Memoire Online - Contribution à l'amélioration de la procédure d'octroi et de suivi du crédit dans une IMF: cas de l'Agence PAPME

Avec la crise bancaire sous-régionale de la fin des années 1980, le nouveau cadre institutionnel mis en place dans les pays de l'Union Monétaire Ouest Africaine (UMOA) et utilisé par la Banque Centrale des Etats de l'Afrique de l'Ouest (BCEAO) dans la conduite de la politique monétaire de l'union, n'a fait que favoriser la prolifération d'un système bancaire informel, plus proche des Petites et Moyennes Entreprises (PME) et des micro- entreprises. Il faut reconnaître que ces «banques» de taille très modeste ont pu mobiliser des ressources très importantes qui ont donné un poids non négligeable aux activités de la microfinance.

Le Bénin peut être cité à titre de pays phare dans cette expansion rapide de la finance décentralisée. Le développement du secteur de la microfinance est dû essentiellement aux institutions mutualistes et/ou coopératives, aux institutions de crédit épargne, aux Organisations Non Gouvernementales (ONG) et à certaines structures d'appui. Devant l'ampleur du phénomène, la BCEAO, en marge de la loi bancaire de l'union qui réglemente l'environnement bancaire dans la zone ouest africaine, a encouragé l'élaboration d'une autre loi portant sur la réglementation des institutions mutualistes ou coopératives d'épargne et de crédit, communément connue sous le nom de loi PARMEC.

Très vite, le secteur de la microfinance s'est considérablement développé avec une croissance d'environ 117% et 110% respectivement pour les ressources collectées entre 1993 et 2003 et les crédits distribués entre 1994 et 2004 (monographie du SFDF 2005 réalisée par la BCEAO). De plus, le volume des crédits distribués par les Institutions de Micro Finance (IMF) au Bénin a atteint à la fin de 2006 plus du quart des ressources mobilisées par l'ensemble du secteur bancaire (LELART ; 2007). Aujourd'hui, il existe des milliers d'IMF dans le monde.

Peu d'entre elles ont atteint la pérennité financière, mais beaucoup espèrent y parvenir. Leur motivation reste avant tout sociale, mais elles espèrent que l'atteinte de la rentabilité leur permettra d'étendre leurs activités bien au-delà de ce que leur permettent les fonds limités versés par l'État ou les bailleurs de fonds. Ce développement leur ouvre la perspective d'une clientèle de plusieurs centaines de millions d'emprunteurs pauvres. Dans ce contexte, les IMF et les bailleurs de fonds qui les financent, accordent une importance croissante aux performances et à l'information financière. Au nombre de ces institutions recherchant sans cesse la performance et l'information financière se retrouve l'Agence PAPME qui est, à ne point douter, l'une des plus grandes IMF au Bénin.

Comme toute structure dynamique, l'Agence se trouve confronter à de nombreuses difficultés qui compromettent dangereusement sa survie et sa pérennité. Notre ambition étant d'être utile de façon significative à la structure qui nous a servi de lieu de stage, tout en étant dans la ligne droite de notre formation, nous nous sommes donnés pour tâche de diagnostiquer les maux qui minent la procédure d'octroi et de suivi de crédit à l'Agence PAPME. Dans cette optique, le thème «Contribution à l'amélioration de la procédure d'octroi et de suivi de crédit dans une IMF : Cas de l'Agence PAPME» fera l'objet de notre étude.

Le travail qui se fera par rapport à ce thème se présentera en trois (03) chapitres :

Ø Chapitre premier : Du cadre institutionnel de l'étude aux séquences de résolution de la problématique de l'amélioration de la procédure d'octroi et de suivi de crédit ;

Ø Chapitre deuxième : Des objectifs de l'étude à la méthodologie de la recherche sur la procédure d'octroi et de suivi du crédit ;

Ø Chapitre troisième : De la réalisation des enquêtes aux conditions de mise en oeuvre des solutions pour une amélioration de la procédure d'octroi et de suivi de crédit à l'Agence PAPME.

CHAPITRE 1 :

Du cadre institutionnel de l'étude aux séquences de résolution de la problématique de l'amélioration de la procédure d'octroi et de suivi du crédit

SECTION 1 : Cadre institutionnel de l'étude et observations de stage

L'Agence pour la Promotion et l'Appui aux Petites et Moyennes Entreprises (PAPME) est l'institution qui nous a servi de lieu de stage. Après présentation de la genèse et de la structure organisationnelle de ladite institution, nous exposerons nos observations recensées tout au long de notre stage.

Paragraphe 1 : Présentation générale de PAPME

I- HISTORIQUE

Issue de la transformation du Projet d'Appui aux Petites et Moyennes Entreprises (PAPME), avec l'appui du gouvernement béninois et de la Banque Mondiale, dans le cadre des mesures d'accompagnement destinées à amortir les effets sociaux du Programme d'Ajustement Structurel (PAS) et relancer le secteur économique à travers la promotion et le financement des Petites et Moyennes Entreprises (PME) et Petites et Moyennes Industries (PMI) et les organisations paysannes, l'Agence PAPME a vu le jour en Octobre 1993 en complémentarité à l'Association pour la Promotion et l'Appui au Développement des Micro-Entreprises (PADME). L'Agence PAPME est une association d'utilité publique (loi 1901). Elle exerce ses activités de financement dans le cadre des dispositions de la loi PARMEC. Une convention cadre est signée avec le ministre des finances. Les dispositions de cette convention fixent les conditions d'exercice et les modalités de reconnaissance juridique des activités financières de l'Agence PAPME ainsi que les modalités de contrôle desdites activités. Par ailleurs, l'Agence PAPME est reconnue officiellement par le Ministère de l'Intérieur sous le N° 98/401/MISAT/DG/SG/DAI/SAP-ASSOC du 31 décembre 1998. Quatre (04) phases ont donc marqué l'évolution du projet :

- primo ; la phase pilote lancée le 22 octobre 1993 et consacrée à tester les mécanismes appropriés de financement d'appui conseil et de formation des entrepreneurs béninois.

- secundo, la phase de consolidation qui a couvert la période du 1^er juillet 1995 au 30 septembre 1996. Elle a été consacrée au perfectionnement du système d'appui conseil, à l'amélioration du système d'organisation interne.

- tertio, la phase de l'institutionnalisation qui a démarré le 1^er juillet 1996. Cette phase a permis de définir clairement le positionnement du PAPME sur le marché béninois de financement des PME et sa transformation en une institution autonome, viable et pérenne.

- quarto, la phase de l'extension géographique qui a démarré le 1^er janvier 1998. Cette phase prévoit l'extension géographique des activités sur tout le territoire par l'ouverture d'antennes et de bureaux décentralisés de gestion dans les autres localités du Bénin.

Par ailleurs, L'Agence a pour objet de promouvoir le développement des PME au Bénin. A ce titre, elle mène toute activité se rattachant à cet objet. En particulier, elle met en place des financements adaptés aux entreprises, les aide à concevoir leurs plans d'affaires et à mettre en oeuvre leur stratégie. Dans le cadre du suivi des crédits mis en place, elle leur apporte l'assistance nécessaire à la poursuite et/ou au développement de leurs activités. Elle fournit également aux entrepreneurs, en fonction de leurs besoins, différents services d'information et de formation.

- accroître la capacité de mobilisation des ressources financières nécessaires au financement, de la croissance et au développement de ses activités ;

- consolider les relations vis-à-vis des partenaires actuels et potentiels (personnel, clients, banques locales, organismes de financement et prêteurs internationaux) ;

- soigner son image de marque, développer une culture d'entreprise performante et augmenter la qualité de ses opérations et de ses services ;

- améliorer son taux de pénétration du marché à travers l'extension de ses activités sur tout le territoire national ;

II- Structure organisationnelle

Conformément aux textes organiques (statuts et règlement intérieur), l'Agence PAPME est un instrument de politique de relance du secteur privé susceptible de favoriser la création d'emplois par un appui technique et financier au développement des PME.

Afin d'atteindre de manière efficiente ses objectifs ; toute entreprise doit mettre en place une structure de direction solide situant ainsi les responsabilités et tâches à chaque niveau donné ainsi que les différentes relations hiérarchiques existant entre les services.

Ainsi, pour permettre aux membres de l'organisation de bien connaître et comprendre les relations existant entre eux, les organes suivants ont été mis en place :

Elle est l'organe suprême de l'Association qui définit l'orientation et la politique générale de cette dernière, en vue de la réalisation des objectifs assignés. Les différents membres de l'Assemblée Générale (AG) sont :

- l'Association Professionnelle des Banques et Etablissements Financiers (APBEF) ;

- l'Association pour la Promotion et l'Appui au Développement des Micro-Entreprises (PADME) ;

Les réunions de l'AG ont lieu une fois dans l'année en séance ordinaire sur convocation du président du Bureau Exécutif (BE). Des séances extraordinaires peuvent être convoquées si nécessaire.

L'Agence est munie d'un Bureau Exécutif de cinq (05) personnes élues par l'AG. Il assure la promotion, l'animation et le rayonnement de l'Agence sur le plan national et international et veille également à l'exécution des orientations définies et des décisions prises par l'AG. Ce bureau est composé :

Leur mandat est de deux (02) ans renouvelables. Ils sont révocables à tout moment par l'AG puisqu'ils sont élus par cette dernière.

L'Agence est dirigée par un Directeur Général recruté par l'AG. Il représente l'Agence vis-à-vis des tiers et signe tous les accords conclus par l'Agence. Dans l'exercice de ses fonctions, il a sous son autorité directe, un Directeur Général Adjoint, un Secrétaire de Direction et sept (07) directions techniques à savoir: la Direction de l'Audit et de l'Inspection Générale, la Direction Administrative et Financière, la Direction des affaires Juridiques et des Contentieux, la Direction du Système d'Information, la Direction de l'Exploitation, la Direction des Risques et Engagements et enfin la Direction des Ressources Humaines.

Elle assure le contrôle du volet marketing de l'Agence et la coordination des activités des antennes. Dans sa mission d'appui aux antennes, le Directeur Général Adjoint :

- propose au Directeur Général les objectifs pour chaque antenne au regard de la politique générale de l'Agence ;

- effectue aussi des contrôles au niveau des antennes, des bureaux et des cellules ;

- assiste le Directeur Général dans sa mission et assure son intérim en cas d'absence.

Le Secrétaire de Direction enregistre les courriers, rédige et saisit les documents, veille au respect strict du planning de la direction générale.

Le responsable de cette direction est rattaché au Directeur Général et jouit d'une indépendance vis-à-vis des autres directions. Il est chargé de l'audit, du contrôle de la conformité du système, de la vérification de sa fiabilité et veille à son évolution.

Il exécute ces tâches avec l'aide des comptables, des trésoriers en chef et leurs assistants.

- l'exécution des tâches qui lui sont confiées par le DG et de la coordination de l'équipe de la direction assurance.

Les principales activités du chef de cette division sont la gestion du réseau et du matériel informatiques ainsi que le suivi, l'enregistrement et le traitement des données.

Le chargé de cette direction a pour principale mission la coordination des activités de crédit et la mise en oeuvre de la politique de crédit et de

l'épargne en vue de renforcer la pérennité et d'accroître la notoriété de l'institution.

Elle a en charge à travers son directeur l'analyse des risques liés à la mise en place du crédit. Sa mission est aussi de veiller au respect des procédures d'engagement de l'Agence avec ses clients. Elle assure également toutes les autres missions qui lui sont confiées par le Directeur Général et le Directeur Général Adjoint.

Le directeur des ressources humaines s'occupe du management des ressources humaines ; il détermine la politique de gestion du personnel selon la vision du comité de direction.

Outre ses organes opérationnels, l'Agence PAPME dispose, pour être proche de sa clientèle de bureaux sur toute l'étendue du territoire.

Après cet aperçu général, il importe de mettre un accent sur l'état des lieux de base de l'Agence PAPME.

Paragraphe 2 : Observations de stage sur l'Agence PAPME - Bureau AKPAKPA ; Etat des lieux de base

Le Bureau AKPAKPA nous a servi de cadre de travail durant notre séjour à l'Agence PAPME.

I- Etat des lieux sur les activités de l'Agence PAPME

Peuvent bénéficier des services de l'Agence PAPME, les PME et les particuliers qui n'ont pas accès au système bancaire classique. De façon générale, les bénéficiaires cibles de PAPME sont :

Il faut noter qu'une attention particulière est accordée aux Activités Génératrices de Revenus (AGR) en milieu rural à travers un appui aux organisations paysannes et les groupes de personnes.

- l'appui conseil à la création et au développement des PME et PMI : l'Agence PAPME aide les promoteurs à réaliser les études de marché, à rechercher les opportunités et les équipements appropriés, à finaliser les projets de création ou d'extension d'entreprise ;

- la formation des entrepreneurs à la création des entreprises et des entrepreneurs en activité. Cette formation se fait sous forme de modules dans le cadre du concours entrepreneurial organisé annuellement avec la collaboration de la Loterie Nationale du Bénin ;

- l'appui technique spécifique en fonction des besoins identifiés lors des opérations de financement, l'Agence PAPME apporte son appui dans des domaines qui nécessitent des appuis spécifiques et ponctuels. Dans ce cadre, des contrats à durée déterminée sont signés avec des spécialistes pour des appuis ponctuels aux entreprises des secteurs concernés.

Elle a pour objectif de sécuriser les crédits octroyés et aider les clients à préparer leur retraite. Elle est destinée à toute personne physique ou morale qui remplit les conditions d'obtention ou non d'un prêt auprès de l'Agence. Cette activité couvre :

Le crédit peut être définit comme l'opération qui consiste à mettre à la disposition d'un agent économique à besoin de liquidité de la monnaie pendant une certaine période et moyennant le paiement ou non d'un intérêt qui est le loyer de l'argent prêté.

Les conditions à remplir et pièces à fournir pour bénéficier de ces crédits se trouvent en annexe 2

Ces trois (03) catégories de crédit se subdivisent en six (06) types de crédit :

Ce sont des crédits accordés aux entrepreneurs pour satisfaire leurs besoins d'investissement et d'exploitation. Ces prêts ne peuvent être accordés que pour satisfaire isolément les besoins d'exploitation (fonds de roulement) d'une entreprise, sans qu'il y ait un besoin d'investissement. Seul le Chargé à la Clientèle Crédit (CCC), aidé de ses supérieurs hiérarchiques, peut apprécier ainsi le terme d'un tel prêt, afin de ne pas étouffer l'entreprise.

Ce sont des crédits accordés aux entrepreneurs pour satisfaire leurs besoins d'exploitation. Ici aussi, seul le chargé à la clientèle crédit, aidé de ses supérieurs hiérarchiques, peut apprécier le terme d'un tel prêt.

C'est un ensemble de facilités de caisse accordées aux clients pour la satisfaction de leurs besoins ponctuels d'exploitation. Elle est exclusivement destinée aux clients ayant déjà bénéficié de prêts qu'ils soient en cours de remboursement ou non.

Ils sont accordés le plus souvent pour des activités saisonnières et surtout aux organisations paysannes agricoles pour satisfaire leurs besoins d'exploitation. Notons en plus que les prêts de campagne sont accordés le plus souvent pour des activités saisonnières.

Ce sont des crédits accordés à un ensemble de personnes exerçant toutes des AGR et provenant de la même couche socio-économique. On en distingue deux (02) types :

* le crédit aux groupes : un groupe de caution solidaire est constitué de 3, 5, 7, 9 personnes. Elles se regroupent et s'entendent pour désigner leur responsable. Dans le groupe, chacun est lié au succès de l'entreprise de l'autre. Dans le cas où il y aurait cessation de paiement de l'un, les autres membres prennent sur eux la responsabilité du paiement du crédit.

* le crédit aux groupements : un groupement de caution solidaire est constitué de sept (07) personnes au minimum exerçant ensemble ou individuellement des AGR et ayant au moins deux (02) années d'activité.

Dans le but de permettre au personnel de l'Agence de bénéficier de prêts au niveau interne, la direction générale met à sa disposition un certain nombre de facilités à savoir :

Types de crédit		Montant maximum (F.CFA)	Durée maximum (mois)	Taux mensuel (%)
Prêts ordinaires		80.000.000	12 avec 1 à 3 mois de différé	1,5
Prêts ponctuels		80.000.000	12 avec 1 à 3 mois de différé	2 par mois dégressif
Ligne de crédit		80.000.000	12	2 par mois dégressif
Prêts de campagne		80.000.000	12	2 par mois dégressif
Crédit de caution solidaire	Crédits aux groupes	2.000.000	12	2 par mois dégressif
	Crédits aux groupements	80.000.000	12	2 par mois dégressif
Prêts au personnel		Compte tenu de la quotité cessible de l'employé	12	5 l'an

2- Procédure d'octroi de crédit

La procédure d'octroi de crédit à PAPME peut être restituée à travers les cinq (05) étapes suivantes :

Les potentiels clients promoteurs d'entreprise ou d'établissement ou exerçant une AGR assistent à une séance d'information animée par un CCC généralement en dialectes locaux.

Au cours de cette séance, le CCC informe les potentiels clients sur les conditions d'octroi de crédit et répond aux éventuelles préoccupations de ceux-ci. A cet effet, tous les CCC disposent d'un même bureau pour ladite séance. Ce qui dénote de l'insuffisance de locaux pour les CCC.

A ce niveau, le Chargé des Formalités (CF) intervient pour aider le client à remplir le formulaire de demande (annexe 3) de crédit et à passer à l'ouverture sans frais de dossier. Cela témoigne de la gratuité d'ouverture de dossier.

Outre ces deux (02) étapes exposées ci-dessus, l'Agence passe à l'étude de dossier des demandeurs de crédit. Nous avons fait le constat que bon nombre de clients ne tiennent pas une comptabilité digne du nom ou parfois pas du tout, ce qui empêche l'étude complète et rigoureuse des dossiers de crédit.

Ainsi, nous pouvons déduire qu'il y a une non tenue de comptabilité régulière et fiable par la majorité des clients.

Le CCC traite et monte son dossier (visite de l'entreprise, entretien avec le client, visite de la garantie, enquête de moralité) et décide de la fermeture, de l'attente ou de la finalisation du dossier au Chef Bureau (CB). Ce dernier procède à son tour à une analyse de dossier (contre-visite) et prend par la suite la décision de fermeture, d'attente ou de finalisation du dossier. Il est donc aisé de constater qu'il y a une procédure de visite et de contre-visite de terrain pour la validation d'un dossier.

On distingue à cet effet trois (03) niveaux de contrôle des dossiers à finaliser :

- le CCC : il est le premier responsable des dossiers et veille à ce que les conditions d'éligibilité des clients soient réunies à travers les dossiers à finaliser ;

- le CB : il valide la décision du CCC et signe la fiche individuelle de crédit (annexe 4) et singulièrement tous les dossiers à finaliser pour financement ;

- le Directeur des Risques et Engagements : il valide les dossiers à finaliser dont les montants sont supérieurs à 2.000.000 F CFA. Il doit aussi vérifier systématiquement la qualité des dossiers constitués et prêts à être soumis à l'appréciation du comité de crédit.

Les clients sont informés au niveau de chaque Bureau de la décision prise par le CCC (rejet, mise en attente pour complément). Cette activité est exécutée par les CCC sous la responsabilité du CB.

Le chargé des formalités reçoit du CB les dossiers des clients, la copie de la fiche individuelle plus les divers imprimés (contrat, fiche

d'évaluation des garanties : annexe 5) pour la formalisation de la garantie. A cet effet, on distingue trois (03) types de garanties à PAPME :

Ø les garanties non matérielles : elles consistent en une enquête de moralité concluante et une étude du risque lié à l'activité exercée par le client. Cela permet d'évaluer la qualité de l'entrepreneur, la rentabilité et la viabilité de l'entreprise financée ;

Ø les garanties financières : la décision d'octroi de crédit au client implique la constitution par ce dernier de trois (03) types de garanties financières à savoir : les fonds de garantie, l'épargne entrepreneur, la garantie décès.

Ils sont versés intégralement avant le déboursement du crédit dans les caisses de l'Agence. Leur montant est de 10% du montant du crédit accordé.

En dehors du dépôt de garantie demandé aux clients, l'Agence PAPME exige la constitution progressive d'une épargne qui leur permet de renforcer leurs sûretés réelles. Ce dépôt est égal à 10% du montant total de crédit répartit sur les différents remboursements.

Pour se prémunir contre les risques d'insolvabilité liés au décès, l'Agence a mis en place une mutuelle d'assurance décès alimentée par une prime des crédits accordés aux clients.

En cas de décès, le montant correspondant à l'encours de crédit dû par le client est prélevé dans la caisse d'assurance ;

Ø les garanties matérielles : ce sont des biens affectés en garantie d'une dette. Ils peuvent appartenir au débiteur lui-même ou à un tiers. Dans ce cas, le code civil parle de cautionnement réel. Il existe quatre (04) catégories de

garanties matérielles : le gage sur véhicule, l'hypothèque, la cession d'immeuble ou de parcelle et le cautionnement.

Ici, il est demandé au client d'aller inscrire le gage de son véhicule à la Direction des Transports Terrestres (DTT) avec sa carte grise. Il faut noter qu'il s'agit d'un véhicule assuré et ayant régulièrement effectué des visites techniques ; l'assurance du véhicule doit nécessairement couvrir le délai de validité du crédit octroyé.

C'est un contrat par lequel le débiteur donne à son créancier un immeuble pour garantie de remboursement de sa dette. C'est un acte authentique passé chez le notaire et qui doit faire l'objet d'une publicité au bureau de la conservation des hypothèques. Lorsque le montant du crédit est supérieur ou égal à 2.000.000 F.CFA, l'Agence exige le relèvement de la garantie par le notaire. On relève donc l'implication d'un notaire pour tout crédit dont le montant est supérieur ou égal à 2.000.000 FCFA. L'hypothèque apparaît ainsi comme l'une des garanties les plus rassurantes pourvu qu'elle porte sur un immeuble convenablement assuré.

En ce qui concerne les garanties immeuble ou parcelle objet de permis d'habiter, ou ayant des conventions de vente, l'Agence PAPME a signé un accord avec les hôtels de ville pour les formalités de vente non définitive en son nom. Dans la réalité, les promoteurs sont envoyés dans les mairies des localités abritant les garanties où ils procèdent à la cession au nom de l'Agence PAPME.

Le cautionnement est un contrat par lequel la caution s'engage envers le créancier qui accepte, à exécuter l'obligation du débiteur si celui-ci n'y satisfait pas lui-même. Le mot caution sert donc à désigner le tiers garant. Toute personne juridiquement capable peut se porter caution d'une tierce personne, en acceptant de signer un contrat écrit avec mention exprimant la connaissance exacte de l'obligation contractée.

Le CF, après avoir fourni des explications sur les formalités à remplir, les divers frais à verser (les frais d'étude de dossier qui s'élèvent à 1% du montant du crédit accordé à prélever lors du déblocage, les fonds de garantie conformément au type de crédit, les frais d'assurance) avant le déblocage des fonds, remet au client qui, accepte les conditions des divers imprimés pour signature et légalisation. Il reçoit les imprimés après les formalités administratives et les transmet à la direction.

Lorsque les formalités de garantie sont faites par les notaires, ces deniers envoient directement les documents (minute) à la direction. Le Directeur des Affaires Juridiques et Contentieux les contrôle et les fait signer par le Directeur Général. Une fois l'acte signé, le notaire peut envoyer l'attestation ou la grosse à la direction. Ces attestations sont contrôlées par le Directeur des Affaires Juridiques et Contentieux avant d'être envoyées au Bureau. Les documents qui constituent la garantie sont ensuite rangés par le CF dans une cantine en vrac dans son bureau, laquelle cantine est fermée à l'aide d'un cadenas. Ceci témoigne donc de l'archivage non approprié des documents.

Le CB ayant fini les contrôles utiles sur les dossiers prêts à être débloqués (remplissage des dossiers de contrôle) et surtout après avoir reçu l'avis définitif du Directeur des Affaires Financières sur l'état des dossiers, procède au déblocage. Les clients sont débloqués les 5, 10, 20 de chaque mois. Il est à souligner à ce niveau que ces différentes dates ne sont pas

toujours respectées. On remarque alors à ce niveau un retard des fonds lors du déblocage.

Le Chargé des Opérations de Crédit et d'Epargne (COCE), après un atelier de sensibilisation sur le respect des échéances et d'informations sur les remboursements, fait signer au client des échéanciers qu'il établit à son niveau et procède au virement dans le compte de ce dernier. Il est donc aisé de constater que l'Agence procède à une organisation des séances de sensibilisation à l'endroit des clients.

Le client ne peut effectivement retirer les fonds qu'après 24 heures sauf s'il vient de loin. Au regard de ces cinq étapes citées ci-dessus, on peut dire qu'il y a une longue procédure d'octroi de crédit.

Le COCE saisit les données du déblocage à l'informatique en vue de la production des états :

- des dossiers déboursés (état des encours, état des crédits débloqués) ;

- des fonds liés au déblocage (fonds de garantie, frais de dossier, garanties) ;

- de synthèse liée aux déblocages et également produit par le CB à la fin de chaque mois.

Le CCC, durant le mois ayant suivi immédiatement celui du déblocage visite le client pour vérifier si le crédit octroyé a été effectivement utilisé pour l'activité pour laquelle il avait été sollicité. Les informations relatives à cette visite sont consignées sur une fiche de suivi (annexe 6) un mois après le déblocage. Ces différentes étapes font remarquer l'existence d'une procédure formelle de crédit.

Dans le cas où le crédit n'aurait pas été utilisé comme prévu, le CCC appuyé par le CB doit prendre des mesures rigoureuses pour obliger le client à investir le crédit conformément au plan ou à rembourser immédiatement l'intégralité du crédit. Cette remarque témoigne du suivi des encours de crédit.

Le remboursement des crédits a lieu quotidiennement au niveau de la Caisse. A cet effet, le COCE produit tous les documents liés aux remboursements des clients. Pour ce, il produit tous les jours au CB :

La collecte de l'épargne constitue un outil de mobilisation des ressources locales dans le cadre des activités de financement des PME/PMI et organisations paysannes au BENIN.

v Le dépôt à vue (DAV) rémunéré : c'est un produit que toute personne physique ou morale quel que soit le secteur d'activités peut obtenir en ouvrant un compte à vue. Il a pour objet la sécurisation des économies constituées par les clients, la réalisation des projets futurs, l'épargne pour l'accès au crédit. Les frais d'ouverture de ce compte s'élèvent à 5000 FCFA donnant droit à une carte de client, un carnet de bon de paiement (50 feuillets). Le dépôt minimum est libre. Le DAV

est rémunéré au taux de 4% l'an sur une durée illimitée avec une date de valeur d'un (01) mois ;

v Le dépôt à terme (DAT) : c'est un compte nominatif spécial sur lequel l'on dépose des fonds bloqués pendant un temps au profit de l'institution en échange d'intérêt. Il a pour objet la réalisation des projets futurs et la fructification des économies des déposants. Les frais d'ouverture d'un DAT s'élèvent à 5000 F.CFA donnant droit à un compte à vue et à une carte client. Le dépôt minimum est de 50.000 FCFA. Le taux de rémunération du DAT est de 4% l'an. Le mode de paiement est trimestriel et la durée est de trois (03) mois ;

v Le plan épargne projet (PEP) : c'est un compte ouvert par toute personne physique ou morale quel que soit le secteur d'activités. Le PEP aide à la scolarité des enfants, la construction de logement, la réalisation d'évènements (mariage, baptême, libération). Les frais d'ouverture d'un tel compte s'élèvent à 5.000 FCFA donnant droit à l'ouverture d'un DAV et une carte de client. Le dépôt minimum du PEP dépend de la capacité du client mais le minimum mensuel est fixé à 5.000 FCFA. Il est rémunéré au taux de 2% l'an.

Au regard de ces taux de rémunération de l'épargne, nous pouvons affirmer que les conditions de rémunération des comptes sont en général bonnes pour une IMF. De ce fait, on peut dire qu'il y a une rémunération équitable des comptes ouverts à PAPME.

Elle est toute simple et se fait par le CF qui explique aux clients potentiels les différents produits d'épargne commercialisés par l'Agence.

Il se fait uniquement suite à la volonté manifeste du client potentiel d'épargner. Le CF lui fournit des informations et l'oriente vers le CB qui signe le contrat du DAT. Le contrat signé est envoyé au Directeur des Affaires Financières qui le classe après l'avoir contrôlé. Il envoie le carnet et le contrat à la Caisse de l'Agence et demande à l'épargnant de se présenter pour le versement.

Ici, il est demandé au client de rassembler les pièces nécessaires à l'ouverture de compte. Une fois les pièces réunies, le CB procède à leur vérification (contrôle) et autorise la poursuite du processus d'ouverture effective du compte.

Le client se présente au guichet de l'Agence et verse les fonds à la caissière qui les positionne sur le compte de ce dernier.

Quant au remboursement, il varie selon le type de compte ouvert et s'effectue lorsque le souscripteur manifeste le désir de se faire rembourser.

Notons que le remboursement se fait à l'échéance et en cas de retrait anticipé, le client est tenu de verser des agios à l'Agence.

Dans le cas du compte à vue, le souscripteur se présente directement à la Caisse et effectue le retrait à partir d'une fiche qu'il reçoit au guichet. L'opération ainsi effectuée est enregistrée dans les livrets d'épargne du client et sur la fiche de compte communément appelée carton.

Pour les autres types de dépôt, le souscripteur se présente au CB pour exprimer son besoin. Ce dernier, sur la base du dossier de l'épargnant prépare le remboursement en déterminant le montant à rembourser. Il doit tenir compte des délais et surtout des cas de pénalités. Il établit ensuite un avis de crédit qui lui permet de positionner le montant total à rembourser sur le compte de dépôt à vue de l'épargnant.

L'avis de crédit précise le délai de la composition du montant afin de faciliter le traitement comptable par la suite. Il doit être accompagné d'un document qui a permis de faire les calculs.

L'épargnant est dès lors invité à retirer au guichet la copie de l'avis de crédit. Il peut, à partir de cet instant demander un retrait normal à la Caisse sur son compte à vue pour tout ou partie du montant qui lui a été remboursé.

L'épargnant ne peut retirer effectivement ses fonds que 24 heures après l'inscription du montant sur son compte à vue.

En ce qui concerne l'organisation interne de PAPME, précisons qu'environ 10.000 clients emprunteurs sont gérés chaque année par le service crédit de PAPME, ce qui constitue un portefeuille de clients non négligeable par CCC. Ces derniers ne disposent à cet effet que de deux (02) postes

informatiques qui ne répondent toujours pas aux attentes des chargés, ce qui témoigne du manque de matériels informatiques, mobiliers de bureau et vétusté de ceux existants.

Dans cette rubrique, nous allons regrouper d'une part les atouts, et d'autre part les problèmes recensés à l'Agence PAPME.

Au cours de notre stage à l'Agence PAPME, nous pouvons donc dire que cette dernière dispose d'atouts majeurs dont entre autres :

- l'implication d'un notaire pour tout crédit dont le montant est supérieur ou égal à 2.000.000 FCFA ;

- le manque de matériels informatiques, mobiliers de bureau et vétusté de ceux existants ;

- la non tenue d'une comptabilité régulière et fiable par la majorité des clients.

SECTION 2 : DU CHOIX DE LA PROBLEMATIQUE AUX SEQUENCES DE RESOLUTION DE L'ETUDE

Dans cette section, nous allons procéder au choix de la spécification de la problématique puis, nous présenterons les séquences de résolution du sujet.

Paragraphe 1 : Choix de la problématique et formulation du sujet

I- REGROUPEMENT DES PROBLEMES PAR CENTRES D'INTERET : PROBLEMATIQUES POSSIBLES

Il s'agira pour nous ici, de regrouper les problèmes identifiés par centres d'intérêt afin de pouvoir dégager les problématiques possibles, ensuite de choisir au nombre de ces problématiques, celle qui, fera l'objet de notre étude et enfin de procéder à la formulation du thème.

N°	Centres d'intérêt	Problèmes spécifiques	Problèmes généraux	Problématiques
1	Procédure d'octroi et de suivi du crédit	- Montant élevé des impayés - Longue procédure d'octroi de crédit - Retard des fonds lors du déblocage - Archivage non approprié des documents notamment des garanties	Les insuffisances de la procédure d'octroi et de suivi du crédit	Problématique de l'amélioration de la procédure d'octroi et de suivi du crédit
2	Conditions de travail du personnel de PAPME	- Manque de matériels informatiques, de mobiliers de bureau et vétusté de ceux existants - Insuffisance de locaux pour les chargés à la clientèle crédit	Mauvaises conditions de travail du personnel	Problématique de l'amélioration des conditions de travail du personnel
3	Accès au service crédit de PAPME	- Non tenue d'une comptabilité régulière et fiable par les clients	Accès difficile au service crédit de PAPME	Problématique l'amélioration de l'accès des clients au service crédit de PAPME

Pour réaliser des performances et se tailler une part importante du marché, l'Agence PAPME devra résolument faire face aux différents problèmes spécifiques que nous avons identifiés au cours de nos analyses, et qui se regroupent en différentes problématiques à savoir :

ü La problématique de l'amélioration de la procédure d'octroi et de suivi du crédit ;

ü La problématique de l'amélioration des conditions de travail du personnel ;

ü La problématique de l'amélioration de l'accès des clients au service crédit de PAPME.

L'orientation de notre problématique sera faite dans l'idée de rapprocher nos aptitudes acquises tout au long de notre formation en rapport aux IMF aux problèmes de l'institution afin d'en assurer la pérennité.

D'abord, la problématique n°2 qui soulève le problème des conditions de travail peu commodes relève beaucoup plus du domaine de la gestion des ressources humaines. De ce fait, nous écartons cette dernière afin de trouver solutions aux autres.

Ensuite, un regard critique et une analyse approfondie sur la problématique n°3 relative à l'accès des clients au service crédit de PAPME ne nous semble pas être un problème inhérent à la structure.

Le souci d'être de façon active utile à la structure nous amène donc à retenir la problématique n°1 liée à la procédure d'octroi et de suivi du crédit. Nous sommes donc convaincus, compte tenu du souci des dirigeants de faire rayonner l'Agence que la résolution de cette problématique sera d'une grande utilité à l'Agence.

Toute entreprise qui se veut pérenne se doit de conquérir d'autres clients tout en essayant de garder sa clientèle actuelle. Cette dernière devient de plus en plus exigeante et recherche une entreprise qui comblerait ses attentes de façon spontanée et sans préjudice. Le client qui se verrait léser, négliger voire sans importance n'hésitera pas à claquer la porte à ladite institution.

Pour ce faire, mener des réflexions sur la problématique de la procédure d'octroi et du suivi du crédit est la chose la plus précieuse que nous pourrions apporter à la structure qui nous a servi de lieu de stage. En effet, nous favoriserons la pérennité du financement des AGR dans notre pays le BENIN par une maîtrise du portefeuille à travers la procédure et le suivi du crédit.

Ces problèmes spécifiques et la problématique qu'ils posent nous conduisent à la formulation du thème «Contribution à l'amélioration de la procédure d'octroi et de suivi du crédit dans une IMF: cas de l'Agence PAPME».

Paragraphe 2 : Spécification de la problématique et séquences de résolution de l'étude

Bien que le secteur de la microfinance au Bénin constitue un élément de redynamisation des activités économiques, il est toujours confronté à une multitude d'insuffisances qui constituent un goulot d'étranglement pour la survie du secteur. Au vue de cela, nous avons estimé que la résolution des problèmes spécifiques liés à la problématique retenue serait d'une grande importance pour assurer la pérennité de l'Agence.

Notons que pour les quatre (04) problèmes spécifiques qui soutendent notre problématique constituent des éléments assez pertinents et qu'une structure qui ne met pas en confiance sa clientèle et les partenaires au financement ne peut prospérer.

La résolution de cette problématique nécessitera une démarche méthodologique constituée de douze (12) séquences à savoir :

CHAPITRE 2 :

Des objectifs de l'étude à la méthodologie de la recherche sur la procédure d'octroi et de suivi du crédit

Section 1 : Objectifs, hypothèses et Tableau de bord de l'étude

Dans cette rubrique, nous allons fixer les objectifs à atteindre, poser les hypothèses de travail, élaborer le tableau de bord de l'étude et finir sur la méthodologie de recherche liée à la procédure d'octroi et de suivi du crédit à l'Agence PAPME.

Paragraphe1 : Objectifs et hypothèses de l'étude

Ces objectifs sont de deux ordres. Nous avons l'objectif général et les objectifs spécifiques.

Notre étude a pour objectif général de proposer les conditions d'amélioration de la procédure d'octroi et de suivi du crédit à l'Agence PAPME.

Le montant élevé des impayés dans les livres de PAPME peut avoir pour causes :

L'absence d'une centrale des risques pour les IMF pourrait justifier le montant élevé des impayés dans la mesure où l'existence de cette centrale permettrait à PAPME de disposer d'informations précises concernant la gestion des risques liés aux clients. La mise sur pied d'une telle centrale ne

relève pas des missions de l'Agence. Par conséquent, cette cause ne peut être retenue.

En outre, pour qu'un crédit soit recouvré, l'activité qu'elle est destinée à financer doit combler une demande non encore satisfaite des consommateurs. Lorsque le même produit inonde un marché, il y aura mévente et seuls les promoteurs peuvent choisir l'activité qui leur convient le mieux. Sur ce, cette cause n'est pas liée non plus à l'Agence.

Compte tenu de la phase de redressement que traverse actuellement l'Agence PAPME, toutes les échéances de remboursement des crédits octroyés ont été ramenées à douze (12) mois, ce qui, selon nous, ne permettrait pas aux clients de pouvoir rentabiliser leurs activités et de pouvoir honorer à leurs engagements. Cette phase étant temporaire, l'on ne pourrait retenir la courte échéance de remboursement comme étant à la base du montant élevé des impayés.

Par contre, le détournement par certains promoteurs des crédits à des fins non génératrices de revenus explique parfaitement le montant élevé des impayés dans les livres de l'Agence car pour qu'un crédit soit remboursé, il doit servir à réaliser une activité ou un projet générateur de revenus.

L'hypothèse formulée est la suivante : le détournement par certains promoteurs des crédits à d'autres fins est à l'origine du montant élevé des impayés dans les livres de PAPME (Hypothèse spécifique n°1)

La lenteur administrative nous paraît comme un problème assez important qui pourrait justifier la longue, mais nous ne sommes pas en mesure de le garder car il n'est pas un problème qui relève de la structure elle même mais plutôt de l'Etat.

Pour ce faire, nous écartons cette cause comme étant à la base de la longue procédure d'octroi de crédit.

En revanche, la complexité dans la constitution des dossiers nous semble être la cause la plus plausible dans la mesure où seule l'Agence définit les formalités à remplir en vue de prendre un crédit.

L'hypothèse formulée est la suivante : la complexité dans la constitution des dossiers explique la longue procédure d'octroi de crédit.

Le manque de volonté dans le décaissement des fonds ne nous semble pas être une cause qui justifie le retard des fonds au moment du déblocage car nous estimons que les dirigeants de l'Agence conscients du rôle qu'est le leur, ne peuvent pas délibérément ne pas mettre les fonds à la disposition des bureaux à temps.

Quant à l'inexistence du financement extérieur, elle pourrait justifier le retard des fonds au déblocage. Mais compte tenu des fonds propres de l'Agence, cette hypothèse ne pourrait pas être retenue.

Par contre, l'absence d'une bonne planification dans le processus de déblocage nous paraît plus juste car une bonne planification permettrait à l'Agence de tenir compte des éventuels problèmes qui empêcheraient le déblocage aux dates prévues. Ainsi, l'hypothèse formulée est la suivante : l'absence d'une planification rigoureuse dans le processus de déblocage explique le retard des fonds lors du déblocage. (Hypothèse n°3)

Au sujet de l'archivage non approprié des documents notamment des garanties, nous avons pu identifier deux causes possibles à savoir :

L'insuffisance des moyens pour l'achat de coffre-fort nous semble être moins pertinente car les moyens propres de l'entreprise lui permettent de s'offrir un coffre-fort. Alors, nous écartons cette cause.

En revanche, la volonté des dirigeants de minimiser les coûts nous semble plus juste car ladite Agence traverse une période de restructuration. Pour ce faire, les dirigeants cherchent à réduire de façon significative les charges de la structure. Nous pouvons donc formuler notre hypothèse comme de la façon suivante : l'archivage non approprié des documents notamment des garanties est dû à la volonté des dirigeants de minimiser les coûts. (Hypothèse n°4)

Paragraphe 2 : Tableau de Bord de l'Etude (TBE)

La problématique choisie, les problèmes spécifiques retenus, les objectifs poursuivis, les causes supposées se trouvant à la base des problèmes et les hypothèses de travail ci-dessus se résument dans le tableau de bord de l'étude que voici :

Tableau n°3 : TABLEAU DE BORD DE L'ETUDE SUR : AMELIORATION DE LA PROCEDURE D'OCTROI ET DE SUIVI DU CREDIT DANS UNE IMF : CAS DE L'AGENCE PAPME.»

	Problématiques		Objectifs	Causes supposées	Hypothèses
Niveau général	Les insuffisances de la procédure d'octroi et de suivi du crédit à l'Agence PAPME		Proposer les conditions d'amélioration de la procédure d'octroi et de suivi du crédit à l'Agence PAPME.	------	------
	1	Montant élevé des impayés	Envisager les moyens de réduction des impayés	Le détournement par certains promoteurs des crédits à d'autres fins	Le détournement par certains promoteurs du crédit à d'autres fins est à l'origine du montant élevé des impayés
	2	Longue procédure d'octroi de crédit	Proposer les modalités d'une courte procédure d'octroi de crédit.	La complexité dans la constitution des dossiers	La complexité dans la constitution des dossiers explique la longue procédure d'octroi de crédit
	3	Retard des fonds lors du déblocage	Suggérer des conditions de mise à disposition des fonds à temps lors du déblocage	L'absence d'une planification rigoureuse dans le processus de déblocage	L'absence d'une planification rigoureuse dans le processus de déblocage explique le retard des fonds lors du déblocage
	4	Archivage non approprié des documents notamment des garanties	Proposer les conditions d'un bon archivage des documents.	La volonté des dirigeants de minimiser les coûts	La volonté des dirigeants de minimiser les coûts est à la base de l'archivage non approprié des documents notamment des garanties

Section 2 : Revue de littérature et méthodologie de la recherche

Paragraphe 1 : Revue de littérature

I- POINT DES CONTRIBUTIONS ANTÉRIEURES SUR LE PROBLÈME RELATIF AU MONTANT ÉLEVÉ DES IMPAYÉS

Les diverses investigations et recherches effectuées à cet effet nous ont permis de passer en revue les différentes stratégies de suivi utilisées par d'autres institutions et aussi dans d'autres pays. Quoiqu'il en soit, le suivi est souvent défini comme un contrôle permanent sur une période prolongée. De ce fait, il se manifeste par une vérification de l'utilisation des crédits et des visites inopinées aux clients afin de s'informer de la réussite de leurs activités. De plus pour Aboubakar DRAMANE, l'agent de crédit est tenu d'utiliser plusieurs techniques ou pratiques destinées à motiver les clients pour le remboursement ; entre autres nous pouvons citer :

- L'approche de la motivation de la carotte qui consiste à encourager les groupes performants en augmentant le montant du crédit lors du renouvellement tout en restant dans les proportions raisonnables ;

- La pratique de la ristourne utilisée par bon nombre d'institutions de micro finance dont la Bank Rakyat Indonesia (BRI) qui offre des primes de remboursement anticipé aux groupes jugés performants.

En dehors de la motivation et du contrôle de l'utilisation du crédit, les agents de crédit ont l'obligation de procéder à des relances. L'exemple palpable émane du programme CARE GRESCE en Mozambique dont les agents de crédit se rendent chez les clients dès la soirée même du premier jour de remboursement raté pour s'enquérir des raisons justifiant cet acte. Le refus de paiement entraîne l'affichage de leurs photos sur les fenêtres de bureau de l'institution afin de leur montrer le caractère pragmatique de l'institution vis-à-vis des remboursements de crédits et du respect des échéances. Il faut toutefois porter l'attention sur le fait que tout ceci doit être fait tout en évitant de tomber dans l'agressivité à l'endroit des clients afin de ne pas nuire à la réputation de l'institution. En Afrique, le capital rare est gaspillé. En effet, beaucoup d'études ont montré que surtout dans les milieux ruraux, la plupart des crédits accordés ne sont pas utilisés à des objets prévus. Il s'agit alors de détournement de l'esprit des crédits qui sont souvent utilisés à d'autres fins. Le dispositif de suivi de crédit dans le Système de Financement Décentralisé (SFD) doit être constitué par un ensemble de procédures et de vérifications qui permettent de s'assurer que les conditions de prêt sont respectées et, de suivre la situation financière de l'emprunteur tout en veillant au maintien du dispositif sécuritaire de prêt.

Pour ce faire, CHAZE C. (1996) recommande à « une efficacité du dispositif de suivi de la clientèle sur le terrain (service de proximité) ». Selon FADES (1993), la supervision du crédit n'est effective que grâce à :

Le suivi est une action, mais en même temps un outil pour évaluer et ainsi améliorer la programmation. Il doit être peu encombrant, positif, avec la participation de tous les acteurs. L'outil principal du suivi est l'indicateur à condition que les indicateurs soient établis avec soin (Guide méthodologique pour l'appui aux actions de développement à la base ; IRED, 1992).

C'est ainsi que dans son étude sur l'évaluation des banques agricoles des huit (08) pays membres de l'UMOA, LEBRETON Philippe (1993) conclut que « les institutions spécialisées dans leur conception actuelle, sont difficilement viables. Les causes des mauvaises performances du crédit agricole étant :

- une fausse décentralisation des institutions qui s'est avérée par ailleurs fort coûteuse.

La réponse à ces besoins passe par la mise en place d'un autre type d'organisation réellement décentralisée, gérée par les intéressés eux-mêmes et qui permettrait ainsi une réelle connaissance et réponse aux besoins et la concrétisation d'un véritable cautionnement mutuel recherché vainement par les actuelles organisations afin de sécuriser le crédit dispersé. ». Selon Mr Fulbert GERO AMOUSSOUGA, il faudra éviter dans un premier temps d'éviter le détournement de l'objet de crédit tout en s'assurant de leur bonne utilisation et dans un second temps, de pouvoir intervenir en cas de difficultés en vue de soulager ou de rappeler l'emprunteur à l'ordre.

II- POINT DES CONTRIBUTIONS ANTÉRIEURES SUR LE PROBLÈME RELATIF À LA LONGUE PROCÉDURE D'OCTROI DE CRÉDIT

Des étudiants ont mené des recherches qui consistent à analyser les différents mécanismes d'octroi de crédit tant au niveau des banques classiques qu'au niveau des IMF (SOÏZOUN, YEHOUENOU, 2003). Pour cela, ils ont évalué d'une part le schéma d'étude d'analyse des dossiers de crédit de ces institutions financières de même que leur structure organisationnelle, puis d'autre part, leurs effets sur le financement des PME au Bénin.

Mais l'analyse a une vision un peu large de telle sorte que les étudiants n'ont pas pu appréhender les spécificités et les complexités des procédures d'octroi de crédit dans les institutions financières en général et dans les IMF en particulier.

La théorie de BETTY WAMPFLER propose aux IMF l'amélioration du volume des ressources disponibles, la recherche de ressources à longue durée tout en simplifiant les procédures de décaissement.

Dans les banques, la décision d'accorder le prêt est prise de deux manières. Soit le responsable de la clientèle établit l'analyse du risque, soit ce travail est confié à une cellule spécialisée. (Anne Joseph, 2003 ; p.193).

Dans le premier cas, le responsable de la clientèle ou le chargé de prêts rencontre l'entrepreneur ou le promoteur, analyse le risque et prend la décision d'accorder ou de refuser le crédit. Dans ce type d'organisation, le responsable du suivi du dossier connaît l'entrepreneur et le projet. Les banques qui fonctionnent de cette manière mettent en avant la relation de clientèle ; elle permet aux deux parties d'échanger des informations. Ce mode de financement correspond à ce que RIVAUD DANSER (1995) appelle ` la banque à l'engagement''.

Dans le deuxième cas, pour prendre leur décision, les spécialistes de l'analyse du risque se fondent uniquement sur les critères comptables. Ce type d'organisation présente les avantages suivants : d'une part, les analystes ont plus de recul que les responsables de suivi du dossier et d'autre part, ce mode de fonctionnement permet aux banques de centraliser les informations recueillies sur chaque projet. De plus, le risque d'accorder un crédit de complaisance est plus faible. Cependant, les analystes sont moins aptes à apprécier la fiabilité de l'emprunteur. Selon RIVAUD-DANSET (1995), ce type de fonctionnement correspond à la `' banque à l'acte'' qui traite le risque comme le font les sociétés d'assurance.

III- POINT DES CONTRIBUTIONS ANTÉRIEURES SUR LE PROBLÈME RELATIF AU RETARD DES FONDS LORS DU DÉBLOCAGE

L'approche générique étant celle qui vise à limiter le retard dans la mise à disposition du crédit aux micro-entreprises, nous allons développer les théories des auteurs qui ont abordé la thématique du délai de traitement entre la demande de prêt et la mise à disponibilité des crédits.

Si le délai de traitement entre la demande de prêt et la mise à disposition des fonds dépasse deux semaines, il est déjà trop long si on se réfère aux programmes existant dans d'autres régions comme l'Asie. (WEBSTER et FDLERP, 1996 P.55) Le délai de traitement des demandes de crédit pour les nouveaux crédits peut être de treize (13) jours, celui des cautions solidaires peut être de quatorze (14) jours et les crédits en renouvellement d'une semaine. (KADJA, 2001 P.52) L'informel étant un secteur en perpétuelle quête d'opportunités économiques, la durée maximale entre l'introduction d'une demande de crédit et le financement est d'un (01) mois (LOUM, M.1995 P.244)

IV- POINT DES CONTRIBUTIONS ANTÉRIEURES SUR LE PROBLÈME RELATIF À L'ARCHIVAGE NON APPROPRIÉ DES DOCUMENTS NOTAMMENT DES GARANTIES

Tout au long de nos recherches, nous avons fait le constat qu'aucune contribution antérieure n'a traité de ce problème.

Paragraphe 2 : Méthodologie de la recherche

La méthodologie de recherche adoptée est subdivisée en deux (02) types d'approches : les approches empiriques et les approches théoriques.

Elles nous permettront de mettre en exergue la méthode adoptée pour la résolution des problèmes énumérés dans le tableau de bord. Les étapes sont les suivantes :

L'objectif général de nos enquêtes est de vérifier les hypothèses que nous avons formulées dans notre étude. Ainsi, nous allons essayer de voir de manière spécifique si :

- le détournement par certains promoteurs des crédits est à l'origine du montant élevé des impayés ;

- la complexité dans la constitution des dossiers est la cause de la longue procédure d'octroi de crédit ;

- l'absence d'une planification rigoureuse dans le processus de déblocage explique le retard des fonds lors du déblocage ;

- l'archivage non approprié des documents notamment des garanties est dû à la volonté des dirigeants de minimiser les coûts.

La ville de Cotonou a été choisie comme le cadre de réalisation de nos enquêtes pour deux raisons à savoir :

Quant à la population mère, elle est composée des CCC et chefs bureaux des différents bureaux de Cotonou.

Il s'agit d'une enquête par sondage qui sera adressée à la totalité des CCC et des chefs bureaux de Cotonou.

Les questions posées lors des enquêtes ont permis de recenser des informations pour mieux :

Les données recueillies par le questionnaire auprès des enquêtés seront traitées de façon manuelle.

Les résultats de nos enquêtes sont présentés par la méthode du tri à plat.

La dimension théorique vise à déterminer les outils de vérification des hypothèses afin de pouvoir déterminer les causes réelles se trouvant à la base de ces problèmes.

Pour trouver des solutions adéquates à notre problème en résolution, la théorie que nous utiliserons est celle développée par AMOUSSOUGA GERO Fulbert qui suggère dans un premier temps d'éviter le détournement de l'objet de crédit tout en s'assurant de leur bonne utilisation et dans un second temps, de pouvoir intervenir en cas de difficultés en vue de soulager ou de rappeler l'emprunteur à l'ordre.

Vu l'importance du problème du montant élevé des impayés et compte tenu de la pluralité des causes, nous retiendrons la cause pouvant répondre au mieux à la résolution de ce problème. De ce fait, toute cause réunissant au moins 30% sera prise en compte.

La théorie retenue est celle de BETTY WAMPFLER qui propose aux IMF l'amélioration du volume des ressources disponibles, la recherche de ressources à longue durée tout en simplifiant les procédures de décaissement.

2- Seuil de décision pour la vérification de l'hypothèse liée à la longue procédure d'octroi de crédit

Le problème de la longue procédure d'octroi de crédit étant important pour notre étude, toute cause qui réunira au moins 50% des avis sera retenue.

C- Choix théorique lié au problème du retard des fonds lors du déblocage

Ici nous nous retiendrons la théorie qui énonce que si le délai de traitement entre la demande de prêt et la mise à disponibilité des fonds dépasse deux semaines, il est déjà trop long si on se réfère aux programmes existant dans d'autres régions comme l'Asie (WEBSTER et FDLERP, 1996 P.55)

2- Seuil de décision pour la vérification de l'hypothèse liée au retard des fonds lors du déblocage

A ce niveau, nous retiendrons comme seuil de décision, toute cause ayant un poids supérieur à 40%. En tout état de cause, dans le cas où aucune cause n'aurait atteint cette fréquence, c'est celle qui aurait le poids le plus élevé qui retiendra notre attention.

D- Choix théorique lié au problème de l'archivage non approprié des documents notamment des garanties

En ce qui concerne la théorie à utiliser, nous nous baserons sur les résultats de nos enquêtes.

2- Seuil de décision pour la vérification de l'hypothèse liée à l'archivage non approprié des documents notamment des garanties

Dans ce cas, toute cause qui n'aurait obtenu aucun avis sera systématiquement rejetée.

Chapitre 3 :

De la réalisation des enquêtes aux conditions de mise en oeuvre des solutions pour une amélioration de la procédure d'octroi et de suivi du crédit à l'Agence PAPME

Section 1 : De la réalisation des enquêtes à la vérification des hypothèses

Paragraphe 1 : Réalisation et présentation de l'enquête

Les enquêtes se sont effectuées en tenant compte d'un échantillon représentatif : le personnel de l'Agence PAPME (CB, CCC, COCE).

Dans le cas d'espèce, notons que la collecte d'informations concernant notre étude doit constituer un élément de base solide et fiable. Elle s'est déroulée sous forme de questionnaire (annexe 9) à l'endroit du personnel de PAPME comme annoncé plus haut. Rappelons que cette enquête a eu lieu du 27 Octobre au 7 Novembre 2008 et comme toute enquête, elle n'a pu se réaliser sans obstacles ; il s'agit de la réticence, de la méfiance et surtout de la rétention d'informations dues au principe du secret professionnel qui leur est imposé, tout ceci couronné par la situation de redressement que traverse actuellement l'Agence PAPME

Les résultats de l'enquête réalisée seront présentés et analysés en tenant compte de chacun des problèmes spécifiques en résolution

Eléments	Effectifs	Fréquences(%)
Détournement par cetains promoteurs du crédit à d'autres fins	26	65
Absence d'une centrale des risques	8	20
Saturation du marché en produits de même nature	6	15
Courte échéance de remboursement	0	0
Total	40	100

Selon les données consignées dans le tableau n°4, 65% du personnel affirment que le détournement par certains promoteurs des crédits à d'autres fins justifie le montant élevé des impayés, 20% avancent l'absence d'une centrale des risques et 15% la saturation du marché en produits de même nature.

Quant au tableau n°5, la procédure d'octroi est selon 80% du personnel longue à cause de la complexité dans la constitution des dossiers et le reste c'est-à-dire 20% avancent l'idée de la lenteur administrative.

Eléments	Effectifs	Fréquences(%)
Manque de volonté dans le décaissement	0	0
L'inexistence de financement extérieur	12	30
Absence d'une planification rigoureuse	28	70
Total	40	100

Le tableau n°6 montre que 30% du personnel estiment que le déblocage des fonds accuse d'un retard à cause de l'inexistence de financement extérieur ; 70% de l'absence d'une planification rigoureuse.

Tableau n°7 : Cause de l'archivage non approprié des documents notamment des garanties

Dans le tableau n°7, l'archivage non approprié des documents notamment des garanties est uniquement dû à la volonté des dirigeants de minimiser les coûts.

Paragraphe 2: Vérification des hypothèses de l'étude

A partir de l'analyse des résultats de nos enquêtes, nous apprécierons le degré de validité des hypothèses.

Pour la résolution de ce problème, nous avons fixé comme seuil de décision, toute cause réunissant au moins 30% des avis.

On conclue alors que l'hypothèse selon laquelle le détournement par certains promoteurs du crédit à d'autres fins est à l'origine du montant élevé des impayés est vérifiée.

II- DEGRE DE VERIFICATION DE L'HYPOTHESE LIEE A LA LONGUE PROCEDURE D'OCTROI DE CREDIT

A ce niveau, il a été retenu toute cause qui réunira 50% des avis sera prise en compte. Le point des enquêtes nous révèle que la procédure d'octroi est selon 80% du personnel longue à cause de la complexité dans la constitution des dossiers et le reste c'est-à-dire 20% avancent l'idée de la lenteur administrative.

On déduit que l'hypothèse selon laquelle la complexité dans la constitution des dossiers explique la longue procédure d'octroi de crédit est entièrement vérifiée.

III- DEGRE DE VERIFICATION DE L'HYPOTHESE LIEE AU RETARD DES FONS LORS DU DEBLOCAGE.

En nous référant au seuil de décision fixé pour la vérification de cette hypothèse, il est prévu que toute cause qui aurait un poids supérieur à 40% sera prise en compte.

Les enquêtes nous révèlent que 30% du personnel estiment que le déblocage des fonds accuse d'un retard à cause de l'inexistence de financement extérieur ; 70% de l'absence d'une planification rigoureuse.

On s'aperçoit alors que l'hypothèse selon laquelle l'absence d'une planification rigoureuse dans le processus de déblocage explique le retard des fonds au déblocage est vérifiée.

IV- DEGRE DE VERIFICATION DE L'HYPOTHESE LIEE A L'ARCHIVAGE NON APPROPRIE DES DOCUMENTS NOTAMMENT DES GARANTIES

Ici, nous avons retenu qu'il sera rejeté toute cause n'ayant obtenue aucun avis.

D'après les analyses, il ressort que l'archivage non approprié des documents notamment des garanties est uniquement dû à la volonté des dirigeants de minimiser les coûts.

Ainsi, l'hypothèse qui affirme que La volonté des dirigeants de minimiser les coûts est à la base de l'archivage non approprié des documents notamment des garanties est totalement vérifiée.

SECTION II : DU DIAGNOSTIC DE L'ETUDE AUX CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE DES SOLUTIONS

Paragraphe 1 : Etablissement du diagnostic de l'étude

La réalisation de ce diagnostic est basée sur la condition selon laquelle toutes les hypothèses sont vérifiées. Des solutions seront donc proposées dans le but de résoudre les problèmes identifiés.

La vérification de l'hypothèse n°1 nous a permis de retenir que le détournement par certains promoteurs des crédits à d'autres fins est à l'origine du montant élevé des impayés.

Suite à la vérification de l'hypothèse n°2, nous avons retenu la complexité dans la constitution des dossiers comme cause réelle de la longue procédure d'octroi de crédit.

De la vérification de l'hypothèse n°3, il apparaît que l'absence d'une planification rigoureuse dans le processus de déblocage explique le retard des fonds lors du déblocage.

De la même manière, la vérification de l'hypothèse n°4 nous a amené à retenir la raison selon laquelle l'archivage non approprié des documents notamment des garanties déposées par les clients est dû à la volonté des dirigeants de minimiser les coûts.

Paragraphe 2 : Approche de solutions et conditions de leur mise en oeuvre

Nous rappelons que le détournement par certains promoteurs des crédits à d'autres fins est à l'origine du montant élevé des impayés dans les livres de PAPME.

Ainsi, pour pallier à ce problème, l'Agence PAPME doit mettre en place une stratégie pour limiter au maximum le détournement par certains promoteurs des crédits à d'autres fins.

A cet effet, il s'agira pour l'institution de procéder à une enquête de moralité plus approfondie et beaucoup plus complète sur les clients.

Aussi, doit-elle procéder à un suivi régulier des clients par les CCC après le déblocage jusqu'au remboursement de par des descentes inopinées de ce dernier afin de s'assurer que le crédit octroyé est effectivement utilisé pour l'activité pour laquelle il a été sollicité.

Enfin, elle doit initier des séances de renforcement des capacités en matière de gestion des AGR.

La longue procédure d'octroi de crédit est due à la complexité dans la constitution des dossiers.

Pour résorber ce problème, il serait bénéfique à la structure de repenser les procédures en limitant surtout les formalités de l'administration publique afin de satisfaire les clients à temps et d'éviter que ceux-ci ne se tourne vers d'autres IMF qui offrent des services dans de meilleurs délais.

De plus, nous suggérons à la structure de réduire le circuit de décision du financement proposé en donnant plus de marge de manoeuvre aux CCC dans la décision d'octroi du crédit et aussi assurer une formation régulière de ces derniers.

La cause qui soutend le retard des fonds lors du déblocage est l'absence d'une absence d'une planification rigoureuse dans le processus de déblocage.

Pour y remédier, nous proposons à l'Agence de renforcer la planification des déblocages en insistant sur les délais de rigueur de dépôt des demandes des fonds.

D- Approches de solutions a l'archivage non approprié des documents notamment des garanties

Rappelons que l'archivage non approprié des documents notamment des garanties est dû à la volonté des dirigeants de minimiser les coûts.

Nous estimons qui serait objectif de chercher à réduire les coûts de la structure mais il serait suicidaire qu'en cherchant à atteindre cet objectif l'entreprise ne mette pas en sécurité les garanties constituant les biens des clients. Il sera question pour nous de suggérer les voies et moyens à l'Agence devant lui permettre d'assurer la sécurité des documents de la clientèle tout en ayant de vue l'aspect de la réduction des coûts.

Pour ce, nous proposons deux solutions que PAPME devra utiliser simultanément :

- la tenue rigoureuse d'un fichier d'entrée et de sortie des garanties au niveau de chaque bureau ;

- la centralisation des garanties dans un endroit bien sécurisé dans les locaux de la direction.

La mise en oeuvre des solutions ci-dessus proposées permettront à la structure de limiter les risques de crédit de son portefeuille, à satisfaire à temps la clientèle, source de fidélisation de cette dernière et de se doter d'un moyens sécurisé d'archivages des garanties. Dans le souci d'une application effective de ces différentes solutions suggérées, nos recommandations seront adressées aussi à l'endroit de l'Agence de l'état béninois que des autres intervenants dans le secteur.

Pour un suivi régulier des clients, l'Agence devra motiver son personnel à effectuer des visites inopinées en lui accordant des primes puis les former à des techniques de sensibilisation en vue d'assurer une gestion performante des activités. Aussi, l'Agence se doit-elle de faire un effort financier pour aménager un local en chambre forte pour assurer la sécurité des documents ; ceci y va dans l'intérêt de l'Agence.

Par ailleurs, l'Agence doit penser à des séances de réflexion avec tous les agents qui interviennent dans le processus d'octroi de crédit pour le rendre plus souple.

L'Etat quant à lui, doit réduire les délais de formalités légales au niveau des différentes institutions juridiques pour permettre à l'Agence et aux clients de disposer à temps des différents documents pour la constitution des dossiers. Il devra en outre s'inspirer des insuffisances de la loi PARMEC pour doter le secteur de nouveaux textes qui répondent au mieux aux besoins actuels des divers intervenants.

Enfin, les autres intervenants du secteur devront de commun accord avec l'Etat béninois mettre sur pied des mécanismes de création et de gestion d'une centrale des risques afin de permettre aux IMF de mieux choisir leurs clients.

Tableau 8 : Tableau de synthèse de l'étude «contribution à l'amélioration de la procédure d'octroi et de suivi du crédit : Cas de l'Agence PAPME»

	Problématiques		Objectifs	Causes supposées	Hypothèses	Approches de solutions
Niveau général	Les insuffisances de la procédure d'octroi et de suivi du crédit à l'Agence PAPME		Proposer les conditions d'amélioration de la procédure d'octroi et de suivi du crédit à l'Agence PAPME.	------	------	------
	1	Montant élevé des impayés	Envisager les moyens de réduction des impayés	Le détournement par certains promoteurs des crédits à d'autres fins	Le détournement par certains promoteurs du crédit à d'autres fins est à l'origine du montant élevé des impayés	- Procéder à des enquêtes de moralité approfondies et beaucoup plus complètes - un suivi régulier des clients par les CCC après le déblocage jusqu'au remboursement de par des descentes inopinées de ces derniers - initier des séances de renforcement des capacités en matière de gestion des AGR.
	2	Longue procédure d'octroi de crédit	Proposer les modalités d'une courte procédure d'octroi de crédit.	La complexité dans la constitution des dossiers	La complexité dans la constitution des dossiers explique la longue procédure d'octroi de crédit	-repenser les procédures en limitant surtout les formalités de l'administration publique - réduire le circuit de décision du financement proposé.
	3	Retard des fonds lors du déblocage	Suggérer des conditions de mise à disposition des fonds à temps lors du déblocage	L'absence d'une planification rigoureuse dans le processus de déblocage	L'absence d'une planification rigoureuse dans le processus de déblocage explique le retard des fonds lors du déblocage	renforcer la planification des déblocages en insistant sur les délais de rigueur de dépôt des demandes des fonds.
	4	Archivage non approprié des documents notamment des garanties	Proposer les conditions d'un bon archivage des documents.	La volonté des dirigeants de minimiser les coûts	La volonté des dirigeants de minimiser les coûts est à la base de l'archivage non approprié des documents notamment des garanties	- la tenue rigoureuse d'un fichier d'entrée et de sortie des garanties au niveau de chaque bureau ; - la centralisation des garanties dans un endroit bien sécurisé dans les locaux de la direction.

CONCLUSION

La réalisation de ce document a consisté pour nous en un exercice d'approfondissement des connaissances théoriques que nous avons reçues dans le cadre de notre formation.

En effet, les différentes recherches effectuées nous ont permis de nous rendre compte des effets négatifs des insuffisances de la procédure d'octroi et de suivi de crédit à l'émergence et au développement de l'institution.

Nous avons dès lors compris que la procédure d'octroi et de suivi de crédit occupe une place très importante de la réduction des impayés et par conséquent assure la pérennisation de l'institution. Mieux, les résultats issus de nos recherches nous ont permis d'identifier les problèmes spécifiques ainsi que les causes supposées des insuffisances de la procédure d'octroi et de suivi de crédit à l'Agence PAPME.

ü le détournement par certains promoteurs des crédits à d'autres fins est à l'origine du montant élevé des impayés dans les livres de PAPME ;

ü la complexité dans la constitution des dossiers explique la longue procédure d'octroi de crédit ;

ü l'absence d'une planification rigoureuse dans le processus de déblocage explique le retard des fonds lors du déblocage ;

ü l'archivage non approprié des documents notamment des garanties est dû à la volonté des dirigeants de minimiser les coûts.

Une fois les diagnostics retenus, nous avons proposé des solutions aux différents problèmes spécifiques identifiés. Nous pensons à coup sûr que la réalisation des conditions de mise en oeuvre des solutions et de leur mise en oeuvre effective permettra sans doute de rendre utile les recherches effectuées.

Nous ne saurions prétendre avoir épuisé la problématique des insuffisances de la procédure et de suivi du crédit. Néanmoins, nous estimons que notre modeste contribution à la recherche de solutions des problèmes liés à la procédure d'octroi et de suivi du crédit aidera l'Agence à se maintenir comme l'une des plus grandes IMF du bénin.

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Contribution à l'amélioration de la procédure d'octroi et de suivi du crédit dans une IMF: cas de l'Agence PAPME

INTRODUCTION