SECTION II : LE
SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER
C'est à ce niveau que s'effectuent la gestion du
personnel (salaires et autres avantages) et la facturation de tous les services
rendus par l'OCC. Il est dirigé par un Chef de service soutenu par un
adjoint.
Quatre bureaux dépendent de ce service : bureau
administratif, bureau médico-social, bureau finances et bureau suivi
budget. À travers les lignes ci-dessous, nous verrons les attributions
de chacun des bureaux.
II.1 DU BUREAU MEDICO
SOCIAL
Ce bureau a de la part du SAF comme
responsabilité :
- octroi de bons de consultations aux agents et aux leurs, car
l'OCC était en contrat avec la Clinique Espérance,
l'Hôpital CHRIST ROI, lesquels contrats sont aujourd'hui
résiliés à cause des difficultés
financières ; il se propose d'en renouveler et d'en avoir aussi
avec l'Hôpital de référence de Tshiamala le moment
venu ;
- visite des malades partout où ils sont
internés ;
- suivi des dossiers de transfert des malades vers de grands
centres ;
- réception des ordonnances médicales des
centres conventionnés quand il y avait des accords et
vérification de celles-ci encore des factures relatives à l'achat
des produits pharmaceutiques;
- distribution des produits pharmaceutiques, l'Office avait un
contrat avec une pharmacie ;
- organisation des activités sportives en faveur du
personnel, dans le passé existait une équipe de football par les
agents, nous avait laissé entendre la responsable de ce bureau ;
- la bonne tenue de tous les dossiers y relatifs.
Documents détenus à ce bureau :
- le planning de différents frais de transfert
médical ;
- bon de consultation (recommandation des malades aux
soins) ;
- différents dossiers liés aux agents.
Du planning de différents frais : le remplissage
de ce dernier se fait suivant la note de service de l'OCC Kinshasa relative aux
taux des frais de mission.
II.2 DU BUREAU
ADMINISTRATIF
Ce bureau doit de la part du SAF, en plus de la gestion de
l'économat, s'occuper du mouvement du personnel et par mouvement, on
entend :
- la présence de chacun des agents (liste de
présence) ;
- l'arrivée et la rentrée (liste de
présence) ;
- le suivi du départ en congé après un an
de service ;
- cas de maladie : les agents obligés d'aviser par
tous les moyens ;
- contrôle des tâches assignées à
chacun d'entre eux et de leur accomplissement par ces derniers ;
- contrôle des dotations comme véhicule, moto
mises à la disposition des agents, suivis de la présence
même de l'engin (ceux là bénéficient de
l'indemnité kilométrique) à partir du chef de
bureau ;
- de la tenue de la liste de présence
journalière : un report est fait sur la synthèse mensuelle
des présences mois X 201... récapitulant présence,
absence, retard et autres motifs affectant cette présence ;
- du départ en congé des agents couvert par
l'attestation de congé annuel selon chaque catégorie +
ancienneté (28 jours pour les échelonnés qui n'ont de
qualification, 30 jours pour les maitrises et les cadres ; à la
sortie en congé, l'agent touche son pécule de congé
même si ce sera en retard, les agents connaissent 5 à 6 mois de
retard de paiement) ;
- du paiement des salaires des agents : après
réception des listings de paie de Kinshasa, visa du CA via le SAF, le BA
émet le BED, après émission de celui-ci, le BED est
transmis au budget pour imputation et il envois à son tour aux SAF et CA
pour signature d'autorisation de sortie de fonds de la caisse ; une fois
le paiement intervenu, un rapport est exigé au BA sur l'état de
la paie ;
- émission du BED pour tout problème de sortie
d'argent après l'aval du SAF ;
- cas de nouvelles naissances ou de décès :
veiller à ce que des aides soient accordées sur
présentation des attestations de naissance ou dans le cas des
décès, sur présentation des certificats de
décès (ici, même le cercueil et l'enterrement sont à
la charge de l'Office) pour établissement du BED.
Avec l'économat, ce bureau coordonne :
- le suivi des stocks en fournitures de bureau, du carburant
etc. S'il y a un besoin, l'économat communique au BA et le BA à
son tour fait l'état des besoins à l'intention du SAF pour des
dispositions utiles (achat ou la commande) ;
- existent des fiches de stock de tout ce qui y est
gardé.
Nous y avons découvert les documents
ci-après :
- un registre du mouvement du personnel : congé
annuel, de circonstance, à valoir, les missions de service, de sanction
disciplinaire, de repos médical ;
- billet de sortie : demandé et sollicité
pour accomplir une mission hors service mais pendant les heures de travail,
aval du BA nécessaire ;
- autorisation d'absence : par formulaire de demande
d'autorisation d'absence, pour des absences justifiées ;
- classement des documents/lettres du genre : demande
d'explication, en disposer une copie classée dans le dossier de l'agent
concerné ;
- un registre des attestations de repos
médical ;
- planning de différents frais ;
- le rapport mensuel sur le personnel (en congé, en
mission, en retraite, en intérim ; sur les infrastructures -
bâtiment, leur état ; équipement - labo et
matériels informatiques, de transport) et sur la réalisation du
budget ;
- les fiches d'appréciation Modèle A et B
(cotation des agents selon différents critères
arrêtés : sauvegarde des intérêts de l'OCC,
aptitude au management, connaissance professionnelle, qualité +
quantité du travail, esprit d'initiative + de créativité,
assiduité + sens de responsabilité, tenue + présentation,
sens de discipline + ponctualité, éthique &
déontologie professionnelles);
- les inventaires du patrimoine etc. ;
- bordereau d'engagement des dépenses.
Le jour de notre passage au BA, nous avons participé
à l'établissement de 4 BED et leur imputation au Budget. Il
s'agissait des BED ci-après :
o BED n° 98207 160,50 Transfert de malade +
planning
o BED n° 98208 345,00 Transport inter urbain
o BED n° 98209 360,00 Frais de subsistance
o BED n° 98210 45,00 Transport inter urbain.
De l'imputation au budget de ces BED, il fallait affecter la
date, le compte suivant le PCGC et dans chaque fiche de dépenses avec sa
prévision. Du contrôle budgétaire, il a fallu apurer la
dépense dans la fiche y relative et déterminer à quel
point la prévision était déjà touchée (le
solde de la prévision) par rapport au montant initial de la
prévision budgétaire, à l'engagement antérieur et
à l'engagement sollicité/demandé.
Pour les frais de transport, sous le compte 6210
au Budget et 621001 d'après la
comptabilité - Trésorerie, en voici le
contrôle budgétaire effectué, il concernait le BED
n° 98209 :
· crédit alloué
6.016,00$
· engagement antérieur - 3.748,06$
· engagement demandé - 360,00$
· solde 1.907,94$
Exemple d'imputation : pour les frais de subsistance,
selon le Budget c'était au compte 6575, pour la
Comptabilité et la Trésorerie c'était au compte global
653601 d'après le cadre des comptes de l'OCC. Le compte
principal reste 65 titré « Charges du
Personnel » suivant le PCGC.
Au début de l'année 2012, l'OCC avait
tenté d'appliquer le plan OHADA mais qu'il a fini par abandonner au
cours de l'exercice.
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