Conception et réalisation d'une base de données pour la gestion des clients.

0.3. PRESENTATION DE L'ENTREPRISE

Dans notre travail, nous avons opté pour l'U.A.C. (Union Africaine du Commerce), qui est notre entreprise de recherche.

0.3.1. HISTORIQUE DE L'ENTREPRISE

L'Union Africaine du Commerce U.A.C en sigle étant une entreprise comme toutes les autres, elle a été créé en 1976 par un grand homme d'affaire de la nationalité indienne appelé Monsieur Schucla, qui aujourd'hui naturalisé américain ; cette entreprise à débuter l'ouverturede ses portes en République Démocratique du Congo R.D.C en sigle, précisément à Kinshasa la Capital avec la mise en place d'une usine des plastiques appelé U.A.C, vu qu'elle a attirée l'attention de la population au travers de cette usine, elle se décida de signer la collaboration avec autres usines telles que les usines de fabrication de motos Héro Motors enfin élargir sa tante en ouvrant ses portes dans certaines autres villes de la RDC, telles que : Lubumbashi, Mbuji-Mayi, Ilebo, L'odja, Tshikapa et Kananga.

A cette période, le marché s'avérait de plus en plus rentable, vu cela, l'Etat congolais a commencé à intervenir dans les différentes activités de cette entreprise, cet ainsi que l'U.A.C est partie d'une société privée à responsabilité limitée (S.P.R.L.) pour une société par action à responsabilité limitée (S.A.R.L.).

Et pour ce qui concerne notre ville, l'Union Africaine du Commerce àaccéder au démarrage de ses activités sur la ville de Kananga le 03/février/2014 au centre-ville de Kananga sur l'immeuble Djab's Hôtel.

0.3.2. SITUATION GEOGRAPHIQUE

L'Union Africaine du Commerce U.A.C en sigle se situe au centre-ville de Kananga dans la commune de Kananga précisément au croisement des avenues Shabunda ex-Macar et Muhona.

Elle est limitée :

- Au nord par : le bâtiment Mulaja Kadiobo ;

- Au sud par : la Société Congo Future ;

- A l'Est par : le Cathédrale Saint Clément ;

- A l'Ouest par : l'hôtel Moderna.

0.3.3. ORGANIGRAMME GENERAL ET DESCRIPTION DE POSTES.

0.1.1.1. ORGANIGRAME GENERAL DE L'ENTREPRISE

Sur ce point nous allons présenter la structure hiérarchique de l'entreprise sous deux volés entre autres l'organigramme général et l'organigramme isolé.

- L'organigramme général : il représente les attributions des taches sous forme hiérarchisée au sein de l'entreprise ;

- L'organigramme isolé : il ne reprend que le service concerné par notre travail.

A. L'organigramme général

Voici comment se présente l'organigramme général de l'entreprise cible.

Directeur Général(DG)

Comptable

Chef du Personnel(CP)

Chef du Personnel Adjoint(CPA)

Gérant

Chefs de Dépôts(CD)

Secrétaire

Réception

Facturation

Caisse

Livraison

Technique

Sécurité

B. L'organigramme isolé

L'organigramme isolé se représente de la forme suivante :

Directeur Général(DG)

Chef du Personnel Adjoint (CPA)

Gérant

Réception

Facturation

Caisse

C. Représentation graphique de l'organigramme général

Chefs de Dépôts

Techniquee

Facturation

Sécurité

Livraison

Secrétariat

Réception

Directeur Général

Comptable

Gérant

Chef du Personnel Adjoint

Chef du Personnel

Caissee

Figure 5 : Organigramme général

D. INTERPRETATION DE L'ORGANIGRAMME GENERAL

Sur cette partie, nous allons interpréter l'organigramme général de l'entreprise U.A.C, c'est aussi une façon pour nous d'expliquer en quelques mots le système d'information de cette dernière.

Par priorité, débutons avec le numéro un de l'entreprise, nous avons :

- Directeur Général :C'est le numéro un, le responsable, le Patron de l'entreprise lui-même au niveau national. A ne pas oublier que l'Union Africaine de Commerce est une société privée à responsabilité limité (S.P.R.L) ;

- Comptable :C'est un représentant légal, représente le Directeur Général en Province, il coordonne le tout, et fait rapport au Directeur Général ;

- Chef du Personnel :il contrôle les actions dans l'entreprise, c'est un personne sensé connaitre l'évolution du travail et des travailleurs au sein de l'entreprise et donne le rapport au Directeur national en laissant une copie au représentant provincial;

- Chef du Personnel Adjoint :il fait l'intérim du Chef du Personnel et lui fait rapport avec copie pour information au coordonnateur provincial;

- Gérant :C'est aussi un personnel qui est chargé de la gestion de tous les produits dans tous les dépôts et dans tous les magasins et fait le rapport au Comptable qui est le coordonnateur enprovincial ;

- Chefs de Dépôts : C'est sont des personnels chargés de la gestion de stock, comme l'U.A.C possède plusieurs dépôts sur la ville, chaque dépôt a son Chef pour le mêmerôle qui est de contrôler les entrées et les sorties et faire rapport au Gérant de l'entreprise;

- Secrétariat :Ici on reçoit les commandes de clients, on fait la vérification de la disponibilité des produits en stock puis on enregistre le client. Comme le secrétariat travail en connivence avec la caisse, le client paie et reçoit ses factures. A la fin de la journée, ce service fait rapport au service comptable;

- Réception :Ce service est chargé de l'accueil de tout le client qui arrive dans le mur de cette société pour raison d'achat ou de visite de divers produits s'y retrouvant, il donne quelques explicationsconcernant l'importance et l'utilisation de leurs matérielssouvent plus sophistiquéset c'est au client de faire son choix. Si le client décide d'acheter, ce service reçoit sa commande. Comme il est aussi combiné avec la caisse, le client n'est servi qu'après règlement. A la fin du moi, il fait rapport à la comptabilité ;

- Facturation :C'est aussi un servicequi fait la facture au client juste après vérification de la disponibilité de produits commandés par le client ;

- Caisse :Après avoir reçu l'argent, la caisse appose la mention « à payer » sur les trois factures, classe une copie, remet une autre et l'original au client pour retirer les produits. A la fin de la journée, elle réunit toutes les facturescopiées pour faire un rapport de caisse ;

- Livraison :C'est un service qui prend soin des clients, en les servants d'après leurs commandes ;

- Technique : C'est le service qui réunit les techniciens électroniciens et électriciens pour s'occuperde l'installation ou du montage de différents meuble ou produits le désirant;

- Sécurité :Ce service est chargé de la protection des hommes et de leurs biens, par homme ici nous voyons les personnels de l'entreprise et les clients, par biens nous voyons ici les produits et les fournitures de l'entrepriseet de clients.

0.1.1.2. DESCRIPTION DE POSTES

A. LISTE DES POSTES

CODE	DESIGNATION
P1	Client
P2	Sécurité et Réception
P3	Comptabilité
P4	Caisse
P5	Gérant
P6	Fournisseur
P7	Directeur

Tableau 1 : liste de poste

B. LISTE DES DOCUMENTS

CODE	DESIGNATION
D1	Bon de commande
D2	Registre produit
D3	Facture
D4	Liste de produits à approvisionnés
D5	Etat de commande
D6	Bon de Livraison
D7	Liste des entrées

Tableau 2 : Liste des documents