Rédaction d'un manuel de procédures administratives, comptables et financières.

CHAPITRE II : ELABORATION D'UN MANUEL DES PROCEDURES

COMPTABLES ET FINANCIERES

I- PROCEDURES DE TRESORERIE, D'ACQUISITION ET GESTION

DES BIENS

1- PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE

La procédure s'applique à tous les comptes bancaires de l'entreprise ouverts dans une banque commerciale autorisée à exercer son activité en cote d'ivoire.

* Règles de gestion

Les fonds versés à un compte bancaire de l'entreprise ne doivent pas être utilisés à d'autres fins que ceux qui entrent dans le cadre des activités de l'entité.

Le Directeur Exécutif (DE) et le Directeur Administratif et Financier (DAF) sont les seuls signataires autorisés (signatures conjointes) à engager les dépenses.

Le Président de l'entreprise est le seul signataire autorisé en dehors des deux ci-dessus cités les comptes bancaires de l'entreprise. Il est réalisé un suivi individualisé de chaque compte au moyen d'un journal de banque par compte : Compte courant, Compte d'épargne `' Entreprise»

Le Compte enregistre chronologiquement tous les mouvements de fonds dans les journaux de banque correspondants. Chaque journal de banque est arrêté mensuellement par le Comptable et contrôlé par le Directeur Administratif et Financier. Un état de rapprochement bancaire mensuel pour chaque compte est effectué par le Comptable et contrôlé par le Directeur Administratif et Financier. Le Comptable prépare la situation hebdomadaire de trésorerie à présenter au Directeur Administratif et Financier et Directeur Exécutif.

* Composante de la trésorerie

La trésorerie de l'entreprise est constituée par l'ensemble des sommes disponibles dans :

9 Les comptes bancaires 9 La caisse

L'entreprise peut ouvrir deux catégories de comptes bancaires :

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Les comptes courants pour son fonctionnement normal,

Un compte d'épargne pour les investissements :

Le compte courant ne peut être ouvert que dans une banque commerciale ; Il est soumis aux investigations du commissaire aux comptes ;

Les recettes de l'entreprise (prestations, honoraires, frais de formation et subventions etc.) ne peuvent être déposés que sur ce compte courant. Le compte d'épargne est un compte bancaire dont le fonctionnement est soumis à des règles spécifiques :

Il est ouvert pour recevoir les fonds destinés aux investissements et n'être mouvementés que dans ce but.

> COMPTES COURANTS V' Ouverture et dépôt initial

(Voir Annexes Tableau N°13)

V' Règlement de Facture par Banque : Objet de la procédure

Régler les factures en contrepartie des fournitures livrées ou des prestations effectuées à ordre de l'entité.

V' Application de la procédure

La procédure s'applique aux règlements de factures par chèque ou par virement bancaire.

V' Règles de gestion

V' Le règlement des factures se fait par programmation hebdomadaire.

V' Les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées d'un B/C et d'un

B/L. d'une copie du contrat de services ou de fournitures et doivent porter le

cachet « BON A PAYER » avec visa du Directeur Administratif et Financier V' Le factures relatives aux travaux doivent être certifiées par le DE ;

Les factures relatives à des contrats doivent porter les numéros des contrats correspondants. Les factures montantes inférieures cent mille francs CFA

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(100 000) peuvent être réglées par la caisse. Le Comptable prépare les bordereaux de remise de chèque en trois(3) exemplaires :

V' L'original signé par le bénéficiaire est joint à la facture, V' Le duplicata accompagne le chèque,

V' Le triplicata reste en souche,

Toute facture réglée porte le cachet « PAYE ».

Liste des opérations, point des factures en instance, choix des factures à payer, établissement des ordres de paiement, signatures des ordres de paiement, Signatures des chèques, paiement des fournisseurs.

> RETRAITS

(Voir Annexes Tableau N°14)

V' Réapprovisionnement (Voir Annexes Tableau N°15)

> COMPTES D'EPARGNES V' Ouverture

(Voir Annexes Tableau N°16) V' dépôt initial

(Voir Annexe Tableau N°17) V' Réapprovisionnement (Voir Annexes Tableau N°18) V' Contrôle

(Voir Annexes Tableau N

> CAISSE

L'entreprise dispose d'une petite caisse pour assurer le paiement en numéraire des petites dépenses courantes de son fonctionnement. Les mesures de sécurités doivent être prises pour la conservation des fonds dans les locaux de l'entreprise.

V' La Procédure de gestion

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Objet de la procédure

Assurer le fonctionnement de la caisse tout en garantissant une gestion saine et rigoureuse.

9 Application de la procédure

La procédure s'applique toute caisse détenue par l'entreprise. La procédure est applicable dès que le niveau des fonds en caisse atteint cent cinquante mille francs (150 000) CFA.

9 Règles de gestion

La secrétaire tient la caisse pour financer les menues petites dépenses éligibles au Titre des activités de l'entreprise. Le niveau d'approvisionnement de la caisse

est fixé à cinq cent mille francs (500 000) FCFA. Toutefois, la caisse peut être
exceptionnellement approvisionnée au-delà du plafond indiqué pour faire face à un besoin immédiat et ponctuel de trésorerie (ex : payement des salaires enfin de mois). La caisse permet de payer les dépenses de montant inférieur à Cent mille francs (100 000) Francs CFA. Les dépenses supérieures ou égales à cent mille (100 000) francs CFA sont réglées par chèque.

La caisse est arrêtée en fin de journée par la secrétaire et contrôlée par le Directeur Administratif et Financier. Il a la latitude de contrôler la caisse de façon inopinée. Toutefois, il lui est recommandé de faire un contrôle systématique chaque fin de mois.

> LISTE DES OPERATIONS

9 / Arrêté de la caisse,

- Contrôle des pièces par le Directeur Administratif et Financier.

- Etablissement de l'ordre de paiement,

- Signature du chèque,

- Remise du chèque par l'Agent Administratif,

- Encaissement du chèque et enregistrement

- Règlement des de Facture par la Caisse

Objet de la procédure

Régler en espèce les factures de l'entreprise.

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V' Application de la procédure

La procédure s'applique pour le règlement en espèce des fournisseurs en contrepartie des prestations ou travaux effectués ou des fournitures livrées.

V' Règles de gestion

Le règlement des factures se fait par programme hebdomadaire.

Les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées d'un B/C et d'un B/L et doivent porter le cachet « BON A PAYER » avec visa du Comptable et Directeur Administratif et Financier.

Seules les factures d'un montant inférieur à Cent mille FCFA (100 000) sont réglées par la caisse.

Toute facture réglée porte le cachet « PAYE ». > LISTE DES OPERATIONS

Regroupement des factures à régler,

Contrôle des factures,

Paiement des fournisseurs.

V' Ouverture

(Voir Annexes Tableau N°20) > RETRAITS

(Voir Annexes Tableau N°21) V' Contrôle

(Voir Annexes Tableau N°22) V' Réalimentation

V' (Voir annexes Tableau N°23)

> PIECE DE CAISSE RECETTES

(Voir Annexes Tableau N°24)

> FICHE D'INVENTAIRE DE CAISSE (Voir Annexes Tableau N°25)

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2- PROCEDURES DE GESTION DES BIENS * Principes de gestion

9 Objectifs poursuivis

Il est nécessaire d'assurer la correcte gestion des biens, car de la qualité de la gestion de ces biens dépendra du maintien du potentiel d'activité de l'entreprise, ainsi que la maitrise de ses couts de fonctionnement. Les procédures de gestion des biens visent les objectifs suivants :

L'utilisation rationnelle des biens affectés ;

L'identification précise des biens à l'occasion de leur entrée dans le patrimoine de l'entreprise.

La réalisation périodique d'inventaires physiques des biens ;

Le renouvellement optimal des biens.

* Etape de Gestion des biens

Les procédures de gestion des biens durables comportent les étapes suivantes :

- L'entrée des biens, - L'utilisation des biens - L'entretien des biens - L'inventaire des biens - La sortie des biens

Quant aux fournitures consommables, les étapes de gestion comportent seulement :

Les réceptions des biens,

- Les consommations

- Le renouvellement

- Le contrôle des stocks

s Les Biens durables

La catégorie des biens durables comprend notamment : Les agencements et installations,

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- Le matériel de bureau,

- Le matériel informatique,

- Le matériel bureautique,

- Le mobilier de bureau,

- Le matériel de transport,

* Référenciations des biens

9 Codification des informations

L'efficacité des procédures de gestion des biens exige la codification des informations nécessaires à l'identification, à l'utilisation et au suivi des biens. Les informations susceptibles d'être codifiées comprennent :

- La nature du bien,

- La désignation du bien,

- La date d'acquisition du bien

- La localisation du bien,

- L'affectation du bien,

- Le numéro d'ordre du bien.

Ces informations peuvent être regroupées en deux (2) catégories :

Les informations qui ne peuvent être modifiées tout au long de la durée d'utilisation du bien ;

Les informations susceptibles d'être modifiées pendant la période d'utilisation du bien par l'entreprise (localisation, affectation,...).

9 Etiquetage des biens

La référence d'immobilisation est l'information codifiée qui est matérialisée par une étiquette apposée sur une immobilisation afin de l'identifier rapidement. Cette information n'est portée qu'une fois et n'est pas modifiable. En conséquence, les informations susceptibles de modifications ne sont pas portées sur l'étiquette d'identification ; mais elles sont mentionnées dans la fiche d'immobilisation et dans le registre des biens. Figurant sur l'étiquette les renseignements suivants :

- La nature du bien,

- La désignation du bien

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- La date d'acquisition,

- Le numéro d'ordre du bien.

L'étiquette d'immobilisation comporte ainsi quatre (04) positions : (Voir Annexes Tableau N°26)

Les codifications sont alpha numériques. Pour chaque position elles doivent comporter le même nombre de caractère pour assurer une présentation homogène des étiquettes.

Position1- la nature du bien : trois caractères alphabétiques suffisent.

Par exemple :

MAB : matériel de bureau,

MIN : matériel informatique

MBU : matériel bureautique

MOB : mobilier de bureau

MAT/ matériel de transport

Etc.

Position 2 - la désignation du bien ou la description : quatre caractères

Alphabétiques. Par exemple :

CLIM : climatiseur,

TABB : table basse,

CLAV : clavier

SOUR : souris

ECRA : écran

PHTC : photocopieur

Position 3 - l'année d'acquisition : deux caractères numériques.

Exemple : 15 pour 2015, 16 pour 2016.

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Position 4 - le numéro d'ordre d'un bien : 3 caractères numériques. Par exemple :

001 : pour le premier bien enregistré,

002 : pour le deuxième bien enregistré,

003 : pour le troisième bien enregistré. ETC.

Les positions à l'intérieur de l'étiquette d'identification sont séparées par des barres obliques. Ainsi le code suivant : MAB/10, CLIM/003 fournit les renseignements suivants :

MAB : bien classé dans le matériel de bureau

CLIM: il s'agit d'un climatiseur split.

16 : bien acquis en 2016

Bien inscrit sous le numéro 003 dans le registre des biens.

V' Cas spécifiques

- Matériel composite :

Dans le cas spécifique du matériel informatique composite, le numéro d'ordre est complété par caractère alphabétique précisant les parties pouvant être remplacées tout en gardant les autres éléments du matériel comme suit :

1. A pour le moniteur,

2. B pour l'unité centrale,

3. C pour le clavier,

4. D pour la souris.

Il est de même du matériel de climatisation (« Split Système ») composé de :

1- A désignant le ventilateur,

2- B désignant le compresseur.

V' Bien livré en plusieurs unités :

Lorsqu'un bien est livré en plusieurs unités, la numérotation peut comprendre la mention de la quantité totale livrée et l'ordre de l'élément dans le lot.

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Exemple :

Achat de 20 chaises de bureau livrée en une seule fois ; le numéro d'ordre du lot des 20 chaises dans le registre est 50, le numéro d'ordre de la 15éme chaise du lot sera codifié comme suit : 50. 15/20. Ainsi, en cas de disparition d'un élément du lot, la mention sera faite dans le registre sur la ligne d'enregistrement du lot de 20 chaises ; et une écriture de sortie de bien constatera la sortie de seul élément du lot.

V' Cas particulier du matériel roulant :

L'attribution du numéro d'immatriculation est assurée normalement par le service national des transports, chargé de l'immatriculation des véhicules au plan national.

V' Intérêt de la codification des biens L'intérêt de cette codification est de :

- Facilité l'exécution des inventaires physiques ;

- Favoriser le rapprochement rapide et la valorisation des biens inventoriés ; - Localiser sans perte de temps les biens.

L'attribution d'un code entraine la création d'une étiquette (inusable de préférence) qui est fixée sur le bien par le DAF. Cette référence est reportée dans le registre des biens durables.

V' Outils de gestion des biens

Les supports nécessaires à la gestion des biens durables comprennent :

- Le registre des biens,

- La fiche d'immobilisations,

- La fiche d'inventaire,

- Des carnets de bons pour constater les mouvements des biens.

V' L'inscription au registre

Il est ouvert un registre par catégorie de biens durables. Ce registre manuel ou informatique enregistre chronologiquement toutes les entrées de biens durables.

Le registre comprend les renseignements suivants :

1. Le code d'identification,

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2. La date d'entrée du bien,

3. La désignation du bien,

4. La marque du bien,

5. Le type de bien,

6. Le nom du fournisseur,

7. Le service utilisateur (la localisation),

8. Le prix d'acquisition,

9. La date de sortie du bien,

10. Les observations.

Le registre des biens durables est tenu par le DAF. Une fiche d'immobilisation relative à chaque immobilisation est créée lors de l'inscription du bien dans le registre.