Organisation et fonctionnement de la comptabilité de l'Office des Routes province orientale (RDC ) sur la période 2004- 2009

2.4.2. ORGANISATION D'UN SERVICE COMPTABLE

L'organisation d'un service comptable exige nécessairement une profonde connaissance des mouvements qui interviennent au sein de l'entreprise dans le cadre du déroulement de ses activités.

2.4.2.1. ROLE D'UN SERVICE COMPTABLE

- Il enregistre chaque jour, sous une forme analytique, les faits dont il a ainsi connaissance, sur des livres appelés journaux, tenus dans l'ordre chronologique des événements.

- Présenter les états financiers, bon nombre de décisions de la Direction Financière dépendent aussi de l'information que lui fournit le service comptable ;

- définit la pratique financière de l'entreprise ;

- trouver le financement de l'activité ;

- assurer les relations avec les banques ;

- organiser la comptabilité ;

- élaborer le budget.

Aussi pour mener à bon port sa mission, la Direction financière est généralement composée de trois services importants :

· SERVICE COMPTABLE

S'occupe de l'élaboration des états comptables.

· SERVICE DE TRESORERIE

Fait le suivi de la situation de la trésorerie à la banque, à la caisse et autres situations financières.

· SERVICE DE BUDGET

Etudie les projets et la réalisation des entrées et des sorties de fonds.

Ainsi la Direction Financière dressera le tableau de bord de l'entreprise qui est un élément des décisions au niveau de l'administration générale.

2.4.2.2. PLACE DU SERVICE COMPTABLE DANS UNE ENTREPRISE

L'organigramme de la Direction financière

DIRECTION FINANCIERE

SERVICE DE BUDGET

SERVICE DE TRESORERIE

SERVICE COMPTABLE

Dans cet organigramme de la Direction Financière, le service de la Comptabilité occupe la première place bien que se situant au même niveau hiérarchique que les deux autres (Budget et Trésorerie). Ce positionnement s'explique par le fait que le service de Comptabilité reçoit tous les documents considérés comme pièces comptables de ces services qui seront traitées et enregistrées par lui.

Ses rapports avec le niveau hiérarchique c'est-à-dire la Direction financière sont directs, car il fournit à celle-ci toutes les informations pour l'analyse et les commentaires. Tandis qu'avec les deux autres services, leurs rapports sont réciproques. D'un côté, la comptabilité fournit les éléments pour le planning de trésorerie et pour les prévisions budgétaires de l'entreprise. De l'autre, tous les documents reviennent à la comptabilité pour leur enregistrement.

2.4.2.4. LES MOYENS HUMAINS ET MATERIELS^28(*)

9) Les moyens humains

Toute organisation requiert pour son fonctionnement la présence d'hommes pour mettre en oeuvre et coordonner ce qui doit se faire. L'organisation comptable n'échappe pas à cette exigence.

En effet, le service comptable fonctionne en son sein avec des ressources humaines ; celles-ci constituent un moyen puissant et indispensable pour toute gestion. Cependant, elles doivent répondre aux critères nécessaires pour remplir d'une manière correcte les tâches définies. Le personnel à affecter au service comptable devra être qualifié et formé techniquement. Toutefois, il existe des fonctions qui sont presque indispensables à la fonction comptable. Ce sont :

1. Le caissier

Il procède aux paiements et aux encaissements sur présentation des pièces justificatives et les enregistre sur les documents qui lui permettent de dresser le rapport de caisse.

2. L'Aide-comptable : (teneur des livres)

Il enregistre les pièces comptables sur les livres comptables, collecte et classe les documents comptables, établit les balances et contrôle la concordance des journaux et des comptes aux documents d'origine externe.

3. Le Comptable

Il prépare les documents d'imputation et traduit en écriture toutes les opérations et pièces comptables.

4. Le Chef Comptable

Il conçoit le système comptable et assure la répartition et la coordination des tâches à exécuter.

5. L'Expert Comptable

Contrôle l'exactitude des écritures et la conformité aux procédures et instructions établies.

6. Analyste financier

Son rôle est de faire sur base des états comptables le diagnostic de la santé financière de l'entreprise.

7. Le secrétaire

Il est chargé de l'organisation administration de la fonction comptable.

8. L'Huissier

Il est chargé de petits travaux et courses.

b) les moyens matériels

L'organisation exige la mise en oeuvre des moyens de travail les mieux adaptés pour un meilleur rendement.

* ²⁸ KALU MAMBWENE, Manuel de l'organisation comptable, PUF, Paris, 1990, p. 53-54.