V. LES ETAPES DE LA PROSPECTION
Etape 1 : Le fichier
Toute prospection se révèle plus efficace
à partir d'un fichier. Il convient donc de constituer un fichier
- Définir la cible selon le produit ou service en
fonction des objectifs fixés.
- Rechercher et sélectionner les personnes ou
entreprises ciblées grâce aux fichiers, annuaires...
- Qualifier le fichier c'est-à-dire vérifier les
coordonnées (nom des responsables à contacter) par
téléphone par exemple.
Contact :
Nom et prénom Service Tél. Fax e-mail Temps
Observation
Etape 2 : La préparation
Préparer la prospection implique de :
- Définir la zone et le circuit de visites afin
d'optimiser les déplacements,
§ Définir L'effectif De La Force De Vente
§ Réaliser Un Planning De Visites En Fonction De
La Durée De La Visite, De Circuit, De La Période Favorable
§ Préparer L'argumentaire
§ Préparer ses outils.
Un dossier de prospection complet est nécessaire :
§ Classeur de présentation ;
§ Press book ;
§ Documentation technique, plaquette publicitaire ;
§ Fiche prospection.
Supports de démonstration (échantillon, cassette
vidéo
§ Adresser éventuellement un courrier
d'information
Prendre un rendez vous
Etape 3 : La prise de contact
Elle est semblable à celle d'un entretien de vente en
soignant se présenter :
§ Saluer : bonjour
§ Sourire
§ Identifier :
§ Se présenter :
§ Présenter l'entreprise :
§ Donner le but de la visite : je souhaitais vous
rencontrer pour...
Attention :
§ Ne pas argumenter
§ S'adresser au MAN (moyen, autorité,
nécessité).
Etape 4 : L'entretien
Le déroulement de l'entretien :
· Salle d'attente :
L'attente ne doit jamais être passive. C'est un moment
de tension ou il faut savoir se concentrer et aussi être à
l'écoute active.
· Présentation du conseiller
commerciale :
Celui-ci se présente à l'occasion de toute
visite de prospection. Pour ce faire il énoncera clairement et
distinctement son prénom et son nom ainsi que celui de l'entreprise
qu'il représente. On utilisera bien entendu une carte de visite que l'on
déposera sur le bureau de son interlocuteur, on n'acceptera jamais
d'être reçu debout ou dans un couloir, ce n'est pas ainsi qu'une
négociation sérieuse peut s'entamer, on ne sera en aucun cas
obséquieux mais courtois et convivial.
· Présentation de
l'entreprise :
Pour toute visite de prospection et toutes les fois où
cela s'avère nécessaire à l'occasion notamment d'un
changement d'interlocuteur. Le conseiller commercial présentera son
entreprise en se servant des différents documents mis à sa
disposition (documents publicitaires, photos, catalogues de ventes, etc..). Il
ne faut pas surtout confondre la présentation de l'entreprise avec
l'argumentation.
· Investigation:
Au cours des différents entretiens qu'il aura avec un
même client ou prospect, le conseiller commercial aura le souci permanent
de réaliser une investigation aussi complète que possible en se
servant notamment du dossier commercial comme check-list, c'est la liste
exhaustive de toutes les réponses aux interrogations que l'on se pose
pour pouvoir bâtir une offre. La connaissance du prospect ou du client et
du besoin en matière de transport et de logistique, doit être
totale à l'issue de la cinquième visite.
Il se déroule sur le même schéma qu'un
entretien de vente. Avant l'argumentation il faut découvrir les besoins
et les tendances de l'interlocuteur
Fiche de contact
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? A recontacter le :
:.................................................................................
? Envoyer une documentation
:........................................................................
A confirmer : Oui ? Non ?
Activité :
........................................................................................................
Adresse :
...................................................................................................
Code NAF
:.............................................................................................................
Code postal
:.................................................................................................
......
Date 1er appel :
:....................................................................................................
Date 1ère visite :
:...............................................................................
Effectifs
:....................................................................................................
Fax :
:...................................................
Fonction
:..................................................................................................
Nom (ou raison sociale)
:.................................................................................
Nom de la personne contactée
:.....................................................................
Poste :
:.....................................................................................................
Tél. :
:..............................................................................................................
ville :
:...............................................................................................................
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Figure 2 : Fiche de contact
Cette fiche soigneusement complétée fin de
visite a pour objectif de synthétiser la rencontre.
Etape 5 : Le suivi de la
prospection
Après la visite de prospection, deux cas sont possibles
:
§ Le prospect commande : de prospect, il devient client,
et nous devons surveiller le respect des délais de livraison puis suivre
le client pour le fidéliser.
§ Le prospect ne commande pas : une relance doit alors
être effectuée
§ Entre 10 jours et 1 mois maximum après le
premier contact.
§ Par courrier ou téléphone.
Un rapport d'activité est indispensable à
l'évaluation de l'action de prospection.
Il précise en particulier les contacts pris, les
actions à mener (envoi d'une documentation, devis, passage d'un
technicien...) et les informations diverses collectées. Chaque contact
prospect constitue un coût, certains ratios permettent de l'analyser et
d'en évaluer l'efficacité.
Taux de prospection =
Nombre de visites de prospection=
Nombre de visites total
Efficacité d'une prospection =
Nombre de commandes=
Nombre d'adresses prospects utilisables=
Rapport de visite=
Société :
Agent :
Entreprise visitée :
Adresse :
Ville :
Date de la visite : / /
Type de visite :
Prochaine échéance :
Précédente visite :
Activité :
Offre à faire : Oui - Non
nom :
Fonction :
Téléphone :
fax :
Visite sur information de :
Figure 3 : Rapport
d'activité
§ Prospectus :
Le prospectus est un outil très efficace pour cibler
des prospects sur une zone de chalandise précise. Economique et massif
le prospectus est un média qui fait découvrir une entreprise
instantanément. Attachez particulièrement d'importance aux choix
des lieux pour assurer la distribution de vos prospections. Selon le volume de
prospectus que vous souhaitez diffuser, vous utiliserez votre photocopieur ou
bien ferez appel à l'impression numérique ou encore un
imprimeur.
Ex : annonce, avis, brochure, dépliant, feuille,
imprimé, papillon, publicité, réclame, tract.
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