Rédaction d'un manuel de procédures administratives, comptables et financières.

II- CARACTERISTIQUES DU SYSTEME COMPTABLE

Le rôle du système comptable est la gestion des flux financiers de l' entreprise.il enregistre les flux financiers, les classes et, périodiquement en fait la synthèse sous forme de tableaux qu'il présente aux responsables et aux partenaires de l'entreprise pour les renseigner sur les incidences financières des activités exécutées et leur permettre de prendre les décisions qui conviennent.

Observer, analyser, enregistrer, classer et renseigner, c'est le rôle du système comptable et l'objet de la fonction comptable. En particulier la fonction comptable permet de :

Fournir aux périodes convenues les situations financières requises,

Répondre aux obligations comptables, fiscales et sociales de l'entreprise. Le système comptable doit être un instrument utilisé par les gestionnaires d'une entreprise pour les aider à planifier, contrôler et évaluer l'exécution et les couts

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des opérations. Pour assurer une information fiable sur ses activités, l'entreprise tient :

Une comptabilité générale et auxiliaire axée sur l'enregistrement et le traitement des flux principalement externe permettant de produire les états financiers obligatoires prévus par l'OHADA ;

Accessoirement, l'entreprise peut avoir :

Une comptabilité analytique adossée à la comptabilité budgétaire car le paramétrage des budgétaires permet de réaliser un suivi analytique par destination. Une comptabilité budgétaire pour l'inscription des crédits budgétaires, l'engagement des dépenses, le suivi, la révision des crédits ; et la production des états budgétaires. Un tableau de correspondance entre lignes budgétaires et comptes généraux sera établi. L'intérêt d'une telle correspondance réside dans la réduction des imputations et traitements comptables. Ainsi, ce sont les comptes généraux qui seront utilisés pour la mise en place du budget, et les imputations en comptabilité générale affecteront automatiquement les lignes budgétaires au plan réalisation. La mise en place de ce système permettra à l'entreprise de ne pas avoir à passer des écritures budgétaires séparées pour suivre les réalisations. La comptabilité de l'entreprise est tenue au moyen d'un progiciel de gestion comptable et financière comportant au moins les modules intégrés (ou interfacés) ci-après :

Un module de comptabilité générale auxiliaire,

Un module de comptabilité analytique,

Un module de suivi budgétaire,

Il doit offrir les possibilités de gestion simultanée de plusieurs dossiers comptables

et leur consolidation. Chaque progiciel répond, au moins aux six (6) conditions

suivantes :

Tout renseignement comptable comporte l'indication de l'origine du journal, du

contenu et de l'imputation de l'opération ;

L'irréversibilité des traitements effectués (validation des écritures saisies)

Interdit toute suppression, addition ou modification ultérieures ;

Les enregistrements sont classés dans l'ordre chronologique selon la date de

valeur comptable des opérations ;

Les données enregistrées sont conservées sur supports indélébiles ;

L'organisation comptable informatisée garantie les contrôles à posteriori ;

Les éditions du système sont datées et numérotées.

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1- LES PRINCIPES COMPTABLES

Les principes comptables ci-après doivent être notamment respectés dans la tenue de la comptabilité :

V' Le principe de spécialisation des exercices

V' Le principe de continuité d'exploitation

V' Le principe du cout historique

V' Le principe de prudence

V' Le principe de permanence des méthodes

V' Le principe de transparence

V' Le principe d'importance significative

V' Le principe de la spécialisation des exercices

V' Le principe de la prééminence de la réalité sur l'apparence.

(1) SPECIALISATION DES EXERCICES COMPTABLES

Ce principe dispose qu'il faut rattacher à chaque exercice budgétaires l'ensemble des produits et des charges relevant de cet exercice et cela même si certaines ces recettes ou dépenses ne sont pas encore encaissées ou réglées lors de la clôture de l'exercice. L'application de ce principe conduit, par exemple, à :

Repartir l'amortissement des biens durables en tranches annuelles ;

Inscrire, dans les charges de l'exercice, les charges et les pertes probables ; Répartir à la clôture de l'exercice les charges et les produits constatés d'avance ; Inscrire dans le résultat de l'exercice, les produits à recevoir et les charges à

payer.

(2) CONTINUITE DE L'EXLOITATION

Ce principe repose sur le fait que l'entreprise est considérée comme étant en activité et devant continuer à l'être dans le future raisonnablement prévisible. La définition du plan d'amortissement des biens durables découle de l'application de ce principe.

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(3) COUT HISTORIQUE

La comptabilité est tenue suivant le principe du cout ce qui signifie que les biens sont pris en comptabilité à leur date d'entrée dans le patrimoine et leur cout d'acquisition exprimé en unités monétaires courantes. Les biens de l'entreprise sont ainsi comptabilisés à leur cout historique d'acquisition qui est composé du prix d'achat augmenté des frais accessoires d'achat.

(4) PRUDENCE

Le principe de prudence doit conduire les responsables et gestionnaires à l'appréciation raisonnable des conséquences prévisibles des événements et des opérations marquant la vie de la structure. Ce principe vise à éviter de transférer sur les exercices ultérieurs des risques nés durant un exercice donné et susceptibles d'entrainer des pertes futures (par exemple on provisionnera dès l'année en cours les dommages et intérêts que l'entreprise pourrait être amené à payer à la suite d'un accident de la circulation dont l'un de ses chauffeurs serait responsable). La comptabilisation des écarts de change à la clôture de l'exercice est également une illustration de ce principe.

(5) PERMANENCE DES METHODES

La permanence des méthodes est le principe selon lequel les états financiers doivent être préparés, présentés et évalués selon les mêmes formes et les mêmes méthodes d'un exercice à un autre. La méthode de comptabilisation utilisée (la comptabilité d'engagement) est une application de ce principe. En effet, les transactions sont constatées au moment de leur engagement au cours de chaque exercice et non pas au moment de leur décaissement ou encaissement. Les changements de méthodes sont fortement déconseillés. Tout changement éventuel doit être justifié et approuvé avant d'être mis en oeuvre.

(6) TRANSPARENCE

Le principe de transparence exige la présentation d'une information loyale, complète et claire des états financiers de l'entreprise. Il correspond à l'application correcte et permanente de l'ensemble des règles et principes comptables énoncés.

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(7) IMPORTANCE SIGNIFICATIVE

La prise en compte de ce principe conduit à faire figurer dans les états financiers tous éléments susceptibles d'avoir une influence sur le patrimoine, la situation financière et les résultats de l'entreprise. Ce principe vise à donner aux destinataires des états financiers une information complète et suffisante leur permettant de porter un jugement objectif et motivé sur la situation exacte de l'entreprise.

(8) CORRESPONDANCE DES BILANS

Selon ce principe, les soldes d'ouverture du bilan de l'exercice N+1 sont identiques aux soldes de clôture de l'exercice N.

(9) LA PERMANENCE DE LA REALITE SUR L'APPARENCE

Ce principe revient à donner dans les états financiers la priorité à la réalité économique sur la forme ou l'apparence juridique. Son application conduit à inscrire à l'actif des bilan de l'entreprise la valeur des biens mis à sa disposition comme s'ils lui appartenaient alors qu'elle n'en est pas juridiquement pas le véritable propriétaire.