III.
Suggestions
1. Elaboration d'un plan
d'action
L'utilisation des meilleures ressources de gestion
financière est inefficace sans la formulation d'un plan d'action pour
l'entreprise. Les données financières doivent clairement encadrer
les plans d'expansion, les initiatives de marketing et les projets d'envergure.
En consultant ces informations sur une base mensuelle, trimestrielle et
annuelle, nous serons en mesure d'évaluer la réalité par
rapport aux objectifs financiers de l'entreprise.
De plus, ce niveau de planification et de vision nous aidera
à établir des budgets réalistes pour chaque aspect de
l'entreprise. En comparant les rendements de nos différentes
dépenses, il devient facile de cerner des initiatives de
réduction des coûts. Par exemple, si une campagne de
publicité imprimée est plus dispendieuse qu'une campagne de
référencement et que de surcroît, elle génère
moins de clients, il est judicieux d'éliminer cette dépense.
L'utilisation d'informations précises pour guider les décisions
de dépenses nous assure une meilleure sécurité
financière.
Le plan d'action se fait en six étapes:
Figure
5 :Représentation cyclique des 6 étapes de
l'élaboration d'un plan d'action
Source :Wikipédia
Ø Première étape :
définir les objectifs du plan
Avant de débuter la réalisation du plan
d'action, il est judicieux de commencer par rappeler le contexte dans lequel ce
dernier s'inscrit et les objectifs auxquels il entend répondre. Non
seulement cela lui donnera du sens, mais cela permettra aussi au gestionnaire
et aux équipes chargées de le mettre en oeuvre de ne pas perdre
de vue la finalité des tâches qu'ils vont devoir
réaliser.
Ø Deuxième étape : lister
les différentes actions
Évidemment, il n'y a pas de plan d'action sans actions.
Soigneusement sélectionnées en amont, ces différentes
mesures peuvent faire l'objet d'un classement par priorité.
L'intérêt étant de mettre en avant les actions les plus
urgentes ou celles qui concourent le plus à atteindre l'objectif
visé.
Ø Troisièmeétape :
déterminer les personnes impliquées
Chaque action doit obligatoirement être
supervisée par un responsable. Il convient évidemment de
privilégier un collaborateur qui possède les compétences
nécessaires pour cette mission. C'est lui qui va notamment s'assurer de
sa bonne mise en oeuvre, dans le respect des conditions préalablement
définies.
Ø Quatrième étape :
détailler la mise en oeuvre des actions
Cette étape se focalise sur le « comment »
des actions, c'est-à-dire sur les moyens utilisés (humains comme
matériels) et le budget alloué pour leur concrétisation.
En se référant à ces informations, le gestionnaire du plan
d'action peut ainsi veiller à ce que la poursuite de l'objectif
n'outrepasse pas les ressources initialement prévues.
Ø Cinquième étape : fixer la
période de réalisation
Alors que certaines actions sont associées à une
échéance bien précise, d'autres sont soumises à une
certaine récursivité (1 fois par mois, deux fois par
trimestre...). Il est donc nécessaire d'indiquer cette fréquence
afin que la ou les personnes en charge de l'exécution de la tâche
en question ne fassent pas l'impasse sur une itération, au risque de
compromettre la mission.
Ø Sixième étape : ajouter
des critères de réussite
Définir des critères de réussite, c'est
s'assurer que le résultat de l'action est bien conforme aux intentions
de départ. Si le résultat attendu est relié à une
valeur précise, il peut être judicieux d'indiquer également
une valeur de départ afin d'avoir un point de comparaison.
Par exemple, si l'une des actions à mener consiste
à réduire de moitié le nombre d'impressions
effectuées dans un service chaque mois afin de diminuer les
dépenses globales, son critère de réussite peut tout
simplement correspondre à la valeur initiale divisée par deux.
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