable qui l'accompagne dans les missions sur le terrain. Cet équipement devrait faciliter la réalisation de feuille de travail au format tableur. 4.2.5.1 L'indexation du système d'informationUne fois les dossiers numérisés et transformés, si nécessaire dans un format où le texte des documents est accessible, il ne reste plus dès lors qu'à indexer cette importante documentation. Il faut utiliser des outils de recherche qui permettent d'indexer le répertoire de travail de l'utilisateur. Parmi les logiciels susceptibles de répondre à notre attente on trouve tracker 27, beagle 28, disponible sur le système Ubuntu, et Google-Desktop. Les deux premiers sont des logiciels libres et le troisième est un logiciel propriétaire, gratuit et très performant à l'image du célèbre moteur de recherche sur internet 29. Nous opterons pour cette dernière solution pour indexer la documentation d'audit du cabinet EHMT. Une fois installée la version Linux du logiciel, il démarre l'indexation du répertoire de travail. Le temps d'indexation va dépendre du nombre de documents à indexer. C'est pourquoi au moment de la première utilisation, il faudra bien attendre une journée entière pour que le moteur de recherche devienne prolixe après la première requête. Google Desktop indexe automatiquement la plupart des fichiers courants sur un ordinateur. Les formats suivants sont pris en compte : Gmail; fichiers texte et code source; fichiers PDF et PS; fichiers HTML; e-mails provenant de Thunderbird; fichiers mbox; documents OpenOffice.org fichiers audio et image; pages man et info; noms de fichiers et de dossiers; Microsoft Word, Excel et PowerPoint Il permet d'effectuer une recherche en texte intégral sur ces fichiers. En guise de test j'ai demandé à M. TIAMIOU de scanner une page du livre Structure et dynamique des organisations (Mintzberg, 1982) à partir du photocopieur toshiba; il a scanné la page 94. J'ai traité le fichier à l'aide du logiciel Adobe Acrobat et je l'ai enregistré sous le nom de MINTZBERG2.pdf dans mon espace de travail. Au bout de quelques
Page 47/64 Jean-Frédéric VÉFOUR FIGURE 4.8 Résultat de requête sur document scanné à l'aide du Toshiba studio 230
minutes, je lance un navigateur et dans le moteur de recherche je tape le mot FiIIey . Comme nous pouvons le voir à la figure 4.8 le moteur de recherche nous a trouvé l'extrait du livre de Mintzberg; à la page 94, en effet, on trouve la citation suivante : Mais des observateurs plus détachés parlent aussi d'échecs; et lorsqu'on passe en revue les recherches récentes, les résultats de l'élargissement du travail paraissent être variés, bien que les succès l'emportent probablement sur les échecs (Pierce et Dunham, 1976; FiIIey et al., 1976, pp. 343-357; Melcher, 1976, pp. 72-83). En tapant le nom TIAMIOU dans le moteur de recherche sur ma machine personnelle, il me sort une liste de courriel ainsi que l'annuaire des expert-comptables de la Réunion au format pdf (Cf figure 4.9). A l'issue des différentes propositions que j'ai formulé dans les sections précédentes, l'architecture du système informatique du cabinet EHMT pourrait se présenter comme la figure 4.10 ?. Il nous faut pour terminer envisager les solutions pour assurer la pérennité du système d'information et du système informatique. |
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