3. SYMBOLES UTILISES
NC
: Transmission à distance.
: Document en mouvement en plusieurs exemplaires.
: Archivage.
: Les provenances ou réception d'une tâche ou d'un
message.
NC
: Renvoi d'un document spécifique.
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4. ANCIEN SCHEMA DE CIRCULATION DE L'INFORMATION
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Direction Générale
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Services généraux
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Gestion du Personnel
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Agents
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100
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200
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300
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400
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101
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201
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203
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101 Etablissement des fiches et listes des différents
agents
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401 Réception de la carte de service validé.
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301 Réception des dossiers des agents avec tout les
documents exigés pour l'engament.
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201 : vérifications des dossiers des différents
agents suivant leurs dossiers et CV déposés.
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2
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402 Réception des documents supplémentaires pour
information sur les modalités de paiement et autres.
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301
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102
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102 Réception des documents (pièces justificatives)
contenant délivrés aux agents et contrôle.
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302 Vérification de l'agent
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202 Réception des documents définitifs concernant
les services rendus, l'expérience professionnelle de l'agent, la
situation familiale et l'état de santé et l'aptitude
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301
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|
2
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5. DESCRIPTION DES TACHES
Numéro Tâches
effectuées.
101 : Réception des dossiers des agents avec touts les
documents exigés pour l'engagement.
102 : Vérification de l'authenticité de l'agent.
201 : Vérification des dossiers des différents
agents départ leurs dossiers et CV déposés.
202 : Réception des documents définitifs concernant
les services rendus ailleurs, l'expérience professionnelle et la
situation familiale.
301 : Etablissement des fiches et listes des différents
agents.
302 : Réception des documents (pièces
justificatives) contenant délivrés aux agents et
contrôle.
401 : Réception de la carte de service validé et
authentique.
402 : Réception des documents supplémentaires pour
information sur les modalités de paiement et de prestation.
6. CRITIQUE DE L'EXISTANT
L'élaboration manuelle des différents documents
ayant trait à l'identité du personnel de l'ISM entraine une
perturbation dans les services, le retard perpétré et autres
insuffisances constatées. Les heures de service et la ponctualité
ne sont pas respectées, car avions constaté une
prolifération des retards des agents au lieu de leur service et quelque
fois des absences injustifiées. Malgré le peu d'effort que les
agents fournissent pour remplir leurs tâches, l'ISM ne leur donne que des
opportunités insuffisantes, constatant que le corps scientifique de
l'ISM n'a pas des chances pour avoir des bourses d'étude même si
l'enseignant arrive à publier plusieurs fois. Les agents
également n'ont pas droit au salaire, ni aux indemnités et autres
avantages sociaux, ceux-ci est source de démotivation et d'autres
pratiques non autorisées. Les agents (le personnel) n'as pas le moyen de
transport malgré la distance à parcourir pour atteindre le lieu
de travail. Pas d'annuaire téléphonique répertoriant les
agents en cas d'urgence. Et
27 | Page
ceci amène les agents à aller chercher mieux
ailleurs. Le bureau des services généraux des agents donne les
informations nécessaires pour l'identification. Néanmoins, ce
bureau se heurte à divers problèmes dans son système de
gestion de listes.
D'abord, le secrétariat de direction a des tâches
lourdes car c'est à lui que revienne la tâche de
l'élaboration des toutes les listes.
Ensuite, les moyens matériel dont dispose le bureau et
pouvant permettre l'élaboration des listes sont insuffisants. Il n'y a
qu'une seule machine (ordinateur) pour la réalisation l'édition
des toute les tâches qu'exigent le personnel.
En plus, les services généraux doivent remplir
plusieurs tâches pour l'élaboration des listes or, pour plus
d'efficacité, cette procédure ne met pas à l'aise le
responsable du bureau pour la réalisation des certaines tâches
parce que il se trouve en présence de plusieurs documents qui
l'embrouillent et il ne sait où toucher et où ne pas toucher
d'où l'institution se retrouve en retard pour la sortie des rapports
annuels et autres tâches liées au personnel.
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