III- OPERATIONS D'ACQUISITIONS D'IMMOBILISATIONS, D'ACHATS
ET DE SERVICES EXTERIEURS
Le DAF impute la facture d'acquisition d'immobilisation selon le
schéma ci-après : (Voir Annexes Tableau N°55)
Le DAF impute la pièce comptable d'achat et de services
extérieurs selon le schéma ci-après :
(Voir Annexes Tableau 56)
* Comptabilisation des salaires
Pour le paiement des salaires, il convient de :
9 Préparer les états de salaires,
9 Les faire approuver,
9 Préparer les règlements,
9 Enregistrer en comptabilité des dépenses
(net, retenues et charges
Retenues fiscales). A partir du fichier personnel et du registre
des absences, et éventuellement de l'échéancier de
remboursement des avances et des prêts consentis au personnel, le DAF
prépare l'état de salaire au moyen d'un logiciel de paie ou d'un
tableur Excel (édition des bulletins et l'état
récapitulatif des salaires). Les états de salaires sont
édités en autant d'exemplaires que nécessaire. Les
chèques et les états de virement sont établis par le DAF
au vu de l'état de salaires. L'ensemble de ces documents est soumis
à la signature du DE.
Trois exemplaires de ces états financiers sont transmis au
DAF pour la comptabilisation des salaires nets, de la retenue sociale et des
retenues fiscales. En effet, les salaires sont payés
immédiatement alors que les charges sociales sont payées selon un
échéancier fixé par les caisses concernées.
La paie doit être centralisée.
A cet effet, le DAF agrafe à chaque exemplaire
conservé une fiche d'imputation comptable pour la comptabilisation (1)
des salaires nets, (2) des retenues et charges sociales (3) des retenues
fiscales. Le schéma comptable est le suivant :
s Schéma d'imputation des salaires
nets
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Thème : Rédaction d'un Manuel des
Procédures Administratives, Comptables et Financières
(Voir Annexes Tableau N°57)
> Registre à utiliser : JOURNAL
PAIE
Pour le paiement des salaires il est rappelé que les
salaires sont payables en espèces, par chèque ou par virement
bancaire. Les salariés payés en espèce se présente
chez le SA pour encaisser leur paie. Pour le personnel payé par
chèque, le SA remet à chaque agent son chèque de paiement
après en avoir pris copie.
Pour le personnel payé par virement bancaire, le DAF
établit une lettre d'ordre de virement signée par le DE et le DAF
établit une lettre d'ordre de virement adressée à la
banque qui tient le compte sur lequel des sommes sont payées en
indiquant le nom, le numéro de compte, la domiciliation, le montant
à percevoir de chaque agent. Un exemplaire de cette lettre est
classé au secrétariat du DE. Le DAF agrafe chaque exemplaire du
bulletin de salaire et une copie du chèque ou de lettre de virement
correspondant avec une fiche d'imputation comptable. Les schémas
d'imputations se présentent comme suit :
> Paiement en espèce des salaires (Voir Annexes
Tableau N°58)
> Paiement par chèque ou virement bancaire des
salaires
(Voir Annexes Tableau N°59)
> Paiement par chèque des retenues et charges
sociales
(Voir Annexes Tableau N°60)
> Paiement des retenues par chèque des retenues
fiscales (Tableau 61)
(Voir Annexes Table N°62)
1- OPERATIONS DE FIN D'EXERCICE *
AMORTISSEMENTS ET PROVISIONS > Les
amortissements
Registre à utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES
(Voir Annexes Tableau N° 63)
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Thème : Rédaction d'un Manuel des
Procédures Administratives, Comptables et Financières
> Les provisions
Registre à utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES
(Voir Annexes Tableau N°64)
> Mouvements de fonds
Registre à utiliser : JOURNAUX DE BANQUE ET/ OU JOURNAL
DE
CAISSE
Dans le journal recevant des fonds
(Voir Annexes Tableau N°65)
* / TRAVAUX DE FIN D'EXERCICE
Les travaux de fin d'exercice comprennent :
Les travaux d'arrêt de comptes,
L'analyse et la justification des soldes des comptes,
Les écritures d'amortissements, de virement de compte
à compte en fin d'exercice,
La production des états financiers.
s Editions périodiques
Avec l'utilisation d'un système informatique, les
éditions des documents comptables sont disponibles en temps réel
; c'est-à-dire que ces documents sont disponibles dès la
validation des écritures. Ce qui permet d'obtenir les éditions
selon la périodicité souhaitée (journalier, mensuelle,
semestrielle ou annuelle). Ces éditions comprennent :
V' Les journaux,
V' Les grands-livres des comptes
généraux,
V' Le grand-livre des comptes auxiliaires,
V' La balance générale des comptes,
V' La balance auxiliaire
V' Les états analytiques et budgétaires
x Analyse et justification des comptes
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Thème : Rédaction d'un Manuel des
Procédures Administratives, Comptables et Financières
A partir de ces éditions, le DAF procède à
l'analyse des comptes. Les fonctions de lettrage automatique ou manuel du
progiciel peuvent être mises à profit pour analyser les comptes de
tiers en particulier. Les soldes des comptes bancaires sont justifiés
par l'établissement des rapprochements de banque.
x Ecritures de régularisation
Les écritures d'inventaire sont saisies dans le journal
des opérations diverses (OD) charges à payer, charges
comptabilisées d'avance, différences de charge, immobilisations
et amortissements).
2- L'EVALUATION DES PROCEDURES ET LES PROCEDURES DE
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