Contrôle de gestion et performance d'une institution financière. Cas de la banque commerciale du Congo,2008 à 2010.

Section 2. Organigramme de service contrôle de gestion de la B.C.D.C

Chef de département

- oriente et supervise l'ensemble des services du département

- s'occupe personnellement de:

o clôture mensuelle résultats

o rapports de gestion

o préparation conseils d'administration

o analyses et tableaux spéciaux direction

Contrôle de gestion réseau

- reporting mensuel (résultat et bilan)

- conception, et établissement tableaux de bord de gestion pour:

- suivi des rations de gestionnaire supervise l'examen des pièces comptables reçues

Reporting et tableaux de bord

- reporting mensuel (résultats et bilan)

- conception et établissement tableaux de bord de gestion pour:

- suivi des rations de gestionnaire

- supervise l'examen des pièces comptables reçues

Budget et contrôle budgétaire

- assiste le responsable dans la procédure d'élaboration du budget

- contrôle budgétaire et rapport y relatifs

- support dans les études et les prévisions: macro-économiques, sectorielles, pluri-annuelles...

Comptabilité analytique

- gestion du module analytique

- analyses de rentabilité (par centres, secteurs, produits, clients)

- correspondant informatique

Archives - conservation - correspondances

- réception des pièces charges et produits

- examen des imputations et correspondances y relatives

- conservation et archivage du courrier et des pièces comptables

- classement courrier du département

251587072

251586048251585024

Source : service contrôle de gestion BCDC

Section 3. Rôle du contrôleur de gestion de la B.C.D.C

D'une manière générale doit :

· Concilier l'idéal et le possible, s'il importe de disposer d'un système d'information suffisamment précis.

· Définir les procédures qui associent des qualités de présentation et de clarté. Il doit garder à l'esprit que ces procédures seront utilisées par des responsables opérationnels n'ayant pas les mêmes comportements que lui.

· Informer et former les responsables de l'intérêt de contrôle de gestion, tout en leur fournissant les moyens de l'utiliser effectivement. Il doit faire en sorte que ces responsables respectent les procédures établies : remplir les formulaires dans les délais requis, faire circuler les données, tenir compte des contraintes de codage

Le rôle de contrôleur de gestion de la B.C.D.C va être traité de la manière suivante :

· Élaboration et présentation des hypothèses de base ;

· Préparation du projet budget résultat ;

· Préparation du projet budget bilan ;

· Examen du projet budget ;

· Elaboration du budget définitif.

1) Élaboration et présentation des hypothèses de base 

A cet effet le contrôleur de gestion^73(*) :

Edite par centre de responsabilité, les documents de synthèse à remplir par chaque responsable budgétaire, les états comprennent « le pré-budget ». (Tableau reprenant les réalisations de l'exercice précédent ainsi qu'une colonne devant contenir les prévisions annuelles du centre) et « l'étalement du pré-budget » (tableau étalant les prévisions annuelles sur 12 mois.

Transmet ces documents à chaque responsable comme support pour la communication de leurs prévisions des objectifs). Des objectifs (revenus) et des charges.

Les centres budgétaires préparent les prévisions relatives au compte d'exploitation. Les prévisions des dépenses d'investissement et des éléments constitutifs de bilan doivent être élabores par le contrôleur de gestion.

2) Préparation du projet budget résultat 

A la réception des documents de synthèse préparés par centres budgétaires, le contrôleur de gestion :

· Saisie les données renseignées dans la transaction « étalement du pré-budget »en Access ;

· Edit le  « budget élémentaire » ou liste de contrôle après la saisie ;

· Puis transmet la liste de contrôle au vérificateur pour collationnement.

Le vérificateur s'assure de l'exactitude des données saisies dans la liste de contrôle en les points aux données sources reprises dans l'état « étalement du pré-budget ». Il mentionne sur la liste de contrôle des erreurs de saisie d'omission ou d'autres constatées et la transmet au contrôleur de gestion pour correction.

Apres correction, les budgets élémentaires par centre budgétaire sont consolidés dans le tableau unique (liste de contrôle consolidée) par le système informatique.

3) Préparation du projet budget bilan 

Le contrôleur de gestion établit un tableau prévisionnel en tenant compte des hypothèses de base et des prévisions de résultats fournis par centres budgétaires. Ces prévisions comprennent les bilans mensuels (bilan mensualisé sur 12 mois) les bilans trimestriels et bilan annuel. 

4) Examen du projet de budget

La liasse du projet de budget comprend :

Les budgets élémentaires par centres budgétaires et les jeux du reporting budgétaire provisoire (bilan et les résultats).

Le contrôleur de gestion procède à une analyse critique du budget provisoire, il doit apprécier à cet effet :

- La cohérence du budget provisoire par rapport aux options stratégiques ;

- La fiabilité des budgets élémentaires, de réalisme de prévisions et l'équilibre entre les différents postes.

- La conformité des budgets aux objectifs assignés aux centres budgétaires.

Il doit discuter ensuite avec :

Le chef de département gestion centrale sur les résultats prévisionnels consolidés provisoires, leur conformité aux objectifs fixés par la direction et les actions correctives qui peuvent éventuellement être envisagées pour les redresser.

Les responsables des budgets sur les anomalies, incohérences et d'autres observations mises en évidence par sa revue et sur les modifications et adaptations qui peuvent être envisagées.

Après ces échanges, le contrôleur de gestion retourne les projets des budgets aux responsables des centres budgétaires par un réajustement des prévisions. A la réception des prévisions réajustées, le contrôleur de gestion met à jour sa liasse du projet de budget et convoque la réunion défense du budget.

5) Elaboration du budget définitif

Le contrôleur de gestion :

- Met à jour le budget provisoire sur base des modifications proposées ;

- Edite le budget définitif ;

- Prépare un jeu complet du budget et le soumet à l'approbation de l'A.D.G.

Le budget définitif est présenté en deux jeux :

- Reporting consolidé ;

- Reporting par centres budgétaires.

Reporting consolidé : il comprend les états ci-après :

a) Etats résumés du reporting budgétaire :

Il s'agit de deux tableaux étalant le compte d'exploitation prévisionnels de banque sur 12 mois.

Le premier tableau représente les comptes d'exploitation prévisionnels mensualisés par rubriques et sous rubriques de gestion.

Le deuxième tableau représente les comptes d'exploitations prévisionnels mensualisés par rubriques et sous rubriques du reporting format belgolaise.

b) Etats détaillés du reporting budgétaire : 

Ils se composent également de deux tableaux plus détaillés que les précédents

Un tableau représente les comptes d'exploitations prévisionnels mensualisés par rubriques et sous rubriques du reporting format belgolaise et par comptes.

L'autre tableau représente les comptes d'exploitations prévisionnels mensualisés par rubriques et sous rubriques par centres de responsabilités et par compte.

* ⁷³ Documentations et archives de la BCDC