Conception et réalisation d'un système d'information pour le suivi des commandes des pièces de rechange à Toyota Algérie SPA

2/ Etablissement des commandes

Le principe est de calculer d'abord ce qu'on appelle la « quantité suggérée » pour chaque référence, quantité qui résulte de l'application d'une formule contenant le résultat de la procédure précédente ainsi que d'autres paramètres. Ces quantités seront généralement transformées en quantités commandées sauf cas spécial ou écart inattendu.

3/ Vérification et envoi des commandes

Après avoir préparé la commande, le chef d'équipe la transmet au chef de département pour vérification et l'envoie au fournisseur après d'éventuelles modifications.

4/ Suivi des expéditions

Le but de cette procédure est de connaître à chaque moment l'état des livraisons correspondant à telle ou telle facture pour réaliser le suivi au niveau des compagnies de transport et de transit ainsi que la douane, et pour planifier les futures réceptions au niveau du magasin central.

5/ Comptabilité

Le chargé de suivi des expéditions est aussi tenu d'assurer le calcul du coût de revient pour chaque livraison afin de faciliter le travail du service comptabilité en incluant toutes les charges supportées à chaque étape de l'acheminement des marchandises.

6/ Réception des marchandises

Lors de l'approche d'un arrivage, le chargé du suivi des livraisons informe le service de réceptions pour que celui-ci puisse préparer et planifier les tâches à effectuer selon le volume attendu ainsi que les étiquettes de réception et les différents rapports. Une fois la marchandise déchargée, elle sera vérifiée et mise en stock en signalant les anomalies et en mettant à jours les quantités entreposées.

Étude de l'existant Étude des procédures

29

Liste des documents étudiés :

- Back Order (Avant et après modification)

- POSS (Avant et après modification)

- Facture fournisseur TME (Avant et après modification)

R/A Code

-

-

Liste des prix TME (EPM)

- Rapport de clarification de commande (OCR)

- Suivi des commandes en attente (BO Follow up)

- Export BO clients

- Préparation de la commande

- Bon de commande

- Rapport de l'état des pièces reçues

- Suivi des factures TME

- Etat des factures

- Rapport de déchargement des marchandises

- Planification de réception

- Coût de revient

- Etiquette de réception

- Liste des nouveaux modèles

Étude de l'existant Présentation des documents

31

Présentation des principaux documents manipulés au CPD envoyés par le fournisseur TME :

1. Rapport de l'état des commandes (Parts Order Status Sheet ; POSS) : C'est un
document qui nous informe de la réception effective des commandes ainsi que des différents traitements relatifs aux pièces commandées. Exemples :

- Dans le cas d'un rejet d'une ligne commande, le POSS indique le code qui explique la

cause de ce rejet.

- Dans le cas d'un changement de référence d'un certain produit, le POSS nous informe
de ce changement en mentionnant la nouvelle référence à prendre en considération.

- Si un produit n'est pas disponible en stock chez le fournisseur, le POSS nous fait
savoir que la ligne commande correspondante sera en Back Order.

2. Facture fournisseur (Invoice INV) : Document qui, en plus d'informer des coûts
d'achat et de servir en comptabilité fournit des informations sur les produits facturés avant de les expédier ; Il inclut aussi quelques détails comme le numéro des caisses qui vont contenir chaque produit expédié, le temps approximatif de livraison, le poids, le volume...etc.

3. Rapport d'expédition (Shipment) : Contient des informations sur les containers, les
dates d'envoi et d'arrivée...etc.

4. Commandes ajournées (Back Order ; B/O) : Informe des pièces qui ne sont pas
disponibles en stock lors de la commande et donne un état estimatif du réapprovisionnement.

Etude de l'existant Diagramme de flux d'informations

32

Diagramme de flux d'informations du département INVENTORY

Nous allons à présent proposer un diagramme de flux d'informations du département concerné par notre étude et qui vise, d'une part, à visualiser les flux échangés entre différents acteurs du système et d'autre part l'établissement d'une liste des principaux documents circulant dans ce département.

Représentation graphique :

Etude de l'existant Diagramme de flux d'informations

(FIG. 04)

33

Liste des flux d'informations :

N° du flux	Description	Observation
1	Ventes, Back Orders et lost sales	A partir d'exports du SAGE
2	Back Orders des clients	A partir d'exports du SAGE
3	ICC Matrix (MIP pour chaque produit)
4	La commande (Daihatsu en particulier)
5	Demande de clarification de commande	Si la commande est jugée anormale
6	Rapport de clarification de commande (OCR)
7	Facture fournisseur (+POSS+BO)
8	Facture traitée
9	Suivi et état des factures et délais d'expédition
10	Demande de facture détaillée	Correspondant à l'expédition (à chaque réception imminente)
11	Facture détaillée
12	Rapport de l'état des pièces à la réception (PDR)	Si il y a écart à la réception
13	Rapport de l'état des pièces (SMR)
14	Suivi des backs orders (BOF)
15	Liste des prix (EPM)	Une fois par mois
16	Coût de revient + ETA	A chaque facturation
17	Etat et suivi des factures

Etude de l'existant Diagramme de flux d'informations

Diagramme de flux d'informations entre l'Inventory et le service de

réceptions :

(3)

(5)

INVENTORY
MANAGEMENT

SERVICE DES
RECEPTIONS

(1)

(3)

DFI N^°2

Représente les informations qui circulent entre l'Inventory

et le service des

réceptions

(FIG. 05)

34

Liste des flux d'informations :

N° du flux	Description	Observation
1	Suivi des factures et des délais d'expédition	Tous les documents sont des fichiers Excel partagés sur le réseau, mis à jours à chaque opération (donc il y a flux d'informations).
2	Etat des factures
3	Facture du fournisseur
4	Rapport de l'état des pièces reçues

Etude de l'existant Diagramme de circulation des informations

35

Le diagramme de circulation des informations (DCI):

Le diagramme de circulation des informations est un outil efficace pour cerner les différents processus d'une organisation et de visualiser plus clairement comment l'information circule dans une structure ou un service donné.

Il permet entres autres de :

- Détecter les données : Où sont-elles recueillies ? Où sont-elles traitées ? Qui a besoin de quelle information ? Où les informations sont-elles stockées ?

- Identifier les postes ou structures surchargés et mettre en évidence les goulots d'étranglement

- Observer les durées de vie et différents cycles par lesquels cheminent les différents documents

- Définir les principaux points de décision qui déterminent les chemins à emprunter.

Représentation graphique :

Etude de l'existant

Diagramme de circulation des informations

36

Temps

[CC MATRIX

Team leader

^Fournisseur (TMME)

Group leader

SuivE SHIPMENT

Service réceptions

/ Exports

Jour 9

Préparation dela matrice ICC

Vérifier pieces are stock

r

r

n Substituts---

NHIPL

Y

Jour 2

ICC Matrix

Traitement

Oill.0K7/J/ Sao

Entrée en Systeme

Jour 3

Frepara ion de id commande

Commands

Verifier CM

V ;

I

Jour 4

Traitement commande

Mise à jour sygtrrne

V

mite cmd

Crier>.

·

aCg -

---I+ ti-- Remplir

Documents De réception + ETA

- '

--

OCR

Jour 5

Etdhl'r Facture

Traiter facture

ie

Mettre â Jour Le suivi des

factures-tiJ e

Etat factures

Facture + POSS + BO

-

w

Suivi comptable

Prgparer La réception

Mise €jour sj'stertle

cents

P€anification Pty

^ion

1 Rapp ^Il marchanelk dede

dr$

Jour 25

J,

Réception

I^,

PDR ~

Verifier

Pikes. Etiquette:

^4:441 Non i

SMR ~,---,

i

Oui

ff FOR +

Jour 30

Mise é jour Systeme

y

Entrée en stock

Etude de l'existant Lecture du DCI

37

LECTURE DU DCI

Á travers l'analyse du diagramme ci-dessus, on peut conclure que :

L'information naît principalement du système des ventes (SAGE). Les données sont recueillies par le préparateur ICC MATRIX ainsi que le préparateur de commandes pour être transformées en lignes commande quotidiennement. On remarque qu'en parallèle, le chef de département s'attèle à d'autres tâches tout en attendant la commande afin de la vérifier. Il s'occupe aussi des différents échanges avec le fournisseur et fournit à d'autres postes différentes informations telles les factures qui sont principalement traitées par l'équipe de la réception ainsi que le suivi des expéditions.

Ce dernier s'occupe d'autre part de la comptabilité avec le calcul des coûts de revient de chaque expédition, et des réclamations adressées au fournisseur lorsqu'il y a des erreurs dans les quantités livrées. L'équipe de la réception est le dernier maillon de la chaîne, le processus peut être décrit comme étant « linéaire » et sa durée moyenne varie entre 25 et 30 jours.

Les quantités en stock sont ensuite modifiées dans le système SAGE.

On remarque que les principaux documents utilisés sont la commande et la facture. Ce sont en effets des documents qui passent par pratiquement tous les postes et qui sont indispensables au bon déroulement du processus.

Enfin, il est à signaler que le processus ne connaît pas beaucoup de points de décisions, étant simple et répétitif, il revient à chaque poste de déterminer les quantités à traiter selon la situation du stock et des commandes clients.

Etude de l'existant Méthodes de transmission des commandes

Méthodes de transmissions des commandes :

Les différentes méthodes pour passer une commande à un fournisseur TMC sont :

1. Toyota Network System Overseas (TNS-O) : C'est une méthode de transmission de

données qui utilise une ligne spécialisée entre le fournisseur et le distributeur. Les commandes sont envoyées directement vers le fournisseur où elles sont automatiquement traitées par le système de TMC. Celui-ci envoie par la suite la facture et les différents documents associés par la même voie. En utilisant ce type de transmission, on réduit le temps de traitement des commandes au niveau du fournisseur ainsi que les éventuels erreurs dus aux procédures manuelles. Cela implique entre autres la réduction du temps de livraison.

FIG. 07: Toyota Network System Overseas
(TNS-O)

Opérations

1. Prise des commandes		2. Traitement des commandes
3. à 6. Envoi du POSS Envoi du B/O Envoi de la facture Envoi du rapport d'expédition

38

2. EDI (Electronic Data Interchange) : Ou échange de données informatisé ; Est un

système de communication par satellite fourni et contrôlé par la GENERAL ELECTRIC. La différence entre cette méthode et celle citée précédemment est que l'EDI est un réseau qui propose plus de fonctionnalités tel l'échange de fichiers volumineux ou d'e-mails.

FIG. 08 : EDI. Echange de Données
Informatisé

Etude de l'existant Types de commandes

39

Les différents types de commandes :

Les commandes sont regroupées en différentes catégories ; chaque catégorie contient plusieurs types de commandes. Les principales catégories sont :

a- Réapprovisionnement de stock : C'est les commandes journalières « normales » qui
suivent la logique du SELL ONE BUY ONE (vendre un / acheter un) pour éviter un stock important pour un produit donné. Les quantités ne doivent pas dépasser un certain intervalle qui dépend toujours de la demande actuelle et de celle du mois précédent. La quantité commandée est toujours vérifiée par le fournisseur et celui-ci envoie une demande de confirmation en cas de quantités anormalement élevées afin d'éviter des erreurs de frappe ou de calcul.

b- Commandes spéciales : C'est des commandes en quantités irrégulières passées pour
satisfaire un cas spécial (promotion, commande du gouvernement...etc.) ; Elles concernent aussi les commandes dont le montant est trop élevé.

c- Vehicle Off Road (VOR) : C'est également une commande spéciale mais qui est
considéré comme plus urgente. Destinée généralement à l'atelier pour réparation d'un véhicule, cette commande est traitée différemment au niveau du fournisseur ; En effet, les pièces qui apparaissent en VOR sont disposées dans une même caisse séparément des autres pièces pour éviter une perte de temps à rechercher ces pièces à la réception ; Cela est fait directement à l'usine de fabrication en cas de rupture de stock du fournisseur. Cette commande est expédiée par avion (sauf si le volume ou le poids ne le permet pas), alors que pour les catégories précédentes, les livraisons se font par avion ou bateau, cela dépend de l'urgence de la commande ainsi que d'autres paramètres comme le volume.

Les types de commandes sont quand à eux plus importants pour le fournisseur, parce qu'ils déterminent la raison d'une demande et lui permettent aussi de répondre de la façon la mieux appropriée à cette demande.

Dans certains cas, la commande doit être accompagnée d'un E-mail notifiant que c'est une demande spéciale.

Un autre type de document peut être reçu de la part du fournisseur à la demande, c'est la facture proforma. Mais ceci ne concerne pas Toyota Algérie qui reçoit la liste de tous les prix mis à jour mensuellement.

Dans le cas d'une commande d'un nouveau modèle, il faut le spécifier dans le type de commande (Nouveau modèle au lieu de Réapprovisionnement).

Etude de l'existant Diagramme d'activité

40

Diagramme d'activité :

Avant de passer à une étape ultérieure, et dans le but de mettre en avant les activités du département Inventory, nous nous proposons d'établir un diagramme d'activité qui résume et schématise de manière claire et précise le déroulement du processus étudié et permet aussi de garder une certaine vision des principales procédures suivies.

Représentation graphique :

Etude de l'existant

Diagramme d'activité

ICC matrix I Team leader

Fournisseur (TMME)

Group leader

Suivi Shipment

Service réceptions

Calcul de la matrice ICC

Matrice

Etablie

Etablir la command

I

Commande

Passée

Traiter commande

Facture Envoyee

Traitement facture

V

: Dossier expédition

:SMR

Traitée

Facture

Suivre l'expédition

V

: Suivi factures

= Mis à jour

Etablir SMR

:PDR

Réception marchandise

41

Diagramme d'activité

Représente les procédures
utilisées au sein de l'Inventory.

Etude de l'existant Analyse critique

42

Evaluation du système actuel : (Diagnostic)

Analyse critique :

A travers l'étude détaillée des documents manipulés, des postes de travail ainsi que des procédures au niveau du département de l'Inventory, il nous a semblé utile de mentionner quelques anomalies afin d'y remédier lors de l'étape de conception.

Critique des documents :

- La liste des prix (EPM) contient des informations qui ne sont jamais utilisées telles: R/A code, Product code, Price class (à ne pas confondre avec le prix unitaire qui est le Sales Price) LEXUS ID, Tariff Code, PartACC Code.

- Le bon de commande n'est pas valorisé ; Il ne contient ni les prix unitaires des pièces commandées, ni le total de la commande. Nous n'avons donc aucune idée sur la valeur de la marchandise commandée.

- Dans le document planification de réception, le champ « Volume » désigne en vérité le nombre de pièces, ce qui prête à confusion.

- Les deux documents SMR et PDR représentent la même chose du point de vue « contenu », la seule différence est que le premier document cité est envoyé au fournisseur alors que le deuxième est archivé.

- Les étiquettes des pièces à recevoir sont imprimées avant les réceptions en mentionnant la quantité reçue comme étant égale à la quantité commandée, et ce n'est qu'après vérification que la quantité reçue est modifiée en cas d'erreur.

- Notons aussi qu'un même document circule entre les employés en étant copiés, et donc chaque document existe en minimum 05 copies.

Tout cela peut provoquer une perte de temps et d'information conséquente, ainsi qu'une difficulté à retrouver la dernière version mise à jour d'un document donné.

Critique des postes de travail :

Group Leader : Le chef de département comme nous l'avions mentionné précédemment répartit les tâches entre les différents employés et assure la coordination. D'autre part, il s'occupe de la vérification des quelques 500 lignes commande et 350 lignes facture en moyenne au quotidien, ainsi que la saisie des nouveaux modèles, de la clarification des commandes si nécessaire (OCR), du suivi des commandes spéciales...etc. En ne prenant en compte que la vérification des lignes commande et facture, et en supposant que la vérification « effective » d'une seule ligne se fait en 30 secondes, cela demanderait pour les 850 lignes plus de 7 heures. Bien évidemment cela est impossible et démontre que le chef de département passe à coté de plusieurs erreurs, mais surtout que ce poste est surchargé de tâches qui pourraient être attribuées à d'autres employés ou bien être automatisées.

Suivi expéditions : Le chargé du suivi des expéditions est aussi soumis à une charge de travail conséquente en considérant qu'il traite en moyenne 03 expéditions par semaine, qu'une expédition peut contenir deux à trois factures (environ 700 lignes facture) et que pour chaque expédition il est tenu de connaître le tracé à tout moment, de faire le point avec le

Etude de l'existant Analyse critique

43

fournisseur, les compagnies de transport et de transit, des douanes et de renseigner l'équipe de la réception. Il se doit aussi de calculer pour chaque livraison les coûts de revient et établir le document de réclamation (PDR) en cas d'erreurs lors des livraisons et de l'envoyer au fournisseur.

- Lors de l'étude, on ne se souciait que de la pièce de rechange et non de l'accessoire

qui est considéré comme un département à part, mais quelques postes de l'Inventory s'occupent quand même de quelques tâches relatives à l'accessoire, une dissociation totale serait donc bénéfique pour la bonne gestion de la pièce de rechange.

Critique des procédures de travail :

Les principales remarques concernant les procédures de travail à l'Inventory de Toyota Algérie sont :

Réception :

- Les différences qui peuvent apparaître lors d'une réception ne sont pas mentionnées en temps réel sur le système et peuvent être négligées par la suite.

- L'échange de document entre l'équipe de la réception et l'équipe de l'Inventory se fait manuellement, ces allers-retours des gens de la réception entraînent une gêne pour les deux équipes et une perte de temps considérable (un aller retour coute 10 minutes en moyenne).

Inventory :

- Absence de la vérification des prix mentionnés sur les factures reçues.

- La saisie des factures des autres fournisseurs (hors TME) effectuée en raison de l'absence d'application qui permettrait d'importer directement les factures dans le système occasionne la perte d'une (01) journée entière par un des employés affecté à la cette tâche

- Toutes les données manipulées ne sont pas sécurisées, qu'il s'agisse de leur stockage (Ordinateurs accessibles par tous et exposés aux dangers tels les vols), de l'accès à ces données (non protégé) ou des moyens utilisés pour les échanges (Serveur de messagerie et intranet exposés aux attaques et aux virus).

Projection des besoins futurs :

- Avec l'introduction imminente de nouveaux véhicules TOYOTA sur le marché (AURIS, RAV4...etc.), le département de la pièce de rechange devra s'attendre à l'augmentation du volume de travail de plus de 15% et passer d'une commande quotidiennement à deux voir trois commandes.

- L'arrivée de l'ERP ORACLE créera certainement le besoin d'autres services à consulter les données relatives aux commandes de pièces de rechange qui seront centralisées au niveau du serveur de données.

- L'ouverture prochaine de deux nouvelles succursales à HASSI MESSAOUD et DAR EL BEIDA augmentera le volume des commandes de pièces d'au moins 20%.

Etude de l'existant Conclusion

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