Memoire Online - Rapport de stage à l'office congolais de contrôle Mwene-Ditu

Comme le veut la tradition, nous voilà en passe de finir notre 2è cycle, l'obligation a été celle d'effectuer un énième stage de professionnalisation, c'est ainsi que nous nous sommes retrouvés en stage au sein d'un Etablissement Public dénommé « Office Congolais de Contrôle » en sigle « OCC ».

L'objectif poursuivi est le constat de la pratique professionnelle par rapport à toutes les théories acquises durant le cursus universitaire surtout celles cadrant avec l'option entreprise celle de la Gestion Financière. A cet effet, l'OCC réalise des recettes du fait de la prestation des services rendus à la population marchande et aux divers autres importateurs, producteurs locaux etc. Comment cet argent entre-t-il et qu'en est-il de son utilisation ou de sa gestion ?

C'est dans cette optique que nous vous livrons le condensé de notre stage de 30 jours passés à l'Agence de Mwene-Ditu. Il est constitué outre d'une introduction et d'avant-propos (remerciements) de deux chapitres, le premier s'occupant de la présentation de l'OCC et le second du déroulement réel du stage même.

REMERCIEMENTS

Avons tenu à remercier toutes les personnes qui ont marquées notre parcours non seulement lors de ce stage mais aussi celles qui l'ont été durant tout le temps qu'ont duré nos études. Oui, l'ingratitude ne peut faire que des ennemis, des déçus et des indécis, nous, nous avons opté pour de la reconnaissance.

En premier, nous ne manquons pas de dire au Donateur du souffle de vie, grand merci et gloire à son saint Nom, Jéhovah ! Avec son souffle là, nous avons pu entreprendre ce stage ! Ainsi, nous disons encore que tout le corps professoral de l'Université de Mwene-Ditu, la nouvelle université officielle et autonome de la Ville, en sigle « UMD » en général et son Recteur en particulier, qu'ils reçoivent à travers ces lignes l'expression de notre profonde gratitude.

A vous mes feux parents KAYUMBI Mushibar et KAYEMBE Elisée que cette oeuvre de votre fils, non loin d'être la dernière car il y a encore le mémoire à rédiger, fasse votre immortalisation de facto ! A toi ma chérie et mon épouse Rosalie KUBIBUA KAYUMBI et tous les nôtres d'avec toi, nous citons, tous nos enfants, recevez par ce travail toute ma reconnaissance et pour eux, ceci c'est un modèle à suivre !

Une fois de plus, nos remerciements vont tout droit à tous les agents OCC nous ayant porté secours pendant tout le temps de notre stage. C'est-à-dire ceux qui sont à l'Agence de Mwene-Ditu et singulièrement ceux des services ci-dessous : Service de l'exploitation, Service Administratif & Financier et enfin, le Service Emission Documents & Statistiques, voyons là l'ensemble des animateurs au sein de ces services ayant fait l'essentiel de notre stage, qu'ils reçoivent à travers ce paragraphe l'expression de notre profonde reconnaissance et nos remerciements les plus chaleureux.

Il s'agit des messieurs et mesdames : Bruno MUKENDI MUTAMBAYI (Chef d'Agence), Odon MANDJUANDJU (SEX), KAZADI YANDA (SAF), Micheline MITSHIABU (SEXA), Raphael KONY NZEBA, Gires se KALOMBO, Alain MUTOMBO, Jean KASANDA, Jean KANDA LUBILANJI, Freddy KALONDJI, Mme Monique, KITENGE MATENDA, Salex SALEMBA, MUKUNA KASA, M. MPOYI, Jean Claude MUTSHIMUANA, M. KABASELE MUTANDA, M. KAYIBABU, Honoré KWETE, Didier DIYOKA, Giselle KABAMBI, Colbert MENDE, etc.

A vous tous compagnons (nes) de lutte, ami(e)s et connaissances, recevez nos très chaleureux compliments.

SIGLE DES ABREVIATIONS

CHAPITRE PREMIER : PRESENTATION DE L'OFFICE CONGOLAIS DE CONTROLE « OCC »

SECTION I : HISTORIQUE

A l'époque coloniale existaient différentes sociétés qui exploitaient du café, du thé, du cacao, du caoutchouc, du coton, du quinquina, etc. mais, la plupart étaient privées, alors pour des raisons de la statistique, il y avait la société appelée « Société Congolaise de Surveillance (SCS) » qui constitue d'ailleurs l'ancêtre de l'Office Congolais de Contrôle.

Son rôle, en plus des contrôles à l'exportation et à l'importation qui étaient régis par la réglementation de change à partir de l'année 1963 suivant notamment la note circulaire n° 172 du 02 mars 1964 de la Banque Nationale du Congo et des contrôles techniques visant la sécurité dans les milieux du travail ; la plupart des contrôles initiés par la SCS procédaient d'un arrangement de gré à gré et portaient sur les produits à l'exportation et de consommation locale cités ci-haut.

La SCS était en fait une filiale de la SGS, une multinationale de droit suisse créée depuis 1919 et installée au Congo. C'est seulement en 1949, qu'elle avait entrepris une quelconque activité de contrôle au Congo sous la dénomination de la SCS. La SGS faisait partie des sociétés de surveillance, d'inspection ou de contrôle qui avaient comme objectifs de faire respecter objectivement les normes et les règles de jeu économique, commercial et industriel.

Se voulant des arbitres impartiaux des échanges commerciaux, ces sociétés répondaient au besoin légitime de chaque partenaire d'acheter et de consommer des produits qui, non seulement réunissent des critères minima de qualité, mais qui en plus, sont fournis à des prix justes et équitables.

La SCS qui était par la suite dénommée SZS poursuivra son travail jusqu'au 30 septembre 1973, date à laquelle celle-ci deviendra OZAC à la suite de la zaïrianisation décrétée par le pouvoir public. OZAC héritera de tout le patrimoine de la SCS.

A la suite de la libération du pays de la dictature et du changement du nom du pays par le feu M'Zée Laurent Désiré KABILA, l'ex Président de la République, OZAC passera pour l'OCC jusqu'à nos jours.

I.1. NATURE JURIDIQUE

Le statut juridique de l'OCC est défini par l'ordonnance loi n°074/013 du 10 janvier 1974 qui stipule que l'OCC est un établissement/organisme public à caractère technique et commercial doté de la personnalité juridique propre et placée sous la tutelle du Ministère du Commerce Extérieur.

Le Décret n° 09/42 du 03 décembre 2009 qualifie l'OCC comme toujours un établissement public en ajoutant qu'il l'est aussi à caractère scientifique et fixe les statuts d'un établissement public.

I.2. SA VISION

L'OCC se veut être un organisme Leader reconnu au niveau international pour soutenir les efforts de développement économique, industriel et le progrès social dans le pays^2(*).

Aussi, l'OCC se veut un organisme tierce partie, impartial dont la structure, le personnel, la compétence et l'intégrité lui permettent d'accomplir ce rôle d'arbitre selon des critères définis.

Encore un organisme d'évaluation de la conformité : il est membre correspondant de l'ISO, membre de CEI et de l'ARSO aussi de l'OMC depuis le 01^er janvier 1997.

Il milite pour l'accréditation de sa compétence technique selon la Revue OCC n° 008 Aout-Septembre 2012 intitulée : « Economie et Commerce, SADCAS - OCC, Mobilisation Générale pour l'accréditation » en vue de l'élimination tant soit peu de nouveaux obstacles techniques au commerce.

I.3. SA MISSION LEGALE

- effectuer des contrôles de qualité, de quantité et de conformité de toutes les marchandises ;

- effectuer des contrôles prix des marchandises et produits à l'importation et à l'exportation ;

- faire toute opération quelconque se rapportant directement ou indirectement à son activité, sauf les opérations d'achat en vue de la revente.

Tous ces contrôles^4(*) (qualité, quantité, prix aussi de la sécurité et de la salubrité de travail, de la production locale, industrielle ou artisanale) sont obligatoires du fait du monopole accordé à l'OCC, suivant les différents textes : exposé des motifs et article 20 de la loi n° 74/014 du 10 juillet 1974 modifiant et complétant la loi n° 73/009 du 05 janvier, loi particulière sur le commerce ; arrêté n° 0033/74 du 19 février 1994 du Département ou Ministère du Travail et de la Prévoyance Sociale et arrêté ministériel n° 002/CAB/VPB/MEC/91 du 18 février 1991 et interministériel n° 000027/CAB/VPB/MEI/01/91 du 09 septembre 1991.

I.4. SES OBJECTIFS PRINCIPAUX

A) EN FAVEUR DE L'ETAT

- aider l'Etat à juguler la fraude fiscale et à maitriser la balance de paiements extérieurs par le contrôle des prix ;

- s'assurer du respect des textes légaux, réglementaires et contractuels dans le commerce ;

- aider l'Etat à disposer des statistiques fiables dans le commerce extérieur et à maitriser la valeur en douane de la marchandise ;

B) EN FAVEUR DE L'OPERATEUR ECONOMIQUE

- rassurer les importateurs et les exportateurs ainsi que les fournisseurs de la qualité, de la quantité, de la conformité et du prix réel des marchandises et produits ;

- fournir contradictoirement les preuves de recours au point de rupture de charges (transaction locale) ;

- aider les operateurs économiques et industriels à s'assurer du respect des normes.

C) EN FAVEUR DU CONSOMMATEUR / DE L'USAGER

- sécuriser et rassurer le consommateur et l'usager de la qualité du produit identifié et retenu comme propre à la consommation ou des ouvrages en chantier prêts à être utilisés ;

D) EN FAVEUR DES ASSUREURS

- leur fournir, en cas de sinistre, les éléments d'appréciation pour tout dédommagement aux assures car agissant en Commissaire d'avaries.

I.5. SON IMPLANTATION

Il s'agira de son implantation tant au niveau national et qu'international^6(*) :

L'OCC se retrouve sur tout le territoire national avec des directions provinciales (9)^7(*) y compris Kinshasa et 23 agences reparties dans les villes et provinces du pays.

L'OCC collabore avec un réseau mondial des mandataires du BIVAC (jadis SGS) dans le secteur du commerce extérieur et des assurances avec Atlantis International Services et le Cabinet d'Expertises Maritimes Robert VISSIERE.

Il est partenaire des organisations telles que : OMS, COMESA, SADC, CEEAC, CEPGL avec l'objectif de la suppression des barrières tarifaires, amélioration de la compétitivité des biens et services pour permettre le profit dans les échanges commerciaux dans le cadre des marches intégrés entre pays membres.

Dans les secteurs de la normalisation et de la métrologie, l'OCC est en liaison avec les organismes homologués : ISO, CEI, ARSO, etc.

I.6. SES ACTIVITES

Il s'occupe de l'inspection, de la certification, de l'analyse aux laboratoires d'essais et d'échantillonnage, de silos et de la normalisation^8(*) :

1) DE L'INSPECTION

Pour être compétent dans ce domaine, l'OCC a mis en place une organisation conforme à l'ISO/CEI/17020 et exerce cette mission dans les domaines ci-dessous :

Effectuer la vérification de la qualité et de la quantité ainsi que la détermination du juste prix pratique sur le marche du pays d'origine ou de provenance des marchandises importées ;

Constituer l'appui technique au programme douanier visant la sécurisation et la maximisation des recettes fiscales de l'Etat.

Dans ce domaine, l'OCC constitue la garantie d'une qualité minimale permettant la compétitivité de nos produits sur le marché international.

Il effectue la vérification de la qualité et de la quantité et la détermination du juste prix des marchandises et produits destinés à l'exportation.

Pour le contrôle de la métrologie, l'OCC procède : à la vérification de l'exactitude des instruments de mesure utilisés dans le commerce (métrologie légale) et l'étalonnage des instruments de mesure utilisés dans le processus industriel (métrologie industrielle).

· les techniques de sécurité sur les lieux de travail et de protection de l'environnement ;

· l'évaluation de la conformité des unités fluviales et lacustres et des ouvrages en construction ou en exportation ;

· le contrôle technique automobile, le tout se fait selon les normes ISO/CEI/17020.

A ce sujet, l'OCC apporte aux assureurs les éléments d'appréciation relatifs aux dommages et/ou avaries survenus aux marchandises par :

· la constatation des pertes, dommages et avaries, des missions de surveillance pour compte de divers donneurs d'ordre ;

· des recours pour la préservation et la poursuite des assureurs contre les tiers responsabilisés ;

· des enquêtes et contre expertises au profit des assureurs étrangers pour leurs assurés installés dans notre pays.

2) DE LA CERTIFICATION DES PRODUITS

A cet effet, l'OCC a mis en place une organisation conforme au guide ISO/CEI/65 :

- aider les industriels congolais à l'amélioration de la qualité de leurs produits afin de les rendre compétitifs sur les marches intérieur et extérieur ;

- protéger la santé du consommateur face aux risques que peuvent engendrer les produits issus de l'industrie locale du fait de leur mauvaise qualité ou de la non-conformité.

3) LABORATOIRES D'ESSAI ET D'ETALONNAGE

A ce propos, l'OCC effectue toute sorte d'essai en respectant la norme ISO/CEI/17025. Ces essais se font dans les laboratoires divers :

L'étalonnage des étalons de travail et les instruments de mesure par rapport aux étalons de référence nationaux rattachés aux étalons internationaux (traçabilité).

La détermination de la qualité par des analyses physico-chimiques et/ou microbiologiques ;

La détermination de la qualité des matériaux par des essais mécaniques et non destructifs.

4) DES SILOS

Il s'agit du traitement, du conditionnement et de la conservation des grains, céréales et autres produits agricoles.

5) DE LA NORMALISATION

Il s'agit de la participation à la formulation, à la diffusion et l'application des normes. De la gestion de la documentation et de l'information sur les normes. Encore de la coopération avec les organismes nationaux, régionaux et internationaux de normalisation et de métrologie.

I.7. LIEUX DE CONTROLE

ü de production, précisément en cours de fabrication et/ou avant sortie de l'usine pour les marchandises et produits locaux ;

ü d'embarquement et/ou de débarquement pour les marchandises et produits importés et/ou exportés ;

Toutefois, il convient de signaler qu'à l'embarquement de toutes les importations (marchandises et produits) à travers le monde à destination du pays, l'OCC contrôle cela par le biais de BIVAC agissant à la fois en OEil de la RDC pour le compte et de l'OCC et de la DGDA, percevant même les frais relatifs à ces contrôles.

SECTION II : STRUCTURE ET FONCTIONNEMENT DE L'OCC

II.1. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT

Nous irons du siège social, des directions provinciales jusqu'aux agences, oui, notre stage, nous l'avons passé à l'Agence de Mwene-Ditu.

II.1.1. Au niveau de la Direction Générale

L'OCC a une structure centralisée c'est-à-dire que les décisions importantes s'arrêtent à la Direction Générale, donc, il est question de la centralisation du pouvoir macro hiérarchique.

Le siège social de l'OCC est à Kinshasa au n° 98, de l'avenue du Port, dans la Commune de la Gombe. L'Administration Générale est ainsi structurée :

Il s'occupe de la bonne gouvernance. Il est composé de 10 administrateurs provenant du Ministère de Tutelle, des acteurs économiques et du personnel de l'Office.

Il est l'instance exécutive qui supervise la gestion et qui assiste le Conseil d'Administration par ses recommandations. Il se confond à la Direction Générale, aujourd'hui composé de 3 membres : du Directeur Général, du Directeur Général Adjoint et du Directeur Financier.

Chaque Département est spécialisé dans un champ opérationnel. Les différents métiers de l'OCC permettent aux départements de proposer un très large choix de prestations de services pour les acteurs économiques et institutionnels.

À la tête de chaque département, il y a un titulaire et son adjoint. Et voici, ces différents départements répartis en 2 groupes:

Tous ces 17 départements dépendent (y compris ceux formant la nature des départements AB) directement de la Direction Générale et leurs pouvoirs s'étendent aux Directions Provinciales à travers les Divisions aux mêmes spécialisations ou compétences.

Au niveau de chaque Direction Provinciale trônent le Chef de la Direction Provinciale et son Adjoint puis viennent les Chefs de Divisions (et leurs adjoints) aux caractéristiques de différents Départements Centraux.

Les agences sont issues des Directions Provinciales, il y en a 23 sur tout le territoire national, entre autres :

Dans chaque agence, il y a un Chef d'agence et son Adjoint. Pour notre stage, nous, nous étions à l'Agence de Mwene-Ditu que nous avons l'honneur de vous représenter à travers les lignes suivantes.

II.2. OCC AGENCE DE MWENE-DITU

Se trouvant au Kasaï-Oriental, cette agence fait partie de la Direction Provinciale de la province. Où est-elle située ? La sous section ci-dessous, nous en parlera !

II.2.1. Situation géographique

Située sur l'avenue Njanja, au numéro 8174, du quartier Mandam, de la commune de Bondoyi ; l'Agence de l'OCC Mwene-Ditu longe la voie ferrée qui passe vers Kananga. Là, sont concentrés la plupart des services que vous verrez sur l'organigramme de l'agence sauf les postes détachés de la Gare, SOCIPEC, Plansem.

II.2.2. Organisation structurelle de l'OCC Mwene-Ditu

Jadis, d'un simple poste et ensuite une section, elle est devenue une agence à partir du 07 avril 1996.

Elle est dirigée par un staff composé du Chef d'Agence, de son Adjoint, du Chef du Service Administratif & Financier et d'un Chef du Service d'Exploitation. Le reste de la structure de l'Agence, voir l'organigramme ci-contre :

CHAPITRE DEUXIEME : DEROULEMENT DU STAGE

Entamé le 29 novembre, le stage a pris fin le 26 décembre 2012 et voici quelle en a été la chronologie :

SERVICE		Nbre de Jrs	ENCADREUR
Chef d'Agence		1	M. Bruno MUKENDI, CA
EXPLOITATION		M. Odon MANDJANDJU et Michou MITSHABU
	Poste Gare SNCC	4	M. KAYIBABU, KABASELE et MUTSHIMUANA JC
	Bureau Contrôle des Importations	2	M. Honoré KWETE
	Bureau Suivi Wagons	3	M. Gires KALOMBO
	Bureau Echantillonnage	1	M. Didier DIYOKA
	Bureau Commissariat d'Avaries	1	M. Raphael KONY NZEBA
	Poste SEP CONGO	2	M. Alain MUTOMBO
	Poste de la Cotonnière	1	M. KASA
	Bureau des Hydrocarbures	1	M. Alain MUTOMBO
	Laboratoire	1	M. Jean KASANDA
ADMINISTRATIF & FINANCIER		M. KAZADI YANDA
	Bureau Administratif + Médico-social	2	M. KITENGIE et Giselle KABAMBI
	Bureau Finances	2	MM. Colbert MENDE et Monique
	Bureau Budget et Fiscalité	1	M. KITENGIE
EMISSION DOCUMENTS ET STATISTIQUES		M. Freddy KALONDJI
	Bureau Emidocs	1	M. Freddy KALONDJI
	Pool Dactylo	1	M. MPOYI
	Bureau Statistiques	1	M. Freddy KALONDJI
	Bureau Archives	1	M. Jean KANDA LUBILANJI

SECTION I: LE SERVICE DE L'EXPLOITATION

I.1. DE L'ENTREVUE AVEC LE CHEF D'AGENCE

L'accueil a été bon, et avec le CA, je me suis vu remettre le dépliant OCC « Nos activités en bref ». Il m'avait prodigué quelques conseils sur la ponctualité car, disait-il, en tant que stagiaire j'étais assimilable à tous les employés, donc, obligé de respecter ce qui est attendu d'eux pour la bonne marche du travail en ce qui concerne le Code du Travail et la Convention Collective.

Ainsi, l'horaire de travail m'avait été signifié : 8h00' heure de début et 16h00' heure de fermeture.

Un briefing de tout ce qui regarde l'OCC dans son ensemble et l'Agence de M. Ditu en particulier, m'a été fait par ce dernier.

I.2. DU SERVICE DE L'EXPLOITATION

Ce service est administré par un Chef de Service de l'Exploitation, qui m'a aussi accueilli ensemble avec son Adjoint pour la planification de la ronde au sein de leur service. De tous les services de l'OCC, ce service est l'unique à générer des recettes.

En son sein se retrouvent tous les actes de production : le contrôle à propos de la qualité, de la quantité, du prix, des analyses au labo, du constat des avariés et de la certification.

I.2.1. DU POSTE GARE SNCC

Ce poste fait jonction avec les autres postes (MIBA, Cotonnière, Mobile et Transactions nationales), car la gare est la frontière par où tout passe soit vers Kananga, vers la Cotonnière, vers MIBA, vers SEP.

Chaque jour, le Chef de la Section Gare est appelé à transmettre le formulaire nommé « Situation physique des WC du .........au ............ » qui renseigne ceci :

· WC placés dans les différents postes (Importations ou Transactions Locales) ;

Au 03 décembre 2013, j'ai pu assister aux déchargements de 2 containers de 20'' pieds chacun et appartenant au commerçant MPAMBU, wagon à l'importation et un HG de transactions locales pour la BELTEXCO.

Comme documents utilisés par l'OCC pour le contrôle et la qualité à ces déchargements, il y a eu :

- qui sert au dénombrement de tous les articles/marchandises se trouvant dans le wagon ou HG, container ; en fournit le contenu exact, spécifie le nombre déclaré au nombre constaté, ce pointage se fait par baguette ou par bâtonnet ;

- établi en 2 exemplaires, une copie va avec le rapport journalier au bureau Exploitation et la 2è reste pour la vérification au niveau de la Gare ;

- à la fin du pointage, un récapitulatif est fait de différents articles constatés, leur marque etc.

1^ère Partie : renseigne sur le client les marchandises qu'il a importées, tous les détails selon la LT (désignation de la marchandise, nombre de celle-ci, son poids et leur marque soit homogène pour un seul article soit divers pour plusieurs articles dans un même HG ou wagon) ;

2^ème Partie : concerne l'OCC qui précisera les détails ci-après : n° wagon, la date du contrôle ou de déchargement, le nombre des articles trouvés, leur poids, la nature de ses interventions et ses observations.

II. ETAT DES EMBALLAGES constatés au tally/contrôle lors du déchargement par l'agent OCC ;

Celui-ci est établi à partir du carnet de pointage déjà mentionné plus haut.

Celui-ci renseigne le nombre des échantillons sur chaque WC et chaque catégorie de produit échantillon nable.

En outre, il est bien de signaler qu'avant tout déchargement, il faut que le client ou l'importateur ait ouvert son dossier auprès de l'OCC via le SEX et qu'il ait obtenu le BACD.

À la fin de cette journée, j'avais eu du Chef de Poste Mobile 2 travaux pratiques, faire le comptage par bâtonnet sur 2 rapports de déchargement, l'un sur des poissons congelés et l'autre sur un HG divers. (Devoirs corrigés le jour suivant et en annexe).

REMARQUE : Pour la maitrise de leur travail, les agents OCC affectés en gare disposent d'une banque des données en poids de toutes les marchandises importées et celle des matériaux en construction indiquant la mesure soit en mm ou kg.

Ils disposent encore des codes de provenance des importations ou transactions locales, repérés déjà sur les LT SNCC, par exemple :

Au 04 décembre 2012, j'ai été d'appoint au déchargement d'un WC BELTEXCO contenant 2 container de 20'' ayant chacun 2.250 cartons de biscuits glucosés soit 4.500 cartons de 300 paquet/chacun. Cette nature de l'opération était une transaction locale car, WC chargé depuis Likasi, en RDC.

J'ai participé au rapport de pointage et à celui de transaction locale, rapports transmis par la suite au SEX.

I.2.2. DU BUREAU CONTROLE DES IMPORTATIONS

- Visa du SEX ou SEXA et passage au BUCO pour contrôle documentaire selon la réglementation liée aux importations (sur présentation de la LT, des factures d'achat ou BIL, de la déclaration d'importations des biens « Modèle IB » ou licence délivrée par la BCC, détention ou non de l'AV etc.), vérification de la légalité de tous ces documents ;

Au stade du BACD, l'importateur est autorisé à décharger sa marchandise sous le regard d'un ou des agents de l'OCC pour le contrôle quantité et qualité de la marchandise.

ü Contrôle des documents ou étude de ces derniers, sur la quantité, la qualité et les prix ;

ü authentification de l'AV confrontée au spécimen des signatures déposé auprès de l'OCC, toute importation est censée être contrôlée à l'embarquement (en amont) pour le compte de l'OCC par BIVAC/France à partir du pays d'importation contre paiement des frais et en aval, l'OCC s'arrêtera à vérifier la validité de l'AV ;

ü constitution des dossiers et ouverture par enregistrement de ceux-ci dans le Registre d'ouverture des dossiers à l'importation :

§ apposition de 2 sceaux sur du papier ministre, l'un de l'Agence OCC et l'autre du n° Dossier et ensuite, les autres détails relatifs à l'importateur (son nom, LT, WC ou HG, nature marchandise, licence, AV et poids) ;

§ évaluation des marchandises en prix, s'il n'y avait des factures d'achat, par le formulaire FICHE DES PRIX N°.... visé par la Cellule Contrôle Prix puis par BUCO suivis du SEX ou SEXA, du CA ou CAA et le Service financier. Par exemple, le FOB est calculé à partir du CIF sur 1,15. (CIF) ;

§ existe aussi un registre des transactions locales, très souvent c'est le cas de la BELTEXCO qui a d'ailleurs sollicité OCC pour qu'il soit le témoin impartial à chaque déchargement de ses produits. Il s'agit là, de la libre pratique supposant de la marchandise déjà dédouanée dans une autre province de la RDC mais envoyée ailleurs toujours au pays.

Tous les wagons des importations sont signalés selon qu'ils sont destinés via ou à Mwene-Ditu par le Bordereau de Transit (BT) depuis Sakania par l'OCC, poste d'expédition. Ici, on ne fera que l'apurement de tous les WC renseignés et arrivés, l'écart de non arrivés sera aussi fait.

Du contrôle des prix, l'OCC dispose d'une banque des données sur les prix de toutes marchandises importées en RDC, ces prix sont facilement repérables sur les AV à l'embarquement, car déterminant les prix des marchandises embarquées suivant les pays d'origine, une source fiable donc et difficile de tromper !

Le jour de mon passage au BUCO, il y a eu ouverture de 3 dossiers pour lesquels l'importateur détenait tous les documents valables, ainsi, avait dit le responsable du BUCO, les documents ont parlé. Ces dossiers ont été enregistrés et ont porté le n° 272/12, 273/12 et 274/12 du 05 décembre 2012.

Et s'il n'y avait pas de documents valables, dira-t-il, on ouvrirait des dossiers en suspens et sur base du BACD, on déchargerait pour la prise en compte de la quantité, de la marchandise même et faire le contrôle prix après voire taxer les frais de l'OCC.

J'ai travaillé sur des récapitulations des importations en matière plastique pour la période allant de 2010 à 2012, cela au manuscrit et sur demande du responsable BUCO.

Ainsi, tous les dossiers ouverts après tout le processus et paiement des frais OCC, ils finissent par atterrir au Bureau Archives, dossiers transmis par le Registre de transmission Dossiers.

I.2.3. DU BUREAU SUIVI WAGONS

§ suivi des WC, leur mouvement ; des importations viennent souvent de Lubumbashi et rarement de Kinshasa, de Lubumbashi plusieurs postes frontaliers faisant d'office des points d'expédition à partir desquels les BT sont envoyés à l'Agence de Mwene-Ditu existent (SAKANIA, MUKAMBO et KASUMBALESA) ;

§ enregistrement par axe de tous les WC annoncés par BT, la SNCC coopère de fois en donnant le compostage des cargaisons, composition des rames ;

§ apurement des wagons à leur arrivée sur base du Registre d'enregistrement ouverture des dossiers du BUCO, du n° reçu caisse venant du service financier ;

§ réponse aux axes expéditeurs sur le mouvement des ces WC avec copie à la Province et à Kinshasa ;

§ des wagons arrivés sans BT, ils sont réceptionnés d'après le code d'expédition.

Comme documents détenus à ce bureau : 3 registres (registre des marchandises en transfert sous douane sur Mbuji Mayi, un autre sur Kananga ; ils renseignent la date du transfert, le n° WC, LT, n° E, nature marchandise, la quantité, le convoyeur et la rubrique réception et enfin, vient le registre général des transferts incluant à la fois Mwene-Ditu et Kananga de même qu'en forme électronique). Il est à noter que les transferts de Kananga ne connaissent pas de convoyeur.

De la session d'évaluation entre l'OCC Katanga et les 2 Kasaï, c'est sur base des éléments de ce bureau que l'on statue sur les wagons annoncés, arrivés et non arrivés à destination et en retracer la position ; le lieu de cette session est décidée par la Direction Générale de l'OCC.

N.B : Pour des wagons initialement destinés à Mwene-Ditu, si jamais l'importateur changeait de destination finale soit MBM, par un message, OCC suivant la déclaration d'entrepôt DGDA communiquera le transfert définitif des wagons. Lors de ce transfert, l'OCC fait accompagner par un agent la marchandise jusqu'à la destination muni d'un carnet de transmission dont un accusé de réception sera fourni par l'OCC de destination, mais l'agent en mission reste à la charge de l'importateur.

Une autre raison expliquant la présence des escorteurs OCC et DGDA sur la route de Mwene-Ditu Mbuji Mayi est que les transporteurs de ce tronçon ne sont pas agréés voilà pourquoi toutes les marchandises en transfert sont accompagnées. La SNCC est le seul transporteur agréé, on en connait pas sur les tronçons Matadi-Kinshasa, Kasumbalesa-Lubumbashi.

A ce bureau, on nous a fait comprendre que de tous les documents de transport sur la voie ferrée, seule la LT est importante, car même en cas d'un accident la marchandise peut changer de WC mais pas de LT.

I.2.4. DU BUREAU ECHANTILLONNAGE

Un échantillon est le fragment ou une petite quantité permettant de se faire une idée de la qualité d'un produit, c'est aussi la partie destinée à être analysée^10(*)

A l'OCC existe une liste de tous les produits analysables datant de juillet 2005, ainsi tous les échantillons prélevés sont étiquetés (renseignements du produit : son état, sa date de péremption, son lot, pays d'origine, HG, LT et avec observations de l'Office).

La marchandise sur laquelle un échantillon a été pris, reste en consignation pendant dix à quinze jours (10-15 jours), le temps d'attente des résultats de l'analyse et avis du laboratoire. Les échantillons sont acheminés au labo de Mbuji Mayi pour analyse sur base d'une lettre de transmission et après analyse Mbuji Mayi par une autre lettre communique les avis et résultats de cette analyse. S'ils sont satisfaisants, la consignation est levée dans le cas contraire, une mainmise est faite. Ceci arrive souvent pour des produits déclarés non conformes à la consommation, à ce moment là une incinération est envisageable.

Lors de notre passage dans ce bureau, avons trouvé quelques échantillons : un bidon d'huile moteur SAE40, marque Falcon ; un sachet brillant et deux sacs vides, ceux-ci ont été acheminés à Mbuji Mayi le 20 décembre 2012.

Les types d'analyse envisagés pour différents produits (alimentaires, chimiques, cosmétiques, textiles et divers) sont :

La liste des produits analysables citée plus haut renseigne pour chaque produit la taille ou volume échantillon à prélever (TE), le type d'analyse envisagé (TAE), le délai du bulletin d'analyse avant levée de la consignation (DEBA) et la facturation ou frais analyse labo (FAL) :

I.2.5. DU BUREAU COMMISSARIAT D'AVARIES

Il se préoccupe de ceci : de la constatation des avaries, de la destruction des avaries et de la rédaction du certificat des avaries.

Dans la mission légale de l'OCC figure aussi la constatation des avaries survenues aux marchandises et produits en vue d'établir le certificat d'avaries y afférant. L'avarie est selon le Chef de ce service, quelque chose d'anormal, une pourriture ou rouille, du dommage ou casse en même temps un manquant survenu sur la marchandise ou le produit.

Étymologiquement, ce mot provient de l' arabe ÚæÇÑ `awâr, avarie; défaut; imperfection. Mais, aujourd'hui, c'est un terme utilisé par les marins pour désigner un problème d'origine technique : casse d'une pièce, déchirure d'une voile.^11(*)

Ces avaries sont de nature diverse : manquant à la livraison, coulage, casse, souillure, rouille, mouillure, pourriture dégageant une odeur nauséabonde etc.

L'OCC alors dans le souci de répondre à cette mission légale précitée, il se fixe comme objectifs à atteindre :

- veiller à ce que les marchandises importées soient conformes à la commande de l'importateur ;

- garantir que ces marchandises soient propres à la consommation humaine sinon, procéder à leur destruction.

Ainsi, peut-on se targuer, la RDC est épargnée d'être la poubelle car tout est tamisé par l'OCC avant la mise en consommation. Bel objectif n'est-ce pas et est-il atteint ! De cette façon, le commissaire d'avarie détermine la nature, la hauteur et la cause des avaries afin de permettre aux opérateurs économiques de se faire indemniser par les assureurs ou par les tiers responsables, en statuer sur les responsabilités : soit c'est le fournisseur ou le transporteur, l'assureur peut le cas échéant poursuivre le transporteur si les avaries viennent de lui.

· Copie de la lettre de réserve adressée au dernier transporteur venant du propriétaire présentant ses regrets, son indignation sur les dommages survenus,

· Constat de l'emballage, s'assurer que les scellés ou plombs en place sont d'origine, aussi pendant l'itinéraire s'il n'y avait pas de rupture de charge, transbordement qui serait la cause de l'avarie.

L'exploitation de ces divers documents suffit pour l'établissement du constat des avaries et par la suite du certificat de celles-ci.

Ce certificat a pour importance de faire bénéficier aux importateurs de l'indemnisation de leurs marchandises, à condition que les importateurs aient souscrit à l'assurance de leur cargaison (Police d'Assurance).

Il est le seul document engageant l'OCC à l'étranger, donc, dans le monde des assureurs et des fournisseurs pour réclamer la réparation des dommages survenus sur les marchandises. Il est opposable, conciliant deux contractuels, l'assureur et l'assuré.

Une marchandise avariée et qui avait été couverte par l'assurance, c'est celle devant être remboursée ou restituée. On assure celle-ci contre les éventuels risques sur le trajet.

v SERIE 00 : certificat dont la marchandise est impropre à la consommation humaine, constat fait à l'oeil nu ou par l'odorat ; d'emblée suspecte à la consommation du fait de l'odeur ou à la vue ;

v SERIE 100 : cas de la marchandise non conforme soit parce qu'il n'y a pas d'indications précises sur : nom de la marchandise, pays d'origine, date de péremption, l'étiquetage, le numéro du lot, soit le nom, l'adresse du fabricant et code de production manquent ;

v SERIE 200 : ici, sont classés les certificats dont la police d'assurance étrangère en copie, a été transmise à l'OCC ;

v SERIE 300 : dans ce cas, c'est l'original de cette police d'assurance qui a été remis à l'OCC et l'Office réclamera le dédommagement à la place de l'importateur. L'OCC agit comme commissaire pour ce type de certificat ;

v SERIE 400 : ce type de certificat est fait s'il n'y a pas de police d'assurance, mais sur demande de l'importateur seulement ;

v SERIE 500 : ce certificat concerne les produits à l'exportation, donc, qui quittent la RDC mais assurés par la SONAS.

La requête est adressée au CA qui l'accepte et transmet des ordres via le SEX au Bureau Commissariat d'Avarie. De cette façon, le Commissaire d'avarie est obligé d'entrer en contact avec le requérant ou le commerçant pour l'obtention des documents relatifs au dossier, documents déjà cités dans le point constatation des avaries.

Lors de notre passage à ce bureau, nous avions visualisé le Certificat d'Avarie n° A.MDT/2006/400.022 du requérant MBUYI NGOYI, concernant la marchandise : bougie britellite du fournisseur HEXACON INTL Commodity Traders Pty Ltd. Avarie constatée : manquants à l'embarquement : 3080 supposés contre 1802 déchargés, donc, 1278 comme manquant. Le certificat était de la série 400, car le requérant n'avait de police d'assurance.

Le certificat d'avarie est signé en six exemplaires par le Commissaire d'avarie en tant qu'expert de l'OCC et le CA dont copies envoyées à la fois au DCA et à la DIPROKOR.

Document détenu au niveau de ce bureau : le registre de production des certificats.

C'est l'action de jeter ou de priver la population de la consommation des marchandises ou produits impropres. Jeter quoi et où ?

Quoi ? : Toute marchandise déclarée impropre à la consommation humaine par le laboratoire agréé de l'OCC MBM. Constat d'aveu : l'OCC n'a pas d'entrepôts qui pourraient contenir toute marchandise consignée avant les analyses du laboratoire et c'est seulement après ceux-ci que la marchandise devrait être livrée à l'importateur.

Les résultats des essais sont transmis aux importateurs, s'ils sont satisfaisants, la mesure de consignation est levée. Dans le cas où ils sont insatisfaisants, la consignation demeure et la marchandise devrait être coute que coute détruite.

Au moment de cette destruction, l'OCC invite les services de l'Etat concernés comme : la quarantaine animale et végétale, l'ANR, Environnement, la Police, le Parquet et l'importateur ou son délégué. Après la destruction, tous les services dressent le PV de destruction et le contresignent à tour de rôle.

Où ? : Quand le site de destruction est désigné par le Service d'Environnement, la marchandise y est acheminée et la destruction se fait soit par :

Après l'étape du contrôle de la qualité par l'OCC, la marchandise déjà livrée à l'importateur pour la consommation, il faudrait que d'autres services comme l'Hygiène Publique fassent leur travail dans les entrepôts.

Il sied de souligner également que la vente de la marchandise consignée sans que celle-ci soit levée après les analyses et les résultats du labo entraine des pénalités.

I.2.6. DU BUREAU DES HYDROCARBURES

Il est un bureau qui appartiendrait au service des hydrocarbures mais à ce jour, il dépend du SEX. Et, il est constitué de 3 postes (SEP CONGO DITU, Cotonnière et PLANSEM) et s'occupe de ceci :

· tout ce qui est hydrocarbures (pétrole, gasoil, essence et kérosène), de l'ouverture du dossier jusqu'à la remise de l'échantillon au labo ;

· le client s'annonce au secrétariat, le CA oriente le dossier via le SEX au service des hydrocarbures ;

· ouverture du dossier : contrôle des documents (au local ou à l'étranger), fiche des prix - CIF, quantité, poids, le nombre d'échantillons - facturation ;

· l'étape suivante : remise du dossier au SAF puis à la Finance pour la facturation - EMIDOCS - pour l'émission du BACD - et descente sur terrain de l'agent pour le contrôle quantitatif et prélèvement des échantillons.

Généralement et spécialement pour les hydrocarbures, la facturation des produits pétroliers ne doit se faire qu'après transvasement et déchargement, car ces produits sont volatiles afin d'avoir la quantité exacte à facturer.

Le bureau échantillonnage doit dépendre des hydrocarbures, le responsable en personne s'occuperait du prélèvement des échantillons. Ce prélèvement répond à des techniques appropriées. Par exemple, l'échantillon doit être pris à trois niveaux : au dessus, au milieu et en dessous ; échantillons simple et composé, quatre échantillons sur une citerne.

L'avantage des échantillons est d'attester la qualité du produit et sa possible consommation.

N.B : - Par rapport à la qualité, le service concerne l'ouverture du dossier jusqu'à

- Par rapport à la quantité, ce service va de l'ouverture du dossier jusqu'à la facturation

aussi après qu'une caution a été déposée par le client (jaugeage-hauteur vide,

1) le rapport d'échantillonnage : signé à la fois par l'OCC et par l'importateur, il est un document juridique ;

3) le carnet de pointage : à ce niveau, il renseigne : le n° WC, LT, expéditeur, destinataire, capacité, n° plombs ou scellés, HV, densité, tanks réception - HP/avant et après et enfin de compte, la quantité reçue ;

5) le rapport de déchargement WC : retrace la situation de toutes les réceptions (quantités reçues et d'autres détails relatifs aux importateurs) ;

6) le rapport d'essais : qui donne le n° et les analyses puis les résultats du laboratoire ;

7) le formulaire de l'inspection citerne : détaillant l'état de la citerne et d'autres spécificités ;

8) le formulaire shore tank measurement data : détails sur le tank de réception ;

10) les registres des WC libre pratique et des WC étrangers : au niveau du Poste SEP CONGO, ils renseignent (2) : le n° WC, LT, importateur, capacité, HV, densité, la quantité reçue.

Lors de notre passage au Poste SEP CONGO DITU, il n'y avait pas de WC à décharger, ça été le même cas, du Poste Cotonnière ; il n'y avait même pas d'autres produits divers. Du Poste Cotonnière, la plupart de divers appartiennent à BELTEXCO et c'est de la transaction locale. Les indépendants y déchargent aussi des produits pétroliers en citerne ou en futs.

Il existe au coté de ce service, un laboratoire des hydrocarbures érigé en un service qui lui est d'apport non moins négligeable. Ce laboratoire est le premier instrument dans la certification de la qualité et de la conformité aux normes pour les produits analysables, considéré comme l'instrument primordial dans l'objet social de l'OCC.

Du fonctionnement de ce laboratoire, il a besoin des autres services d'appui, car, la qualité commence son inspection au niveau des quais de déchargement, avant même le déchargement.

L'emballage du contenant du contenu, l'étiquetage du contenu, les conditions d'expédition à l'arrivée sont appréhendés par des inspecteurs de conformité. Cas de l'emballage du wagon citerne contenant du jet A1, si troué à l'arrivée, le produit est déjà oxygéné, il sera directement non conforme et à déclasser.

Pour travailler à ce laboratoire, certaines connaissances sont requises, donc, il faut de la compétence. Ce laboratoire assure l'inspection réelle de la qualité, une erreur par inadvertance ou incompétence peut être fatale pour les consommateurs, a dit l'analyste.

Les échantillons pris dans les quais de déchargement (SEP CONGO, Cotonnière, PLANSEM, MIBA, etc.) sont ainsi codifiés et transmis au laboratoire. Au labo, existe un registre de réception des échantillons avec tous les détails sur ces objets d'essai. Dans le traitement, on passe des essais de conformité par :

· examen des objets d'essai par rapport aux normes de prélèvement et conservation ;

· l'étape des essais organoleptiques, si les premiers résultats sont satisfaisants ;

· la densimétrie et les essais physicochimiques si la densimétrie s'avère aussi satisfaisante.

En cas de conformité ou non-conformité, l'inspection du laboratoire est sanctionnée par un rapport d'essai dans lequel, l'analyste met la mention de levée de consignation ou de non levée de celle-ci, mention clairement et lisiblement indiquée.

Jadis et avant qu'on installe le laboratoire à Mwene-Ditu, toutes les analyses se faisaient à Mbuji Mayi. L'attaché au laboratoire de la place, bien qu'élevé en un service, il s'impatiente à attendre les notifications sur sa fonction et l'étendue de son pouvoir, nous avait-il annoncé.

Comme instruments trouvés dans ce laboratoire lors de notre passage, il y avait :

i. le thermo densimètre de différentes fourchettes de graduation et selon les différents produits.

Comme documentations trouvées : un syllabus des normes ou spécifications des produits pétroliers en RDC, différentes tables de jauge et de conversion des mesures, une valve indiquant par exemple : les normes de densité des produits (0,8 à 1,032° pour le gasoil ; 0,76 à 0,815 pour le pétrole ; 0,660 à 0,760 pour l'essence ; 0,760 à 0,800 pour le jet A1) et les normes des températures d'inflammabilité de ces derniers (40 à 55°C - pétrole ; 60 à 100 °C - gasoil ; X à X°C - essence). Encore, un tableau des risques et conseils de prudence (exigences du métier dans la manipulation des différents échantillons à analyser.

SECTION II : LE SERVICE ADMINISTRATIF ET FINANCIER

C'est à ce niveau que s'effectuent la gestion du personnel (salaires et autres avantages) et la facturation de tous les services rendus par l'OCC. Il est dirigé par un Chef de service soutenu par un adjoint.

Quatre bureaux dépendent de ce service : bureau administratif, bureau médico-social, bureau finances et bureau suivi budget. À travers les lignes ci-dessous, nous verrons les attributions de chacun des bureaux.

II.1 DU BUREAU MEDICO SOCIAL

- octroi de bons de consultations aux agents et aux leurs, car l'OCC était en contrat avec la Clinique Espérance, l'Hôpital CHRIST ROI, lesquels contrats sont aujourd'hui résiliés à cause des difficultés financières ; il se propose d'en renouveler et d'en avoir aussi avec l'Hôpital de référence de Tshiamala le moment venu ;

- réception des ordonnances médicales des centres conventionnés quand il y avait des accords et vérification de celles-ci encore des factures relatives à l'achat des produits pharmaceutiques;

- distribution des produits pharmaceutiques, l'Office avait un contrat avec une pharmacie ;

- organisation des activités sportives en faveur du personnel, dans le passé existait une équipe de football par les agents, nous avait laissé entendre la responsable de ce bureau ;

Du planning de différents frais : le remplissage de ce dernier se fait suivant la note de service de l'OCC Kinshasa relative aux taux des frais de mission.

II.2 DU BUREAU ADMINISTRATIF

Ce bureau doit de la part du SAF, en plus de la gestion de l'économat, s'occuper du mouvement du personnel et par mouvement, on entend :

- contrôle des tâches assignées à chacun d'entre eux et de leur accomplissement par ces derniers ;

- contrôle des dotations comme véhicule, moto mises à la disposition des agents, suivis de la présence même de l'engin (ceux là bénéficient de l'indemnité kilométrique) à partir du chef de bureau ;

- de la tenue de la liste de présence journalière : un report est fait sur la synthèse mensuelle des présences mois X 201... récapitulant présence, absence, retard et autres motifs affectant cette présence ;

- du départ en congé des agents couvert par l'attestation de congé annuel selon chaque catégorie + ancienneté (28 jours pour les échelonnés qui n'ont de qualification, 30 jours pour les maitrises et les cadres ; à la sortie en congé, l'agent touche son pécule de congé même si ce sera en retard, les agents connaissent 5 à 6 mois de retard de paiement) ;

- du paiement des salaires des agents : après réception des listings de paie de Kinshasa, visa du CA via le SAF, le BA émet le BED, après émission de celui-ci, le BED est transmis au budget pour imputation et il envois à son tour aux SAF et CA pour signature d'autorisation de sortie de fonds de la caisse ; une fois le paiement intervenu, un rapport est exigé au BA sur l'état de la paie ;

- émission du BED pour tout problème de sortie d'argent après l'aval du SAF ;

- cas de nouvelles naissances ou de décès : veiller à ce que des aides soient accordées sur présentation des attestations de naissance ou dans le cas des décès, sur présentation des certificats de décès (ici, même le cercueil et l'enterrement sont à la charge de l'Office) pour établissement du BED.

- le suivi des stocks en fournitures de bureau, du carburant etc. S'il y a un besoin, l'économat communique au BA et le BA à son tour fait l'état des besoins à l'intention du SAF pour des dispositions utiles (achat ou la commande) ;

- un registre du mouvement du personnel : congé annuel, de circonstance, à valoir, les missions de service, de sanction disciplinaire, de repos médical ;

- billet de sortie : demandé et sollicité pour accomplir une mission hors service mais pendant les heures de travail, aval du BA nécessaire ;

- autorisation d'absence : par formulaire de demande d'autorisation d'absence, pour des absences justifiées ;

- classement des documents/lettres du genre : demande d'explication, en disposer une copie classée dans le dossier de l'agent concerné ;

- le rapport mensuel sur le personnel (en congé, en mission, en retraite, en intérim ; sur les infrastructures - bâtiment, leur état ; équipement - labo et matériels informatiques, de transport) et sur la réalisation du budget ;

- les fiches d'appréciation Modèle A et B (cotation des agents selon différents critères arrêtés : sauvegarde des intérêts de l'OCC, aptitude au management, connaissance professionnelle, qualité + quantité du travail, esprit d'initiative + de créativité, assiduité + sens de responsabilité, tenue + présentation, sens de discipline + ponctualité, éthique & déontologie professionnelles);

Le jour de notre passage au BA, nous avons participé à l'établissement de 4 BED et leur imputation au Budget. Il s'agissait des BED ci-après :

De l'imputation au budget de ces BED, il fallait affecter la date, le compte suivant le PCGC et dans chaque fiche de dépenses avec sa prévision. Du contrôle budgétaire, il a fallu apurer la dépense dans la fiche y relative et déterminer à quel point la prévision était déjà touchée (le solde de la prévision) par rapport au montant initial de la prévision budgétaire, à l'engagement antérieur et à l'engagement sollicité/demandé.

Pour les frais de transport, sous le compte 6210 au Budget et 621001 d'après la comptabilité - Trésorerie, en voici le contrôle budgétaire effectué, il concernait le BED n° 98209 :

Exemple d'imputation : pour les frais de subsistance, selon le Budget c'était au compte 6575, pour la Comptabilité et la Trésorerie c'était au compte global 653601 d'après le cadre des comptes de l'OCC. Le compte principal reste 65 titré « Charges du Personnel » suivant le PCGC.

Au début de l'année 2012, l'OCC avait tenté d'appliquer le plan OHADA mais qu'il a fini par abandonner au cours de l'exercice.

II.3 DU BUREAU BUDGET ET FISCALITE

Il sied de noter qu'un seul agent s'occupe de ce bureau, mais nous en parlerons, en le séparant bien par la thématique.

II.3.1 DU BUDGET

De la définition du budget : il est un programme financier à réaliser détaillant les besoins et les ressources probables à venir^12(*).

Les prévisions budgétaires de cet Office se préparent à partir du mois d'octobre de chaque année. Le CA se réunissant avec tous les chefs des services, chacun devra préciser ou estimer les besoins de son service en même temps que les productions.

Les recettes potentielles ainsi estimées sont mises en opposition des besoins exprimés, le fruit de la réunion après débat et consensus, est adopté et mis au propre. De cette façon, une délégation de l'Agence locale composée du CA, du SAF et du SEX plus un délégué syndical va à la DIPROKOR débattre et si possible amender le budget arrêté.

Le budget adopté est annexé à celui de la province et remis entre les bons soins d'une nouvelle délégation devant rejoindre Kinshasa, délégation composée du Chef de Département et du Chef de Division Administratif & Financier, ils y vont pour la défense des budgets. Après appréciation de Kinshasa, le budget provincial rejoint ceux des autres provinces.

Ainsi, le budget global adopté de l'OCC est acheminé au Ministère de Tutelle qui est celui du Commerce Extérieur. Une copie de ce budget est renvoyée à tous les coins représentatifs de l'OCC, chacun en ce qui le concerne, devra suivre et appliquer l'état d'esprit du budget.

A ce bureau, qu'ils s'agissent des comptes de production tout comme de ceux des charges d'exploitation, ils sont connus d'avance et répertoriés dans un cadre des comptes global de l'OCC et bien en nomenclatures.

Au Budget, les comptes sont utilisés à 4 chiffres alors qu'à la Comptabilité et à la trésorerie, ils le son à six chiffres.

De la facturation de tous les services rendus par l'OCC, après paiement auprès de la caisse par les importateurs, celle-ci renvoie les copies des factures comptant ou notes de débit apurées au Budget pour suivi de la production et comparaison entre les prévisions et réalisations. Et, éventuellement en expliquer les écarts avec le budget.

II.3.2 DE LA FISCALITE

La fiscalité s'entend comme l'ensemble des règles et des lois relatives aux impôts et régissant leur perception aussi leur recouvrement, à la charge ou non à charge des entreprises^13(*), devant être bien connues par les gestionnaires des entreprises.

L'OCC, est fait collecteur des impôts ou redevable légal en même temps contribuable réel, de fait et légal, pour le compte du Trésor Public, du moment qu'il facture ses prestations de service, il y insère également la facturation de la TVA (16%) puis encore qu'il a des impôts à payer pour lui-même.

Ainsi, ce bureau se charge de suivre les TVA collectées et faire le relevé à communiquer à leur Direction Générale soit au Directeur Financier à Kinshasa.

Les opérations sur lesquelles la TVA a été retenue sur l'OCC, l'OCC en remplit un état détaillé des déductions de la TVA auprès de la DGI renseignant le mois de réalisation de ces opérations sur le formulaire fourni par la DGI.

Ce bureau s'occupe aussi des autres paiements en faveur du Trésor Public : de l'IRL (pour la maison louée pour le CAA), des cotisations à l'INSS (les retenues s'opèrent à Kinshasa mais le paiement à l'INSS s'effectue à Mwene-Ditu, cela à partir des déclarations de versement des cotisations remplies par l'OCC Kinshasa et signées par le Chef du Département Administratif - cas du reçu n° 8228381 couvrant la période du solde 09/2011, mois de NOV., DEC. et 13^ème mois 2011, JANV. et FEVR. 2012), de la redevance foncière pour les bâtiments administratifs de l'Agence et le gardiennage de ces bureaux plus les maisons habitées par le CA et le CAA par les éléments de la PNC auprès de la DGRAD (par les notes de perception et bordereau de la BCC).

II.4 DU BUREAU FINANCES

Il s'agit de la détermination de la valeur de tous les services rendus aux importateurs et autres tiers. Le mode de calcul diffère selon qu'il s'agisse de telle ou telle autre prestation (calcul à l'exportation, calcul à l'importation, contrôle technique, transactions locales, constat d'avaries etc.)

Tout part du SEX, après le contrôle fait sur la marchandise (qualité, quantité, documentaire), les dossiers finissent aux finances pour la facturation. C'est plus le contrôle à l'importation qui fait le gros des recettes par rapport aux autres productions (+ de 80%). souvent, on facture ce qui suit :

a) Les frais de contrôle : à partir du BUCO, sur la fiche prix, on renseigne : FOB, CIB et échantillon pris. Sur la 2^ème partie (FACTURATION), il est précisé le lieu de déchargement, si à Mwene-Ditu, la facturation s'imposera contrairement que si ce lieu serait Mbuji Mayi, donc, marchandise en transfert ; en ce moment là, la facturation sera faite à destination.

À partir des notes de services, la facturation est uniformisée. Il existe par exemple, l'instruction de référence n° DGA/AKM/DCOM/DCI/137/2012 :

· pour des importations régulières avec AV : une facturation ad valorem 2% CIF dont FOB 10.000USD ;

· pour des importations régulières sans AV : une facturation ad valorem 4% CIF dont FOB 10.000USD.

b) Les frais de laboratoire : des tarifs d'analyse laboratoire existent dans un recueil intitulé « Tarif d'analyses de laboratoire » de la même instruction déjà citée.

Le BUCO détermine le n° de position tarifaire de chaque marchandise, le sucre s'y retrouve à la page 37 : à la position n° 17.01. 12.00 (betterave), donc, un échantillon sucre à 210$US de frais de labo. Après facturation de l'un ou l'autre des services OCC, on y ajoute la TVA (16%).

Pour des marchandises importées régulièrement dont le FOB est inferieur à dix mille USD, voilà comment se présente la tarification, et elle sera au double (frais additionnels) pour les importations irrégulières :

Les dossiers ainsi facturés sont envoyés à la caisse ou à la trésorerie pour le paiement par les bénéficiaires des services de l'OCC (les importateurs). Après paiement, une note de débit ou facture comptant est légalement établie dont l'original est au client et une copie jointe dans le dossier du client.

De cette façon, la Trésorerie s'occupe des opérations des recettes et des dépenses. Ces opérations peuvent être entreprises soit par la caisse soit par la banque.

Au niveau de la caisse : le paiement est constaté par un RECU de caisse comme preuve de paiement, aussitôt envoyé aux EMIDOCS, Pool dactylo pour l'établissement du BACD.

Au niveau de la banque : le constat du paiement se fait par le bordereau de versement de la banque dans laquelle l'argent a été déposé.

Du SAF, le BED est établi via le BA - rentre à la Trésorerie - la Caisse établit un Bon de caisse de sortie des fonds. Les décaissements au niveau de la banque se faisant généralement par le chèque ou encore des ordres de virement.

Elle s'occupe de la saisie et du suivi des opérations financières traitées au niveau de la caisse même, lesquelles opérations reposent sur les documents reçus de la Trésorerie.

Pour ce faire, elle procède par l'enregistrement ou journalisation des opérations et l'élaboration du grand livre. Elle s'active encore dans le traitement des pièces comptables et leur expédition à la Direction Générale. Les copies de ces documents sont classées parmi les archives locales.

N° DOC

N° BED

IMPUTA-

TION

LIBELLE

BENEFI-

CIAIRE

RECETTES

DEPENSES

SOLDE

Report (+) ou (-)

Elle s'attarde sur le suivi des opérations financières et du traitement des pièces comptables du circuit bancaire. Les clients peuvent régler leurs factures par la banque, l'Agence peut déposer des fonds aussi, par des transferts reçus d'ailleurs et de retraits de tous ordres (approvisionnement de la caisse, des chèques en faveur des tiers voire des transferts), voilà, le genre des opérations financières via le circuit bancaire.

Quelques documents interviennent dans le mouvement de la banque : bordereau de versement, ordre de virement, chèque, les extraits de compte, les avis de débit, les avis de crédit. Et, sur la base de ces documents, la Comptabilité tient un journal de banque de chaque compte faisant apparaitre le solde initial et les autres mouvements intervenus pendant une certaine période.

Ces divers documents seront joints aux journaux de banque pour transmission à Kinshasa.

Pendant notre passage à ce bureau, nous avions visualisé le journal BCDC en franc congolais, du compte de fonctionnement (n° 160-0202749-73) de la période d'avril 2012. Ces rubriques y ont été repérées :

L'Office disposant à la Banque Commerciale du Congo, succursale de Mbuji Mayi de quatre comptes énumérés comme suit :

1) Compte de Production en Franc Congolais : on y verse seulement, le mouvement sur ce compte concerne la DG ;

2) Compte de Production en Dollars Américains : on y verse seulement et les autres opérations sur ce compte concernent la DG ;

3) Compte de Fonctionnement en Franc Congolais : on peut y verser et recevoir des virements ou transferts d'ailleurs, des autres agences OCC ou de la DG même pour les besoins du fonctionnement de l'entité. Pour ce type des comptes, l'Agence dispose du spécimen des signatures autorisées pour le décaissement des fonds (CA, CAA, SAF et SAFA) ;

4) Compte de Fonctionnement en Dollars Américains : géré de la même manière que le compte de fonctionnement en franc congolais.

Elle considère les opérations financières entre l'OCC et ses fournisseurs, ses clients, l'Etat (INSS, DGRAD, INPP etc.) et les agents.

À ce stade, la Comptabilité tient des fiches pour chaque tiers pour un suivi personnalisé (dettes, paiements intervenus et solde).

Elle recouvre encore les créances non échues de l'Office, passer auprès des débiteurs pour le recouvrement.

Elle gère les provisions déposées par les importateurs avant toute facturation des prestations de l'OCC. Après la facturation, soit il y a du moins perçu, le client complète la différence à la caisse ou à la banque, soit il y a un trop perçu sur les provisions, il faut le retourner au créditeur par le processus du BED.

Du grand livre : le résumé de toutes les opérations financières intervenues soit à la caisse soit à la banque et généralement pendant un mois, cela, pour une vue d'ensemble de chaque compte.

Vient ensuite, le tableau de réalisation de trésorerie qui reprendra tous les éléments issus du grand livre. Ce tableau est informatisé, il figure dans le rapport d'activités mensuel. Il possède deux parties :

- LES ENCAISSEMENTS - COMPTES DE PRODUCTION : récupérations sur charges - du fonds sorti pour être dépensé mais non utilisé ou le reste après utilisation, les récupérations sur salaires (retenues sur les avances ou sur prêts accordés aux agents) et les recettes régulières (facturation clients sur les prestations de service OCC, TVA collectée etc.).

- LES DECAISSEMENTS - CHARGES D'EXPLOITATION : sur les immobilisations ; sur les créditeurs divers (fournisseurs, personnel, Etat, transferts effectués etc.) ; sur les charges diverses (impôts sur véhicules, fonciers et autres taxes). Ces opérations sont affectées ou imputées aux comptes suivant le PCGC adapté par l'OCC (fascicule du 22 mars 2004 de sa Division Comptabilité).

Les rapports de ce service sont tous destinés à la division précitée pour une centralisation en vue de la comptabilité générale. Il s'agit, essentiellement du rapport financier mensuel.

Le SAFA évolue dans l'ombre du SAF, ils ont pour mission d'ordonnancer toutes les opérations liées aux Finances, à la Trésorerie, au BMS et BA.

SECTION III : LE SERVICE EMISSION DES DOCUMENTS ET STATISTIQUES

III.1 DU BUREAU EMIDOCS

Ce bureau a de la part du SEDOCS comme responsabilité : émission de tous les documents relatifs au contrôle des importations et des transactions locales.

Dépendant du SEDOCS, à sa tête, il y a un Chef de bureau qui travaille en collaboration avec le Pool Dactylo aussi avec le bureau classement des archives.

Ainsi, lorsqu'il y a des documents à dactylographier, c'est le Pool dactylo qui s'en occupe. Pour les documents émis au BUCO, ce Pool émet en première catégorie les documents ci-dessous :

b. le billet d'autorisation d'enlèvement marchandises en transfert sous douane vers Mbuji Mayi sur base du modèle E de la DGDA ;

c. le message adressé aux chefs de départements surtout sur les marchandises de la MIBA.

- la lettre de consignation, établie si la marchandise est sensible et dans l'attente des résultats de l'analyse au laboratoire. Durant le temps de cette consignation, la marchandise est purement gardée ou stockée.

- la déclaration en faveur de l'importateur après qu'il ait payé les prestations OCC, c'est la clôture de son dossier. Il est le rapport après assistance au déchargement à mettre à la disposition du client.

III.2 DU BUREAU STATISTIQUES

Ce bureau a de la part du SEDOCS la production des statistiques (données chiffrées).

Tout commence par la gare, de l'ouverture du dossier et à son traitement final, cela, suivant le canevas exigé par la Direction Générale de l'OCC. Nous pouvons classer le canevas en question dans l'ordre ci-dessous :

1) création des banques des données : renseignant le n° de chaque dossier, n° HG/WC, LT, type de contrôle effectué à l'arrivée, l'importateur, le code du tarif douanier, la marchandise, le nombre de celle-ci, la nature de l'emballage, le volume ou la quantité déclarée, la licence, l'AV, le CIF accepté, le pays d'origine, de provenance.

2) statistiques OCC: servant à déterminer les produits sensibles donc consommables, y compris le carburant (tableau n° I, là sont insérées aussi les rubriques frais de labo, leur sommation et cela globalement).

3) autres tableaux : allant du tableau n° II au numéro X. Détaillés de la manière suivante :

- Tableau n° II : relevant toutes les importations des produits pétroliers par les tiers frais OCC compris ;

- Tableau n° III : des importations des produits pétroliers par les sociétés structurées, pas de frais OCC indexés car la facturation de ces sociétés est un sujet de préoccupation ;

- Tableau n° VI : des résultats des analyses sur les produits pétroliers des tiers plus les frais de laboratoire y relatifs ;

- Tableau n° VII : des analyses de laboratoires sur les autres produits analysables y compris les frais payés à l'occasion de celles-ci ;

- Tableau n° IX : des séries précisées de certificat d'avaries, sur les activités de constat d'avaries ;

- Tableau n° X : des statistiques par groupe des produits importés (code tarif douanier par groupe, groupe produits, poids, CIF en pourcentage et par graphique) ;

- Tableau synthétique des importations reprenant diverses importations, produits pétroliers des tiers et des sociétés structurées.

Ces divers tableaux sont fournis mensuellement, trimestriellement, semestriellement et annuellement.

En plus de ces statistiques des importations, il en faut également celles des transactions locales, mais à ce jour, il y en a seulement pour la société BELTEXCO.

III.3 DU BUREAU ARCHIVES

C'est un bureau aussi stratégique pour l'ensemble de l'Agence de Mwene-Ditu, et de la part du SEDOCS, il a comme responsabilité la garde pendant plus ou moins dix ans de tous les documents déjà traités, des dossiers complets des clients, donc, dossiers ouverts et apurés.

Dès que la garde est jugée révolue, donc, après le délai nécessaire, pour la destruction de ces archives, on fait appel au Parquet pour le constat et la couverture légale de cet événement.

Avant que tous ces dossiers atterrissent à ce bureau, ils auront transité par le Service Informatique & Télématique pour un encodage. C'est le seul bureau que n'avons pu visiter pendant tout le temps de notre stage, car le chronogramme autorisant le stage n'y avait pas prévu notre passage, cela nous a évité de nous imprégner de ce qui y est fait.

CONCLUSION ET SUGGESTIONS

Nous sommes au terme de la rédaction du présent rapport de stage de professionnalisation. Qu'il nous soit permis de donner notre point de vue sur le présent et l'avenir de l'OCC qui est un organisme ou établissement public ayant le monopole de tous les contrôles (qualité, quantité, prix, sécurité et salubrité du travail, production locale, industrielle ou artisanale), car ceux-ci, sont rendus obligatoires par l'Etat en sa faveur à travers tout notre pays sur toutes les productions locales, importations et exportations.

À l'ère de la mondialisation, harmoniser les compétences liées à ces contrôles s'avèrent un défi à relever. Avec la crise en Europe, sur la traçabilité des conserves à nourriture supposées contenir de la viande de boeuf, or, à la place, il y avait de la viande à cheval. Cela, démontre les responsabilités pesant sur les épaules de l'OCC et les autres services liés à la vigilance alimentaire en interne de la RDC.

Dans le monde, devant le profit ou le bénéfice, les gens deviennent maximalistes, utilisant tous les moyens illégaux soient-ils, pour parvenir à leurs avantages. À leurs yeux, le commerce est du passe partout et du fourre-tout, se soucier de la vie des gens reviendrait au blocage de ses intérêts.

C'est dans ce sens, que nous encourageons les objectifs, les missions et l'objet social de l'OCC afin de la sécurisation de ce qui est consommable humainement même si votre champ d'action dépasse le côté de ce qui n'est que comestible. Nous avons noté avec intérêt vos efforts dans le sens d'obtenir l'accréditation de votre compétence technique au niveau mondial.

Encore, faudra-t-il, dans le chef de tous les animateurs promus à ces contrôles qu'ils soient désintéressés par l'amour du gain malhonnête, maximaliste et qu'ils manifestent la probité nécessaire à leur tâche.

De cette façon, vos objectifs, votre mission légale, votre objet social demeurent vitaux à la RDC pour son développement à cet ère de la globalisation, à la survie et au bien être de sa population ; à la quiétude et au climat serein des opérateurs industriels et économiques.

Le seul point noir détecté a été la situation déplorable des agents, lors de notre stage, ils étaient presqu'à sept mois de retard de paiement, cet état de choses démotive la conscience professionnelle et décourage plus d'un ; une fois encore, le bon rendement ne suivra jamais.

L'OCC fait des rentrées en recettes en amont (à partir de toutes les importations vers le pays via BIVAC) et en aval (de toutes les prestations de service à l'intérieur du pays), si le Ministère de tutelle pouvait donner la politique et la gestion de ses moyens à cet établissement public, les choses pourront marcher convenablement pour le bien de tous (les agents et le gouvernement). Et, cette situation n'aura jamais existé.

BIBLIOGRAPHIE

¹⁴ Selon la « NOTE DE PRESENTATION » en 5 pages de l'OCC, Agence de Mwene-Ditu, page 1

² Dépliant (Tract) OCC intitulé: « NOS ACTIVITES en BREF «, édité par Maison KELI-SERVICES.

⁸ CT LABY MPIANA, Notes de cours : « la fiscalité et la gestion de l'entreprise », L2 Gestion Financière, 2012-2013, UMD

ANNEXES

Recommandation de Stage OCC - 1^ère page, répartition de la ronde des bureaux.

Recommandation de Stage OCC - 2^ème page et fin, répartition de la ronde des bureaux

TABLE DES MATIERES

* ¹ Selon la « NOTE DE PRESENTATION » en 5 pages de l'OCC, Agence de Mwene-Ditu, page 1

* ² Dépliant (Tract) OCC intitulé: « NOS ACTIVITES en BREF «, édité par Maison KELI-SERVICES.

* ⁴ Selon la « NOTE DE PRESENTATION » en 5 pages de l'OCC, Agence de Mwene-Ditu, page 3

* ⁵ Dépliant (Tract) OCC intitulé: « NOS ACTIVITES en BREF «, édité par Maison KELI-SERVICES.

* ⁶ Dépliant (Tract) OCC intitulé: « NOS ACTIVITES en BREF «, édité par Maison KELI-SERVICES.

* ¹³ CT LABY MPIANA, Notes de cours : « la fiscalité et la gestion de l'entreprise », L2 Gestion Financière, 2012-2013, UMD

Rapport de stage à l'office congolais de contrôle Mwene-Ditu

RAPPORT DE STAGE EFFECTUE A L'OFFICE CONGOLAIS DE CONTROLE (OCC)

INTRODUCTION