III.2.2. MODELE ORGANISATIONNEL DE TRAITEMENTS (MOT)
S'organiser consiste aussi à prévoir les
réactions ou les réflexes à acquérir face à
des événements extérieurs. Ces réflexes
normalisés au sein de l'entreprise sont décrits sous formes de
procédures, les MOT.53
Le modèle organisationnel de traitements décrit
les propriétés des traitements non traitées par le MCT et
s'intéresse de la notion de temps, de durée, des ressources, de
lieu et de la nature de traitement.
53Michel DIVINE, Parlez-vous MERISE, p.104
57
Nous aurons donc à construire deux diagrammes qui sont
: le diagramme d'enchainement des procédures ainsi que le diagramme des
phases.
III.2.2.1. Passage du MCT au MOT
Le passage au niveau organisationnel peut justifier l'ajout des
événements supplémentaires imposés par les
contraintes d'organisation ; des tels événements sont dits
événements organisationnels.54
Ainsi, la transformation du MCT en MOT entraine ce qui suit :
- la définition des postes de travail ;
- la redéfinition des opérations en une ou
plusieurs phases en fonction de la nature de traitement (manuel, automatique,
interactif), de lieu de traitement et de temps de traitement ;
- l'ajout des informations complémentaires appelées
événements organisationnels.
III.2.2.2. Construction du diagramme d'enchainement des
procédures
Ce diagramme décrit une représentation de mise en
évidence de l'enchainement des phases de la réception ainsi que
tous les éléments conceptuels et organisationnels. Il traduit
donc au niveau organisationnel le MCT.
La première étape du modèle organisationnel
de traitements consiste à découper les opérations en
procédures fonctionnelles, une succession de traitements
déclenchée par un événement.
Il s'agit donc d'associer dans un tableau : les procédures
fonctionnelles, l'heure de début et de fin; le lieu du poste de travail
; le responsable du poste de travail ; les ressources du poste de travail.
Un poste de travail représente une unité
d'organisation chargée d'accomplir un certain nombre d'actions.
La phase est une suite non interrompue des tâches (actions)
de même périodicité exécuté sur le poste de
travail.55 Elle est encore appelée procédure.
54Michel DIVINE, Parlez-vous MERISE, p.104
55DANIEL BAVUEWZA, cours de Méthode
d'Analyse Informatique I, G3 IG, ISS-JOUR, p.51
58
Ainsi, le diagramme en question est construit en fonction du
modèle conceptuel de traitement au quel on applique les règles de
passage.
a) Processus d'octroi
|
TEMPS
|
PHASES OU PROCEDURES
|
TYPE DE
TRAITEMENT
|
LIEU
|
|
Samedi
Heure : 10h : 00
|
|
Manuel
|
Poste : agent de crédit
Ressource :
- 1 agent
- Papiers
- stylos
|
|
|
|
|
|
|
|
|
A la Fin de la formation juste à 14H : 00
+ 5minutes
|
|
Manuel
|
Poste : agent de crédit
Ressource :
- 3 agents
de crédit
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
A la réception de la liste de présences
+ 1 minute
|
|
Interactif
|
Poste : Chef d'Agence
Ressource :
- 1 Agent
- 1 pc
- Un
classeur
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
59
|
Après
enregistrement des membres
+ 1 minute
|
|
Automatique
|
Poste : Chef d'Agence
Ressource :
- 1 Chef
d'Agence
- 1 pc
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Après classement de la liste de présences
|
|
Interactif
|
Poste : Chef d'Agence
Ressource :
- 1 Chef
d'Agence
- 1 pc
- Stylos
- papiers
|
|
|
|
|
|
Liste de letre de
|
|
Après vérification de la participation des
membres
+ 1 jour
|
présences demande
classée de crédit
|
ET
|
Manuel
|
Poste : Agent de crédit
Ressource :
- 3 agents de
crédit
- Moyen de
transport
- Papiers
- Stylos
- Ecritoires
|
|
VERIFICATION PARTICIPATION DES MEMBRES
|
|
|
|
|
participation trouvée
participation non trouvée
|
|
|
Lettre à Lettre à
étudier corriger
|
|
Après étude de moyens
|
|
Manuel
|
Poste : Agent de crédit
Ressource :
- 3 agents de
crédit
- 3
Téléphone s
- Papiers
- Stylos
- Ecritoires
|
|
|
|
|
|
|
|
60
|
Après échange avec les membres
+ 1 jour
|
|
Manuel
|
Poste : Chef d'Agence
Ressource :
- 1 chef
d'agence
|
|
|
|
|
|
|
|
Après décision
+ 1 jour
|
|
Manuel
|
Poste : Agent de crédit
Ressource :
- 1 agent de
crédit
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Résultat
de l'étude
|
|
|
PRENDRE DECISION
|
|
Après avoir informé les membres
+ 2 minutes
|
Décision
prise
|
Interactif
|
Poste : Agent de crédit
Ressource :
- 3 agents de
crédit
- 3 pc
- Réseau
- Imprimant
e
- Carnet de
versement
|
|
|
|
|
|
|
|
|
garanties
présentées
demande payement
|
|
à classer
cannet
|
|
Après saisie de l'échéancier
+ 2 minutes
|
ET
SAISIE ECHEANCIER
|
Manuel
|
Poste : Agent de crédit
Ressource :
- 3 agents de
crédit
- Document
s à signer
- Stylos
- Carnet de
versement
- Echéancier
|
|
échéancier
à remettre
|
|
échéancier
|
|
échéancier à
remettre
|
|
|
|
|
|
REMISE DOCUMENTS
- Remettre documents à signer
- Remettre carnet et échéancier
carnet et
documents échéancier
à signer remis
|
61
|
Après remise de documents
|
|
Manuel
|
Poste : Agent de crédit
Ressource :
- 3 agents de
crédit
- Document
s signés
- Echéancier
- Photos de
travail
- Photocopie
pièce d'identité
|
|
|
|
|
|
|
|
Après constitution du dossier
+ 1 minute
|
documents
échéancier
signés
|
Interactif
|
Poste : Chef d'Agence
Ressource :
- 1 Chef
d'Agence
- 1 pc
- Réseau
- Dossier
|
|
ET
|
|
|
CONSTITUTION DOSSIER
|
|
|
dossier
|
|
Après mise à jour informations des membres
+ 2 minutes
|
|
Manuel
|
Poste : Chef d'agence
Ressource :
- 1 agent
- Farde à
étrangle
- Classeur
- Documents
signés
|
|
|
|
|
|
|
|
Après classement de documents signés
|
|
Automatique
|
Poste : Chef d'agence
Ressource :
- 1 chef
d'agence
- 1 pc
- Réseau
|
|
|
|
|
|
62
|
Après classement de l'échéancier
30 secondes
|
doser échéancier
classé présenté
|
Manuel
|
Poste : Chef d'agence g
Ressource :
- 1 chef
d'agence
|
|
|
ET
|
|
AUTORISER DECAISSEMENT
|
|
|
ordre de
décaissement
|
|
A la réception de l'ordre de décaissement
|
|
Automatique
|
Poste : Caisse Ressource :
- 1
caissier(è)
- 1 Pc
- Réseau
|
|
|
|
|
|
|
|
Après
enregistrement du montant à livrer
+ 2 minutes
|
|
Manuel
|
Poste : Caisse Ressource :
- 1
caissier(è)
- 1 coffre-
fort
- Montant
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
A la fin de la journée
|
montant fin
décaiss journée
é
|
Automatique
|
Poste : Caisse Ressource :
- 1
caissier(è)
- 1 Pc
- Réseau
|
|
ET
|
|
ETABLISSEMENT RAPPORT DE
DECAISSEMENT
|
|
|
- Etablir fiche de
décaissement
- Remettre fiche de
décaissement
|
|
|
rapport de
décaissement
|
|
63
|
Après établissement du rapport de
décaissement
+ 2 secondes
|
|
|
Interactif
|
Poste : Chef d'agence Ressource :
- 1 chef
d'agence
- 1 Pc
- Réseau
|
|
|
|
|
|
|
Après consultation rapport de décaissement
- D'une
seconde
|
rapport de
décaissement
|
Automatique
|
Poste : Chef d'agence Ressource :
- 1 chef
d'agence
- 1 pc
- Réseau
|
|
|
CONSULTATION RAPPORT DE DECAISSEMENT
|
|
|
|
|
|
rapport de
|
b) Processus de versement
|
TEMPS
|
PHASES OU PROCEDURES
|
TYPE
|
LIEU
|
|
A la présentation du montant, du carnet de versement et
échéancier
+5minutes
|
|
Manuel+
interactif
|
Poste : Caisse
Ressource :
- 1 agent
- Compteur
d'argent
- Calendrier
- 1 pc
- Réseau
|
|
|
|
|
64
|
Après vérification du montant
présenté
+ 30 secondes
|
|
Interactif
|
Poste : Caisse
Ressource :
- 1 caissier(e)
- 1 PC
- 1 imprimante
- Réseau
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Après établissement du reçu de versement
+ 1 seconde
|
|
Manuel +
Automatique
|
Poste : Caisse
Ressource :
- 1 caissier(e)
- Calendrier
- Stylos
- 1 pc
- Réseau
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Après mise à jour de l'échéancier
+ 1 minute
|
reçu à
remettre
|
Manuel
|
Poste : Caisse
Ressource :
- 1 caissier(e)
- Stylos
- carnet
|
|
|
|
MISE A JOUR ECHEANCIER
|
|
|
|
|
|
|
|
|
échéancier
mis à jour
|
|
Après mise à jour du carnet
+ 5 secondes
|
|
Manuel
|
Poste : Caisse
Ressource :
- 1 caissier(e)
- Carnet et
échéancier mis à jour
- Reçu de
versement
|
|
|
|
|
|
|
|
65
|
A la fin de la journée
|
|
Automatique
|
Poste : Caisse
Ressource :
- 1 agent
- 1 PC
- Réseau
|
|
|
|
|
|
A la réception du rapport journalier de versement
+ 30 secondes
|
reçu établi fin
journée
|
Interactif
|
Poste : chef d'agence
Ressource :
- 1 chef
d'agence
- 1 PC
- Réseau
|
|
|
|
|
ET
|
|
|
ETABLISSEMENT RAPPORT DE
VERSEMENT
|
|
Après consultation du rapport de versement
+ 1 seconde
|
|
Automatique
|
Poste : chef d'agence
Ressource :
- 1 chef
d'agence
- 1 PC
- Réseau
|
|
|
|
|
|
|
|
|
rapport de
versement
| 
