I.2. DELIMITATION DU PERIMETRE D'ETUDE
Notre choix s'est porté au bureau de division
technique, un lieu que nous avons jugé important, un carrefour où
toutes les informations liées au stage passent. C'est au sein de ce
bureau que s'est limité notre recherche pour l'accomplissement du
présent travail.
1. ORGANIGRAMME DU DOMAINE ÉTUDIÉ
Division technique
Adjoint technique
Secrétariat
Description des postes
Division technique : c'est un poste qui joue le rôle de la
répartition des tâches de production entre les membres.
Adjoint technique : c'est un poste qui s'occupe de la
coordination et l'encadrement d'un groupe d'agents.
Secrétariat : c'est un poste qui s'occupe de tâches
administratives et qui veille à son bon fonctionnement matériel,
administratif et juridique.
SOURCE : Bureau de Division technique DATE : le 26/12/2019
[12]
2. CIRCULATION DE L'INFORMATION
A l'arrivée du candidat, il se présente au
secrétariat et dépose sa fiche d'affectation du stage. Le
secrétariat vérifie si toutes les informations exigées
sont exactes. Dans l'affirmatif, il enregistre les informations dans un
registre et transmet la fiche d'affectation au bureau d'Adjoint technique qui
approuve et remet au secrétariat. Ensuite, le secrétariat remet
au stagiaire une copie de cette fiche et transmet l'originale au
département concerné. Ce dernier valide le stage et informe le
candidat.
3. ANALYSE DES LOTS D'INFORMATIONS
A. ETUDE DES DOCUMENTS
Un document est un support sur lequel on peut conserver des
informations dans une organisation ou dans un domaine d'étude. Pour
notre étude, nous analyserons les différents documents que nous
avons trouvés, il s'agit de:
? La fiche d'affectation
? Le registre de réception des lettres
1. Fiche d'affectation : c'est une fiche qui
permet à l'entreprise d'avoir les informations ou identité
complète du stagiaire. Elle contient les éléments suivants
:
· Numéro stagiaire ;
· Nom du stagiaire;
· Post nom du stagiaire ;
· Prénom du stagiaire ;
· Genre du stagiaire;
· Téléphone du stagiaire ;
· Adresse du stagiaire ;
· Département du stagiaire ;
· Etablissement du stagiaire.
2. Registre de réception des lettres
: c'est un document qui permet à l'entreprise d'avoir les
informations complètes sur les modalités du stage. Il contient
les éléments suivants :
· Code stage ;
· Département concerné ;
· Téléphone département
· Duré du stage ;
[13]
? Date début du stage ;
? Date fin du stage ;
? Date d'édition ;
? Date réception ;
? Observation ;
B. INVENTAIRE DES RUBRIQUES
Une rubrique est une propriété non
décomposable, l'inventaire des rubriques se fait dans un tableau dont
les colonnes reprenant tous les documents utiliser dans l'organisation et les
lignes reprenant toutes les rubriques.
L'inventaire des rubriques nous permet de faire le recrutement de
toutes les rubriques.
|
N°
|
DOCUMENTS RUBRIQUES
|
FICHE
D'AFFECTATION
|
REGISTRE DE
RECEPTION DES
LETTRES
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1
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Numéro stagiaire
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*
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2
|
Nom stagiaire
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*
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3
|
Post nom stagiaire
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*
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|
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4
|
Prénom stagiaire
|
*
|
|
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5
|
Genre stagiaire
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*
|
|
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6
|
Téléphone stagiaire
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*
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7
|
Adresse stagiaire
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*
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8
|
Département stagiaire
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*
|
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9
|
Etablissement stagiaire
|
*
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10
|
Code du stage
|
|
*
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11
|
Département concerné
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|
*
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12
|
Téléphone département
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|
*
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13
|
Duré su stage
|
|
*
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14
|
Date début
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|
*
|
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15
|
Date fin
|
|
*
|
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16
|
Date édition
|
|
*
|
|
17
|
Date de réception
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|
*
|
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18
|
Observation
|
|
*
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[14]
| 
