3. Domaines d'applications
Les Workflow ont de multiples applications dans le monde
d'aujourd'hui. L'évolution des processus organisationnels de
l'entreprise conduisent à utiliser cet outil. Il répond à
un besoin d'optimisation des processus de travail en termes d'utilisation des
ressources et de temps effectif.
Le Workflow est amené à jouer un rôle
important dans les entreprises du monde financier comme les systèmes
bancaires, les assurances (délivrer un prêt, opérer un
remboursement...). On peut l'étendre à tout processus de travail
cyclique dans le monde de l'entreprise.
On s'intéresse aussi à ses applications dans le
monde informatique, comme le processus de développement d'un logiciel ;
En intégrant l'aspect travail coopératif au sein du Workflow, on
peut lier l'intégration progressive des éléments d'un
logiciel avec l'organisation prévue. Le chef de projet dispose ainsi
d'un outil de contrôle sur l'avancement du projet et la cohérence
du système en termes de délais.
Les Workflow peuvent également être
utilisés dans des organisations autres que l'entreprise, comme dans le
monde médical : suivi du dossier médical d'un patient (on peut le
mettre à jour automatiquement selon les traitements médicaux
effectués), planification des opérations chirurgicales (salles
d'opérations, chirurgiens)...
On peut imaginer des applications des Workflow dans
l'éducation par exemple la mise en place de processus de contrôle
continu de l'apprentissage via le web.
1 Ad hoc : acte spécialement fait pour un objet
déterminé
« Mise en place d'un système de gestion de workflow
: Paramétrage, suivi et représentation graphique » | Page
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4. Définitions de base du Workflow
Le sens du mot Workflow peut varier en fonction du contexte.
Pour plus de clarté, les définitions les plus communément
admises sur les concepts et les termes du Workflow sont rappelées ci
dessous.
L'idée première du Workflow est donc de
séparer les processus, les ressources et les applications, afin de se
recentrer sur la logistique des processus travail et non pas sur le contenu des
tâches individuelles. Un Workflow est donc le lien entre ces trois
domaines comme le précise la Figure 2.2.
Processus
SGWF
Ressources
Applications
Figure 2.2 - Environnement du système
Workflow
a. Définition d'un Workflow
Le Workflow est une technologie informatique ayant pour
objectif la gestion des processus d'organisations ou d'entreprises : les termes
suivants sont également employés pour qualifier cette technologie
« Système de Gestion Electronique de Processus », «
Gestion de Workflow » ou « Gestion de processus ».
Le Workflow est l'ensemble des moyens mis en oeuvre pour
automatiser et gérer les processus d'une organisation. Cette gestion est
rendue possible par la représentation sous forme d'un modèle, de
tout ou partie des processus considérés. Le Workflow doit ensuite
transcrire les modèles obtenus en une forme exécutable. Enfin,
ces modèles sont exécutés et gérés. Il est
ainsi possible de suivre l'évolution de leur état au fil du
temps. La gestion de processus inclut également, au cours de
l'exécution, la coordination et la synchronisation des différents
acteurs des processus en fonction de l'état actuel des
modèles.
Pour résumer, la gestion de processus permet donc
d'attribuer à chacun et au bon moment, les tâches dont il a la
responsabilité et de mettre à disposition les applications, les
outils et les informations nécessaires pour leurs réalisations.
Dans un contexte d'acteurs
« Mise en place d'un système de gestion de workflow
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humains, le Workflow permet de décharger les acteurs de
certaines tâches de gestion administrative, en leur laissant la
possibilité de se concentrer sur les contenus des tâches
techniques en rapport avec leurs compétences. De plus, le Workflow donne
la possibilité d'effectuer une activité de monitoring sur le
déroulement des Workflow de l'entreprise, permettant en particulier de
connaître, en fonction de la date, l'état des activités,
des acteurs, des applications et quelles sont les prochaines activités
planifiées.
En synthèse, La WfMC1 présente le
Workflow comme l'automatisation d'un processus d'entreprise, en
intégralité ou en partie, pendant laquelle on définit les
transmissions des documents, de l'information ou des tâches d'un
participant à un autre pour agir, selon un jeu de règles
procédurales. Un Système Workflow définit, gère et
exécute des procédures en exécutant des programmes dont
l'ordre d'exécution est prédéfini dans une
représentation informatique de la logique de ces procédures : les
Workflow.
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