II.2. LA DIVISION
BUDGET-CONTROLE ET AUDIT
II.2.1. Activité de la
division
Le budget-contrôle et audit est l'une des divisions qui
relève de la direction financière et commerciale. Elle a la
responsabilité de préparer les prévisions
budgétaires, leurs suivis et contrôle de la conformité
d'écritures, des documents comptables, de la valorisation et de la
surveillance des achats et des ventes de la compagnie sucrière. Elle est
l'oeil au sein de la compagnie afin d'éviter la fraude. Un mois avant le
passage d'une période à une autre, le chef de division envoie
à tous les directeurs et chefs des départements de la
sucrière, un modèle de fiche budgétaire pour pouvoir
présenter leurs prévisions budgétaires.
Après récupérations de ces
dernières, le chef de direction établi un budget provisoire avec
l'aide de la direction financière et commerciale qui censée
connaitre les ressources de la compagnie.
Si les prévisions sont supérieures aux
ressources, ceux qui est généralement le cas, le chef de
division, via la direction financière et commerciale, invite les
directeurs et chefs des différents départements à aligner
leurs prévisions et établir les priorités appuyées
des justifications. Le chef de division et la direction financière vont
apprécier la justification technique et financière ainsi que les
opportunités des dépenses. Une fois l'équilibre atteint,
le chef de division établit le budget définitif et envoie la
fiche budgétaire à chaque directeur ou chef de département
afin que ce dernier sache le budget qui lui est alloué.
La division budget-contrôle et audit tient une
comptabilité budgétaire pour les besoins intenses de la
compagnie. Elle dispose également d'une table des comptes du budget
permettant l'identification et l'imputation facile de chaque
opération.
II.2.2. Notion du budget
à la sucrière
L'objectif ultime de toute entreprise étant de
maximiser le profit, la compagnie sucrière est obligée de mettre
en place tous les moyens pouvant lui permettre d'en arriver c'est-à-dire
prévoir les dépenses et recettes possible, puis les comparer aux
réalisations effectives pour enfin dégager le solde. Ceci est
donc facilité par le budget.
II.2.2.1. Types
Du point de vue fonctionnement, la compagnie sucrière
répartit ses activités en deux périodes. C'est ainsi que
nous avons deux types de budget à savoir :
- Le budget campagne qui concerne la période
allant du 1er juillet au 30 Novembre d'une année au cour de
laquelle est produit du sucre ;
- Le budget inter campagne qui couvre la
période allant du 1er Décembre de l'année N au
30 juin de l'année N+1 durant laquelle on procède à
l'entretien des plantations de canne à sucre et des machines, l'usine
étant à l'arrêt.
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