La dématérialisation des dossiers de travail du commissaire aux comptes.

4.1.4.2 Difficultés liées à l'exploitation de l'information

Les technologies de l'information et notamment l'usage de l'informatique ont apporté des progrès indéniables dans le travail de l'auditeur et de l'expert-comptable. En même temps que la technologie a fourni aux entreprises le moyens de traiter plus facilement l'information, elle lui a aussi fourni des moyens d'impression d'une grande qualité et d'une grande rapidité (Cf figure 4.1). Or nous abordons ici le problème, objet de notre discussion avec le comptable de PwC ⁸. Il est facile d'imprimer vite et en de nombreux exemplaires mais on peut très vite aussi être confronté à la problématique de l'archivage. Nous l'avons vu, l'auditeur doit se forger une opinion. Il a besoin pour cela de se documenter. L'information doit être organisée, classée, rangée. Il doit, le cas échéant, la retrouver puis la montrer pour prouver les diligences mis en oeuvre. Les capacités de stockage d'un micro-ordinateur sont gigantesques eu égard les besoins d'information d'un cabinet d'audit. Les fichiers de travail stockés dans un espace personnel au cours d'une année de travail sont considérables. Probablement, cela se compte en centaine de fichiers pour petit cabinet comme celui de EHMT. Mais contrairement aux apparences cette profusion d'information ne rend pas l'accès à l'information plus facile. Il y a pour cela différentes raisons.

D'abord comme nous l'avons signalé les ordinateurs doivent être protégés contre les virus informatiques. S'ils sont infectés le temps de traitement de l'information a tendance à s'allonger⁹. S'ils ne le sont pas mais qu'ils sont équipés d'un bon antivirus les temps de traitement ont tendance à s'allonger aussi. En effet, toute connexion d'un périphérique de stockage à l'ordinateur fait l'objet d'un scan de sécurité par l'antivirus. Il en est de même pour les courriels qui sont passés au crible.

Ensuite la diversité des formats de fichiers de travail ne facilite pas la recherche d'information. Chaque éditeur crée son propre format de fichier. Ces différents formats ne sont pas forcément compatibles entre eux. C'est une stratégie des éditeurs qui cherchent à rendre captifs les utilisateurs. Ainsi, j'ai pu constater que le progiciel d'audit utilisé par le cabinet permettait l'exportation de la lettre de mission au format PDF . Mais le fichier exporté était doté d'une protection qui empéchait de récupérer le texte du document dans le texteur afin de le modifier si l'auditeur le souhaitait.

6. http :// fr.wikipedia.org/wiki/Virus_informatique

7. http :// www.kaspersky.com/fr/

8. Cf p.30.

9. Cf paragraphe précédent.

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Cette diversité des formats de fichiers rend par ailleurs la recherche d'un fichier difficile sur un ordinateur. L'idéal lorsque l'on souhaite accéder aux informations d'un fichier c'est de pouvoir disposer d'un moteur de recherche interne. Ce type de programme existe, nous en reparlerons par la suite, mais la diversité des formats constitue un frein à leur performance. Le plus souvent pour rechercher un fichier dans l'arborescence d'un répertoire de travail on utilise un explorateur de fichiers. Le problème de ce type de programme est qu'il ne s'en tient qu'au contenu du nom de fichier. Certes on peut s'attacher a avoir une politique de nommage des fichiers qui facilite leur recherche par la suite, mais un tel système trouve vite ses limites.

Par ailleurs, le troisième élément qui rend l'accès à l'information difficile réside dans la quantité croissante d'information à traiter par le système. Ainsi, comme nous l'avons indiqué, le cabinet EHMT communique beaucoup par courriel. Dans bien des cas les cour-riels sont accompagnés de pièces jointes dont la taille peut varier. Il est vrai qu'une pièce jointe dépasse rarement les 5 Mo. D'abord parce que leur taille maiximal est généralement limitée par les fournisseurs d'accès d'autre part, du point de vue de l'utilisateur, l'envoie d'un mail avec une pièce jointe de grosse taille peut-être plus ou moins long selon la qualité de la connexion internet dont il dispose; c'est un détail qui peut faire perdre du temps. Pour récupérer le courriel le logiciel de messagerie se connecte en général à un serveur imap ou pop du fournisseur d'accès. Plus il va y avoir de fichiers à récupérer avec des pièces jointes de taille importante plus le temps d'attente va s'allonger pour l'obtention de l'information. Une double stratégie se présente alors à l'utilisateur; soit il peut décider de récupérer l'ensemble des messages et vider le serveur du fournisseur d'accès au fur et à mesure. La consultation de ces messages sur sa machine personnelle sera dès lors plus rapide. Il peut aussi décider de laisser l'ensemble des messages sur le serveur. Ce peut-être un choix de sécurité qui permet de conserver l'ensemble des adresses mails de ses clients, collaborateurs ...(son carnet d'adresse) sur le serveur. Dans cette hypothèse en cas de problème au niveau de la machine du bureau l'utilisateur conserve ses informations qui sont importantes et difficiles à reconstituer dans l'urgence. Cette stratégie a toutefois ses limites : la taille de disque dur accordée par le serveur de mail.

Enfin la constitution des dossiers papier ne facilite pas le travail de l'auditeur. En effet, pour le moment dans le cabinet EHMT l'archivage des informations se fait essentiellement sous forme de classeurs (dossier annuel et dossier permanent) . Tout passe donc par l'impression des documents de travail créé par le CAC au moment de la réalisation de la mission et par la reproduction d'un nombre important de pièces fournies par le client ou son comptable. Il peut même faire confirmer par leurs auteurs les options ou déclarations et réclamer copie de tout document important et/ou significatif (lacademie.info, 2008). Tous ces documents doivent ensuite être triés, classés, perforés et rangés dans des classeurs. Toutes ces informations, qui ne sont en fait que le travail préparatoire de la mission d'audit proprement dite, doivent ensuite être étudiées pour permettre à l'auditeur de forger son opinion. Bien sûr le travail d'audit ne consiste pas seulement en la lecture et en l'analyse de documents. Il comporte aussi une part d'investigation sur le terrain, d'entretien et de discussion avec le client qui sont essentielles pour lui permettre de se faire une représentation réaliste de la situation.

Afin de matérialiser le contexte de son intervention, [le CAC] doit garder trace, dans son dossier de travail, des diligences techniques accomplies, des contrôles et vérifications opérées. Il doit également matérialiser la supervision des tâches qu'il a déléguées ...(lacademie.info, 2008)

10. Cf paragraphe 2.3.3.1.

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