La communication au service du management. Cas de l'ETAP

B-/ Apports de la Communication dans le Management de l'ETAP

1. Apport de l'Intranet en matière de Communication dans le Management de l'ETAP

L'information communiquée dévient plus transparente, elle est partagée par tout le personnel de l'ETAP, il n'y a pas un monopole de l'information en principe.

Les Communications sont plus directes, formelles et informelles, transversales et verticales. On constate alors d'une réduction des distances communicationnelles entre les acteurs de l'ETAP.

L'intranet est rapide et permet la réduction des coûts (papiers...) et permet l'accès à l'information et même la transformer et la transférer.

2. Apport du Workflow en matière de Communication dans le Management de l'ETAP

A travers le Workflow, on constate une réduction de la perte et/ou du dédoublement des documents. Le travail de groupe est très bien organisé. Le workflow permet à l'amélioration de l'efficacité en éliminant les étapes inutiles dans le processus. Les processus d'affaires sont très simplifiés et la qualité de service clientèle est meilleure.

3. Apport du GEIDE dans le Management de l'ETAP

Gain Direct : il y a une diminution du volume des archives, donc du coût de rangement, d'impression et (-10%) papier.

Gain Induit (Provoqué ou entrainé) : Délai réduit d'accès à la documentation, les procédures peuvent se dérouler plus rapidement

Effet Induit : l'accès aux archives collectives est sollicité le plus souvent. Les personnes utilisent moins d'archives (individuelles). Les archives sont moins dupliquées (photocopies).

4. Apport du TCM/OCM en matière de communication dans le Management de l'ETAP

C'est une technique de communication interne développée uniquement par l'ETAP pour trouver des solutions techniques de prospection et d'exploration avec la coopération des partenaires pour enfin conduire à l'exploitation final des hydrocarbures. Ces réunions sont composées des partis suivantes :

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2011-2012

- L'ETAP (par son équipe technique)

- L'Opérateur (national ou international)

- L'Entrepreneur (si différent de l'ETAP et de l'Opérateur)

- Le propriétaire du permis ou concession (soit l'ETAP, soit l'Opérateur, soit une combinaison des 2 comme copropriétaire en contrat d'association et de partage)

Ces réunions permettent la planification des points suivants :

- Etude et réponse à temps aux propositions des opérateurs en matière de choix d'offres et d'engagement des travaux

- Elaboration des fiches techniques des permis et des concessions avec :

o Le suivi de forage

o La supervision des chantiers

o L'analyse et l'interprétation des résultats

- L'assurance en coordination avec d'autres directions le suivi des contrats et le respect de leurs échéances.

- Evaluation technique des nouvelles offres de permis (évaluation géologique et géophysique)

Lors des TCM/OCM, on peut dégager quelques aspects de la Communication : > La Composante de la Communication :

· Emetteur : l'un des groupes émet des informations techniques sur les champs

· Récepteur : l'un des groupes reçoit ces informations techniques

· Message : composé des informations transmises :

o Codage : La langue utilisée par les partis (Anglais ou français)

o Décodage : décryptage de cette langue par les partis

o Canal : les gestes, la voix, les cartes, intranet, téléphone, télécopie

o Rétroaction (Feedback) : la réaction instantanée des partis lors des discussions

o Bruit : le ton fort des voix, la sonnerie du téléphone et de la télécopie, une porte qui se ferme

> Les types de situation de Communication :

· Interpersonnelle : différentes paires de membres qui discutent durant la réunion

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· De Groupe : présence de différents groupes lors de la réunion (ETAP, Opérateur, Entrepreneur, le Propriétaire du permis

> Le Sens de la Communication :

· Horizontale ou transversale : les participants établissent une communication non hiérarchisées.

· Formelle : l'ordre du jour de la réunion ou Meeting à respecter, les informations techniques, la planification du travail à effectuer

> Les supports ou Moyens de communication :

Les moyens les plus utilisés lors des TCM/OCM sont les suivants : les présentations, les cartes, les tableaux, la voix, le rétroprojecteur, les ordinateurs, le téléphone, la télécopie, les gestes...