Memoire Online - Approches pour l'efficacité du secrétariat administratif du PNLS ( le Programme National de Lutte contre le Sida )au Bénin

Par ailleurs, le PNLS dispose d'une connexion à Internet, ce qui permet aux secrétaires de faire des recherches et de

s'informer voire de se cultiver. De même, il existe un système d'interphone qui permet au personnel de ne pas se déplacer chaque fois qu'il a un message à passer.

Conclusion séquentielle : existence de connexion internet et d'interphone (force)

Si un usager désire avoir des renseignements sur le PNLS ou sur l'un de ses services ou s'il désire rencontrer un agent du PNLS, le premier service auquel il s'adresse est le Secrétariat Administratif.

A l'arrivée de l'usager, tout le personnel du secrétariat l'accueille et l'un d'entre eux s'enquiert des motifs de sa visite. S'il veut déposer un courrier, satisfaction lui est donnée au secrétariat. Dans le cas contraire et s'il désire rencontrer un agent d'autres services du PNLS, il est orienté vers le service concerné. Dans le cas où l'agent qu'il cherche est occupé, il est orienté dans le hall. Or, dans le hall il n'y a ni revues, ni journaux, ni magazines pour occuper le visiteur. Aussi le visiteur est-il exposé aux regards curieux des passants car le hall fait face aux escaliers.

Le local abritant le SA PNLS n'est pas aussi spacieux. La disposition des mobiliers et celle des matériels restreignent l'espace nécessaire au déplacement du personnel.

Conclusion séquentielle : exiguïté du local abritant le SA PNLS (faiblesse)

Le SA PNLS manque d'agents de liaison, ce qui oblige les stagiaires voire les secrétaires à exécuter les travaux normalement réservés à eux. Le secrétaire est astreint à laisser son travail et à procéder à la ventilation du courrier.

Quant à la température du local, elle est maintenue constante grâce à l'air conditionné fourni par un climatiseur qui fonctionne toutes les fois qu'il y a électricité.

En ce qui concerne le traitement du courrier, il est fait dans deux registres différents. Il s'agit du registre courrier «arrivée» et du registre courrier «départ».

S'agissant du courrier «arrivée», nous avons constaté qu'il transite par le SA PNLS. Si le courrier est confidentiel, il n'est pas enregistré mais transmis au destinataire. Dans le cas contraire, le secrétaire prend connaissance de son contenu pour voir s'il s'agit d'un courrier urgent. A l'affirmative, il l'enregistre. L'enregistrement consiste à apposer sur la correspondance arrivée, un cachet «arrivée» qui comprend la date d'arrivée et le numéro d'enregistrement attribué à l'arrivée

de sorte qu'il y ait sur le courrier «arrivée» le même numéro que celui figurant sur le registre.

Après l'enregistrement, le courrier est transmis au Coordonnateur qui en prend connaissance, l'annote et l'affecte aux services qui doivent en faire l'étude. Le courrier est retourné au secrétariat où copie est faite au besoin avant la transmission aux services concernés.

Si le courrier n'est pas urgent, il est, après l'enregistrement, classé dans une chemise à sangles et transmis au Coordonnateur à la fin de la journée.

Soulignons qu'avant de procéder au premier enregistrement, il est écrit la date si bien que toutes les correspondances enregistrées ce jour porteront la même date.

En ce qui concerne le courrier «départ», nous avons constaté qu'il peut être à l'initiative du Coordonnateur ou de l'un des services du PNLS. Il faut distinguer ici le cas où le courrier est à la signature du Coordonnateur de celui où il est à la signature du Directeur de cabinet (DC) ou du Ministre de la Santé (MS).

Lorsque le courrier est à la signature du Coordonnateur, le service initiateur le rédige et le met dans un parapheur qu'il transmet au Coordonnateur. Après la signature du

Coordonnateur, le courrier est retourné au secrétariat. Là, le secrétaire appose le cachet du Coordonnateur, date le courrier, l'enregistre et en fait une copie qu'il classe avant d'envoyer un pli au destinataire.

Si le courrier est à la signature du DC ou du MS, il est envoyé au Coordonnateur pour paraphe avant de parcourir le circuit du cabinet du ministère. A la fin du circuit, le courrier est envoyé au SA PNLS qui en fait une copie pour le classement et envoie l'original au destinataire sous pli fermé.

Soulignons en passant que le Coordonnateur prend soin de lire toutes les correspondances avant d'y apposer sa signature ou de parapher. En cas d'erreurs, le courrier est retourné au service initiateur pour corrections.

Le local abritant le SA PNLS est bien éclairé par la lumière du jour grâce aux fenêtres et à la lampe électrique ; ce qui permet une bonne vue donc moins d'efforts visuels.

Le SA PNLS joue en même temps le rôle de standard et ne dispose que d'une seule ligne téléphonique. Cette ligne est souvent occupée par le personnel pour effectuer des appels

privés ou pour des raisons de service si bien que c'est difficile de joindre le PNLS.

Les machines mises à la disposition du SA ne sont soumises ni à un entretien technique ni à un suivi ; ce qui fait que l'imprimante et l'électro copieur tombent régulièrement en panne. Cet état de chose ne favorise pas la promptitude dans l'exécution des tâches au SA.

La plupart des secrétaires du SA PNLS, vu les urgences en cours, sortent du bureau après les heures réglementaires de travail. Il faut aussi noter que les secrétaires ne bénéficient d'aucune formation autre que celle de base allant dans le sens de leur métier. Il arrive des fois qu'ils prennent leur propre téléphone pour émettre des appels dans le cadre de la bonne marche de leurs activités et ce, sans une quelconque contrepartie. Aussi faut-il noter qu'ils ne prennent pas part aux différents ateliers de formation qu'organise le PNLS.

Conclusion séquentielle : absence de mesures de motivation du personnel du SA PNLS (faiblesse)

Nous avons constaté que la saisie de courrier type (ordre de mission, bordereau d'envoi de pièces etc.) est confiée au SA

PNLS. Le SA est aussi chargé de la saisie du courrier sur demande du Coordonnateur ou de l'un de ses délégués et aussi de l'exécution de tous les travaux relevant de son domaine de compétence. Il arrive des fois que les agents se retrouvent à exécuter ces tâches en retard en raison du fait qu'elles ne sont pas exécutées au moment où elles devraient l'être.

Conclusion séquentielle : défaut de planification des tâches au SA (faiblesse)

En ce qui concerne les appels téléphoniques, aucun support n'est prévu pour prendre les messages des correspondants. C'est au moment où le secrétaire constate que le correspondant veut laisser un message important qu'il commence à chercher de quoi écrire et sur quoi noter.

Le courrier initié par le SA PNLS en direction du Coordonnateur n'est pas exempt d'erreurs. Il arrive des fois qu'un même courrier soit retourné par le Coordonnateur au SA pour des corrections à faire. Là, nous avons noté que le plus souvent les corrections ne sont pas faites de manière à satisfaire l'autorité d'un seul coup si bien que le courrier fait des va et vient entre l'autorité et le SA. Ce faisant, ce sont les papiers et l'encre qui sont gaspillés car nous avons remarqué que le tirage est fait en deux exemplaires faute d'électro copieur fonctionnel.

Conclusion séquentielle : gestion peu rationnelle des fournitures de bureau (faiblesse)

B. Inventaire de l'état des lieux

Il est question ici de répertorier les forces et les faiblesses résultant des observations que nous avons faites au PNLS.

CENTFRES D'INTERET	PROBLEMES SPECIFIQUES	PROBLEMES GENERAUX	PROBLEMATIQUES
Gestion des matériels et dotations	· Insécurité des matériels et des documents · insuffisance de matériels de travail · gestion peu rationnelle des fournitures de bureau	Mauvaise gestion des matériels et dotations	Problématique d'une bonne gestion des matériels et dotations	Gestion du personnel
· Absence de mesures de motivation du personnel du SA PNLS · manque d'agent de liaison	Mauvaise gestion du personnel	Amélioration pour une bonne gestion du personnel	Communication
· Inexistence de fiche de message · insuffisance de branchement pour le réseau	Mauvaise gestion de la communication	Amélioration pour une bonne gestion de la communication	Cadre de travail
· Exiguïté du local abritant le SA PNLS · salle inadéquate à un bon accueil · absence d'un service standard	Cadre inadapté à l'exercice correct des tâches	Problématique d'amélioration du cadre de travail	Efficacité du secrétariat
· Défaut de planification des tâches · fuite d'information · pannes répétées des machines	Inefficacité du secrétariat	Approches pour l'efficacité du Secrétariat

Approches pour l'efficacité du secrétariat administratif du PNLS ( le Programme National de Lutte contre le Sida )au Bénin

Conclusion séquentielle : fuite d'information (faiblesse)

B. Inventaire de l'état des lieux