Rédaction d'un manuel de procédures administratives, comptables et financières.

Thème : Rédaction d'un Manuel des Procédures Administratives, Comptables et Financières

INTRODUCTION

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Dans un environnement concurrentiel de plus en plus complexe, exigeant et instable, les entreprises doivent faire preuve d'ingéniosité, de souplesse, de créativité et capacité d'adaptation. Ces aptitudes s'obtiennent à travers une connaissance pointue et, la plus complète possible des éléments qui constituent leur environnement interne et externe : Leurs clients et concurrents, mais aussi leurs employés et leurs propres métiers. Ces éléments, qui peuvent paraitre comme évidents d'un point de vue théorique, sont en pratique difficiles à mettre en place et à exploiter, et cela proportionnellement à la taille d'une entreprise à une autre à la complexité et à la diversité de ses activités. Autant il est possible de piloter à vue quand l'on parle d'une entreprise d'un secteur d'activités donné, pour vue que ses activités et sa clientèle soient facilement appréhensibles autant ceci est quasi impossible lorsqu'il s'agit d'un Cabinet d'Audit et expertise Comptable avec plusieurs départements spécialisés chacun dans un Domaine bien précis et assistant des entreprises de tous les secteurs d'activités et toutes tailles dans leur accroissement, dont chacune a ses caractéristiques et réalités. La mise en place de procédures permettant de cartographier les activités de l'entreprise conjointement à un archivage et à une architecture informatique solide de nos jours sont des éléments de réponse aux besoins d'une entreprise au service de sa propre gestion et de ses performances. Mais dans le cadre de la conception et de rédaction d'un manuel des procédures Administratives, Comptables et Financières qui cartographie et les activités de l'entreprise et de ses partenaires. Ce document sera donc un projet de développement stratégique visant à accroitre non seulement la rentabilité de l'entreprise mais aussi ses performances et enfin la fidélisation de la clientèle. La question est maintenant de savoir comment exploiter au mieux ces éléments en les ordonnant et les mettant au service de tout le Cabinet ACG-Cote d'Ivoire Tout en optimisant les délais et son application.

Ce Mémoire propose donc, dans un premiers temps, de fixer le cadre de notre stage de fin de cycle et le contexte dans lequel nous avons été amené à réfléchir sur ces problématiques à travers la « Rédaction d'un manuel des procédures Administratives, Comptables et Financières : exigences et orientations stratégiques d'une entreprise. Ses activités et sa structure. Nous pourrons mieux comprendre l'impact d'une entreprise fournisseur de services tels que l'Assistance Comptable, Juridique, Fiscale, Sociale et les audits financiers etc. La complexité du pilotage de ses missions. Cette première partie permettra de mieux appréhender les activités d'Africa Consulting Group-Cote d'Ivoire, les difficultés que cela implique en termes de Conseil fiscal et de Gestion et les besoins qui en découlent.

La deuxième partie présentera le cadre conceptuel et la mise en place du manuel des Procédures administratives, comptables et financières. Elle nous permettra également de faire un bilan, une présentation des missions principales de la mise en place du manuel proprement dit. Cet état des lieux nous permettra de mettre en évidence le décalage entre le vécu et la réalité sur le terrain. Ce qui nous fournira une base de réflexion sur le plan d'action à retenir et la mise en oeuvre envisagée. Nous verrons après de quelles façons l'outil choisi par Africa Consulting Group-Cote d'Ivoire Répond à ses préoccupations et quelles ont été les raisons de ce choix. Nous aborderons aussi, le plan d'action retenu pour la

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mise en place proprement dit du manuel, les problèmes rencontrés dans la recherche d'informations, puis les avantages qui en découlent, et enfin les perspectives qui s'ouvrent à ACG-Cote d'Ivoire, dans le cadre de l'utilisation de cet outil et sa notoriété.

« Manger, c'est maitriser le temps et l'information », (KALIKA MICHEL dans Management européen et mondialisation. Paris : Dunod, 2005,360p) c'est donc, à travers cette démarche que sera définie la problématique à laquelle nous allons tenter de répondre : L'ordonnancement et la maitrise de l'information, Comptables, Fiscales et Juridiques, des délais de l'information et de ses canaux dans un Cabinet Conseil et d'Audit, une nouvelle clé de succès pour les entreprises.

Enfin, la troisième partie de ce recueil se chargera de la mise en place proprement dit du manuel et le cadre à suivre pour sa mise à jour, car sa mise à jour est aussi très importante au même titre que sa rédaction, s'il n'est pas mis à jour régulièrement, il perd de son efficacité. C'est cette dernière partie qui va nous permettre de faire les critiques et des propositions en vue de l'amélioration du fonctionnement de l'entreprise. Le présent Mémoire s'efforcera donc d'accompagner la nouvelle dynamique institutionnelle et organisationnelle qui favorise une approche plus ascendante dans la gestion des entreprises, enfin de proposer un nouveau modèle tenant compte de toutes les informations existantes. Il nous parait nécessaire de présenter les schémas de pensée qui ont déterminé les politiques de gestion des entreprises au sein du Cabinet Africa Consulting Groupe-Cote d'Ivoire au cours des dernières années, ainsi que leurs résultats.

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Partie 1 :

APPROCHE THEORIQUE

ET METHODOLOGIQUE

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CHAPITRE I : CADRE THEORIQUE

I- PROBLEMATIQUE ET HYPOTHESES DE RECHERCHE

1- Problématique

L'intensification de la concurrence et l'accroissement des nouvelles technologies de l'information, ne sont que quelques exemples qui ont fait de la gestion des entreprises un environnement de plus en plus complexe et

compétitif :

En effet, cette problématique est partie du constat selon lequel, les changements observés dans l'environnement économique qui se succèdent à un rythme accéléré obligent les entreprises à réagir de plus en plus rapidement, et ce dans un contexte incertain ;

Cependant, que ce soit devant des impératifs de minimisation de cout ou d'amélioration de la qualité des produits et services, les exigences de la nouvelle économie mondiale poussent les entreprises à continuellement s'adapter, se rénover et innover entrainant celles-ci dans un mouvement de changement continue. Comme le disait Napoléon Hill (2007 ; dans réfléchissez et devenez riche) « la structure organisationnelle d'une entreprise est de nos jours devenue la règle et non plus l'exception ».Dans un tel environnement, la mise en place de procédures administratives, comptables et financières est devenue l'élément le plus critique pour atteindre ses objectifs « réfléchissez et devenez riche 2007 ».

D'ailleurs, le discours dominant chez nombre de dirigeants d'entreprise insiste sur le fait que « rien n'est plus important que si chaque agent connait sa place dans une organisation et sa tache qui lui incombe ».Dans ce formidable mouvement d'adaptation aux nouvelles formes de gouvernance d'entreprise (Paul Cézanne, économie et mangement des organisations 1997). Toutefois, force est de croire que beaucoup d'entreprises sont souvent et malheureusement conduites par une gestion approximative, là même où s'opposent de plus en plus les besoins les plus raffinés.

Ainsi, l'entreprise, en plus de la veille de l'information qu'elle doit assurer, se doit de se donner les moyens du traitement rapide, efficace et efficient de l'information et de communication interne d'où la nécessité de la mise en place d'une documentation adéquate retraçant les différentes étapes de traitement de toutes les informations en générale et singulièrement de l'information de base de la comptabilité à travers un manuel des procédures.

Certes les entreprises tiennent une organisation administrative, comptable et financière de base selon le type d'entreprise et selon les objectifs que l'entreprise s'est fixée pour atteindre les résultats favorables à l'épanouissement de ses affaires, mais il est à déplorer que la majeure partie des cas, les observations ou constatations ont démontré les insuffisances dans les procédures mises en place par ces entreprises.

Etant donné l'intérêt que suscite ce sujet, il est nécessaire de mieux l'appréhender.

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Nous, nous proposons donc de répondre aux questions suivantes :

Qu'est ce qu'un manuel des procédures Administratives, Comptables et Financières ?

Quelle est la nécessité de la mise en place d'un manuel des procédures opérationnelles Administratives, Comptables et Financières au sein d'une entreprise au regard du droit comptable OHADA ?

Quels sont les risques liés à l'absence d'un manuel des procédures, Administratives Comptables et Financières dans la gestion d'une entreprise ?

Quelle est le fonctionnement actuel de l'Administration Comptable et Financière de l'entreprise et quelles sont les améliorations à apporter ?

2- HYPOTHESES DE RCHERCHE

Les procédures Administratives, Comptables et Financières ou leur mise en place, pose problème dû au fait souvent de l'ignorance, de l'inobservance des exigences des lois Comptables de la volonté de malveillante des dirigeants qui confondent le patrimoine social et leur patrimoine privé ou encore du fait des faits pourtant infractionnels :

Abus des biens sociaux, fraude fiscale, présentation d'un faux bilan, distribution de dividende fictifs et biens d'autres usages frauduleux des états financiers.

Toutes ces faiblesses susmentionnées, s'érigent en une véritable problématique à laquelle nous proposons des hypothèses reprises dans le développement qui suivent :

* HYPOTHESE CENTRALE

Les procédures Administratives, Comptables et Financières mises en place à Africa Consulting Group-Cote d'Ivoire ne sont pas conformes aux actes uniformes relatifs au droit Comptable OHADA et ne répondent pas aux exigences et orientations édictées par ce dernier, telle : la régularité et la sincérité des comptes produits par l'entreprise.

* Hypothèses secondaires

H1 : le manuel des procédures favorise un traitement efficace et efficient des opérations.

H2 : le manuel des procédures désamorce les conflits de compétences et améliore la communication au sein d'une organisation.

H3 : le manuel des procédures est une source de motivation pour le personnel.

H4 : Le manuel des procédures fait en sorte que toutes les activités de l'entreprise soient cartographiées, mais aussi favorise la fiabilité de l'information comptable financière et donc des états financiers.

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II- OBJECTIFS GENERAL ET SPECIFIQUES

AFRICA CONSULTING GROUP- Cote d'Ivoire est une entreprise Anonyme avec Conseil d'Administration au capital FCFA (20 000 000) vingt millions de francs au niveau de la Cote d'Ivoire. Il s'est fixé comme objectifs principaux, la réalisation des Audits Comptables, l'Assistance Fiscale et Juridique, l'Expertise Comptable, Conseil Comptable et Financier, le Social, la formation et la réalisation des projets de création de sociétés et toutes activités liées à la Gestion des entreprises et les Finances.

Afin d'atteindre ces objectifs majeurs, il se doit de se fixer des objectifs secondaires d'où la mise en place d'un manuel de procédures qui formalise les principales procédures de Gestion Administratives, Comptables et Financières etc.

Ce sont entre autres de :

Fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif, Décrire l'organisation Administrative, Comptable et Financière,

Décrire les procédures de dépenses dans les conditions garantissant un contrôle interne efficace, en formalisant les contrôles à effectuer ainsi que les responsables de ceux-ci à chaque étape du circuit des documents,

Décrire les procédures à mettre en oeuvre par l'ensemble du personnel Comptable et administratif, ainsi que les taches qui lui incombent,

Utiliser de façon optimale, pour la meilleure efficacité de l'action engagée, l'ensemble des moyens mis en oeuvre tels que :

V' Les moyens humains V' Les moyens matériels V' Les moyens Financiers.

Maitriser la connaissance des actions à engager et par conséquent, comparer les moyens à mettre en oeuvre afin d'obtenir les résultats attendus,

Former à l'utilisation du manuel non seulement le personnel directement engagé dans l'exécution des taches, mais aussi l'ensemble de tous les partenaires ;

Améliorer la productivité du personnel indiqué dans la gestion d'une entreprise ;

Assurer une conduite continue, permanente et exhaustive du contrôle interne et externe.

1- Objectif Général

La mise en place d'un outil d'orientation et d'appuis au contrôle interne et externe.

2- Objectifs Spécifiques

V' Assurer la permanence des méthodes de traitement des opérations,

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En effet, l'existence des procédures formalisées évite pour les opérations de même nature de subir des traitements différents suivant les agents ou même quelque fois pour un même agent.

V' Améliorer la productivité du personnel.

L'agent ne prendra plus son temps inutilement à la recherche du type de traitement à effectuer une opération donnée.

V' Augmenter la fiabilité des informations produites.

La fiabilité des informations produites nait du fait que la subjectivité de l'agent est délimitée par le cadre défini par le manuel.

Faciliter l'intégration des nouvelles recrues. En entreprise, aucune ressource humaine ne doit être indispensable. Ceci est très difficile dans un environnement ou chaque agent définit le mode de traitement des opérations dont il a la charge.

III - PERTINENCE DU THEME ET REVUE DOCUMENTAIRE 1- Pertinence du Thème

Le choix de ce thème part de plusieurs motifs,

V' Motivation personnel,

La réalisation de cette étude est motivée d'abord, par notre volonté d'apporter notre modeste contribution à l'amélioration de la gestion du Cabinet Africa Consulting Group- Cote d'Ivoire, ensuite produire un outil d'organisations à toute autre structure en phase de mise en place d'une organisation et enfin contribuer à la vulgarisation des normes comptables OHADA.

V' Motivation objective,

L'analyse de la performance d'une entreprise est toujours basée sur « out put ». A partir d'un ensemble de tableaux, l'on détermine des valeurs, des ratios qui sont sensés donner des indices fiables et bonnes sources de décisions stratégiques. Cependant, l'on oublie très souvent le cadre d'exécution de ces décisions, lequel cadre devrait aussi constituer l'analyse de la performance des entreprises.

2. Revue Documentaire

« Management européen et mondialisation », (auteur Michel Kalika Paris : dunod 2005,360 pages)

« Economie et Mangement des organisations » dossiers économiques 1997 (auteur Paul Cézanne)

« Réfléchissez et devenez riche » paru en 2007 : 217 pages (auteur Napoléon Hill)

« Précis de la comptabilité Syscoa » (auteur René EDI Expert Comptable Diplômé 622 pages)

Ces bouquins proposent une approche très scientifique et pratique d'une organisation.

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CHAPITRE II : CADRE METHODOLOGIQUE

I. CADRE DE L'ETUDE

Cette présente partie vise à décrire la méthode utilisée pour répondre à nos questions de stage.

Nous traiterons ainsi du choix de la méthode en précisant les raisons qui l'on motivée, puis décrirons les composantes de la structure d'accueil. Enfin nous offrirons des détails sur l'évaluation de sa composition sur des fiches techniques en fonction de sa gouvernance.

II. CHAMP DE L'ETUDE

Notre étude s'est déroulée à Africa Consulting Group-Cote d'Ivoire qui est un cabinet d'audit comptable et financier. Il s'est fixé comme objectifs principaux :

L'assistance comptable, juridique, Fiscale et financière ; La réalisation des audits comptables et financiers ; L'assistance en matière commerciale ;

Les commissariats aux comptes ;

L'analyse de l'information comptable et financière des institutions, fondations, organismes ou toute organisation disposant d'une comptabilité.il vise à vérifier la sincérité des comptes, leur régularité et conformité ;

Leurs aptitudes à refléter une image fidèle de l'état des finances et actions comptables ;

Le respect du référenciel comptable ; La permanence des méthodes.

Les activités d'AFRICA CONSLTING GROUP-Cote d'Ivoire reposent sur l'Audit Comptable et Financier, l'assistance Juridique, la Fiscalité et le conseil Comptable et Financier etc.

Dénomination : AFRICA CONSULTING GROUP-Cote d'Ivoire

V' Sigle : ACG-Cote d'Ivoire

V' Siège Sociale : Abidjan II Plateau

V' Secteur d'activité : Audit Comptable et Financier, la Fiscalité, etc. V' Forme Juridique : SA

V' Tel : [phone] - Fax : [phone]-E-mail : [e-mail]

Adresse : Abidjan Cote d'Ivoire 01 BP 1092 Cidex 01- Abidjan

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ACTIVITES

	Audit et commissaraiat 30/100 Expertise Comptable 30/100 Droit et Fiscalité 20/100
	Conseil Comptable et Finaciers 20/100

(Figure n°1)

Ces activités sont répertoriées dans le diagramme ci-dessous.

Nous observons que 30% du CA est réalisé par le département Audit et 30%par l'Expertise Comptable.les départements Droit Fiscalité et Conseil Comptable et Financier totalisent 40% dans l'accompagnement des entreprises dans cette problématique.

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Diagramme représentative des activités d'ACG-Cote d'Ivoire > Historique

L'histoire du Cabinet débute par la création d'un simple bureau de change en France par Monsieur Aka Hoba Expert Comptable diplômé et très vite, ce bureau est transformé en Cabinet Comptable en 2006 pour aider nos frères africains de faire leurs stages après les études, mais aussi tenir les comptes des entreprises de ceux qui ont décidé d'y rester pour entreprendre.

Dans le même temps, une succursale est lancée en Cote d'Ivoire. Africa Consulting Group-Cote d'Ivoire, à l'instar des plus grands Cabinets d'Audit en Cote d'Ivoire, regroupe les divers métiers de prestations de services aux entreprises. Africa Consulting Group-Cote d'Ivoire est l'un des grands Cabinet d'Audit en Cote d'Ivoire. Parmi ces principaux clients, d'audit, nous pouvons citer Filtisac, la nouvelle parfumerie Ghandour, la coopec, number one etc.

Aujourd'hui, au niveau de l'espace OHADA Africa Consulting Group-Cote d'Ivoire est présent dans sept (7) pays que sont :

Le Mali, le Burkina, Benin, Togo, Niger, la Guinée et la Cote d'Ivoire mais aussi dans d'autres espaces monétaires, en Guignée Equatoriale et au Maroc. En décembre 2015, Africa Consulting Group-Cote d'Ivoire venait de lancé une succursale aux Etats-Unis précisément à Philadelphie. En ce qui concerne ce présent Mémoire, nous allons nous intéresser uniquement de la représentation de la cote d'Ivoire, de ses activités ; elle nous permettra de mieux appréhender ses objectifs et ses besoins.

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III- LES TECHNIQUES D'INVESTIGATION

Selon Ga witz(1981), la justesse du choix méthodologique dépend avant tout du sujet du stage, de son objectif : pratiquer et améliorer ce qui est en place ou explorer et découvrir ce qui ne l'ait pas. Or notre thème de soutenance vise à identifier des méthodes pratiques capables de répondre aux préoccupations des destinataires de ce travail qui sont en situation difficile de gestion organisationnelle puis d'identifier les intervenants. Notre stage s'apparente donc à une logique à la fois confirmatoire et exploratoire, ou l'on cherche à confirmer les questions qu'il se pose, examiner, clarifier et décrire les postes de responsabilités, pour lesquels il existe moins de supposés dans une organisation.

1- Méthodes de collecte des informations

Dès notre arrivée à Africa Consulting Group-Cote d'Ivoire, nous nous sommes attelés à côtoyer toutes les personnes dont les fonctions sont liées à la gestion comptable et aux finances. Ce qui fut pour nous une collecte verbale d'informations pour notre étude,

Ensuite, nous nous sommes inscrits dans une logique de recherche documentaire en consultants des livres d'éminents auteurs tels que NAPOLEON HILL dans « Réfléchissez et devenez riche 2007, 271 pages » et René EDI, dans « Précis de la comptabilité syscoa 4^e édition : René Edi Expert Comptable diplômé 622 pages.

Des articles et dossiers économiques et aussi sur internet.

2- Méthode d'analyse des informations collectées

Finalement, nous avons élaboré questionnaire afin de confirmer notre collecte verbale d'informations, procéder à une série d'entretient avec les responsables de chaque département puis à l'analyse et au traitement des informations collectées.

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CHAPITRE III : CADRE CONTEXTUEL

I- DEFINITION DES CONCEPTS FONDAMENTAUX
* Organisation

Le concept « organisation » revêt de plusieurs sens selon le contexte dans lequel il est utilisé :

L'organisation d'une entreprise ou d'un service désigne la conception et la disposition des différents éléments ou structure nécessaire à son fonctionnement ; le service d'organisation est un service fonctionnel de l'entreprise dont la mission est d'élaborer les méthodes de procédures relatives à l'organisation de l'entreprise, du travail. L'organisation, est donc la notion pouvant désigner une entreprise ou toute communauté humaine hiérarchisée ou structurée, on parle de théorie des organisations. On pourra aussi dire autrement une entreprise comme étant une structure économique et sociale comprenant un ou plusieurs personnes et travaillant de manière organisée pour fournir des biens et services à des clients dans un environnement concurrentiel ou non concurrentiel.

* Entreprise

Etymologiquement le terme entreprise dérive de « entreprendre » dont le sens original est « prendre entre ses mains ». Il a par la suite, pris l'acceptation actuelle de « prendre un risque, relever un défi, oser un objectif. C'est ainsi qu'on peut utiliser le mot entreprise pour des projets uniques mais d'apparence risquée ou difficile (par exemple : un grand voyage, une recherche scientifique, ....) car, il y a un effort entrepris.

* Comptable

Comme substantif, le terme comptable désigne celui qui tient les comptes d'une organisation et, comme adjectif, tout ce qui est lié, qui a trait ou qui se rapporte à la comptabilité. De ce qui précède nous pouvons retenir sans nous tromper que l'organisation administrative, comptable et financière d'une entreprise c'est la mise en place d'une structure nécessaire au fonctionnement de la comptabilité dans cette entreprise.

* Finances

La finance recouvre un domaine d'activité, celui du financement qui consiste à fournir l'argent nécessaire à la réalisation des opérations économiques. Ce domaine concerne aussi bien des individus, les ménages que les entreprises publiques ou privées, mais aussi les états.

1- SYSTEME ORGANISATIONNEL

Le siège social d'Africa Consulting Group-Cote d'Ivoire est fixé à Abidjan 2Plateau Rue Las-palmas conformément à ses statuts et règlements intérieurs.

a. Système organisationnel

b. Documentation juridique

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Les documents obligatoires nécessaires à la gestion d'Africa Consulting Group-Cote d'Ivoire Sont classés en quatre (4) catégories :

(Voir Annexes Tableau N°1) * Organisation

Elle constituée :

D'une Assemblée générale, organe qui délibère et vote le Budget, approuve les comptes.

D'un conseil d'administration qui arrête la politique de gestion selon les orientations de l'Assemblée générale, adopte le budget et arrête les comptes de fin d'année.

D'un comité de direction qui assure la gestion du Cabinet au quotidien selon les orientations arrêtées par le Conseil d'administration. Il comprend un Directeur exécutif, un Directeur Administratif et Financier et les Experts Comptables.

D'un commissaire aux comptes, Auditeur externe qui lui aussi, est Expert comptable.

Le fonctionnement et l'organigramme du Cabinet AFRICA CONSULTING GROUP-Cote d'Ivoire se présente actuellement comme suit :

9 Le Président,

9 Le Secrétaire,

9 Le Trésorier,

9 Le Commissaire aux comptes

C'est ce bureau qui prépare le règlement intérieur qui devra régir les pouvoirs et le fonctionnement des organes principaux d'Africa Consulting Group-Cote d'Ivoire Celui-ci est soumis à l'assemblée pour adoption.

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(Figure n° 2)

Président

Directeur exécutif

D. Expertise et comptable

D .Audit, contrôle



D. Juridique et fiscale

D. Financier

Commissariat aux
comptes

D. Commercial et Marketing

D. Formation et Mise en stage

Standard

ORGANIGRAMME DE LA STRUCTURE D'ACCUEIL

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2- Manuel des procédures

Avant d'entamer le cadre conceptuel proprement dit du manuel, il est primordial de faire comprendre la notion de manuel des procédures, et son rôle stratégique dans la gestion d'une entreprise. Le manuel des procédures peut être défini comme étant un référenciel à usage commun pour tous les acteurs au sein d'une entreprise.

V' La direction

V' Les services opérationnels

V' Les auditeurs internes et externes

Le manuel des procédures est donc un document qui, sous la forme d'instructions claires et précises, contient l'ensemble des opérations courantes de l'entreprise. Il constitue pour l'entreprise le concentré de son organisation, sa mémoire capitalisant les savoir-faire individuel et collectifs. C'est le référenciel sur la base duquel sont réalisées les missions de vérification et de contrôle interne, particulièrement en matière de conformité et de régularité.

Il indique le circuit de traitement de ces opérations en spécifiant notamment les taches :

- A faire (quoi ?)

- Niveau de responsabilité (qui ?)

- Différents étapes de traitement (quand ?)

- Lieu de réalisation (où ?)

- Modalités d'exécution (comment ?)

* Objectifs

Les objectifs du manuel des procédures sont :

Expliquer les modalités d'application des différentes procédures suivant les activités ou cycles de l'entreprise :

- Techniques,

- Comptables,

- Financiers

- Administratives

Assurer l'uniformité des modalités d'exécution en les formalisant. Ce qui exclut les disparités dans la manière de traiter les opérations qui, en l'absence de manuel, dépendent le plus souvent :

V' Du style,

V' De l'expression personnelle déjà acquise, V' Mais aussi de la culture des opérations.

Sauvegarder les actifs de l'entreprise par des procédures de contrôle interne performantes.

Favoriser l'assimilation rapide des techniques spécifiques de l'entreprise pour le personnel nouvellement affecté à un poste de travail. Ce qui se traduit par un gain

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de temps considérable notamment lors des prestations de service ou lors de la phase d'intérim pour le commissariat aux comptes ou les audits externes.

Former le personnel.

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Partie 2 :

CADRE CONCEPTUEL

DU MANUEL

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CHAPITRE I : ORGANISATION ADMINISTRATIVE, COMPTABLE ET FINANCIERE AU REGARD DU DROIT OHADA

I- Les obligations légales du système comptable OHADA

Toute entreprise opérant dans l'espace OHADA, est tenue de souscrire au plan institué par le système comptable OHADA avant de mettre en place son propre plan comptable.

La fiabilité de l'information comptable et financière et donc, des états financiers, est fonction du cadre dans lequel est traitée l'information de base.

Ce cadre est défini par les articles 1 et 15 du système OHADA. En effet, selon le 1^er article ;

Toute entreprise qui entre dans le périmètre du système OHADA doit mettre en place une comptabilité destinée à l'information externe comme à son propre usage.

A cet effet, elle classe, saisit et enregistre dans sa comptabilité toutes les opérations entrainant les mouvements de valeur qui sont traitées avec des tiers ou qui sont contactées ou effectuée dans le cadre de sa gestion interne.

Elle fournit, après traitement approprié de ces opérations, les rééditions de comptes auxquels elle est assujettie légalement ou par ses statuts ainsi que les informations nécessaires aux besoins de divers utilisateurs.

Quant à l'article 15, il stipule :

« Que l'organisation comptable doit assurer un enregistrement exhaustive, au jour le jour, et sans retard des informations de base, le traitement en temps opportun des données enregistrées, la mise à la disposition des utilisateurs des documents requis dans les délais légaux fixés pour leur délivrance »

L'examen de l'article ressort que le législateur met en exergue la célérité ou la rapidité (le non retard) de traitement des données comptables et Financières en respectant une régularité certaine ponctualité périodique, gage d'une régularité et d'une sincérité dans l'établissement des états financiers.

1- Conditions impératives de l'Organisation comptable et Financière

L'organisation comptable mise en place dans une entreprise doit respecter un certains nombre de conditions impératives. Ces conditions sont jugées

impératives parce que l'entreprise ne peut pas y déroger et sont les suivant :

La tenue de la comptabilité en langue officielle du pays et en unité monétaire légale (FCFA pour les pays membre de l'UEMOA et ceux de la CEMAC la RD-CONGO ne devra pas changer sa monnaie nationale qui est le francs Congolais. Il n'est pas obligatoire qu'elle adhère à L'OHADA ou adopte le FCFA).

L'emploi de la technique de la partie double,

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La justification des écritures comptables par des dates, pouvant servir de preuve et portant les références de leur enregistrement en comptabilité ;

Le respect de l'enregistrement chronologique des opérations ainsi que la mise en place d'une procédure destinée à garantir le caractère définitif de

l'enregistrement ;

Le contrôle par l'inventaire de l'existence et de la valeur des biens, créances et dettes de l'entreprise.

Le recours au plan de comptes normalisés pour la tenue de la comptabilité, le plan de comptes OHADA,

La tenue obligatoire des livres ou autres autorisés ainsi que la mise en oeuvre de procédures de traitement agréées, permettant d'établir des états financiers annuels. La mise en place de procédures de contrôle interne et externe, le contrôle des comptes et de la publicité légale des comptes.

L'art 19, précise que les livres et autres supports dont la tenue est obligatoire Sont :

Le livre journal, le grand-livre, la balance générale des comptes, le livre d'inventaire.

2- Livre 'inventaire (art 17, alinéa 6 du droit comptable OHADA)

L'article 17, alinéa 6 du droit comptable OHADA définit l'inventaire comme l'opération qui consiste à relever tous les éléments du patrimoine de l'entreprise en mentionnant la nature, la qualité et la valeur de chacun d'eux à la date ou cette opération a eu lieu. Autrement, c'est un recensement exhaustif des biens (actifs) et des dettes (passif) de l'entreprise, généralement à la clôture de l'exercice.

Les données d'inventaire sont regroupées dans le livre d'inventaire et distinguées selon la nature et le mode d'évaluation des éléments qu'elles représentent. Le livre d'inventaire est suffisamment détaillé pour justifier le contenu de chacun des postes du bilan. Par ailleurs, il existe deux niveaux de présentation des états financiers avec respect des principes comptables relatifs à la présentation : le système normal et le système minimal de trésorerie. Nous en examinerons l'essentiel à la suite de cet exposé.

II- LES LIVRES OBLIGATOIRES

1- Le Livre Journal et le Grand-livre * Le livre journal

« Le Livre journal est un registre sur lequel sont enregistrés de manière chronologique, tous les mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise, opération par opération et jour par jour. Tout enregistrement précise l'origine de l'opération et les références de la pièce justificatives correspondantes »

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* Le Grand-livre

« Le grand-livre est un document comptable obligatoire qui regroupe tous les comptes de l'entreprise qui figurent au journal. Le grand-livre se présente généralement sous forme de fiches classées dans un classeur ou dans un fichier, ou amovibles chacune est réservée à un compte

2- Balance générale des comptes (2, 4,6 ou plus colonnes)

« La balance générale des comptes est un état périodique, établi à partir de la liste des comptes du grand-livre de l'entreprise (qu'ils soient de bilan ou de gestion et regroupant tous les totaux (ou masses en débit et crédit de ces comptes et par différence tous les soldes débiteurs et créditeurs » dans ce document, les

numéros des comptes sont dans l'ordre du plan comptable OHADA (classe 1 à 8). Cependant la balance à 8 colonnes reste la plus recommandée par les professionnels.

III- LES ETATS FINANCIERS

1. SYSTEME MINIMAL DE TRESORERIE ET SYSTEME ALLEGE

* SYSTEME MINIMAL DE TRESORERIE (confer annexes)

C'est un système de caractère transitoire et dérogatoire aux dispositions générales. Il s'applique aux entreprises de très petites taille dont les recettes annuelles ne sont pas supérieurs à :

. FCFA trente millions (30 000 000) pour les entreprises de négoce ; . FCFA vingt millions (20 000 000) pour les entreprises artisanales ; . FCFA dix millions (10 000 000) pour les entreprises de service.

Ses états financiers comprennent, le bilan de fin d'exercice, le compte de résultat et la variation de l'avoir net au cours de l'exercice. Tous ces documents sont très importants.

La présentation des états financiers visés à l'article 8, se fait selon deux

systèmes : Le système normal (art 11 et 26), le système minimal de trésorerie (art 28). « Nous n'oublions pas qu'avant l'adoption du Règlement n°05/CM/UEMOA du 28 juin 2013, Portant modification du Règlement n°04/96/CMU/UEMOA du 20 décembre 1996, il en existait trois dont le système allégé »

* SYSTEME ALLEGE (confer annexes)

Il ne s'applique plus aux entreprises dans l'espace UEMOA, suite à la mise en application en janvier 2016, du règlement n°05/ CM/UEMOA du 28 juin 2013.

2. SYSTEME NORMAL (confer annexes)

Sauf exception liée à la taille, toute entreprise est soumise au système normal de présentation des états financiers et de tenue des comptes : bilan, compte de résultat, TAFIRE et état annexés.

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CHAPITRE II : TRAITEMENT COMPTABLE ET FINANCIER DE

L'INFORMATION

Le traitement comptable de l'information au sein d'une entreprise est fonction du choix opéré par l'entreprise et ses dirigeants. Deux systèmes sont connus et ont fait leur preuve dans le temps et dans l'espace. Il s'agit du système classique et le système centralisateur.

I- LES SYSTEMES DE TRAITEMENT DE L'INFORMATION

1. SYSTEME CLASSIQUE

C'est un système qui s'accommode aux entreprises de petites tailles et dans lesquelles les informations à traiter ne sont nombreuses. Il se caractérise par :

V' Un journal tenu par une personne ;

V' Le rapport périodique dans le grand livre ;

V' L'élaboration de la balance générale qui est également périodique ; V' L'établissement des états financiers en fin de période.

2. SYSTEME CENTRALISATEUR

Source : précis de la comptabilité syscohada : René Edi 4^ème édition

C'est ce système qui remédie aux limites du système classique précédemment décrit, à savoir :

L unités du journal ne permet d'envisager la division du travail : il n'est pas possible que la description de ces deux systèmes de traitement, ressort la nécessité d'avoir recours à un moyen d'autonomisation du traitement de l'information, à savoir l'informatisation des opérations comptables. A cet effet, le droit OHADA, afin d'obéir à son objectif d'harmonisation, a définit des balises en ce qui concerne l'utilisation de l'outil informatique.

II- TRAITEMENT INFORMATIQUE DE L'INFORMATIONS

COMPTABLES ET FINANCIERE

1- Enregistrements comptables

L'article 22 apporte des précisions sur le traitement informatique des opérations comptables et financières. Lorsqu'elle repose sur un traitement informatique, l'organisation comptable doit recourir à des procédures qui permettent de satisfaire aux exigences de la régularité et sécurité requise en la matière de telle sorte que :

Le données relatives à toute opération donnant lieu à enregistrement comptable comprennent, lors de leur entrée dans le système de traitement comptable, l'indication de l'origine, du contenu et de l'imputation de la dite opération et puissent être restituées sur papier ou sous forme directement intelligible ;

L'irréversibilité des traitements effectués interdise toute suppression, addition ou modification ultérieure à l'enregistrement; toute donnée entrée doit faire l'objet

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d'une validation, afin de garantir le caractère définitif de l'enregistrement comptable correspondant ; cette procédure de validation doit être mise en oeuvre au terme de chaque période qui n'excéder pas trois mois ;

. La chronologie des opérations écarte toute possibilité d'insertion intercalaire ou d'addition ultérieure ; pour figer cette chronologie le système de traitement comptable doit prévoir une procédure périodique (dite « clôture informatique ») au moins trimestrielle et mise en oeuvre au plus tard à la fin du trimestre qui suit la fin de chaque période considérée ;

. Les enregistrements comptables d'une période clôturée soient classés dans l'ordre chronologique de la date de valeur comptable de l'opération auxquelles ils se rapportent; toutefois lorsque la date de valeur correspond à une période déjà clôturée, l'opération concernée est enregistrée au premier jour de la période non encore clôturée ; dans ce cas, la date de valeur comptable de l'opération est mentionnée distinctement ;

. La durabilité des données enregistrées offre des conditions de garanties et de conservation conformes à la réglementation en vigueur. Sera notamment réputée durable toute transcription indélébile des données qui entraine une modification irréversible du support ;

. L'organisation comptable garantisse toutes les possibilités d'un contrôle éventuel en permettant la reconstitution ou la restitution du chemin de révision et donnant droit d'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et aux procédures de traitement, en vue notamment de procéder aux testes nécessaires à l'exécution d'un tel contrôle ;

. Les états périodiques fournis par le système de traitement soient numérotés et datés. Chaque enregistrement doit s'appuyer sur une pièce justificative établie sur papier ou un support assurant la fiabilité, la conservation et la restitution en claire de son contenu pendant les délais requis. Chaque donnée entrée dans le système de traitement par transmission d'un autre système de traitement, doit être appuyée d'une pièce justificative probante codifiée dans cet ordre :

En somme, ce premier chapitre de la conceptualisation du manuel des procédures nous a permis de donner notre compréhension et appréhension des notions de la comptabilité et les finances ; et de prendre connaissance des normes légales qui régissent l'organisation opérationnelle comptable et financière au sein d'une entreprise, au regard du droit OHADA.

2- Codifications des Factures

Le personnel comptable utilise les tables de codifications comptables pour analyser, imputer, saisir, et traiter les opérations de l'entreprise. Les principales tables comprennent :

V' La liste des journaux comptables, V' La liste des comptes généraux,

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V' La liste des codifications auxiliaires, V' Le plan comptable analytique,

La correspondance poste comptable, code journaux, les dates et les numéros d'ordre. Pour chacune des tables susvisées, il est créé une codification comportant un code de caractères alphanumériques et un libellé associé. Ces listes sont mises à jour au fur et mesure des besoins de codifications.

III- TRAITEMENT INFORMATIQUE DES ETATS FINANCIERS

1- Elaboration du Bilan et du compte de Résultat

Le dossier comptable du bilan est vivement obligatoire dans la mesure, ou il permet de :

Matérialiser les travaux effectués sur le dossier et justifier certains postes du bilan, Retrouver rapidement certaine informations,

Servir de justificatif en cas de contrôle fiscal,

Faciliter l'intervention de l'audit externe afin qu'il se concentre sur des taches à forte valeur comme le conseil. Généralement, il prend la forme d'un classeur contenant différent intercalaire par cycles de révision comptable et dans lequel sont insérées toutes les feuilles de travail ainsi que les divers justificatifs. Ce dossier de travail est fourni à titre indicatif et peut, bien évidemment, faire l'objet d'aménagement. Le dossier de travail annuel peut contenir 11 intercalaires, chacun traitant un cycle particulier : la trésorerie, les achats, les charges, les ventes, les stocks, les immobilisations, le personnel, l'état des capitaux propres et les autres comptes.

Cycles feuilles travail documents à insérer :

-Trésorerie - Révision analytique du cycle - Relevés bancaires fin de période - Etat de rapprochements bancaires- Brouillard de caisse de fin de période

- Cadrage des emprunts du capital du capital restant et ventilation par échéance (moins d'un an, entre an et cinq ans et plus de cinq ans) - échéanciers d'emprunts- Factures d'agios du dernier mois ou dernier trimestre - Relevé de valorisation des valeurs mobilières de placement.

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- Achats et fournisseurs- Révision analytique du cycle-Grand livre des fournisseurs non lettrés avec indication de la date d'échéance ou de la date de règlement s'il n'est déjà intervenu à la date d'établissement des comptes annuels- Etat récapitulatif des factures non parvenues, avoirs à recevoir et constatées d'avance-Contrôle de la séparation des exercices ( analyse des bons de livraisons de l'exercice et de BL de l'exercice suivant-Tableau des échéances des créances et des dettes et/ou ventilation des dettes par échéance ( moins de 30 jrs, moins de 60 jrs, ou plus de 60 jrs)-Révision analytique du cycle- Déclaration des honoraires-Etat récapitulatif des charges récurrentes ( loyer, mobilier, assurances, crédit-bail fournitures etc

2- Elaboration du TAFIRE et les Etats Annexés

Le TAFIRE est né du désir d'expliquer et d'analyser les mouvements intervenus entre deux bilans, au cours d'une période. Il constitue un état qui décrit la manière dont au cours d'une période. Il constitue un état qui décrit la manière dont au cour d'un exercice, les ressources dont a disposé l'entreprise ont permis de faire face à des besoins. Le TAFIRE permet surtout d'analyser la politique de financement et d'investissement de l'entreprise, et de vérifier si les principes de l'équilibre financier ont été appliqués au cours de la période écoulée.

Le principe d'élaboration du TAFIRE procède donc de l'application conjointe de deux critères :

Un critère de stabilité ; il est appliqué pour identifier les emplois et les

Les ressources concourant à la détermination de la variation du FRN global.

Un critère de rattachement aux cycles fondamentaux d'activités de l'entreprise, c'est-à-dire le cycle d'investissement, le cycle d'exploitation et le cycle de trésorerie. L'élaboration du TAFIRE est un processus en quatre étapes dont le bilan différentiel, le tableau des emplois et ressources (TER), le calcul de certains emplois et ressources et le TAFIRE proprement dit.

V' Le bilan différentiel :

L'élaboration du TAFIRE se fait sur la base de deux bilans consécutifs, pour lesquels on fait les différences poste à poste de façon à dégager les flux de fonds. On aboutit alors au bilan différentiel.

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y' Le tableau d'emploi et ressources(TER)

A partir du bila différentiel est établit le tableau d'emploi et ressources. Il s'agit de qualifier d'emploi ou de ressources les différentes variations obtenues à partir de ce bilan différentiel.

On appellera emploi, toute augmentation d'un élément d'actif et toute diminution d'un élément de passif.

On appellera ressources, toute diminution d'un élément d'actif et toute augmentation d'un élément du passif. Les emplois et les ressources sont ensuite regroupés dans un tableau appelé TER, qui met en relief les quatre grandes masses suivantes : les emplois à court terme, les ressources à long et moyen terme, les ressources à court terme.

Le TER se présente comme suit : y' EMPLOI

Emploi à moyen et long terme - augmentation d'actif immobilisé-Diminution de capitaux permanents-Emploi à court terme -augmentation d'actif circulant diminution de dettes à court terme.

y' PASSIF

Ressources à moyen et long terme- augmentation de capitaux permanents-diminution d'actifs immobilisé-Ressources à court terme -augmentation de dette à court terme- diminution- d'actif circulant-le tableau d'emplois et ressources construit à partir des variations de postes de deux bilans ne permet pas de reconstruire tous les flux financiers de la période. Il faut donc compléter ces variations par les informations contenues dans les annexes. Il apparait alors nécessaire, certaines fois, de calculer les ressources et les emplois, en vue de l'établissement du TAFIRE.

Le TAFIRE peut avoir plusieurs présentations ; le SYSCHADA a adopté une structure en plusieurs tableaux regroupés en deux parties.

La première partie est un tableau d'emploi et ressources (TER) à long terme qui met en évidence la variation du fonds de roulement net (FRN) issue du cycle d'investissement.

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La deuxième partie qui s'établit en termes de besoins (emplois) et de dégagements (ressources) fait apparaitre la variation du BFE, la variation de la trésorerie, puis la variation du FRN.

Les ETATS ANNEXES, l'art : 33 du règlement relatif au droit comptable dans les Etats de L' UEMOA stipule que :

« Les états financiers annuels, précédemment décrits, (Bilan, Résultat, Tableau de Financement) sont accompagnés d'un état annexé ; cet état est simplifié dans le cas où l'entreprise relève du système allégé ». L'état annexé comporte tous les éléments de caractère significatif qui ne sont pas mis en évidence dans les autres états financiers et qui sont susceptibles d'influencer le jugement que les destinataires des documents de synthèse peuvent porter sur le patrimoine, la situation financière et le résultat de l'entreprise durant l'exercice. Il en ainsi notamment pour le montant des engagements donnés et reçus dont le suivi doit être assuré par l'entreprise dans le cadre de son organisation comptable. L'état annexé complète et explicite les trois autres Etats Financiers et concourt à ce titre, de façon décisive à l'obtention d'une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'entreprise. L'état annexé est donc un état qui comporte les explications nécessaires pour une meilleure compréhension des autre documents de synthèse et les complète, ou présente sous une autre forme informations qu'ils contiennent. L'Etat annexé complète et commente l'information donnée dans le bilan, le compte de résultat et le tableau de financement.

Source : Précis de Comptabilité Syscoa : René Edi

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CHAPITRE : III ORGANISATION DU MANUEL DES PROCEDURES

I- LE CONSEIL D'ADMINISTRATION

1- Les Organes de Gestion et Présentation des principaux dirigeants * Organes de Gestion

L'organigramme ci-dessus décrit la composition des organes de gestion d'Africa Consulting Group-Cote d'Ivoire

Ce bureau est appelé bureau directeur et qui fait office de « Conseil d'Administration »

Un Président qui est investi de tous pouvoirs pour engager Africa Consulting Group-Cote d'Ivoire, dans la limite des attributions qui ne relèvent pas du Bureau Directeur ;

Un Directeur Exécutif qui assure, sous l'autorité du Président, la planification, l'organisation, la coordination, le contrôle et la mise en oeuvre de l'ensemble des activités.

Un Expert Comptable qui suit le volet Comptable,

Un Juriste Fiscaliste qui suit le volet Juridique et Fiscal,

Un Directeur Administratif et Financier qui suit l'administration et les Finances,

Un pool de Comptables qui récupère les documents comptables et les enregistres en comptabilité, établit les situations mensuelles et annuelles.

Un pool de Fiscalistes qui analyse les documents comptables, leur conformité et font les rapports mensuels, trimestriel, semestriels, bimestriels et annuels.

Une unité d'appui en gestion administrative et comptable composée de deux assistants, le secrétaire et l'assistant administratif.

* Présentation des principaux dirigeants Le Président

Il est élu par l'Assemblée générale comme les autres membres du conseil d'administration pour un mandat de trois ans, renouvelable. Le Président d'Africa Consulting Group-Cote d'Ivoire reçoit de l'Assemblée générale les pouvoirs les plus étendus pour autoriser les actes à accomplir dans le respect de l'objet social.

Il préside le Conseil d'administration qui est chargé de :

Définir les grandes orientations stratégiques de ses activités,

Approuver le programme annuel de ses activités,

Arrêter le budget annuel, et les états financiers annuels,

Approuver les grilles de rémunération et autres avantages du personnel,

Approuver les mises à jour ultérieures, de toutes les procédures mises en place pour sa bonne marche y compris ce présent manuel de procédures.

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En ce qui concerne, la mise en oeuvre des activités de Africa Consulting Group-Cote d'Ivoire le Président est assisté par le Directeur Exécutif et par les responsables (Juridique et Fiscal, l'Expert Comptable)

Le Directeur Exécutif

Placé sous la responsabilité directe du président, le Directeur Exécutif a pour rôle essentiel de suivre sur une base quotidienne la mise en oeuvre des opérations d'Africa Consulting Group-Cote d' Ivoire tout en veillant au respect des procédures et du calendrier des actions à mener. A cet effet, il tiendra un tableau de bord lui permettant de suivre l'ensemble de ces opérations y compris l'état d'exécution des programmes de travail et des budgets annuels. Il devra, plus particulièrement :

Maitriser l'ensemble des engagements (contrats) ainsi que les dépenses éligibles dans le cadre du budget arrêté par C A.

Maitriser l'état d'exécution des programmes de travail et des budgets annuels y afférents, y compris les indicateurs de performance d'Africa Consulting Group-Cote d'Ivoire tels :

Suivre les facturations effectuées dans le cadre des contrats pour s'assurer qu'elles sont conformes aux livrables ou prestations attendues des clients. A cet effet, il veillera à ce que les décomptes soumis pour paiement dans le cadre des contrats reçoivent préalablement toutes les validations techniques et financière,

Suivre l'exécution des enregistrements comptables mensuels et les déclarations fiscales mensuelles selon les calendriers préalablement arrêtés et s'assurer que les autres dispositions légales régissant les nomes comptables sont bien exécutées et respectées à temps y compris les rapports périodiques sur l'état d'avancement des travaux. Coordonner l'exécution des travaux des comptables et fiscaliste ainsi que l'application des décisions du Conseil d'Administration.

2- Description des postes clés

On trouvera ci-après des fiches techniques décrivant les postes clés d'Africa Consulting Group- Cote d'Ivoire, Une fiche technique a été élaborée pour chaque poste clé. Et chaque fiche comprend les mêmes rubriques.

V' Titre du poste,

V' Supérieur hiérarchique,

V' Subordonnés,

V' Rôle,

V' Taches.

Les postes objet de fiches techniques descriptives sont les suivants :

* Président

* Directeur Exécutif

* Directeur Administratif et Financier

* Experts Comptables et Juristes fiscalistes

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* Assistants Comptables * Secrétaire Administration * Agent Administratif

Chacune des fiches techniques doit être dupliquée pour être remise à l'agent occupant le poste concerné afin qu'il puisse la consulter en permanence et chaque fois que nécessaire.

* (Voir Annexe Tableau N°2) * Voir Annexe Tableau N°3) * (Voir Annexe Tableau N°4) * (Voir Annexe Tableau N°5) * (Voir Annexe Tableau N°6) * (Voir Annexe Tableau N°7) * (Voir Annexe Tableau N°8)

II- POUVOIRS

La connaissance des possibilités de pouvoirs et de délégations de signatures est essentielle car la validation des actes en dépend étroitement. Ainsi, les personnes habilitées à signer au nom de l'entreprise doivent être clairement identifiées et connues des interlocuteurs extérieurs (Clients, Administrations, opérateurs, fournisseurs etc.)

Les spécimens légalisés des signatures des personnels habilités doivent être communiqués aux partenaires et aux banques commerciales dès l'ouverture des comptes. Ces signatures doivent être connues afin d'éviter le risque de contrefaçon.

Les pouvoirs et délégations varient en fonction de la nature des pièces et du degré d'engagement qui en résulte pour l'entreprise le tableau ci-après synthétise les procédures de signature et de délégation :

(Voir Annexes Tableau N°9)

1- Gestion de l'information

La bonne gestion de l'information (financière, administrative, techniques...) au sein de l'entreprise doit être considérée par chaque agent comme l'un des éléments fondamentaux de bonnes performances, de l'efficacité et donc de l'atteinte des objectifs que l'entreprise s'est assignée. Une gestion performante de l'information exige une codification rigoureuse ainsi que de bonnes procédures de

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diffusion et circulation. Cela implique notamment un traitement efficace du courrier de l'entreprise ainsi que l'organisation régulière de réunions d'information.

2- Archivage des données

Les documents visés comprennent les livres comptables et les pièces justificatives des opérations. Les documents comptables sont triés, classés et conservés de manière à autoriser leur accès rapide suivant les besoins d'utilisation. La durée légale de conservation des documents comptables obligatoires est de dix (10) ans. Les pièces justificatives sont également conservées pendant dix (10) ans. Mais selon les usages comptables, il est recommandé de conserver les pièces justificatives aussi longtemps que les biens et services auxquels elles se rapportent. Ainsi la durée de conservation recommandée pour les pièces d'acquisition d'immeubles est de trente (30) ans, au moins.

> Modalité d'archivage et de classement

Le classement est une opération administrative de rangement temporaire des pièces collectées selon une méthode permettant de les retrouver aisément pour leur traitement. L'archivage est une opération de conservation définitive. Il s'applique aux pièces justificatives sur lesquelles tous les contrôles nécessaires ont été exercés. Nous distinguons :

Les archives vivantes (ou courantes) conservées à portée de main et souvent consultées ; les archives semi-vivantes (ou intermédiaires) dont l'usage est peu courant et qui sont stockées dans des endroits éloignés des lieux de travail ;

Les archives définitives (ou historiques) qui ne sont à priori jamais consultées et qui peuvent être détruites à l'issue de la période légale de conservation.

L'opération de classement et d'archivage peut être physique ou électronique. La gestion électronique des documents (GED) consiste à classer et archiver les documents sur supports magnétiques ou des CD-ROM par copie ou gravure de fichier informatisés et/ou par transfert de documents scannés. Ce mode de classement et archivage, désormais économique, présente en outre l'avantage de procurer un fort gain de place et, dans le cas de CD-ROM, de reposer sur des documents non modifiables. Le mode de classement et d'archivage physique est

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le plus couramment utilisé. Le plan d'archivages mentionne pour chaque type de document :

V' Le support concerné (original papier, photocopie, disquette, etc.)

V' L'ordre (numéro, date, etc.)

V' Les supports de classements (chemises, classeurs, boites, etc.)

V' Leur durée de conservations correspondantes.

> Les outils de classement et d'archivage des données

Les outils de et d'archivage physique comprennent principalement :

Les chemises (simples, à rabat, pochettes, extensibles, élastiques, etc.). Les classeurs à levier communément appelé chrono,

Les dossiers suspendus à index vertical (ou horizontal) pour une lisibilité de face dans les classements d'armoires (ou de dessus dans les classements de tiroirs),

Les boites de classement,

Les boites ou caisses archives.

Archivage des données

III-CODIFICATION ET TRAITEMENT DU COURRIER EXTERNE

1. Codification de l'information

Les postes de travail sont également codifiés pour identifier rapidement les personnes étant à l'origine d'informations ou en étant destinataires. Les codes des fonctions correspondent aux abréviations de postes figurant au tableau ci-après :

(Voir Annexes Tableau N°10)

Le déficit d'information en temps réel de tous les acteurs qui pourrait en résulter sera comblé par la tenue régulière des comités de Direction et la communication interne permanente

2. Traitement du courrier externe

> Courrier physique

« Courrier « arrivée »

(Voir Annexes Tableau N°11) > Courrier « départ »

(Voir Annexes Tableau N°12)

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> Courrier électronique

Un volume de plus en plus important de document ou de messages est désormais transmis ou reçu par des entreprises au moyen du réseau internet sous forme de fichiers informatiques. Le foisonnement de ces informations implique une gestion rigoureuse afin de retrouver rapidement les documents. Les logiciels de messagerie sont bien adaptés à la gestion du courrier électronique.

V' Courrier `'reçu»

Pour des raisons évidentes de confidentialité et d'efficacité, tous les messages envoyés à l'entreprise doivent être reçu dans une unique boite à lettres électronique avant d'être redistribués à leurs destinataires. Le DE désigne l'agent responsable de cette tache (à priori le SA). Cet agent vérifie régulièrement l'état de la boite aux lettres électroniques pour être informé sans délai de tout courrier reçu. Le courrier électronique est archivé dans les mêmes conditions que le courrier physique de l'entreprise.

V' Courrier `' envoyé»

Chaque agent équipé d'un micro-ordinateur peut envoyer des messages à partir de son poste.

a- Circulation de l'information interne

La circulation de l'information au sein de l'entreprise assurée et renforcée par des réunions périodiques (bimensuelles) du CODIR et des réunions ad hoc au moins deux fois dans le mois entre les responsables et leurs collaborateurs.

Les réunions bimensuelles (CODIR) permettent :

V' De faire le point sur l'état d'avancement des dossiers confiés au Centre de responsabilité,

V' D'exposer les difficultés rencontrées,

V' De proposer les solutions pour les surmonter,

V' De discuter de toute autre question visant à la réalisation des objectifs de l'entreprise.

La réunion du CODIR se tient à jour fixe, soit le vendredi et sont présidées par le DE, le DAF est désigné pour assurer le secrétariat du CODIR le procès-verbal de la précédente réunion est rappelé au début de chaque nouvelle réunion afin d'accélérer l'analyse des problèmes et d'assurer la continuité du suivi.

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Partie 3:

REDACTION

D'UN MANUEL DE PROCEDURES

ADMINISTRATIVES, COMPTABLES

ET FINANCIERES

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CHAPITRE I : REDACTION D'UN MANUEL DE PROCEDURES ADMINISTRATIVES

I- DISPOSITIONS JURIDIQUES DU SYSCOHADA

L'établissement d'un manuel de procédures est présenté comme une nécessité de gestion pour les entreprises et les associations. Il est devenu une obligation depuis le 1^er janvier 1998 avec l'entrée en vigueur du système comptable OHADA.

En effet, selon l'article 16 du référenciel juridique du système comptable OHADA « toute entreprise établit une documentation décrivant les procédures et l'organisation Administrative et comptable. Cette documentation est conservée aussi longtemps qu'est exigée la présentation des états successifs qu'elle se rapporte » Les entreprises relevant du système comptable OHADA sont tenues d'établir des procédures.

1- Importance du manuel de Procédures

L'importance du manuel des procédures s'appréhende en fonction du destinataire :

Dans le dispositif de contrôle interne de l'entreprise, le manuel des procédures est la forme la plus achevée de la normalisation et de l'uniformisation. En plus de son aspect descriptif, il intègre les points de contrôle couvrant tous les espaces de risques potentiels et offre ainsi une sécurité dans le dispositif de contrôle interne de l'entreprise.

V' Importance pour l'utilisateur

L'utilisateur, en s'appropriant le manuel de procédures, s'affranchit interprétations possibles sur telle ou telle procédure. Il trouve en effet dans le manuel un bréviaire, un guide pratique qu'il entretient lui-même en l'enrichissant, le cas échéant, pour l'adapter à ses besoins.

V' Importance pour l'auditeur

A ce niveau, l'existence d'un manuel des procédures permet une rapide et meilleure prise de connaissance du système de contrôle interne. Un manuel des procédures régulièrement mis à jour et appliqué constitue une présomption favorable de l'existence d'un dispositif de contrôle efficace et donc une garantie que les opérations ou transactions qu'elle sous-tend sont fiables.

2- Elaboration du manuel de procédures Le juriste et l'auditeur en sont les acteurs principaux.

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Ils se situent à toutes les phases du processus d'élaboration et de mise en oeuvre du manuel des procédures.

II- CONDITIONS D'ELABORATION DU MANUEL DES PROCEDURES

V' avoir un organigramme détaillé,

V' avoir une bonne description des attributions de chaque poste,

V' avoir une bonne définition des responsabilités,

V' définir les objectifs du manuel et son champ d'application.

1- Phase d'élaboration du Manuel de procédures

Elle commence par la description par les opérationnels eux-mêmes, de la manière dont ils traitent leurs transactions. Les juristes et auditeurs internes définissent le cadre et l'architecture selon lesquels les opérationnels formalisent les opérations qu'ils traitent. Le cadre se présente sous la forme d'ateliers sectoriels (par département) regroupant tous les agents d'un même service où sont discutés les « avant-projets de procédures »

Les juristes et auditeurs ne décrivent pas les procédures, leur rôle se limite à mettre en évidence les zones de risque qui doivent être couverts par des points de contrôle que les opérations définissent eux-mêmes.

Le rôle des auditeurs et juristes est un rôle de conseillers vis-à vis des opérationnels.

2- Phase de Recensement des Supports

Parallèlement la définition des procédures, un important travail de recensement, d'identification et de codification des supports doit être entrepris par les opérationnels avec l'aide des juristes et auditeurs. Cette phase importante a pour objet d'éliminer les redondances et double-emploi de supports de manière à rationaliser leur utilisation.

III- SYNTHESE DE VALIDATION DES AVANTS-PROJETS DISCUTES EN ATELIERS

Chaque département envoie, après discussion en atelier, son avant-projet aux départements juridique et audit interne s'assure à ce niveau du respect de l'architecture déjà définie (cycle, procédures, sous-procédures, opérations), mais aussi de l'exhaustivité des supports énoncés dans la narration faite par les opérationnels. Une réunion de synthèse regroupant l'ensemble des services opérationnels convoqués à l'initiative du PDT pour l'examen des avant-projets. L'avantage est une mise à niveau des opérationnels qui, de ce fait, vont prendre connaissance de l'ensemble des procédures de l'entreprise. Ils acquièrent également une polyvalence, ce qui peut leur être utile au cas où ils seraient affectés à autre service opérationnel.

1- Rédaction et la mise en forme du manuel

La rédaction du document de synthèse qui sera le projet de manuel des procédures est souvent confiée à un comité de rédaction composé des opérationnels, de juristes fiscalistes et auditeurs internes. La mise en forme est du

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ressort exclusif des départements juridiques et audit interne, mais compte tenu de la dimension esthétique qu'elle renferme, cette tache peut être sous-traitée à d'autres cabinets d'étude externes qui disposent souvent de logiciels performants. Ce qui peut constituer un gain de temps pour l'audit. Une fois rédigé et mis en forme, le manuel est approuvé par la Direction Générale.

2- La vulgarisation et la mise en oeuvre du manuel de procédures Cette phase est la plus importante dans l'utilisation du manuel des procédures.

En effet, il ne suffit pas d'élaborer un manuel des procédures, fut-il le plus adapté, il faut le diffuser à grande échelle pour assurer sa mise en oeuvre correcte dans tous les services de l'entreprise. Une fois le manuel des procédures en sa possession, le responsable doit en accuser réception officiellement et procéder à une diffusion très large au sein du service. Pour ce faire, il doit lui-même animer des séminaires internes de formation des exécutant sur la mise en oeuvre effective des procédures qu'ils sont chargés d'appliquer. Dans la phase de diffusion et de mise en oeuvre des procédures, l'audit interne peut être sollicité pour l'animation des séminaires internes de formation (rôle d'assistance et de consultance interne.

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CHAPITRE II : ELABORATION D'UN MANUEL DES PROCEDURES

COMPTABLES ET FINANCIERES

I- PROCEDURES DE TRESORERIE, D'ACQUISITION ET GESTION

DES BIENS

1- PROCEDURES DE GESTION DE LA TRESORERIE

La procédure s'applique à tous les comptes bancaires de l'entreprise ouverts dans une banque commerciale autorisée à exercer son activité en cote d'ivoire.

* Règles de gestion

Les fonds versés à un compte bancaire de l'entreprise ne doivent pas être utilisés à d'autres fins que ceux qui entrent dans le cadre des activités de l'entité.

Le Directeur Exécutif (DE) et le Directeur Administratif et Financier (DAF) sont les seuls signataires autorisés (signatures conjointes) à engager les dépenses.

Le Président de l'entreprise est le seul signataire autorisé en dehors des deux ci-dessus cités les comptes bancaires de l'entreprise. Il est réalisé un suivi individualisé de chaque compte au moyen d'un journal de banque par compte : Compte courant, Compte d'épargne `' Entreprise»

Le Compte enregistre chronologiquement tous les mouvements de fonds dans les journaux de banque correspondants. Chaque journal de banque est arrêté mensuellement par le Comptable et contrôlé par le Directeur Administratif et Financier. Un état de rapprochement bancaire mensuel pour chaque compte est effectué par le Comptable et contrôlé par le Directeur Administratif et Financier. Le Comptable prépare la situation hebdomadaire de trésorerie à présenter au Directeur Administratif et Financier et Directeur Exécutif.

* Composante de la trésorerie

La trésorerie de l'entreprise est constituée par l'ensemble des sommes disponibles dans :

9 Les comptes bancaires 9 La caisse

L'entreprise peut ouvrir deux catégories de comptes bancaires :

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Les comptes courants pour son fonctionnement normal,

Un compte d'épargne pour les investissements :

Le compte courant ne peut être ouvert que dans une banque commerciale ; Il est soumis aux investigations du commissaire aux comptes ;

Les recettes de l'entreprise (prestations, honoraires, frais de formation et subventions etc.) ne peuvent être déposés que sur ce compte courant. Le compte d'épargne est un compte bancaire dont le fonctionnement est soumis à des règles spécifiques :

Il est ouvert pour recevoir les fonds destinés aux investissements et n'être mouvementés que dans ce but.

> COMPTES COURANTS V' Ouverture et dépôt initial

(Voir Annexes Tableau N°13)

V' Règlement de Facture par Banque : Objet de la procédure

Régler les factures en contrepartie des fournitures livrées ou des prestations effectuées à ordre de l'entité.

V' Application de la procédure

La procédure s'applique aux règlements de factures par chèque ou par virement bancaire.

V' Règles de gestion

V' Le règlement des factures se fait par programmation hebdomadaire.

V' Les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées d'un B/C et d'un

B/L. d'une copie du contrat de services ou de fournitures et doivent porter le

cachet « BON A PAYER » avec visa du Directeur Administratif et Financier V' Le factures relatives aux travaux doivent être certifiées par le DE ;

Les factures relatives à des contrats doivent porter les numéros des contrats correspondants. Les factures montantes inférieures cent mille francs CFA

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(100 000) peuvent être réglées par la caisse. Le Comptable prépare les bordereaux de remise de chèque en trois(3) exemplaires :

V' L'original signé par le bénéficiaire est joint à la facture, V' Le duplicata accompagne le chèque,

V' Le triplicata reste en souche,

Toute facture réglée porte le cachet « PAYE ».

Liste des opérations, point des factures en instance, choix des factures à payer, établissement des ordres de paiement, signatures des ordres de paiement, Signatures des chèques, paiement des fournisseurs.

> RETRAITS

(Voir Annexes Tableau N°14)

V' Réapprovisionnement (Voir Annexes Tableau N°15)

> COMPTES D'EPARGNES V' Ouverture

(Voir Annexes Tableau N°16) V' dépôt initial

(Voir Annexe Tableau N°17) V' Réapprovisionnement (Voir Annexes Tableau N°18) V' Contrôle

(Voir Annexes Tableau N

> CAISSE

L'entreprise dispose d'une petite caisse pour assurer le paiement en numéraire des petites dépenses courantes de son fonctionnement. Les mesures de sécurités doivent être prises pour la conservation des fonds dans les locaux de l'entreprise.

V' La Procédure de gestion

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Objet de la procédure

Assurer le fonctionnement de la caisse tout en garantissant une gestion saine et rigoureuse.

9 Application de la procédure

La procédure s'applique toute caisse détenue par l'entreprise. La procédure est applicable dès que le niveau des fonds en caisse atteint cent cinquante mille francs (150 000) CFA.

9 Règles de gestion

La secrétaire tient la caisse pour financer les menues petites dépenses éligibles au Titre des activités de l'entreprise. Le niveau d'approvisionnement de la caisse

est fixé à cinq cent mille francs (500 000) FCFA. Toutefois, la caisse peut être
exceptionnellement approvisionnée au-delà du plafond indiqué pour faire face à un besoin immédiat et ponctuel de trésorerie (ex : payement des salaires enfin de mois). La caisse permet de payer les dépenses de montant inférieur à Cent mille francs (100 000) Francs CFA. Les dépenses supérieures ou égales à cent mille (100 000) francs CFA sont réglées par chèque.

La caisse est arrêtée en fin de journée par la secrétaire et contrôlée par le Directeur Administratif et Financier. Il a la latitude de contrôler la caisse de façon inopinée. Toutefois, il lui est recommandé de faire un contrôle systématique chaque fin de mois.

> LISTE DES OPERATIONS

9 / Arrêté de la caisse,

- Contrôle des pièces par le Directeur Administratif et Financier.

- Etablissement de l'ordre de paiement,

- Signature du chèque,

- Remise du chèque par l'Agent Administratif,

- Encaissement du chèque et enregistrement

- Règlement des de Facture par la Caisse

Objet de la procédure

Régler en espèce les factures de l'entreprise.

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V' Application de la procédure

La procédure s'applique pour le règlement en espèce des fournisseurs en contrepartie des prestations ou travaux effectués ou des fournitures livrées.

V' Règles de gestion

Le règlement des factures se fait par programme hebdomadaire.

Les factures doivent être certifiées et liquidées accompagnées d'un B/C et d'un B/L et doivent porter le cachet « BON A PAYER » avec visa du Comptable et Directeur Administratif et Financier.

Seules les factures d'un montant inférieur à Cent mille FCFA (100 000) sont réglées par la caisse.

Toute facture réglée porte le cachet « PAYE ». > LISTE DES OPERATIONS

Regroupement des factures à régler,

Contrôle des factures,

Paiement des fournisseurs.

V' Ouverture

(Voir Annexes Tableau N°20) > RETRAITS

(Voir Annexes Tableau N°21) V' Contrôle

(Voir Annexes Tableau N°22) V' Réalimentation

V' (Voir annexes Tableau N°23)

> PIECE DE CAISSE RECETTES

(Voir Annexes Tableau N°24)

> FICHE D'INVENTAIRE DE CAISSE (Voir Annexes Tableau N°25)

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2- PROCEDURES DE GESTION DES BIENS * Principes de gestion

9 Objectifs poursuivis

Il est nécessaire d'assurer la correcte gestion des biens, car de la qualité de la gestion de ces biens dépendra du maintien du potentiel d'activité de l'entreprise, ainsi que la maitrise de ses couts de fonctionnement. Les procédures de gestion des biens visent les objectifs suivants :

L'utilisation rationnelle des biens affectés ;

L'identification précise des biens à l'occasion de leur entrée dans le patrimoine de l'entreprise.

La réalisation périodique d'inventaires physiques des biens ;

Le renouvellement optimal des biens.

* Etape de Gestion des biens

Les procédures de gestion des biens durables comportent les étapes suivantes :

- L'entrée des biens, - L'utilisation des biens - L'entretien des biens - L'inventaire des biens - La sortie des biens

Quant aux fournitures consommables, les étapes de gestion comportent seulement :

Les réceptions des biens,

- Les consommations

- Le renouvellement

- Le contrôle des stocks

s Les Biens durables

La catégorie des biens durables comprend notamment : Les agencements et installations,

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- Le matériel de bureau,

- Le matériel informatique,

- Le matériel bureautique,

- Le mobilier de bureau,

- Le matériel de transport,

* Référenciations des biens

9 Codification des informations

L'efficacité des procédures de gestion des biens exige la codification des informations nécessaires à l'identification, à l'utilisation et au suivi des biens. Les informations susceptibles d'être codifiées comprennent :

- La nature du bien,

- La désignation du bien,

- La date d'acquisition du bien

- La localisation du bien,

- L'affectation du bien,

- Le numéro d'ordre du bien.

Ces informations peuvent être regroupées en deux (2) catégories :

Les informations qui ne peuvent être modifiées tout au long de la durée d'utilisation du bien ;

Les informations susceptibles d'être modifiées pendant la période d'utilisation du bien par l'entreprise (localisation, affectation,...).

9 Etiquetage des biens

La référence d'immobilisation est l'information codifiée qui est matérialisée par une étiquette apposée sur une immobilisation afin de l'identifier rapidement. Cette information n'est portée qu'une fois et n'est pas modifiable. En conséquence, les informations susceptibles de modifications ne sont pas portées sur l'étiquette d'identification ; mais elles sont mentionnées dans la fiche d'immobilisation et dans le registre des biens. Figurant sur l'étiquette les renseignements suivants :

- La nature du bien,

- La désignation du bien

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- La date d'acquisition,

- Le numéro d'ordre du bien.

L'étiquette d'immobilisation comporte ainsi quatre (04) positions : (Voir Annexes Tableau N°26)

Les codifications sont alpha numériques. Pour chaque position elles doivent comporter le même nombre de caractère pour assurer une présentation homogène des étiquettes.

Position1- la nature du bien : trois caractères alphabétiques suffisent.

Par exemple :

MAB : matériel de bureau,

MIN : matériel informatique

MBU : matériel bureautique

MOB : mobilier de bureau

MAT/ matériel de transport

Etc.

Position 2 - la désignation du bien ou la description : quatre caractères

Alphabétiques. Par exemple :

CLIM : climatiseur,

TABB : table basse,

CLAV : clavier

SOUR : souris

ECRA : écran

PHTC : photocopieur

Position 3 - l'année d'acquisition : deux caractères numériques.

Exemple : 15 pour 2015, 16 pour 2016.

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Position 4 - le numéro d'ordre d'un bien : 3 caractères numériques. Par exemple :

001 : pour le premier bien enregistré,

002 : pour le deuxième bien enregistré,

003 : pour le troisième bien enregistré. ETC.

Les positions à l'intérieur de l'étiquette d'identification sont séparées par des barres obliques. Ainsi le code suivant : MAB/10, CLIM/003 fournit les renseignements suivants :

MAB : bien classé dans le matériel de bureau

CLIM: il s'agit d'un climatiseur split.

16 : bien acquis en 2016

Bien inscrit sous le numéro 003 dans le registre des biens.

V' Cas spécifiques

- Matériel composite :

Dans le cas spécifique du matériel informatique composite, le numéro d'ordre est complété par caractère alphabétique précisant les parties pouvant être remplacées tout en gardant les autres éléments du matériel comme suit :

1. A pour le moniteur,

2. B pour l'unité centrale,

3. C pour le clavier,

4. D pour la souris.

Il est de même du matériel de climatisation (« Split Système ») composé de :

1- A désignant le ventilateur,

2- B désignant le compresseur.

V' Bien livré en plusieurs unités :

Lorsqu'un bien est livré en plusieurs unités, la numérotation peut comprendre la mention de la quantité totale livrée et l'ordre de l'élément dans le lot.

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Exemple :

Achat de 20 chaises de bureau livrée en une seule fois ; le numéro d'ordre du lot des 20 chaises dans le registre est 50, le numéro d'ordre de la 15éme chaise du lot sera codifié comme suit : 50. 15/20. Ainsi, en cas de disparition d'un élément du lot, la mention sera faite dans le registre sur la ligne d'enregistrement du lot de 20 chaises ; et une écriture de sortie de bien constatera la sortie de seul élément du lot.

V' Cas particulier du matériel roulant :

L'attribution du numéro d'immatriculation est assurée normalement par le service national des transports, chargé de l'immatriculation des véhicules au plan national.

V' Intérêt de la codification des biens L'intérêt de cette codification est de :

- Facilité l'exécution des inventaires physiques ;

- Favoriser le rapprochement rapide et la valorisation des biens inventoriés ; - Localiser sans perte de temps les biens.

L'attribution d'un code entraine la création d'une étiquette (inusable de préférence) qui est fixée sur le bien par le DAF. Cette référence est reportée dans le registre des biens durables.

V' Outils de gestion des biens

Les supports nécessaires à la gestion des biens durables comprennent :

- Le registre des biens,

- La fiche d'immobilisations,

- La fiche d'inventaire,

- Des carnets de bons pour constater les mouvements des biens.

V' L'inscription au registre

Il est ouvert un registre par catégorie de biens durables. Ce registre manuel ou informatique enregistre chronologiquement toutes les entrées de biens durables.

Le registre comprend les renseignements suivants :

1. Le code d'identification,

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2. La date d'entrée du bien,

3. La désignation du bien,

4. La marque du bien,

5. Le type de bien,

6. Le nom du fournisseur,

7. Le service utilisateur (la localisation),

8. Le prix d'acquisition,

9. La date de sortie du bien,

10. Les observations.

Le registre des biens durables est tenu par le DAF. Une fiche d'immobilisation relative à chaque immobilisation est créée lors de l'inscription du bien dans le registre.

II- PROCESSUS D'ENTREE ET D'AFFECTATION DES BIENS

(Voir Annexes Tableau N° 27)

1- PROCESSUS D'UTILISATION DES BIENS * Modalités générales

Aucun bien ne peut être utilisé sans avoir été affecté à un agent ou à un service de l'entreprise. La seule personne habilitée à autoriser les utilisations de biens d'équipement est le DE ou le PDT. L'utilisation de certains biens, comme le mobilier de bureau, le matériel de bureau, (table, bureaux, chaises, fauteuils,....) ne présente aucune particularité à partir du moment où ils ont été affectés à des agents précis chaque agent est responsable de l'utilisation du matériel qui lui a été affecté. D'autres biens exigent, au contraire, un suivi très rapproché afin de leur assurer une durée raisonnable. Il s'agit du matériel informatique et des photocopieurs.

· Utilisation du bien informatique (Voir Annexes Tableau N°28)

A : pour approbation, E : pour exécution, C : pour contrôle, D : pour détention (ou archivage et conservation).

· Utilisation des équipements collectifs (copieurs et machines

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Machines à relier)

(Voir Annexes Tableau N°29)

* Processus d'entretien des biens

Pendant la durée de vie ou de fonctionnement d'un bien durable, trois types d'entretien sont à prévoir :

L'entretien permanent ou quotidien, L'entretien périodique,

Les réparations.

L'entretien permanent est, en général, apporté par l'utilisateur lui-même qui veille à assurer un fonctionnement quotidien régulier du matériel mis à sa disposition. Il se manifeste par les dispositions de vérifications à effectuer quotidiennement.

L'entretien périodique est l'ensemble des contrôles de fonctionnement généralement fixé par le fabricant. Les réparations sont l'ensemble des interventions effectuées sur les biens pour les remettre dans un état de fonctionnement correct. Ils sont effectués par des services extérieurs à l'entreprise.

s Entretien des biens

Certains équipements spécialisés sont accompagnés au moment de leur livraison par le fournisseur d'une notice où sont consignées les instructions relatives à leur entretien. Une copie de la notice d'entretien est transmise au service utilisateur du matériel désigné, de même que la documentation technique fournie avec le bien.

L'entretien périodique doit s'effectuer selon les modalités de la notice d'entretien. Les modalités et les procédures à suivre sont fonction de la nature des biens.

9 Entretien des véhicules :

L'entretien périodique des véhicules est assuré par un garagiste (prestataire de service). L'entretien périodique comprend les opérations suivantes :

- La vidange,

- Le graissage,

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- Le gonflage des pneus,

- La vérification des niveaux d'eau et d'huile.

Visite technique des véhicules est conduite sous la responsabilité du DAF. Le carnet de bord du véhicule est examiné régulièrement par le DAF car il fournit des renseignements utiles sur la qualité d'utilisation du bien. Les informations qu'il contient sont les suivantes :

- Le nom du chauffeur affecté,

- Les destinations assurées,

- Les kilomètres parcourus,

- Les entretiens déjà effectués,

- Les observations éventuelles.

V' Entretien du matériel informatique :

L'entretien périodique du matériel informatique est confié à un prestataire local de services informatiques. Les logiciels exigent de la maintenance. En cas de mauvais fonctionnement ou de la nécessité d'acquérir une version actualisée d'un logiciel, il convient de faire appel à un fournisseur agréé par le concepteur du logiciel. L'installation des programmes peut être confiée à un informaticien indépendant ou à un agent qui aura été préalablement formé à cette tache.

V' Entretien des autres équipements :

L'entretient périodique des autres équipements est assurée par : L'utilisateur d'une part, s'il à reçu une formation appropriée et ; D'autre part, un service extérieur si la nature des travaux l'exige. V' La réparation des biens

Toute opération de réparation donne lieu à l'établissement à l'établissement d'un bon de travail (BDT) comportant toutes les mentions nécessaires permettant d'identifier la nature des travaux demandés :

1. Les références du bien,

2. La date de demande des travaux,

3. La désignation des travaux à effectués,

4. La date d'entrée du bien à l'atelier,

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5. La date de sortie,

6. Les travaux effectués.

Le BDT est un bon de commande pour service de réparation. Tous les BDT sont signés par le DE/PDT ou le DAF par délégation. Dans tous les cas, celui-ci vérifie avant de signer le BDT si le bien bénéficie d'une garantie du constructeur. Dans l'affirmative il vérifie également la nature et la portée de cette garantie afin de ne pas faire prendre en par l'entreprise des travaux imputables aux fournisseurs. Le BDT est établi en quatre exemplaires.

Ces quatre exemplaires seront ventilés comme suit :

Deux exemplaires pour le service extérieur de réparation,

Un exemplaire pour la comptabilité et

Le dernier constituant la souche.

Le BDT visé par :

L'agent ou le service utilisateur,

Le DAF.

Lorsque les travaux sont effectués, Le DE vise une seconde fois pour constater la bonne exécution des travaux demandés. Le réparateur doit joindre un des deux exemplaires de BDT à sa facture au moment de la livraison des travaux qui sera constatée par un bordereau de livraison du réparateur dument visé par le DE. Le service utilisateur pourra alors prendre livraison du bien en visant le BDT. L'exemplaire du bon de travail retenu par le DAF est classé dans le dossier individuel du bien.

2- PROCEDURES D'INVENTAIRE DES BIENS

* Objectif de l'inventaire

L'inventaire a pour but le contrôle physique des biens durables. Cette opération permet de :

Déceler d'éventuels écarts entre le nombre et la nature des biens figurant, d'une part, sur les registres des biens et, d'autre part, dans les comptes,

Vérifier la situation physique des biens.

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V' Responsabilité de l'inventaire

Les opérations d'inventaire sont effectuées une fois par année et sont placées sous la supervision du DAF. Les opérations matérielles sont exécutées par une équipe d'inventaire comprenant, outre le COMP, L'AD et éventuellement d'autres agents désignés par le DAF.

V' Procédures de prise d'inventaire

La réussite de la procédure de la procédure de prise d'inventaire nécessite la mise en place des dispositions suivantes :

Préparation des fiches d'inventaire,

Information préalable des personnes concernées par la procédure,

Rangement préalable des biens. Lors de la prise d'inventaire, toutes les annotations nécessaires sont faites, en particulier celles concernant l'état du bien. Toutes les fiches d'inventaire sont datées et signées par les membres de l'équipe d'inventaire. Les fiches d'inventaire sont ensuite exploitées avec les registres pour compléter les informations qui ne sont pas matérialisées sur les biens. A la fin de l'opération, un procès verbal d'inventaire physique des immobilisations est établi et signé par les membres de l'équipe d'inventaire. Les conclusions de l'inventaire consignées dans un procès verbal sont communiquées par le DAF au DE/ PDT pour les décisions éventuelles à prendre, soit :

Pour autoriser la sortie définitive d'un bien,

Pour sanctionner les agents n'ayant pas correctement utilisé ou entretenu les biens,

Pour autoriser le remplacement d'un bien.

V' Processus de sortie de biens (investissement)

Les cessions et les mises au rebut d'immobilisations ne peuvent intervenir que dans les conditions ci-après :

Biens démodés à rendement médiocre,

Biens pour lesquels les dépenses de réparation et d'entretien sont trop fréquentes, Biens devenus inutilisables à la suite de panne ou d'accident.

Les mises au rebut doivent faire l'objet d'un PV précisant les motifs de la mise au rebut.

(Voir Annexes Tableau N°30)

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III- FOURNITURES CONSOMMABLES

1. NATURE DES FOURNITURES CONCERNEES

Les fournitures consommables comprennent :

Le papier et les encres

Stylos, bloc-notes,

Fournitures des de rangements (classeurs, chemises, etc.),

Les produits d'entretien et de nettoyage, les consommables informatiques

* Processus de réception

Le comité de réception réceptionne les fournitures auprès des fournisseurs et délivre un bon de réception ou bon d'entrée (BE) en 3 exemplaires à raison d'1 exemplaire pour le DAF, un exemplaire à garder dans le carnet et 1 ex pour le SA qui prend en charge les fourniture livrées. Il enregistre dans chaque fiche de stock les quantités reçues et ranges les articles dans les locaux de rangement réservés à cet effet. Ces locaux de rangement doivent être fermés à clef.

9 Processus de consommation

(Voir Annexes Tableau 31)

Remarque : Ce système peut être remplacé par la tenue d'un cahier dans lequel une colonne est prévue pour apposer les visas des demandeurs à chaque sortie.

9 Processus de renouvellement

Lorsque les stocks de fournitures atteignent un niveau de quantité minimum, le SA enclenche le processus de réapprovisionnement. Le réapprovisionnement suit les procédures d'acquisitions valables pour cette catégorie de dépenses.

2. PROCESSUS DE CONTROLE

Le contrôle des fournitures consommables s'exerce à deux occasions principales : - Au renouvellement du stock,

- A l'inventaire de fin de période.

Le DAF assure le contrôle des stocks en procédant à l'inventaire au moyen de la fiche d'inventaire de stock. Un procès-verbal d'inventaire est dressé à chaque contrôle selon le planning des réapprovisionnements. Un exemplaire est communiqué au DE

9 Protection des biens

L'entreprise souscrit à des polices d'assurances contre les risques suivants que peuvent courir les biens :

- Vol,

- Incendie,

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- Responsabilité civile.

L'entreprise peut utiliser les services d'un courtier d'assurances pour garantir le choix de la meilleure couverture des biens et suivi efficace des polices. Les originaux des polices d'assurances sont conservés dans un coffre au bureau du DE des exemplaires sont utilisés pour la tenue de la comptabilité .Le DE est responsable du renouvellement dans les délais des polices d'assurances des biens. A l'occasion des renouvellements, une prospection est faite pour saisir des opportunités susceptibles d'optimiser les couts primes. Par ailleurs, les responsables et les agents de l'entreprise doivent, en permanence, veiller à la sécurité des biens placés sous leur responsabilité ou mis à leur disposition. Ils doivent ainsi personnellement, s'assurer que ces biens ne puissent être ni volés, ni perdus, ni dégradés, ni détruits. La sécurité des locaux et leur gardiennage font ainsi partie des mesures de sécurité élémentaires.

(Voir Annexes Tableau N° 32-33)

> BON D'ENTREE > BON DE SORTIE

(Voir Annexes Tableau N°34)

> BORDEREAU D'AFFECTATION DE MATERIEL (Voir Annexes Tableau N° 35)

INSTRUCTIONS POUR BENEFICIAIRE :

Les biens sont propriété de l'entreprise REGISTRE DES BIENS DURABLES

INSTRUCTIONS POUR L'AGENT CHARGE DE LA TENUE DU REGISTRE : les biens sont recensés individuellement dans le registre.

(Voir Annexes Tableau N°36)

INSTRUCTION POUR L'EQUIPE D'INVENTAIRE :

S'assurer que les biens recensés sont propriété de l'entreprise ou mis à sa disposition

> FICHE D'IMMOBILISATION

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(Voir Annexes Tableau N°37)

> FICHE D'INVENTAIRE DES BIENS DURABLES

(Voir Annexes Tableau N°38)

> CARNET DE BORD DE VEHICULE

(Voir Annexes Tableau N°39)

> BON DE TRAVAIL

(Voir Annexes Tableau N°40)

> FICHE D'INVENTAIRE DE STOCK

(Voir Annexes Tableau N°41)

s REGISTRE DES FOURNITURES

INSTRUCTIONS POUR L'AGENT CHARGE DE LA TENUE DU REGISTRE :

Inscrits dans le registre selon l'unité de comptage.

(Voir Annexes Tableau N°42)

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CHAPITRE III : LES DISPOSITIONS FINANCIERES

I- PROCEDURES BUDGETAIRES ET SYSTEME COMPTABLE

1- PROCEDURES BUDGETAIRES

Le Budget de l'entreprise est la représentation chiffrée de ses activités. Ces activités incluent donc aussi bien :

Les dépenses relatives au fonctionnement de l'entreprise (personnel, fonctionnement) que, les dépenses relatives aux investissements.

La période budgétaire de l'entreprise correspond à l'année civile : du 1^er janvier au 31 décembre.

* Les different budgets

Budget d'investissement

En général les investissements sont envisagés à plus terme que le budget annuel de fonctionnement (modernisation et gros entretien de l'équipement et des machines). Le contrôle budgétaire incorpore dans les prévisions la tranche annuelle de ces investissements.

Budget d'exploitation

Ce budget prend en compte les charges courantes ainsi que les produits attendus pendants l'exercice. Ce budget est un compte d'exploitation prévisionnel présentant les charges et les produits ainsi que le résultat d'exploitation de l'exercice.

Budget de trésorerie

Il récapitule l'ensemble des dépenses et recettes pour permettre l'équilibre

permanent de trésorerie sur une période donnée. Il est indispensable de l'élaborer pour :

Assurer en temps opportun les liquidités,

Eviter le blocage de l'exécution des programmes pour déficit de trésorerie,

Contrôler systématiquement la situation comptable.

* Principes budgétaires

Les principes budgétaires suivants observés :

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La programmation pluriannuelle des activités :

Les budgets annuels sont la traduction des activités projetées dans le cadre des opérations à réaliser. L'efficacité du processus budgétaire dépendra donc de la qualité de la programmation de ces activités dans le temps.

L'actualisation annuelle des activités :

La budgétisation annuelle est une actualisation annuelle de la programmation à moyen terme. La budgétisation consistera ensuite à préciser chaque année le détail des dépenses relevant de l'exerce concerné en tenant compte des écarts constatés entre prévisions initiales et réalisations. Ce procédé permet d'actualiser la programmation budgétaire des exercices suivants.

L'évaluation des couts :

Les principes budgétaires généraux sont applicables pour chiffrer les dépenses relatives aux activités de l'entreprise : unité, universalité, annualité

9 Organes d'élaboration du budget

Les organes qui participent à l'élaboration et la validation du budget de l'entreprise sont les suivants :

Le Directeur Exécutif, pour la préparation du budget ; Le conseil d'Administration, pour l'arrêt du budget ; L'Assemblée Générale, pour l'adoption du budget.

L'équipe de l'entreprise qui assume des responsabilités dans la préparation du budget comprend :

9 Le PDT,

9 Le DE

9 Le DAF

9 Les Experts (Comptable et Fiscal),

D'autres structures qui participent aux activités de l'entreprise peuvent être sollicitées.

9 Calendrier du processus budgétaire

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Le processus d'élaboration du budget annuel doit être totalement achevé avant le début de l'exercice budgétaire pour ne pas bloquer le fonctionnement de l'entreprise et permettre l'engagement des dépenses budgétisées. Au cours d'un exercice budgétaire donnée, le processus d'élaboration du budget de l'exercice suivant doit donc être lancé suffisamment tôt pour :

Pouvoir être terminé à une date permettant son examen et son adoption au plus tard en décembre par l'Assemblée Générale (AG).

Laisser aux clients, des délais suffisants pour se prononcer sur les projets que le Cabinet leur présente et qu'il faudra financer, en tenant compte des contraintes de temps, le processus budgétaire doit avoir commencé au plus tard le 1^er septembre de chaque année :

Le temps de collecte des propositions ;

Le temps nécessaire au traitement des collectées ;

Les délais d'acheminement des documents aux membres des organes sollicités.

(Voir Annexes Tableau N°43)

* Processus d'élaboration du budget

Instructions réparatoires du budget

Les instructions préparatoires ont pour objectif d'aider les responsables à mieux préparer leur budget annuel. Elles sont élaborées, à partir de l'exploitation des différents rapports et des programmes d'activités, et transmises sous la forme de note de service préparée par le DE et signée par le PDT.

x Propositions budgétaires

Chaque responsable prépare ses propositions de budget :

En veillant au respect des règles d'évaluation convenues et,

En ne considérant que les rubriques de dépenses qui le concernent.

Les propositions doivent parvenir au DE dans un délai raisonnable pour permettre leur consolidation. Dans le cadre de ses attributions, le DE appuie les autres responsables de l'entreprise dans le processus de préparation budgétaire.

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s Consolidation des propositions budgétaires

Les propositions budgétaires sont transmis au DE qui en assure la centralisation et la consolidation. Il procède aux vérifications d'usage et corrige, en cas de besoin, les données reçues.

s Arbitrage des propositions budgétaires

Une fiche consolidées, les propositions sont examinées par le staff : PDT, DE, EXPERTS, DAF.

Des amendements peuvent être faits par les participants. * Etablissement du projet de budget

Le DE dresse le projet de budget à partir des amendements faits par la réunion d'arbitrage.

9 Approbation du budget

Le projet de budget annuel est au Conseil d'Administration qui l'examine et l'arrête. Le projet de budget général est approuvé par les associés et autres collaborateurs externes au cours de l'Assemblée Générale (AG).

s Notes explicatives du processus budgétaires

Le processus décrit aux paragraphes précédents est illustré par les notes ci-dessous.

> Exécution du budget

* Principes d'exécution budgétaire

L'exécution du budget consiste :

A la mise en place du budget,

L'encaissement des ressources budgétisées,

L'engagement et le paiement des dépenses budgétaires.

s Personnel d'exécution du budget

Le personnel d'exécution du budget de l'entreprise comprend :

Le PDT qui engage les dépenses ;

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Le DE qui assure le contrôle des dépenses engagées et vérifie le respect des crédits budgétaires ;

Le DAF qui effectue le paiement des dépenses engagées.

* Mise en place du budget

Avant tout engagement de dépenses sur le budget approuvé,

Le DE transmet un exemplaire du budget au personnel chargé de son exécution ;

Le DE inscrit dans chaque poste budgétaire figurant au budget les crédits de

Dépenses autorisés ; pour ce faire, il prépare un bordereau budgétaire et le saisit dans le module budgétaire du progiciel de gestion financière et comptable.

Le DE édite alors les états budgétaires ventilés au personnel d'exécution ;

Ce sont des documents budgétaires de base référence pour engager les opérations. Il est possible de découper le budget annuel en tranches trimestrielles si les données et les critères permettant cette répartition sont disponibles. Ce type de découpage vise à suivre les évolutions et variations budgétaires trimestrielles.

x Engagement des dépenses

L'engagement est l'acte par lequel le PDT crée ou constate à l'encontre de l'entreprise une obligation dont résultera une dépense. Seul le PDT/DE est habilité à engager les dépenses budgétisées. L'engagement des dépenses se fait suivant les procédures d'acquisition de biens, fournitures et services décrites ci-dessous.

Le tableau ci-dessous résume les différentes formes d'engagement des dépenses :

(Voir Annexes Tableau N°44)

Tout agent souhaitant faire engager une dépense doit au préalable s'assurer de la disponibilité des crédits budgétaires correspondants. Cette information est disponible auprès du DE ou dans les états budgétaires.

s Contrôle des dépenses

Les efforts pour établir un budget prévisionnel seraient vains si l'on n'y adjoignent le contrôle assurant la fonction de comparaison des réalisations aux prévisions.

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Le contrôle budgétaire exige logiquement trois séries d'intervention :

Pour la prévision, établissement d'un programme précis en vue d'atteindre dans un délai donné, un résultat déterminé,

Au cours de l'exécution, étude systématique et permanente des perturbations susceptibles de modifier les prévisions de programme,

Périodiquement, opérer les ajustements nécessaires pour atteindre l'objectif défini, en dépit des variations intervenues dans les factures de décision. Un tel contrôle n'exclut pas la souplesse nécessaire à toute action dans la mesure où est un budget est établi pour un certain niveau d'activités mais doit être suffisamment flexible pour répondre aux aléas intervenus pendant son exécution.

A long terme, l'exercice du contrôle budgétaire comporte la recherche des écarts apparents et de leurs causes, afin de prévoir des budgets successifs plus précis.

Le DE exerce en permanence un contrôle à priori des dépenses engagées par le PDT. Cette disposition répond à un souci de contrôle interne efficace. Dès lors, tous les engagements de dépenses doivent obligatoirement être visés par le DE qui s'assure de leur conformité au budget. Ce contrôle n'est pas un contrôle d'opportunité de la dépense dont le PDT reste le seul juge. Toutefois, le DE ne peut accorder son visa à un engagement d'une dépense non prévue au budget et/ou pour laquelle les crédits disponibles seraient insuffisants.

9 Paiement des dépenses

Le paiement des dépenses engagées est assuré par le DAF. Aucune dépense ne peut être réglée si la certification du service fait ou de la livraison conforme du bien n'est pas disponible. La certification des dépenses est du ressort de chaque centre de responsabilité de l'entreprise comme indiqué par le tableau ci-après :

(Voir Annexes Tableau 45)

* Suivi révision budgétaire 9 Suivi budgétaire

Un budget est toujours un exercice de prévision reposant sur des estimations d'activités et de couts à moyen et court terme. Le contrôle budgétaire recherche les écarts entre les prévisions (parfois exprimées en couts standards ou

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simplement estimées) et les réalisations effectives. Les qualités requises pour un bon contrôle budgétaire sont :

Efficacité : la recherche des exceptions doit aboutir soit à la constatation d'erreurs dans les prévisions, soit à une anomalie dans l'exécution dont il faut déceler les causes ;

Rapidité : un écart constaté risque de s'aggraver si des mesures correctrices ne sont pas prises à temps. ;

Fréquence : les vérifications opérées lors du contrôle budgétaire peuvent être plus nombreuses et plus rapprochées que celles émanent de la comptabilité. Cette activité de suivi budgétaire est assurée par le DE pour assurer une grande efficacité, le suivi budgétaire sera réalisé trimestriellement.

y' Révision budgétaire

Les écarts ainsi constatés peuvent conduire à entreprendre une révision budgétaire visant à réadapter les crédits ouverts aux couts et aux activités à mener. Les révisions budgétaires sont normalement approuvées par les mêmes organes que ceux qui ont approuvés le budget, c'est-à-dire le Conseil d'Administration. Il faut limiter le nombre de révision budgétaire à deux par an. Les budgets révisés sont communiqués au personnel d'exécution du budget dans les mêmes conditions que les budgets initiaux.

(Voir Annexes Tableau N°46)

DATE : / / /

NOTE DE SERVICE N°
s Courrier

Tous les chefs de départements

Nous avons l'honneur de vous fournir les informations ci-après pour vous permettre de mieux préparer le budget de l'exercice N. Pour les activités qui relèvent de vos compétences.

Ces informations :

Rappellent les responsabilités de chaque service dans la préparation du budget ; Donnent les directives sur les orientations de la politique budgétaire de l'année ; Déterminent les formes dans lesquelles les propositions sont présentées ; Fixent les délais de dépôt des propositions de budget.

y' Responsabilité

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Veuillez noter que chaque service porte l'entière responsabilité de la qualité de la préparation du budget dont elle assure l'exécution. Votre responsabilité est engagée par cet exercice de programmation qui doit éviter aussi bien les excédents que les insuffisances de crédits au cours de l'exercice à venir.

s Directives

(Préciser ici les aspects sur lesquels l'accent devrait être spécialement mis au cours de l'exercice à venir pour les activités mis en oeuvre par les structures d'exécutions.)

s Présentation des propositions

Chaque service utilisera les formulaires (fiches d'élaboration budgétaires) prévues à cet effet pour préparation des propositions. L'évaluation des dépenses repose sur :

Une prévision fidèle des activités en volume,

Une valorisation précise des couts induits par ces activités. Les activités non terminées en fin d'exercice doivent être reconduites. Les nouvelles activités devraient tenir compte du programme pluriannuel convenu. Les valorisations doivent inclure les taux prévisionnels d'inflation, ainsi que les augmentations et les diminutions pouvant concerner les activités.

s Dates de dépôt des propositions

Les propositions budgétaires doivent être finalisées au plus tard le 15 sept, délai de rigueur. Les responsables prendront les dispositions nécessaires pour respecter ce délai. Toute proposition parvenue après cette date exposera le service à des sanctions réglementaires (prévoir une liste de sanction en la matière).

« Nom du PDT »

LE PRESIDENT DE L'ENTREPRISE

> Fiche d'élaboration budgétaire

(Voir Annexes Tableau N°47)

DETAIL DE LA DEPENSE

(à distinguer par nature de dépense)

(Voir Annexes Tableau N°48)

> Fiche de consolidation budgétaire

Utiliser autant de feuillets que nécessaire

(Voir Annexes Tableau N°49)

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> Fiche de révision budgétaire (Voir Annexes Tableau N°50) DETAIL DE LA REVISION

(à distinguer par nature de dépenses) (Voir Annexes Tableau N°51) > Etat de suivi budgétaire

(Voir Annexes Tableau N°52) > Tableau de suivi budgétaire (Voir Annexes Tableau N°53

2- SYSTEME COMPTABLE

* Organisation comptable

x Référenciel comptable

La comptabilité de l'entreprise est tenue dans les règles du plan OHADA : c'est le référenciel comptable. Les activités de cette zone doivent être adaptées à ce référenciel et à la normalisation comptable internationale.

II- CARACTERISTIQUES DU SYSTEME COMPTABLE

Le rôle du système comptable est la gestion des flux financiers de l' entreprise.il enregistre les flux financiers, les classes et, périodiquement en fait la synthèse sous forme de tableaux qu'il présente aux responsables et aux partenaires de l'entreprise pour les renseigner sur les incidences financières des activités exécutées et leur permettre de prendre les décisions qui conviennent.

Observer, analyser, enregistrer, classer et renseigner, c'est le rôle du système comptable et l'objet de la fonction comptable. En particulier la fonction comptable permet de :

Fournir aux périodes convenues les situations financières requises,

Répondre aux obligations comptables, fiscales et sociales de l'entreprise. Le système comptable doit être un instrument utilisé par les gestionnaires d'une entreprise pour les aider à planifier, contrôler et évaluer l'exécution et les couts

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des opérations. Pour assurer une information fiable sur ses activités, l'entreprise tient :

Une comptabilité générale et auxiliaire axée sur l'enregistrement et le traitement des flux principalement externe permettant de produire les états financiers obligatoires prévus par l'OHADA ;

Accessoirement, l'entreprise peut avoir :

Une comptabilité analytique adossée à la comptabilité budgétaire car le paramétrage des budgétaires permet de réaliser un suivi analytique par destination. Une comptabilité budgétaire pour l'inscription des crédits budgétaires, l'engagement des dépenses, le suivi, la révision des crédits ; et la production des états budgétaires. Un tableau de correspondance entre lignes budgétaires et comptes généraux sera établi. L'intérêt d'une telle correspondance réside dans la réduction des imputations et traitements comptables. Ainsi, ce sont les comptes généraux qui seront utilisés pour la mise en place du budget, et les imputations en comptabilité générale affecteront automatiquement les lignes budgétaires au plan réalisation. La mise en place de ce système permettra à l'entreprise de ne pas avoir à passer des écritures budgétaires séparées pour suivre les réalisations. La comptabilité de l'entreprise est tenue au moyen d'un progiciel de gestion comptable et financière comportant au moins les modules intégrés (ou interfacés) ci-après :

Un module de comptabilité générale auxiliaire,

Un module de comptabilité analytique,

Un module de suivi budgétaire,

Il doit offrir les possibilités de gestion simultanée de plusieurs dossiers comptables

et leur consolidation. Chaque progiciel répond, au moins aux six (6) conditions

suivantes :

Tout renseignement comptable comporte l'indication de l'origine du journal, du

contenu et de l'imputation de l'opération ;

L'irréversibilité des traitements effectués (validation des écritures saisies)

Interdit toute suppression, addition ou modification ultérieures ;

Les enregistrements sont classés dans l'ordre chronologique selon la date de

valeur comptable des opérations ;

Les données enregistrées sont conservées sur supports indélébiles ;

L'organisation comptable informatisée garantie les contrôles à posteriori ;

Les éditions du système sont datées et numérotées.

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1- LES PRINCIPES COMPTABLES

Les principes comptables ci-après doivent être notamment respectés dans la tenue de la comptabilité :

V' Le principe de spécialisation des exercices

V' Le principe de continuité d'exploitation

V' Le principe du cout historique

V' Le principe de prudence

V' Le principe de permanence des méthodes

V' Le principe de transparence

V' Le principe d'importance significative

V' Le principe de la spécialisation des exercices

V' Le principe de la prééminence de la réalité sur l'apparence.

(1) SPECIALISATION DES EXERCICES COMPTABLES

Ce principe dispose qu'il faut rattacher à chaque exercice budgétaires l'ensemble des produits et des charges relevant de cet exercice et cela même si certaines ces recettes ou dépenses ne sont pas encore encaissées ou réglées lors de la clôture de l'exercice. L'application de ce principe conduit, par exemple, à :

Repartir l'amortissement des biens durables en tranches annuelles ;

Inscrire, dans les charges de l'exercice, les charges et les pertes probables ; Répartir à la clôture de l'exercice les charges et les produits constatés d'avance ; Inscrire dans le résultat de l'exercice, les produits à recevoir et les charges à

payer.

(2) CONTINUITE DE L'EXLOITATION

Ce principe repose sur le fait que l'entreprise est considérée comme étant en activité et devant continuer à l'être dans le future raisonnablement prévisible. La définition du plan d'amortissement des biens durables découle de l'application de ce principe.

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(3) COUT HISTORIQUE

La comptabilité est tenue suivant le principe du cout ce qui signifie que les biens sont pris en comptabilité à leur date d'entrée dans le patrimoine et leur cout d'acquisition exprimé en unités monétaires courantes. Les biens de l'entreprise sont ainsi comptabilisés à leur cout historique d'acquisition qui est composé du prix d'achat augmenté des frais accessoires d'achat.

(4) PRUDENCE

Le principe de prudence doit conduire les responsables et gestionnaires à l'appréciation raisonnable des conséquences prévisibles des événements et des opérations marquant la vie de la structure. Ce principe vise à éviter de transférer sur les exercices ultérieurs des risques nés durant un exercice donné et susceptibles d'entrainer des pertes futures (par exemple on provisionnera dès l'année en cours les dommages et intérêts que l'entreprise pourrait être amené à payer à la suite d'un accident de la circulation dont l'un de ses chauffeurs serait responsable). La comptabilisation des écarts de change à la clôture de l'exercice est également une illustration de ce principe.

(5) PERMANENCE DES METHODES

La permanence des méthodes est le principe selon lequel les états financiers doivent être préparés, présentés et évalués selon les mêmes formes et les mêmes méthodes d'un exercice à un autre. La méthode de comptabilisation utilisée (la comptabilité d'engagement) est une application de ce principe. En effet, les transactions sont constatées au moment de leur engagement au cours de chaque exercice et non pas au moment de leur décaissement ou encaissement. Les changements de méthodes sont fortement déconseillés. Tout changement éventuel doit être justifié et approuvé avant d'être mis en oeuvre.

(6) TRANSPARENCE

Le principe de transparence exige la présentation d'une information loyale, complète et claire des états financiers de l'entreprise. Il correspond à l'application correcte et permanente de l'ensemble des règles et principes comptables énoncés.

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(7) IMPORTANCE SIGNIFICATIVE

La prise en compte de ce principe conduit à faire figurer dans les états financiers tous éléments susceptibles d'avoir une influence sur le patrimoine, la situation financière et les résultats de l'entreprise. Ce principe vise à donner aux destinataires des états financiers une information complète et suffisante leur permettant de porter un jugement objectif et motivé sur la situation exacte de l'entreprise.

(8) CORRESPONDANCE DES BILANS

Selon ce principe, les soldes d'ouverture du bilan de l'exercice N+1 sont identiques aux soldes de clôture de l'exercice N.

(9) LA PERMANENCE DE LA REALITE SUR L'APPARENCE

Ce principe revient à donner dans les états financiers la priorité à la réalité économique sur la forme ou l'apparence juridique. Son application conduit à inscrire à l'actif des bilan de l'entreprise la valeur des biens mis à sa disposition comme s'ils lui appartenaient alors qu'elle n'en est pas juridiquement pas le véritable propriétaire.

2- DESCRIPTION DU FONCTIONNEMENT DU SYSTEME COMPTABLE

Le système de comptabilité d'une entreprise est l'un des centres de responsabilités de son système général de gestion intégrée. Ce système général repose sur les principes suivants :

Toute information d'ordre comptable n'est saisie qu'en une seule fois à partir d'une seule et même pièce justificative ;

Les imputations sont faites selon un système multicritères (budgétaire, engagements, comptes généraux et auxiliaires, financier, analytique) ;

Toutes les éditions sont possibles dès le traitement consécutif à la validation des saisies.

* Réception des pièces justificatives

Lors de la réception du courrier externe par le SA, les pièces justificatives de nature comptable reçoivent les références de réception (date, n°d'ordre) puis sont

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enregistrées dans un registre particulier puis transmis au DAF après visa du DE. Les pièces internes sont transmises directement par le service émetteur au DAF pour traitement.

s Imputation des pièces justificatives

Aux pièces justificatives sont jointes des fiches d'imputation permettant d'apposer les mentions des codifications antérieurement préparées. Les pièces sont traitées par le DAF par dossier comptable ouvert. Elles sont imputées, saisies, traitées et classées. Chaque pièce comptable est imputée selon le dossier, le journal, les comptes généraux et auxiliaires éventuellement et les postes analytiques/ budgétaires.

s Saisie des pièces justificatives

Les pièces imputées sont saisie au jour le jour par le DAF (ou ses collaborateurs) dans le module correspondant du progiciel. L'opération de saisie est matérialisée dans la fiche d'écriture afin d'éliminer les risques de double saisie.

s Traitement des écritures

Le progiciel traite instantanément les écritures saisies selon les processus propres à chaque module. Les opérations sont traitées dans la monnaie locale (FCFA) et dans les devises utilisées.

s Edition des états

A l'issue des traitements, tous les états sont imprimables (balance, grand livre, journaux, états analytiques et budgétaires, états financiers formalisés). Les comptes sont analysés et les soldes sont justifiés par le DAF.

s Supports comptables

Les pièces justificatives constituent la preuve des opérations financières et donc des enregistrements comptables qui en découlent. Elles servent à établir la vérité des comptes lors des audits mais aussi dans les contentieux, les litiges et les procès à caractère commercial. Les enregistrements comptables indiquent dans les livres comptables la nature et les références des pièces justificatives. La durée de conservation recommandée pour les pièces justificatives ordinaires est de dix

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(10) ans. Les pièces justificatives accompagnent les livres comptables. On dénombre trois catégories de pièces justificatives :

(1) Les émanent des tiers,

(2) Les pièces internes,

(3) Les imprimés comptables.

s Pièces justificatives émanent des tiers

Les pièces justificatives émanant des tiers comprennent, par exemple :

V' Les factures des fournisseurs, des assureurs,

V' Les factures de consommation d'eau, d'électricité, de télécommunications, V' Les avis et bordereaux de banque.

Les pièces externes doivent rappeler, dans la plupart des situations, les références des transactions auxquelles elles se rapportent pour être prises en considération (contrat, commande, abonnement, etc.

Les pièces externes sont toujours des originaux et il en va de même des justificatifs qui peuvent les accompagner. Les photocopies (non légalisées) de pièces justificatives sont prohibées et peuvent tout au plus servir à constituer des copies de dossiers comptables.

V' Pièces justificatives internes

Les pièces justificatives internes sont revêtues des visas prévus pour avoir force probante ; elles comprennent, par exemple :

V' Les bulletins de paie,

V' Les reçus, chèques et ordre de virement,

V' Les relevés de frais, états de paiement, états de rapprochement.

V' Imprimés comptables

Une liste des imprimés ayant une utilisation comptable doit être dressée en mentionnant les références de normalisation pour éviter les confusions de documents. Un exemple d'une liste de ce type est donné ci-après.

(Voir Annexes Tableau N°54)

V' Registre ou éditions comptables

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L'entreprise tient les livres comptables suivants :

V' Le livre- journal,

V' Le grand-livre,

V' La balance générale des comptes,

V' Le livre d'inventaire,

V' Le livre de paie.

Le livre- journal, le livre d'inventaire et le de paie sont cotés, paraphés par l'autorité judiciaire compétente (tribunal de commerce et inspection du travail).

Ils sont tenus sans blancs (si manuels) ni altération aucune d'aucune sorte. Les corrections dans les livres comptables sont effectuées par contre-passation ou en négatif des éléments erronés. Les livres comptables sont conservés pendant au moins dix (10) ans. Pour faciliter l'établissement du livre-journal, les journaux auxiliaires suivants sont ouverts :

V' Journaux de banques

V' Journaux de caisses

V' Journaux achats

V' Journaux paie

V' Journaux des opérations diverses

Il en est de même du grand-livre des comptes généraux de tiers dont la tenue peut être facilitée par la tenue des comptes auxiliaires des :

V' Fournisseurs ordinaires

V' Fournisseurs d'investissements V' Personnel

Bien qu'il ne soit pas légalement obligatoire, le registre des immobilisations qui concerne les biens durables (ou immobilisations corporelles) est tenu pour permettre d'identifier et de localiser ces biens. Lors de la saisie comptable des factures d'achat de biens durables, les comptes d'immobilisations sont mouvementés. Cette opération se traduit par la création d'une fiche d'immobilisation reprenant les renseignements suivants :

V' Numéro du compte,

V' Numéro d'identification de l'immobilisation,

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V' Valeur,

V' Date d'acquisition,

V' Fournisseur,

V' Localisation,

V' Financement,

V' Poste budgétaire,

V' Taux d'amortissement.

L'assistant comptable prépare une étiquette portant le code d'identification de l'immobilisation pour l'apposer sur le bien concerné. Au 31 décembre de chaque année, un inventaire des immobilisations est recoupé avec le fichier d'immobilisations.

V' Personnel comptable

Dans l'organigramme présenté ci-dessus, le personnel affecté aux taches comptables de l'entreprise se compose :

V' Le DAF V' L'AC

Les taches générales de ce personnel sont détaillées dans le module susvisé. V' Codification comptable

Le personnel comptable utilise les tables de codifications comptables pour analyser, imputer, saisir, et traiter les opérations de l'entreprise. Les principales tables comprennent :

V' La liste des journaux comptables,

V' La liste des comptes généraux,

V' La liste des codifications auxiliaires,

V' Le plan comptable analytique,

V' La correspondance poste budgétaire/ comptes généraux.

Pour chacune des tables susvisées, il est créé une codification comportant un code de caractères alphanumériques et un libellé associé. Ces listes sont mises à jour au fur et mesure des besoins de codifications.

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Pour chaque activité confiée à l'entreprise, le DAF crée une codification analytique. Les journaux comptables, les comptes généraux et auxiliaires, et les correspondances budgétaires sont mises à jour si la nouvelle activité le justifie.

V' Registre comptable

Les codifications des registres comptables comportent des caractères alphanumériques. Il est créé un code par journal comptable.

V' Comptes généraux

Les codifications des comptes généraux son conformes aux dispositions du référenciel comptable applicable.

V' Codification auxiliaire

A certains comptes de tiers sont associés des codes auxiliaires permettant d'individualiser les opérations traitées avec eux. Les comptes généraux qui font l'objet d'un suivi auxiliaire sont repérés par la mention d'une référence représentant la catégorie de tiers.

V' F, Fournisseurs,

V' P, Pur personnel,
V' T, Autres Tiers,

Chaque code auxiliaire peut reprendre la référence correspondant à la catégorie de tiers suivie de caractères numériques ou alphanumériques.

Exemple : F001 pour le premier fournisseur, P011 pour le 11^ème employé. V' Codifications analytiques

Chaque activité à exécuter est décrite. Les activités sont codifiées au moyen de caractères alphanumériques.

V' Codifications budgétaires

Une correspondance est établie entre les lignes budgétaires et les comptes par nature. La liste de ces correspondances doit être régulièrement tenue à jour.

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III- OPERATIONS D'ACQUISITIONS D'IMMOBILISATIONS, D'ACHATS ET DE SERVICES EXTERIEURS

Le DAF impute la facture d'acquisition d'immobilisation selon le schéma ci-après : (Voir Annexes Tableau N°55)

Le DAF impute la pièce comptable d'achat et de services extérieurs selon le schéma ci-après :

(Voir Annexes Tableau 56)

* Comptabilisation des salaires

Pour le paiement des salaires, il convient de :

9 Préparer les états de salaires,

9 Les faire approuver,

9 Préparer les règlements,

9 Enregistrer en comptabilité des dépenses (net, retenues et charges

Retenues fiscales). A partir du fichier personnel et du registre des absences, et éventuellement de l'échéancier de remboursement des avances et des prêts consentis au personnel, le DAF prépare l'état de salaire au moyen d'un logiciel de paie ou d'un tableur Excel (édition des bulletins et l'état récapitulatif des salaires). Les états de salaires sont édités en autant d'exemplaires que nécessaire. Les chèques et les états de virement sont établis par le DAF au vu de l'état de salaires. L'ensemble de ces documents est soumis à la signature du DE.

Trois exemplaires de ces états financiers sont transmis au DAF pour la comptabilisation des salaires nets, de la retenue sociale et des retenues fiscales. En effet, les salaires sont payés immédiatement alors que les charges sociales sont payées selon un échéancier fixé par les caisses concernées.

La paie doit être centralisée.

A cet effet, le DAF agrafe à chaque exemplaire conservé une fiche d'imputation comptable pour la comptabilisation (1) des salaires nets, (2) des retenues et charges sociales (3) des retenues fiscales. Le schéma comptable est le suivant :

s Schéma d'imputation des salaires nets

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(Voir Annexes Tableau N°57)

> Registre à utiliser : JOURNAL PAIE

Pour le paiement des salaires il est rappelé que les salaires sont payables en espèces, par chèque ou par virement bancaire. Les salariés payés en espèce se présente chez le SA pour encaisser leur paie. Pour le personnel payé par chèque, le SA remet à chaque agent son chèque de paiement après en avoir pris copie.

Pour le personnel payé par virement bancaire, le DAF établit une lettre d'ordre de virement signée par le DE et le DAF établit une lettre d'ordre de virement adressée à la banque qui tient le compte sur lequel des sommes sont payées en indiquant le nom, le numéro de compte, la domiciliation, le montant à percevoir de chaque agent. Un exemplaire de cette lettre est classé au secrétariat du DE. Le DAF agrafe chaque exemplaire du bulletin de salaire et une copie du chèque ou de lettre de virement correspondant avec une fiche d'imputation comptable. Les schémas d'imputations se présentent comme suit :

> Paiement en espèce des salaires (Voir Annexes Tableau N°58)

> Paiement par chèque ou virement bancaire des salaires

(Voir Annexes Tableau N°59)

> Paiement par chèque des retenues et charges sociales

(Voir Annexes Tableau N°60)

> Paiement des retenues par chèque des retenues fiscales (Tableau 61)

(Voir Annexes Table N°62)

1- OPERATIONS DE FIN D'EXERCICE * AMORTISSEMENTS ET PROVISIONS > Les amortissements

Registre à utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES (Voir Annexes Tableau N° 63)

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> Les provisions

Registre à utiliser : JOURNAL DES OPERATIONS DIVERSES (Voir Annexes Tableau N°64)

> Mouvements de fonds

Registre à utiliser : JOURNAUX DE BANQUE ET/ OU JOURNAL DE

CAISSE

Dans le journal recevant des fonds

(Voir Annexes Tableau N°65)

* / TRAVAUX DE FIN D'EXERCICE

Les travaux de fin d'exercice comprennent :

Les travaux d'arrêt de comptes,

L'analyse et la justification des soldes des comptes,

Les écritures d'amortissements, de virement de compte à compte en fin d'exercice,

La production des états financiers.

s Editions périodiques

Avec l'utilisation d'un système informatique, les éditions des documents comptables sont disponibles en temps réel ; c'est-à-dire que ces documents sont disponibles dès la validation des écritures. Ce qui permet d'obtenir les éditions selon la périodicité souhaitée (journalier, mensuelle, semestrielle ou annuelle). Ces éditions comprennent :

V' Les journaux,

V' Les grands-livres des comptes généraux,

V' Le grand-livre des comptes auxiliaires,

V' La balance générale des comptes,

V' La balance auxiliaire

V' Les états analytiques et budgétaires

x Analyse et justification des comptes

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A partir de ces éditions, le DAF procède à l'analyse des comptes. Les fonctions de lettrage automatique ou manuel du progiciel peuvent être mises à profit pour analyser les comptes de tiers en particulier. Les soldes des comptes bancaires sont justifiés par l'établissement des rapprochements de banque.

x Ecritures de régularisation

Les écritures d'inventaire sont saisies dans le journal des opérations diverses (OD) charges à payer, charges comptabilisées d'avance, différences de charge, immobilisations et amortissements).

2- L'EVALUATION DES PROCEDURES ET LES PROCEDURES DE

MISE A JOUR

Le respect des lois, règlements en vigueur et les directives de la direction de l'entreprise. Si les procédures comportent des points faibles, les auditeurs et juristes les relèvent et proposent des solutions dans leurs recommandations. Ces dernières sont discutées avec les opérationnels. Si les recommandations sont approuvées par la direction de l'entreprise, elles aboutissent à une mise à jour du manuel. Les procédures ne sont pas statiques, elles sont dynamiques et doivent toujours s'adapter à l'organisation mise en place et aux besoins évolutifs de l'entreprise. C'est pourquoi, il est prévu une procédure spéciale de mise à jour :

V' Qui prépare la mise à jour ?

Le chef de département chargé de l'application de la procédure,

La cellule juridique, accompagnée de la cellule audit interne sur l'initiative du chef d'un département ou sur proposition du PDT ou aussi un agent extérieur au département concerné.

V' Quand fait-on la mise à jour ?

Dès lors qu'une procédure est identifiée comme étant :

Incomplète, désuète ou Inadaptée.

V' Comment fait-on la mise à jour ?

En préparant une note explicative claire et une note de procédure conforme au style du manuel. Nous ne saurions donc parler du manuel des procédures, sans

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évoquer le contrôle interne qui est mis en oeuvre par son biais et soutenue par l'organigramme, les fiches techniques de poste et la séparation des fonctions.

* Le contrôle interne

« Le contrôle interne est un processus mis en oeuvre par le conseil d'administration, les chefs de départements et le personnel de l'entreprise, destiné à fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs suivants : la réalisation et l'optimisation des opérations ; et la conformité aux lois et aux règlements en vigueur. »

x Objectifs

Ses objectifs peuvent être relevés sous deux angles : L'objectif général :

Construire et conserver une image favorable au sein du secteur et auprès des parties prenantes, présenter des états financiers fiables aux partenaires, et agir en conformité avec les lois et règlements.

Objectifs spécifiques : Assurer ou favoriser (et non garantir) suivant les cas :

La protection et la sauvegarde du patrimoine, La qualité de l'information, dont la fiabilité des informations financières,

La conformité aux lois et règlementations en vigueur ainsi que l'application des instructions de la direction, des politiques de gestion, des plans et procédures. La réalisation et l'optimisation des opérations, et l'amélioration des performances.

* LES PRINCIPES

Le contrôle interne repose sur sept principes qui sont :

(1) L'ORGANISATION

Pour que le contrôle interne soit satisfaisant, il est nécessaire de mettre en place une organisation répondant à des caractéristiques propres à l'entité et aux exigences et orientations stratégiques de son environnement. Cette organisation doit être préalable, adaptée et adaptable, vérifiable, formalisée (organigramme clair, fiches techniques de postes) et doit comporter une séparation de fonctions.

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(2) L'INTEGRATION

Le contrôle interne est inhérent à la structure de l'entreprise. Pour être particulièrement efficaces, les procédures de contrôle interne doivent être intégrées (et non rajoutées) à l'infrastructure et faire partie de la culture de l'entreprise. Le contrôle interne ne constitue pas un surcroit. Ce principe est lié à celui de l'autocontrôle qui est mis en oeuvre par les recoupements, des contrôles réciproques ou des moyens techniques appropés.

(3) L'UNIVERSALITE

Il concerne le champ d'action du contrôle interne. Le contrôle interne concerne toutes les personnes dans l'entreprise, en tout temps et en tout lieu (pas d'exclusion, pas de privilège, pas de domaine réservé).

(4) L'INDEPENDANCE

Ce principe implique que les objectifs de contrôle interne sont à atteindre indépendamment des méthodes, procédés et moyens de l'entreprise.

(5) L'INFORMATION

La qualité de l'information fait partie des objectifs de contrôle interne. Ce principe commande que la direction dispose d'un système d'information adéquat lui permettant de piloter convenablement l'entreprise.

(6) LA PREVISION

Ce principe préconise la planification et approche volontariste du changement plutôt que déterministe.

(7) LA QUALITE DU PERSONNEL

La culture de l'organisation doit être basée sur la compétence et la bonne moralité.

Source : Economie et Mangement des organisations : Paul Cézanne

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CONCLUSION

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En effet, l'objectif de ce travail était de démontrer la contribution du manuel des procédures à la performance financière, et aux orientations stratégiques des entreprises, particulièrement Africa Consulting Group-Cote d'Ivoire. Nous sommes partis du principe selon lequel toute entreprise, aussi petite qu'elle soit, se doit de s'assigner un minimum d'organisations. A cet effet, notre questionnement général de départ traduit à travers les hypothèses a été celui de savoir comment l'existence d'un manuel des procédures s'inscrit-elle dans une dynamique de performances et orientations stratégiques, et ce dans le souci de pérenniser l'entreprise. Pour répondre à cette question, nous avons d'abord développé une appréhension claire des concepts fondamentaux liés à l'administration, la comptabilité et les finances et à l'organisation elle-même d'une entreprise pour ensuite mettre en évidence l'utilité d'un manuel des procédures. Et finir par la transposition du traitement des opérations débouchant sur des écritures comptables sous forme de procédures pouvant servir de contrôle interne à Africa Consulting Group-Cote d'Ivoire. L'intérêt du travail mené au cours de ce stage fut donc double :

Formaliser et synthétiser au maximum des procédures afin de mieux les appréhender.

Comprendre les enjeux et orientations stratégiques menés par l'entreprise, l'ensemble de ce travail mené est bien au coeur du métier d'auditeur et ce, surtout si l'on veut avoir une vision pointue et rigoureuse des arcanes de gestion à la fois décisionnelle, mais aussi procédurales.

Apprendre sans cesse, s'adapter aux contraintes exercées par le milieu à la fois interne et externe à l'entreprise, c'est pouvoir avancer sereinement dans un monde sans cesse en mouvement et où rien n'est jamais acquis définitivement ainsi, le travail mené au cours de ce stage n'est pas figé dans le marbre. Il faut l'actualiser en permanence car il serait rapidement désuet. Le manuel des procédures ses exigences ont connu et ce, pendant la période de stage des évolutions importantes. Au terme donc de cette étude, force est de constater que l'adoption du manuel proposé permettrai d'infirmer les hypothèses de recherche émises au début de notre étude.

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