Conception d'une base de données pour la gestion des clients dans un hotel. Cas du Guest House EKAF

REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

MINISTERE DE L'ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET UNIVERSITAIRE

UNIVERSITE NOTRE-DAME DU KASAYI

U.KA

B.P. 70/KANANGA

251663360

FACULTE D'INFORMATIQUE

Par Neuville KAPUKU MUTEBA

Travail de fin de cycle présenté en vu de l'obtention du titre de gradué en Gestion informatique.

Promotion : G₃ Informatique

Directeur : C.T. Théodore TSHISUNGU

JUILLET 2011

« Pour une chose bien conçue, les mots s'offriront et couleront d'eux-mêmes. »

Par Horace

« La supériorité de l'architecte le plus maladroit sur l'abeille la plus experte réside en ceci que l'architecte porte d'abord la maison dans sa tête. »

Par Karl Max

Au Seigneur Jésus, qui me comble de grâce et me rend capable, que l'honneur, la gloire, la puissance et la victoire lui reviennent à jamais ;

A vous mes chers parents Donatien Muteba et Mputu Elisée pour l'encadrement depuis mon enfance jusqu'à ce jour sur tous les plans de la vie ;

A mon beau frère Serge Mpiana et sa femme Rébecca Badila pour l'assistance ;

A vous tous, je dédie ce travail.

Par Neuville KAPUKU MUTEBA

AVANT - PROPOS

La vie d'un scientifique est faite d'un potentiel envi de découvrir des nouvelles connaissances et ce, dans son domaine du savoir ; car le domaine du savoir est comparable à une forêt dense dans laquelle chacun s'efforce d'effrayer un chemin par lequel nombreux trouveront issue.

C'est ainsi pour y arriver, nous avons poursuivis à notre tours nos grandes recherches dans ce domaine tout en mettant l'accent sur la gestion des clients dans un hôtel et plus particulièrement au Guest-House EKAF notre terrain d'étude et pour y parvenir nous avons sollicité le concourt de nos guides que nous remercions vivement dans cette partie du travail.

Au Directeur de ce travail Théodore TSHISUNGU Chef des travaux, qui en dépit des souffrances, des difficultés a accepter la décision de m'emmener jusqu'au bout dans la réalisation de ce dit travail, pour les conseils judicieux et remarques constructives qui ont fait de notre travail ce qu'il en trouve ici notre parfaite considération.

Nos remerciements s'adressent au comité directeur de l'Université Notre-Dame du Kasayi et particulièrement à Monsieur le Recteur Abbé KABASELE, au Secrétaire Général académique Abbé Stanny KANGUDI pour toute planification des affaires académiques qui nous amènent à cette fin.

Au corps Administratif de l'U.KA qui de loin ou de près ont contribué à l'avancement et au bon déroulement du calendrier académique qui double par ce résultat.

Nos remerciements les plus originaux s'adressent particulièrement à mes chers encadreurs à l'occurrence Monsieur le Chef des travaux TSHILENGA, le Professeur NTUMBA, Professeur Ordinaire MANYA Léonard, l'Assistant Sylvain KATUMBA, l'Assistant Deny MUAMBA.

A vous mes proches camardes, amis et connaissance, plus particulièrement Martin Fils BAKADIPANDA, Michel KANKU, Price MUJINGA, Virginie BAKAMUIMBA, Marie TSHILOMBA, je vous dis grand merci pour les conseil ou soutien moral, vos tendres collaborations et accompagnements durant ma vie académique.

INTRODUCTION

La découverte de l'informatique et son évolution ont fait à ce qu'on parle du développement scientifique, ou de l'évolution des autre sciences. C'est pour cela que dans beaucoup des domaines, l'informatique n'intervient que pour donner solution à une quelconque difficulté qui existait afin de donner une bonne marche pour le traitement des informations.

Ainsi dans notre domaine de recherche, nous allons faire appel à l'informatique pour la gestion des clients dans un hôtel.

0.1. PROBLEMATIQUE

La gestion des clients dans un hôtel est un travail qui consiste à l'identification de chaque client au sein de l'hôtel, à la prise de connaissance de sa date d'entrée, sa durée de logement ainsi que sa date de sortie.

Un certain nombre des problèmes se posent, à savoir :

Chaque client est obligé de se déplacer de sa résidence habituelle pour venir réserver une chambre ou un appartement à l'hôtel ;

Dans le cas où toutes les chambres sont occupés, le client aurait perdu l'argent de son transport ;

L'absence d'un logiciel de gestion des clients u sein de cet hôtel est à la base de beaucoup des pertes matériels, financières et en gain de temps ;

L'établissement des rapports manuscrits est la cause principale de plusieurs erreurs et omissions des éléments de vrais rapports.

Comment résoudre tous ces problèmes ?

La question posée peut être résolue en conservant une base de données pour la gestion des clients dans un hôtel.

0.2. OBJECTIF

Ce travail permet d'avoir une connaissance sur la gestion informatisée et ses effets sur l'entreprise cible.

0.3. METHODOLOIE

La méthodologie nous permet d'avoir une connaissance parfaite sur la technique utilise pour la réalisation de ce travail. Pour ce nous avons adopté pour ces différentes techniques :

La technique documentaire : Ici nous avons consulté les documents avec lesquels ils utilisaient pour la gestion des clients. Nous avons eu aussi à consulter la bibliothèque électronique qui est l'Internet et quelques autres livres de gestion.

La technique d'Interview : Nous avons échangé avec les personnels compétents purs la récolte des données de l'entreprise.

Ces sont les techniques qui nous ont servi à acquérir des données pour la réalisation du présent travail.

0.4. INTERET DU SUJET

Comme l'ancienne gestion était manuelle, ce travail mettra en place un système de gestion informatisé. Cette gestion informatisée pourra palier aux différentes difficultés que présentait l'ancienne ; et cette fois-ci la gestion sera rapide.

0.5. DELIMITATION DU SUJET

Notre travail s'effectue au cours des années 2010 - 2011 au Guest-house EKAF (Etablissements Kalubi & Fils) à Kananga.

0.6. SUBDIVISION DU TRAVAIL

Hormis l'Introduction générale et la conclusion, la présente oeuvre scientifique est subdivisée en quatre chapitres :

Le premier chapitre parlera de l'analyse préalable ; donc nous aurons à présenter l'entreprise cible et de nôtre étude et la manière dont les informations y circulent.

Dans le deuxième chapitre, « Analyse conceptuelle, Ici exposer le nouveau système d'information.

Dans le troisième chapitre qui est intitulé « Analyse organique », dans ce chapitre on aura à choisir les matériels avec lesquels notre système d'information qui est encore logique sera transformé en un système physique.

Enfin le quatrième chapitre va nous présenté les aperçus de notre travail, c.à.d. les interfaces de notre application que nous à concevoir.

CHAP I : ANALYSE PREALABLE

Dans ce chapitre, nous allons décrire l'entreprise cible et la manière dont se présente leur système d'information.

II.1. PRESENTATION DE L'ENTREPRISE

L'entreprise cible de notre travail est le Guest-House EKAF (Etablissements Kalubi & Fils).

1. APERCUS HISTORIQUE DE L'ENTREPRISE

Suite à la demande du Gouverneur de la province du Kasaï-Occidental en fonction ; « La construction d'un hôtel de la classe qui pouvait prendre en son sein les visiteurs venant d'ailleurs et de les loger dans des très bonnes conditions », Monsieur KALUBI TSHISUNGU, le visionneur du Guest-House EKAF a voulu mettre en place un hôtel de qualité qui pouvait contenir une piscine, une terrasse et beaucoup d'autres bonnes choses non-citées. La mort aussi comme elle ne prévient pas, elle a frappé le visionneur, heureusement la présence de son fils qui a rendu cette vision une réalité.

C'est ainsi qu'à la date du 26 juin 2008, il eut l'inauguration du Guest-House ce qui fait quatre mois après la mort du visionneur. Mais cette inauguration a été déclarée précoce du fait que toute la vision n'a pas été accomplie suite à la visite du président de la République au Kasaï-Occidental.

2. SITUATION GEOGRAPHIQUE

Le Guest-House EKAF se situe au quartier Malandji dans la commune de Kananga, juste au croisement des avenues GECAMINES et SAIO.

Cette entreprise est limitée :

- A l'Est par l'HIMO-Kasaï

- A l'Ouest par la station émettrice Malandji

- Au Nord par la banque commerciale Soficom/Kananga

- Au sud par le bâtiment administratif

3. SUBDIVISION ADMINISTRATIVE

Economiquement, le Guest-House EKAF est une entreprise rendant service à la population car il prévoit un bon cadre d'hébergement. Ses activités sont hiérarchisées de la manière suivante :

· Direction général

· Direction administrative

· Service d'hébergement

· Service de restaurant

4. ORGANIGRAMME DE L'ENTREPRISE

Sous ce titre, nous allons décrire la structure hiérarchique de l'entreprise cible de notre travail. Ainsi pour être bien précis notre description sera faite en deux points ci-dessous :

- Organigramme général ; qui représente la répartition hiérarchique des tâches dans cette entreprise.

- Organigramme isolé ; qui nous guide juste au service qui fait l'objet de notre étude.

a. Organigramme général

L'organigramme général se présente de la manière suivante :

Direction générale

Gestion

Supervision

Service d'hébergement

Service de restaurant

Réception

Filles de chambre

Billendéri

Serveurs

Caisse

Cuisine

b. Organigramme isolé

Direction générale

Direction administrative

Supervision

Service d'hébergement

Réception

Filles de chambre

Billendéri

INTERPRETATION DE L'ORGANIGRAMME GENERAL

L'Interprétation de cet organigramme n'est que l'explication du système d'information de cette entreprise.

Commençons par le sommet, nous avons :

· Direction générale : C'est la tête de l'entreprise, où nous trouvons le PDG lui-même ou soit le responsable. Car le Guest-House EKAF est une entreprise privée à responsabilité limitée (S.P.R.L).

· Gestion : Ici nous trouvons le gérant de l'entreprise. Comme le Guest-House est combiné avec le restaurant, ce service se charge de la gestion de tout. Il coordonne tout et donne le rapport à la direction générale.

· Supervision : Ce service coordonne le service d'hébergement et de restaurant et donne le rapport au gérant.

· Service d'hébergement : Il est composé de la réception, du service filles de chambres et de la billendérie.

o Réception : Ici on reçoit les demandes de logement, on fait la vérification de la disponibilité des places puis on enregistre le client. Comme la réception est combinée avec la caisse, le client paie et reçoit sa clé de chambre. A la fin du moi, ce service fait rapport à la Supervision.

o Filles de chambre : Ce service s'occupe de la propreté de la chambre ou appartement.

o Billendérie : Ce service s'occupe de la propreté des vêtements des clients logés et autres.

· Service de restaurant : Ce service est composé de la réception qui est combinée avec la caisse, des serveurs ou serveuses, et de cuisinier.

o Réception : Ici on reçoit les commandes des clients. Comme il est aussi combiné avec la caisse, le client n'est servi qu'après règlement. A la fin du moi, il fait rapport à la Supervision.

o Serveurs : C'est un service qui prend soin des clients, en les servants d'après leurs commandes.

o Cuisine : C'est un service de préparation de la nourriture selon la commande.

OBJECTIFS POURSUIVIS PAR L'ENTREPRISE

Selon le visionneur de cette entreprise a pour objectifs :

· Mettre en la disposition de la population d'un meilleur endroit d'hébergement ;

· Contribuer aux cinq chantiers du président de la République Démocratique du Congo :

o Dans le secteur emplois ;

o Et aussi dans le secteur construction.

SOURCES FINANCIERES DE L'ENTREPRISE

Etant donné que le Guest-House EKAF est une entreprise privée à responsabilité limitée. Cette entreprise s'autofinance, donc elle ne vit qu'avec l'argent produit.

II.2. ETUDE DU SYSTEME EXISTANT

Dans cette partie nous allons effectuer une étude détaillée des postes qui font la base de notre champ de recherche. Et ceci nous permettra d'avoir la connaissance de la manière dont circulent les informations avant d'apporter la main informatique.

Pour ce, nous avons subdivisé cette étude en trois grandes analyses qui sont :

- Analyse des postes ;

- Analyse des moyens de traitement ;

- Analyse des flux d'information.

NARRATION DE LA CIRCULATION DE L'INFORMATION

Comme dans notre travail, nous ne nous intéressons qu'au service d'hébergement, nos informations circulent de la manière suivante :

Un client demandant l'hébergement au Guest-House EKAF se présente à la réception. Le service de réception vérifie dans la liste d'appartements s'il y a des appartements libres pour recevoir les clients et puis il examine le client s'il figure dans la liste des clients abonnés.

Si oui il lui enregistre dans le registre de logement.

Si non il lui enregistre dans la fiche d'identification qui est établie en quatre exemplaires dont une copie sera livrée au service de l'ANR, l'autre à la POLICE criminelle, la troisième à la DGM et celle qui reste à la réception. Et comme la caisse est incorporée à la réception, il élabore une facture en deux exemplaires, dont une copie sera donnée au client et l'autre resta dans le service pour l'inventaire à la fin du mois.

La clé de l'appartement ne peut être remise au client qu'après identification. Et le client abonné ne paie qu'à la fin du mois selon le nombre des jours passés. Après son séjour, le client remet la clé de l'appartement au service de réception, et sa sortie est signalée dans le registre de logement.

Le service Filles de chambre s'occupe du nettoyage de la chambre et Billenderie du nettoyage des draps et habits des clients pendant leurs séjours au sein de l'hôtel.

1. ANALYSE DES POSTES

Au travers cette analyse, nous allons présenter les différents postes de notre domaine de recherche ainsi que l'activité principale qui s'y passe.

Application : Gestion des clients Analyste : Neuville KAPUKU Date : Fiche d'analyse des postes de travail
N°	Nom de poste	Travaux effectués	Moyens de traitement	Volume	Nombre des personnes
01	Réception	- Réception des clients, - Identification et élaboration de la facture, - Logement des clients et information aux agences de renseignement.	- Ordinateur, - Imprimante, - Papier et Stylo, - Registre,	Selon le nombre des clients demandant leur hébergement	2 personnes
02	Filles de chambre	Suivie de la propreté de la chambre ou appartement.		Selon le nombre d'appartements	2
03	Billenderie	- Nettoyage des vêtements des clients, - Repassage de ces vêtements		Selon le nombre d'habits par client.	1

Source : Nos recherches sur terrain

FICHE ENTRETIEN :

APPLICATION : GESTION DES CLIENTS AUTEUR : Neuville KAPUKU REPERE : 1/2 ENTRETIEN
Nom de la personne rencontrée : Date entretien : Service : Emploi : Opérations : Sujets abordés : Document reçus : Document émis :	Jean-Claude 02 Février 2011 Réception Récepteur Demande d'hébergement, Facturation Demande d'hébergement, Identité, Facturation. Carte d'identité Fiche d'identification, Facture, Bon de logement
Observation :

FICHE D'OPERATIONS :

APPLICATION : GESTION DES CLIENTS AUTEUR : Neuville KAPUKU

REPERE : 1/3

OPERATIONS

Nom de la personne rencontrée : Jean-Claude

Date entretien : 03 Février 2011

Demande d'hébergement :

Le client quitte son habitation habituelle ; s'il n'est pas sur place il passe un coût de téléphone au service de réception demandant une réservation d'appartement. S'il est sur place il vient physiquement au Guest-House et demande son hébergement.

Identité :

L'identification est une opération obligatoire pour chaque client qui se présente au Guest-house. Une fiche est élaborée par le service de réception pour sanctionner cette opération.

Facturation :

La facturation se fait selon le nombre des jours passés au Guest-house. Et c'est le service caisse qui élabore. Cette facturation se fait aussi selon la catégorie des clients.

Observation :

FICHE DOCUMENTS :

APPLICATION : GESTION DES CLIENTS AUTEUR : Neuville KAPUKU REPERE : 1/2 DOCUMENT
Nom de la personne rencontrée : Date entretien : Nom document : Origine : Destinataire : Condition émission : Périodicité : Nbre exemplaires Volume annuel : Délai de traitement	Jean-Claude Le 03 Février 2011 Carte d'identité Client Réception Demande d'hébergement Quotidien 1 2500 Immédiat
Observation :
APPLICATION : GESTION DES CLIENTS AUTEUR : Neuville KAPUKU REPERE : 1/2 DOCUMENT
Nom de la personne rencontrée : Date entretien : Nom document : Origine : Destinataire : Condition émission : Périodicité : Nbre exemplaires Volume annuel : Durée de conservation : Durée de destruction : Délai de traitement :	Jean-Claude Le 03 Février 2011 Facture Réception Client, Caisse Conditions hébergement respectées Quotidien 3 5000 3 ans > 3 ans Immédiat
Observation :
APPLICATION : GESTION DES CLIENTS AUTEUR : Neuville KAPUKU REPERE : 1/2 DOCUMENT
Nom de la personne rencontrée : Date entretien : Nom document : Origine : Destinataire : Condition émission : Périodicité : Nbre exemplaires Volume annuel : Durée de conservation : Durée destruction : Délai de traitement	Jean-Claude Le 03 Février 2011 Bon de logement Réception Client Conditions d'hébergement respectées Quotidien 2 5000 3 ans > 3ans Immédiat
Observation :
APPLICATION : GESTION DES CLIENTS AUTEUR : Neuville KAPUKU REPERE : 1/2 DOCUMENT
Nom de la personne rencontrée : Date entretien : Nom document : Origine : Destinataire : Condition émission : Périodicité : Nbre exemplaires Volume annuel : Durée de conservation : Durée destruction : Délai de traitement	Jean-Claude Le 03 Février 2011 Fiche d'identification Réception Services Renseignements Hébergement client Quotidien 4 1000 3 ans > 3ans Immédiat
Observation :

Source : Nos enquêtes sur terrain.

2. ANALYSE DE FLUX D'INFORMATION

Cette analyse donne la lumière sur la manière dont les informations circulent dans ce service.

A. Tableau de flux

Comme les informations circulent via les documents, ce tableau va nous les donner en entièreté, leur rôle et aussi les informations véhiculées.

Application : Gestion de clients Analyste : Neuville KAPUKU Date : Tableau de flux de document
Nom de document	Code	Informations véhiculées	Poste origine	Poste destinataire
Carte d'identité	CI	Identité du client demandant l'hébergement	Client	Réception
Fiche d'identification	FI	Stockage de l'identité général du client	Réception	Services Renseignements
Facture	Fact	Date entrée, date sortie et montant à payer.	Caisse	Réception & Client
Registre de logement	RL	Gestion des chambres ou appartements	Réception	Client

B. Matrice de flux

La matrice de flux est un tableau qui reprend la circulation des informations entre différents postes dans ce service.

	CLIENT	RECEPTION	CAISSE	SERVICES RENS.
CLIENT	-	CI	Règlement	-
RECEPTION	BL×2	-	-	FI×4
CAISSE	Fact ×2	-	-	-
SERVICES RENS.	-	-	Accusé recpt.	-

C. Schéma de flux

Dans cette partie nous allons présenter schématiquement la manière dont les informations circulent dans le service d'hébergement.

1. ANALYSE DE CIRCUIT DE CIRCULATION DES INFORMATIONS

SERV. RENS

FI

Fact

CI

Fact

T1

T2

T3

Fact

FI

Ar

CAISSE

RECEPTION

CLIENT

2. DICTIONNAIRE BRUT

N°	CODE	DESIGNATION	CONTENU
1	CI	Carte d'identité	Identité du client
2	Fact	Facture	Montant à payé après séjour
3	BL	Bon de logement	N° de la chambre à occuper
4	FI	Fiche d'Identification	Identité général du client
5	Ar	Accusé réception	Information reçue

3. ANALYSE DES MOYENS DE TRAITEMENT

Sous ce titre, nous allons mettre en la disposition de nos lecteurs les moyens utilisés tant matériels qu'humains. Nous commencerons avec le moyen matériel pour acheminer avec celui humain.

Application : Gestion des clients Analyste : Neuville KAPUKU Date : Fiche d'analyse de moyen de traitement
Moyens matériels
Nom matériel			Nature
· Fiche d'identification			Identité générale du client, sa provenance.
· Registre de logement			Stockage du séjour du client (Nom, Date entrée, Date sortie, Montant à payé,...).
· Téléphone fixe			Communication avec les chambres ou appartements
· Ordinateur			Stockage des informations sur le client
Moyens humains
N°	Poste de travail	Nom agent		Fonction	Ancienneté
1	Direction générale	Félix MUIPATAYI		Directeur général	3 ans
2	Gestion	Justin MUAMBA		Gérant	1 an
3	Supervision	J.C. BENDELE		Superviseur	2 ans
4	Réception	Vasco KATANGA		Réceptionniste	5 mois
5	Filles de chambres	Thérèse MUAKAMBA Bernadette NDAYA		Nettoyeuses
6	Billenderie	Modeste KABAYI		Nettoyeur

II.3. DIAGNOSTIC DU SYSTEME EXISTANT

Sous ce titre nous allons examiner d'une manière précise la manière dont les informations circulent dans notre champ de recherche afin d'en relever les points forts ainsi que les points faibles qui constituent le noeud de notre application. Ceci dans le but de palier aux difficultés causées par l'ancien système d'informations.

1. POINTS FORTS

Dans cette partie nous allons relever quelques points à encourager dans ce service :

· Une bonne collaboration entre les postes qui composent ce service, ce qui facilite un bon échange des informations.

· Le respect de l'organisation interne du service.

2. POINTS FAIBLES

Ici nous allons essayer de mettre au clair tous les points à améliorer ; qui font boiter le fonctionnement normal du service :

· Le traitement manuel des informations, qui est à la base de la lenteur du système :

· La gestion est tellement concentrée, tel est le cas avec la réception qui joue en même temps le rôle de la caisse, ainsi que d'autres postes.

II.4. RESCENCEMENT DES PROBLEMES

Le traitement manuel des informations ;

La lenteur dans la circulation des informations ;

Oublie et perte des informations à traiter.

1. ANALYSE DES CAUSES

Le non usage du matériel informatique pour le traitement de l'information ;

Autonomisation des postes.

2. PROPOSITION DES SOLUTIONS

Fournir à ce service le matériel informatique, pour le traitement des informations ;

Rendre indépendants certains postes, comme la caisse qui dépendait directement de la réception en engageant certains employés.

Maintenant nous pensons que tous nos lecteurs ont l'image de l'entreprise qui est la source de nos recherches, ainsi que la manière dont les informations y circulent de poste à poste. Connaissant ce système d'informations et ayant représenté celui-ci, on peut opter de l'informatiser. Donc tout passe par le formalisme qui n'est autre que l'analyse conceptuelle.

CHAPII : ANALYSE CONCEPTUELLE

Dans le chapitre précédent, nous vous avons présenté la structure interne de l'entreprise cible de notre travail. Alors dans ce présent chapitre, nous aurons à vous montrer la structure des données que nous aurons à informatiser.

II.1. OBJECTIF

Après avoir examiné le système d'information utilisé dans le Guest-house, nous avons soulevé les défauts qui vous sont présentaient si-haut et par exemple dans le service de réception, pour connaître la liste des clients logés depuis un moi, il fallait laisser un grand temps au réceptionniste afin qu'il puisse vérifier petit à petit dans leurs registres et autres documents qu'ils utilisaient pour leurs enregistrements.

Cette conception pourra aider les agents à avoir les informations sûres et fidèles de tous les clients, des chambres et leur facturation juste dans un très petit délai.

II.2. RECHERCHE DES RUBRIQUES D'ENTREES

II.1. ETUDE DES SORTIES

1. LISTE DES SORTIES

Code rubrique	Désignation	Périodicité	Nombre d'exemplaires
ET1 ET2 ET3 ET4 ET6	Liste des clients Liste des chambres (appartements) Liste des clients abonnés Etat récapitulatif de la facturation Etat situationnel de demande par provenance.	Apériodique Apériodique Apériodique Apériodique Journalier	5 4 4 4 5

2. MODELE ET DESCRIPTION DES SORTIES

Codclient Nomcli Préncli Adresse Etcvil

Nbre :

Liste des Clients

Code rubrique	Désignation	Nature	Taille
Codcli Nomcli Préncli Adresse Etatciv	Code client Nom client Prénom client Adresse Etat-civil	AN AN AN AN AN	8 20 15 40 15

Liste chambres

Codch Numch Catégorie Capacité

Nbre :

Code rubrique	Désignation	Nature	Taille
Codch Numch Catch Capacité	Code chambre Numéro chambre Catégorie Capacité	AN N AN N	8 8 8 8

Liste des abonnés

Codclient Nomcli Catégorieab

Nbre :

Code rubrique	Désignation	Nature	Taille
Codcli Nomcli Catab	Code client Nom client Catégorie abonnement	AN AN AN	8 20 8

Etat récapitulatif de la facturation

Codfact codcli Numch Dateentrée Datesort Nbrejrs Prixjrs MAP

Nbre :

Code rubrique	Désignation	Nature	Taille
Codfact Codcli Numch Datentr Datsort Nbrejrs Prixjrs MAP	Code facture Code client Numéro chambre Date entrée Date sortie Montant à payer Nombre jours Prix journalier Montant à payer	AN N Date Date N N N N	8 8 10 10 8 8 8 8

Etat situationnel de la demande par provenance

Codprov Nomcli Désignprov

Nbre :

Code rubrique	Désignation	Nature	Taille
Codprov Nomcli Désprov	Code provenance Nom client Désignation provenance	AN AN AN	8 20 30

DICTIONNAIRE VALIDE

N°	CODE	DESIGNATION
1	CI	Carte d'identité
2	Fact	Facture
3	BL	Bon de logement
4	FI	Fiche d'identification
5	Ar	Accusé réception
6	Lct	Liste des clients
7	Lch	Liste des chambres
8	Lcta	Liste des clients abonnés
9	Efact	Etat récapitulatif de la facturation

3. Liste et analyse de rubriques se trouvant sur les sorties

Numéro	Code rubrique	Désignation	RP	RS	CTE	CAL	NRC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18	Codcli Nomcli Préncli Adresse Etatciv Codch Numch Catch Capacité Catab Codfact Datentr Datsort Nbrejrs Prixjrs MAP Codprov Désprov	Code client Nom client Prénom client Adresse Etat-civil Code chambre Numéro chambre Catégorie chambre Capacité Catégorie abonnement Code facture Date entrée Date sortie Nombre jours Prix journalier Montant à payer Code provenance Désignation provenance	X X X X X X X X X X X X X - X - X X	- - - - - - - - - - - - - - - - - -	- - - - - - - - - - - - - - - - - -	- - - - - - - - - - - - - X - X - -	- - - - - - - - - - - - - R1 - R2 - -

v Règle de calcul

NRC	RUBRIQUE	FORMULES
R1 R2	Nbrejrs MAP	Nbrejrs = Datsort - Datentr MAP = Nbrejrs × Prixjrs

v Liste des rubriques retenues

Numéro	Code rubrique	Désignation
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17	Codcli Nomcli Préncli Adresse Etatciv Codch Numch Catch Capacité Catab Codfact Datentr Datsort Nbrejrs Prixjrs Codprov Désprov	Code client Nom client Prénom client Adresse Etat-civil Code chambre Numéro chambre Catégorie chambre Capacité Catégorie abonnement Code facture Date entrée Date sortie Nombre jours Prix journalier Code provenance Désignation provenance

II.5. RECHERCHE DES LIAISONS ENTRE RUBRIQUES

II.5.1. MATRICE CARREE

N°	CODE RUBRIQUE	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16
1	Codcli
2	Nomcli	X
3	Préncli	X
4	Adresse	X
5	Etatciv	X
6	Codch						X
7	Numch						X
8	Catch						X
9	Capacité						X
10	Catab										X
11	Codfact
12	Datentr											X
13	Datsort											X
14	Nbrejrs											X
15	Prixjrs											X
16	Codprov
17	Désprov																X

II.5.2. LISTE DE LIAISON ENTRE DEUX RUBRIQUES

Codcli Codc

Nomcli

Préncli

Adresse

Etatciv

Codch Numch

Catch

Capacité

Codfact Numfact

Datentr

Datsort

Nbrejrs

Prixjrs

Codprov Désprov

II.6. REGROUPEMENT DES RUBRIQUES SELON LE MODELE ENTITE ASSOCIATION

II.6.1. RECHERCHE DES CLES PRIMAIRES

Par définition, une clé primaire est un champ ou une combinaison de champs dont les valeurs sont différentes pour chaque enregistrement de la collection. La clé primaire permet de retrouver un et un seul enregistrement de la collection^1(*). Dans la liste de liaisons ci-haut, les clés primaires sont toute rubrique à gauche. Ainsi nous avons les clés ci-après : Codcli, Codch, Codfact, Codprov.

II.6.2. RECHERCHE DE TYPE ENTITE

Par définition, une entité est un objet ayant une existence propre et jouant un rôle dans une organisation^2(*). Et un type-entité c'est l'ensemble d'entité portant les mêmes caractéristiques.

Comme nous vous l'avions présenté ci-haut, chaque clé primaire représente un type entité.

Ainsi ; Codcli donne lieu à un type entité Client

Codch donne lieu à un type entité Chambre

Codfact donne lieu à un type entité Facture

Codprov donne lieu à un type entité provenance

II.6.3. RECHERCHE DES TYPES ASSOCIATION

Le type association est une association entre plusieurs objets type, elle se fonde sur l'existence des objets qui le compose et son existence est basée sur les règles de gestion du domaine^3(*). Pour notre travail nous avons les types associations suivants :

Client Facture Payer

Chambre Client Loger

Client Provenance Provenir

Client  : Codcli

Nomcli

Préncli

Adresse

Etatciv

Facture :Codfact

Numfact

Datentr

Datsort

Nbrejrs

Prisjrs

Chambre : Codch

Numch

Catch

Capacité

Provenance : Codprov

Désprov

II.6.4. SCHEMA CONCEPTUEL BRUT

CLIENT

FACTURE

PROVENANCE

Provenir

Payer

Loger

CHAMBRE

1,n 1, n

1,1

1,1

1, n

1, n

Type des relations

Il en existe deux types, la relation dynamique et la relation statique.

A savoir qu'une relation dynamique peut être dite CIF ou CIM. Elle est CIF si on a la cardinalité départ et d'autre 1, n et 1,1 ; et elle est dite CIM si on a la cardinalité départ et d'autre 1,n et 1,n.^4(*)

II.6.5. SCHEMA CONCEPTUEL VALIDE

CLIENT

FACTURE

PROVENANCE

CIF

Payer

CIF

CHAMBRE

II.6.6. DESCRIPTION DES TABLES LOGIQUES

Code table	Attributs	Types
Client	Codcli Codch Codprov Nomcli Préncli Adresse Etatciv	String String String String String String String
Provenance	Codprov Désprov	String String
Facturation	Codfact Numfact Datentr Datsort Nbrejrs Prixjrs	String Date Date Integer Double
Chambre	Codch Numch Catch Capacité	String Integer String Integer
Payer	Codpayer Codcli Codfact	String String

Après avoir conçu le nouveau système d'information qui est encore logique, nous allons à présent choisir les matériels qui pourront faciliter son utilisation. Ces éléments ne seront pas choisit au hasard mais en suivant le taux d'activité qui vous sera présenté dans le chapitre ci-après.

CHAPITRE III : ANALYSE ORGANIQUE

III.1. OBJECTIF

Dans le chapitre précédent, nous avons conçu notre projet, mais cette conception ne suffit pas car elle est encore logique. Dans ce présent chapitre nous allons procéder à rendre cette structure qui est logique de l'analyse fonctionnelle en une structure physique. Mais l'unique chose est qu'elle impose des contraintes sur le traitement des données.

III.2. CHOIX DU MATERIEL

Pour faire le choix du matériel informatique ou support physique d'informations nous devons tenir du taux d'activité qui est le rapport entre le nombre d'activité et le nombre total d'objets^5(*). Pour ce nous allons passer au calcul total du volume :

Fichier Client :

§ Taille totale  90 ko

§ Nombre d'enregistrements : 30000

§ Volume client : 90*30000 ko = 2700000000 octets 2.7 Go

Fichier Facture :

§ Taille totale 100 ko

§ Nombre d'enregistrements : 150000

§ Volume facture : 100000*150000 = 15000000000 octets 15 Go

Fichier Provenance :

§ Taille totale  150 ko

§ Nombre d'enregistrements : 60000

§ Volume provenance : 150*60000 = 9000000000 octets 9 Go

Fichier Chambre :

§ Taille totale  50 ko

§ Nombre d'exemplaires : 30000

§ Volume chambre = 50000*30000 = 1500000000 octets 1.5 Go

Volume total : (2.7+15+9+1.5) Go = 28.2 Go

Type matériel	Marque	Capacité disque	Capacité RAM
Ordinateur Imprimante Scanner Photocopieuse Téléphone de bureau Etc.	Dell HP Laserjet HG HP Motorola	150 Go	1 Go

CHAINE ORGANIQUE

Nous comprenons par chaîne organique, un enchainement des programmes dans le même ordre qu'ils doivent être exécutés conformément aux grandes fonctions d'une application^6(*), tel que représenter ci-après :

La création : Ici nous aurons à créer ou à modifier nos fichiers ; fichier client, fichier provenance, fichier facture, fichier chambre et le fichier mouvement.

Le traitement : Ici nous aurons à présenter le traitement général effectué ; pour notre application c'est le traitement de la mis-à-jour.

L'édition : Ici nous aurons à faire la saisie des sorties ou les besoins présentés par l'utilisateur; liste des clients, liste des chambres, liste des abonnés,...

Il existe deux types des chaînes organiques :

· Chaîne organique en batch avec saisie simple ;

· Chaîne organique en direct avec saisie contrôlée : Ici on contrôle la saisie, s'il y a anomalie on rentre chez l'utilisateur pour reprendre le bordereau.

La chaîne la plus préférée est celle en direct car le travail est rapide et direct c.à.d. le client se présente lui-même et commande tout ce qu'il veut et on saisi directement ; tandis qu'en celle batch, le travail est en différé avec retard c.à.d. ici on fait le mouvement toute la journée et à la fin on fait la saisie. Et le découpage c'est l'analyste qui va découper programme par programme et il les envois chez le programmeur pour la programmation.

1. CHAINE ORGANIQUE EN DIRECT AVEC SAISIE CONTROLEE

C'est la chaîne optée pour notre application, et elle se présente de la manière suivante :

BFacture

UT7

UT5

UT6

UT4

FClient

BClient

UT1

ETANO

FProv

BProvenance

UT2

ETANO

FCha

BChambre

UT3

ETANO

FREC

FREC1

UT9

UT10

FRE

UT8

Liste des clients Liste des chambres

Liste des prov Etat récap

Etat statistique

2. DECOUPAGE DES CHAINES

Ce découpage est en fonction de la chaîne ci-haut et c'est la présentation des petits blocs qui constituent toute la chaîne.

FClient

BClient

UT1

ETANO

FProv

BProvenance

UT2

ETANO

FCha

BChambre

UT3

ETANO

UT4

FClient

UT5

FProv

UT6

FCha

FREC

FREC1

UT9

UT10

FRE

FREC

UT8

BFacture

UT7

FClient

FProv

FCha

FREC

Liste clients Liste prov. Liste chambres

Etat statistique Etat récap.

3. PRESENTATION DU SYSTEME DE GESTION DE BASE DE DONNEES

Commençons cette partie par définir ce que c'est une base de données ; c'est juste un ensemble des données logiquement organisées, on peut aussi la considéré comme toute source importante d'informations. Un système de gestion de base de données est un ensemble de logiciels qui manipulent le contenu des bases de données^7(*). Il sert à effectuer les opérations ordinaires telles que rechercher, ajouter ou supprimer des enregistrements (Create, Read, Update, Delete abrégé CRUD), manipuler les index, créer ou copier des bases de données.

Il existe plusieurs sortes des systèmes de gestion des bases de données, entre autres : DBASE, ACCESS, ORACLE, etc. Pour notre application nous avons opté pour le système ACCESS car lui nous donne la facilité d'être manipulé sans beaucoup des difficultés, et sa portabilité est facile^8(*).

SECURITE INFORMATIQUE

De la sécurité en informatique, nous entendons par les méthodes et moyens utilisés pour la bonne maintenance de l'outil informatique utilisé dans un ou un autre domaine. Car sur le plan matériel que logiciel, il existe toujours des agents causant la destruction. Pour ce, nous distinguons deux sortes des sécurités :

Sécurité physique : Ici nous devons distinguer la manière à utiliser l'outil informatique ainsi que le milieu dans lequel nous devons l'utiliser.

§ Ne pas l'exposer à un endroit très humide, ni à la température trop élevé.

§ Les autres agents causant la destruction sont naturels ; comme l'inondation, l'incendie, etc.

Sécurité logique : Sur ce plan, nous devons savoir la manière dont nous devons utiliser le matériel contre les logiciels malveillants, comme les virus et autres.

Dans ce chapitre, nous avons choisi les matériels capables qui pourront nous aider à supporter notre application et répondre aux besoins de nos utilisateurs. Et pour la conception de la base de données, nous avons précisé le système de gestion qui pourra nous aider. Enfin, le chapitre suivant va nous donner la possibilité d'avoir un aperçu de notre application et la manière dont les différentes commandes y seront faites.

CHAP IV : REALISATION

Toute oeuvre faite par un homme sans fruit n'est que perte de temps. Comme nous vous avions déjà présenté dans tous les chapitres précédents qui n'étaient juste qu'un tremplin ; nous connaissons déjà le nouveau système d'information, nous avons encore pris connaissance des matériels à utiliser pour l'utilisation de notre application. Dans ce présent chapitre, nous allons passer à la visualisation des différentes interfaces qui font parties de l'application et qui seront à chaque fois devant l'utilisateur final.

PRESENTATION DU MENU GENERAL

251673600Ce menu présente la première interface de notre application juste après lancement.

Après avoir fait un click sur le premier menu  « CREATION », on aura une interface qui se présente de la manière ici-bas :

251674624

Ici on procède à l'enregistrement du nouveau client, et après saisie, on fait un click sur le bouton « Enregistrer » pour enregistrement dans la base de données. Et ce bouton présente pour code source :

Private Sub Enregistrer_Click()

If Len(Text1 + Text2 + Text3 + Text4 + Text5 + Text6) < 1 Then

Dim Message

Message = MsgBox("Aucune donnée saisie, enregistrement ignoré", 48, "Message")

Else

Adodc1.Refresh

Adodc1.Recordset.AddNew

Adodc1.Recordset!codcli = Text1.Text

Adodc1.Recordset!Ncli = Text2.Text

Adodc1.Recordset!Prencli = Text3.Text

Adodc1.Recordset!sexe = Text4.Text

Adodc1.Recordset!Etatciv = Text5.Text

Adodc1.Recordset!adress = Text6.Text

Adodc1.Recordset!categorie = Text7.Text

Adodc1.Recordset!accompagne = Text8.Text

Adodc1.Recordset.Update

End If

Text1 = " "

Text2 = ""

Text3 = " "

Text4 = ""

Text5 = ""

Text6 = ""

Text7 = ""

Text8 = ""

Text1.SetFocus

End Sub

Si nous ne voulons pas continuer l'enregistrement, nous avons prévu un bouton qui pourra nous servir de libérer les zones de texte ; il se nomme « Annuller ». Il a pour code source :

Private Sub Annuler_Click()

Text1 = " "

Text2 = ""

Text3 = " "

Text4 = ""

Text5 = ""

Text6 = ""

Text7 = ""

Text8 = ""

Text1.SetFocus

End Sub

« Quitter » nous permet juste de quitter la création d'un nouveau client.

Au deuxième menu « CONSULTATION », nous aurons à consulter tous les clients enregistrés. Et il se présente comme suit :

251675648

La commande « RECHERCHER » permet de rechercher les informations sur le client dont le code est saisi dans le champ « code client ».

Private Sub Command3_Click()

sql = "select*from Tclient where codcli='" & Trim(Text1) & "'"

Set Tclient = cnn.OpenRecordset(sql, dbOpenDynaset, 0, dbOptimistic)

If Tclient.EOF = True Then

MsgBox("Le code client n'est pas reconnu par le système", vbCritical )

Text1 = ""

Exit Sub

End If

Text2 = Tclient!Ncli

Text3 = Tclient!prencli

Text4 = Tclient!sexe

Text5 = Tclient!Etatciv

Text6 = Tclient!adress

Text7 = Tclient!categorie

Text8 = Tclient!accompagne

Text9 = Tfact!datentr

Text10 = Tfact!datesort

Text11 = Tfact!Nbrejrs

Text12 = Tfact!Prixjrs

Text13 = Tfact!Montant

End If

End Sub

La commande « SUPPRIMER » supprime un enregistrement, il a pour code source :

Private Sub Supprimer_clic()

Adodc1.Recordset.Find codcli = "text1.text"

Adodc1.Refresh

Adodc1.Recordset.Delete

Adodc1.Recordset!codcli = Text1.Text

Adodc1.Recordset!Ncli = Text2.Text

Adodc1.Recordset!Prencli = Text3.Text

Adodc1.Recordset!sexe = Text4.Text

Adodc1.Recordset!Etatciv = Text5.Text

Adodc1.Recordset!adress = Text6.Text

Adodc1.Recordset!categorie = Text7.Text

Adodc1.Recordset!accompagne = Text8.Text

Adodc1.Recordset.Delete

Adodc1.Recordset.Update

End If

End Sub

Enfin « CANCEL » pour quitter la consultation et retourner au menu général de notre application.

Et pour aider nos utilisateurs à se retrouver devant cette application, nous avons prévu une petite documentation qui s'appelle « help » dans le menu ( ?). Voici quelques interfaces :

251678720

251677696

251679744

251676672

Code source :

- Private Sub Savoirplus_clic()

Label2.Visible = True

End Sub

- Private Sub Ucommades_clic()

Label3.Visible = True

Label2.Visible = False

End Sub

- Private Sub Misàjour_clic()

Label4.Visible = True

Label3.Visible = False

End Sub

Après appuis sur n'importe quelle commande à côté, vous trouverez les informations sur l'usage du logiciel de gestion des clients.

A présent nous voici au terme de notre application et nous pensons que même en dehors des utilisateurs de notre application, même nos lecteurs ont eu aussi l'image de la manière dont fonctionne notre logiciel de gestion des clients.

CONCLUSION GENERALE

Nous voici enfin au terme de notre oeuvre scientifique qui est le fruit de l'assiduité et de persévérance dans l'apprentissage et la recherche scientifique. Et qui nous a amené à aboutir à une application de gestion des clients dans le Guest-House EKAF.

Dans le parcours de notre travail, nous avons commencé par faire un survol sur la situation actuelle de notre champ de recherche tout en faisant des analyses telles que des moyens humains et matériels, etc.

Après ces analyses, nous sommes en suite passés à la conception da notre application grâce aux schémas conceptuel des Données brut et valide, et au modèle physique des données, qui nous ont permis de faire une représentation des données facilement compréhensible.

A la fin de tout nous avons effectués la réalisation proprement dite à l'aide de la méthode Base de données dans un formalisme selon le principe Entités - Association.

Enfin, nous concluons ce travail en ce terme ; l'informatique dans notre milieu est d'une importance capitale car sa présence dans le monde et sa manipulation par les hommes qui en ont la maîtrise emmène de l'ordre. Et facilite le développement du domaine dans lequel elle est utilisée. La réalisation de l'application de gestion des clients du Guest-House EKAF en est un exemple concret.

Pour tout dire, nous soutenons que l'informatique reste en elle-même une science pour un brillant développement mondial et nous saluons pour cela la volonté de tous ceux qui ont de tout leur gré accepté de nous plonger dans le bain de cette jeune science.

BIBLIOGRAPHIE

I. OUVRAGES

1. J.A. MVIBUDULU, Technique des bases de données, Etude et cas, Ed. 1^ère CRIGED, Kin, 2010

2. Notes de cours, Méthode d'analyse Informatique, 2009 - 2010.

3. Le Petit Larousse 2004.

II. AUTRES SOURCES

4. http://fr.wikipedia.org/wiki/CI%C3%A9_primaire

5. Tiré de l'Internet www.wikipédias.com ( Bases de données - Isabelle Comyn-Wattiau et Jacky Akoka - Collection Que Sais Je - Presses Universitaires de France - 2003)

6. Tiré de l'Internet www.commentçamarche.com.

7. Tiré de l'Internet www.wikipédias.com ((fr) Michel Volle, De l'Informatique : savoir vivre avec l'automate, Economica 2006).

8. http://fr.wikipedia.org

TABLE DES MATIERES

AVANT - PROPOS III

INTRODUCTION 1

0.1. PROBLEMATIQUE 1

0.2. OBJECTIF 1

0.3. METHODOLOIE 2

0.5. DELIMITATION DU SUJET 2

0.6. SUBDIVISION DU TRAVAIL 2

CHAP I : ANALYSE PREALABLE 4

II.1. PRESENTATION DE L'ENTREPRISE 4

1. APERCUS HISTORIQUE DE L'ENTREPRISE 4

2. SITUATION GEOGRAPHIQUE 4

3. SUBDIVISION ADMINISTRATIVE 5

4. ORGANIGRAMME DE L'ENTREPRISE 5

OBJECTIFS POURSUIVIS PAR L'ENTREPRISE 8

SOURCES FINANCIERES DE L'ENTREPRISE 8

II.2. ETUDE DU SYSTEME EXISTANT 8

NARRATION DE LA CIRCULATION DE L'INFORMATION 8

1. ANALYSE DES POSTES 9

2. ANALYSE DE FLUX D'INFORMATION 14

II.3. DIAGNOSTIC DU SYSTEME EXISTANT 17

1. POINTS FORTS 17

2. POINTS FAIBLES 18

II.4. RESCENCEMENT DES PROBLEMES 18

1. ANALYSE DES CAUSES 18

2. PROPOSITION DES SOLUTIONS 18

CHAPII : ANALYSE CONCEPTUELLE 19

II.1. OBJECTIF 19

II.2. RECHERCHE DES RUBRIQUES D'ENTREES 19

II.1. ETUDE DES SORTIES 19

II.5. RECHERCHE DES LIAISONS ENTRE RUBRIQUES 23

II.5.1. MATRICE CARREE 23

II.5.2. LISTE DE LIAISON ENTRE DEUX RUBRIQUES 23

II.6. REGROUPEMENT DES RUBRIQUES SELON LE MODELE ENTITE ASSOCIATION 24

II.6.1. RECHERCHE DES CLES PRIMAIRES 24

II.6.2. RECHERCHE DE TYPE ENTITE 24

II.6.3. RECHERCHE DES TYPES ASSOCIATION 25

II.6.4. SCHEMA CONCEPTUEL BRUT 26

II.6.5. SCHEMA CONCEPTUEL VALIDE 27

II.6.6. DESCRIPTION DES TABLES LOGIQUES 27

CHAPITRE III : ANALYSE ORGANIQUE 29

III.1. OBJECTIF 29

III.2. CHOIX DU MATERIEL 29

CHAP IV : REALISATION 34

CONCLUSION GENERALE 41

BIBLIOGRAPHIE 42

TABLE DES MATIERES 43

* ¹ http://fr.wikipedia.org/wiki/CI%C3%A9_primaire

* ² Le Petit Larousse 2004.

* ³ Tiré de l'Internet www.wikipédias.com.

* ⁴ Tiré de l'Internet www.commentçamarche.com

* ⁵ Notes de cours, Méthode d'analyse Informatique, 2009 - 2010.

* ⁶ Tiré de l'Internet www.wikipédias.com

* ⁷ http://fr.wikipedia.org

* ⁸ Idem.