De la bibliothèque manuelle à la bibliothèque hybride: cas du Centre de Documentation de l'OMS/AFRO

2.3.2 GESTION ET DIFFUSION DE L'INFORMATION ELECTRONIQUE

Entré dans la «société de l'information» (une société dominée par l'immatériel, où le savoir et la flexibilité seront des éléments déterminants et entraîneront des mutations fondamentales qui sont autant de défis) grâce à Internet, le Centre de Documentation du Bureau régional de l'OMS pour l'Afrique est à la fois producteur et consommateur de l'information électronique.

Comme producteur, il est loin d'être une véritable société d'édition, il numérise des documents qui alimentent la base de données AFROLIB (http://afrolib.afro.who.int). Ainsi, il devient une source d'information médicale internationale gérée en trois langues : Anglais, Français et Portugais. A l'image de tous les producteurs il «se vend» à travers son Site Web (http://www.afro.who.int/library/index.html) et ses dépliants. En tant que consommateur, plusieurs canaux lui permettent de recevoir une importante masse d'information. Ces canaux sont la messagerie électronique, les listes de discussion, les forums de discussion, les moteurs de recherche et les bases de données médicales internationales.

La messagerie électronique, encore appelée email (eletronic mail) permet au personnel du Centre de Documentation de recevoir des informations sur les nouvelles bases de données et des documents à télécharger ou à conserver pour des consultations ultérieures. C'est sur cette messagerie électronique que s'appuie le service des listes de diffusion. En effet, le personnel du Centre de documentation est abonné à plusieurs bulletins ou newsletters électroniques diffusés périodiquement par email. Plusieurs documents publiés ou référencés par de grandes institutions comme la Banque Mondiale, l'Organisation Mondiale de la Santé (www.who.int), Eldis (http://www.eldis.org), CRIPS (www.lecrips.net) et bien d'autres sont envoyés par e-mail sous forme de liens en format PDF. Plusieurs revues médicales internationales qui ont longtemps existé sous la seule forme imprimée ont migré vers le numérique. C'est d'ailleurs ce que nous indiquent Ghislaine Charton et Jean-Michel Salaün lorsqu'ils écrivent :

«Dans le secteur de l'édition scientifique, l'apparition des revues numériques est une des reconfigurations majeures accompagnant le développement d'Internet, depuis ces dix dernières années. D'autres initiatives ont des conséquences importantes : bases de pré-publications, sites Web spécialisés, archives d'articles... Mais pour des raisons qui tiennent sans doute à l'expérience acquise dans les pratiques et savoir-faire de la validation scientifique, de l'animation éditoriale, de la mise en "lisibilité" ou de la promotion, la revue garde, jusqu'à présent, un rôle central dans le processus éditorial des sciences. Ainsi, la mise en ligne des revues existantes et le développement de revues "nativement" numériques bousculent les repères et les organisations en place. Nos bibliothèques offrent désormais des services de plus en plus larges de revues en ligne, en particulier pour les sciences de la nature. Les grands éditeurs internationaux ont investi lourdement pour le numérique, différents partenariats ont également vu le jour »^33(*).

Pour consolider ce partenariat et permettre aux bibliothèques et centres de documentation d'avoir un accès libre à plus de mille revues médicales en ligne, l'Organisation Mondiale de la Santé, après avoir négocié avec les éditeurs, a lancé en 2002 une initiative appelée GIFT (Global Information Full-Text). Grâce à cette initiative, le Centre de documentation et le personnel du Bureau régional de l'OMS pour l'Afrique, comme toutes les autres Régions d'ailleurs, peuvent accéder à plusieurs revues et bases de données internationales. Elle permet de faire des recherches documentaires à partir du site Web de la Bibliothèque du siège (www.who.int/library/gift) qui est à la base de cette initiative. Ainsi, les bases de données Sciencedirect ( www.sciencedirect.com); Black Well Synergy (www.blackwell-synergy.com) et bien d'autres permettent au Centre de Documentation d'obtenir des articles numériques sans un abonnement préalable. La Principale base de données de la Bibliothèque et Réseaux d'Appui des Connaissances, WHOLIS ( http://www.who.int/library/database/index.en.shtml), permet au Centre de Documentation du Bureau régional de l'OMS pour l'Afrique d'obtenir plusieurs publications numérisées de l'organisation Mondiale de la santé. Le recours à Google ( www.google.com) devient une pratique très courante dans le Centre de Documentation. Son usage permet de retrouver d'autres documents pertinents d'autres sites web. A coté de toutes ces informations numériques reçues par ordinateur, le Centre de Documentation reçoit plusieurs CD-Rom qui ressemblent à des bibliothèques entières, riches en informations médicales. La gestion de toute cette masse d'information devient très délicate. En effet, les publications reçues par la messagerie électronique, les listes de diffusion, les groupes de discussion et les différents extraits des bases de données internationales foisonnent, et leur stockage pose de sérieux problèmes. Les boîtes email du personnel du Centre de Documentation et surtout du Documentaliste de Référence sont pleines de documents. S'agissant des favorites ou bookmarks (signet pour sauvegarder les listes intéressants) des ordinateurs, ils contiennent de nombreuses listes de sites, susceptibles d'être gardés. Aucune solution n'est encore trouvée pour faciliter la gestion et la conservation de ce flux d'informations en vue d'une utilisation ultérieure.

Paradoxalement, les documentalistes du Centre de Documentation du Bureau régional de l'OMS pour l'Afrique, embarrassés par la gestion du flux des documents reçus par la messagerie électronique, les groupes de discussion et les listes de discussion, utilisent les mêmes moyens pour diffuser ou faire suivre toute information électronique pertinente. Ces publications sont souvent envoyées aux lecteurs internes, aux bureaux de représentation de l'OMS, aux facultés de médecine et à tout autre usager externe. Les mêmes canaux sont utilisés pour diffuser INFODIGEST, l'organe de liaison entre le Centre de Documentation et ses utilisateurs internes et externes, qui paraît mensuellement. Il contient les sommaires et les abstracts des revues reçues, les annonces ainsi que les nouvelles acquisitions.

Il faut reconnaître que Internet est venu rapprocher les lecteurs du personnel de cette unité documentaire. En effet, plusieurs usagers envoient par e-mail leurs requêtes au service de référence en utilisant l'adresse électronique bibliothè[e-mail]. Une fois la requête reçue, la recherche documentaire est vite faite et les résultats sont envoyés aux chercheurs par le même canal. Il y a vingt ans, le personnel de cette unité documentaire utilisait la poste pour accorder un prêt ou envoyer un document à un usager externe. Grâce à MEDLINE, les résultats de la recherche bibliographique le seront dix (10) ans durant, par la valise diplomatique ou par poste. Aujourd'hui, un courrier électronique est le moyen le plus fiable pour envoyer aux chercheurs à la seconde près les documents entiers, scannés ou téléchargés. Ainsi, un échange de plusieurs messages électroniques entre le documentaliste et le chercheur a souvent lieu pour mieux comprendre les besoins de ce dernier et même réduire son incertitude. Ce dialogue entre le documentaliste et l'usager facilite une rapide diffusion, et une pertinence de l'information en dépit de la complexité que revêt une recherche documentaire entretenue jadis par des demandes non élucidées.

Les Documentalistes diffusent également l'information médicale électronique en donnant simplement les sites Web du Centre de Documentation AFROLIB, WHOLIS de Genève et les autres bases de données médicales internationales ou en les aidant à les utiliser. Les autres moteurs de recherche comme Google sont parmi les moyens utilisés pour diffuser l'information médicale.

Les mutations induites par la messagerie électronique, les listes de diffusion, les forums de discussion encore appelés newsgroups, usenet ou conférences électroniques, tous les moteurs de recherche et toutes les bases de données médicales révolutionnent, en effet, la diffusion de l'information et favorisent l'émergence de grands réseaux. L'option d'une diffusion sélective de l'information électronique permet d'éviter les multi postages (action d'inonder de nombreux groupes de nouvelles Usenet ou groupes de discussion utilisant Internet, avec le même message, inutile, et sans rapport avec le sujet de discussion, causant ainsi une véritable pollution des réseaux).

* ³³ Ghislaine Chartron; Jean-Michel Salaün, Expertise de ressources pour l'édition de revues numériques. en ligne--Accès : http://revues.enssib.fr