Conception et réalisation d'une base de données pour la gestion des micro-crédits à impact visible

CHAPITRE III : ANALYSE PREALABLE

3.1. INTRODUCTION

Parmi les informations qui appartiennent au système d'information, certaines doivent et/ou peuvent faire l'objet d'un traitement automatisé grâce aux outils informatiques.

Pour assurer la cohérence du système d'information, la méthode Merise propose une démarche de traitement comportant les étapes suivantes²¹ :

- Le schéma directeur : est une étape prospective (planification du développement du système d'information) au niveau de l'entreprise dont le rôle est de définir la politique d'organisation et d'automatisation du système d'information. Pour ce faire, il est nécessaire de répertorier l'ensemble des applications informatiques existantes à modifier et à développer.

Pour rendre contrôlable et modulable ce développement, il est nécessaire de découper le système d'information en sous-ensembles homogènes et relativement indépendant. Ces sous-ensembles sont appelés domaines. Par exemple, on peut trouver le domaine « Approvisionnement », le domaine « Personnel ». Les résultats attendus à la fin de cette étape sont une définition précise des domaines, une planification du développement de chaque domaine et un plan détaillé, année par année, des applications qui doivent être réalisées.

- L'étude préalable : est une réflexion sur une grande fonction de l'entreprise, ou domaine, correspondant à une de ses finalités et qui doit aboutir à une présentation générale du futur système de gestion (modèles des données et des traitements) en indiquant les principales novations par rapport au système actuel, les moyens matériels à mettre en oeuvre, les bilans coût-avantage.

Cette étude est réalisée en 4 phases :

o une phase de recueil qui a pour objectif d'analyser l'existant afin de cerner les dysfonctionnements et les obsolescences les plus frappantes du système actuel.

o une phase de conception qui a pour objectif de formaliser et hiérarchiser les orientations nouvelles en fonction des critiques formulées sur le système actuel et d'autre part des politiques et des objectifs de la direction générale. Cela revient à modéliser le futur système avec une vue pertinente de l'ensemble.

o une phase d'organisation dont l'objectif est de définir le système futur au niveau organisationnel : qui fait quoi ?

o une phase d'appréciation dont le rôle est d'établir les coûts et les délais des solutions définies ainsi que d'organiser la mise en oeuvre de la réalisation. A cet effet un découpage en projets est effectué.

- L'étude détaillée par projet consiste d'une part à affiner la réflexion initialisée par l'étude préalable et d'autre part à dégager les spécifications fonctionnelles d'un projet particulier du domaine étudié et qui peut comporter des souhaits d'automatisation (ou d'amélioration des fonctionnements déjà automatisés) d'un certain nombre de fonctionnalités.

²¹ Arnold, R. et José, M., La méthode Merise, T3, pp. 26-39.

- L'étude technique aura une maille équivalente à celle de l'étude détaillée mais la complétera en fournissant les spécifications internes (ou techniques) du projet et des sous-projets qui seront menés.

- La production dont l'objectif est l'obtention des programmes, transactions et
base de données fonctionnant sur un jeu d'essais approuvés par les utilisateurs.

- La mise en oeuvre qui se traduit par un changement de responsabilité : l'équipe de réalisation va en effet transférer la responsabilité du produit à l'utilisateur. Cette étape intègre en particulier la formation des utilisateurs. Après une période d'exploitation de quelques mois, la recette définitive de l'application est prononcée.

- La maintenance qui consiste à faire évoluer les applications en fonction des besoins des utilisateurs, de l'environnement et des progrès technologiques.

Le schéma suivant, reprend les étapes décrites ci-dessus.

Pour une entreprise
(globalement)

Pour un domaine

Pour un projet

Schéma directeur

Etude préalable

Liste des ét. par promo

Pour une application

Etude détaillée

Etude technique

Cette démarche lourde et parfois complexe est adaptée à l'automatisation de « gros systèmes d'information ». Pour des informatisations plus modestes, elle peut être perçue comme un carcan, et il convient donc de l'adapter afin de retenir uniquement les concepts et/ou les étapes appropriées aux besoins.

3.2. ETUDE PREALABLE 3.2.1. HISTORIQUE

La Coopérative d'Epargne et de Crédit pour le Développement du Kasaï Occidental, « COOPECDEKOC » en sigle, est une institution de microfinances créée à Kananga, au Kasaï Occidental depuis le 5 mais 2002 pour une durée indéterminée.

L'institution vient en réponse aux besoins de financement des producteurs socio-économique en stimulant l'épargne et en accordant des micro-crédits aux dynamiques ou initiatives porteuses et mobilisatrices afin de contribuer à l'accroissement de leur rentabilité financière, économique et sociale.

Elle est l'initiative des Organisations Non Gouvernementales de Développement avec l'appui de la FAO/APSA qui ont réuni un capital social et signé

un acte de fondation conformément à la règlementation en vigueur en République Démocratique du Congo.

3.2.2. OBJECTIFS DE LA COOPECDEKOC

La COOPECDEKOC poursuit les objectifs suivants :

- Récolter des épargnes auprès de ses membres ;

- Octroyer des micro-crédits à ses membres/clients ;

- Eduquer ses membres à la culture d'épargne et de crédit.

3.2.3. LES ACTEURS AUTOUR DU FINANCEMENT (MICROFINANCE)

La COOPECDEKOC vient en appui aux catégories socio-professionnelles ci-après :

1) Structures formelles : ONG, associations, mutuelles, comité de santé, précoopératives, corporations,...

2) Structures non formelles : les tontines, « likelembe », « muziki »,
« tshinkidimba », ...

3) Agriculteurs : cultures vivrières, maraîchères, élevage, transformation, commercialisation des produits agricoles,...

4) Acteurs de transport : « bayanda », demandeurs de wagons,...

5) Femmes marchandes : secteurs socio-économiques,...

6) Artisanat : menuisiers, forgerons, teintures, savonniers, briquetiers,
photographes,...

3.2.4. ORGANISATION STRUCTURELLE

La COOPECDEKOC est une structure régie par les statuts et un règlement intérieur et comprend quatre organes ci-dessous :

1) Assemblée Générale (AG) : Comprend tous les membres de la COOPECDEKOC et constitue son organe souverain et délibérant.

2) Conseil d'Administration (CA) : Comprend 9 membres élus et dont le Gérant de l'Agence Centrale, membre d'office est le Secrétaire. Le CA constitue l'organe d'exécution des décisions de l'Assemblée Générale ;

3) Conseil de surveillance (CS) : Comprend 3 membres élus. Il veille au fonctionnement des autres organes suivant les statuts et l'application des décisions de l'Assemblée Générale, il s'occupe du contrôle interne de la COOPECDEKOC .

4) Commission de Crédit (CC) : Comprend 3 membres élus. Elle étudie les dossiers de demandes de crédit, prend la décision d'octroi des crédits après la visite effectuée auprès de ceux qui ont sollicité, elle assure le suivi des crédits octroyés.

Techniquement, les tâches de la COOPECDEKOC sont exécutées au quotidien par la Gérance qui comprend 1 Gérant, 1 Comptable, 1 Caissier, 1 Huissier et 3 sentinelles (gardes) au niveau du bureau central, les caissiers auxiliaires et des chargés de recouvrement au niveau des différentes antennes. Ceux-ci sont assistés par les comités locaux de gestion et suivis des activités dans chaque entité ou la COOPECDEKOC est opérationnelle.

ORGANIGRAMME DE LA COOPECDEKOC

Assemblée Générale

Conseil de Surveillance

Conseil d'Administration

Commission de Crédit

Gérance

Gérant

Secrétariat/Comptabilité

Agences Auxiliaires

Caisse

3.2.5. LA NARRATION

La démarche d'octroi d'un crédit est subordonnée à six mois d'adhésion individuelle du membre à la COOPECDEKOC (cfr. Fiche d'adhésion), à la déclaration effective d'une activité productrice de revenu, à la régularité dans les versements (cfr. Carnet d'épargne),... Une visite à domicile est faite en cas de premier prêt.

Une fois que toutes ces conditions sont remplies, les intéressés rencontrent un commissionnaire de crédit qui va leur expliquer la procédure et lister tous les documents nécessaires²². Puis, ils complètent ensemble la fiche d'adhésion individuelle du membre et soumettent le devis de leur projet au Gérant pour approbation.

Une fois que le prêt est accordé, un contrat de prêt est signé en deux exemplaires et le montant octroyé est donné par un bon de sortie pour être retiré à la caisse le jour même. La caisse remplie le bon de sortie caisse en deux exemplaires, l'original pour le client et la copie reste à la caisse. A la fin de la journée, le caissier réuni toutes les copies des bon de sortie et rempli le journal de caisse en deux exemplaires ; l'original est envoyé à la comptabilité et l'autre à la Gérance.

Le remboursement des prêts est hebdomadaire, il se fait en agence en échange d'un bon de remboursement. A la fin du mois, la comptabilité établit une fiche de compte en se référant aux journaux de caisse et envoie le rapport au Gérant.

3.2.6. ANALYSE DES POSTES DE TRAVAIL

Notre étude nécessite une analyse des différents postes de travail de la COOPECDEKOC pour voir comment ils sont organisés et la façon dont ils communiquent entre eux. Les informations recueillies sur base de cette analyse vont nous permettre de déceler les anomalies sur la façon de gérer ou des traiter les informations. Ainsi, les services ou postes de travail concernés par notre étude sont représentés par le tableau suivant : Gérance, Comptabilité, Caisse et Commission de crédit.

²² Les documents nécessaires sont : carte nationale d'identité du bénéficiaire, fiche d'adhésion, carnet d'épargne, devis.

29
FICHE DESCRIPTIVE DES POSTES DE TRAVAIL

Application : Microfinances Analyste : Pascal Blaise KADIEBUE Domaine : Micro-crédit Date :
Code Poste	Intitulé de poste de travail	Nom mnémonique	Travail effectué	Moyen de traitement (matériel)	Nombres des personnes	Volume d'information	Observation
P1	Gérance	GER	Etudie les dossiers de demandes de crédit, prend la décision d'octroi des crédits après la visite effectuée auprès de ceux qui ont sollicité. Elle assure le suivi des crédits octroyés.	Manuel	1	Très élevé	Moins rapide
P2	Secrétariat- Comptabilité	CPTE	Enregistrement des membres en règle des prêts	Manuel	1	50 membres toutes 2 heures au cours de l'année	Perte des informations trop fréquentes
P3	Caisse	CSSE	Rapport des payements et versements	Manuel	1	100 membres par jour	Lenteur dans la transmission des rapports
P4	Commission de crédit	CCRE	Expliquer la procédure et lister les documents nécessaires à l'octroi d'un crédit Complète la fiche d'adhésion avec le bénéficiaire (membre ou client)	Manuel	3	Pour tous les membres de la coopérative	Surchargée par le nombre d'informations à traiter

3.2.7. ANALYSE DU FLUX D'INFORMATION

Le flux d'information constitue l'ensemble d'informations qui circulent dans l'entreprise. L'analyse du flux d'information peut être réalisée sous différentes formes, notamment :

- Le tableau des flux ;

- La matrice de flux ;

- Le schéma de flux ;

- Le schéma de circulation de flux.

A) TABLEAU DES FLUX

Pour notre application, le tableau suivant représente les documents véhiculés et leur contenu. Il nous permet de connaître les rubriques de chaque document traité, concernées par l'application, ainsi que son origine et sa destination.

Le terme « documents » doit être pris dans un sens large ; il peut s'agir en effet soit de documents papier, soit des documents magnétiques (enregistrement d'entretiens, disque ou disquette informatique), soit de tout autre support utilisable pour conserver des informations.

Application : Microfinances Analyste : Pascal Blaise KADIEBUE Domaine : Micro-crédit Date :
DESIGNATION	CODE	INFORMATIONS VEHICULES	ORIGINE	DESTINATION
Bon d'entrée caisse	BE	N° fiche d'épargne Institution Imputation Déposant N° de compte Motif de dépôt Montant (en toutes lettres) Signatures (Caissier, Déposant, Gérant)	Caisse	Caisse
Bon de remboursement caisse	BR	N° bon de remboursement Institution Imputation N° fiche d'épargne Déposant N° de compte Motif de dépôt Montant (en toutes lettres) La somme de : crédit, intérêt, pénalité Signatures (Caissier, Déposant, Gérant)	Caisse	Caisse
Bon de sortie caisse	BS	N° fiche d'épargne Institution Imputation Bénéficiaire N° de compte Motif de retrait Montant (en toutes lettres) Signatures (Caissier, Déposant, Gérant)	Caisse	Caisse
Carnet d'épargne	CE	Date Versement Retrait Solde Signatures (Caissier, Déposant)	Client	Caisse
Contrat de prêt	COP	Date Crédit Motif Intérêts Echéance Pénalités	Gérance	Client
Fiche d'adhésion	FA	Nom et postnom Sexe Lieu et date de naissance Profession Adresse complète Commune/Territoire Ville/District Province N° de téléphone Statut du membre (fondateur,client) Personne physique (masculin, féminin) Personne morale (représentant légal) Catégorie membre N° d'ordre N° compte Carte d'identité (n°, lieu et date de livraison) Frais d'adhésion Frais d'ouverture compte	Commission de crédit	Client
		N° fiche d'épargne Nom du réseau Nom et postnom de l'épargnant N° de compte Date d'adhésion Adresse complète
Fiche d'épargne	FE	Nature du compte	Caisse	Caisse
		Part sociale libérée
		Date
		Pièce
		Libellé
		Entrée - Sortie - Solde
		Signatures (Caissier, Déposant)
Fiche de compte	FC		Comptabilité	Gérance
		Page n°
		Période (du...au...)
		Date
		Imputation
Journal de caisse	JC		Caisse	Caisse
		N° pièce
		Libellé
		Dollars américains (entrée, sortie)
		Visa

B) MATRICE DE FLUX

Le tableau suivant constitue la matrice des flux d'information : en ligne, on représente les services origines ou sources ; tandis qu'en colonne, ce sont les services de destination.

Destination Source	Client	Commission de crédit	Caisse	Comptabilité	Gérance
Client	-	1	-	-	-
Commission de crédit	-	-	-	-	2
Caisse	4	-	4	5	-
Comptabilité	-	-	-	-	6
Gérance	3	-	3	-	-

C) SCHEMA DES FLUX

Le recensement des différents documents traités est réalisé sous forme du schéma ci-dessous :

Légende :

Client

1

3

Commission de crédit

Gérance

2

4 4

3

6

Comptabilité

Caisse

5

N°

	Libellé
1	Fiche d'adhésion, carnet d'épargne, carte d'identité, devis
2	Fiche d'adhésion, carnet d'épargne, carte d'identité, devis
3	Contrat de prêt
4	Bon de sortie caisse
5	Journal de caisse
6	Fiche de comptes

3.2.8. ANALYSE DES MOYENS DE TRAITEMENT

A) MOYENS MATERIELS

Le traitement de l'information (épargnes, prêts, remboursements, versements se fait manuellement avec des stylos, crauons, calculatrice, papier duplicateurs,...

B) MOYENS HUMAINS

Voir fiche descriptive des postes de travail.

3.2.9. ETUDE DU SCHEMA DE CIRCULATION DES INFORMATIONS

Nous allons montrer à ce niveau comment sont traitées les informations à travers les postes et départements concernés. Cette étude montre le circuit indispensable que doit suivre un document.

Pour ce faire, établissons un schéma de circulations composées des colonnes ou se trouvent les postes/postes. C'est le diagramme POSTES/POSTES.

Client Commission

de crédit Gérance Caisse Comptabilité

1

UT 01

2

1

UT 02

3 3

2

UT 03

4

UT 04

3

5

UT 05

6

5

3.2.10. DICTIONNAIRE DES DONNEES

Partant des documents, la phase d'analyse consiste à en extraire les informations élémentaires (non décomposables) qui vont constituer la future base de données.

La réunion de l'ensemble des données élémentaires, que l'on appelle des attributs ou des champs, constitue le dictionnaire des données. Chaque attribut (champ) du dictionnaire de données peut être caractérisé par les propriétés suivantes :

Propriété	Signification
Mnémonique	Abréviation du nom de l'attribut.
Libellé	Libellé contenant la signification précise et le rôle de l'attribut.
Type de donnée	Type de l'attribut : entier, réel, chaîne de caractères, date...
Contraintes d'intégrité	Liste des contraintes sur les valeurs possibles de l'attribut
Règle de calcul	Règle de calcul (d'obtention) de l'attribut correspondant.

Le dictionnaire des données relatif aux documents précédents est le suivant :

Mnémonique	Libellé	Type	Contraintes	Règle de calcul
Adr	Adresse bénéficiaire	Mémo
Cdsexe	Code sexe	Chaîne (1)	H ou F
Credit	Montant sollicité	Réel	>=300 et <=3000
Dtacq	Date d'acquisition prêt	Date
DtEp	Date de l'épargne	Date
Dtnaiss	Date de naissance	Date
Dtremb	Date de remboursement	Date
Ech	Date de l'échéance	Date		= Dtacq - Dtremb
FsCpte	Frais d'ouverture du compte	Réel
Id_Prêt	Identifiant du prêt	Chaîne (5)
Id_Remb	Identifiant du remboursement	Chaîne (5)
Lbcpte	Libellé du compte	Chaîne (15)
Lbsexe	Libellé du sexe	Chaîne (7)	Homme ou Femme
MAC	Montant accordé	Réel	>=300 et <=3000
MAP	Montant à payer	Réel		=MAC+ (Ech*Tx)+Pen
Motif	Motif de demande du prêt	Mémo
NomBen	Nom du bénéficiaire	Chaîne (20)
NomPer	Nom du percepteur	Chaîne (20)
NumCart	N° de la carte	Entier
NumCpte	N° compte	Entier
Pen	Pénalités	Réel
Prof	Profession	Chaîne (10)
Tx	Taux d'intérêt	Taux
Versement	Montant versé	Réel	>=20 et <=3000

3.2.11. CRITIQUE DE L'EXISTANT, RECENSEMENT DES

PROBLEMES ET PROPOSITIONS DES SOLUTIONS

Ici, il s'agit de la synthèse de tout le travail effectué au niveau de l'analyse de l'existant. Ainsi, la critique ou le diagnostic de l'existant permettra de recenser les points forts et faibles, quantitativement et qualitativement, du système actuel.

Le bilan quantitatif de l'expérimentation se fonde sur les réponses au reporting des membres apportées par 15 membres. Tandis que le bilan qualitatif a été alimenté par deux groupes de travail mis en place par la COOPECDEKOC et son agence d'épargne et de crédit investie sur ce dispositif.

LE BILAN QUANTITATIF

a) Les profils des personnes :

- Celles qui ont fait une demande de micro-crédits : Sur 221 demandes de microcrédits adressées à la COOPECDEKOC, on observe qu'il s'agit essentiellement de :

o Personnes seules ;

o Locataires de leur logement ; o N'ayant aucune formation ;

o Disposant de ressources mensuelles d'environ 10.000 FC alors qu'elles ont une activité professionnelle, précaire ou non.

- Celles qui ont obtenu un microcrédit : Sur 57 dossiers ayant abouti à l'octroi d'un microcrédit :

o La majorité des bénéficiaires ont entre 16 et 44 ans ; o Les bénéficiaires sont des hommes (51,7 %).

b) L'objet des prêts, les montants

- Plus de la moitié des demandes de microcrédit personnel concernent la mobilité (achat d'un véhicule, réparation d'un véhicule, permis de conduire) ;

- Un quart des demandes de micro-crédits aboutissent à un prêt (les autres demandes sont réorientées).

Sur les 211 demandes initiales formulées auprès de la COOPECDEKOC, seuls 57 dossiers ont en effet aboutit à l'octroi d'un micro-crédit. Ce ratio souligne tout l'intérêt de la démarche d'accompagnement qui permet d'informer et d'orienter au mieux la personne.

- Les banques appliquent généralement un taux compris entre 3 % et 4 % (environ le taux d'un livret A). La caisse d'épargne est prédominante parmi les banques prêteuses.

- Les prêts octroyés s'élèvent en moyenne à un montant de 2.200 dollars pour une
durée moyenne de remboursement de 34 mois (soit environ 64 dollars par mois).

NB : Les demandes de micro-crédits s'élèvent en moyenne à 2037,08 dollars (de 200 dollars dans un cas à 15 000 dollars dans un autre cas), sachant que la COOPECDEKOC ne garantit que les prêts compris entre 300 et 3000 dollars.

- Un seul dossier sur 57 a fait l'objet d'un impayé.

LE BILAN QUALITATIF

Ayant fait recours à la méthode SEPO (Succès, Echecs, Potentialités et Contraintes) pour identifier et systématiser le diagnostic institutionnel de la COOPECDEKOC, les constats suivants caractérisent l'institution :

a) Succès

- Pour les emprunteurs :

o Le micro-crédit personnel est une réponse adaptée à un besoin ciblé ;

o Il entraîne une revalorisation de l'estime de soi de l'emprunteur qui
participe activement à la réalisation de projet et à la vie économique ;

o Il permet d'éviter le recours aux crédits à la consommation et donc de limiter les situations de surendettement ;

o Grâce à l'accompagnement adapté, il permet d'apprendre à gérer un budget ;

o Contrairement aux autres prêts, ce système, du fait de la garantie du fonds et de la présence d'un accompagnant, facilite le dialogue avec la banque.

- Pour les membres :

o Le micro-crédit personnel facilite l'inclusion bancaire ;

o Il permet d'entrer en relation avec des personnes en difficulté qui, si elles ne sont pas orientées vers un micro-crédit, sont néanmoins informées d'autres dispositifs mis à leur disposition et adaptés à leur situation ;

o Le partenariat établissement financier-bailleurs de fonds permet à chacun de mieux se connaître. Ceci est particulièrement vrai lorsque les banques ont un référent unique ;

o Le micro-crédit personnel est un outil supplémentaire pour répondre aux besoins des usagers ;

o Le micro-crédit personnel permet de réorienter une part du budget
dédié aux politiques d'aides extra-légales/facultatives des membres.

- Pour l'établissement financier :

o Le taux de sinistralité est inférieur à 1,5 % dans le cas d'un micro-crédit alors qu'il est de 4 % pour les prêts bancaires classiques. Le microcrédit personnel offre donc une meilleure garantie du remboursement des prêts liée notamment à l'accompagnement spécifique du demandeur ;

o L'image de la banque est améliorée.

b) Echecs

- Les matériels (outils) utilisés lors des versements ;

- La non mise à jour des fiches des membres ;

- Le non remboursement des membres effectifs et fondateurs ;

- La faible identification des acteurs sur terrain, bénéficiaires des crédits pas du tout systématisés ;

- Les procédures et tenue de la comptabilité à améliorer ;

- Le non respect des lignes budgétaires ;

- Le manque de politique de recouvrement efficace et de suivi des activités sur terrain systématique (suivi des bénéficiaires, par exemple) ;

- Le mécanisme de recrutement et de responsabilisation des agents à mettre en place ;

- Le contrôle de la caisse et de la comptabilité échappe à la gérance ; - Faible pourcentage de crédit sur les activités agricoles et d'élevage ; - Taux de remboursement autour de 65 % et 35 % de non remboursement ;

c) Potentialités

- Disponibilité éventuelle des bailleurs ;

- Partenariat avec la Banque Centrale du Congo ;

- Disponibilité des clients ;

- Esprit d'initiative ;

- Attrait de la population sur l'épargne et le crédit ; - Présence de l'expertise ;

- Compétences techniques ;

- Disponibilité de demandeurs de crédit ;

- Implication des parrains et organes dans le recouvrement.

d) Contraintes ou obstacles

- Insuffisance de capital disponible, gage des dépôts des clients, pour satisfaire la demande des clients;

- Non respect des délais de remboursement par les clients ;

- Non remboursement des intérêts à temps voulu ;

- A cause des injonctions du bailleur, le personnel est réduit, et cela à comme conséquence la surcharge du gérant ;

- Faible épargne ;

- Expertise limitée ou quasi-absente en matière de gestion financière.

A) PROPOSITIONS DE SOLUTIONS INFORMATIQUES

La solution informatique est fiable, car elle vise l'intérêt général de la Coopérative, présentant plus d'avantage par rapport aux autres. Le type de système informatique adopté à cette situation est un système informatique qui s'effectue au niveau de chaque poste de travail, les ordinateurs sont indépendants les uns des autres donc ne sont pas en réseau informatique.

B) EVALUATION DE LA SOLUTION

La solution proposée apportera une légère modification des tâches, changement d'activité des agents travaillants dans les postes de travail concernées par l'application. Les agents concernés doivent suivre une formation pour l'utilisation des équipements informatiques et logiciels installés dans ce domaine.

CHAPITRE IV : CONCEPTION DU MODELE DE LA BASE
DE DONNEES

La conception d'une base de données suit le cycle d'abstraction selon les trois niveaux suivants : Le niveau conceptuel, le niveau organisationnel et le niveau opérationnel.

4.1. FORMALISATION CONCEPTUELLE DE DONNEES

Cette étape a pour objectif de fixer des informations et traitements à manipuler dans le système d'information. Pour y arriver, nous recourons à deux méthodes de formalisation, à savoir : Le modèle Conceptuel des Données (MCD) et le Modèle Conceptuel des Traitements (MCT).

4.1.1. MCD : MODELE CONCEPTUEL DES DONNEES

C'est la description statique du système d'information visé à l'aide d'entités, d'associations et de propriétés.

A) DETERMINATION DES OBJECTS

Un objet matériel ou immatériel est toute entité ayant une existence propre et conforme aux choix de gestion dus système étudié. Pour le domaine de la gestion de la microfinance, nous avons recensé les objets suivants : Bénéficiaire, Epargne, Prêt, Remboursement, Adhésion.

B) DESCRIPTION ET AFFECTATION DES PROPRIETES

Une propriété est une donnée élémentaire et indécomposable du système d'information, rattachée à un objet ou à une entité (Id_Pret, sexe d'un bénéficiaire,...).

EPARGNE

#Num_Cpte²³ Dt_Ep

Versement

Tx

Lib_Cpte

Motif

Fs_Ouverture Nom_Percepteur

BENEFICIAIRE

# Id_Ben

Nom

Postnom

Dt_Nais

Adresse, Commune Sexe

Profession

Num_Cart

Etat-civil

REMBOURSEMENT

# Id_Remb Dt_Remb MAC Tx MAP Nom_Perc
					PRET # Id_Pret Crédit Intérêt Pénalités Dt_Acq Motif Echéance
	ADHESION
	# IdAdh Dt_Adh Fs_Adh Part_Soc_Lib Spécialisation Statut

C) RECENSEMENT DES ASSOCIATIONS ENTRE OBJETS

Une association est un lien (relation) entre deux ou plusieurs entités. Elle peut être binaires (quand elle réunit deux objets, ternaire (quand elle réunit trois objets, ou n-aire (quand elle réunit plus de trois entités).

D)

PRET

# Id_Pret Crédit

Intérêt

Pénalités Dt_Acq

Motif

Echéance

RESTITUER

REMBOURSEMENT

# Id_Remb

Dt_Remb

MAC Tx

MAP NomPerc

EPARGNE

ADHESION

# IdAdh

Dt_Adh

Fs_Adh Part_Soc_Lib Spécialisation Statut

#Num_Cpte Dt_Ep

Versement

Tx

Lib_Cpte

Motif Fs_Ouverture Nom_Percepteur

CONSTITUER

SOLLICITER

# Id_Ben Nom Postnom Dt_Nais Adresse Commune Sexe

Profession Num_Cart Etat-civil

PERMETTRE

BENEFICIAIRE

DEMANDER

LES CARDINALITES ENTRE LES OBJECTS Elles définissent des contraintes d'intégrité sur l'association, telles que :

- la borne minimale : nombre minimum de fois qu'une occurrence d'une entité participe aux occurrences de l'association (0,1,n) ;

- et, la borne maximale : nombre maximum de fois qu'une occurrence d'une entité participe aux occurrences de l'association (1,n).

(1,n)

BENEFICIAIRE

# Id_Ben

(1,n) Nom

Postnom Dt_Nais

Adresse

Commune Sexe

Profession Num_Cart Etat-civil

(1,n) (1,n)

PERMETTRE

(1,1)

DEMANDER

PRET

# Id_Pret Crédit

Intérêt

Pénalités Dt_Acq

Motif

Echéance

EPARGNE

#Num_Cpte

Dt_Ep

Versement

Tx

Lib_Cpte

Motif

Fs_Ouverture Nom_Percepteur

(1,1)

CONSTITUER

(1,1)

(1,1)

SOLLICITER

ADHESION

# IdAdh Dt_Adh Fs_Adh Part_Soc_Lib Spécialisation

Statut

(1,1)

(1,1)

RESTITUER

REMBOURSEMENT

# Id_Remb Dt_Remb MAC

Tx

MAP

NomPerc

Règles de gestion de la COOPECDEKOC :

- un CLIENT peut avoir plusieurs COMPTES ;

- un seul des COMPTES peut permettre d'avoir un PRET dans le même temps ;

- A chaque échéance, on veut prélever automatiquement le compte qui a permis d'avoir ce PRET pour le remboursement en capital et en intérêt (le remboursement des intérêts étant prioritaire).

- Si le prélèvement ne suffi pas pour le remboursement de cette échéance, on veut aller sur d'autres comptes du même client de la même base de données pour les prélever automatiquement jusqu'à ce que les différents soldes des comptes le permettent ou pas.

- Les remboursements se font au CREDIT des comptes PRETS tandis que le CREDIT lui même est au DEBIT du compte PRET suivant un Id_Pret.

E) VISUALISATION DES CIF

BENEFICIAIRE

# Id_Ben Nom

Postnom Dt_Nais

Adresse

Commune Sexe

Profession Num_Cart Etat-civil

(1,n) (1,n)

PERMETTRE

CIF

CIF

(1,1)

SOLLICITER

(1,1)

EPARGNE

#Num_Cpte

Dt_Ep

Versement

Tx

Lib_Cpte

Motif

Fs_Ouverture Nom_Percepteur

ADHESION

# IdAdh

Dt_Adh

Fs_Adh

Part_Soc_Lib Spécialisation Statut

PRET

# Id_Pret Crédit

Intérêt

Pénalités Dt_Acq

Motif

Echéance

(1,1)

(1,1)

RESTITUER

REMBOURSEMENT

# Id_Remb

Dt_Remb

MAC Tx

MAP NomPerc

4.1.2. MCT : MODELE CONCEPTUEL DES TRAITEMENTS

N°	Evénement	Opération	Résultat	Fréquence d'événement
1	Arrivée du bénéficiaire	Consultation des documents nécessaires	Proposition emprunt	10/J
2	Transmission dossier	Analyse dossier	Proposition contrat	10/j
3	Accord du bénéficiaire	Etablissement contrat	Mise à jour montant prêt	3/j
4	Retour bénéficciaire	Contrôle montant disponible et recherche contrat de prêt	- BS établi et mise à jour Montant dans la caisse
5	Remise prêt	Enregistrement comptable	Ecriture comptable
6	Fin journée	Calcul montant des BE, BS et BR	Etablissement journal de caisse et liste des prêts	3/j

OK

KO

E2

E1

Arrivée bénéficiaire

Consultation liste des documents

Pas d'emprunt Proposition emprunt Transmission dossier

R2

R1

R2 + E2

- 43 -

Etablissement contrat de prêt

TJS

E3

Retour bénéficiaire Contrat de prêt MAJ caisse

R4 + E3

R4 R3

Contrôle montant disponible

E4

KO OK

Liste d'attente MAJ montant caisse Etablissement

bon de sortie

R5 R6 R7

R6 + R7 + E4

Remise prêt

Enregistrement comptable

TJS

E5

Fin de la journée Ecritures comptables

R8

R8 + R6 + E5

Calcul des entrées et sorties

Journal de caisse Montant sorti Montant encaissé

_R11

R9 R10

TJS

Le MCT est donc ce schéma représentant les traitements, en réponse aux évènements à traiter, sans tenir compte des ressources humaines et matérielles. Ce modèle repose sur les notions d'événements et d'opérations, celle de processus en découle.

4.2. FORMALISATION ORGANISATIONNELLE

Elle vise à spécifier l'organisation qui régira les données et traitements et utilise les deux méthodes suivantes :

- Modèle Organisationnel des Traitements (MOT)

- Modèle Logique des Données (MLD)

4.2.1. MOT : MODELE ORGANISATIONNEL DES TRAITEMENTS

Ce modèle complète le MCT avec les notions suivantes en rapport avec le temps, les acteurs et le type d'opération.

4.2.2. MOD : MODELE LOGIQUE DES DONNEES

Issu du MCD, le MLD reprend le contenu du MCD, afin de mieux organiser les données, en précisant : La volumétrie (volume de données pouvant être supportés par type de serveur), la structure et l'organisation des données.

A) SCHEMA RELATIONNEL

La structure générale des données (le schéma des relationnel des données) se présente de la manière suivante :

- T_EPARGNE (#Num_Cpte, Dt_Ep, Versement, Lib_Cpte, Motif, Frais_Ouverture, Nom_Percepteur, #Id_Ben)

- T_BENEFICIAIRE (# Id_Ben, Nom, Postnom, Dt_Nais, Adresse, Commune, Sexe, Profession, Etat-civil, Num_Cart)

- T_PRET (# Id_Pret, Crédit, Intérêt, Pénalités, Dt_Acq, Echéance, Motif, #Id_Ben, Num_Cpte)

- T_REMBOURSEMENT (# Id_Remb, Dt_Remb, MAC, Tx, MAP, Nom_Perc )

- T_ADHESION (# Id_Adh, Dt_Adh, Fs_Adh, Part_Soc_Lib, Spécialisation, Statut, #Id_Ben)

- T_SOLLICITER (#Id_Ben, #IdAdh)

- T_PERMETTRE (#Num_Cpte, #IdPrêt) - T_RESTITUER (#Id_Pret, #Id_Remb)

B) REPRESENTATION GRAPHIQUE DU SCHEMA DES DONNEES

Pour avoir une vision synthétique de la structure de la base de données (le schéma des données) on utilise une représentation graphique du type suivant :

Cette représentation est la structure de représentation optimale des données de notre problème : Cohérence maximale et redondance minimale.

4.3. FORMALISATION OPERATIONNELLE

Elle permet de spécifier comment seront réalisés les éléments du projet. Nous utiliserons le Modèle Physique des Données (MPD) issu du MLD, le Modèle Physique des Données, et qui reprend le contenu du MLD, en précisant le type de données ainsi que les systèmes de stockage employés.

A) REGLES DU PASSAGE DU MLD AU MPD

A ce niveau les tables deviendront des fichiers et les attributs des champs ou rubriques). La structure des fichiers de cette base de données dépendra du type de SGBD choisi.

T_ADHESION

Nom	Nature	Taille	Observation
IdAdh	Texte	5	Clé primaire
Dt_Adh	Date	8
Fs_Adh	Monétaire
Part_Soc_Lib	Monétaire
Spécialisation	Texte	15
Statut	Texte	15
Id_Ben	Texte	5	Clé secondaire

T_EPARGNE

Nom	Nature	Taille	Observation
Num_Cpte	Texte	5	Clé primaire
Lib_Cpte	Date	8
Id_FichEp	Monétaire
Dt_Ep	Date	8
Versement	Monétaire
Tx	Numérique
Motif	Mémo
Fs_Ouverture	Monétaire
Nom_Percepteur	Texte	20

T_BENEFICIAIRE

Nom	Nature	Taille	Observation
Id_Ben	Texte	5	Clé primaire
Nom	Texte	20
Postnom	Texte	20
Dt_Nais	Date	8
Sexe	Texte	1
Adresse	Mémo
Commune	Texte	10
Profession	Texte	10
Num_Cart	Texte	5
Etat_Civil	Texte	5
Num_Cpte	Texte	5

T_PERMETTRE

Nom	Nature	Taille	Observation
Num_Cpte	Texte	5	Clé primaire
Id_Prêt	Texte	20	Clé secondaire

T_PRET

Nom	Nature	Taille	Observation
Id_Pret	Texte	5	Clé primaire
Crédit	Monétaire
Intérêt	Monétaire
Pénalités	Monétaire
Dt_Acq	Date	8
Motif	Mémo
Echéance	Date	8
Num_Cpte	Texte	5
Id_Ben	Texte	5	Clé secondaire

T_REMBOURSEMENT

Nom	Nature	Taille	Observation
Id_Remb	Texte	5	Clé primaire
Dt_Remb	Date	8
MAC	Monétaire
Tx	Numérique
MAP	Monétaire
Nom_Perc	Texte	20
Id_Pret	Texte	5	Clé secondaire

T_SOLLICITER

Nom	Nature	Taille	Observation
IdBen	Texte	5	Clé primaire
IdAdh	Texte	5	Clé secondaire

T_RESTITUER

Nom	Nature	Taille	Observation
IdPret	Texte	5	Clé primaire
IdRemb	Texte	5	Clé secondaire

CHAPITRE V : APPLICATION 5.1. FORMULAIRE DU MENU GENERAL

5.2. FORMULAIRE DE LA SAISIE DES BENEFICIAIRES

5.3. FORMULAIRE DE LA SAISIE DES ADHESIONS

5.4. FORMULAIRE DE LA SAISIE DES EPARGNES

5.5. FORMULAIRE DE LA SAISIE DES PRETS

5.6. FORMULAIRE DE LA SAISIE DES REMBOURSEMENTS