2.2. Les comptables dépositaires et les
détenteurs effectifs
2.2.1 Le dépositaire comptable :
Le dépositaire comptable est un fonctionnaire
chargé « de la garde, de la conservation et de l'entretien du
matériel en service ainsi que de la régularité des
écritures le concernant7 ». Il est nommé au
niveau de SOA par décision de l'ordonnateur en matière (cf.
circulaire n°01MFB/SG/DGB/DPE/SM du 14 juillet 2010)
La responsabilité du dépositaire comptable prend
effet à partir de la prise en charge des objets et matériels
qu'il certifie la réception, et/ou à partir de son entrée
en fonction, en cas de mutation des comptables. Dans ce dernier cas, un
délai de 15 jours lui est accordé pour vérifier la
concordance entre les écritures et les existants réels. Les
résultats de cette vérification (qui se fait
généralement par le biais d'un recensement général
ou partiel) sont présentés dans un « Procès-verbal de
mutation comptable (modèle n°13)». Passer ce délai, si
le dépositaire comptable entrant n'a pas demandé cette
opération de vérification (recensement), il devient
automatiquement responsable des objets et matériels inscrits dans les
écritures de son prédécesseur.
Le dépositaire comptable tient, prend soins et met
à jour les documents comptables, tels que le grand livre et le livre
journal. Sur ordre de l'ordonnateur en matière, il procède aux
mouvements d'entrées et de sorties des matériels. Toutes les
correspondances relatives à ces opérations se font toujours et
exclusivement par écrit. En ce qui concerne les mouvements
d'entrées, le dépositaire comptable reçoit de
l'ordonnateur en
7 Instruction Générale du 22 juillet 195,
Art. 23
matière « un ordre d'entrée » qui lui
ordonne la prise en charge. Cet ordre d'entrée précise exactement
la désignation des objets et matériels faisant objet de la prise
en charge, la quantité, la valeur unitaire, la valeur de chacun des
articles, la valeur totale de l'opération, ainsi que la
référence de la pièce justificative correspondante. La
copie de cette pièce justificative est adressée en même
temps que l'ordre d'entrée, au dépositaire comptable : facture
pour les achats, fiche de cession, ordre de sorties émanant du service
donateur, pour les dotations ou délivrances, procès verbal de
recensement, pour les excédents...En ce qui concerne les achats, les
instructions données par la Direction Régionale du Budget
insistent pour que toutes les factures relatives aux achats des
matériels soient certifiées par le dépositaire comptable
(pour prise en charge dans le journal de la comptabilité des
matériels en service). Il en est de même, pour les ordres
d'entrées. Pour être valide, les ordres d'entrée devront
faire apparaître la déclaration de prise en charge du
dépositaire comptable. En principe, un ordre d'entrée, est
revêtu de deux signatures.
Comme la prise en charge, la décharge est de natures
différentes. Par voie de conséquence, les ordres de sorties sont
établis pour de multiples raisons. Le rôle et la
responsabilité du dépositaire comptable varient selon le cas.
D'abord, on parle des sorties volontaires des objets et
matériels sur lesquelles figurent, le changement de classification et de
valeur ; délivrance par un dépositaire comptable à
d'autres dépositaires comptables (donation, au terme courant), sorties
pour destruction, démolition, vente suite à une condamnation...
Dans ces situations, les missions du dépositaire comptable consistent
uniquement à la mise en oeuvre de la procédure administrative
classique, à l'intérieur du service même ; et dans le cas
échéant, entre deux organismes concernés (service donateur
et bénéficiaire, service public et fournisseur). De l'autre
coté, il existe des sorties involontaires opérée
par un service public. Ce sont des décharges qui nécessitent
selon le cas, une procédure spécifique, ou une intervention
judiciaire (le cas échéant) : déficit
constaté lors du recensement, perte des objets et
matériels...Aussi, la responsabilité du dépositaire
comptable, ne sera pas uniquement d'ordre professionnel, elle pourra être
pénale.
28
Cependant, dans le cas où le (ou les) matériel
(s) en question a été mise à la disposition de tiers, pour
son usage personnel ou pour le besoin de service, la responsabilité
revient au détenteur du matériel, appelé «
détenteur effectif ».
| 
