L'audit interne : une necessité dans la gestion d'une entreprise d'exploitation agro industrielle: cas de l'ESCO-Kivu SPRL

Chapitre Deuxième

LA NECESSITE DE L'AUDIT INTERNE DANS LA GESTION DE

L'ESCO-Kivu s.p.r.l.

Avant d'approfondir nos analyses sur le fonctionnement de l'entreprise ESCO-Kivu s.p.r.l, (dans son aspect de l'audit interne), constituant l'objet de notre investigation, faisons d'abord une brève description organisationnelle.

II.1. DE LA CREATION ET DU FONCTIONNEMENT ORGANISATIONNEL

DE LA SOCIETE ESCO-Kivu s.p.r.l 38(*)

II.1.1. Historique de la société ESCO-Kivu s.p.r.l.

La société Edmond Schlüter & compagnie Kivu s.p.r.l. "ESCO-Kivu s.p.r.l.", est une entreprise à caractère agro industriel et commercial dotée de la personnalité juridique. Elle fut installée en République Démocratique du Congo en date du 30 Juin 1970 et enregistrée à l'Office National de Kinshasa sous le numéro 15.662, folios 131 à 141, volume CLX sous le nom de « Edmond Schlüter Congo ».

L'entreprise ESCO-Kivu s.p.r.l. a successivement modifié ses statuts à travers les actes authentiques ci-après :

- En 1971, l'acte publié au journal officiel, deuxième partie 173 page 1046, portant sur le changement de la dénomination, de « EDMOND SCHLÜTER CONGO » à  « EDMOND SCHLÜTER Zaïre ».

- En date du 28 Novembre 1977, ses statuts furent modifiés pour la deuxième fois par l'acte enregistré à l'Office Nationale de Kinshasa sous le numéro 36.257, volume CDXX, folios 174 à 176. Et la dénomination changea de « EDMOND SCHLÜTER Zaïre » à « EDMOND SCHLÜTER et compagnie au Zaïre ».

- Plus tard en 1997, la société « ESCO- Zaïre », modifie ses statues pour la troisième fois et devient l'actuelle « ESCO-Kivu s.p.r.l. ». Et au même moment son siège quitta Kinshasa pour Goma, chef lieu de la province du Nord-Kivu, en l'Est de la République Démocratique du Congo.

Son capital social a été modifié soit augmenté à diverse reprises, la dernière en date étant, celle du 05 Décembre 1997, lors de la réunion extraordinaire de son assemblée générale des associés tenus à Kinshasa.

Actuellement, la société ESCO-Kivu s.p.r.l. semble concentrer ses actualités en province du Nord-Kivu, (comme d'ailleurs son nom l'indique). Et se spécialise dans l'achat, l'exploitation et l'exportation des produits agricoles notamment : le cacao, le quinquina, la vanille, la rauwolfia, les graines de papaye, le café, le piment,...

En ville de Butembo, cette société se situe au numéro 114 de la cellule M .G .L, Commune Vulamba, dans le Nord-Kivu, l'une des provinces de l'Est de la République Démocratique du Congo, où est même situé son siège social.

II.1.2. Objet de la société ESCO-Kivu s.p.r.l.

La société ESCO-Kivu s.p.r.l. s'est dotée des immeubles, des plantations, des matériels roulants, bref de tous ce qu'elle a, en vue de s'assurer non seulement d'une bonne exploitation, mais aussi de l'achat, le traitement et de la vente (exportation) de tous les produits agricoles et principalement ceux, énumérés dans les lignes précédentes.

Dans le cadre de ses activités, elle est autorisée à faire des transactions (en République Démocratique du Congo, comme à l'étranger), commerciales, financières, agricoles,... se rapportant directement ou indirectement à l'objet tel que définie ci-dessus.

En tant que personne morale, elle peut avoir des participations dans d'autres sociétés ou entreprises créées, prêter ou emprunter des fonds en vue de la bonne marche de ses affaires.

En un mot, la société ESCO-Kivu s.p.r.l, est une entreprise privée en responsabilité, limitée, dotée d'une personnalité juridique qui a pour objet : l'achat, l'exploitation et la vente (exportation) des produits agricoles.

II.1.3. Les ressources de la société ESCO-Kivu s.p.r.l.

Les ressources de la société ESCO-Kivu s.p.r.l. sont constituées des parts sociales des associées : capital social de la société. Toutes les parts sociales ont été entièrement libérées en numéraire et ont été mise à la disposition de la société en vu de permettre une exploitation efficace. La société ESCO-Kivu s.p.r.l. met à la disposition de son personnel tous les moyens nécessaires pour améliorer la qualité du travail fourni.

Les principales activités exercées, se rapportent essentiellement, à l'achat, la transformation élémentaire et l'exploitation des produits agricoles. Ces activités sont exercées au Nord-Kivu, en territoires de Beni, Lubero et une moindre part en territoire de Mambasa et d'Irumu en province Orientale.

Dans sa culture, toutes les parts confèrent un droit égal chacune dans la répartition des bénéfices et de tout produit d'exploitation.

Et comme elles sont indivisibles, les copropriétaires, les usufruitiers, les créanciers, les gagistes doivent se faire représenter vis-à-vis de la société par une seule personne, faute de quoi, l'assemblée se réserve le droit de suspendre toute jouissance des droits afférant à ces parts.

II.1.4. Le patrimoine de la société ESCO-Kivu s.p.r.l.

Le patrimoine de la société ESCO-Kivu s.p.r.l. est constitué de tous les biens, droits et obligations qui lui sont reconnus. L'ESCO possède donc :

A l'actif : les valeurs immobilisées, (incorporelles et corporelles), circulantes, (d'exploitations, réalisables et disponibles).

Au passif : les capitaux propres, les dettes à long et moyen terme et les exigibles à court terme, les éventuelles subventions et provisions.

II.1.5. Structure organisationnelle de la société ESCO-Kivu s.p.r.l

Du point de vu structurel l'ESCO-Kivu s.p.r.l. est composé des quelques organes qui lui permettent d'assurer son fonctionnement normal. Ceux-ci travaillent en interrelation hiérarchique comme nous pouvons le constater sur l'organigramme ci-dessus :

Direction générale

Organigramme structurel de l'entreprise ESCO-Kivu s.p.r.l

Inspection Générale

Gérance

Audit interne

Administrateurs

Départ. Technique

Coordinateurs

Journaliers

Journaliers

Journaliers

Dépôt

Mécaniciens

Chauffeurs

Dépôt Papaïne

Dépôt Cacao

Dépôt Vanille

Caisses

Dépôts

Comptabilités

Secrétariat

Départ. Achats

Logistique

Départ. Agricoles

Direction des exportation

Dépôt Quinquina

Journaliers

Planteurs

Encadreurs

Chargés de conditionnement

Respo. des stations

Agronomes

Officier de doc.

Chef du personnel

Source : Statuts de la société ESCO-Kivu s.p.r.l

Dans la suite de cette partie, nous essayons ici de présenter quelques unes des attributions ; dont dispose chacun de ces organes, en référence des textes légaux de ladite société :

II.1.5.1. La Direction générale

Les attributions de cet organe sont expressément définies dans un document dit « Job description » ou « description des tâches » du directeur générale.

- La première et principale de ses tâches est de pouvoir contrôler les branches de la société ESCO partout ou elles se trouvent ;

- Il centralise les rapports financiers des branches et ne pourra prendre des décisions que sur base des données recueillies au niveau de la base ;

- Pour définir sa politique, il doit tenir compte des finalités attendues par les actionnaires à travers l'assemblée générale.

Tout en reconnaissant l'existence de plusieurs autres tâches lui assignées, hormis ceux-ci, nous rappelons en passant que notre travail s'intéresse à la première de ces tâches.

II.1.5.2. L'Inspection générale

Parmi les tâches lui reconnues, l'inspection générale s'occupe de :

- La surveillance des activités quotidiennes de la société ESCO-Kivu s.p.r.l;

- Il reçoit du gérant, les rapports de chaque jour dans le but de pilotage des projets agricoles de l'entreprise ;

- Il prend connaissance de la réalité du terrain sans ou après s'être déplacer à travers différents documents et correspondances lui transmis, (procès verbaux des réunions tenues, rapports hebdomadaires,...).

II.1.5.3. La Gérance

Le préposé à la gérance (le gérant) est nommé, le cas échéant, révoqué de ses fonctions par la direction générale. Cette dernière définie les modalités : de son engagement, de son licenciement, fixe les avantages lui accordés, sa rémunération,...

Dans ses attributions le gérant s'occupe :

- De la supervision du système de contrôle interne au niveau des branches d'activités ;

- De l'autorisation des dépenses engagées ;

- De la gestion des comptes bancaires ;

- De l'affectation des ressources et du personnel pour une bonne marche des activités ;

- D'harmoniser les relations entre services,

- D'assurer des bonnes relations avec l'extérieur ;

- De la réception des rapports des administrateurs des branches, départements,...

II.1.5.4. L'Audit interne

Dans ces attributions le service d'Audit interne s'occupe :

- De la programmation des missions d'audit et contrôle,

- De la vérification et de la certification des opérations d'exploitation, d'achat, d'exportation des matières premières ;

- D'évaluer les divers systèmes de contrôle,

- De l'établissement des conclusions et rapports de leurs missions, etc.

II.1.5.5. L'Administration

Il est l'organe qui s'assure de l'application des normes et de la bonne marche des services administratifs (caisse, comptabilité, secrétariat et service du personnel), conformément aux directives prévues et à la culture au sein de la société ESCO-Kivu s.p.r.l.

L'Administration au sein de l'ESCO-Kivu, s'occupe du :

- Développement des activités au niveau local et du respect des procédures régissant la société ESCO-Kivu s.p.r.l ;

- Recrutement des nouveaux agents ou travailleurs au niveau de la branche ;

- Classement des documents et correspondances ;

- Défini les attributions au personnel ;

- Garder et mettre à jour les dossiers des agents ;

- Evaluer la performance des agents ;

- Accompagner le chef des projets dans leurs exécutions ;

- Mettre à jour les listes de présence et feuille de paie pour faciliter la passation des écritures comptables à la fin de chaque mois ;

- Assister au conseil de discipline avec les chefs des projets et les coordonnateurs des projets ;

- Fournir des conseils techniques aux chefs de différents services et autres travailleurs ; etc.

II.1.5.6. La coordination

Cet organe s'occupe essentiellement des activités qui nécessitent une spécialité et une connaissance en techniques agricoles. Il est composé du département agricole et du département des achats.

v Le département agricole

Ce département est constitué des :

o Agronomes

Ces ingénieurs s'occupent de :

- La supervision des activités des encadreurs ;

- Approuvent et mobilisent les planteurs en les informant et en les formant en matières techniques agricoles appropriées ;

- L'entretien des plantations appartenant à l'entreprise.

o Encadreurs

Ceux-ci sont agents de l'entreprise ESCO-Kivu s.p.r.l, choisis parmi les planteurs. Ils s'occupent de :

- L'enregistrement et de la sensibilisation des planteurs ;

- Tenir les fiches et les cartes des planteurs pour mieux surveiller les distributions des plantules ;

- Guider les planteurs à appliquer les normes de l'agriculture pour améliorer leurs champs.

o Planteurs

Ce sont des personnes physiques ou morales disposant des champs dont la superficie varie entre 1 et 30 hectares.

Généralement, ces planteurs sont dispersés à travers les territoires de Beni et Lubero. Seul le secteur de Watalinga dispose des champs un peu rapprochés.

La société ESCO-Kivu s.p.r.l collabore avec des coopératives de planteurs opérant dans différents milieux ruraux.

Vu leurs rendements la société a décidée d'en créer d'autres à sa propre initiative. Ces organisations servent ainsi de groupe de contact ou de réseau de formation entre les planteurs.

A l'intérieur, ceux-ci disposent des organigrammes structurés, proposés par l'ESCO-Kivu s.p.r.l.

A côté de ces deux catégories de planteurs, l'ESCO-Kivu s.p.r.l travaille de même avec d'autres planteurs encadrés par l'Office National de Café (ONC) et d'autres organisations non gouvernementales tant nationales qu'internationales.

o Responsables des stations

- Ces responsables s'assurent de la qualité des produits achetés ;

- S'occupent de la maturité biologique des produits agricoles ;

- S'occupent de la propreté des dépôts pour éviter les éventuelles contaminations et destructions des matières stockées ;

- Signent les bordereaux des produits achetés, reçus ou expédiés.

o Chargés de conditionnement

Ces agents s'assurent du respect des normes et procédures d'expédition des matières ou produits achetés et exploités.

v Le département des achats

Cet organe s'occupe essentiellement des achats des produits agro industriels au sein de l'entreprise ESCO-Kivu s.p.r.l. Il doit donc, effectuer des négociations au prêt des particuliers pour avoir des meilleurs produits en qualité, en prix et en quantité voulue.

II.1.5.6. Le département technique

Ce département est composée des :

v La direction des exportations

Comme son nom l'indique, cette direction s'occupe :

- De la réception des diverses demandes des acheteurs surtout étrangers,

- D'effectuer des démarches nécessaires pour l'expédition de lots des produits demandées par l'acheteur,...

Bref, disons qu'elle coordonne toutes les activités relatives aux exportations.

v La logistique

Généralement la logistique a dans ces attributions :

- Répondre aux divers besoins matériels des services,

- Contrôler l'utilisation rationnelle des ressources matérielles disponibles,

- Entretenir et réparer les pannes éventuelles,

- Gérer les divers stocks en dépôt (Carburants, Bâches, Sacs,...),

- Coordonner les divers mouvements des véhicules de l'entreprise, etc.

II.1.5.7. Impact socio-économique de l'entreprise ESCO-Kivu s.p.r.l

En vue d'apprécier son impact socio-économique et de dégager ses dimensions sociales, la société ESCO-Kivu s.p.r.l mène périodiquement une étude (diagnostique) auprès des agriculteurs ou planteurs visant à mettre en évidence sa performance face aux contraintes environnementales.

Cet étude permet de retenir les stratégies permettant d'améliorer le bien être des petits producteurs.

Ainsi, la société ESCO-Kivu s.p.r.l a adopté deux types de stratégies :

La première consiste à entretenir quelques plantations pilotes d'où elle tire les matières premières et la seconde consiste à l'encadrement des paysans dans la pratique de la culture surtout du cacao.

II.1.6. Conclusion partielle

Après avoir pris connaissance de la société ESCO-Kivu s.p.r.l. et de son fonctionnement, nous nous rendons compte de la complexité de sa gouvernance ; par conséquent de la nécessité d'avoir des dispositifs appropriés pour s'assurer du degré de maîtrise du contrôle des activités.

Considérant que l'audit interne est l'un des outils adaptés pour s'assurer de la bonne gestion et du degré de maîtrise du contrôle d'activités, nous apportons ici affirmation à la première hypothèse ; celle de l'existence du service d'audit interne au sein de l'ESCO-Kivu s.p.r.l. Ceci est très visible en observant l'organigramme ci-haut présenté et en vigueur au sein de la dite entreprise. Il est directement rattaché à la gérance et ne dépend que d'elle.

Il semble ainsi que ce rattachement hiérarchique du service d'audit interne est un déterminant non négligeable pour une bonne gouvernance de la part des dirigeants dans une entreprise.

* ³⁸ L. FATAKI, De l'exploitation à la commercialisation du cacao en ville de Beni et ses environs : cas de l'ESCO-Kivu agence de Beni, TFC inédit., G3 FASEG, ULPGL-Bbo, 2008-2009