4.2.3 Améliorer la gestion de la messagerie
électronique
Comme nous l'avons vu, la communication par courriel est un
élément important du processus d'audit. Le système Linux
offre de nombreux outils permettant d'améliorer la gestion du courrier
électronique. Pour favoriser un accès plus rapide à
l'information
19. http ://www.ubuntu-fr.org/
20. Ce blocage se fera au niveau du routeur ADSL (Cf figure
4.1)
Jean-Frédéric VÉFOUR
FIGURE 4.3 Exemple d'une machine virtuelle Windows XP sous
Ubuntu
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FIGURE 4.4 Exportation et importation de machine virtuelle
Jean-Frédéric VÉFOUR
je propose ici de mettre en place un serveur de messagerie sur
la machine Ubuntu. Ce serveur de messagerie aura pour rôle :
~ de récupérer le courrier à intervalle
de temps régulier;
~ de stocker l'ensemble des courriers reçus par le
cabinet;
~ de distribuer le courrier électronique à
destination des partenaires du cabinet;
~ d'accélérer l'accès au courrier
électronique.
Pour mettre en place un serveur de mail sous Ubuntu il faut
installer et configurer le programme Postx21. Postfix est
un serveur de messagerie électronique et un logiciel libre
développé par Wietse Venema et plusieurs contributeurs. Il se
charge de la livraison de courriers électroniques (Cf étape 5 et
8 figure 4.5) 22. Par ailleurs en plus d'envoyer le courriel,
l'utilisateur a besoin de lire les messages qu'il a reçu à l'aide
de son client messagerie. Pour cela le poste de travail Ubuntu doit être
équipé d'un serveur IMAP et POP. Il existe de multiple serveurs
de ce type sous Ubuntu, par exemple, le programme Dove-cot23
(Cf étape 4). Ce programme permet à la machine Ubuntu de se
comporter comme le serveur de mail du fournisseur d'accès (étape
2). Toutefois, compte tenu de la présence de la machine Ubuntu dans le
réseau local, l'accès au courriel est plus rapide. Enfin pour que
la messagerie soit complète, il faut un logiciel permettant, à
intervalle de temps défini, de récupérer les courriels sur
la boite mail de l'utilisateur chez son fournisseur d'accès. Ce
programme s'appelle fetchmail (Cf étape 3) 24. Le
programme Fetchmail pourra être configuré pour se connecter au
serveur du FA afin de récupérer les courriels toutes les 5
minutes, par exemple. Le cabinet peut décider de conserver une copie des
mails chez le FA ou de les effacer. Tous les messages de l'utilisateur vont
être stockés par Postfix dans son répertoire personnel sous
la forme d'un fichier intitulé mbox (Cf figure 4.2).
21.
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http ://www.postx.org/
22. Réalisation personnelle.
23. http ://www.dovecot.org/
24. http ://fetchmail.berlios.de/
Jean
FIGURE 4.5 Schéma général de la gestion du
courriel
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Jean-Frédéric VÉFOUR
FIGURE 4.6 Arborescence d'un dossier client
numérisé
Nous avons sécurisé le système
informatique et amélioré le fonctionnement de la messagerie
électronique du cabinet. Il convient dès lors de faire
évoluer l'organisation du système d'information afin d'aboutir
à une dématérialisation des dossiers de travail du cabinet
d'audit.
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