Section 2. Analyse de l'existant
2.1. Définition et but
L'analyse de l'existant consiste à recenser les points
forts et faibles du système actuel. Les points faibles serviront
à rechercher et à proposer des solutions, c'est-à-dire
l'analyse de l'existant cherche à établir un diagnostic du
système existant (MVIBUDULU, 2019-2020).
2.2. Description des activités du service
hôtellerie
L'hôtellerie est l'une des activités de
l'Apocalypse 22, assurant les activités ci-
après :
> Hébergement des clients ;
> Etablissement des factures des clients ; > Gestion des
chambres ;
> Etc.
2.3. Organigramme du service concerné
Service hôtellerie
Gérant
Caisse
Réception
Maintenance
SOURCE : SECRETARIAT GENERAL
22
2.4. Description de l'application
Le client se présente à la réception muni
de sa pièce d'identité pour réserver une chambre
d'après ses préférences et besoins, ainsi lorsqu'il arrive
à la réception, le réceptionniste le reçoit,
écoute son exposé, en cas de conformité, il lui demande la
pièce d'identité pour vérification, après
vérification il va lui remettre sa pièce d'identité et va
l'orienter à la caisse pour régulariser son opération de
réservation,
Une fois arrivé à la caisse, le client
présente sa pièce d'identité et la somme d'argent, le
caissier le reçoit, vérifie la validité de la carte
d'identité, compte l'argent et enregistre les informations dans la fiche
d'identification, après enregistrement il établit le reçu
de paiement en deux exemplaires dont l'un, il classe dans son poste et l'autre
il annexe ça avec l'identité du client et fait appelle au
garçon de chambre pour accompagner le client dans sa chambre
réservée, le garçon de chambre récupère le
reçu et la pièce d'identité et accompagne le client
jusqu'à la chambre, une fois la chambre occupée, le garçon
de chambre remet au client sa pièce d'identité, le reçu et
les clés, et rentre au près du caissier pour enfin donner le
rapport
2.5. Etude des postes de travail
C'est une étude des entités qui exerce une
activité au sein de l'entreprise. Il nous permet de connaitre les
documents utilisés par chaque poste.
2.5.1. Recensement des postes de travail
Pour notre application, nous avons recensé les
différents postes suivants :
? Gérant ;
? Caisse ;
? Réception ;
? Maintenance des chambres.
2.5.2. Description des postes de travail
Pour décrire les différents postes de travail
concernés par notre étude, nous avons utilisé les fiches
descriptives ci-après :
23
Fiche descriptive des postes de travail
Fiche n°1. Gérant
|
DOMAINE HOTELLERIE Kinshasa, le .... /..... /
APPLICATION : GESTION DE CLIENTS Ecrit par Patrick
NONDO
Poste : Gérant
Responsable du poste : Gérant
FICHE D'ANALYSE DE POSTE DE TRAVAIL
|
|
|
Attribution : vérification de
|
tous les documents établis dans chaque poste et l'argent
perçu Documents reçus
|
|
|
Nom du document
|
Code document
|
Volume
|
Provenance
|
|
Livre de caisse Rapport journalier
|
LC 1/jour
RJ 1/jour
|
Caisse Caisse
|
|
|
Document émis
|
|
Nom du document
|
Code document
|
Volume
|
Destination
|
|
___
|
___
|
__ ___
|
|
|
Documents classés
|
|
Nom du document
|
Code document
|
Volume
|
Provenance
|
|
Livre de caisse Rapport journalier
|
LC 1/jour
RJ 1/jour
|
Caisse Caisse
|
|
|
24
Fiche n°2. Caisse
|
DOMAINE HOTELLERIE Kinshasa, le .... /..... /
APPLICATION : GESTION DE CLIENTS Ecrit par Patrick
NONDO
Poste : Caisse
Responsable du poste : Caissier
FICHE D'ANALYSE DE POSTE DE TRAVAIL
|
|
Attribution : perçoit l'argent et
|
fonds journalier provenant du réceptionniste pour
établissement du livre de caisse Documents
reçus
|
|
|
Nom du document
|
Code document
|
Volume
|
Provenance
|
|
Rapport journalier
|
RJ 1/jour
|
Réception
|
|
|
Document émis
|
|
Nom du document
|
Code document
|
Volume
|
Destination
|
|
Livre de caisse
|
LC
|
1/jour
|
Gérant
|
|
Documents classés
|
|
Nom du document
|
Code document
|
Volume
|
Provenance
|
|
Livre de caisse
|
LC
|
1/jour
|
Caisse
|
25
Fiche n°3. Réception
|
DOMAINE HOTELLERIE APPLICATION : GESTION Poste :
Réception Responsable du poste : Réceptionniste
|
Kinshasa,
DE CLIENTS Ecrit par
FICHE D'ANALYSE DE POSTE DE TRAVAIL
|
le .... /..... /
Patrick NONDO
|
|
|
Attribution : s'occupe de l'accueil
|
des clients et des visiteurs
Document reçu
|
|
|
Nom du document
|
Code document
|
Volume
|
Provenance
|
|
___
|
___
|
___
|
___
|
|
Document émis
|
|
Nom du document
|
Code document
|
Volume
|
Destination
|
|
Rapport journalier
|
RJ
|
1/jour
|
Caisse
|
|
Document classé
|
|
Nom du document
|
Code document
|
Volume
|
Provenance
|
|
Registre comptable
|
RC
|
1/jour
|
Réception
|
26
Fiche n°4. Maintenance des chambres
|
DOMAINE HOTELLERIE Kinshasa, le .... /..... /
APPLICATION : GESTION DE CLIENTS Ecrit par Patrick
NONDO
Poste : Maintenance des chambres
Responsable du poste : Garçons des
chambres
FICHE D'ANALYSE DE POSTE DE TRAVAIL
|
|
Attribution : s'occupent de
|
la propriété des chambres et nettoyage des draps.
Document reçu
|
|
|
Nom du document
|
Code document
|
Volume
|
Provenance
|
|
___
|
___
|
___
|
___
|
|
Document émis
|
|
Nom du document
|
Code document
|
Volume
|
Destination
|
|
___
|
___
|
___
|
___
|
|
Document classé
|
|
Nom du document
|
Code document
|
Volume
|
Provenance
|
|
___
|
___
|
___
|
___
|
2.6. Etudes des documents
L'étude des documents consiste à analyser les
différents documents nécessaires utilisés dans la gestion
d'une application. Un document peut être défini comme un support
manuel pour la circulation des informations à travers les
différents postes de travail d'une organisation donnée.
27
2.6.1. Recensement des documents
En ce qui concerne notre travail, nous avons recensé les
documents ci-dessous :
- Reçu,
- Fiche d'identification,
- Rapport de la réception, - Carte d'identité.
2.6.2. Description des documents
1. Reçu
? Rôle : est un document établi par
le service réception et remis au client après perception de
l'argent « preuve de paiement »
? Modèle
? Tableau de description de document
|
N°
|
Rubrique
|
Code rubrique
|
Nature
|
Taille
|
|
1
|
Montant
|
Mnt
|
An
|
10
|
|
2
|
Reçu numéro
|
ReçuN
|
An
|
8
|
|
3
|
Reçu de
|
ReçuD
|
An
|
50
|
|
4
|
La somme de
|
SomD
|
An
|
100
|
|
5
|
Pour
|
Pr
|
An
|
100
|
|
6
|
Date
|
Date
|
Date
|
12
|
28
2. Fiche d'identification,
? Rôle : Est un document qui sert à
l'identification du client ? Modèle de document
29
? Tableau de description de document
|
N°
|
Nom rubrique
|
Code
|
Nature
|
Taille
|
|
01
|
Fiche d'identification n°
|
FiN
|
AN
|
8
|
|
02
|
Chambre n°
|
ChbrN
|
AN
|
8
|
|
03
|
Catégorie
|
Cat
|
AN
|
10
|
|
04
|
Nom
|
Nom
|
AN
|
12
|
|
05
|
Post nom
|
Pstnm
|
AN
|
12
|
|
06
|
Prénom
|
Prenm
|
AN
|
15
|
|
07
|
Lieu et date de naissance
|
Dt
|
DATE
|
15
|
|
08
|
Etat-civil
|
Ec
|
AN
|
15
|
|
09
|
Nationalité
|
Nat
|
AN
|
15
|
|
10
|
Profession
|
Pro
|
AN
|
20
|
|
11
|
Domicile
|
Dom
|
AN
|
25
|
|
12
|
Nature des pièces d'identité
|
Npi
|
AN
|
10
|
|
13
|
N° de passeport
|
Ndpport
|
AN
|
15
|
|
14
|
Téléphone
|
Tel
|
AN
|
15
|
|
15
|
Accompagné de
|
Accop
|
AN
|
18
|
|
16
|
Adresse
|
Adr
|
AN
|
100
|
|
17
|
Provenance
|
Prov
|
AN
|
30
|
|
18
|
Motif de séjour
|
Mot_sjr
|
AN
|
30
|
|
19
|
Date d'arrivée
|
Dt_arr
|
Date
|
15
|
|
20
|
Date du départ
|
Dadep
|
Date
|
15
|
|
21
|
Durée du séjour
|
Dusjr
|
AN
|
10
|
|
22
|
Objet a déclarée
|
Ob_decl
|
AN
|
100
|
|
23
|
Date
|
Dt
|
Date
|
15
|
3. Rapport de la réception
? Rôle : sert à enregistrer toutes
les informations des clients qui viennent se loger dans l'hôtel et de
servir en même temps comme le rapport.
30
? Modèle de document
31
? Tableau de description de document
|
N°
|
Rubrique
|
Code rubrique
|
Nature
|
Taille
|
|
1
|
Date
|
Dt
|
Date
|
15
|
|
2
|
Nom
|
Nom
|
An
|
15
|
|
3
|
Postnom
|
Postnm
|
An
|
15
|
|
4
|
N° de chambre
|
NdChbr
|
An
|
10
|
|
5
|
Nom du client
|
NomCli
|
An
|
50
|
|
6
|
Numéro de téléphone
|
NdTel
|
An
|
15
|
|
7
|
Date et heure d'entrée
|
DtEnt
|
Date
|
15
|
|
8
|
Date et heure de sortie
|
DtSo
|
Date
|
15
|
|
9
|
Nombre de jours
|
NbreJr
|
An
|
15
|
|
10
|
Montant à payer par jour
|
MontPjr
|
An
|
10
|
|
11
|
Montant payer
|
MontP
|
An
|
10
|
|
12
|
Montant total à payer
|
MontTpay
|
An
|
10
|
|
13
|
Dépenses
|
Dep
|
An
|
30
|
|
14
|
Semaines
|
Sem
|
An
|
15
|
|
15
|
Mois de
|
Mois
|
An
|
15
|
|
16
|
Observation
|
Obers
|
An
|
15
|
4. Carte d'identité
? Rôle : c'est un document officiel qui
permet à une personne de prouver son identité
? Modèle de document
32
? Tableau de description de document
|
N°
|
Nom rubrique
|
Code
|
Nature
|
Taille
|
|
1
|
Nom
|
Nm
|
AN
|
15
|
|
2
|
Post nom
|
Pnm
|
AN
|
15
|
|
3
|
Pronom
|
Prnm
|
AN
|
15
|
|
4
|
Sexe
|
Sex
|
AN
|
1
|
|
5
|
Lieu et Date de naissance
|
LdateN
|
DATE
|
-
|
|
6
|
Adresse
|
Adr
|
AN
|
55
|
|
7
|
Province
|
Prv
|
AN
|
40
|
|
8
|
Territoire
|
Ter
|
AN
|
40
|
|
9
|
District
|
Dst
|
AN
|
40
|
|
10
|
Ville
|
Vlle
|
AN
|
40
|
|
11
|
Village
|
Vlage
|
AN
|
40
|
|
12
|
Nom du père
|
N_pere
|
AN
|
15
|
|
13
|
Nom de la mère
|
N_mere
|
AN
|
15
|
2.7. Etude des moyens de traitement des
informations
L'analyse de moyens de traitement des informations constitue
l'étape essentielle d'étude de ressources humaines,
matérielles, et financières. Cette analyse va nous permettre de
réaliser des opérations pour qu'elles deviennent facilement
manipulables.
En effet, le traitement des informations
considéré comme support de connaissance humaine, est une
tâche grandiose, lorsqu'il n'est pas fait d'une manière
rationnelle, il devient lourd d'où il doit être effectué
rationnellement pour qu'il soit rapide.
33
2.7.1. Ressources humaines
|
Fonction
|
Niveau d'étude
|
Ancienneté
|
|
Gérant
|
Licencié
|
7 ans
|
|
Caissier
|
Gradué
|
6 ans
|
|
Réceptionniste
|
Gradué
|
10 ans
|
|
D6
|
3 ans
|
|
Garçon/Fille de chambre
|
D6
|
2 ans
|
|
D6
|
3 ans
|
2.7.2. Ressources matérielles
|
N°
|
Type matériel
|
Capacité mémoire
|
Marque
|
Durée
|
Observation
|
|
01
|
Stylos
|
---
|
Bic
|
---
|
Plusieurs
|
|
02
|
Lattes
|
---
|
---
|
---
|
Plusieurs
|
|
03
|
Calculatrice
|
---
|
Casio JS
|
---
|
1 seule
|
|
04
|
Chaises
|
---
|
Plastique
|
2 ans
|
Plusieurs
|
|
05
|
Tables
|
---
|
---
|
2 ans
|
Plusieurs
|
|
06
|
Ordinateur
|
Pentium IV, core Duo Ram 2,4 Go
Disque dur 240 Go Processeur 2,4 GHZ Lecteur DVD/RW 56X Lecteur
disquette 31/2 Ecran 17»
Souris Microsoft USB
|
Compaq
|
2 ans
|
1 seul
|
2.7.3. Ressources financières
Les frais payés par les clients restent la seule ressource
de financement du Flat hôtel Apocalypse 22.
34
2.8. Etude de circulation des informations
Codification des postes
|
Client
|
:
|
100
|
|
Réceptionniste
|
:
|
200
|
|
Caissier
|
:
|
300
|
|
Garçons de chambre
|
:
|
400
|
Présentation du client à la réception minu
de sa pièce d'identité
101
Préparation argent
401
Réception d'ID, Reçu et occupation de chambre
103
201
AR
ID RC
CLIENT
301
201
ID
ID
102
100
Accueil du client, écoute de la demande,
vérification ID et Orientation
RECEPTIONNISTE
200
ID
102
101
201
Réception du rapport venant du garçon de chambre
302
ID RC
Vérification argent et ID,
enregistrement
des
informations, attribution de
numéro de réservation
et
validation de la réservation
301
401
CAISSIER
RP
102
401
AR
FI
300
GARCON DE CHAMBRE
Réception de la facture et
ID, Direction du client
dans
sa chambre
401
RP
302
301
ID
103
RC
400
2.8.1. Schéma de circulation des
informations
35
Légende
|
FIGURES
|
DESCRIPTION
|
|
Document manuel en un exemplaire
|
|
|
|
|
Document manuel en plusieurs exemplaires
|
|
|
|
|
destination
|
|
|
provenance
|
|
|
|
Classement/archivage
|
|
|
Argent
|
|
|
|
|
2. Abréviation
|
Abréviations
|
Signification
|
|
RC
|
Reçu
|
|
ID
|
Carte d'identité
|
|
AR
|
Argent
|
|
RP
|
Rapport
|
|
FI
|
Fiche d'identité
|
36
| 
