F- Procédure de commande
La procédure de la commande proprement dite est
identique à celle décrite précédemment dans le cas
des achats de biens et services.
Paragraphe 2 : Phase de réception
Les mêmes procédures que celles relatives aux
achats de biens et services décrites dans le cycle Achats aux
Fournisseurs sont retenues.
Il faut cependant signaler les procédures
particulières suivantes qu'il convient d'appliquer pour assurer un suivi
correct des entrées d'immobilisations dans le patrimoine de
l'entreprise :
Ø établissement d'un procès-verbal de
réception décrivant de manière détaillée les
immobilisations acquises (nature précise, caractéristique
technique, numéro de série, ...) ;
Ø envoi d'un exemplaire du procès-verbal de
réception au comptable chargé du suivi des immobilisations.
Toutes immobilisations doivent être
impérativement codifiées selon le système
suivant :
Ø code nature : immobilisation incorporelle,
corporelle ;
Ø code localisation : ville où
l'immobilisation est localisée ;
Ø code site : identification précise du
service ou de l'emplacement auquel l'immobilisation a été
affectée ;
Ø numéro d'immobilisation : composé
de l'année et du numéro d'ordre d'entrée et inscription de
ce numéro de manière indélébile sur
l'immobilisation elle-même.
Cette procédure doit être observée
particulièrement pour les immobilisations non facilement identifiables
et mobiles (mobilier et matériel de bureau ou de logement
notamment) ; elle facilitera les rapprochements ultérieurs,
après la prise d'inventaire physique de fin d'année, des
données du Fichier des immobilisations et des données de cet
inventaire.
Dans le cas des immobilisations créées par
l'entreprise elle-même, les procédures ci-après devront
être mises en place :
Ø établissement par le service maître
d'oeuvre de l'ouvrage (Service Technique, Service de Production, ...) d'une
Fiche mensuelle de Travaux en cours et une fiche récapitulative des
coûts supportés (main-d'oeuvre payée, matières
consommées) donnant le coût définitif de l'immobilisation
créée ;
Ø envoie de cette Fiche de Travaux au comptable
chargé du suivi des immobilisations pour inscription dans le Fichier des
Immobilisations.
Après achèvement de ces immobilisations, les
mêmes procédures de réception que pour les immobilisations
acquises en l'état devront être appliquées.
Un planning de réception des immobilisations doit
être périodiquement établi par le Responsable de Service
des Achats de l'entreprise. Ce planning comprend les données
suivantes :
Ø date et numéro du bon de commande ;
Ø désignation de l'immobilisation ;
Ø prix d'acquisition ;
Ø la date prévue de réception.
Ce planning sera transmis mensuellement à la Direction
Générale et Service Comptable de l'entreprise.
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