I.2 Au niveau des encaissements
La plupart des encaissements se font
espèces. Le principe est le même que celui des
décaissements. Les recettes de la caisse ne doivent pas être
affectées directement au règlement des dépenses. Comme
mentionné plus haut, ce principe est suivi au niveau de l'hôpital
protestant de Mbouo.
Cette situation permet un contrôle plus efficace des
recettes. les recettes de la journée sont déposé le
même jour dans l'après-midi à la banque par le caissier
principal. En cas d'empêchement, la caissière auxiliaire effectue
le versement.
Pour chaque versement, la banque doit établir un
reçu et remettre un exemplaire au caissier. Le reçu pour
être fiable doit avoir les mentions suivantes :
Ø la date,
Ø le numéro du compte,
Ø le libellé et le montant
Ø la signature ;
Ø le cachet....
Apres chaque versement à la banque, la caissière
auxiliaire doit transmettre les originaux des reçus de versements au
cassier principal. Puis il et conserve les photocopies pour son
classement.
I.3 Protection et conservation des fonds
L'effectivité du dépôt rapide des
espèces en banque et l'observation des avoirs en caisse permettant
d'assurer la protection et la conservation des fonds.
I.3.1 Dépôt rapide des espèces en
banque
Le contrôle interne mis en place exige le versement
rapide en banque chaque jour. Une telle attitude permet de sécuriser les
recettes au quotidien. La personne chargée du dépôt est
obligée de le faire au quel cas sa responsabilité est
immédiatement engagée.
I.3.2 Tenue ct conservation des avoirs en caisse
Les fonds et les avoirs comprennent les espèces. Ils
sont collectés dans deux caisses placées sous la
responsabilité du caissier principal.
Les caissiers n'ont pas le droit de décaisser et ne
participent pas à l'approbation des justificatifs de règlement.
Pour toutes sorties de fonds, le caissier principal reçoit du
gestionnaire et médecin chef l'autorisation de la dépense.
I.4 Enregistrement comptable des opérations de
trésorerie
Il s'agit essentiellement de la séparation des
tâches, du contrôle des enregistrements et vérifications.
I.4.1 Séparation des tâches ct
supervision
Le caissier principal établit les journaux de
trésorerie et effectue les rapprochements bancaires. Le gestionnaire et
le comptable sont chargés de les vérifier et d'y apposer leur
visa.
Les rapprochements bancaires sont régulièrement
établis et que les soldes des comptes de banque sont
régulièrement rapprochés des montants apparaissant sur les
relèves bancaires afin de déterminer les erreurs
éventuellement commises par la banque ou par la l'hôpital.
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