Paragraphe 2 : Recommandations
A. Recommandations d'ordre général
1) Le manuel de procédures
Prudence BOCOVO, Mémoire de fin de stage, Master of
Business Administration en Audit et Contrôle de Gestion Page 93
Le manuel de procédures existant au Fonds Routier n'est
pas toujours respecté dans l'application des procédures qu'il
dispose. Il conviendra que la hiérarchie procède à des
séances de vulgarisation auprès du personnel afin que toutes les
dispositions prévues dans le manuel de procédures soient mieux
cernées et appliquées.
Il nous a également été permis de
constater qu'au sein du Fonds Routier, il existe un certain nombre de pratiques
qui sont effectuées de manière informelle car ne figurant pas
formellement dans le manuel de procédures en vigueur au sein de la
structure. Il faudrait donc veiller à ce que le manuel de
procédures soit mis à jour en tenant compte de l'actualisation de
ces normes et procédés.
Notons que l'actualisation du manuel de procédures se
fera soit grâce aux services du cabinet qui a réalisé celle
qui est en vigueur; soit par les cadres de l'entreprise. Dans l'un ou l'autre
cas, cette actualisation aura un coût pour l'entreprise. Il y va de la
motivation du personnel dans l'optique d'avoir un travail bien fait.
2) Organisation et structure interne
Il est à noter qu'il n'est pas expressément
établi au sein du Fonds Routier un Service de Trésorerie, les
activités de trésorerie se répartissent au niveau du
Département Comptable. Pour une meilleur clarté dans
l'exécution des tâches comptables et Financières il est
souhaitable qu'il soit instauré au sein de la structure un Service
Trésorerie qui serait exclusivement habileté à
exécuter les tâches ayant trait à la trésorerie.
Le cumul des tâches révélé ci-dessus
après analyse de l'organisation du
« Service Trésorerie
» ; nous amène à suggérer un certain nombre de
mesures pour pallier un temps soit peu les risques auxquels elle
expose la structure. Il faudrait :
- qu'une fiche de stock de chéquiers non
utilisée soit tenue et qu'il soit procédé à des
contrôles de l'existant des chéquiers non utilisés.
- il faudrait transférer la tenue des comptes clients
et fournisseurs à l'Assistant du comptable. Le comptable n'aura donc
qu'à enregistrer les opérations de trésorerie.
B. Recommandations relatives aux faiblesses de
conception et d'application des procédures
- En dépit du système de
délégation de tâches existant au Fonds Routier, il existe
certaines lourdeurs qui ont pour conséquence l'accumulation des
pièces à saisir et par conséquent des retards dans
l'enregistrement des opérations de trésorerie. Il faudrait que ce
principe de délégation soit réellement pratiqué
afin que les approbations soient données en temps réel ou
à défaut que dans chaque département, il y ait des
successeurs valables pouvant assurer certaines des fonctions en cas
d'indisponibilité des chefs de département.
- Pour éviter les ruptures de moyens de paiements, il
doit être effectué périodiquement (à toutes les fins
de cycle mensuel) ou de façon inopinée un inventaire physique des
chéquiers.
- Le Fonds Routier devra mettre en place une politique pour
optimiser sa trésorerie. Cette attribution pourrait par exemple
être confiée au Responsable comptable et financier qui devra
s'enquérir de toutes les opportunités sures
offertes par le marché financier pour maximiser la trésorerie du
Fonds Routier.
- Un suivi rigoureux de la caisse doit être fait afin
que le plafond autorisé ne soit jamais dépassé. Une
négligence de cet aspect pourrait pousser l'employé qui tient la
caisse à y accumuler assez d'espèces puis à
s'évader avec une forte somme d'argent. Il faudrait également
qu'un suivi soit fait pour éviter des ruptures de caisse. Le point de
caisse journalier devra donc être porté au CC pour visa tous les
jours au soir ou au plus tard le lendemain matin afin qu'il s'assure que le
niveau de caisse n'est pas déjà inférieur au seuil de
réapprovisionnement.
- Il devra suffisamment vulgariser auprès du personnel
que toutes les dépenses autorisées par la caisse devront
être plafonnées à 50.000 FCFA. Le CC et le CR notamment
devront veiller à ce qu'aucun décaissement de plus de 50.000 FCFA
ne se fasse par la caisse. La dernière actualisation du manuel de
procédure fixant le plafond de 50.000 FCFA date de 2007, et aux travers
des différents échanges que nous avons eu avec les responsables
du service comptable, il ressort que les différents dépassements
constatés s'expliqueraient par la caducité des dispositions
figurant dans le manuel de procédure. Il urge donc de procéder au
plus tôt à l'actualisation de ce dernier.
- Pour renforcer la sécurité des chèques
délivrés par le Fonds Routier, nous suggérons qu'il soit
apposé sur les chèques des hologrammes, et qu'au même titre
que les chéquiers qu'une fiche des stocks d'hologrammes soit tenue, afin
d'éviter sa rupture qui serait une porte ouverte à des
fraudes.
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