Etude et mise en place d'un outil de classification de documents

CHAPITRE III : ÉTUDE DE L'EXISTANT

Dans cette section, nous étudions l'existant de notre projet.

I. PRÉSENTATION DE L'EXISTANT

1. PROCESSUS DE PRISE EN COMPTE DES REQUÊTES

DITECH ne dispose pas d'une application de gestion électronique des documents et courriers mais un secrétariat qui gère les documents et courriers. Le suivi des tâches liées au traitement d'un document ou courrier s'effectue à l'aide d'un registre.

En effet lorsqu'un client nous envoie un document, il l'envoie soit par mail ou au secrétariat directement. Le secrétariat procède à l'enregistrement de celle-ci dans un cahier en récupérant les informations suivantes :

· l'objet du document ou courrier;

· le nom de l'expéditeur ;

· la tâche associée ;

· une référence attribuée .

Une fois l'enregistrement des informations liée à la requête terminée, le secrétariat fait une

copie du document en envoyant la copie au niveau du service archive pour la conservation et l'originale pour le traitement des tâches. Après le traitement des tâches, il envoie une copie du document traité au niveau du service archive qui sera lié au document de départ.

2. ANALYSE ET CRITIQUE DE L'EXISTANT

Après la présentation de l'existant, nous constatons certaines limites, qui sont :

· l'écrit répété des mêmes données ;

· classification manuelle des documents ;

· difficulté de suivre l'avancé des tâches ;

· absence d'une base de données d'où le manque de cohérence des données en temps réel.

II. PROPOSITION DE SOLUTION

Au regarde des différentes insuffisances notre application de gestion électroniques des documents doit implémenter un ensemble de fonctionnalités :

PROJET DE FIN DE CYCLE MASTER 2

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1. INTERFACE UTILISATEUR Notre solution doit permettre :

· l'enregistrement des services de l'entreprise ;

· l'enregistrement des personnels ;

· l'enregistrement des courriers ;

· l'enregistrement des tâches associées aux documents ;

· l'enregistrement des documents ;

· de recevoir les notifications concernant les nouvelles tâches et temps restant pour une tache.

2. CLASSIFICATION

Dans cette partie, notre solution devra permettre :

· la classification automatique des documents par une ressemblance ;

· la prédiction de la classe d'appartenance d'un document.

3. MONITORING ET REPORTING

Dans un souci de qualité du service et décisionnel grâce à des tableaux de bord, les exigences suivantes seront souhaitables :

· le nombre de tache à effectuer ;

· le nombre de tache restant ;

· le nombre de jour pour les tâches restant.