IV. Information et communication
L'information et la communication sont essentielles à
la réalisation de l'ensemble des objectifs du contrôle interne.
Les systèmes d'information et de communication permettent au personnel
de recueillir et échanger les informations nécessaires à
la conduite, à la gestion et au contrôle des
opérations.(2)
1 Fr. VANSTAPEL, op-cit, pp31-35. 2Guide
développé par l'ICAEW ,op-cit.
1. Information
La première des conditions à l'obtention d'une
information susceptible d'être jugée fiable et pertinente
réside dans l'enregistrement rapide et le classement convenable des
transactions et des événements.
L'information pertinente doit être identifiée,
recueillie et communiquée sous une forme et dans des délais qui
permettent au personnel de procéder aux activités de
contrôle interne dont il a la charge et d'assumer ses autres
responsabilités (transmettre la bonne information au bon moment aux
bonnes personnes).
Toute organisation doit disposer de documents écrits
reprenant les composantes du processus de contrôle interne, notamment ses
objectifs et ses activités de contrôle. La documentation du
système de contrôle interne doit comprendre l'identification de la
structure et des politiques d'une organisation et de ses catégories
d'opérations, ainsi que ses objectifs et procédures de
contrôle.
Ces derniers doivent en effet être enregistrés
sans délai lors de leur survenance afin que l'information conserve sa
pertinence et sa valeur pour la direction dans le cadre des ses
activités de contrôle des opérations et de prise de
décision. Ce principe implique aussi la mise à jour rapide de
toute documentation pour qu'elle garde sa pertinence.
Un autre facteur indispensable pour que la direction soit
assurée de disposer d'informations fiables réside dans le
classement correct des informations relatives aux transactions et
événements.
Les systèmes d'information produisent des rapports
contenant des informations opérationnelles, financières et non
financières, ainsi que des informations liées au respect des
obligations légales et réglementaires. Toutes sont utiles
à la gestion et au contrôle de
l'activité.(1)
La qualité des informations se
mesure par les réponses aux questions
suivantes.(2) Les bonnes questions
· Contenu : toutes les informations nécessaires y
sont-elles ?
· Délai : l'information peut-elle être obtenue
en temps voulu ?
· Mise à jour : est-ce la dernière
information en date disponible ?
· Exactitude : l'information est-elle correcte ?
· Accessibilité : les parties
intéressées peuvent-elles obtenir cette information
aisément ?
1Fr. VANSTAPEL, op-cit, pp41-42.
2Préface de Louis Vaurs , op-cit, p80.
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