Memoire Online - Conception d'une application pour la gestion du personnel au sein d'une institution d'enseignement supérieur et universitaire. Cas de l'ISC-Kisangani.

Le développement national et international est basé sur l'utilisation de l'outil Informatique. La R.D.C se martèle depuis cette décennie.

En effet, le terme «NTIC»fait l'objet de différentes définitions selon le point de vue de la source utilisée ou selon l'époque de la définition en raison du brouillage progressif des frontières des domaines concernés et de l'évolution rapide des technologies avec la convergence numérique. La définition sémantique des NTIC reste particulièrement floue^1(*).

La NTIC devient de plus en plus indispensable et incontournable dans la vie pour un développement durable. Cette technologie s'impose dans plusieurs domaines d'activités. La NTIC regroupe un ensemble d'appareils nécessaires pour manipuler l'information, et particulièrement des ordinateurs et des programmes nécessaires pour la convertir, la stocker, la gérer, la transmettre et la retrouver^2(*).

Ces technologies ont un impact social qui aboutit à un changement de notre société. C'est pourquoi on parle de société de l'information. L'implémentation de ces technologies implique une redéfinition radicale du fonctionnement des organisations et, a un impact sur de nombreux domaines des sciences humaines comme la sociologie, la théorie des organisations, la gestion et l'administration en général^3(*).

Généralement, la direction du personnel a trois fonctions principales dont la fonction économique, la fonction humaine ou sociale et la fonction intégratricedont elle optimise la fonction humaine afinde satisfaire les besoins humains des employés tels que (sympathie, reconnaissance, affection, sentiments...) dansle but de le motiver au travail. Elle doit obtenir la confiance et la collaboration de tous les intervenants aux projets productifs^4(*).

0.1. ETAT DE LA QUESTION

Nous ne pouvons pas se prétendre être la première personne à travailler sur ce sujet.En d'autres termes, nous nous référons aux travaux antérieurs pour élaborer notre recherche. De ces travaux, nous avons retenu les études de :

- Didier KAKESA MIHALA^5(*): a analysé« la conception d'un système d'information pour la gestion du personnel dans un établissement scolaire », complexe scolaire Saint Bernard à Kinshasa. Le cadrage du projet lui a été utile pour arriver à faire une étude d'opportunité et l'analyse du système existant, ce qu'il a permis de fixer les anomalies à éviter et les objectifs à réaliser pour avoir un système satisfaisant. Ensuite, cet auteur a spécifié les besoins en s'appuyant sur le diagramme de contexte suivi de l'analyse de l'application qu'il a donné l'accès à l'étude conceptuelle de son application selon une approche orientée objet tout en se basant sur le langage UML.

- ONDEN ABIER MAMITSHO^6(*): qui a proposé une application Informatique à l'INPP/KIS centré dans le domaine vaste de la gestion du personnel en Ms Access,est arrivé à sortir de manière automatique les états de sorties tels que la liste des agents, le rapport sur les congés et les différentes fiches (fiche de congé et celle d'affectation) en se basant sur la méthode de développement d'un système d'information avec son approche itérative, c'est-à-dire la méthode MERISE.

Notre travail se démarque de ces études antérieures par le fait qu'il va se focaliser sur la conception d'une application pour la gestion du personnel au sein del'établissement d'enseignement public dénommé « INSTITUT SUPERIEUR DE COMMERCE DE KISANGANI ».En d'autres termes, notre recherche va se borner essentiellement sur le domaine majeur de l'administration qui est la gestion du personnel qui a comme attributions:le recrutement du personnel et sa formation, la rémunération, le respect du régime disciplinaire, l'administration, les règles d'hygiène et de sécurité sociale, l'appréciation et la promotion du personnel, les oeuvres sociales.

0.2. PROBLEMATIQUE

La problématique est une étape où le chercheur se pose une série des questions dans le cadre de l'objet de sa recherche. Elle exprime l'existence d'un problème généralement dû au mauvais fonctionnement auquel on veut prétendre donner une solution ou une application^7(*).

La problématique sur la gestion du personnel à l'ISC-KIS peut se résumer à travers les questions suivantes:

- La gestion administrative du personnel de l'ISC-KISpermet-elle de donner des informations aussi rapidesque précises ?

- L'administration du personnel à l'ISC-KIS est-elle bien répartie par poste de travail ?

- Que faut-il faire si le système de gestion du personnel ne serait pas capable ?

Telles sont les questions que nous nous proposons de répondre provisoirement à travers les hypothèses qui suivent.

0.3. HYPOTHESES

L'hypothèse est une réponse anticipée à la question spécifique de recherche. C'est un énoncé déclaratif qui précise une relation entre des phénomènes observés ou imaginés^8(*).

Après avoir passé en revue la situation de gestion du personnel, les hypothèses suivantes ont été proposées:

- La gestion administrative du personnel de l'ISC-KISn'arriverait pas à donner des informations d'une manière plus rapide et précise;

- L'administration du personnel au sein de ladite institution semblerait être répartie à poste de travail;

- L'automatisation du système de gestion administrative du personnel serait une solution pour arrive à la cohérence.

0.4. OBJECTIF

Le problème de gestion de cette entité (le service du personnel) dans notre institution pour la gestion du personnel est la raison pour laquelle nous avons été amenés à concevoir une application informatique dont l'objectif premier est d'optimiser la gestion du personnel. Comme objectifs à ajouter, nous énumérons:

0.5. CHOIX ET INTERET DU SUJET

0.5.1. Choix

Nous avons choisi ce sujet en tant qu'étudiant finaliste de graduat en Science Informatique, option: Informatique de gestion pour contribuer à l'amélioration de l'administration de l'ISC-KIS, à partir de son service du personnel.En tant que chercheur, analyste et concepteur du Système Information, nous devons à tout prix être animés d'un sentiment de recherchecomme celui-ci.

0.5.2. Intérêt du sujet

L'élaboration du présent travail présente un triple intérêt à la fois pratique, théorique et personnel.

L'institution va acquérir des nouveauxdispositifs capables ou cohérents de remédier en temps réel des problèmes qui lui semble beaucoup plus complexe à prendre des décisions. C'est ainsi que, par l'implémentation de ce nouveau système d'information,le travail de l'administration sera simplifié et amélioré. En effet, les autres Institutions ou organismes seront aussi motivés par l'installation de ce système d'information.

Etant étudiant finaliste de graduat en Informatique de Gestion, le présent travail constitue un important apport en appui à la gestion du personnel de l'ISC-KIS.En implémentant un nouveau système d'information,celui-ci servira de cadre de référence aux autres chercheurs qui voudront s'enrichir et enrichir leurs travaux de recherche. Compte tenu de la complexité que présente la gestion dans ladite institution et de laisser la place aux autres chercheurs, notre système d'information sera implémenté dans le service du personnel.

Après notre cursus académique durant ces trois années, nous serions en mesure de mener une bonne analyse sur le système d'information d'entreprise afin d'arriver à concevoir une application informatique qui pourra permettre à ladite institution de bien gérer le personnel. Ce travail est le fruit d'une plante qui a deux branches (la théorie et la pratique) dont nous nous sommes mesurés.

0.6. APPROCHE METHODOLOGIQUE

Dans tout travail scientifique, l'utilisation des méthodes et des techniques pour collecter et analyser les données s'avère nécessaire^9(*). Pour atteindre les objectifs de ce travail, certaines méthodes et techniques ont été utiles dont:

0.6.1. Méthodes

La méthodologie du travail sera guidée par la méthode de développement d'un système d'information avec son approche itérative. Cette approche exige que l'on présente aux utilisateurs, la partie du programme déjà développée et cela de façon itérative. Cette méthode utilisera les outils de récolte d'informations et la méthode d'analyse MERISE.

a. La méthode MERISE: est une méthode de conception, de développement et de réalisation de projets informatiques. Le but de cette méthode est d'arriver à concevoir un système d'information. La méthode MERISE est basée sur la séparation des données et des traitements^10(*).

b. La méthode INDUCTIVE: est une méthode qui part des faits particuliers aux faits globaux, qui permet aux chercheurs, analystes et autres de pouvoir toujours commencer par un échantillon pour arriver à conclure d'une manière globale^11(*). Pour arriver à la réalisation de l'application, cette méthode nous servira d'un outil de récolte.

0.6.2. Techniques

Dans notre travail, nous nous sommes servis des techniques ci-après pour sa réalisation :

L'interview nous a été utile afin de comprendre le fonctionnement manuel du système de gestion des informations concernant le contrat, le congé, l'affectation, la permission et la préparation de bulletin de paie du personnel.

Cette technique nous a permis d'accéder aux informations portant sur le domaine de la gestion du personnel. La consultation des documents écrits en rapport avec la fonction humaine ou du personnel de l'ISC-KIS en particulier nous a fourni les informations précieuses sur les faits et phénomènes de notre étude.

0.7. DELIMITATION DU SUJET

Notre travailest consacré à la conception d'une application de gestion du personnel. A ce titre, elle se base sur l'automatisation de la gestion dupersonnel des institutions d'enseignement supérieur et universitaire.Etant donné la complexité et la multiplicité des opérations de ces institutions, le présent travail constitue un test effectué au service du personnel à l'ISC-KIS.

0.8. LA SUBDIVISION DU TRAVAIL

Hormis l'introduction et la conclusion,notre travail est subdiviséen quatre (4) chapitres dont:

- Le chapitre premier porte sur les définitions des concepts etla présentation du milieu d'étude;

- Le chapitre deuxième analyse le système d'information existant à l'ISC-KIS;

- Le chapitre troisièmedécrit la conception et l'organisation du système d'information futur;

- Le chapitre quatrième parle sur la réalisation et le test du nouveau système.

0.9. DIFFICULTES RENCONTREES

La réalisation de tout travail scientifique ne manquera jamais des points comme difficultés rencontrées dont qu'ils s'opposent face à tout chercheur. Au cours de la réalisation de notre travail de fin de cycle, plusieurs difficultés nous ont parvenu mais nous en citons quelques-unes jugées importantes:

- La combinaison des cours et la guidance d'encadrement avec l'élaboration de ce travail freinent sa bonne évolution;

- La réticence des certains agents du service du personnel pour la disponibilité de certaines données.

CHAPITRE PREMIER:

CONSIDERATIONS THEORIQUES

L'administration d'une institution d'enseignement supérieur et universitaire comporte un certain nombre des tâches (listes, enquêtes, notes de service, circulaire, opérations de gestion...) que les responsables ont toujours essayé d'optimiser. L'arrivée d'ordinateurs a fait naître l'espoir d'améliorer de façon significative l'ensemble de ces tâches.

C'est ce que nous allons faire en créant une application Informatique pour la gestion du personnel de l'ISC-KIS; ici nous allons pointer sur les différentes parties de ce chapitre dont: définitions des concepts, présentation du milieu d'étude par son historique, sa situation géographique, sa création et évolution, sa subdivision administrative, son organigramme, fonction et attribution.

I.1. DEFINITION DES CONCEPTS

Est une technique qui consiste à écrire les instructions compréhensibles par l'ordinateur en vue d'élaborer un résultat partant des données.

Est un ensemble des faits ou un élément de connaissance qui se présente à un moment précis ou un sujet donné et qui s'inscrit de façon permanente ou temporaire dans la mémoire de celui qui le transmet. Elle doit être codée en langage compréhensible par la machine.

Dans le domaine informatique, les applications sont des moyens informatiques utilisés dans les entreprises pour faciliter le travail et augmenter la productivité des employés ainsi que les activités en question.

Le terme gestion peut être défini comme une science de l'action utilisant des méthodes et des résultats pour conduire les organisations, c'est-à-dire pour les rapprocher de leurs objectifs.

Pour Alfred Chandler, le terme gestion englobe l'acte d'administrer et de commander, ainsi que les décisions prises par celui qui coordonne, arbitre et planifie le travail de l'entreprise et en repartit les ressources.

Est l'ensemble des connaissances, des technologies, et des outils en rapport avec la gestion de données, c'est-à-dire la collecte, la vérification et l'organisation de grandes quantités d'informations.

En informatique de gestion, la gestion est le terme générique désignant l'ensemble des opérations nécessaires pour assurer l'administration et le traitement de données.

Le terme « Personnel » est défini ici comme un ensemble d'agents que ladite institution dispose en son sein dont il est catégorisé en deux: il y a des agents de la catégorie du personnel académique et scientifique et du personnel administratif, technique et ouvrier.

I.2. PRESENTATION DU MILIEU D`ETUDE

I.2.1. Historique

Pour saisir l'aperçu historique de l'ISC-KIS, il importe de remonter à l'Institut de gestion du personnel et d'organisation du travail en sigle IGEPOT créé en 1967 sous l'initiative de la GECAMINES en vue de former ses cadres et gestionnaires à LUBUMBASHI et aussi les cadres des autres entreprises de LUBUMBASHI.

Lors de la création de l'UNAZA en 1971, il fut décidé que l'IGEPOT soit transféré au campus de Kisangani. C'est ainsi que l'IGEPOT sera annexé au campus de Kisangani en 1972 où il fonctionnera comme département au sein de la faculté de Psychologie et des Sciences de l'Education jusqu'à sa liquidation en 1977.

En 1977, sur proposition de conseil d'administration extraordinaire de l'UNAZA, il fut créé l'INSTITUT SUPERIEUR DE COMMERCE DE KISANGANI par l'arrêté N°24/77 du 30 Septembre 1977 en remplacement de l'IGEPOT.

Pour des raisons économiques et les problèmes budgétaires qui se posaient, il fut décidé de doter provisoirement le jeune institut de même statut juridique que l'EX-IGEPOT, c'est-à-dire qu'il devrait fonctionner comme département au sein de la faculté de Psychologie et des Sciences de l'Education sans personnalité ni patrimoine propre.A partir d'Octobre 1981, il fut décidé la scission de l'ex-campus de Kisangani en deux établissements autonomes et indépendants, chacun étant doté d'une personnalité juridique propre à savoir l'ISC-KIS et l'Université de Kisangani; c'était lors de la deuxième réforme de l'enseignement supérieur et universitaire.

La scission de l'ex-campus de Kisangani en deux entités distinctes a amené le conseil d'administrations lors de la session tenus à l'ISP/GOMBE du 10 au 11 Novembre 1982 a décidé de la répartition du patrimoine suivant les proportions ci-après : 85% pour l'Université et 15% pour l'ISC-KIS.

Ce qui a poussé les comités de ces deux établissements à se réunir le 17 Novembre 1982 en vue de procéder dans un dialogue franc et sincère, à l'exécution de la décision prise par l'organe suprême d'établissements à savoir les conseils de l'Institution, en se référant scrupuleusement au principe de base préalablement fixé par l'organe: « tous les biens meubles et immeubles ayant servi à l'enseignement et au département de l'ISC-Kisangani lui reviennent de droit ».

C'est ainsi que le complexe SENDWE, les habitations de l'enseignement ainsi que les livres lui reviennent à titre définitif. L'ISC-KIS fut créé par l'Ordonnance n°81/177 du 07 Octobre 1982 portant création de l'Institut Supérieur Technique de Commerce de Kisangani en sigle I.S.C/KISANGANI.

I.2.2. Situation géographique

L'Institut Supérieur de Commerce de Kisangani est limité à l'Est par le village KOLI et l'UNIKIS ; à l'Ouest par l'hôpital général de référence et l'Aéroport de Simisimi ; au Nord il est limité par le centre de santé BOYOMA et l'Intendance générale et enfin au Sud par le CRIDE

I.2.3. Création et Evolution

En 1977, sur proposition de conseil révolutionnaire de l'UNAZA, il fut créé l'INSTITUT SUPERIEUR DE COMMERCE DE KISANGANI par l'arrêté N°24/77 du 30 Septembre 1977 en remplacement de l'IGEPOT qui est jusqu'à présent un établissement d'enseignement supérieur, universitaire et recherche scientifique jouissant d'une personnalité juridique. Il évolue dans le but :

- De former les cadres spécialistes dans le domaine des techniques commerciales, d'Informatique de gestion et de comptabilité ;

- D'organiser la recherche sur l'adaptation des techniques commerciales et comptables aux exigences de développement national.

I.2.4. Subdivision Administrative

L'ISC-KIS est subdivisé à quatre grandes branches qui le gèrent. Il s'agit de :

I.2.5. Organigramme de l'ISC-KIS

I.2.6. Fonction et attribution du milieu d'étude

I.2.6.1. LA DIRECTION GENERALE

Ce poste n'est pas organique, il est purement politique; et le directeur peut y nommer quelqu'un de sa confiance, par ce que c'est par là que tous les documents administratifs sont traités quelle que soit leur origine (chez le directeur général) ou leurs provenances c'est la porte d'entrée et de sortie de tous les actes de l'administration.

- Le secrétariat: secrétaire de la direction, dactylographe et commission (chargé de courrier);

- La direction de l'informatique et coopération (pratiquement il reste à pouvoir);

Ce bureau informe la direction générale de l'organisation de manifestations et de délibération. Il joue le rôle de commissaire au match pendant le déroulement de la compétition sportive.

Enfin, ce dernier remet le rapport à la direction générale. Il s'occupe de l'exploitation et réception de tous les courriers entrants et sortants.

Cette dernière assure l'ensemble de toutes mesures et curatives directes et indirectes de toutes personnes faisant partie de l'ISC-KIS sous la gestion du comité. Signalons que ce service demande une sérieuse prudence.

I.2.6.2. SECRETARIAT GENERAL ADMINISTRATIF

Toute organisation, association, mutualité dispose d'un secrétaire à son sein.Il nous est arrivé de remarquer que dans chaque institution d'enseignement supérieure et universitaire, ce poste se retrouve et il est possible d'annoncer ses attributions.Le secrétaire du secrétariat général administratif est chargé de recevoir et d'expédier tous les documents entrant et sortant puis l'entretien et les classements des documents ou correspondances.

Il joue le rôle de conseiller et de rapporteur du cabinet. Il estchargé d'aider le secrétaire en cas d'absence, ce dernier fait l'intérim. Il prend aussi soin de toutes les lettres sortantes.

Cette direction du personnel appelée aussi service de ressources humaines s'occupe de la gestion des dossiers administratifs des agents et de leurs problèmes professionnels ; à savoir : la maladie, les accidents, décès, l'engagement et aussi la retraite. Il comprend trois divisions:

Cette division est chargée de contrôler les effectifs des agents et elle tient la statistique des courriers reçus et expédiés.

Enfin, cette division est très importante lors de décès, mariage et maladie. Elle ne manque de contribution dans le cas nécessaire effectif des agents s'exprimé en deux catégories : les actifs et les passifs (groupe A et B).

- Les groupes A : sont des personnes ayant atteint l'âge de non activité rémunéré en milieu professionnel;

- Du groupe B : sont des personnes qui ont précédé dans le monde d'au-delà (décédé à l'âge d'activité ou à l'âge de retraite) remarquons les personnes du groupe A peuvent rejoindre les personnes du groupe B selon le cas. Signalons qu'à présent l'ISC-KIS gère à son sein 144 personnels Académiques, Scientifiques, Administratif et Ouvriers.

Ce bureau est contrôlé par un chef de division ayant pour la conception; il prépare la paie, organisation, établit le rapport, enfin il gère la feuille de salaire ou feuille de paie.

Ce dernier s'occupe de la vie sociale des agents.Par manque de cantine pour les enseignements et d'autrepersonnel, le bureau des affaires sociales s'oriente vers l'extérieur qui amène des biens divers pour répondre aux besoins des agents de l'ISC-Kis à moindre coût.Ce le service extérieur s'acquitte tout de même d'une petite redevance envers l'ISC-Kis.

Ce bureau fonctionne sous le guide d'un chef de dispensaire de l'ISC-KIS. Il est constitué d'un service de réception où sont gardées les fiches. Ce service a été créé en 1983 à nos jours. Il est aussi bon de signaler que l'horaire des agents de dispensaire de l'ISC-KIS n'est fixé que pour la journée et le cas de difficulté arrivant la nuit, les malades sont transférés à la clinique universitaire.

I.2.6.3. SECRETARIAT GENERAL ACADEMIQUE

Au plan de la gestion quotidienne, le secrétariat général académique est géré par un secrétaire général académique qu'en est le chef. Il est assisté, dans son cabinet par trois agents:

- Un secrétaire chargé de superviser les activités: ce dernier joue pleinement le rôle d'assistant en s'occupant de la rédaction des lettres et aussi des courriers entrant dans le cabinet;

- Un commissaire: celui-ci assure le classement des courriers et de chercher les archives. Il s'occupe aussi de la dactylographie des lettres.Enfin, il joue aussi le rôle d'attribution de numéros aux lettres expédiées;

- Un huissier: ce dernier réceptionne toutes les lettres qui proviennent d'ailleurs. Dans le cas où il y a des lettres à expédier, celui qui s'en occupe et l'entretien du dit office.

Ce service gère les étudiants quant à leurs dossiers à partir du premier graduat jusqu'au sommet, c'est-à-dire la deuxième licence. Il s'occupe également de la gestion de diplôme d'Etat des étudiants inscrits à l'ISC-Kis.

Nous trouvons dans ce service un appariteur qui est un attaché de cet office qu'on appelle apparitorat. Il a comme adjoint un collaborateur appelé appariteur adjoint. Ces agents travaillent sur l'enregistrement des dossiers des candidats la candidature selon le cycle: de graduat jour et soir.Selon la décision ministérielle portant remaniement sur les institutions ayant deux sections comme ici à l'ISC-KIS, il a été décidé ce qui suit:

- Que le cycle de graduat jour et licence aient une période de cinq ans pour la section jour, tandis que sept ans pour le graduat et licence soir. Cela veut dire que quatre ans pour le graduat et trois ans pour la licence;

- Signalons encore que l'inscription au premier cycle se fait au niveau de première année de graduat et première année licence par la constitution des dossiers complet.

I.2.6.4. ADMINISTRATEUR DU BUDGET

Ce bureau est chargé d'enregistrement des lettres intérieures. Il s'agit parfois de réception des dossiers et surtout l'expédition de document. Toutes ces opérations se déroulent dans un carnet d'expédition et de réception. Trois classeurs sont disponibles:

Le contrôle de cette direction est sous l'autorisation d'un directeur de finance. Il est le collaborateur immédiat de service de budget. Il coordonne toutes les activités se trouvant sous sa direction dont la comptabilité, la trésorerie et la facturation. Il fait le rapport journalier de mouvement de caisse (entrée et sortie quotidienne) à l'administrateur du budget. Il adresse un rapport mensuel, trimestriel et annuel sur les opérations financières au comité de gestion. Il contrôle chaque jour les recettes réalisées et les dépenses effectuées, la passation des écritures dans les journaux de caisse. Il signe tous les documents financiers; il suit les mouvements des comptes débiteurs et créditeurs; il assure la gestion de son personnel et les comptes au premier degré.

Ce dernier suit la situation de subside à louer à l'établissement par le trésor public et autre organisme. Il est aussi chargé de transmettre à l'administrateur du budget au plus tard le 5^ème jour du mois tous les documents financiers y relatifs; le 31 mars et le 31 décembre pour permettre à l'administrateur à son tour de se mettre au travail en vue de respecterle délai fixé. Ce dernier établit un rapport au conseil d'administration et à la tutelle.

Ensuite, il veille à la sécurité des fonds mis à sa disposition en les gardant dans un coffre-fort. Il assure l'exactitude des rapports physiques et théoriques présentés par le trésorier.

Il tient à jour le journal, la fiche de compte, le journal de la rémunération, le classement ordonné de chaque document comptable et leur conservation impeccable pendant dix ans. Et il tient aussi à jour la fiche de débiteurs et créances, il contrôle les recettes journalières effectuées.

Ce bureau est appelé à d'autre terme caisse centrale, c'est-à-dire tout ce qui concerne les entrées de deux sections : jour et soir et transmet le rapport journalier au chef ou son directeur hiérarchique. Ce bureau a un chef et un collaborateur. En dehors des entrées (recette) et s'occupe également de la sortie de fonds par une pièce justificative et ce, sous l'ordre du chef de service des finances.

Ainsi, nous pouvons signaler que la construction d'un travail scientifique demande un enchainement logique d'idées.C'est pourquoi, nous quittons cette étape pour entrer dans l'analyse du système d'information.

CHAPITRE DEUXIEME:

ANALYSE DU SYSTEME D'INFORMATION EXISTANT

Dans ce chapitre nous allons axer notre analyse sur la méthode MERISE qui est une méthode de conception et de réalisation des systèmes d'informations informatisées. En d'autres termes, le présent chapitreva nous permettre de faire une analyse du système d'information existant et de concevoir un système d'information futur grâce à des méthodes dont nous ferons usage et que nous aurons à découvrir tout au long de notre étude.

II.1. Quelques notions

a.Notions sur le système d'information

L'entreprise, l'institution ou l'organisation est un système complet dans lequel transitent de très nombreux flux d'informations. Sans un dispositif de ces flux, l'entreprise peut très vite être dépassée et ne plus fonctionner avec une qualité de service satisfaisante^18(*).

Partant de l'approche systémique qui est un ensemble regroupantles démarches théoriques, méthodologiques et pratiques relatives à l'étude de ce qui est reconnu comme trop complexe pour pouvoir être abordé de façon réductionniste et qui pose des problèmes de frontière, de relations internes et externes, de structure, de loi, ou de propriétés émergentes caractérisant le système comme tel ou des problèmes de mode d'observation, de représentation, de modélisation ou de simulation d'une totalité complexe.

Cette approche décrit le système en trois sous-systèmes: le sous-système de pilotage, le sous-système d'information et le sous-système d'opérant.

Le sous-système de pilotage est l'organe de décision qui coordonne l'ensemble de l'activité en fonction des objectifs.

Le sous-système opérant est l'organe technologique qui active les processus de métier de l'entreprise pour créer la valeur ajouté.

Le sous- d'information est l'organe de mesure qui décrit, mémorise et capte l'ensemble d'événements et des transformations caractéristiques à la fois du sous-système de décision et du sous-système d'opération.

b. Notions sur la base des données

Une base des données autrement dit Database en anglais est une entité dans laquelle il est possible de stocker des données de façon bien structurée et avec moins de redondance possible. Ces données doivent pouvoir être utilisées par des programmes, par des utilisateurs différents. Ainsi, la notion de base de données est généralement couplée à celle de réseau, afin de pouvoir mettre en commun ces informations, d'où le nom de base^19(*).

Une base de données permet de mettre des données à la disposition d'utilisateurs pour une consultation, une saisie ou bien une mise à jour, tout en s'assurant des droits accordés à ces derniers. Cela est d'autant plus utile que les données informatiques sont de plus en plus nombreuses.

Une base de données peut être locale, c'est-à-dire utilisable sur une machine par un utilisateur, ou bien répartie, c'est-à-dire que les informations sont stockées sur des machines distantes et accessibles par réseau.

L'avantage majeur de l'utilisation de bases de données est la possibilité de pouvoir être accédées par plusieurs utilisateurs et même géographiquement distant simultanément. Ce couplement de base de données et celui du réseau est représenté sur cette architecture.

Figure 3: Schéma de l'architecture d'une base des données en réseau, Source cours de laboratoire d'informatique 2

c. Notions sur le système de gestion de base des données (SGBD)

Un Système de Gestion de Base de Données (SGBD) est un logiciel qui permet de stocker des informations dans une base de données. Un tel système permet de lire, écrire, modifier, trier, transformer ou même imprimer les données qui sont contenus dans la base de données^20(*).

La gestion de la base de données se fait grâce à un système appelé SGBD ou en anglais DBMS (Database management system), Les fichiers sont composés d'articles stockés les uns à la suite des autres et accessibles par des valeurs de données appelées clés^21(*).

La principale caractéristique d'un SGBD est d'assurer l'indépendance des programmes aux données, c'est-à-dire la possibilité de modifier les schémas conceptuel et interne des données sans modifier les programmes d'applications, et donc les schémas externes vus par ces programmes.

Les SGBD conduisent à mettre en commun les données d'une entreprise, ou au moins d'une application dans une base de données décrite par un dictionnaire de données. Cette mise en commun ne va pas sans problèmes d'efficacité: de nombreux utilisateurs accèdent simultanément aux données souvent situées sur un même disque.

II.2. Modèle conceptuel de communication (MCC)

Le MCC est un modèle qui permet de démontrer les échanges qui s'effectuent entre les postes de travail ou les acteurspartant de l'approche systémique qui décrit l'entreprise comme un système communiquant avec d'autres systèmes internes ou externes appelés intervenant.

II.2.1. Concepts communicationnels

Le domaine est un système ou sous-système qui a une mémoire et un système d'information. Il est fonctionnel et joue un rôle dans l'entreprise^22(*).

L'acteur est un système actif intervenant dans le domaine d'étude au moyen des flux. Les acteurs sont catégorisés en deux : selon les échanges des informations, il y a les émetteurs et les récepteurs et selon le domaine, il y a les acteurs internes et les acteurs externes^23(*).

Le flux est un échange entre deux acteurs du système d'information étudié. Il est représenté par une flèche^24(*).

Chaque jour du travail ouvrable, pour tout candidat sollicitant un emploi doit se présenter au secrétariat du secrétaire général administratif pour se renseigner de la situation de l'emploi, une fois que l'information est fournie le candidat est censé passé au secrétariat du secrétaire général administratif pour déposer sa candidature.

Après la réception des candidaturesune circulaire contenant toutes les candidatures est présentée au secrétaire général administratif qui lui à son tour le transmet au comité de gestion pour qu'il soit adopté. Au cas où cela est fait le candidat sera notifié et une liste sera aussi envoyer chez le directeur général pour qu'il donne l'ordre d'engagement ainsi de transférer la liste à Kinshasa (à la fonction publique, Division du budget). A la fin une copie est retourné au service du personnel afin d'être classée.

Le directeur du personnel doit établir un rapport qui permet au comité de gestion au moment où le besoin se présente pour faire une affectation ou une mise en place des agents. Après que cela soit prise en compte, l'agent concerné sera notifié et le directeur du personnel lui oriente au service concerné.

Pour un agent assidu au service, il a droit à un congéde service pour se reconstituer. L'agent demande son congé de service chez le directeur du personnel, ce dernier envoie à son tour une liste établie à la hiérarchie pour qu'il soit admis et à la fin une attestation de congé doit être remise à l'agent.

Ce tableau de recensement des acteurs va permettre de faire une explication brève concernant les acteurs et de définir leurs types.

N°	ACTEURS	TYPE	INTERPRETATION
1	Candidat	Externe	C'est la personne qui vient solliciter un emploi au sein de l'ISC-KIS et exécute les travaux lui sont confiés.
2	Secrétaire du secrétaire général administratif	Interne	Il joue le rôle de conseiller, rapporteur du cabinet. Chargé d'aider le secrétaire en cas d'absence, ce dernier fait l'intérim. Dactylographe: il prend soin de toutes les lettres sortantes.
3	Secrétaire général administratif	Interne	Il est chargé de la gestion administrative de ladite institution et il centralise tous les dossiers concernant l'administration.
4	COGE	Interne	C'est l'organe chargé de l'analyse, consultation et traitement des dossiers internes et externes de l'administration.
5	Directeur général	Externe	Il est chargé de consulte, de traiter et de la prise de décision des actes administratif de ladite institution.
6	Service du personnel (SP)	Interne	Il s'occupe de la gestion des dossiers administratifs des agents et de leurs problèmes professionnels ; à savoir : la maladie, les accidents, décès, l'engagement et aussi la retraite.
7	Kinshasa	Externe	C'est l'organe qui assure l'attribution de numéro matricule des agents et leurs paiements

II.3. Modèle conceptuel de traitement (MCT)

Le MCTmet en lumière les traitements effectués sur les données. Indépendamment de toute contrainte liée à l'organisation, le MCT répond à la question « Quoi? ». Le Modèle Conceptuel des Traitements ne répond ni aucomment, ni au quand, ni au qui, mais à Que souhaite-t-on obtenir ?^25(*)

L'unité de traitement dans le modèle conceptuel de traitement est appelé opération conceptuelle (OP).

II.3.1. Concepts de traitement

Le MCT est aussi appelé Modèle événement résultat. L'arrivée d'un ou plusieurs évènements va générer une opération qui va elle-même fournir un résultat^26(*). Selon leur origine on distingue les évènements externes (exemple : la demande de congé) et les évènements internes générés par le système d'information (exemple : l'établissement de planning de congé).

Une opération est une suite d'actions interruptibles. Pour trouver les opérations, on se sert du diagramme de flux conceptuel de niveau le plus bas et on décompose les activités en un ensemble d'opérations élémentaires.

La synchronisation agit au niveau des évènements avec des opérateurs logiques : et, ou, non.

- Elle se traduit par une expression logique s'appliquant sur la présence (ou l'absence) des occurrences d'événements et/ou des états préalables à l'opération;

- Si la condition est vérifiée, l'opération peut démarrer et les occurrences déclencheuses sont consommées par l'opération;

- Si la condition est non vérifiée, la synchronisation et les occurrences d'événements présents restent en attente jusqu'à ce qu'elle soit vérifiée.

Un résultat est la formalisation d'une réaction du domaine et de son Système d'Information à destination d'un acteur.

- Il représente un sous-ensemble du domaine étudié dont les événements initiaux et les résultats finaux délimitent un état stable du domaine.

II.3.2. Construction du MCT

II.4. Modèle organisationnel de traitement (MOT)

Les modèles organisationnels de traitement(MOT) définissent ce que fait chaque poste de travail, QUI FAIT QUOI ? Préalablement à ces modèles, l'organisation des postes de travail, QUI, est définie^27(*).

Le passage des modèles conceptuels de traitement (opérations effectuées par des intervenants) aux modèles organisationnels detraitement (opérations effectuées par une structure organisée) n'est pas automatique. La construction de la structure des postes de travail apporte une dimension nouvelle qu'il faut assimiler. Les fonctions de l'entreprise sont "projetées" sur les postes de travail. Toute opération conceptuelle devra être exécutée de manière organisée par un poste de travail.

L'unité de traitement dans le modèle organisationnel de traitement est la procédure fonctionnelle (PF).

II.4.1. Définition des concepts organisationnel

Le découpage organisationnel del'entreprise définit les postes de travail ou les unités d'organisation. "QUI", poste de travail est défini avant de déterminer "QUI FAIT QUOI ?" Un poste de travail est une responsabilité ausein de l'entreprise.

L'organigramme est un dessin représentant lastructure d'organisation des postes de travail de l'entreprise. Pour être défini sans ambiguïté, un poste de travail ne doit dépendre que d'un seul poste de travail amont (qui est responsable ?) et doit avoir ses responsabilités clairement énoncées (que fait-il ou que doit-il faire ?). Cela évitera d'embaucher un salarié pour faire A, lui fairefaire B, le juger sur C et lui octroyer la médaille du travail pour D.

Est un ensemble logique structuré d'actions élémentaires dont l'activation est provoquée par l'application d'un ou plusieurs événements. Elle est réalisée par unmême acteur et son déroulement ne nécessite pas l'intervention d'autres événements ou acteurs.

v Manuelle (M): la procédure fonctionnelle privilégie les initiatives de l'utilisateur. Elle est indépendante et complètement déconnectée de toute machine informatique.

v Différée ou Automatisé Conventionnel (AC): la procédure fonctionnelle dotée d'algorithmes prédéfinis et automatisables est entièrement exécuter par l'utilisateur et en traitements par lots. L'intervention humaine est souvent limitée au seul lancement de procédure fonctionnelle.

v Temps Réel ou Automatisé Batch(AB):l'ordinateur doit donner des réponses rapides aux dialogues qu'il a avec l'utilisateur, il a partage des actions entre l'individu et l'ordinateur.

II.4.2. Règle d'organisation

RO1 : Le classement de toutes candidatures doit se faire pendant la période où il y a eu ouverture de la candidature et dans les heures de service soit de 8h°° à 16h°°.

RO2 : L'évaluation de candidature s'effectue au moment où le besoin se présente et pendant les heures de service.

RO3 : Les passations de concours ses font dès que la date est confirmée pendant les heures normales de service.

RO4 :La signature du contrat doit être fait au sein de l'institution et allant de 8h°° jusqu'à 16h°°.

RO5 : Le classement de dossier doit se faire dès que tout est en ordre de 8h°° jusqu'à 16h°°.

RO6 : L'élaboration de rapport se fait dans un temps où le besoin se présente tout en étant dans les heures de service.

RO7 : Les examinassions des rapports doivent se passer pendant les heures hebdomadaires de service.

RO8 : La prise de décision concernant la mise en place doit être faite dans le service et dans la durée normale.

RO9 : La mise en place doit se faire dès que tout est à la normale et ne doit pas être exempté de la durée normale de service.

RO10 : L'établissement de planning de congé doit être fait durant la période concernant le congé soit de mois de Mai jusqu'au mois de Novembre.

RO12 : L'adoption de planning doit se passer au milieu du travail et dans le temps de congé.

RO13 : L'élaboration de l'attestation de congé se fait une fois que tout est en ordre et çà doit être délivré au même moment.

II.4.3. Tableau de procédures fonctionnelles

PF	Déroulement		Action	Nature	Poste de travail
PF	Début	Durée	Action	Nature	Lieu	Responsable	Ressource
PF1	8h<t<16h°°	t	Classement des candidatures	M	S.S.G.A	Secrétaire du S.G.A	Candidat
PF2	8h<t<16h°°	t	Evaluation des candidatures	M	COGE	COGE	S.G.A
PF3	8h<t<16h°°	t	Passation de concours	M	Auditoire	Candidat	S.G.A
PF4	8h<t<16h°°	t	Signature du contrat	M	Direction générale	Candidat	Directeur général
PF5	8h<t<16h°°	t	Classement de dossier	M	Service du personnel	Directeur du personnel	Candidat

PF	Déroulement		Action	Nature	Poste de travail
	Début	Durée			Lieu	Responsable	Ressource
PF6	8h<t<16h°°	t	Elaboration de rapport	M	Service du personnel	Directeur du personnel	Service du personnel
PF7	8h<t<16h°°	t	Examinassions de rapport	M	COGE	COGE	Service du personnel
PF8	8h<t<16h°°	t	Prise de décision	M	Direction générale	Directeur général	S.G.A
PF9	8h<t<16h°°	t	Mise à place	M	Service du personnel	Directeur du personnel	S.G.A

PF	Déroulement		Action	Nature	Poste de travail
	Début	Durée			Lieu	Responsable	Ressource
PF10	Mai<t<Novembre	t	Etablissement de planning de congé	M	Service du personnel	Directeur du personnel	Agent
PF11	Mai<t<Novembre	t	Saisie de planning de congé	AC	Secrétariat du S.G.A	Secrétaire du S.G.A	Service du personnel
PF12	Mai<t<Novembre	t	Adoption de planning de congé	M	COGE	COGE	S.G.A
PF13	Mai<t<Novembre	t	Elaboration de l'attestation	M	S.G.A	S.G.A	COGE

II.4.4. Diagramme d'enchainement des processus

II.5. Modèle conceptuel des données (MCD)

Le Modèle Conceptuel des Données est l'ensemble des modèles qui intègrent les contraintes conceptuelles définies par MERISE. Son butestd'écrire de façon formelle les données utilisées par le système d'information.Il s'agit donc d'une représentation des données, facilement compréhensible, permettantde décrire le système d'information à l'aide d'entités. La représentation graphique, simple et accessible, permet à un non informaticien de participer à son élaboration^28(*).

En se basant sur un document d'analyse, le MCD fait référence à tous les objets du système d'information et à des relations entre ces objets. Le formalisme utilisé dans ce modèle est encore connu sous le nom de "Schéma Entité-Relation". Ce formalisme se base autour de 3 concepts principaux, les entités, les relationset les propriétés^29(*).

II.5.1. Définition des concepts des données

- Entité : est un ensemble d'objets concrets ou abstraits de même nature. Elle est caractérisée par son nom et ses propriétés^30(*).

- Propriété : est un attribut d'une entité ou d'une association. Les propriétés sont les informations de base du système d'information^31(*).

- Identifiant : est une propriété permettant de connaître de façon sûre et unique l'ensemble des propriétés qui participent à l'entité^32(*).

- Relation : elle représente les liens sémantiques qui peuvent exister entre deux ou plusieurs entités. Autrement appelée association qui est une liaison entre deux ou plusieurs entités avec une signification précise^33(*).

- Cardinalité : c'est le nombre de fois qu'une entité participe à une relation. La cardinalité d'un lien entre une entité et une association précise le minimum et le maximum de fois qu'un individu de l'entité peut être concerné par l'association^34(*).

- Occurrence : est une valeur de la variable propriété ou de l'ensemble d'entité^35(*).

II.5.2. Règle de gestion

II.5.3. Construction du MCD existant

II.5.4. Dictionnaire des données

Nom de la donnée	Format	Longueur	Type		Règle de calcul	Règle de gestion	document
Nom de la donnée	Format	Longueur	E	C	Règle de calcul	Règle de gestion	document
*NumMatAg	AN	10	X	-	-	Toujours majuscule	Carte de service
NomAg	A	30	X	-	-	Toujours majuscule	Carte de service
PostnomAg	A	30	X	-	-	Toujours majuscule	Carte de service
PrenomAg	A	30	X	-	-	Toujours majuscule	Carte de service
AdresseAg	AN	40	X	-	-	Toujours majuscule	Carte de service
GenreAg	A	1	X	-	-	Toujours majuscule	Carte de service
GradeAg	AN	30	X	-	-	Toujours majuscule	Carte de service
FonctionAg	AN	50	X	-	-	Toujours majuscule	Carte de service
DateNais	AN	15	X	-	-	JJ/MM/AAAA	Carte de service
DateEngag	AN	15	X	-	-	JJ/MM/AAAA	Registre
*NumAffect	N	3	X	-	-	Incrémentation	Mise en place
DateAffect	AN	15	X	-	-	JJ/MM/AAAA	Mise en place
DetailSub	AN	50	X		- -	JJ/MM/AAAA	Mise en place
*NumCong	N	3	X		- -	Incrémentation	Planning de congé
Groupe	AN	20	X		- -	Toujours majuscule	Planning de congé
DateDepart	AN	15	X		- -	JJ/MM/AAAA	Planning de congé
DateRetour	AN	15	X		- -	JJ/MM/AAAA	Planning de congé
Designationcat	A	10	X		- -	Toujours majuscule	Registre

II.5.5. Graphe des dépendances fonctionnelle

Le graphe des dépendances fonctionnelles est une étape intéressante car il épure le dictionnaire en ne retenant que les données non déduites et élémentaires et il permet une représentation spatiale de ce que sera le futur modèle conceptuel des données^36(*).

II.6. Diagnostic de l'existant et proposition de solution

Le critique d'un système est une étape qu'un chercheur scientifique est appelé à donner de façon critique le constat réalisé pendant son parcours de récolte des données.

Le critique du système d'information existant étudié à un triple point dont le point positif, le point négatif et la proposition de solution.

Le critique que nous faisons dans ce point est aussi axé sur le découpage cité ci-haut.

- Découpage communication: l'échange entre le poste de travail ne se réalise pas tel que prévu dans l'organigramme.

- Découpage données: les utilisées à l'ISC-KIS ne sont pas bien conservé, elles sont victimes d'être toujours atteint par l'humidité et des mauvaises conditions de toiture de quelque bureau qui détruisent les documents administratif.

- Découpage traitement: comme les données sont conservées en format papier, cela est un danger qui ne permet pas un accès et un traitement rapide aux données à temps réel.

Dans ce point, nous sommes appelés à faire un critique axé sur trois découpages (communication, donnée et traitement).

- Découpage communication: le système d'information de ladite institution réalise une communication qui lui permet de s'organiser de manière hiérarchisée.

- Découpage donnée: comme cela étant dans toute institution ou organisation que la communication est possible les données interviennent toujours. A l'ISC-KIS l'utilisation des données est possible car c'est avec que la notion de conservation des données est de rigueur.

- Découpage traitement: A l'ISC-KIS, nous avons trouvé que les données échangées entre le poste de travail subissent un traitement à l'aide d'un outil informatique qui est l'ordinateur.

Vu que nous avons donné le diagnostic dans le deux sens positif et négatif, notre apport est celui de proposer aux autorités administratives un système automatisé qui va permettre d'exécuter une certaine tâche de la gestion du personnel de l'institution précité.

Comme le système sera automatisé, certaines tâches de la gestion du personnel seront traitées au niveau de service du personnel tel que l'établissement de planning de congé, la mise en place (affectation) et d'autres tâches. Les modifications seront apportées dans la conception du système d'information futur.

Ainsi donc, nous pouvons dire que partant de cette analyse du SI existant que nous nous contenterons en fin d'arriver à modéliser un nouveau SI qui pourra aider à la gestion du personnel au sein de service du personnel de ladite institution.

CHAPITRE TROISIEME:

CONCEPTION DU SYSTEME D'INFORMATION FUTUR

Dans ce chapitre, nous sommes appelé à faire une critique du système d'information existant (la gestion du personnel à l'ISC-KIS) tout en concevant un nouveau système d'information.Ce dernier parle de la réalité acquise dans la partie précédente de ladite étude. Notre conception du nouveau SI va se baser sur ce qu'on vise à travers cette conception de ce SI c'est-à-dire l'objectif assigné pour une gestion qui tend vers la NTIC, l'étude des données et celle de traitement.

III.1. OBJECTIF

Dans cette partie de la conception du SI futur, les objectifs spécifiés sont multiples et portent plus sur la NTIC que la plupart d'entreprises ou institutions s'adoptent.

Tout en ayant déjà fait une analyse du SI existant, voici quelques objectifs qui seront proposés aux autorités de ladite institution particulièrement celles du service du personnel pour l'émergence de la NTIC:

- Amener les autorités administratives à comprendre que dans le monde d'aujourd'hui, avoir un outil informatique (ordinateur) pour sa gestion ne suffit plus, dont il faut l'automatisation du système;

- Porter à la connaissance des autorités la notion du temps et de la recherche dans la gestion car cela est de rigueur par la NTIC;

- Inculquer aux membres du service du personnel le goût de la gestion lorsqu'elle se réalise d'un automatisé.

III.2. ETUDE DES DONNEES

III.2.1. Règle de gestion du SI futur

III.2.2. Construction du MCD futur

III.2.2. Dictionnaire des données du SI futur

Le dictionnaire des données est un tableau qui permet aux utilisateurs d'avoir une explication sur ce que lui voit comme interface (formulaire) ainsi les contrainte lui propose par cette interface.

Noms	Significations	Type A,AN,N	LONGUEUR	NATURE		REGLE D'INTEGRITE ET DE CALCUL
Noms	Significations	Type A,AN,N	LONGUEUR	E,CA,CO	SIG,SIT,M	REGLE D'INTEGRITE ET DE CALCUL
*CodeServ	Code de service	AN	10	E	SIG	A créer
DesignServ	Désignation de service	A	50	E	SIG	Toujours majuscule
*CodeCat	Code de la catégorie	AN	10	E	SIG	A créer
DesignCat	Désignation de la catégorie	A	10	E	SIG	Toujours majuscule
*NumMat	Numéro matricule de l'agent	AN	20	E	SIG	A créer
NomAg	Nom de l'agent	AN	30	E	SIG	Toujours majuscule
PostnomAg	Post nom de l'agent	AN	30	E	SIG	Toujours majuscule
PrenomAg	Prénom de l'agent	AN	30	E	SIG	Toujours majuscule
AdresseAg	Adresse de l'agent	AN	50	CO	M	Toujours majuscule
GenreAg	Genre de l'agent	A	1	E	SIG	Toujours majuscule
DateNaisAg	Date de naissance de l'agent	AN	10	E	M	JJ/MM/AAAA
DateEngag	Date d'engagement de l'agent	AN	10	E	M	JJ/MM/AAAA
GradeAg	Grade de l'agent	AN	30	E	SIT	Toujours majuscule
FonctionAg	Fonction de l'agent	AN	30	E	SIT	Toujours majuscule
*NumCong	Numéro de congé	N	3	E	SIG	A créer
MotifCong	Motif de congé de service	AN	50	E	SIG	Toujours majuscule
GroupeCong	Groupe de congé	AN	20	E	SIG	Toujours majuscule
DateDepart	Date de départ de congé	AN	10	E	M	JJ/MM/AAAA
DateRetour	Date de retour de congé	AN	10	E	M	JJ/MM/AAAA
*NumAffect	Numéro d'affectation	N	3	E	SIG	A créer
DetailSub	Détail subdivision administration	AN	50	E	SIG	Toujours majuscule
DateAffect	Date de l'affectation	AN	10	E	M	JJ/MM/AAAA
AnciennAff	Ancienne affectation	AN	50	E	M	Toujours majuscule
NouvellAff	Nouvelle affectation	AN	50	E	M	Toujours majuscule

III.2.4. Quantification du MCD

Entité	Identifiant	Propriété	Longueur	Nombre d'occurrences
Service	CodeServ	DesignServ	60	6000
Catégorie	CodeCat	DesignCat	20	2000
Agent	NumMat	NomAg PostnomAg PrenomAg AdresseAg GenreAg DateNaisAg DateEngag GradeAg FonctionAg	241	24100
Congé	NumCong	Motif Groupe DateDepart DateRetour	93	9300
Affectation	NumAffect	DetailSub DateAffect AnciennAff NouvellAff	163	16300

C'est une étape de la prise en compte de solution informatique. Dans cette étape nous allons présenter les matériels qui seront utilisés pour l'implantation physique de l'application considérée.

- Type de processeur : AMD C-70 APU with Radeon(tm) HD Graphics, 1000 MHz, 2 coeur(s), 2 processeur(s) logique(s) ;

III.3. ETUDE DE TRAITEMENT

III.3.1. Modèle conceptuel de traitement

III.3.2. Modèle organisationnel de traitement

PF	Déroulement		Action	Nature	Poste de travail
PF	Début	Durée	Action	Nature	Lieu	Responsable	Ressource
PF1	8h<t<16h°°	t	Classement des candidatures	M	S.S.G.A	Secrétaire du S.G.A	Candidat
PF2	8h<t<16h°°	t	Evaluation des candidatures	M	COGE	COGE	S.G.A
PF3	8h<t<16h°°	t	Passation de concours	M	Auditoire	Candidat	S.G.A
PF4	8h<t<16h°°	t	Signature du contrat	M	Direction générale	Candidat	Directeur général
PF5	8h<t<16h°°	t	Enregistrement de l'agent	AB	Service du personnel	Directeur du personnel	Candidat

PF	Déroulement		Action	Nature	Poste de travail
	Début	Durée			Lieu	Responsable	Ressource
PF6	8h<t<16h°°	t	Elaboration de rapport	AC	Service du personnel	Directeur du personnel	Service du personnel
PF7	8h<t<16h°°	t	Examinassions de rapport	M	COGE	COGE	Service du personnel
PF8	8h<t<16h°°	t	Prise de décision	M	Direction générale	Directeur général	S.G.A
PF9	8h<t<16h°°	t	Mise à place	AB	Service du personnel	Directeur du personnel	S.G.A

III.4. GRAPHE OU SCHEMA DE CIRCULATION D'INFORMATION

Le Graphe de Circulation des Informations (GCI) est une représentation schématique qui permet de mettreen évidence les échanges entre les différents postes de travail. C'est une repensassions qui fournit une bonne perception de la transformation progressive des informations,tout en permettant également de déceler les procédures fonctionnelles.

Procédure fonctionnelle (Quand la ressource n'est pas ordinateur ou automatique

A l'issue de chapitre que nous allons concevoir le nouveau système d'information et faire une implémentation du système ainsi que la présentation de l'application informatique réalisée dans le chapitre qui suit.

CHAPITRE QUATRIEME:

IMPLEMENTATION DU SYSTEME D'INFORMATION AUTOMATISE ET PRESENTATION DE L'APPLICATION

Le chapitre quatrième est le dernier chapitre de ce travail. Comme l'indique son intitulé, il s'agit icide l'implémentation du SI automatisé et de la présentation en grande ligne de l'application d'un SI automatisé, de la méthode MERISE tels que le MLD, MPD ainsi que le MLT aussi que de la présentation de l'application informatique que nous avons réalisée.

IV.1. Système d'information automatisé

Un SI automatisé est un système d'information qui fait l'exécution totale ou partielle des tâches techniques par des machines fonctionnant sans intervention considérable de l'homme.

La conception du système d'information automatisé se fait par étape, afin d'aboutir à un système d'information fonctionnel reflétant une réalité physique. Il s'agit donc de valider une à une chacune des étapes en prenant en compte les résultats de la phase précédente. D'autre part, les données étant séparées des traitements, il faut vérifier la concordance entre données et traitements afin de vérifier que toutes les données nécessaires aux traitements sont présentes et qu'il n'y a pas de données superflues^37(*).

Pour arriver à un SI automatisé,il faut avoir en tête les étapes de la conception d'un SI telles que :

L'expression des besoins est une étapeoù l'analyste se met à définir ce que l'on entend d'un SI automatisé, c'est-à-dire il lui faut faire un inventaire des éléments nécessaires au système d'information et de délimité le système d'information en s'informant au près des futurs utilisateurs en fin de le modéliser à l'aide des modèles décrient dans le dit travail.

IV.1.1.Modèle Logique des Données (MLD)

Le MLD est un modèle qui définit l'arrangement des données utilisées par les utilisateurs dans la base des données. C'est un modèle jadis était utilisé dans le SGBD hiérarchique dont il permettait de faire une structuration des données de manière plus claire et précise en fin d'éviter la pertinence de la gestion des données.

Le MLD le plus utilisé actuellement est le modèle logique des données relationnelavec lequel l'information peut être obtenue par un réseau formulé dans un langage quasiment naturel. Dans ce modèle les données seront classées dans des tables qui sont composées des colonnes et des lignes.

Lorsque des données ont la même structure (comme par exemple, les renseignements relatifs aux agents), on peutles organiser en table dans laquelle les colonnes décrivent les champs en commun et les lignes contiennent les valeurs de ces champs pour enregistrement.

Les SGBDR vérifient au coup sur coup que chaque clé étrangère ne prend pas de valeurs en dehors de celles déjà prises par les colonnes qu'elles réfèrent. Ce mécanisme qui agit lors de l'insertion, de la suppression ou de la mise à jour de lignes dans les tables, grandit ce que l'on appelle l'intégrité référentielle des données.

La principale caractéristique d'un SGBD est d'assurer l'indépendance des programmes aux données, c'est-à-dire la possibilité de modifier le schéma conceptuel et interne des données sans modifier les programmes d'applications, et donc les schémas externes vus par ces programmes.

IV.1.2. Règle de transformation du MCD en MLD ou MLDR

Toutes les entités deviennent des tables dans laquelle les attributs deviennent les colonnes ou les propriétés deviennent les champs. L'identifiant del'entité constitue alors la clé primaire.

Une association binaire de type N : M devient une table supplémentaire (parfois appelée table de jonction, table de jointure ou table d'association) dont la clé primaire est composée de deux clés étrangères (qui référencent les deux clés primaires des deux tables en association). Les attributs de l'association deviennent des colonnesde cette nouvelle table.

Une association binaire de type 1 : N disparait au profit d'une clé étrangère dans la table coté 0, 1 ou 1, 1 qui référence la clé primaire de l'autre table. Cette clé étrangère ne peut pas recevoir lavaleur vide si la cardinalité est 1,1.

En se basant sur notre MCD et en respectant les règles de transformation, voici la construction du MLD

tAGENT (NumMat, NomAg, PostnomAg, PrenomAg, AdresseAg, GenreAg, DateNaisAg, DateEngag, GradeAg, FonctionAg, #CodeServ, #CodeCat)

Le MLDR, nous permet de voir comment les tables sont en relation, voici sa présentation du MLDR.

IV.2. Modèle physique des données(MPD)

Un modèle physique de données est l'implémentation particulière du modèle logique de données par un logiciel. C'est la traduction du MLD dans une structure de données spécifique au SGBD utilisé.

Le MPD est donc représenté par des tables définies au niveau du système de gestion de bases desdonnées. C'est donc au niveau du MPD que nous quittons la méthode générale de création d'un MCD et de sa transformation en MLD, pour nous tourner vers la manipulation d'un SGBD spécifique^38(*).

IV.3. Modèle logique de traitement (MLT)

Le modèle logique de traitement est la suite du MCT, il comprend la partie visible, la spécification externe des transactions informatiques, le cheminement possible d'écran à écran après un menu principal et la partie non visible, interne, lecture et action d'écritures d'informations dans le modèle logique des données.

IV.3.1. Définition des concepts

L'outil est le moyen, AVEC QUOI?, mis à la disposition de l'utilisateur pour effectuer une ou des opérations organisées.

En mode pratique, l'outil informatique est peut-être de deux types: dans le premier cas transactionnel ou interactif, c'est-à-dire traitement immédiat (en temps réel) ou traitement différé ou par lot, donc calcul sans intervention directe de l'utilisateur. Dans le deuxième cas, le programme s'enclenche et effectue ses calculs et ses mises à jour éventuelles sur les données à un moment prédéterminé.

Un outil interactif permet un dialogue entre l'utilisateur et l'ordinateur via un écran (interface utilisateur) et un clavier. Il comprend des écrans se succédantoù l'utilisateur tape des informations ou des commandes au clavier et obtient immédiatement la réponse. Il enchaîne les traitements sans arrêt.

IV.3.2. Elaboration du MLT

IV.4. Présentation de l'application

Un langage de programmation est un ensemble de commandes et d'options de commandes (les arguments) par lequel on envoie des instructions à l'ordinateur. Les ordinateurs ne peuvent pas comprendre le langage des humains, d'abord parce que les humains peuvent réagir à des instructions ambiguës, ce qui est foncièrement impossible pour la machine. Un langage de programmation doit être plus précis qu'un langage naturel. Les langages de programmation sont plus faciles à apprendre que les langues étrangères. Les langages pour ordinateurs comprennent souvent moins de 300 commandes, commandes qui renvoient à des syntaxes ou des concepts familiers même aux non-anglophones : Open(ouvrir), Next(suivant), etc.

Les programmes sont souvent constitués deplusieurs programmes interagissant les uns sur les autres; c'est pourquoi on désigne souvent par application l'ensemble des fichiers d'un programme.

Pour y arrivée, nous nous sommes servir d'un SGBD MS Office Access 2013 qui permet au concepteur de réaliser une application partant de la création des tables décrites ci-hautes, création des requêtes concernant les objectifs, les états de sorties (le rapport) ainsi que la création des interfaces utilisateurs permettant de faire une manipulation aux données tout en ajoutant, modifiant, supprimant, stockant, mettre à jour. Le MS Office Access 2013 que nous avons utilisé possède l'environnement de développement intégré Visual Basic for Application (VBA).

IV.4.1. Brève présentation de l'application

Notre application s'appelle SYGEPERS qui signifie Système de Gestion du Personnel qui a été réalisée dans le but de faciliter la gestion du personnel dans le service du personnel.

IV.4.2. Lancement de l'application

Le lancement de cette application est très simple.Il est simplement recommandé aux utilisateurs de respecter le chemin d'accès. De manière concrète, la dite applicationfonctionne comme suit:

Pour lancer (démarrer) l'application, il faut cliquer sur le bouton démarrer sur la barre de tâche, dérouler le pique liste MS Office Access 2013, sélectionner le fichier application (GESTIONPERSONNEL2).

Une interface de sécurité d'accès aux données qui permet à n'importe qui d'accéder au menu principal.

Un menu principal regroupant tout ce que fera les utilisateurs face à l'application. Le voici :

CONCLUSION

Nous voici au terme de notre travail de fin de cycle intitulé « La conception d'une application pour la gestion du personnel dans une institution d'enseignement supérieur et universitaire, cas de l'institut supérieur de commerce de Kisangani.

Rappelons que l'objectif principal que nous nous sommes assigné était de permettre de l'utilisation des nouvelles technologies de l'information et de la communication à l'ISC-Kis pour une meilleure gestion du personnel de cette institution d'enseignement supérieur et universitaire. A cet effet, nous avons voulu d'abord, faire une analyse pratique de gestion du personnel par le système d'information existant à l'ISC-KIS; ensuite nous rendre compte de la qualité de gestion de cette dernière et enfin apporter une innovation.

Pour arriver à la réalisation dudit travail, nous nous sommes conformé différentes étapes interdépendantes de son élaboration.

La première étape est l'introduction générale. Elle comprend l'état de la question, la problématique, les hypothèses, l'objectif, le choix et l'intérêt du sujet, l'approche méthodologique, la délimitation du sujet, la subdivision du travail et les difficultés rencontrées.

Afin de vérifier nos hypothèses, nous nous sommes servis de certaines méthodes et techniques. Concernant les méthodes, nous avons fait recours à la méthode MERISE qui est une méthode utilisée pour la conception des systèmes informatiques.Quant aux techniques qui nous ont permis de bien comprendre le problème et d'y apporter une solution, nous nous sommes appuyés sur les interviews et la documentation.

La deuxième étape est la considération théorique qui fournit une définition des concepts et la présentation du milieu d'étude par son historique, sa situation géographique, sa création et évolution, sa subdivision administrative, son organigramme et enfin les fonctions et attributions.

La troisième étape explique l'étude du système d'information existant dans ladite institution tout en s'appuyant sur la méthode MERISE par des modèles tels que le MCC, MCT, MOT et MCD afin d'arriver à poser un diagnostic du système d'information existant.

La quatrième étape comprend la conception du logiciel de gestion du personnel (SYGEPERS). Au cours de ce chapitre, nous avons relevé les données ainsi que les traitements du nouveau système d'après l'analyse faite dans le deuxième chapitre. Nous avons présenté différents modèles conceptuels de données et des traitements permettant d'aboutir à SI livrable de ce travail.

La cinquième étape implémente le nouveau système d'information tout en se basant sur le niveau logique et le niveau physique de la méthode MERISE tels que le MLD, MLDR, MLT et MPD afin de faire une brève présentation de l'application informatique que nous avons réalisé.

Afin de concrétiser ce travail, Le SYGEPERS va aboutir aux différents résultats tels que :

Nous ne prétendons pas épuiser ce sujet, mais croyons avoir apporté notre part, notre contribution atomique ou infiniment petite dans l'univers de la science. C'est ainsi que nous sollicitons l'intérêt de tout chercheur qui s'orienterait dans ce domaine d'étude de bien vouloir le ramener très loin pour une éventuelle amélioration de la nouvelle technologie de l'information et de la communication.

BIBLIOGRAPHIE

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BANDOMBELE I., Statistique inférentielle, cours inédit, G2 Comptabilité, Marketing et Informatique, ISC-KIS, 2013-2014.

KIKUNI BUNGULU J., Algorithme et méthodes de programmation, cours inédit, G2 Informatique de gestion, ISC-Kisangani, 2014-2015.

KUTUMBAKANA Ph., - Méthodologies d'analyse informatique I, cours inédit, G2 Informatique de Gestion, ISC-KIS, 2013-2014.

- Méthodologie d'analyse informatique II, cours inédit, G3 Informatique de gestion, ISC-KIS, 2014-2015.

LOKANGA OTIKEKE, F., Méthode de recherche scientifique, cours inédit, G2 Informatique de gestion, ISC-Kisangani, 2013-2014.

MULULU P., Management, Initiation à l'esprit de l'entreprise, cours inédit, G2 Comptabilité et Marketing, I.S.C-KIS, 2013-2014.

NDAMBI J., Laboratoire Informatique II, Cours inédit, G2 Informatique de gestion, ISC-Kisangani, 2013-2014.

Table des matières

* ⁴MULULU PATRICK, Management, Initiation à l'esprit de l'entreprise, cours inédit, G2 Comptabilité et Marketing, I.S.C-KIS, 2013-2014, p.38.

* ⁵KAKESA MIHALA, D., Conception d'un système d'information pour la gestion du personnel dans un établissement scolaire cas complexe scolaire Saint Bernard, Rapport de stage, Inédit I.S.S Kinshasa 2011.

* ⁶ONDEN ABIER MAMITSHO, Conception d'une application de gestion du personnel dans un établissement public cas de l'INPP/KIS, TFC, Inédit USAK 2014.

* ⁷ LOKANGA OTIKEKE, F., Méthode de recherche scientifique, cours inédit, G2 Informatique de gestion, ISC-Kisangani, 2013-2014, p.20.

* ¹⁰ KUTUMBAKANA Ph., Méthodologies d'analyse informatique I, cours inédit, G2 Informatique de Gestion, ISC-KIS, 2013-2014, p.p. 9-10.

* ¹¹ BANDOMBELE I., Statistique inférentielle, cours inédit, G2 Comptabilité, Marketing et Informatique, ISC-KIS, 2013-2014, p. 8.

* ¹² KIKUNI BUNGULU J., Algorithme et méthodes de programmation, cours inédit,G2 Informatique de gestion, ISC-Kisangani, 2014-2015, p.4

* ¹⁷ Service du Personnel, Documentation administrative du personnel de l'ISC-KIS

* ¹⁹ NDAMBI, J.,Laboratoire Informatique II, cours inédit, G2 Informatique de gestion, ISC-Kisangani, 2013-2014, p. 1.

* ²² KUTUMBAKANA Ph., Méthodologie d'analyse informatique II, cours inédit, G3 Informatique de gestion, ISC-KIS, 2014-2015, p. 12.

Conception d'une application pour la gestion du personnel au sein d'une institution d'enseignement supérieur et universitaire. Cas de l'ISC-Kisangani.

INTRODUCTION