Memoire Online - La gestion des pièces comptables dans une entreprise industrielle, cas de Heavymat Industry

ECOLE SUPERIEURE D'ADMINISTRATION ETDEGESTION NOTRE-DAME DE L'EGLISE MINISTEREDEL'ENSEIGNEMENT SUPERIEUR

THEME :LA GESTION DES PIECES COMPTABLES DANS UNE ENTREPRISE INDUSTRIELLE : CAS DE HEAVYMAT-INDUSTRY

ECOLE SUPERIEURE D'ADMINISTRATION ET DE GESTION NOTRE-DAME DE L'EGLISE MINISTEREDEL'ENSEIGNEMENT SUPERIEUR

THEME :LA GESTION DES PIECES COMPTABLES DANS UNE ENTREPRISE INDUSTRIELLE : CAS DE HEAVYMAT-INDUSTRY

DEDICACE

REMERCIEMENTS

Nous tenonsà remercier toutes les personnes qui ont contribué au succès de notre stage et qui nous ont aidées lors de la rédaction de ce rapport. Nos remerciements et reconnaissance à :

- notre père Antoine Mangalibi GHONDA d'avoir donné toute une autre direction a ma vie ;

- la Révérende Soeur Docteur Louise de Jésus ASSIVON, Directrice Général de l'Ecole Supérieur d'Administration et de Gestion Notre Dame de l'Eglise (ESAG-NDE), et toute l'équipe pédagogique pour avoir assuré la partie théorique de ma formation ;

- mrKangniAMOUSOU monDirecteur de mémoire de nous avoir fait l'honneur de nous encadrer, encourager et aussi pour sa patience,sa disponibilité et surtout ses judicieux conseils, qui ont contribué à alimenter notre réflexion ;

- merciau Président Directeur General MrDenis ROZAND pour avoir accepté de m'accueillir comme stagiaire au sein de son entreprise ;

- Directeur Administratif et Financier Mr IDOHOU Lazard quinous a accueilli dans son département et partagé ces expériences dans ce milieu, tout en nous accordant sa confiance et une large indépendance dans l'exécution des missions valorisantes ;

- SOMMAIRE

TROISIEME CHAPITRE : ETAT DES LIEUX ET DES PRATIQUES, ANALYSE CRITIQUES ET APPROCHES DE SOLUTION 24

SIGLES ET ACRONYMES

INTRODUCTION GENERALE

L'entité est un système composé d'un ensemble d'éléments interdépendants en constante interaction les uns avec les autres. Elle est ouverte c'est-à-dire en relation dynamique avec son environnement. Cet environnement étant complexe et en perpétuelle mutation, l'entité recherche donc l'information nécessaire pour saisir les opportunités et se prémunir des dangers éventuels.

Et, pour faire face à l'environnement concurrentiel, les dirigeants de l'entité doivent combiner les techniques de gestion les plus appropriées à l'étude des facteurs et à la compréhension des phénomènes internes et externes de cette organisation. Cela nécessite la mise en place, entre autres, d'une comptabilité adéquate qui permettra l'enregistrement et la classification des faits valorisés ou quantitatives qui marquent la vie de l'entité. Il en résulterait une organisation financière et comptable conforme à la législation en vigueur.

Par ailleurs l'organisation comptable est un ensemble de procédures administratives comptables mises en place dans l'entreprise pour satisfaire aux exigences de régularité, de sincérité et d'assurer l'authenticité des écritures pour que la comptabilité puisse servir à la fois d'instrument non seulement de mesure des droits et obligations des partenaires de l'entitémais aussi de preuve et d'information des tiers. Pour ce faire, l'organisation comptable doit assurer :

- Un enregistrement exhaustif au jour le jour et sans retard des informations de base ;

- La mise à la disposition des utilisateurs des documents requis dans les délais légaux fixés pour leur délivrance.

En un motcertaines entités sont confrontées à des problèmes de conservations des pièces justificatives des opérations enregistrées au journal.

De tout cela,il ressort une question que l'on doit se poser :les pièces comptables sont-elles bien gérées ? De cette question, sortent des interrogations suivantes :

C'est cette problématique qui nous a amené à porter notre choix sur le thème : « LA GESTION DES PIECES COMPTABLES DANS UNE ENTITE INDUSTRIELLE : cas de HEAVYMAT-INDUSTRY SA ».

Nous tenterons de répondre à ces différentes questions dans le présent rapport qui s'articulera autour de trois principaux chapitres dont le premier consiste à présenter HEAVYMAT-INDUSTRY et après nous passerons en un deuxièmechapitre qui sera consacré à laprésentation du cadre de stage puis à la fin un troisièmechapitre à partir duquel nous allons mettre la lumière sur les pratiques de H-I et nossuggestions à partir d'une analyse et d'une évaluation faite dans l'entreprise.

PRESENTATION DE HEAVYMAT-INDUSTRY

PREMIER CHAPITRE : PRESENTATION DE HEAVYMAT INDUSTRY

Nous allons, à travers ce chapitre, décrire HEAVYMAT INDUSTRY, parler de ses activités, sa structureorganisationnelle, et de l'environnementéconomique dans lequel elle opère.

I.1 Historique

H-I est une plate-forme d'assemblage et de distribution de matériels de transport et de travaux publics neufs sur toute l'Afrique de l'Ouest. Elle tire ses origines de la société BEAUCAMION et EN&CA TOGO.

BEAUCAMION a été créée en 1991, et était spécialisée dans la vente de camions d'occasions. Au fil des années, plus précisément en 1997, la société a commencé à commercialiser des matériels de Bâtiment et Travaux Publics (BTP). En 2003, elle effectua sa première visite auprès des usines SHANTUI en Chine, d'où est née l'initiative de réaliser l'année suivante les premières commandes de matériels SHANTUI.

Au cours de l'année 2007, BEAUCAMION passe sa première commande de produits SINOTRUK. En 2008, il y a eu la création de la société EN&CA TOGO qui est une suite de BEAUCAMION. Elle a été créée par un entrepreneur ayant déjà 25 années d'expérience dans le domaine de vente d'engin et de camion. Ladite société sera située dans la zone portuaire en l'emplacement où elle se trouve aujourd'hui.

Ainsi en 2010, la société EN&CA TOGO devient H-I SARL et se transformera deux ans plus tard en une Société Anonyme (S.A).

Aujourd'hui, HI a son siège social situé à Lomé, dans la zone portuaire togolaise, avec un capital de cinq cent millions de francs CFA (500.000.000FCFA). Elle dispose de filiales et de succursales dans sept (07) pays de la sous-région tels que : Bénin, Burkina-Faso, Côte d'Ivoire, Ghana, Libéria, Mali et Niger.

1.1 Situation géographique

H-I se situe dans la zone portuaire togolaise face à la direction générale de SAGAT. Elle dispose d'un parc de 22000 m2 en zone franche portuaire qui est un atout majeur pour stocker et acheminer à moindre couts pour ses produits vers les 6 pays où sont implantées les succursales et ses zones de distributions agréées

Elle est joignable sur le tel : 22 71 22 78/79 au fax : 22 71 02 25 ; BP : 1409 email : contact-group@heavymat-industry.comsite web : heavymat-industry.com.

1.2 Statut juridique

H-Iest une société anonyme (SA) avec un capital social de 500.000.000 de FCFA. Elle est enregistrée au registre du commerce sous le n° B 0751 et son numéro d'identification fiscale (NIF) est le 1000175779.

1.3 Visions, Objectifs et mission

H-Ia pour vision le renouvellement du parc Togolais, confié à la Coopérative Nationale des Transporteurs Routiers au Togo (CNATROT), par l'Etat Togolais.

§ Être la référence dans la vente de matériels de transport et de BTP performants et fiables dans toute l'Afrique de l'Ouest ;

§ Garder la meilleure proximité client et fournir un service toujours plus performant ;

§ OEuvrer en faveur du développement de l'Afrique par les Africains, en localisant graduellement la fabrication de sous-ensembles, en vue de devenir à terme une usine de production, novatrice et prospère ;

§ Maintenir une rigueur et un savoir-faire exemplaires, en favorisant le partage d'expérience, les promotions internes et la sensibilisation des effectifs.

H-Ia pour mission d'approvisionner, de satisfaire sa clientèle enmatériels BTP, en pièces détachées, et par la fourniture des prestations de services. Elle a également pour mission de créer del'emploi.

I.2 Structure et organisation

2.1 Direction Générale

La Direction Générale définit la stratégie globale de l'entreprise et supervise son exécution.Elle est dirigée par le Président Directeur Général et travaille en collaboration avec le conseil d'administration.

Le PDG est aidé dans sa fonction par un Directeur Générale adjoint (DGA) qui a sous sa responsabilité une secrétaire qui gère les courriels et toutes autres activités en relation avec son poste.

2.2 Conseil d'Administration

Le Conseil d'Administration (CA) détermine les orientations de l'activité de la société, et veille à leur mise en oeuvre.

2.3 Direction Administrative et Financière

La Direction Administrative et Financière de H-I s'occupe des finances, des ressources humaines ainsi que du respect de l'application des réglementations et de la législation liées à l'activité.

2.4 Direction d'Exploitation (DE)

La DE gère et supervise la distribution des produits, de la réception des marchandises à la livraison. Cela passe notamment par l'organisation du stockage, l'organisation et la programmation des départs de livraisons (principalement l'élaboration des plannings), afin que la marchandise puisse arriver à destination dans les délais fixés au préalable.

Elle assure également l'intérim du Président Directeur Général en l'absence de celui-ci.

2.5 Direction Technique

Cette direction gère l'ensemble des activités et des ressources techniques de H-I.Elle a à sa charge le Service Après-Vente au Togo et le Service Après-vente Succursales/Filiales.

2.6 Direction Commerciale et Marketing

Elle est composée de cadres chargés d'orienter et de piloter la politique commerciale de H-I, en lien étroit avec la direction générale. La présente direction est composée du Service Commercial, qui dirige les attachés commerciaux et le service marketing en charge du marketing.

2.7 Direction Logistique

Définit la stratégie logistique, coordonne et contrôle la chaine logistique de H-I Siege et succursale, elle est subdivisée en 2 services. Service logistique import et export et Service logistique Transit.

I.3 Activités

H-I est une entreprise commerciale et de prestation de service, dont les activités sont les suivantes :

§ L'importation et vente de matériels travaux publics neufs : bulldozer, niveleuse, chariot élévateur, compacteur, camion-benne, tracteur, pelle sur chenille, chargeur, grue ;

3.1 Produits

H-I travail en partenariat avec des fournisseurs qui lui fournit des camions, Bus, groupes électrogènes, et pleins d'autres pièces.

3.1.1 Produits SINOMACH

-Compacteurs : Ils sont destinés à augmenter la densité en place des sols pour réduire leur perméabilité, améliorer leur stabilité en remblais, éviter une trop grande déformation des sols et assurer une meilleure longévité des surfaces de roulement.

-Bulldozers :il s'agit d'un tracteur à chenilles, chaînes ou pneus équipé au-moins d'une lame servant à pousser des matériaux ou à démolir.

-Niveleuse :c'est un véhicule de génie civil constitué essentiellement de six roues, d'une lame de grande largeur qui permet de régler en hauteur des couches de matériaux.

-Pelle mécanique hydraulique :il s'agit d'un engin de chantier également connu sous le nom de pelleteuse ou excavatrice.

-Chargeur : c'est un engin de chantier comportant un corps automoteur articulé et une benne de grande taille à l'avant. Elle est aussi appelée godet et peut effectuer un mouvement vertical et pivoter autour de son axe porteur.

-Chariot élévateur : c'est un appareil de levage et de manutention destiné au transfert de charges dans les usines ou les entrepôts de stockage.

- Grue automotrice : c'est un engin qui peut être sur roues ou sur chenilles. Ce type d'engin est rapidement prêt à travailler dès l'arrivée sur le chantier. Certaines grues peuvent être radiocommandées pour plus de manoeuvrabilité.

- Tractopelle : c'est un engin de génie civil combinant un chargeur sur pneus et pelleteuse. La pelle, de petite taille, est surtout destinée à des travaux légers.

3.1.2 Produits SINOTRUCK

-Camion benne : c'est un type de camion utilisé généralement pour le transport de matériaux en vrac tel que du sable, du gravier, de terre ou de gravats.

-Camion-citerne à eau/carburant : c'est un véhicule de la catégorie des transports de liquides, de gaz ou encore de pulvérulents camions utilisé pour stockés en vrac.

-Camion cargo :c'est un véhicule de grande taille permettant le transport des marchandises.

-Camionnette ou fourgonnette : c'est un véhicule de transport automobile principalement destiné aux marchandises.

-Semi-remorque : c'est une remorque routière destinée au transport de marchandises dont la particularité est de reposer sur un ou plusieurs essieux, à arrière, et sur le véhicule tracteur, à l'avant par l'intermédiaire d'une plateforme appelée sellette de sorte que le tracteur supporte une partie notable du poids de la remorque et de son changement.

-Tracteurs routiers : ce sont les véhicules motorisés qui tirent la semi- remorque dans ce qui est appelé un véhicule articulé.

3.1.3 Produit de WEICHAI

3.1.4. Les pièces de rechanges

Tous les véhicules et engins courent de nombreux risques couramment appelés pannes »; et pour les régler, les techniciens et les mécaniciens sont chargés de la détection du problème; et pour la réparation, il faut des pièces de rechange.HI dispose de toutes sortes de pièces de rechanges comme : arrêt d'huile courroies, filtre à huile, filtre à gasoil, filtre à transmission, filtre hydraulique, culasses, cylindre, piston démarreur, roulement, alternateur, pompe hydraulique, ventilateurs, lame et coin de lame, godet, turbo, flexible, amortisseur, disque d'embrayage etc. toutes destinées aux réparations des matériels de marques distribuées par H-I.

3.2 Services

3.2.1. Service après-vente

La H-I est dotée d'une importante équipe spécifiquement qualifiée et répartie à travers toute l`Afrique de l'ouest. Cette implantation régionale assure la meilleure réactivité face aux besoins d'intervention sur les matériels en toute circonstance, sur site ou en atelier. Vis-à-vis de ses clients, par la SAV, la H-I dispose des engagements comme suit :

-Tous niveaux d'intervention sur site ou en atelier Stockage et approvisionnement des pièces d'origine constructeur pour toute gamme.

3.2.2 Logistique et transit

La HI dispose d'une flotte de porte-engins destinée à l'acheminement des matériels à destination. En complément, le service logistique et transit facilite toutes les démarches administratives et douanières liées à l'acquisition des matériels, en optimisant les coûts et les délais.

I.4 Environnement

Au sein de HI, se trouve un personnel dynamique et laborieux. H-I effectue des opérations de vente avec les professionnels des Travaux Publics les plus connus et les plus influents de la sous-région qui forment leurs clients majoritaires. Dans ce paragraphe nous allons vous présenter les partenaires, la clientèle et concurrent de H-I.

4.1Partenaires

Dans le but de satisfaire ses clients, H-I s'approvisionne auprès des partenaires, à savoir :

§ China SINOMACH Corporation, producteur d'équipements lourds et de véhicules d'ingénierie ;

4.2Concurrents

H-I n'a pratiquement pas de concurrent dans l'ensemble de la sous régions ouest africain, H-I est précurseur et reste leader sur ce marché

Nous sommes à la fin de la présentation de H-I, à présent passons à la description du cadre de stage.

DEUXIEME CHAPITRE : DEROULEMENT ET CADRE DONCEPTUEL

II DEROULEMENT DU STAGE ET CADRE CONCEPTUEL

Cette partie de notre document sera consacrée à la présentation du cadre dudéroulement du stage, aux taches et aux missions accomplies durant notre temps de stage etau cadre conceptuel.

II.1 Déroulement du stage

Nous palerons du cadre d'affectation et des missions accomplies au cours de notre stage puis nous dresserons le bilan de notre stage dans cette section.

1.1. Description du cadre du sage

Nous avons eu l'opportunité d'effectuer notre stage à H-IS.A. pour une durée de 2 mois du 06 août au 15 octobre 2019. Notre stage s'est alors déroulé au département Administratif et Financier plus précisément au Service Comptabilité sous la tutelle du chef comptable. Le DépartementAdministratif et Financier compte 5 agents :

· le DAF :Il coordonne les activitésfinancières et administratives de la société ;

· leChef Comptable : Elle supervise la comptabilité de tous H-I (Siege et succursale)

· le comptable et l'assistant comptable :Ils s'occupent de la comptabilité du siège. Ils traitent les pièces comptables, établissent les chèques, font les rapprochements bancaires, la déclaration TVA, la déclaration à la CNSS... sous la supervision du Chef Comptable.

· laCaissièreen charge de toutes les opérations d'encaissement et de décaissement, elle établies aussi les notes de frais.

1.2 Description des tâches et missions accomplies

Au cours de notre stage à H-Inous avons eu à effectuer diverses tâchesque nous expliciterons dans les paragraphes qui suivent.

1.2.1. Opérations de caisse

A notre arrivée à H-I le personnel chargé de la caisse était en congé, tout naturellement nous sommes affectés à la caisse où nous avons passé les trois premières semaines du stage. Au cours de ces semaines nous avons effectué des tâches telles que l'établissement des bon d'encaissement, des bon de caisse, des attentes de caisse, les états des frais des notes ou notes de frais.

1.2.2 Traitement des factures clients

A la réception des factures clients, nous faisons leurs copies, qui feront ensuite objet d'imputation. Un tampon gravé de mention « débit, crédit et montants » est apposé sur ces copies.

Après imputation, nous enregistrons les factures dans la comptabilité à l'aide du logiciel Sage 100 i7. Les facturesimputées sont classées avec précaution selon leurs numéros de référence.

Les originales quant à elles, sont rangées dans une chemise après que nous les ayons saisies dans le logiciel Excel « récap clients ». Elles feront l'objet de déclaration de la TVA.

1.2.3 Traitement des factures fournisseurs

Les factures fournisseurs dont les montants excèdent 50.000 FCFA, nous les traitons de la même façon que les factures clients, à la différence que leurs originales sont rangées dans les classeurs « facture à payer » et attachées à la souche d'instruments de payement lors de leur règlement. Les factures fournisseurs dont les montants sont inférieurs à 50.000 FCFA elles sont payées par la caisse. Dans ce cas,nous ne faisons pas la copie de l'originale. Elles sont attachées directement aux souches d'instrument de payement, lorsqu'elles sont payées au comptant.

1.2.4 Rapprochement de comptes

Courant notre stage àH-I, nous avons eu l'opportunité de faire plusieurs rapprochements tels que :le rapprochementbancaire, le rapprochement des comptes succursales, le rapprochement des comptes fournisseurs, le rapprochement des comptes clients.

1.2.4.1 Rapprochements Bancaires

L'état de rapprochements bancaires permet de vérifier la concordance entre les comptes banque tenus par l'entité et les différents relevés bancaires envoyés par les banques. H-I à plusieurs comptes bancaires, à la fin de chaque mois nous effectuons des rapprochements de chaque compte bancaire avec le relevé bancaire (envoyé par la banque) et le livre de banque de H-I.

1.2.4.2 Rapprochement des comptes succursales

Rappelons que H-I est une entité qui a des succursales et filiales dans divers pays, dont le siège se trouve au Togo. A cet effet, nous faisons, chaque mois un rapprochement entre les comptes des succursales, filiales et le siège, afin de vérifier et de nous rassurer de la concordance des comptes.Pour ce faire, nous prenons les comptes à rapprocher, par exemple H-I siège et H-I Côte d'Ivoire, et nous effectuons un pointage.

1.2.4.3 Rapprochement des comptes fournisseurs et clients

Nous faisons chaque mois des rapprochements des comptes fournisseurs, et client afin de savoir le montant des factures à payer(fournisseur) et à encaisser (clients).

1.2.5Règlement des factures fournisseurs

Nous avons effectué aussi les règlements des factures fournisseurs. H-I a deuxmodes de règlement des factures.

v Règlement en espèce

Les factures dont les montants n'excèdent pas 50.000F CFA sont régler en espèces. Le fournisseur signe le bon de caisse qui justifie le règlement. Ces factures sont constatées au journal après règlement. Nous émettons un bon de décaissement que le créancier va décharger avant de prendre son argent.

v Règlement par chèque

Les factures dont les montants excèdent 50.000F CFA sont réglées explicitement par chèque. Les chèques sont généralement remplis par le comptable et signe par le DAF et la responsable achat.

1.3 Bilan du stage

Le stage est un exercice professionnel qui vise à donner au stagiaire une approche réelle et pratique de sa formation théorique. C'est donc un processus très important pour tout étudiant.

L'entreprise H-I nous a permis de vivre cette étape de notre formation. Elle nous a vraiment apporté beaucoup d'éléments complémentaires pour nos études et même notre propre expérience.

En effet, durant notre stage nous avons pu constater la relation théorique et pratique du système comptable général. Les enseignements que nous avons reçus à ESAG-NDE nous ont été explicités pratiquement grâce à plusieurs activités menées à H-I.

Par ailleurs, au cours de ce stage, nous avons pu consolider des compétences déjà acquises telles que l'imputation des pièces comptables, les écritures de vente etd'achat et d'autres opérations diverses (calcul du coût de revient).

On retiendra donc de notre stage qu'il nous a été très utile et surtout riche en enseignements professionnels avec l'utilisation du logiciel Excel et le logiciel comptable le plus utilisé SAGE dans sa toute dernière version (versions i7), même si nous avons eu quelques difficultés au départ en ce qui concerne l'adaptation à des comptes propres du plan comptable de l'entreprise.

Ce stage restera, pour nous, une étape importante de notre formation et une période d'initiation professionnelle inoubliable et remplie de nombreux souvenirs surtout avec l'ambiance familiale qui règne au sein de cette entité.

II.2 Cadre conceptuel

Cette partie a pour objectif de présenter la problématique, la définition des concepts et méthodologie de rédaction.

2.1. Problématique

Les pièces comptables représentent l'ensemble des documents mentionnant une transaction commerciale ou financière.La durée de conservation de ces documents est de 10 ans. Or l'exigüité de l'archive et du bureau comptable de H-I complique la conservation et l'archivage des pièces comptables. Certaines pièces sont mal classées, ce qui rend difficiles les recherches.Et, quand la pièce n'est pas perdue, il faut perdre énormément de temps pour la retrouver. Cette situation a des implications sur la rapidité de la production des informations comptables dans l'entité. Pour cela il faut une étude urgente de la situation afin d'en trouver une solution rapide et idoine. Pour ce faire, nous nous sommes posé la question suivante : `'Les pièces comptables sont-elles bien gérées ?''De cette question sortent des interrogations suivantes.

2.2. Expose des concepts

2.2.1 Comptabilité

Selon Charlotte DIZLE, Robert MASEO et Michel MEAU, la comptabilité est un système d'organisation de l'information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et présenter les états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'entité à la date de clôture. L'imputation des pièces comptables joue un grand rôle dans le cycle comptable. Elle se définit comme l'ensemble des étapes de la comptabilisation des opérations et des faits économiques se rapportant à une entité.

2.2.2. Gestion

La gestion est la mise en oeuvre des ressources de l'entreprise en vue d'atteindre les objectifs préalablement fixés dans le cadre d'une politique bien déterminée.

2.2.3 Gestion comptable

C'est l'ensemble des méthodes mises en place pour le traitement des informations quantitatives qui analysent et prévoient les erreurs et omissions comptables pour une meilleure prise de décision des dirigeants.

2.2.4Pièces comptable

C'est un document légal qui met en valeur une opération modifiant la valeur des éléments du patrimoine de l'entreprise. Elle justifie les articles d'un compte.

2.2.5Facture

Une facture est un document comptable et commercial liée à une action commerciale. En effet, il s'agit d'une liste détaillée des prestations, des produits fabriqués ou de marchandises vendues par une entreprise à un client. Elle rend compte de la somme due par un débiteur à un créancier. La facture est le reflet de ce qu'une entité a fourni à son client et de la somme qu'il doit vous verser en retour. On distingue :

2.2.5.1 Facture « pro-forma »

Une facture pro-forma est un devis provisoire qui prend la forme d'une facture. Elle sert à donner une indication des prix et des conditions générales de vente. Cette « facture provisoire » est un document envoyé à titre informatif, mais qui n'a pas de valeur légale ou comptable.

2.2.5.2 Facture Doit

C'est une facture classique établie suite à une vente ou suite à la réalisation de prestation de service. Cette facture doit êtreconservée par les deux parties pour une durée de 6ans minimum.

2.2.5.3 Facture avoir

C'est une facture établit dans le cas où il y'a eu un retour de marchandise quand elles ne correspondent pas aux attentes des clients, ou quand une prestation est annulée. Elle est établie aussi pour des réductions hors facture.

2.2.6. Bon de commande

Le bon de commande est un document commercial qui permet de prouver et l'objet d'une commande effectué par un client. C'est aussi un document de transmission de besoins d'un département au service achat.

2.2.7Bon de travail/ achat

2.2.8 Note de frais

La note de frais est une fiche dématérialisée ou non permettant aux salariés de faire la demande de remboursement de leurs frais professionnels. Elle est adressée au service comptable ou administratif de l'entité. Elle n'a pas de forme imposée.

2.2.9. Archivage comptabilité

C'est l'ensemble des documents ayant un lien avec la comptabilité et doivent être conservées durant une certaine durée. Ces documents comptables que l'entité est tenue de classer et d'archiver sont le grand livre, les livres journaux, le livre d'inventaire, le bilan comptable, les factures et bons, les documents fiscaux...

2.3 Méthodologie

Dans cette partie nous présenterons les techniques et les moyens mise en oeuvre pour avoir les informations de notre travail de synthèse ainsi que comment nous avons fait bon usage.

L'observation est une technique fréquemment utilisée pour mener une étude qualitative. Elle permet de recueillir des données verbales et surtout non verbales. Pendant notre stage tout ce que nous avons fait, vu et écouter sont les éléments de base de notre document.

L'entretien est une technique de collecte de données qui consiste à échanger à bâton rompu avec un individu détenant des informations dont nous avons besoin pour notre travail. Nous avons eu des temps d'échange avec le personnel administratif les agents du services comptabilité et même le directeur administratif et financier, en tout nous avons eu des entretiens avec 9 personnes sur les 16 possible. Les réponses obtenues au cours de ces entretiens nous ont aidé à écrire ce document. Guide d'entretient confer annexe 4

C'est une recherche de références de documents qui correspondent à une question documentaire.La rédaction de ce document a été possible aussi grâceà la lecture des documents mis à notre disposition et à des recherches faites sur l'internet.

Ainsi nous sommes arrivés à la fin du deuxième chapitre où nous avons pris connaissance du problème sur lequel ce document a pris lieux. A présent nous allons passer au troisième chapitre.

ETAT DES LIEUX DES PRATIQUES, ANALYSE CRITIQUE ET APPROCHES DE SOLUTIONS

TROISIEME CHAPITRE :ETAT DES LIEUX ET DES PRATIQUES, ANALYSE CRITIQUES ET APPROCHES DE SOLUTION

Dans cette partie, nous parlerons premièrement de la façon dont les pièces comptables sont traitées, puis nous soulèverons les insuffisances constatées pendant notre stage et nos suggestions proposées face à ces insuffisances.

III.1. II.3 Etat des lieux des pratiques

Nous allons présenter,les pratiques à partirdesquelles nous avons réalisé ce rapport, plus précisément le traitement des pièces comptables.

1.1Traitement des pièces comptables

A H-I le traitement et l'enregistrement des opérations sont effectué par le comptable et l'assistant comptable. Il s'agit de l'imputation, la saisie. La validation finale est généralement faite par le Chef Comptable, et par le Directeur Administratif et Financier parfois. Nous allons vous présenter dans les sous titres à venir les différents types pièces comptables, leur imputation et enregistrement dans la comptabilité puis leur classement.

1.1.1 Lesdifférents types de pièce comptables

Une pièce comptable comme souligné en haut, peut être définie comme un document justificatif permettant à la comptabilité l'enregistrement de l'opération. Elle matérialise les faits et actes de la société vis-à-vis des tiers. Elle constitue donc pour la société, un moyen de preuve sur le plan fiscal, comptable, administratif et commercial. De ce fait elle doit comporter des informations capitales comme Date de création, numéro, nom et adresse, désignation de l'opération, montant, signature ...

· lespièces de caisse (bon de caisse ; bon d'encaissement ; attente de caisse) ;

1.1.2 Imputation des pièces comptables

Imputer une pièce comptable, c'est enregistrer un flux commercial, économique, ou financier à l'intérieur de compte. Cela se fait soit par une fiche d'imputation ou directement sur la pièce comptable. Elle est faite en conformité avec le plan comptable de la société et par nature de l'opération.

A H-I un tampon gravé de mention « débit, crédit et montants » est cacheté sur les copies des factures. Le cachet est ainsi apposé sur la copie de la facturequi fera objet d'imputation.

1.1.3. Enregistrement au journal

Cette opération consiste à enregistrer les imputations comptables dans l'ordinateur en fonction des journaux comptables créés. Elle se fait à l'aide du logiciel de comptable SAGE 100. Les journaux auxiliaires comptables créés pour la saisie comptable à H-I sont les suivants :

· Enregistre des factures fournisseurs

Les factures des opérations d'achat et des prestations de service sont enregistré dans le journal des achats « achats »

Le schéma suivant présente l'enregistrement d'une facture d'achat des PDR à l'extérieur du pays.

Dans ce cas nous débitons le compte 60124 au crédit du compte fournisseurs 4011X. le X désigne le nom du fournisseur.

L'expédition de PDR consiste a envoyé les pièces de rechange a une succursale ou filiale hors du pays ou à l'intérieure du pays.

· Facture de vente

Les factures des opérations des ventes et des prestations de service sont enregistrées dans le journal des ventes « VTE ». Ces factures sont établies par le service après-vente (SAV) puis envoyé après à la comptabilité.

On débite le compte de l'acheteur et au crédit nous mettons 4431 pour le Tva et 70124 pour l'hors taxe (HT)

Les opérations de vente de camions sont enregistrées dans le compte 70121. On débit le compte de 411Xquand il s'agit d'un client ou le compte 185X quand il s'agit des ventes aux succursale puis on crédite le compte 4431 pour le Tva et 70121 pour le HT.

· Pièces de caisse

Quand le client fait le règlement par la caisse (en espèce) on débite le compte 571 au crédit du 411X.

Comme H-I a un journal pour chaque compte de trésorerie, le compte de virement internes `'585X'' est utiliser pour les transferts entre les différents comptes de trésorerie.

· Avis de règlement

Les avis de règlements sont des fiches d'imputation établis lors de l'émission d'un chèque. Chaque compte bancaire a son avis de règlement.

Dans le cas de retrait de la banque pour alimenter la caisse ou pour alimenter un autre compte bancaire nous utilisons que le compte de virement interne. Nous débitons le compte 5850 et créditons le compte banque sur lequel il y'a eu le retrait, en ce qui concerne le compte alimenter on passe l'écriture de provision de compte.

Provisionner un compte bancaire consiste à mettre du fond sur ce compte. Elle peut se faire entre deux comptes de trésoreries.

Pour les règlements faits aux fournisseurs nous débitons le compte du fournisseurs 4011X et au crédit nous mettons le compte de trésorerie par lequel nous avons régler le fournisseur

· Autres opérations

Les opérations comme note de frais (personnel en mission, restauration, évènement ...), les factures non parvenu, correction des écritures déjà passer au journal, note de débit, note de crédit sontenregistrées dans le journal des opérations diverses (OD)

v Exemples de marchandises reçues dont la facture n'est pas encore parvenue à la fin de l'exercice

Rappelons que le compte 4081 est un compte de régularisation qui doit être extourné à l'ouverture de l'exercice suivant (mois suivant) après réception de la facture. Cette dernière sera enregistrée dans le journal des achats.

Les notes de débit comme note de crédit sont établiespar les succursales pour informer le siège que ces dépenses ont été faite et qu'ils débitent (note de débit) ou créditent (note de crédit) le compte du siège dans leur comptabilité. Les notes sont envoyées avec les pièces justificatives.

616

6181

6057

4331

185XX

Transport de plis

Voyage et déplacement

Entretient camion

H-I Mutuelle

Ets & succursale

Note de débit n° XXX

A+B+C+D

Les notes de frais sont des pièces justificatives dans lesquelles sont recapitulés les dépenseseffectuées par des personnels de la société pendant une mission.

1.1.4 Classement des pièces après enregistrement

Les pièces comptables après enregistrements au journal, elles sont affectées d'unnuméro de référence pour faciliter la recherche. Elles sont classées dans l'ordre chronologique dans des classeurs au nom du journal dans lequel elles sont enregistrées. Il est très important de bien classer ces pièces comptables, car leur future utilisation en dépend.

III.2. Analyse critique

Au cours de notre stage à H-I nous avons relevé des difficultés liéesentre autres à la gestion et au traitement des pièces comptables. Dans ce paragraphe nous allons présenter les difficultés.

2.1. Absence de manuel de procédure.

C'est l'urgence majeur de H-I, le manuel de procédure comptable administrative et financièredécrit l'organisation comptable et administrative de l'entité, les méthodes de saisie et de traitement des informations, politiques comptables et les supports. Après nos analyse et enquêtes nous avons constaté que H-I n'a aucun manuel de procédures comptables et de gestion financière. Ce qui a une lourde conséquence comme :

2.2 Absence d'archive approprié

H-I a une archive, toutefoisnous avons remarqué une mauvaise ou l'inexistence de l'entretient et l'exiguïté de l'archive. L'archive est mal organisée et mal entretenue ce qui rend l'accès difficile aux documents recherchés et ralentis les opérations, alors que l'archivage a pour but un gain de temps.

2.3Manque d'efficacité de mesure de sécurité

En effet le logiciel Sage SAARI Compta 100 i7 n'est pas sécurisé, de même pour le logiciel Excel comptables de H-I ne sont pas codé ce qui rend l'accès facile à tout le monde.Toute personne de mauvaise foi ayant l'intention de brouillé une information peut le faire facilement, il s'agit d'une question des clés des bureaux.

III.3. Suggestions

Le stage effectué dans la société H-I, nous a permis de prendre connaissance avec l'organisation générale de l'entitéqui permet une bonne gestion comptable. Néanmoins qu'il nous soit permis de suggérer, par ce que H-I vise la performance et l'excellence. Voici quelques approches de solutions pour l'amélioration dela gestion de la comptabilité de H-I.

3.1 Suggestion liée à l'absence du manuel de procédure administratif financier etcomptable

Le manuel de procédures est un outil de contrôle interne, permettant de s'assurer que la même information sera traitée de la même manière par tous les salariés de l'entité. Nous suggérons à H-I de rédiger un manuel de procédure afin de permettre une meilleure compréhension des systèmes d'information et une amélioration de gestion comptable et administrative. Ce manuel doit comporter des schémas d'écritures, le fonctionnementdes comptes, il doit s'assure que les écritures et les numéros des comptes soient conformes au SYSCOADA révisé.

3.2 Suggestion liéeà l'absence d'archiveapproprié

Pour garantir la pérennité de l'entité, les documents constituant sa vie économique, juridique et sociale doivent être conservés et archivés selon une durée légale de 10 ansde conservation à respecter. Les pièces comptables garantissent la fiabilité et la transparence de la comptabilité en cas de contrôle par l'administration fiscale. Ces pièces comptables sont autant de preuves et pièces justificatives en cas de litige, de contrôle ou de vérification à priori par l'administration, les clients ou les anciens salariés de l'entreprise. C'est pourquoi elles doivent être conservées en l'état et considérées comme d'authentiques actes originaux. Nous suggéronsà H-I de reconstruireune archive digne de ce nom afin de garantir un accès facile, rapide à ces documents.

3.3 Suggestion liée au manque d'efficacité demesure de sécurité des données

Les logiciels de la comptabilité est un précieux outil pour les entreprises souhaitant réaliser elle-même leurs comptabilité et gestion ou pour pouvoir suivre au jour le jour la situation financière de leur société. Ils assurent un suivi de chacun des partenaires, mais aussi les salariés ou encore l'Etat avec qui la société est en lien. Selon l'art17 de l'AUDCIF sur l'organisation de la comptabilité, le matériel informatique doit être protéger avec un code de sécurité en hors porté des étrangers, et verrouiller les logiciels comptables afin d'assurer la sécurité des informations. Sur cet article nous suggérons à H-I de sécurisé ses logiciels afin d'éviter des pertes d'informations.

CONCLUSION GENERALE

Le stage est une opportunité offerte à l'étudiant d'exercer son futur métier en vue de mieux cerner la formation théorique dispensée tout au long de ses études. Il permet à celui-ci de préparer sa vie professionnelle. Ce bref séjour à H-Ia été satisfaisant dans l'ensemble même si certaines difficultés ont été observées.

Pour mieux comprendre le traitement des pièces comptables dans une entreprise donnée, il est d'abord nécessaire de connaitre cette entreprise et son fonctionnement. Ainsi, la première partie de notre thème a été entièrement consacrée d'une part à la connaissance H-I et d'autre part à son organisation et à son fonctionnement.

La deuxième partie qui porte sur le cadre conceptuel du sein de H-I nous a permis de décrire ce qu'on a accomplis pendant notre stage, les connaissance et compétences acquise.

La troisième partie qui porte sur le traitement des pièces comptables au sein de H-I nous a permis de mettre un peu la lumière sur le plan comptable de l'entreprise, les pièces comptables et leur système de traitement.

Le traitement des pièces comptables est au coeur de la comptabilité de toute entreprise et pour cela, chaque établissement, pour présenter une comptabilité saine et crédible, doit faire recours à une démarche rigoureuse dans le traitement de ses pièces comptables tout en référant au plan comptable, car c'est avec l'ensemble de pièces traitées que l'entreprise arrive à connaitre le bénéfice global ou la perte réalisée d'une période déterminée.

Nous osons espérer que nos critiques et suggestions seront prises en compte dans les décisions à venir, car l'objectif majeur d'une société est la rentabilité.

Nous ne saurions terminer sans remercier une fois de plus tous ceux qui ont contribués à la réussite de notre rapport.

BIBLIOGRAPHIE

LIVRE

MEMOIRE

· Amélioration de la gestion comptable d'une entreprise de traitement d'eau cas de SOTENA. De Komi Gontran Éric DOGBATSE

· Processus d'inventaire des stocks a la société H-I. De Gloria Ami Akpedje BANISSAN

· Optimisation du traitement des pièces comptables dans une entreprise agroalimentaire : cas de GEBANA TOGO SARL. De Ablavi Fafadji KUEGAH-TOYO

Site Web

LES ANNEXES

v ANNEXE 1 : Annexe Organigramme de H-I

v ANNEXE 2 : Situation Géographique

v ANNEXE3 : Fiche d'imputation

Numéros des comptes		Intitulés des comptes	Montant
Débit	Crédit	Intitulés des comptes	Débit	Crédit








TOTAUX

v ANNEXE 4 : Guide d'entretient

Nous avons élaboré ce guide d'entretient afin de collecter des informations de base relative au fonctionnement de Heavymat-Industry.