Analyse du contrôle interne au sein d'une institution de microfinance

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III. 2.1.1 le personnel

L'objectif poursuivi dans ce point est de se rendre compte de personnes qui sont chargées d'exécuter et de superviser les mesures du contrôle interne au sein de Gala Letu.

Disons que par sa politique de décentralisation, les gestionnaires de Gala Letu ont responsabilisé leurs agents aux différents services suivant les activités organisées.

Ainsi, comme nous avons dit dans les pages précédentes, le Cerp Gala Letu, Agence de Goma est dirigée par un chef d'agence et fait rapport à la direction Générale qui, à sont prend des décisions utiles en cas de nécessités.

L'agence de Goma supervise trois bureaux de liaison dans la ville de Goma qui, gérés par les chefs de Bureaux de liaison, disposent le même dispositif de contrôle instauré à l'agence ; le chef d'agence supervise, par la suite, plusieurs services dont la comptabilité, le service de crédit, la trésorerie, les caisses et ect.

III. 2.1.1 Qualité et formation du personnel

L'agence de Goma, dispose de vingt six agents composé majoritairement de cadres universitaires selon la gérance, il s'agit de vingt deux cadres universitaires et quatre diplômés d'Etat.

S'agissant de la formation, l'Agence étant membre du Réseau des acteurs des Micro-finance, il se veut chaque année d'envoyer ses agents en formation suivant le besoin de l'heur. Ce réseau lui permet en outre, de partager certaines informations (comme une centrale des risques) sur une certaine catégorie de la clientèle du secteur

Ainsi, la politique envisagé par les dirigeants notamment en matière de formation de son personnel d'une part et du partage d'informations restent des mesures réelles du contrôle et préventives des risques éventuels aux quels sont exposés les IMF. Notons aussi qu'il s'agit de l'une des forces de cette IMF, car tout système de contrôle interne efficace repose aussi sur la qualité de son personnel

III.2.2 Mécanismes du Contrôle Interne de l'épargne

Source de financement des crédits, l'épargne acompagne la mise en route d'un autofinance de certaines communautés dans les pays en voi de developpement ; le crédit devant appuyer le facteur « developpement » et l'épargne devanat accentuer le facteur « auto »^23(*).

Les organisations qui offrent les services d'épargne volontaire sont particulièrement vulnérables à la fraude. Ceci est partiellement dû aux volumes élevés des transactions et

aussi à cause des montants et des fréquences imprévisibles. Avec les remboursements des crédits, l'organisation connaît combien et quand sont attendus.

Donc si les montants ou dates sont différents de ceux attendus, on peut faire une investigation. Les épargnes n'ont pas le même signal d'avertissement. Mais il est absolument critique de réduire la potentialité de fraude d'épargne parce que cela pourrait affaiblir la confiance du client dans l'institution bancaire.

Comme mesure de contrôle contre la fraude d'épargne, les clients doivent recevoir un état d'épargne (livrets de dépôt) qu'ils doivent garder précieusement. L'IMF devrait avoir une

carte de signature et une copie de pièce d'identification du client. La signature sur le bordereau de décaissement/dépôt doit être pareil dans son livret d'épargne ainsi que l'état de

comptabilité de l'organisation. Une révision minutieuse des décaissements importants est recommandée.

Comme signalé précédemment, le CERP GALA LETU collecte l'épargne publique auprès de ses clients (membres), lesquelles sont en suite recycler en crédit suivant un coefficient dit d'engagement, d'une part et une partie au retrait éventuel sur épargne des clients.

Pour bien s'assurer de l'effectivité de toutes les opérations effectuées sur tout mouvement de Dépôt ou de retrait sur épargne, un dispositif de contrôle interne a été mis sur pied et illustré par les procédures ci-dessous  :

- à l'ouverture d'un compte, chaque client se voit attribuer une fiche et un carnet(livret) d'épargne au service de VISA ; reprenant respectivement un numéro de compte, l'identité complète du client et une photo ;

- la fiche d'épargne gardée dans l'IMF est signée par le client et le livret d'épargne à la disposition du client est signé à la Gérance ;

- les rubriques pouvant enregistrer toute opération sont les mêmes sur la fiche d'épargne que dans le livret ;

- pour toute opération de dépôt sur épargne, le CERP Gala Letu a engagé une caissière et une autre pour tout retrait au compte ;

- chacune d'elle tient respectivement : un bordereau et un journal des mouvements effectués ;

- au dépôt comme au retrait, toute opération doit être reprise sur la fiche d'épargne, livret d'épargne et dans le journal des mouvements

- le client reçoit en sus de son livret d'épargne un bordereau de dépôt et/ou de retrait contresigné par le client et la caissière

- à la cloture toutes les pièces sont vérifiées à la comptabilité et une clôture est faite aussitôt à la trésorerie.

En se référant aux principes fondamentaux du contrôle interne vus précédemment, nous constatons que, s'agissant des mécanismes d'encaissement et décaissement, l'IMF en étude ne s'écarte pas de la logique théorique, ce qui nous amène à apprécier positivement son dispositif et dire qu'il inspire confiance et minimise les risques éventuels en matière de la collecte de l'épargne publique.

* ²³ Fernand VINCENT, Financer autrement, V2, Gèneve, 1994, P226