SOMMAIRE
Remerciements
Avant-propos
Introduction
Générale
1
PREMIERE PARTIE : LES PROBLEMES
RENCONTRES DANS LA GESTION DES OPERATIONS DE TRANSPORT
5
Chapitre I : Présentation du
champ d'étude
7
Section I : La Caisse Nationale de
Sécurité Sociale
7
Section II : Présentation
du Département Approvisionnement, Logistique et Gestion des
Stocks Pharmaceutiques.
9
Chapitre II : Problématique des
opérations de transport
14
Section I :
Généralités
14
Section II : Problèmes
constatés
20
DEUXIEME PARTIE : L'OPTIMISATION DE LA
GESTION DES OPERATIONS DE TRANSPORT
23
Chapitre I : Analyse des risques et
des acquis en vue des recommandations pertinentes
25
Section I : Présentation
des risques résultant du constat.
25
Section II : Présentation
des acquis du service.
26
Chapitre II : Les recommandations pour
une meilleur gestion des opérations de transport
27
Section I : Les recommandations
humaines
27
Section II : Recommandations
matérielles
28
Conclusion
générale
29
BIBLIOGRAPHIE
31
ANNEXES
32
TABLE DE MATIERES
39
Avec environ trois mille (3.000)
agents dont mille soixante quinze (1.075) au siège et le reste reparti
dans l'ensemble de ses structures à travers le Gabon, la C.N.S.S,
organisme privé ayant en charge la gestion d'un service public, fait
partie des plus grandes entreprises du pays de par son effectif et son
patrimoine. Elle assure à ce jour environ cinquante mille (50.000)
droits ouverts répartis comme suite :
Ø 24.000 Prestations de vieillesse ;
Ø 23.000 Prestations familiales ;
Ø 3.000 Rentes d'accident de travail.
Sans oublier son volet d'action sanitaire et de
prévention, la C.N.S.S a hérité des hôpitaux,
qu'elle se doit de gérer. En sachant que la totalité des
populations affiliée à la C.N.S.S ne réside pas seulement
à Libreville mais est disséminée sur l'ensemble du
territoire. L'actuelle Direction Générale a initié depuis
2004 un vaste chantier de restructuration et de modernisation qui tend à
faire de la C.N.S.S, une entreprise de proximité. Cela est rendu
manifeste par la création de Délégations dans cinq (5)
provinces, onze (11) Centres Médico-sociales (C.M.S), deux (2)
Polycliniques, trois (3) Agences de paiement. Autant de Directions,
Départements, Services, qui pour leur fonctionnement nécessitent
un volume important d'achat, allant du petit crayon, en passant par
l'imprimante au scanner. Autant de Délégations, Structures
hospitalières, qui pour leur fonctionnement requièrent qu'on les
approvisionne en matériel de toutes sortes.
Cette nécessité constante et croissante,
justifiée par les défis de l'heure, notamment la redynamisation
de la C.N.S.S en faisant d'elle, une véritable entreprise de production,
avec des objectifs de résultats par Service, Division et Direction,
implique dès lors de ne pas briser la chaîne de production, qui
sans doute passe inéluctablement par une réponse immédiate
et convenable du traitement des demandes de besoins qui lui permettent de
réaliser ses hautes ambitions. C'est là donc, que ce justifie la
création d'un Département consacré à
l'approvisionnement au sein même de la C.N.S.S, via dans ses Structures
déconcentrées.
Le Département Approvisionnement étant acquis,
il est apparu un autre besoin non moins négligeable, celui de la
livraison dans les différents sites. De ce qui suit, va naître un
Service Transit et Transport au sein du Département Approvisionnement.
Celui-ci aura non seulement la charge de veiller aux différentes
formalités douanières, mais aussi d'assurer le chargement,
déchargement, transport et livraison des biens matériels de la
C.N.S.S, d'une localité à l'autre du pays, dans les meilleures
conditions de confort, de délais, de sécurité et de
coûts, ainsi que les effets des personnels affectés.
Tout le problème, est qu'il se pose au sein de la
C.N.S.S un certain nombre de question préjudicielles au rang desquelles
figure : La gestion des opérations de transport. En d'autre terme,
en quoi consiste la gestion des opérations de transport au
Département Approvisionnement ?
Cette interrogation se justifie devant l'enjeu
économique et social de son effet sur une entreprise de la stature de la
C.N.S.S.
Elle se justifie davantage au regard de la demande sans cesse
croissante de transport venant de chacun de ses sites et des coûts
qu'implique le transport.
La définition qui revient en générale,
à partir du Micro Robert, est celle qui la définie comme
l'ensemble des moyens et procédures, qui à partir d'acte, permet
d'assurer au mieux la demande de transport ou la mobilité des biens.
L'objet principal de cette étude est de
présenter aux décideurs une gestion plus efficace des
opérations de transport pour accroître leurs rendements.
Les objectifs spécifiques visés à travers
cette étude sont :
- Cerner les indicateurs pouvant rendre compte de
l'organisation, des avantages et des disfonctionnements dans la gestion des
opérations de transport ;
- Présenter autant que possible des voies
d'optimisation de la gestion des opérations de transport.
Les résultats de cette étude qui sont d'un
intérêt économique et social pourront être utiles aux
gestionnaires de la chaîne de transport et au responsable des
opérations de transport. La présente étude se limite au
champ national, c'est-à-dire l'analyse des opérations de
transport qui s'effectuent exclusivement sur le territoire national.
Nous procéderons donc d'un plan dialectique pour mener
cette étude. Celui-ci déclinera dans sa première partie
les problèmes constatés à partir de deux (2) chapitres,
qui présentent tour à tour le synoptique du champ d'étude
et la recension des problèmes constatés. Ensuite dans sa
deuxième partie, il s'agira de présenter les pistes de
réflexion qui tendent à l'optimisation de la gestion des
opérations de transport à partir de deux (2) chapitres qui
abordent respectivement l'analyse critique et les recommandations pour une
meilleur gestion des opérations de transport..
La gestion des opérations de transport, constitue la
thématique de notre étude. Pour mieux l'appréhender, il
nous parait indispensable dans un premier temps, de faire le synoptique du
champ d'étude, avant, dans un deuxième temps, de déceler
la problématique dans l'optique d'une gestion optimale des
opérations de transport.
En terme clair, il s'agira dans cette partie de faire une
présentation dialectique qui repose sur deux (2) chapitres, dont le
chapitre I présente le champ d'étude et le chapitre II, les
carences décelées dans la gestion des opérations de
transport.
Chapitre I :
Présentation du champ d'étude
Section I : La Caisse
Nationale de Sécurité Sociale
A. Historique et Obligations
1. Historique
Le système de Sécurité Sociale tel qu'il
apparaît aujourd'hui à des origines lointaines. Il est en effet,
le fruit d'une longue évolution qui nous serait difficile de
détailler ici. Ecrire, retracer de manière complète,
exhaustive les origines et la genèse du système de
sécurité sociale, risquerait de nous amèner loin dans le
passé, mais il est bon que l'on s'appuie sur quelques données
sociologiques du passé.
C'est au XVIIIe siècle, au siècle des
Lumières que va naître l'idée de la Sécurité
Sociale moderne, sous l'influence des philosophes, des penseurs et des
politiciens de l'époque au rang desquels
MONTESQUIEU, qui affirmait aisément que :
« Un homme n'est pas pauvre parce qu'il n'a rien, mais
parce qu'il ne travaille pas». Cette citation devient le
fondement du droit du travail et de la Sécurité Sociale. Vers la
fin du XIXe siècle et plus précisément le
début du XXe siècle, trois (3) personnalités
vont proposer à l'Europe des voies de sortie de crise pour combattre les
fléaux nés du processus d'industrialisation. Il s'agit du
Chancelier allemand OTTO VON BISMARCK,
l'économiste, député Libéral Britannique,
LORD William Henry BEVERIDGE et du français
Pierre LAROQUE.
C'est dans ce même contexte, inspiré par la
France, que les pays d'Afrique francophone en général et le Gabon
en particulier vont voir naître petit à petit les fondements d'un
système de protection sociale qui inclut la Sécurité
Sociale par le biais de la C.N.S.S.
La C.N.S.S, qui fait partie du système de protection
sociale de notre pays n'est donc pas sans histoire.
En effet, au Gabon, à l'instar des autres colonies,
l'Arrêté 20 / IT.GA du 22 Août
1956 crée la Caisse de Compensation des Prestations
Familiales (C.C.P.F).
En 1957, cette Caisse a connue une extension au niveau des
prestations sociales par le Décret N°57 /245 du 24
Février 1957 portant réparation et
prévention des accidents du travail et des maladies professionnelles.
Le 08 Décembre 1961, l'adoption de la Loi
N°63 / 61 attribuant la gestion des accidents de travail et
des maladies professionnelles jusque-là gérée directement
par les employeurs à la Caisse de Compensation des Prestations
Familiales (C.C.P.F).
En 1962, la Caisse de Compensation des Prestations Familiales
devient la Caisse Gabonaise de Prévoyance Sociale (C.G.P.S).
En instituant une branche assurance vieillesse, un
régime des prestations familiales au profit des travailleurs Gabonais et
le risque vieillesse, il va s'en suivre en Novembre 1975, la Loi
N° 6 / 75 du 25 Novembre 1975 portant code de
Sécurité Sociale, qui va des lors abroger l'ancienne
législation et transformer la Caisse Gabonaise de Prévoyance
Sociale (C.G.P.S) en Caisse Nationale de Sécurité Sociale
(C.N.S.S) à laquelle sont assujettis les travailleurs salariés et
qui gère à ce jour quatre (4) branches.
2. Obligations
La C.N.S.S exerce des activités d'ordres
économiques et sociales, dont la dominante (c'est-à-dire la
principale activité) s'articule autour de quatre (4) modules
fondamentaux :
- L'Immatriculation des travailleurs ;
- Le Recouvrement des cotisations ;
- Le Paiement des prestations sociales ;
- L'Action sanitaire et sociale et la Prévention des
risques professionnels.
B. Organisation Financière
. Les opérations de la C.N.S.S font l'objet d'un
budget annuel en recettes et en dépenses, préparé par le
Directeur Général et délibéré par le Conseil
d'Administration, conformément à la Loi (Article 22
du Code de Sécurité Sociale).
Les ressources de la Caisse sont constituées
par :
- Les cotisations des employeurs et des travailleurs
destinées au financement des différentes branches du
régime de Sécurité Sociale ;
- Les majorations encourues pour cause de retard dans le
paiement des cotisations ou dans la production des déclarations
nominatives des salaires et des intérêts moratoires ;
- Le produit des placements de fonds suivant les règles
fixées à l'Art .39 de la
présente loi ;
- Les dons et legs ;
- Toutes autres ressources attribuées à la
Caisse par un texte législatif ou réglementaire.
Les dépenses de la Caisse concernent
exclusivement :
- Le paiement des prestations prévues pour chaque
branche ;
- Les frais d'Administration ;
- Les dépenses du fonds d'action sanitaire et
sociale.
Section II :
Département Approvisionnement, Logistique et Gestion de Stocks
Pharmaceutiques.
A. Présentation et Organigramme
1. Présentation
Ce Département, qui loin de ressembler aux autres
Départements Techniques de la C.N.S.S, revêt autant que ceux-ci un
intérêt particulier qui mérite d'être
évoqué ici.
En effet, ce Département a la mission de pourvoir en
fournitures stockables ou non, l'ensemble des structures de la C.N.S.S, allant
des Directions, aux Délégations, jusqu'aux plus petits des
Services. Et pour ce faire, il assure l'ensemble des achats de matériels
mobiliers ou immobiliers, périssables ou non et pharmaceutiques, d'une
part, et d'autre part, il veille à les stocker, en assure le
contrôle de gestion et leur acheminent dans les différents sites
nécessiteux.
En outre, la rétrocession des hôpitaux à
la C.N.S.S, la nécessité de relever les défis du monde
moderne, c'est-à-dire la Sécurité sociale au coeur du
développement, met la C.N.S.S devant l'impérieuse obligation de
pourvoir aussi bien ses hôpitaux d'un plateau technique conséquent
et en une variété de médicaments qui prendrait mieux en
compte les problèmes de santé de ses assurés, mais
également, d'assurer l'approvisionnement à juste à temps
de toutes ses composantes pour offrir un service de qualité.
Devant l'immensité et la complexité de ce
défi et au regard du volume important des achats et du matériel
stocké, le Département s'est doté de structures, d'organes
de contrôle et de procédures qui seraient susceptibles de
répondre et de satisfaire au faisceau de sollicitudes dont il fait face,
surtout quand on sait que l'entreprise travaille à flux tendu.
Voici donc au-delà de tout, ce qui relance la
pertinence et l'intérêt qui méritent d'être
accordés à ce Département et qui inexorablement nous
conduit à présenter de manière schématique son
organigramme.
2. Organigramme
Au regard de tout ce qui a été dit, il s'agira
ici de présenter à travers cet organigramme les
différentes structures mises en place pour assurer la mission
d'approvisionnement, de redistribution et de contrôle à travers
cet organigramme.
Attaché de Direction
Secrétariat et accueil
Assistant Technique
Approvisionnements
Division Contrôle de Gestion
Approvisionnement et Logistique
Division Achats
Division Pharmacie Centrale
B. Présentation du Service Transit et Transport
1. Missions
Le Service Logistique et Transport prend
tout son sens devant l'intérêt qu'a la Direction
Générale d'avoir une meilleure lisibilité de l'ensemble
des dépenses relatives à l'énorme quantité de biens
achetés, aussi bien sur le territoire national qu'à
l'étranger et dont les frais de transport font souvent l'objet de
manipulations diverses par les intermédiaires, grevant ainsi les
factures et par ricochet, augmentent les charges des frais d'administration.
En nous rappelant de ce qui a
été sus mentionné, c'est-à-dire les défis de
la Caisse, nous voyons clairement que la C.N.S.S met d'énorme moyen dans
l'achat et les commandes de biens. Ce Service a donc la responsabilité
de veiller aux différentes formalités aussi bien au niveau du
transport (national ou international), que des formalités de
dédouanement pour les opérations internationales et d'assurer
leur redistribution d'une localité à une autre selon les besoins
vérifiés. Il faut ajouter que la mission de ce Service va plus
loin car elle ne se limite pas seulement à celle de transporter ou de
régler les formalités douanières, mais elle prend en
compte d'autres paramètres tels que s'assurer que les produits et/ou le
matériel soient bien conditionnés et qu'ils soient bien
livrés dans les délais requis à la bonne personne aux
meilleurs coûts et suivant les opportunités de transport.
2. Organigramme
L'organigramme ci-dessous, revient sur la Division
Contrôle de Gestion Approvisionnement et Logistique car le Service
Transit et Transport y est inclus. Le Service Transit et Transport a donc sa
spécificité, celle de régler toutes les formalités
de dédouanement, de manutention, et de transport des biens de la C.N.S.S
y compris dans le cas des mouvements des ressources humaines.
Division Contrôle de gestion
Approvisionnements et logistique
Secrétariat et accueil
Contrôle de gestion et
Administration
Service transit et transport
Service magasin centrale
Section transport
Section Manutention
Section transit
Champ d'étude
Le synoptique ci-dessus présenté, nous illustre
l'architecture organisationnelle du champ d'étude (la CNSS et le
Département Approvisionnement) et l'agencement des structures qui
doivent organiser l'approvisionnement via le Service Transport. Toutefois, il
ressort de ceux-ci des insuffisances tendant à entraver les
opérations de transport. De ce qui précède, il est
opportun dans le chapitre suivant d'en déceler la problématique.
Chapitre II :
Problématique des opérations de transport
Section I :
Généralités
A. Notion des opérations de transport
1. Raisons
Devant la taille de la C.N.S.S et les volumes de mouvement
occasionnés entre ses différentes entités, aussi bien pour
les personnes que les biens, la Direction Général a donc
trouvé tout l'intérêt de mettre un accent particulier sur
le Service Transport afin de le redynamiser.
En effet, ce Service permet de transporter et de livrer dans
les délais optimums ce dont les autres Services pourraient avoir besoin,
dans la mesure où le personnel serait fixe et donc disponible à
prendre en charge dans les conditions réglementaires à partir du
magasin central, de la pharmacie centrale ou de tout autre site, les biens qui
font l'objet d'une demande de transport, y compris les effets d'agents
mutés ou admis à la retraite.
En outre, la nouvelle dynamique impulsée au Service
permettra de réduire les coûts de transports.
2. Nature des opérations
Les achats de la C.N.S.S sont multiples et variés.
Toutefois nous pouvons regrouper ces achats en deux (2) grandes
catégories :
- Les achats de produits pharmaceutiques ;
- Les autres achats.
B. Concept et procédures des opérations
de transport
1. Concept de gestion
Il est nécessaire de parler de gestion des
opérations de transport car celle-ci se distingue du transport. La
gestion des opérations de transport est un ensemble de méthode,
de procédures, et de moyens (Humains, Matériels et Financier) qui
permettent d'assurer le transport en respectant le ratio qualité
coût de manière cohérente, en tenant compte des
délais de livraison et de coûts. On parle donc de plus en plus de
gestion des opérations de transport à la C.N.S.S en raison du
faisceau de sollicitude dont ce Service peut faire l'objet aussi bien des sites
de Libreville que ceux de l'intérieur du pays et dont il mérite
de satisfaire. Cependant certaines demandes de livraison à cause du
caractère des activités liées à la pharmacie
centrale, font l'objet de demande parfois urgente et nécessite un
traitement particulier. Cette demande variée et justifiée
implique donc une gestion efficiente.
Pour cela, le Service par l'entremise du Département a
contracté avec des compagnies de transport de la place pour assurer ses
besoins de transport sur le plan national et international, c'est le cas de
SETRAG, NYTRA,
GABON AIRLINES, ANTARES...
Pour les livraisons en périphérie, le Département s'est
doté de véhicules de livraison. Toute cette activité de
transport s'organise autour d'un planning de rotation mensuel (Cf. annexe
1). Ce planning nous permet de mesurer la performance de
l'activité.
En effet, le Service a planifié avec les
différents sites sur les périodes de livraison. A ce sujet, la
satisfaction aux indicateurs de performance vont dépendre en
majorité du respect de la fiabilité du planning.
2. Procédure des opérations de
transport
L'histoire de ce Département, répond à la
nécessité de mettre un terme aux anciennes pratiques, qui
faisaient que n'importe quel agent ou Service pouvait solliciter qu'on lui
transporte tels ou tels produits, en apportant lui-même la facture. Les
conséquences de telles pratiques ont naturellement conduit à
reformer le Département, donc à établir un ensemble de
procédures et de garde-fous, qui serviraient de contraintes et qui
réhabiliteraient le Département.
En effet pour solliciter un éventuel transport, il faut
nécessairement justifier d'un certain nombre de documents, il s'agit
entre autre de :
- Demande de transport ;
- Liste de colisage ;
- La fiche d'expédition ;
- L'ordre de transport ;
- Facture.
Vue sous cet angle, il sera difficile pour un profane de
comprendre de quoi il est question. C'est pourquoi nous donnerons le rôle
des différents documents manipulés.
La demande de transport est l'acte qui crée les
opportunités de transport pour tout ce qui concernent
l'approvisionnement. Elle se fait par écrit, par le Service demandeur,
sauf lorsqu'il s'agit des déplacements propre au Département.
La liste de colisage est le document détaillant tout ce
qui fait l'objet du transport. Elle permet la confrontation physique de ce qui
est. Elle émane du demandeur.
La fiche d'expédition est un document qui relève
du Département Approvisionnement et précisément du Service
Transport. Il reprend le détail des effets à transporter et il
est l'acte qui engage le transport. Il est à préciser que c'est
un document en trois (3) exemplaires. Dont l'un est remis a
l'expéditeur, l'autre au destinataire et le troisième est la
propriété du Service en guise d'archive.
L'ordre de transport est un document qui n'intervient que pour
ordonner l'autorisation transporter aux prestataires avec lesquels il existe
des cautions ou tous les transports qui ne se font pas par les moyens roulants
de la C.N.S.S. Il relève de l'Attaché du Directeur
Général et deux ( 2) visas y sont nécessaires, notamment
celui du Chef de Service et de l'A.D.G.
Les factures sont les pièces comptables qui permettent
de faire l'état de rapprochement pour suivre l'évolution de la
caution auprès du prestataire et à terme elles permettent
d'apprécier l'ensemble des dépenses relatives au transport.
La demande de transport répond aux étapes
suivantes :
- Toutes les expressions de besoins en transport de colis font
l'objet d'une demande dûment remplie et visée par le Chef du
Département demandeur ou des ressources humaines, puis adressée
aux approvisionnements. A partir de cet instant, celle-ci doit être
accompagnée d'une liste de colisage (Cf annexe 2)
détaillée et validée par l'expéditeur ;
- A réception, l'Assistante du Responsable Central des
Approvisionnements appose le visa du courrier arrivé sur la demande de
transport et la liste de colisage, retourne une copie au demandeur pour accuser
réception, puis soumet les originaux au visa du Responsable Central des
Approvisionnements ;
- Le Responsable Central des Approvisionnements vise la
demande pour autoriser sa prise en charge avant la transmission de l'ensemble
des documents au Service Transit et Transport ;
- Le Chef de Service Transit et Transport vise la demande, y
joint la liste de colisage et transmet l'ensemble au Chef de Section Transport
pour ouverture d'un dossier ;
- Le Chef de Section Transport prend attache avec le service
demandeur et procède à l'inventaire physique des biens à
transporter en présence d'un représentant du demandeur, qui
co-signera la fiche d'expédition (Cf. annexe 3) pour attester
de la conformité des biens à transporter. Une copie pour
classement de la fiche d'expédition sera faite et l'originale sera
envoyé au Chef de Service Transit et Transport pour le choix du mode et
des dates du transport ;
Le Chef de Service Transit et Transport choisissent le mode de
transport en fonction :
- Du type de biens à transporter ;
- Des quantités à transporter ;
- De l'urgence de l'opération de transport.
On peut donc avoir plusieurs cas :
2.1 Le transport est assuré par un prestataire
agrée.
- Le Chef de Service Transit et Transport établit un
ordre de transport (Cf. Annexe 4), le vise, y joins la fiche
d'expédition puis transmet l'ensemble au Responsable Central des
Approvisionnements pour accord. Celui-ci valide l'ordre de transport et
retourne l'ensemble au Chef de Section Transport ;
- Le Chef de Section Transport photocopie la fiche
d'expédition et l'ordre de transport, pour classement puis à
l'aide des originaux contacte le prestataire pour convenir d'une part, de la
date et de l'heure du chargement et d'autre part, de la date et de l'heure de
départ ;
- Le prestataire inventorie les colis à transporter en
présence du Chef de Service Transport, procède à leur
chargement et vise la fiche d'expédition avant le
départ ;
- Le destinataire vérifie les quantités et
l'état des colis reçus, vise la fiche d'expédition
après notification d'éventuels manquants ou défauts, en
fait une copie pour classement et retourne l'original au Service Transit et
Transport pour classement et ordonnancement des factures.
2.2 Le transport est assuré par un prestataire
non agrée
- Le Responsable Central des Approvisionnements transmet
l'ordre de transport et la fiche d'expédition au Service Achats qui
adresse une demande de pro forma au prestataire en lui indiquant le poids et/ou
le volume des biens à transporter. Lorsqu'il reçoit la pro
format, il en fait une copie pour classement et transmet l'original au
Responsable Central des Approvisionnements ;
- Le Responsable Central des Approvisionnements et la
Direction Générale valident la pro format et la retournent au
service Transit et Transport ;
- Le Chef de Service Transit et Transport établit
l'ordre de transport, le vise et le soumet pour accord au Responsable Central
des Approvisionnements, qui pré vise l'ordre de transport et le soumet
à l'autorisation du D.G ;
- Après accord ou refus du D.G, l'Assistante du D.G
retourne l'ordre de transit validé aux approvisionnements. Dans le cas
d'un refus, l'ordre de transport non signé, est retourné au
Service Transit et Transport pour classement ou mise à jour des
paramètres souhaités. En cas d'accord, le Chef de Section
Transport photocopie l'ordre de transport pour classement, puis à l'aide
des originaux (pro forma, ordre de transport, et fiche d'expédition),
celui-ci contacte le prestataire pour convenir de la date et de l'heure du
chargement d'une part et d'autre part de la date et de l'heure du
départ.
Lors du chargement des colis, le transporteur :
- Indique la date prévisionnelle d'arrivée sur
la fiche d'expédition ;
- Fait une copie de la fiche d'expédition pour
classement et transmet l'original au destinataire pour servir d'accusé
de réception.
A la réception des biens, le destinataire :
- Procède à un contrôle qualitatif et
quantitatif des biens contenus dans la fiche d'expédition ;
- Appose son visa sur la fiche d'expédition pour
accuser réception ;
- Indique les éventuels manquements s'il y a
lieu ;
- Fait une copie de la fiche d'expédition visée
par lui pour classement ;
- Retourne l'original au Chef de Section Transport.
Dès réception de la facture du prestataire, le
Chef de Service Transit :
- La rapproche de la fiche d'expédition et de la pro
forma initiale ;
- La vise pour accord ;
- En fait une copie pour classement ;
- Transmet l'ensemble des documents originaux au Responsable
Central des Approvisionnements pour ordonnancement.
2.3 Le transport est assuré par la
C.N.S.S
Dans ce cas de figure, la procédure est souple,
étant donné que le Service gère un parc automobile. Il
suffit donc de faire signer la fiche d'expédition par le Chef de
Service, sans nécessairement que cela passe par l'Attaché du
Directeur Général. Toutefois, il existe une consigne
d'expédition des réactifs de laboratoire (voir annexe
5).
Section II :
Problèmes constatés
Le transport est une activité qui n'est ni en amont, ni
en aval de la production. Mais se trouve à tous les niveaux. Son
exécution fait suite à un flux d'informations, qui à
partir de prévisions de commandes, établit son urgence et sa
demande. Ainsi, le flux de matière qui exige l'utilisation du transport
a pour origine l'approvisionnement. C'est ainsi donc, que le Service Transport
organise ses activités même s'il est à noter que certains
problèmes se posent manifestement à celui-ci. Ces
problèmes nous allons les appréhender sous deux (2)
aspects : humain et matériel.
A. Aspect des ressources humaines
Avec environs seize (16) agents, le Service Transport fait
véritablement face à des problèmes qui plombent son
activité.
En effet, une partie du personnel d'encadrement affecté
à ce Service est vieillissant, avec pour corollaire le problème
d'adaptation aux Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication
(N.T.I.C).Cela est d'autant plus grave que l'actuelle Direction
Général a initié un vaste programme d'informatisation de
tous ses Services. Malgré les différents séminaires de
formation, cette catégorie de personnel a du mal à s'arrimer.
Entraînant de facto des conséquences visibles sur le rendement au
travail.
Hormis le problème d'inadaptation, il faut noter aussi
le sous effectif en ce qui concerne le personnel manutentionnaire.
Les manutentionnaires constituent un maillon essentiel dans la
chaîne d'approvisionnement. A l'évidence, il se pose un
problème de gestion des effectifs au delà du constat de sous
effectif relevé plus haut. Le problème est important, car si on
considère que la réhabilitation des deux (2) hôpitaux a
ralenti à plus de 70% le volume d'activité sur les sites en
chantier, le retour à l'activité normale va gravement nuire
à la qualité des services si la qualité et plus
précisément la quantité des ressources humaines ne varie
pas proportionnellement.
Un autre problème qui est à relever, c'est
l'absence de séminaires et de formation à l'intention du
personnel sur les risques et les précautions à prendre pour la
manipulation des différents produits auxquels ils sont exposés
que ce soit lors du chargement du convoiement ou du déchargement des
produits de laboratoire. Ensuite se pose le non respect de la fiabilité
du planning qui résulte très souvent des demandes de livraison en
urgence. Enfin la sensibilité de certains de nos activités
nécessite parfois de travailler au delà des heures normales (en
cas d'urgence). Et à ce sujet une véritable politique de
motivation doit être initiée par le Chef de Département,
via la Direction Générale.
B. Aspect matériels
Sur un tout autre plan, l'aspect matériel, il se pose
également quelques problèmes qui entachent les Opérations
de transport et que nous relèverons ici.
Le Directeur Général étant ordonnateur
final habilité à autoriser tout paiement, occasionne que tous les
documents quand à l'ordonnancement passe par lui. Cela entraîne
une lenteur. La lenteur qui en découle à une conséquence
sur les délais de paiement des fournisseurs et donc leur
disponibilité à nous offrir d'autres prestations.
Au rang des problèmes s'ajoute le sous
équipement du Service Transport, celui-ci utilise du matériel ne
cadrant plus avec les exigences du moment, notamment :
- L'utilisation des glacières pour le transport des
produits de chambre froide ;
- Certains véhicules de livraison inadaptés et
insuffisant ;
- L'inexistence de ceintures lombaires, masques, gants, bottes
appropriées ;
- L'inexistence de visite médicale
régulière à l'endroit des manutentionnaires.
- l'absence d'un élévateur motorisé
(Hyster), pour le chargement et déchargement du matériel
lourd.
A tout cela, pourrons-nous ajouter au rang des
problèmes, des impondérables bien que résultant des
facteurs externes, mais qui gênent de manière non
négligeable certaines opérations de transport, il s'agit entre
autre de la météo, de report de vols ou du transbordage.
La gestion des opérations de transport présente
des carences qu'il serait souhaitable dans l'optique de son optimisation,
d'apporter des solutions adéquates.
Devant l'éventail de problèmes
déclinés, il ressort des risques pour la chaîne de
transport. Mais qui toutefois, lesquels ne doivent pas éclipser que le
Service est assis sur un ensemble d'acquis qui permettent d'envisager des
solutions pour l'optimisation de la gestion des opérations de transport.
Ce qui nous a conduit par ailleurs, dans cette partie,
à présenter tour à tour une analyse critique et des
recommandations dans l'optique d'une amélioration de la gestion des
opérations de transport.
Chapitre I : Analyse
des risques et des acquis en vue des recommandations pertinentes
Section I :
Présentation des risques résultant du constat.
Le Service Transport pour l'accomplissement efficient de son
activité a mis en place un ensemble de procédures et de moyens
.Mais dans la pratique, et ce malgré le défi d'améliorer
son activité, il demeure à l'évidence qu'un certain nombre
de problèmes se pose en dépit de tout ce qui est fait. On a
retenu au rang des problèmes :
Ceux d'ordre humain, qui se caractérisent par le
vieillissement et l'inadaptation aux nouvelles reformes voulu par l'actuelle
Direction Générale, par une catégorie de son personnel.
Par les sous effectifs, surtout en ce qui concerne les
manutentionnaires et par la mauvaise utilisation de ceux-ci pour
l'accomplissement d'autres tâches.
Par l'inexistence ou du moins un besoin de formation à
l'attention de l'ensemble du personnel de ce Service.
Il existe à coté des problèmes humains,
ceux d'ordres matériels, tels que :
L'inadéquation entre la qualité des effets
transportés et les véhicules de livraison affectés
à cette fin. Le besoin en véhicule de livraison et l'inexistence
d'un engin permettant le chargement et le déchargement
d'équipement lourd.
De ce constat, il ressort inévitablement des risques
qui débouchent à tout point de vue sur des conséquences
d'ordre économique et social.
Du point de vue économique, nous pouvons
éventuellement citer l'augmentation des charges liées notamment
aux dommages sur les effets transportés ou concernant les frais
d'entretien des moyens de transport et l'augmentation des coûts de
transport.
Concernant le social, nous pouvons citer la difficulté
à réaliser ou à atteindre les performances attendues, les
risques professionnels encourues par les agents.
Section II :
Présentation des acquis du Service.
Le Service Transport joue un rôle primordial dans
l'efficacité et la performance globale des activités du
Département des Approvisionnements et par ricochet dans la
productivité de l'entreprise. Pour exemple si les performances du
Service Transport ne sont pas bonnes, les incidences ou conséquences
sont visibles et dramatiques sur le reste des activités. Une livraison
en retard peut entraîner des ruptures de stocks, donc la paralysie de
certains Services. Et si nous sommes dans le cas des hôpitaux cela est
encore plus grave.
Pour assurer cette mission le Service est assis sur un
ensemble d'acquis qui fondent sa dynamique. Ces acquis procèdent donc
des éléments qui suivent :
Le manuel de procédure est un document écrit,
qui est élaboré par des techniciens sous la supervision de
l'Attaché du Directeur Général (A.D.G), validé par
l'audit interne et le Directeur Général. Ce document
décrit le processus, les règles et la marche à suivre pour
l'optimisation des résultats souhaités. Par ailleurs, il
standardise le mode de fonctionnement de la gestion des opérations de
transport.
Au rang des acquis du Service, il est important de relever le
cautionnement. Il s'agit des montants déposés auprès de
chaque prestataire. Il permet d'éviter ou d'anticiper les
problèmes de trésorerie interne, qui pourraient avoir un impact
négatif en cas de non paiement. Elle a aussi l'avantage de rassurer nos
fournisseurs de services en nous rendant plus crédible.
A cela s'ajoute la diversification même des
sociétés de transport. La concurrence de ces dernières est
à notre avantage. Car celle-ci nous permet d'avoir des prix comparatifs,
des désertes à des périodes diverses.
Il est à relever enfin, la mise en place des
indicateurs de performance notamment le taux de réactivité et de
fiabilité du respect du planning. La mise en place de ces indicateurs
nous permet non seulement de mesurer la productivité sur une
période mais aussi de déceler nos faiblesses en vue de porter des
actions correctives, car tout ce qui est mesurable est améliorable.
De l'analyse critique de la gestion des opérations de
transport, sur la base des risques et des acquis du Service, il en
découle des recommandations en vue de leur optimisation.
Chapitre II : Les
recommandations pour une meilleure gestion des opérations de
transport
Section I : Les
recommandations humaines
Au regard des carences constatées et leurs
éventuels impacts sur l'activité du Service, il ressort
l'impérieuse nécessité d'envisager des actions correctives
dans le souci d'améliorer à court et à long terme la
gestion des opérations de transport. Dès lors nous faisons les
recommandations suivantes :
- Du point de vue des ressources humaines, nous proposons donc
d'envisager des formations à l'intention de l'ensemble du personnel, sur
la nécessité d'atteindre les performances fixées par le
Département. Cela passe inéluctablement par l'appropriation des
nouvelles méthodes de travail qui reposent pour l'essentiel sur le
respect de l'application des procédures d'une part, et d'autre part sur
la maîtrise de l'outil informatique. Il faudrait aussi envisager des
formations relatives à la Qualité Hygiène
Sécurité Environnement (Q.H.S.E), pour l'ensemble du personnel
qui dans leur travail de tous les jours sont au contact des produits
pharmaceutiques et de laboratoires dont-ils ne connaissent ni le contenu, ni
les précautions d'emploi. Il serait judicieux de prévoir une
couverture médicale spécifique pour les manutentionnaires et tous
ceux qui, comme eux, sont exposés à ces produits ;
- Nous proposons d'accroître le personnel
manutentionnaire, au regard de la réhabilitation des
hôpitaux ;
- Nous proposons également la fixation des quotas par
catégorie socioprofessionnelle en ce qui concerne le transport des
effets des agents affectés en vue de la réduction des coûts
liés au transport.
Section II :
Recommandations matérielles
Le bon suivi de la caution engagée auprès des
sociétés de transports par des états de rapprochement
périodiques.
Il conviendrait également de déposer une caution
auprès du prestataire de transport terrestre, pour éviter toute
rupture ou retard de la chaîne de livraison qui trouverait son
explication pour des raisons de non paiement ou retard de paiement de
facture.
Nous suggérons le renforcement des moyens roulant,
notamment l'achat d'un pick up double cabine. En effet, il faut des
véhicules plus adaptés qui prennent en compte la place assise
pour l'ensemble des personnes qui participent à la livraison, il n'est
pas prudent que les convoyeurs s'asseyent sur les effets transportés.
L'achat d'un véhicule adapté au transport des
produits qui nécessite la conservation de la chaîne du froid.
L'achat de caissons isothermes pour la conservation lors du
convoiement des produits de laboratoire.
L'achat d'un élévateur motorisé (Hyster)
pour assurer le chargement et le déchargement du matériel
lourd.
Le renforcement de la capacité des équipements
de manutention.
L'approvisionnement est une
fonction essentielle pour la production dans toute entreprise, il permet
d'alimenter en consommable ou en équipement de toutes sortes
l'entreprise. Pour le cas de la C.N.S.S, l'approvisionnement se fait en deux
(2) grandes étapes. La première qui découle de
l'érection d'un Département consacré à
l'approvisionnement, assure l'achat et le stockage des biens dont les autres
Services pourraient avoir besoin grâce à son magasin et à
sa pharmacie centrale. La deuxième étape consiste en la
distribution vers les différents sites des produits ou matériels
stockés, c'est de ce qui suit que découle le Service Transport.
Le Service Transport rend non seulement possible la
chaîne de production, mais facilite également l'accès aux
Services. De ce fait, il s'impose comme un outil indispensable dans la
productivité de l'entreprise. Toute la difficulté est que le
Service fait face à des problèmes qui résultent
principalement du fait des insuffisances de certains acteurs du Service, mais
également de l'inadéquation entre les défis à
relever et le matériel participant à leur réalisation.
En gros deux (2) problèmes se posent principalement, il
s'agit en effet de problèmes d'ordre humain et matériel.
Derrière ces difficultés qui ne sont pas seulement l'apanage de
ce Service, celui-ci repose sur des compétences, des moyens techniques,
qui permettent la réalisation partielle ou totale de ses indicateurs de
performance. Le Service s'est doté d'indicateur lui permettant
d'apprécier le niveau de ses activités afin de pouvoir à
terme déceler les causes manifestes de ce qui entrave le bon
fonctionnement de celui-ci, comme pour le parfaire. Autant il ressort un
éventail d'écueils, autant tout l'intérêt est de se
placer d'un point de vue dynamique vers la recherche de solutions qui
tendraient par des reformes ou l'amélioration du point de vue humain et
matériel à l'optimisation de la gestion des opérations de
transport.
Tant on constate que le transport joue un rôle
primordial dans l'efficacité et la performance de tout défi
logistique et par ricochet dans la productivité de toutes les autres
structures. Mais devant l'intérêt économique et social que
suscite cette étude, il est nécessaire d'envisager une
étude, plus poussée, qui consacrerait plus de temps et
analyserait la gestion des opérations de transport de manière
plus globale, c'est-à-dire en mettant en relation l'Agence Comptable, le
Parc Automobile et le Département Approvisionnements.
BIBLIOGRAPHIE
Texte Organique
- Code de sécurité sociale du 25 novembre 1975.
Autres sources écrites
- Le manuel de procédure du service transport de la
C.N.S.S;
- Les ouvrages :
Le Robert MICRO, 2006,
Dictionnaire de la langue française, page 610
M. Charles Legrand ESSOUMA NGUEMA,
Rapport de Stage, 2007-2008, << l'Optimisation de la Gestion des
Péremptions de Produits Pharmaceutiques à la
CNSS>>.
- Sites Internet :
www.memoireonline.com;
www.internaute.com;
www.faq-logistique.com.
Sources orales
- M. Jocelyn NGOMA, Chef de Service Transit et
Transport ;
- Dr. YOBA, Chef de Service de la Pharmacie de la FJE ;
- M. Karl William MOUCKEYTOU, Assistants du Chef de Service
Transport ;
- M. Patrick MESTRE, manutentionnaire ;
- M. Ruphin NGOUONI, manutentionnaire.
ANNEXES
TABLEAU DES ANNEXES
ANNEXE 1 : Planning de rotation
mensuel ;
ANNEXE 2 : Liste de
colisage ;
ANNEXE 3 : Fiche
d'expédition ;
ANNEXE 4 : Ordre de
transport ;
ANNEXE 5 : Consigne
d'expédition des réactifs de laboratoire
TABLE DE
MATIERES
