Gestion des dossiers des patients de l'ONG Equilibre Bénin: cas des handicapés du programme handi-insertion

GROUPE BK-UNIVERSITE CHAMBRE ECONOMIQUE EUROPEENNE

Institut International de Management Fondation Universitaire Mercure

Cotonou- BENIN Bruxelles -BELGIQUE

MEMOIRE DE MASTER IN BUSINESS ADMINISTRATION

(MBA)

FILIERE : SCIENCES DE GESTION OPTION : GESTION DE PROJET

THEME :

GESTION DES DOSSIERS DES PATIENTS DE
L'ONG EQUILIBRE BENIN : cas des
handicapés du programme Handi-Insertion

Soutenu par :

Ambroise Dossou GANGNON

Sous la direction de :

Maître de stage :

Constance FACIA
Présidente de l'ONG Equilibre Bénin

Dr Samoël KPENGLA
Consultant en management
Directeur du Programme LMD-AFRIQUE
Professeur des universités

Promotion : 2007-2008

www.groupe-bk.com

IDENTIFICATION DES MEMBRES DE JURY

Nom et Prénoms	Rôle
Mensah FOLLY	Président
Magloire LANHA	Vice-président
Jérémie GNIMADI	Membre
Samoël KPENGLA	Membre

II

AVERTISSEMENT

Le Groupe BK-Université

et l'Institut International de Management

n'entendent donner aucune approbation ⁿⁱimprobation aux opinions émises dans le présent

mémoire. Ces opinions n'engagent que leurs auteurs.

III

DEDICACES

Je dédie ce mémoire à :

Mon épouse Joséphine GODONOU, pour la compréhension dont tu as toujours su faire preuve durant les moments difficiles et pour l'affection que tu as pour moi.

Mon feu père Christophe GANGNON, pour son soutien constant et ses multiples conseils passés, paix à son arme.

Ma mère Christiane Tossou qui a bravé vents, pluies, soleils et accepté beaucoup de privations afin que je reçoive une bonne éducation, qui m'a enseigné l'amour du travail et le savoir être et qui demeure pour moi un exemple à suivre. Trouve à travers ce mémoire le fruit de tes louables affections.

Mes enfants ainsi que mes frères et soeurs, je veux nommer : Casimir, Carlos, Junior, Merveil, Victorin et Elisabeth qu'ils trouvent ici le fruit de leurs efforts et sacrifices.

A tous mes amis que je salue Cordialement.

Tous ceux qui militent chaque jour pour l'amélioration du secteur de la santé.

IV

REMERCIEMENTS

Je tiens à dire mes sincères gratitudes à :

Samoël KPENGLA, mon Directeur de Mémoire, qui a bien voulu sacrifier de son précieux temps pour conduire ce travail avec la rigueur scientifique nécessaire ;

Constance FACIA, ma directrice de stage, qui a fait un suivi rigoureux pour la réalisation de mon stage ;

Tous mes professeurs qui m'ont déterminé qu'en définitive, plus on avance dans les études, plus on a le sentiment de ne rien savoir;

Arnaud Jislain HOLLO, Chef service ressources humaines DDS Atlantique qui a initié le projet d'étude et l'as suivi jusqu'à son évaluation ;

Gabriel Mahoussi ALLOGNON, Doyen de la faculté des droits et sciences juridiques de l'Université de Parakou pour ton soutien moral et financier et toutes tes contributions depuis le début de cette formation jusqu'à la réalisation de ce travail ;

Léon D. AITCHEOU, Attaché des services administratifs, Gestionnaire des mutuels de Santé de la Zone Sanitaire Djougou-Copargo-Ouaké pour tous tes conseils au cours de cette formation ;

Vital AHOME, Anesthésiste Réanimateur pour ta ferme collaboration et ton soutien moral au cours de cette formation ;

Tous mes camarades de promotion, je veux nommer entre autres: Aimée GBAGUIDI, Hyppolite CAPO CHICHI , Augustin SAVI, Bonaventure SOSSA, Judith BOCO et Aude YABI qui m'ont permis de m'évaluer et de me mettre en cause sans cesse ;

Tous les membres du jury pour leur disponibilité et leur indulgence ;

A tout le personnel de l'ONG Equilibre Bénin pour la disponibilité et la franche collaboration pour la réalisation de ce mémoire.

Tous ceux qui m'ont aidé par leurs soutiens, conseils et commentaires. Les nommer tous serait impossible et n'en mentionner que quelques uns pourrait faire des jaloux. Nous leur demandons d'accepter nos sincères remerciements.

V

SIGLES ET ABREVIATIONS

~ ANAES : Agence Nationale d'Accréditation et de l'Evaluation des Soins de santé en France

~ HAS : Haute Autorité de Santé (France)

~ INSAE : Institut National de la Statistique et de l'Analyse Economique

~ ISO : International Standardisation Organisation

~ ONG : Organisation Non Gouvernementale ~ OMS : Organisation Mondiale de la Santé ~ PHI : Programme Handi-Insertion

~ PNUD : Programme des Nations Unies pour le Développement

~ RBC : Réadaptation à Base Communautaire

~ RNOGCS : Regroupement National des Organismes Gestionnaires des Centres de Santé en France

~ URSS : Union des Républiques Soviétique et Socialiste

VI

TABLE DES FIGURES

Figure du cadre conceptuel de l'étude sur la gestion des dossiers des patients 28

VII

TABLE DES GRAPHIQUES

Graphique1: Résultats de l'évaluation des facteurs organisationnels 41

Graphique 2: Résultats de l'évaluation des facteurs institutionnels .........42

Graphique 3: Résultats de l'évaluation des facteurs liés aux

Professionnels (critères préférables) . ...43

Graphique 4 : Résultats de l'évaluation des facteurs liés aux

Professionnels (critères indispensables) 45

Graphique 5 : Résultats de l'évaluation des facteurs liés à la

qualité de la gestion du dossier des patients .46

VIII

LISTE DES TABLEAUX

Tableau 1 : Tableau de bord ..20

Tableau 2 : Aspects opérationnels des facteurs organisationnels 34

Tableau 3 : Aspects opérationnels des facteurs institutionnels .35

Tableau 4 : Aspects opérationnels des facteurs liés aux professionnels

(critères préférables) .35
Tableau 5 : Aspects opérationnels des facteurs liés aux professionnels

(critères indispensables) 36

Tableau 6 : Appréciation des variables liés à la qualité de la gestion

des dossiers des patients ..37

Tableau 7: Plan d'analyse des données 37

Tableau 8: Appréciation des facteurs organisationnels 40

Tableau 9: Appréciation des facteurs institutionnels 42

Tableau 10 : Appréciation des facteurs liés aux professionnels(critères

préférables) 43
Tableau 11: Appréciation des facteurs liés aux professionnels(critères

indispensables) ..44
Tableau 12 : Appréciation des variables liées à la qualité de la gestion

du dossier des patients 46

IX

RESUME

La présente étude a pour objet de contribuer à l'amélioration de la gestion des dossiers des patients au sein de l'Organisation Non Gouvernementale Equilibre Bénin. Elle est une étude rétrospective, transversale, descriptive et évaluative qui combine plusieurs méthodes de collectes de données et sources d'informations à savoir:

· · L'entretien par questionnaire avec onze (11) agents de santé (Bénévoles, Aide kinésithérapeute, kinésithérapeute, Responsable centre socio-éducatif,
bibliothécaire et Responsable technique) et cent cinquante trois (153) bénéficiaires de soins de santé ainsi qu'un entretien avec la directrice de Equilibre Bénin et le responsable technique.

· L'analyse systématique de cent (100) dossiers des patients tirés de façon aléatoire.

· L'exploitation documentaire.

Les résultats obtenus révèlent que sur trois variables indépendantes étudiées sur la base des critères fixés par le référentiel de l'ANAES (Agence Nationale d'Accréditation et de l'Evaluation des Soins de santé) en France, seuls deux (les facteurs organisationnels et les facteurs liés aux professionnels) donnent une influence sur la qualité de la gestion du dossier des patients. Les facteurs institutionnels ont une faible influence sur la gestion du dossier des patients.

Cette situation est due à plusieurs raisons notamment:

v' L'inexistence du référentiel national,

v' Le défaut de formation des agents de santé sur l'importance du dossier des patients, v' L'inexistence d'un local approprié pour l'archivage des dossiers des patients,

v' L'inexistence d'une procédure permettant la création des dossiers des patients,

v' L'inexistence d'une procédure établissant les responsabilités de la structure et

celles des professionnels sur la gestion du dossier des patients,

v' L'inexistence d'une règlementation.

X

SUMMARY

This study aims at contributing to the improvement of the management of patients' files in the Non Government Organization Equilibre Benin. It is a retrospective, transversal, descriptive and assessing study that has compiled many methods of data collections and sources of information namely:

· Data collection through questionnaires with both a group of eleven (11) health agents (voluntary workers, assistant-physiotherapist, physiotherapist, socioeducational centers managers) and one hundred fifty-three (153) health-care beneficiaries and the manager of Equilibre Benin.

· A Systematic analysis of one hundred (100) patients' files picked at random.

· Documentary research.

The findings have revealed that out of tree independent variables study on the basis of the criteria fixed by the references of ANAES, only two (Organizational and professional factors) give a positive influence on the quality of the management of patients. Institutional factors have a feeble influence of the management of patients.

Many reasons account for this situation mostly:

The results show that aspects studied, only three are correct, the two remaining should be improved. This is due to many reasons:

1' Absence of example to be followed of Benin.

1' The Lack of training for health agents about the importance of patient's files. v' Absence of appropriate premise for cheeping records of patients' files.

v' Absence of a process for the establishment of patients' files.

1' Absence of decision marking of the board of directors authorizing health professionals to take part in elaborating the forms

1' Absence of agreement.

XI

SOMMAIRE

DEDICACES I

REMERCIEMENTS ..II

SIGLES ET ABREVIATIONS III

TABLE DES FIGURES . IV

LISTE DES GRAPHIQUES: V

LISTE DES TABLEAUX: .....VI

RESUME: VII

SUMMARY: VIII

SOMMAIRE: IX

INTRODUCTION :

1

CHAPITRE 1 : PRESENTATION DU CADRE DE DEROULEMENT DU STAGE

ET DU DOSSIER DES PATIENTS .5

Section1 : Présentation de l'ONG Equilibre Bénin 5

Section2 : Présentation du dossier des patients .. ..12

CHAPITRE 2 : CADRE THEORIQUE ET CONCEPTUEL DE L'ETUDE .. 16

Section1 : Approche théorique de l'étude . 16

Section 2 : Clarification des concepts, revue de la littérature

et méthodologie de recherche 22

CHAPITRE 3 : PRESENTATION DES RESULTATS ET ESQUISSE DU PROJET DE MANUEL DE PROCEDURE POUR L'ONG

EQUILIBRE BENIN 40

Section1 : Présentation des résultats . 40

Section2 : Suggestions et esquisse du projet de manuel de procédure pour

l'ONG Equilibre Bénin .51

CONCLUSION : ..59

XII

INTRODUCTION :

Le secteur de la santé en Afrique s'est beaucoup amélioré dans les années qui ont suivi l'indépendance des pays africains. Depuis la conférence d'Alma Alta en 1978 sur la reforme des systèmes de santé, plusieurs pays d'Afrique se sont engagés dans la stratégie de dynamisation du système sanitaire. Pratiquement tous les pays en voie de développement ont déployé de grands efforts pour élargir les soins de santé de qualité par le biais d'un plus grand octroi de ressources nationales et extérieures. A partir de cette déclaration d'Alma Alta en 1978, les problèmes liés à l'insuffisance des infrastructures sanitaires, de l'équipement médico-technique, de personnel médical, paramédical et aux recouvrements de coûts ont trouvé une large mesure de solutions. La résolution de ces problèmes ne permet pas encore d'améliorer la qualité des soins et d'évaluer la pratique professionnelle. Ainsi, le problème de la gestion du dossier des patients dans presque tous les pays africains est resté intact. Seul le Maroc a considérablement évolué dans la gestion du dossier des patients tant dans son contenant que dans son contenu selon la règlementation de la Haute Autorité de Santé en France. A I'avènement de la démocratie dans les années 1990, certains pays africains ont pris conscience de la gestion du dossier des patients compte tenu de son importance juridique, statistique, épidémiologique, dans la continuité des soins de qualité et dans l'évaluation de la pratique professionnelle. Cette complicité inhérente à l'univers de la gestion du dossier des patients exige de se conformer aujourd'hui à des normes, des référentiels et des bonnes pratiques médicales. L'un des référentiels établi en la matière est celui de l'ANAES (Agence Nationale d'Accréditation et d'Evaluation des Soins de santé en France) qui a précisé la convergence entre le référentiel et la norme ISO 9001. Il permet aussi la maîtrise de la documentation et des enregistrements ainsi que leur rôle. Les actes posés sur un patient hospitalisé depuis sa première prise en charge jusqu'à sa sortie avec satisfaction ou non ont besoin d'être transcrits.

Au Bénin, la prise de conscience des praticiens est marquée par la connaissance et l'application du référentiel de l'ANAES / HAS (Agence Nationale d'Accréditation et d'Evaluation des Soins de Santé en France /Haute Autorité de Santé) qui intègre que le dossier des patients est un élément fondamental dans le secteur de la santé. La non uniformisation du contenu du dossier des patients au Bénin est liée à l'inexistence d'une réglementation nationale. Nous pouvons noter que le dossier des patients est destiné à guider la pratique professionnelle.

1

Sa fiabilité et son contenu présentent une importance majeure pour la prise en charge d'un patient. Néanmoins, un système de contrôle de la gestion du dossier des patients est nécessaire du fait de la complexité inhérente à l'univers médical.

Mieux, l'ANAES fait apparaître le dossier des patients dans le manuel d'accréditation des établissements de santé sous deux références. La première insiste sur la nécessité de faire un protocole de gestion des patients, de communiquer sur les pratiques professionnelles, de proposer et de mettre en oeuvre des actions correctrices. La seconde nous rappelle qu'un plan d'amélioration du système d'informations, aux priorités hiérarchisées et auquel participent les professionnels utilisateurs, doit être mis en place. La première difficulté à laquelle on se trouve confronté avec le concept de la gestion du dossier des patients au Bénin est l'absence de consensus sur la définition de son contenu. Par ailleurs, aujourd'hui, une réelle prise de conscience de l'enjeu de la gestion des données s'opère dans les systèmes d'informations rendant nécessaire de garantir la qualité des données.

Ce sont autant de raisons qui font du dossier des patients, un outil central de l'organisation des soins au sein des Organisations Non Gouvernementale de Santé. Sa gestion et son utilisation doivent être régulièrement étudiées pour être améliorées et conduire ainsi à une meilleure prise en charge du patient et à l'optimisation du fonctionnement des ONG (Organisation Non Gouvernementale) de santé.

Au Bénin, dans nos ONG de santé et hôpitaux, le dossier des patients aussi bien dans sa conception, dans son enregistrement que dans son archivage dans le processus de gestion du dossier, son utilisation reste non généralisée alors qu'en kinésithérapie il représente le support indispensable des informations pertinentes à la délivrance de soins de bonne qualité.

Même si certains professionnels se montrent encore réservés sur l'utilisation d'un tel dossier (en évoquant deux raisons : le manque de temps et la crainte d'un contrôle indirect sur les connaissances professionnels et le travail réalisé), les kinésithérapeutes prennent peu à peu conscience de l'intérêt d'un tel outil.

En effet, la tenue correcte des dossiers des patients permet une bonne prise en charge des patients dans les meilleures conditions, une amélioration de l'organisation. De même, elle permet d'obtenir les soins de qualité et facilite la communication avec les autres acteurs du système de santé.

C'est dans ce cadre et dans l'espoir de participer aux efforts d'amélioration du

2

processus de la gestion des dossiers des patients à l'échelle d'une ONG de santé, en l'occurrence l'Organisation Non Gouvernementale « Equilibre Bénin », de déceler les points forts et les points faibles en matière de gestion des dossiers des patients et y apporter des approches de solutions nécessaires que nous avons choisi d'orienter notre thème de

recherche sur : «GESTION DES DOSSIERS DES PATIENTS DE
L'ONG EQUILIBRE BENIN : cas des handicapés du Programme

Handi-Insertion » comme sujet d'étude.

Le présent document s'articule autour de trois chapitres essentiels. Dans le premier, on présente le cadre de déroulement du stade et le dossier des patients. Dans le deuxième, on expose le cadre théorique et conceptuel de l'étude. Dans le troisième, les résultats obtenus à l'occasion de la collecte de données sont présentés et analysés ainsi que l'esquisse du projet de manuel de procédure pour l'ONG Equilibre Bénin.

3

PRESENTATION DU CADRE DE DEROULEMENT DU
STAGE ET DU DOSSIER DES PATIENTS

CHAPITRE 1 :

4

CHAPITRE 1 : PRESENTATION DU CADRE DE DEROULEMENT

DU STAGE ET DU DOSSIER DES PATIENTS

Avant d'aborder la gestion des dossiers des patients, il serait intéressant de présenter l'ON G Equilibre Bénin en section 1 et le dossier des patients en section 2.

Section1 : Présentation de l'ONG Equilibre Bénin

1.1- Historique, mission et objectifs de Equilibre Bénin

1.1.1- Historique

Equilibre Bénin est une Organisation Non Gouvernementale à statut humanitaire et surtout social. Elle est enregistrée et publiée au journal officiel sous le n°96/160/MISAT/DAI/SAAP du 27 /08/1996 par un groupe de personnes de bonne volonté qui ont décidé de mobiliser leurs compétences et leurs expériences pour le bien être des personnes en situation difficile. Dans son statut social, l'ONG Equilibre Bénin a entrepris la prise en charge des personnes handicapées qui est un volet et ses activités. Elle agit dans la stricte neutralité confessionnelle et politique et a effectivement démarrée ces activités le 4 Octobre 1996. L'ONG Equilibre Bénin a initié dans la commune d'AbomeyCalavi un Programme de Réadaptation à base communautaire logé à ses débuts dans les locaux de la Sous-préfecture (actuelle mairie). Il est dénommé Programme Handi Insertion (PHI). Le Programme Handi-Insertion s'intéresse aux personnes handicapées de toute catégorie, à leurs familles et entourages, à travers la rééducation et la réinsertion socioéconomique de la personne handicapée.

Conçu pour 3795 personnes dans la commune d'Abomey-Calavi, le Programme Handi Insertion suscita beaucoup d'adhésion de la part de la communauté, de part l'impact qualitatif de ses actions, ce qui conduit le programme à rechercher un cadre beaucoup plus convenable pour ses activités. Depuis Mai 2001, le PHI s'est doté d'un siège situé à GloKpossouhoué. A ce jour, le PHI travaille sur soixante dix (70) villages tous répartis dans les neufs Arrondissements de la commune d'Abomey-Calavi.

L'ONG Equilibre Bénin intervient principalement au Bénin (Afrique de l'Ouest), dans les localités Abomey-Calavi, commune située à une dizaine de kilomètres de Cotonou, dans la commune de Zè, dans l'arrondissement de Tangbo et dans _~les neuf (09) communes du département du Zou (Abomey, Bohicon, Agbangnizoun, Covè, Djidja, Ouinhi, Za-Kpota,

5

Zangnanado, Zogbodomey) au Centre du Bénin. L'ONG Equilibre Bénin intervient prioritairement dans les domaines ci-après :

Prévention et Dépistage précoce du handicap

Réadaptation à base communautaire des personnes handicapées

Appareillage

Education intégrée des enfants handicapés

Promotion des droits des personnes handicapées

Formation au profit des associations de/pour personnes handicapées Réinsertion socio -économique des personnes handicapées.

Promotion des droits de l'enfant

Lutte contre le trafic et l'exploitation de l'enfant

Parrainage

Octroi de micro crédit aux personnes handicapées

A cet effet, l'ONG Equilibre Bénin met en place des projets et programme suivants :

Programme Handi-Insertion (PHI)

Prévention et Dépistage Précoce du Handicap Projet « Enfin Debout »

Projet Associations et Partenaires

Projet «Appui à l'Education Intégrée» Centre Socio-éducatif « Trait d'Union »

Parrainage

Projet de lutte contre le trafic et l'exploitation des enfants

1.1.2- Mission de l'ONG Equiibre Bénin

La mission de l'ONG Equilibre Bénin est d'apporter des solutions aux problèmes des personnes handicapées de la commune d'Abomey-Calavi et ses environs à travers le Programme Handi-Insertion. L'ONG Equilibre Bénin a opté pour le concept de la réadaptation à base communautaire (RBC) dont les principes sont appliqués au Programme Handi-Insertion. La Réadaptation à base communautaire est une stratégie qui

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s'inscrit dans le cadre du développement communautaire pour la réadaptation, l'égalisation des chances et l'intégration sociale des personnes handicapées. La mise en place de la RBC fait appel aux efforts conjugués des personnes handicapées, de leurs familles, de leurs communautés et des services sociaux, de santé d'éducation et de formation professionnelle appropriés.

1.1.3- Objectifs de l'ONG Equilibre Bénin

Equilibre Bénin est une Organisation Non Gouvernementale qui compte s'affirmée sur toute l'étendue du territoire à travers ses prestations de qualité et d'efficacité pour le traitement des personnes handicapées. Ses objectifs majeurs sont :

+ Apporter aux populations de la commune d'Abomey-Calavi des informations sur le handicap, les besoins des personnes handicapées et également sur leurs capacités,

+ Amener ces populations à s'organiser afin que les personnes handicapées de toutes catégories se prennent en charge dans leurs milieux grâce à des activités de réadaptation et de réinsertion sociale et économique,

+ Organiser les communautés pour la défense des droits de l'homme au profit des personnes handicapées afin de leurs offrir les mêmes chances que leurs concitoyens valides,

+ Promouvoir la solidarité et l'entraide au sein des communautés,

+ Inciter les populations à mobiliser des ressources matérielles, financières et humaines pour les activités concernant les personnes handicapées.

L'Organisation Non Gouvernementale Equilibre Bénin porte une attention particulière aux activités comme :

+ La prévention et le dépistage précoce du handicap à travers la sensibilisation de la population

+ La rééducation psychomotrice et fonctionnelle des personnes handicapées (l'intégration

des fonctions motrices et mentales sous l'effet de la maturation du système nerveux), + Les consultations ophtalmologiques, pedo psychiatrie, cardiologique et neurochirurgie, + L'appareillage orthopédique des personnes handicapées,

+ L'éducation scolaire des enfants handicapés,

+ La formation des adultes handicapés à un métier en vue de leur auto prise en charge progressive,

+ Les activités génératrices de revenus pour les personnes handicapées et leurs parents,

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+ La récupération nutritionnelle des enfants handicapés souffrant d'une carence alimentaire liée à une sous alimentation et enfin,

+ Le volet micro crédit aux personnes handicapées et aux membres de leurs communautés.

1.2- Organisation administrative de l'ONG Equilibre Bénin

Afin d'accomplir sa mission et d'atteindre ses objectifs, toute structure quelle que soit sa taille, a besoin de se doter d'une bonne structure organisationnelle. Cette organisation parade par la définition des tâches, des fonctions et des responsabilités ainsi qu'une coordination entre les différents services. Ainsi, la présente section permettra de mettre en légende la structure organisationnelle de l'ONG Equilibre Bénin.

1-2-1 Fonctionnement et structure organisationnelle

1.2.1.1 - Fonctionnement

L'ONG Equilibre Bénin comprend un Conseil d'Administration et une Direction Générale.

+ Le Conseil d'Administration

Le Conseil d'Administration a pour mission de déterminer les grandes orientations de l'ONG Equilibre Bénin. Il contrôle en permanence les activités de la Direction Générale à travers les rapports d'activités. Il est composé de dix (10) membres issus de son Assemblée Générale.

+ La Direction Générale

La Direction Générale de Equilibre Bénin est chargée de la mise en application des décisions du Conseil d'Administration en suivant les règles et procédures. L'ONG Equilibre Bénin est dirigée par une Directrice Générale.

1.2.1.2- Structure organisationnelle

+ La Chargée du secrétariat

Elle s'occupe des travaux de secrétariat, identifie les enfants handicapés du programme qui ont besoin d'un appui scolaire, les enfants déscolarisés pour recherche de partenaires afin de les faire bénéficier des activités génératrices de revenus. De plus, elle s'occupe de la recherche de parrains aux enfants et est chargée de la répartition, du suivi des fonds alloués aux enfants handicapés et à leurs familles ainsi que la rédaction des comptes rendus aux partenaires. Enfin, pour manque de personnel, elle prend en compte l'archivage des dossiers des patients.

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+ Le Chargé des Ressources financières et du matériel

Il chargé de la gestion des salaires,de la relation avec les banques,de la centralisation des opérations comptables,de tenir des livres comptables, de faire le suivi de la gestion et l'entretien des équipements et matériels mise à la disposition des partenaires par Equilibre Bénin, de veiller à l'entretien et à la maintenance des outils informatique et véhicules, d'assurer le paiement des fournisseurs et prestataires de service de Equilibre Bénin, le paiement régulier et à temps de toutes les redevances téléphones, loyers, taxes, impôts et électricités, de s'occuper les opérations d'enlèvement des matériels expédiés par les bailleurs, d'établir des rapports financiers à adresser aux partenaires financiers,d'assurer toutes autres tâches qui lui seront confiées par la présidente ou l'administrateur chargé du projet.

+ Le Responsable technique

Il est chargé de la consultation des personnes handicapées, de l'animation de l'Espace contact, des différentes formes de rééducation, des visites à domicile, de l'organisation et l'animation des réunions de comité avec le président dudit comité, de l'organisation et du suivi du volet micro crédit. Il assure également la liaison avec les services de référence, la formation des personnes bénévoles et des entraîneurs de chaque famille, la tenue à jour des dossiers individuels des patients handicapés et la fourniture des rapports d'activités.

+ Le Kinésithérapeute

Il se charge de la rééducation fonctionnelle, de la supervision des bénévoles, des visites à domiciles, le remplissage des dossiers des patients. Il forme également les bénévoles aux techniques de base en rééducation et réadaptation.

+ L'Aide - Kinésithérapeute

Il assiste le Kinésithérapeute dans le suivi aux domiciles et à l'Espace contact en rééducation fonctionnelle. Il s'occupe également du remplissage du dossier des patients.

+ Les agents Bénévoles

Ils sont au nombre de sept dont six sont chargés de la rééducation fonctionnelle sous la supervision du Kinésithérapeute et du Responsable technique. Certains font également des visites à domicile sous supervision et un est réservé exclusivement pour la bibliothèque.

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+ Le Responsable centres socio-éducatif et bibliothèque

Il s'occupe des activités socio -éducatifs et de la gestion de la bibliothèque au sein de l'ONG. Il est également chargé de l'éducation intégrée, de la conception et rédaction des projets et recherche de financement. De plus il s'occupe également des outils de sensibilisation.

1.3- Environnement de l'ong Equilibre Bénin

1.3.1- Le macro-environnement

1.3.1.1- Environnement réglementaire

En république du Bénin, toutes les organisations à but non lucratif sont régies par la loi du 1^er Juillet 1901. En vue de leur enregistrement, les associations de droit ont l'obligation de déposer au ministère de l'intérieur et de l'administration territoriale ou à la préfecture de la zone du siège de l'association, des exemplaires de leur statut, de leur règlement intérieur et des casiers judiciaires de leurs principaux responsables, le tout accompagné du procès-verbal de l'assemblée générale constitutive. C'est à ce prix seulement qu'elles peuvent obtenir leur autorisation, c'est-à-dire leur récépicé qu'elles publieront dans un délai de trois mois rigoureusement. L'ONG Equilibre Bénin s'est conformée à cette règle.

1.3.1.2- Environnement socio-culturel

L'ONG Equilibre Bénin a débuté ses activités dans les neuf arrondissements de la commune d'Abomey-Calavi. Elle s'est confrontée aux divers problèmes tels que : la marginalisation de la personne handicapée, car celle-ci est considérée comme une source de malheur d'une part et d'autre part, la sous estimation de la capacité de la personne handicapée à exercer une activité donnée pour son autonomie.

1.3.1.3- Environnement économique

Sur le plan économique, la commune d'Abomey-Calavi est un vaste marché de consommation en raison de sa poussée démographique. Elle est dotée de gisements de carrière de sable, de graviers et de latérite. On y cultive la meilleure qualité d'ananas, l'arachide, le maïs, le manioc. Elle donne l'accès à la cité lacustre de Ganvié qui accueil des touristes. On y découvre des parcs touristiques, les palais royaux, des couvents et des forêts sacrets. On pratique également dans la commune d'Abomey-Calavi la pêche, l'élevage et le commerce. Globalement, L'environnement économique n'a pas une véritable incidence sur l'accompagnement des handicapés parce que a priori aucune dépense ne leur est exigée.

1.3.1.4- Environnement démographique

La commune d'Abomey-Calavi est une zone essentiellement peuplée de Aizo.

Les principales religions sont : la religion traditionnelle, le christianisme et l'islam. Sa population totale est de 307 745 habitants soit 4,18 % de la population du Bénin pour une superficie de 650 km². Cette population d'Abomey-Calavi est composée de 149 663 hommes et de 158 082 femmes sous un ménage total de 64 701.¹ Il en résulte que l'on observe que le nombre de handicapés ayant bénéficiés de la prestation de l'ONG Equilibre

¹ INSAE- RGPH 3 - Février 2002

10

Bénin est de 611 jusqu'en juillet 2008 soit un taux de 20% de personnes handicapées par rapport à la zone d'étude.

1.3.1.5- Environnement technologique

Le matériel médico-technique dont dispose l'ONG Equilibre Bénin est adéquat et répond à la réadaptation et à la prise en charge des personnes handicapées. Concernant l'appareillage qui une aide technique dans la marche pour la correction ou le soutien des membres, l'ONG Equilibre Bénin fait recours aux centres d'appareillage comme le Centre National Hospitalier et Universitaire HKM de Cotonou et Béthèsda de Lokossa.

1.3.2- Le micro-environnement

1.3.2.1- Les handicapés

Les personnes handicapées sont issues pour la plus part des couches défavorisées de la commune d'Abomey-Calavi. Ceci s'explique par le non suivi des grossesses, la non prévention et le dépistage tardif du handicap. Il existe trois types de handicap : le handicap physique ou moteur, le handicap mental et le handicap sensoriel (la vue et l'audition). L'ONG Equilibre Bénin s'occupe surtout des handicaps physiques ou moteurs et les autres types de handicaps sont accompagnés.

1.3.2.2- Les prestations de l'ong Equilibre Bénin

L'ONG Equilibre Bénin exerce des activités qui sont multiples et se répartissent suivant les secteurs du Programme Handi-Insertion. Ainsi on a :

> Centre de Rééducation et d'Accompagnement des Personnes Handicapées

· Sensibilisation sur le handicap,

· Consultation (accueil identification et diagnostic),

· Rééducation,

· Orientation et suivi,

· Accompagnement (recherche de compétence interne ou externe, soutien moral, ressources financières, matérielles et humaines),

· Appareillage orthopédique,

· Organisation de consultations spécialisées,

· Fournitures d'aides techniques de marche ou roulant,

· Mis en apprentissage de métiers,

· Micro crédit,

· Gypsotomie (correction des déformations orthopédiques à l'aide de plâtres successifs)

· Appui et conseil à d'autres structures,

> Centre Socio Educatif et Culturel « Trait d'Union »

· Sensibilisation sur le handicap,

· Education intégrée (suivi des enfants handicapés scolarisés)

· Vacance intégratrice,

· Bibliothèque,

· Animation sportive,

· Animation culturelle.

11

> Parrainage Handi-Insertion

· Identification et suivi des Bénéficiaires,

· Recherche de parrains

· Production et diffusion du journal Trait d'Union.

1.3.2.3- Autres prestataires du même secteur d'activité

L'ONG Equilibre Bénin a des concurrents tels que :

· Le centre de santé Sainte Elisabeth des religieuses,

· Les programmes RBC national de : Wologuèdè, la Place Lénine, Suru Léré.

· Le centre Béthèsda de Lokossa

1.3.2.4- Les fournisseurs

L'ONG Equilibre Bénin depuis sa création, a des partenaires financiers et techniques pour

l'accomplissement de ses missions. On distingue principalement :

· La Coopération Française pour la construction des bâtiments du programme Handi-Insertion,

· La Coopération Belge pour le financement de l'éducation intégrée sur une période de deux (02) ans,

· La Coopération Canadienne pour le financement de l'éducation intégrée sur une période de deux (02) ans après la Coopération Belge,

· Osfam-Québéc pour le renforcement des capacités dans le domaine administratif,

· Association Frères d'Espérance pour le financement d'un projet de l'appareillage,

· Reuters pour l'appui des vacances intégratrice.

Section2 : Présentation du dossier des patients

2.1- Objectifs du dossier des patients

On considère deux niveaux d'optimisation dans le cadre de la qualité et de l'organisation des traitements.

2.1.1- Objectifs pour la prise en charge des patients

A cette phase,le dossier des patients permet de: Mettre en place des traitements adaptés et de qualité, proposer un système d'information parfaitement structuré (l'abondance des intervenants dans le processus de soins, l'augmentation du nombre d'actes imposent une coordination sans faille à laquelle le dossier du patient, point de convergence de pratiques multiples, doit répondre), développer la communication interprofessionnelle (le dossier doit donner une information précise sur le suivi du patient), transmettre une information pertinente aux professionnels, aux soignants concernés, au patient, à l'entourage de celui-ci et faciliter la coordination interdisciplinaire, essentielle dans les services de rééducation, participer à l'évaluation de la qualité des traitements reçus par les

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patients(démarche qui doit permettre de garantir à chaque patient l'assortiment d'actes diagnostiques et thérapeutiques qui lui assurera le meilleur résultat en terme de santé, au meilleur coût pour un même résultat, au moindre risque dans la continuité de l'application des pratiques professionnels et pour sa plus grande satisfaction en terme de procédures, de résultats et de contacts humains à l'intérieur d'un système de soins.

2.1.2- Objectifs pour la pratique des soignants

Les objectifs visés pour la pratique des soignants sont : évaluer les pratiques professionnelles (Le dossier du patient constitue la pierre angulaire de l'évaluation de l'exercice. Il peut permettre de cerner une pratique professionnelle, d'apprécier la qualité de celle-ci, de mesurer l'importance des services rendus et d'améliorer l'exercice professionnel), Mettre en place un support comportant des éléments permettant d'initier certaines recherches en cas d'épidémie ou de conflits entre professionnels et patients, Servir de référentiel dans le cadre juridique (Si le médecin est responsable de sa prescription, le masseur-kinésithérapeute reste responsable de l'exécution du traitement. Le dossier du patient, dans ce cas, représente un document qui est essentiel en cas d'action en justice menée à l'initiative des patients), développer l'esprit de synthèse et d'analyse des professionnels dans la pratique quotidienne, assurer une meilleure gestion du temps des professionnels (La tenue d'un dossier prend du temps. Mais on peut admettre qu'un examen kinésithérapie bien conduit et résumé par des données claires, un diagnostic écrit et des objectifs établis permet de gagner en précision et en satisfaction du patient. Autrement dit le temps utilisé pour la rédaction du dossier du patient est un temps bien investi à la fois par le thérapeute et pour le patient).

2.2- Contenu du dossier des patients

Pour une utilisation optimale, le dossier du patient en kinésithérapie doit : respecter certaines règles,

contenir des renseignements socio administratifs et,

contenir des renseignements médicaux.

2.2.1- Règles principales à respecter

Selon le référentiel de l'ANAES, le dossier des patients doit (concerner tous les
patients et ceci individuellement, être structuré c'est-à-dire préparé,être adaptable c'est-à-
dire aménageable,être simple d'utilisation compte tenu des contraintes professionnelles,
utiliser un langage précis, clair, bref, pour permettre une compréhension optimale du
dossier, utiliser un vocabulaire compréhensible par tous les kinésithérapeutes et par les
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autres professionnels de santé pour favoriser le partage des données avec les différents intervenants, contenir des informations spécifiques à la pratique du kinésithérapeute pour : aider au diagnostic kinésithérapie, assurer dans les meilleures conditions la continuité des soins, assurer la sécurité, la cohérence et le contrôle de la réalisation des soins, prendre en compte les aspects curatif, préventif, éducatif et relationnel de la prise en charge kinésithérapie, respecter la confidentialité; l'accessibilité de tous les intervenants kinésithérapeutes ou autres professionnels de santé. On ne doit pas faire oublier les règles du secret professionnel pour protéger la vie privée du patient.

2.2.2- Renseignements socio administratifs

Cette partie du dossier concerne principalement l'exercice professionnel en milieu libéral car, en milieu salarié (hôpital, centre de rééducation etc.), les renseignements socio administratifs sont habituellement déjà contenus dans le dossier des patients. Nous notons ainsi : Numéro de dossier, nom du patient, prénom du patient, sexe, date et lieux de naissance du patient, adresse complète du patient, profession du patient, situation matrimoniale du patient, Personne référente du patient, date de la première séance de rééducation, date de la dernière séance de rééducation, nom du kinésithérapeute et autres intervenants sur le patient avec période de l'intervention et signature des intervenants.

2.2.3- Renseignements médicaux

Pour un bon traitement,une suite de soins kinésithérapie et un suivi de la pratique professionnelle afin d'administrer un soins de qualité, le dossier des patients doit comporter les renseignements médicaux suivants : Diagnostic médical, Histoire de la maladie, Pathologies (celle(s) nécessitant une référence et celles(s) nécessitant la prise en charge kinésithérapie), antécédents, traitements actuels,Prescription médicale du traitement kinésithérapie, Comptes rendus d'examens (imagerie, explorations fonctionnelles, etc.), Médecin ou professionnel prescripteur.

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CHAPITRE 2 :

CADRE THEORIQUE ET CONCEPTUEL
DE L'ETUDE

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CHAPITRE 2 : CADRE THEORIQUE ET CONCEPTUEL DE

L'ETUDE

Dans ce chapitre, on expose le cadre théorique de l'étude en section 1 et le cadre conceptuel en section 2.

Section1 : Approche théorique de l'étude

1.1.1- Problématique et intérêts de l'étude

1.1.1. 1- Problématique de l'étude

D'énormes progrès ont été réalisés pour donner à l'homme un état complet de bien être physique, mental et social. La situation sanitaire dans le monde présente aujourd'hui, les effets bénéfiques des médicaments et des nouvelles technologies (OMS, 2006). Pourtant, la santé² dans le monde ne s'en porte pas mieux dans plusieurs pays de l'Afrique subsaharienne (OMS, 2006). Les systèmes de santé dans cette région continuent de faire face à des défis.

En effet, les taux de mortalité maternelle, infantile et juvénile sont par ailleurs alarmants. A titre illustratif, en Afrique de l'Ouest, ils oscillent entre 150 et 230 décès pour 1000 naissances vivantes. La mortalité maternelle est approximativement de 600 décès pour 100.000 naissances vivantes. Ce taux est cent fois plus élevé qu'en Amérique du Nord (Jaffré et Olivier de Sardan, 2003).A tout cela vient s'ajouter l'épineux problème de la gestion du dossier des patients. Cette situation est restée invariable jusqu'à nos jours. Ces défis perdurent malgré les nombreuses politiques de santé qui ont été développées.

Selon l'OMS (Organisation Mondiale de la Santé), la santé est un état de bien-être physique, mental et social, et ne consiste pas seulement en une absence de maladie ou d'handicap. En effet, devant les multiples problèmes de santé publique, l'assemblée mondiale de la santé (dont le Bénin est membre) avait décidé déjà en 1978, à la conférence d'Alma Ata (Ex-URSS), de tout mettre en oeuvre pour la prise en charge efficace et efficiente des patients. Elle a opté pour une politique clé, « les Soins de Santé Primaires » centrée sur la prise en compte des aspects organisationnels, économiques et médicaux des

2 Selon l'OMS, la santé est un état de complet bien-être physique, mental et social, et ne consiste pas seulement en une absence de maladie ou d'infirmité.

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problèmes de santé (Dujardin, 2003). Au nombre de ces problèmes de santé, la gestion des dossiers des patients occupe aujourd'hui une place prépondérante.

La gestion du dossier des patients contribue à la continuité, à la sécurité et à l'efficacité des soins. Elle est le reflet de la qualité de la pratique professionnelle. Le dossier est un support privilégié pour l'évaluation des pratiques. Il est aussi un outil d'enseignement et de recherche pour les professionnels de santé. L'amélioration de la gestion du dossier des patients est donc une pratique constante en démarches d'amélioration continue de la qualité des soins dans les établissements de santé.

L'amélioration des soins intègre : La conception d'un dossier pour chaque patient dans la déontologie des praticiens ou des médecins; l'avènement de l'assurance maladie et la reconnaissance aux médecins contrôleurs, le droit d'accès à l'information et surtout aux dossiers des patients,le soucis de la qualité de soins, avec ses conséquences d'intégration des soins, la continuité de la prise en charge et de traçabilité des actes médicaux, le souci de privilégier une communication aisée entre les différents acteurs qui interviennent auprès du malade et de documenter les prises en charge multidisciplinaires et l'intérêt médicolégal du dossier.

Pour son utilité dans l'estimation des coûts, des actes et prestations, un dossier des patients bien archivé permet éventuellement d'entreprendre des recherches et des études et fournir des informations utiles à l'enseignement et à la recherche. Dans tous les établissements de santé du Bénin, la mauvaise gestion du dossier des patients est fondée sur la qualité du personnel, la ressource temps, la masse de travail qu'exercent les professionnels tant en stratégies fixes qu'en stratégies avancées et à la revue des dossiers.

Le dossier des patients doit donc être ouvert dès l'admission du patient et doit le suivre tout au long de son parcours. Parcours au cours duquel il joue le rôle d'outil de coordination et d'intégration des soins et est utilisé par tous les acteurs qui participent au processus de prise en charge du patient. Ce qui en fait une pièce maîtresse incontournable du système d'informations hospitalier indispensable pour une prise en charge optimale et de qualité du patient. Sa bonne gestion contribue de ce fait à la continuité, la sécurité et l'efficacité des soins et devient par conséquent le reflet de la pratique professionnelle et de sa qualité qu'elle permet d'évaluer et d'améliorer. Mais les professionnels de santé compte tenu de la charge du travail et le manque de motivation prennent en charge les patients sans

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ouverture du dossier des patients. Ce qui handicape la continuité des soins de qualité et l'évaluation des pratiques professionnelles³.

Dans ces conditions, on ne peut que lui reconnaître son rôle dans l'amélioration de la qualité des soins et donc sa place dans le système d'informations. Il sera question de répondre devant la justice aux questions de responsabilité, de la revendication des patients d'accéder à leur dossier dans un but de double avis, d'accès aux soins et de contentieux. C'est au vu de tout cela que nous nous sommes intéressé à faire notre stage pratique à l'ONG Equilibre Bénin à travers son programme Handi-Insertion pour personnes handicapées(PHI) afin de vérifier si cette structure de santé est épargnée de ce problème de santé publique.

Notre stage pratique est marqué à son début par une réunion extraordinaire du personnel qui a fait l'objet de notre présentation en qualité de stagiaires au sein de l'entité. La préoccupation de la directrice de L'ONG est de nous faire parcourir tous les services techniques de cette entité au cours des six mois de stage. Cette préoccupation de la directrice a permis au responsable technique de L'Organisation Non Gouvernementale « Equilibre Bénin » à nous programmer pour les services: archive, traitement des dossiers et consultation pour une période de deux mois par service. Nos différentes activités au sein de ces services nous ont permis de relever des problèmes d'ordre organisationnel, institutionnel et professionnel liés à la gestion adéquate des dossiers des patients.

Ces problèmes provoquent des conflits entre praticiens et patients en relation d'informations et de conflits juridiques, entre professionnels en matière de continuité de soins de qualité et de la production des statistiques sur les patients.

En effet, une mauvaise gestion des dossiers des patients ne permet pas la traçabilité des informations médicales, la continuité des soins et les pratiques professionnelles. Par exemple, l'absence du diagnostic dans un dossier, le non enregistrement des rubriques d'identification, l'inexistence du numéro des dossiers et aussi des traitements administrés posent un problème juridique, épidémiologique et même statistique. Ainsi, l'inexistence du référentiel national permet-elle une bonne tenue des dossiers des patients à l'ONG Equilibre Bénin ?

A cette préoccupation, on étudiera les questions spécifiques suivantes:

3 Thèse du Dr Mohamed ELBAKRI sur la QUALITE DE LA TENUE DU DOSSIER MEDICAL AU NIVEAU DU CHP DE KHEMISSET

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> L'inexistence d'instructions formalisées de travail dans la gestion des dossiers des patients est elle due au manque de référentiel ?

> L'absence d'une réglementation appropriée explique-t-elle la non formalisation du contenu des dossiers des patients?

> L'inexistence de l'évaluation des pratiques professionnelles des agents estelle due à l'absence d'un plan d'évaluation ?

1.1.1.2- Intérêts de l'étude

L'intérêt de cette étude réside dans l'influence que la gestion du dossier des patients peut avoir sur tout le système de santé des points de vue organisationnel, juridique, économique, statistique, évaluation, traçabilité et épidémiologique.

En effet, elle se démarque de l'ensemble des études antérieures et a l'avantage de concentrer exclusivement l'attention sur la qualité de la gestion des dossiers des patients dans le système sanitaire béninois.

Ce faisant, elle cherche à analyser, la fonction concrète du dossier des patients dans la prise en charge des malades à l'ONG Equilibre Bénin. Cette étude servira de support aux éventuelles recherches sur la qualité et l'évaluation de la gestion des dossiers des patients.

De plus, cette étude suscite la discussion sur la qualité de la gestion du dossier des patients dans nos structures sanitaires et son champ d'application est l'Organisation Non Gouvernementale Equilibre Bénin. Elle est réalisée à base des scores. Méthode d'évaluation différente des autres études antérieures existantes. Cette participation personnelle permettra au ministère de la santé de fixer une norme nationale pouvant permettre d'apprécier la qualité de la gestion des dossiers des patients au Bénin.

L'étude pourrait donc être généralisée dans tout le pays pour une réelle maîtrise de la gestion du dossier des patients dans les formations sanitaires.

Elle fournit les données empiriques qui peuvent servir de base aux décisions et constitue, par la même occasion, pour les décideurs un axe de réflexion en ce qui concerne les mécanismes à mettre en place pour une meilleure gestion des dossiers des patients dans le système de santé béninois.

1.2- Objectifs et hypothèses de l'étude

1.2.1- Objectifs de la recherche

Les objectifs de la recherche sont scindés en deux catégories : l'objectif général et les objectifs spécifiques.

1.2.1.1- Objectif Général

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De façon générale, cette étude vise à mettre à la disposition de L'ONG Equilibre Bénin les éléments pouvant lui permettre d'améliorer la qualité de la gestion des dossiers des patients en vue de faciliter l'évaluation des pratiques professionnelles.

1.2.1.2- Objectifs Spécifiques :

De façon spécifique, il s'agira :

> D'apprécier les facteurs liés à l'organisation de la gestion des dossiers des patients, > De mesurer les facteurs institutionnels liés à la qualité de la gestion du dossier des patients.

> D'apprécier les facteurs liés aux professionnels qui favorisent la gestion des dossiers des patients au sein de l'ONG Equilibre Bénin.

1.2.2- Hypothèses de l'étude

Par rapport aux objectifs de notre étude, les hypothèses suivantes sont retenues :

1.2.2.1- Hypothèse spécifique n°1 :

L'inexistence d'instructions formalisées de travail dans la gestion des dossiers des patients est due au manque de référentiel

1.2.2.2- Hypothèse spécifique n°2 :

L'inexistence d'une réglementation appropriée explique la non formalisation du contenu des dossiers des patients

1.2.2.3- Hypothèse spécifique n°3 :

L'inexistence d'évaluation des pratiques professionnelles des agents est due à l'absence de plan d'évaluation à la direction des hôpitaux.

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TABLEAU N°1 : TABLEAU DE BORD

Section 2 : Clarification des concepts, revue de la littérature

NIVEAUX D'ANALYSE	PROBLEMES	OBJECTIFS	CAUSES SUPPOSEES		HYPOTHESES	NIVEAU GENERAL
Inexistence de manuel de procédure	L'objectif général de notre étude est de mettre à la disposition de L'ONG Equilibre Bénin les éléments pouvant lui permettre d'améliorer la qualité de la gestion des dossiers des patients en vue de faciliter l'évaluation des pratiques professionnelles				Niveau spécifique n°1
Inexistence d'instructions formalisées de travail dans la gestion des dossiers des patients	apprécier les facteurs liés à l'organisation de la gestion des dossiers des patients,	Manque de référentiel	L'inexistence d'instructions formalisées de travail dans la gestion des dossiers des patients est due au manque de référentiel		Niveau spécifique n°2
Non formalisation du contenu des dossiers des patients.	mesurer les facteurs institutionnels liés à la qualité de la gestion du dossier des patients.	Inexistence d'une réglementation appropriée	. L'inexistence d'une réglementation appropriée explique la non formalisation du contenu des dossiers des patients		Niveau spécifique n°3
L'inexistence d'évaluation des pratiques professionnelles	apprécier les facteurs liés aux professionnels qui favorisent la gestion des dossiers des patients au sein de l'ONG Equilibre Bénin	Absence de plan d'évaluation à la direction des hôpitaux	L'inexistence d'évaluation des pratiques professionnelles des agents est due à l'absence de plan d'évaluation à la direction des hôpitaux

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et méthodologie de recherche

2.1- Clarification des concepts et revue de la littérature

2.1.1- Clarification des concepts

+ Gestion :

Selon le dictionnaire LAROUSSE édition 2001, le terme gestion est l'action de gérer ; d'Administrer.

+ L'évaluation :

Les définitions varient d'un auteur à un autre. Ainsi,

Selon l'O.M.S (2003), l'évaluation est une procédure scientifique et systématique visant à déterminer dans quelle mesure une action ou un ensemble d'actions atteignent avec succès un ou des objectifs préalablement fixés.

Selon le PNUD (1997), l'évaluation est un exercice de durée limitée qui vise à apprécier systématiquement et objectivement la pertinence et le succès des programmes et projets en cours ou achevés. Elle est également une appréciation périodique de la pertinence, de la performance, de l'efficience et de l'impact espéré ou non voulu d'un projet en relation avec les objectifs préalablement définis.

Selon Gilles GOHY dans son cours de suivi et évaluation (2008), l'évaluation est une estimation à un moment donné dans le temps l'impact d'un projet et à quels points les objectifs ont été atteints.

Il existe trois approches d'évaluation à savoir :

> Les approches participatives qui nécessitent la collaboration et l'implication

des acteurs (personnel du projet, bénéficiaires etc.),

> Les approches non participatives qui sont dirigés par des évaluateurs

externes à l'organisation ou au projet. Son but est d'avoir des renseignements objectifs sur les réalisations et les impacts du projet.

> Les évaluations conjointes qui peuvent être menées par des personnes aussi

bien extérieures au projet qu'une équipe interne pleinement impliquée dans la gestion du projet. Ces types d'évaluations permettent de rapprocher des renseignements issus de l'évaluation par des acteurs internes au projet et ceux issus de l'évaluation menée par des acteurs externes.

Notre étude se situe dans le cadre d'une évaluation participative où le personnel de l'Organisation Non Gouvernementale Equilibre Bénin (Directrice, Responsable Technique, Kinésithérapeutes et autres agents) a été impliqué.

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+ Traçabilité :

Selon ISO 9000 version 2005, la traçabilité est une aptitude à retrouver l'historique, la mise en oeuvre ou l'emplacement de ce qui est examiné.

+ Qualité :

Selon ISO 9000 version 2005, la qualité est l'aptitude d'un ensemble de caractéristiques intrinsèques à satisfaire des exigences.

+ Dossier :

Selon le dictionnaire LAROUSSE un dossier est un ensemble de documents se rapportant à un même sujet, à une même affaire.

+ Patients :

Selon le dictionnaire Larousse édition 2001, le patient est toute personne qui consulte un médecin.

+ Dossier du patient :

Selon le Dr Mohamed ELBAKRI à travers son huitième cours de Maîtrise en Administration Sanitaire et santé publique à Institut National d'Administration Sanitaire au Maroc en juillet 2006, le dossier des patients est défini comme une mémoire écrite des informations cliniques, biologiques, diagnostiques et thérapeutiques d'un malade à la fois individuelle et collective, constamment mise à jour, résultante de tout ce qui est fait ou dit à propos d'un patient depuis son entrée jusqu'à sa sortie. C'est donc un outil fondamental pour l'activité d'un service de prise en charge d'un patient.

+ Enregistrement :

Selon ISO 9OO0 version 2005, l'enregistrement est un document faisant état de résultats obtenus ou apportant la preuve de la réalisation d'une activité. Les enregistrements peuvent par exemple documenter la traçabilité et apporte la preuve que vérification, les actions préventives et les actions correctives ont été réalisées.

+ Assurance qualité :

Selon ISO 9OO0 version 2005, l'assurance qualité est une partie du management de la qualité visant à donner confiance en ce que les exigences pour la qualité seront satisfaites.

+ Document :

Selon ISO 9OO0 version 2005, le document est un support d'informations et
l'information qu'il contient. Ce support peut être papier, disque informatique magnétique,
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électronique ou optique, photographique ou échantillon étalon, ou une combinaison de ceux-ci.

+ Contenu :

Selon le dictionnaire Larousse édition 2001, le contenu est ce qu'on retrouve dans un contenant.

+ Contenant :

Selon le dictionnaire Larousse édition 2001, le contenant est ce qui contient ou peut contenir.

+ Conformité :

Selon ISO 9OO0 version 2005, la conformité est la satisfaction des exigences. + Non-conformité :

Selon ISO 9OO0 version 2005, la non-conformité est la non satisfaction des exigences.

+ Personnel :

Selon le dictionnaire Larousse édition 2001, le personnel est l'ensemble des personnes employées par un service public ou privé, une entreprise ou un particulier exerçant ou non le même métier.

+ Critères :

Selon ISO 9OO0 version 2005, les critères sont les ensembles de politiques, procédures ou exigences.

+ Exigence :

Selon ISO 9OO0 version 2005, l'exigence est expression dans le contenu d'un document formulant les critères à respecter afin de prétendre à la conformité avec le document et avec lesquels aucun écart n'est permis.

+ Efficience :

Selon ISO 9OO0 version 2005, l'efficience est un rapport entre le résultat obtenu et les ressources utilisées.

+ Efficacité :

Selon ISO 9OO0 version 2005, l'efficacité est le niveau de réalisation des activités planifiées et l'obtention des résultats escomptés.

+ L'audit :

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Selon ISO 9OO0 version 2005, l'audit est un processus méthodique indépendant et documenté, permettant d'obtenir des preuves d'audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d'audit sont satisfaits.

+ Manuel de procédure

Selon le dictionnaire Larousse édition 2001, le manuel de procédure est un document didactique qui montre les marches à suivre pour l'obtention d'un résultat de qualité.

+ Référentiel

Selon le dictionnaire Larousse édition 2001, le référentiel est un document établissant avec précision les exigences à satisfaire pour l'obtention de la qualité d'une chose.

2.1.2- Revue de la littérature

Cette partie nous permet de relever de très nombreuses études sur la qualité des soins et insiste sur l'importance de la qualité de l'information contenue dans le dossier des patients. L'hypothèse de base étant que la qualité du dossier des patients et de sa gestion constituerait un facteur important de la qualité des soins. La qualité des soins est appréciée généralement suivant un certain nombre de caractéristiques: son acceptabilité, son accessibilité, son caractère approprié, sa continuité, sa délivrance au bon moment, son efficacité, son efficience et sa sécurité.

Etroitement liée à la qualité des soins, la gestion du dossier des patients influence certaines de ces caractéristiques et plus particulièrement la continuité (la coordination entre les différents intervenants), la sécurité (informations spécifiques permettent la prévention des risques pour le patient) et l'efficacité (la prise de décision médicale est facilitée par la structuration du dossier).

De plus, au delà de l'action de soins immédiats, le dossier est un outil de la
connaissance épidémiologique et de l'évaluation de la qualité des soins. En effet, la bonne
tenue du dossier des patients est un préalable indispensable pour disposer de données
nécessaires à l'évaluation qualitative des soins dont l'amélioration doit être un objectif
prioritaire. Pour certains auteurs les traces écrites de la prise en charge sont un reflet
imparfait de la qualité des soins, l'évaluation du dossier ne permettant pas de tirer des
conclusions en terme d'évaluation des soins dispensés et de leur pertinence. Dans d'autres
travaux (nord américains en particulier), basés sur l'observation directe de la pratique
médicale, la corrélation entre qualité de la documentation et qualité des soins est bien
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établie. L'expérience montre aussi que le fait de devoir noter l'histoire, les observations, les réflexions et les différentes décisions prises, encourage à une plus grande objectivité et à une plus grande rationalité. A force de s'astreindre à cet exercice, le praticien devient plus performant, plus pertinent.

La place du dossier des patients dans le système d'informations hospitalier n'est plus à discuter, sa tenue cependant (externe et surtout interne dans le sens de contenu) n'est pas toujours conforme à ce que l'on devrait attendre, avec notamment certaines lacunes en informations pourtant réglementaires.

Le domaine de l'évaluation du dossier des patients a été déjà étudié par des spécialistes de santé publique. D'autres ont analysé les facteurs liés à la non gestion correcte du dossier des patients dans son contexte d'assurance qualité.

Pour Dr SAIZONOU, à travers son étude rétrospective portant sur 6615 dossiers de malades admis de 1982 à 1992 dans le service de chirurgie générale du CHU de Yaoundé, la qualité de la tenue correcte des dossiers patients permet de définir les axes de prévention des maladies et de réajuster les politiques de santé. Il démontre que la bonne gestion du dossier des patients permet de faire une mise au point sur les facteurs et les principales causes de mortalité dans un service. Cela permet également des améliorations dans la gestion pratique du personnel afin de donner des soins de meilleure qualité⁴.

Selon le Dr Mohamed ELBAKRI à travers son huitième cours de Maîtrise en Administration Sanitaire et santé publique à Institut National d'Administration Sanitaire au Maroc en juillet 2006, la gestion du dossier des patients est perçue à travers deux axes essentiels:

le premier porte sur le dossier des patients, ses fonctions et sa qualité et la deuxième tente de donner quelques clarifications sur son évaluation. Ils abordent quelques définitions du dossier des patients et ensuite son histoire.

Il notifie que la bonne gestion du dossier des patients témoigne généralement de la qualité des services fournis aux patients et par conséquent de la compétence du praticien. Partant de cette hypothèse, le Collège des médecins du Québec a considéré dans son guide de tenue du dossier des patients , le dossier comme un instrument à privilégier pour

4 DELASSUS P., DESHAYS J.P., SILLARD B., LE FRANCOIS C., MARCHAND P., SEGOL Ph., GIGNOUX M., BRICHARD H.Evaluation de l'activité et de la qualité des soins dans un service des chirurgies digestive. Presse médicale, 1985, 5, 261-266

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évaluer la qualité de l'exercice professionnel, les données récoltées, pouvant permettre d'évaluer les pratiques professionnelles et d'effectuer de véritables audits. Tout en sachant que sans une gestion, l'évaluation, son objectivité comme son amélioration sont impossibles.

Selon ZINSOU C.P., FOURIN L., ZOHOUN T, suite à l'étude réalisée sur les aspects épidémiologiques des cancers au Centre National Hospitalier et Universitaire de Cotonou en 1990, notifient que la bonne gestion du dossier des patients permet d'avoir des statistiques fiables et de faire ressortir sans difficultés les cas épidémies⁵ .

Pour EL MEJJOUJI AHMED, à travers son étude sur l'évaluation du dossier des patients réalisée en 1996 dans le service de pneumologie du CHU Avicenne a montré que le dossier des patients est un instrument magasin non normalisé, ce qui implique des difficultés dans son exploitation. Qu'il n'est exploitable que par le service qui l'a généré. Et qu'il semblerait impensable pour un médecin d'un autre service de s'y retrouver sans courir le risque de perdre du temps mais aussi de perdre certains éléments du document. Certains estiment même que dans leur état actuel, les dossiers des patients constituent une source de données insuffisante pour évaluer les pratiques de soins et impropre aux activités de recherche clinique et épidémiologique⁶.

Sa qualité est l'aptitude d'un ensemble de caractéristiques intrinsèques à satisfaire des exigences.

La gestion du dossier des patients devrait dès lors s'évaluer, dans un premier temps, en terme de forme, c'est-à-dire de présence d'items et en terme de structuration de ces items les uns par rapport aux autres, comme en terme de disponibilité et d'accessibilité de l'information au sein du dossier et dans un deuxième temps, en terme d'adéquation de l'information disponible à la pathologie constatée. Comme il ressort de plusieurs études que les données contenues dans les dossiers sont "à usage interne" et que les médecins utilisent les dossiers des patients comme aide mémoire, notant les informations qu'ils estiment nécessaires pour la prise en charge, sans transcrire fidèlement les actions qu'ils accomplissent. Le caractère unique ou non du dossier des patients est aussi en plus de l'exhaustivité un point essentiel.

5 Méd. d'Afr. Noire, 1990, 37, (5), 330-336

6 Thèse du Dr Mohamed ELBAKRI sur la QUALITE DE LA TENUE DU DOSSIER MEDICAL AU NIVEAU DU CHP DE KHEMISSET

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Burnum (in 2) a décrit en 1990, par son étude sur l'évolution du dossier des patients, les différentes raisons pouvant altérer la qualité des informations contenues dans les dossiers des patients ambulatoires ou hospitaliers⁷ :

- Les praticiens peuvent mal interroger les patients, mal interpréter les données de l'examen clinique, ou faire simplement des erreurs de retranscription des informations dans les dossiers. Les examens de laboratoire peuvent être mal faits ou mal retranscrits.

- Les déclarations des patients peuvent être fausses involontairement. La crainte de la perte de confidentialité des données peut conduire les praticiens à ne pas noter, des éléments essentiels sur les habitudes, les facteurs de risque.

- Enfin, les dispositions réglementaires, les mécanismes de normalisation, de paiement des praticiens et de remboursement du patient, peuvent avoir des effets corrompus et conduire le patient ou le praticien à modifier ou ne pas noter certaines informations.

Parmi les raisons de cette mauvaise qualité, d'autres auteurs citent :

- l'incohérence de la structure et du contenu des dossiers individuels des patients, où l'information est répartie et difficile à retrouver ;

- l'absence d'intérêts et de motivations pour promouvoir l'uniformité et améliorer la qualité des dossiers ;

- le peu de temps disponible en consultation.

Le guide de l'audit élaboré par l'ANAES explique les écarts observés suivant les critères, par des causes qui peuvent être d'ordre : professionnel, organisationnel et institutionnel. Pour d'autres auteurs, la capacité des équipes des établissements de santé à tenir le dossier du patient tient à la prise de conscience de l'intérêt de l'écrit pour rendre possible toute évaluation, mais elle est aussi tributaire des effectifs et de l'organisation.

7 Thèse du Dr Mohamed ELBAKRI sur la QUALITE DE LA TENUE DU DOSSIER MEDICAL AU NIVEAU DU CHP DE KHEMISSET

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2.1.3- Cadre conceptuel de l'étude sur la gestion des dossiers des patients

Facteurs institutionnels

· La réglementation.

· Les responsabilités de la structure.

· Les responsabilités des professionnels

Facteurs organisationnels · Renseignements socio administratifs (identification des patients et les professionnels ayant intervenus sur le patient). · Renseignements médicaux (diagnostic, histoire de la maladie, antécédents, traitement actuel, prescription médicale et compte rendu de fin de traitement). · Procédures de circulation du dossier des patients. · Instruction de travail · Archivage. · charge du travail.

QUALITE DE LA
GESTION DU
DOSSIER DES
PATIENTS.

Facteurs liés aux professionnels · L'attitude face à l'écrit (Habitudes liés à l'écriture et à la traçabilité) · La motivation · Plan d'évaluation

Explication du cadre conceptuel

Un certain nombre de facteurs influencent la qualité de la gestion du dossier des patients. On identifie d'abord les facteurs institutionnels. Sont pris en compte ici, la réglementation, les responsabilités de la structure et les responsabilités des professionnels. Ensuite, on trouve les facteurs liés à l'organisation qui sont : les renseignements socio administratifs (identification des patients et les professionnels ayant intervenus sur le patient), les renseignements médicaux (diagnostic, histoire de la maladie, antécédents, traitement actuel, prescription médicale et compte rendu de fin de traitement), les Procédures de circulation du dossier des patients, l'archivage et la charge du travail. D'un

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autre côté, on a les facteurs liés aux professionnels qui sont l'attitude face à l'écrit (habitudes liées à l'écriture et à la traçabilité) et la motivation.

Si la variable dépendante est influencée par les trois variables ci-dessus évoquées, les différentes variables indépendantes conservent des relations directes entre elles.

En absence de définition claire des règles régissant la tenue et le contenue des dossiers, ces éléments varieraient d'une structure à une autre ce qui peut influencer négativement la qualité de la gestion du dossier des patients.

L'absence de contrainte légale peut être à l'origine de manque de motivation chez les professionnels et influencé donc la qualité de la gestion des dossiers des patients.

La quantité d'informations qu'exige la mise à jour du dossier des patients, l'accessibilité des dossiers et la charge du travail constituent autant d'éléments du facteur organisationnel qui peuvent influencer la motivation du personnel et donc la qualité de la gestion du dossier des patients.

Pour le comprendre, il faut savoir que si le but de notre étude est de contribuer à l'amélioration de la gestion du dossier des patients, alors il faut : une amélioration continue des facteurs institutionnels, dans l'organisation de la gestion des dossiers, et des facteurs liés aux professionnels.

2 .2 - Méthodologie de la recherche

2.2.1-Zone d'étude

L'organisation Non Gouvernementale Equilibre Bénin est une ONG lmplantée dans Glo-Kpossouhoué, commune d'Abomey-Calavi en République du Bénin avec une population de 307 745 habitants soit 4,18 % de la population du Bénin sur une superficie totale de 650 km². L'ONG est localisée dans l'arrondissement d'Akassato et intervient dans les arrondissements de: Glo, Abomey-Calavi, Godomey, Ouèdo, Hêvié, Togba, Akassato, Zinvié et Kpanroun.

2.2.2- Méthode d'étude

Il s'agit d'une étude rétrospective, transversale, descriptive et évaluative. La recherche documentaire nous a permis de consulter :

- des notes de cours

- des rapports d'activités de l'ONG

- des ouvrages, des anciens mémoires traitant du thème et des recherches sur sites web d'informations utiles.

30

Nous avons également visité plusieurs centres de documentation (bibliothèque de Equilibre Bénin, bibliothèque de l' ENAM / l'Université d'Abomey-Calavi et de la faculté de médecine de Cotonou), le Ministère de la Santé ainsi que le Bureau de l'OMS afin de faire le point des connaissances existantes et disponibles sur le thème.

2.2.3- Méthode de traitement des données

Nous avons procédé à un dépouillement manuel et un contrôle manuel de qualité. Nous avons fait la saisie des données collectées dans les logiciels Excel et Epi Info 6. Le traitement de texte est fait à l'aide de Word.

2 .2.4- Champ de l'enquête

L'enquête est effectuée dans tous les services techniques de l'ONG « Equilibre Bénin » assurant les soins de réadaptation et dans les maisons des patients en rééducation fonctionnelle. Dans le département de l'Atlantique, trente six maisons sont identifiées suivant le programme de planification mensuelle d'activités des praticiens de l'ONG Equilibre Bénin.

2.2.5- Echantilonnage

Nous avons procédé à un :

> tirage aléatoire simple des dossiers des patients et par zone d'intervention de l'ONG dans la proportion suivante:

- 12 dossiers dans la zone de Glo,

- 12 dossiers dans la zone de Abomey-Calavi,

- 12 dossiers dans la zone de Ouèdo,

- 12 dossiers dans la zone de Hêvié,

- 12 dossiers dans la zone de Akassato

- 12 dossiers dans la zone de Togba,

- 12 dossiers dans la zone de Zinvié et

- 16 dossiers dans la zone de Godomey.

> choix raisonné des praticiens et bénévoles intervenant dans le processus de réalisation du dossier des patients avec lesquels nous avons fait l'entretien tout en incluant systématiquement le responsable technique et la directrice de l'ONG.

31

2.2.6-Taille de l'échantillon

> Un échantillon de 100 dossiers est constitué pour une période allant de janvier 2007 à juillet 2008 pour pouvoir analyser et juger des éléments réglementairement présents aux dossiers.

> Onze praticiens et bénévoles sont sélectionnés pour les entretiens par questionnaires.

> Cent cinquante trois (153) bénéficiaires de soins de santé sont pris pour les entretiens par questionnaires.

> Deux personnes ressources (responsable technique et la directrice) sont également pris en compte pour les entretiens

2.2.7-Outils de collecte des données

Dans le cadre de notre étude, nous nous sommes servis de deux questionnaires conçus à l'endroit des professionnels de santé intervenant dans la gestion du dossier des patients d'une part et aux personnes ressources(responsables techniques) de l'ONG d'autre part. Un guide d'entretien structuré est ensuite conçu pour recueillir les données qualitatives. L'exploration documentaire que nous avons organisée, nous a permis de procéder d'une part, à une analyse des dossiers des patients en cours d'utilisation. Elle nous a conduit également au niveau des archives de l'ONG Equilibre Bénin. Ces outils nous ont permis d'évaluer la gestion du dossier des patients et de dégager le nombre de dossiers conformes et non conformes pour des patients reçus depuis janvier 2007 à septembre 2008 soit 1 an 8 mois.

2-3-Difficultés rencontrées

La réalisation de nos enquêtes ne s'est pas faite sans difficultés. Elle nous a fait rencontrer des difficultés au nombre desquelles nous pouvons citer :

Le manque de temps évoqué par certains agents de santé ;

La réticence de certains bénéficiaires de soins à nous fournir les renseignements ;

La réticence de certains parents des bénéficiaires de soins à nous fournir les renseignements ;

Certains questionnaires sont égarés par quelques bénéficiaires de soins et aussi par quelques parents des bénéficiaires ;

La grille qui sert de base à l'étude et les critères choisis pour juger de

32

la gestion des dossiers des patients est simplifiée au maximum parce que beaucoup de critères du référentiel ANAES ne sont acceptés par les professionnels de santé au niveau de l'ONG. Nous avons donc allégé la grille pour ne garder qu'un minimum en dessous du quel le dossier perd son utilité, en absence d'un référentiel formel consensuel et applicable au Bénin.

Pour les raisons ci-dessus citées en ce qui concerne l'enquête, sur cent cinquante trois (153) questionnaires distribués aux bénéficiaires de soins et aux parents, nous avons récupéré que cent vingt deux (122) correspondant un taux sensiblement égal à 79,74%. Onze (11) questionnaires des cent vingt deux (122) reçus sont remplis de façon biaisée soit un taux sensiblement égal à 9,02%.

2.4 - Définition opérationnelle des variables

2.4.1- variable dépendante

Une seule variable est mise à l'étude, il s'agit de :

La qualité de la gestion du dossier des patients.

On entend par là, La qualité des informations et données transcrites sur les formulaires contenus par le dossier des patients, leur conformité à l'usage désiré, aux fonctions et à la définition du dossier en tant qu'outil fondamental pour la continuité de l'activité d'un service de prise en charge des patients.

2.4.2- variables indépendantes

Les facteurs organisationnels

· Renseignements socio administratifs

· Renseignements médicaux

· Procédures de circulation du dossier des patients.

· Archivage.

· charge du travail.

Les facteurs institutionnels

· La réglementation.

· Les responsabilités de la structure.

· Les responsabilités des professionnels

Les facteurs liés aux professionnels

· L'attitude face à l'écrit : habitudes liés à l'écriture et à la traçabilité

· La motivation.

· Le plan d'évaluation.

33

2 .4.3- Opérationnalisation des variables à mesurer

Pour cette étude, trois (3) variables indépendantes sont à étudier et affecter des points pour apprécier la qualité de la gestion du dossier des patients. Nous attribuons à chaque critère indispensable la note 2 s'il est vérifié et 0 s'il n'est pas vérifié et la note 1 à un critère préférable s'il est vérifié et 0 s'il n'est pas vérifié.

S'agissant des critères indispensables, on note : Nom du patient, prénom du patient, sexe, date et lieu de naissance, adresse du patient, profession, nom de la personne référente, prénom de la personne référente, adresse de la personne référente, numéro de sécurité sociale du patient, date de la première prise en charge du patient, date de la dernière prise en charge du patient,nom du professionnel ayant fait la première prise en charge,diagnostic,histoire de la maladie, prescriptions médicales,comptes rendus de fin de traitement.

34

TABLEAU N°2 : Aspects opérationnels des facteurs organisationnels

CRITERES SCORES

Les formulaires comportant les renseignements socio administratifs sont imprimés

et sont disponibles 1

Les formulaires comportant les renseignements médicaux sont imprimés et

sont disponibles 1

Les différentes rubriques contenues par les formulaires sont lisibles 1

La procédure permettant la création des dossiers des patients est décrite

et existe 1

La procédure décrivant la circulation des dossiers des patients est élaborée 1

Le local pour l'archivage des dossiers des patients existe et est arrangé 1

Le service d'archivage est fonctionnel à plein temps pour permettre l'accessibilité aux

dossiers des patients 1

Le classement interne du dossier est organisé de façon à assurer le respect de la confidentialité 1

Les éléments à archiver pour le dossier des patients sont définis 1

Les dossiers archivés sont numérotés et sont en pochettes 1

Les formulaires utilisés pour les enregistrements sont des supports durables. 1

La sécurité physique des dossiers des patients est assurée (vol, incendie, inondations). 1

La circulation du dossier dans le centre assure le respect de la confidentialité 1.

Les dossiers sont en permanence dans un lieu de stockage clos (cabinet médical,

secrétariat, archives) auquel n'ont accès que les personnes autorisées 1

Les formulaires devant permettre d'enregistrer les patients existent 1

Une instruction de travail existe 1

Le personnel disponible supporte la charge de travail existante 1

TOTAL 17

Source : HAS / Service Qualité de l'Information Médicale / Février 2007 NB : Niveau d'influence des facteurs organisationnels

Entre 0 et 5 = faible ; Entre 6 et 11 = moyen ; Entre 12 et 17= élevé

35

TABLEAU N°3 : Aspects opérationnels des facteurs institutionnels

CRITERES SCORES

La règlementation sur la gestion du dossier des patients existe 1

Les procédures établissant les responsabilités de la structure existent 1

Les procédures établissant les responsabilités des professionnels existent 1

Les délais de conservation des différents éléments constitutifs du dossier des

patients sont définis 1

Les modalités de destruction des dossiers des patients sont définies et respectent

la confidentialité 1

Les modalités de transfert des dossiers en cas de fermeture du centre sont définies 1

TOTAL 6

Source : HAS / Service Qualité de l'Information Médicale / Février 2007 NB : Niveau d'influence des facteurs institutionnels :

Entre 0 et 2 = faible ; Entre 3 et 4 = moyen ; Entre 5 et 6 = élevé

TABLEAU N°4 : Aspects opérationnels des facteurs liés aux professionnels (critères préférables)

CRITERES SCORES

Le nom de jeune fille du patient est enregistré et est lisible 1

Le téléphone du domicile du patient est enregistré 1

Le régime d'affiliation du patient est enregistré et est lisible 1

La signature de l'agent ayant fait la première prise en charge du patient existe 1

Les antécédents personnels et familiaux sont mentionnés et sont lisibles 1

Les noms des différents professionnels ayant réalisés des soins pour le patient

sont enregistrés 1

Les prénoms des différents professionnels ayant réalisés des soins pour le patient

sont enregistrés 1

Les dates d'intervention des professionnels sur le patient sont enregistrées 1

Les signatures des professionnels ayant réalisés des soins pour le patient existent 1

Un plan de motivation du personnel est disponible 1

Un plan d'évaluation périodique des agents existe 1

TOTAL 11

36

Source : HAS / Service Qualité de l'Information Médicale / Février 2007

NB : Niveau d'influence des facteurs liés aux professionnels(critères préférables) : Entre 0 et 3 = faible ; Entre 4 et 8 = moyen ; Entre 9 et 11 = élevé

TABLEAU N°5: Aspects opérationnels des facteurs liés aux professionnels (critères indispensables)

CRITERES SCORES

Le nom du patient est enregistré et est lisible 2

Le prénom du patient est enregistré et est lisible 2

Le sexe du patient est enregistré et est lisible 2

La date de naissance du patient est enregistré et est lisible 2

Le lieu de naissance du patient est mentionné et est lisible 2

L'adresse complète du patient est mentionnée et est lisible 2

Le numéro de sécurité social est enregistré 2

La date de la première prise en charge du patient est enregistrée 2

La date de la dernière prise en charge du patient est enregistrée 2

La personne référente du patient est enregistrée 2

L'adresse complète de la personne référente du patient est mentionnée 2

Le nom de l'agent ayant fait la première prise en charge du patient est mentionné 2

Le prénom de l'agent ayant fait la première prise en charge du patient est mentionné 2

Le diagnostic médical est enregistré et est lisible 2

L'histoire de la maladie est enregistrée et est lisible 2

Les actes et traitements réalisés sont enregistrés et sont lisibles 2

Les traitements en cours sont mentionnés 2

Un compte rendu de fin de traitement existe 2

TOTAL 36

Source : HAS / Service Qualité de l'Information Médicale / Février 2007 NB : Niveau d'influence des facteurs liés aux professionnels :

Entre 0 et 12 = faible ; Entre13 et 24= moyen ; Entre 25 et 36 = élevé

37

TABLEAU N° 6 : Appréciation des variables liées à la qualité de la gestion du dossier des patients

Variables indépendantes Scores

attendus

Facteurs organisationnels 17

Facteurs institutionnels 6

Facteurs liés aux professionnels (critères préférables) 11

Facteurs liés aux professionnels (critères indispensables) 36

TOTAL 70

Source : HAS / Service Qualité de l'Information Médicale / Février 2007

NB : Niveau d'appréciation de la gestion du dossier des patients au sein de l'ONG Equilibre Bénin

Entre 0 et 52 = Non-conformité ; Entre 53 et 70 = Conformité

Les tranches d'appréciation de la conformité et de la non-conformité des dossiers des patients sont fixées sur la base des scores attendus des critères indispensables des facteurs liés aux professionnels qui sont en liaison avec certains critères des facteurs organisationnels.

TABLEAU N°7: Plan d'analyse des données

Objectifs spécifiques	Variables	Mode de calcul
Apprécier les facteurs liés à l'organisation de la gestion des dossiers des patients	Facteurs organisationnels	Score total réalisé sur score attendu
Mesurer les facteurs institutionnels liés à la qualité de la gestion du dossier des patients.	Facteurs institutionnels	Score total réalisé sur score attendu
Apprécier les facteurs liés aux professionnels qui favorisent la gestion des dossiers des patients.	Facteurs liés aux professionnelles	Score total réalisé sur score attendu

Source : Elaboré par nous-mêmes

38

CHAPITRE 3 :

PRESENTATION DES RESULTATS
ET ESQUISSE DU PROJET DE MANUEL DE
PROCEDURE

39

CHAPITRE 3 : PRESENTATION DES RESULTATS ET ESQUISSE DU PROJET
DE MANUEL DE PROCEDURE POUR L'ONG EQUILIBRE BENIN

Dans ce chapitre, les résultats sont présentés par variable étudiée ( section 1) et les données sont analysées, des suggestions faites avec l'esquisse du projet de manuel de procédure pour l'ONG Equilibre Bénin ( section 2 ) afin d'améliorer la qualité de la gestion du dossier des patients.

Section1 : Présentation des résultats

Nous avons présenté dans cette section les résultats obtenus dans des tableaux et par variable indépendante étudiée sur la base des critères fixés par le référentiel ANAES.

40

TABLEAU N°8 : Appréciation des facteurs organisationnels

CRITERES SCORE

OBTENU

fo1- Les formulaires comportant les renseignements socio administratifs sont imprimés et sont disponibles 1

fo2- Les formulaires comportant les renseignements médicaux sont imprimés et sont disponible 1

fo3- Les différentes rubriques contenues par les formulaires sont lis 1

fo4- La procédure permettant la création des dossiers des patients est décrite et existe 0

fo5- La procédure décrivant la circulation des dossiers des patients est élaborée 0

fo6- Le local pour l'archivage des dossiers des patients existe et est arrangé 1

fo7- Le service d'archivage est fonctionnel à plein temps pour permettre l'accessibilité aux dossiers des patients 0

fo8- Le classement interne du dossier est organisé de façon à assurer le respect de la confidentialité 0

fo9- Les éléments à archiver pour le dossier des patients sont définis 0

fo10- Les dossiers archivés sont numérotés et sont en pochettes 1

fo11- Les formulaires utilisés pour les enregistrements sont des supports durables. 0

fo12- La sécurité physique des dossiers des patients est assurée (vol, incendie, inondations) 0

fo13- La circulation du dossier dans le centre assure le respect de la confidentialité 1.

fo14- Les dossiers sont en permanence dans un lieu de stockage clos (cabinet médical, secrétariat, archives) auquel n'ont accès que les personnes autorisées 0

fo15- Les formulaires devant permettre d'enregistrer les patients existent 1

fo16- Une instruction de travail existe 0

fo17- Le personnel disponible supporte la charge de travail existante 0

TOTAL 07

41

Graphique N°1. Résultats de l'évaluation des critères de fo1 à fo17

10

4

8

6

2

0

fo1 fo2 fo3 fo4 fo5 fo6 fo7 fo8 fo9 fo10 fo11 fo12 fo13 fo14 fo15 fo16 fo17 Score

1 1 1

0 0

1

1

0 0

0 0 0

score

1

1 1

0

0

9

Commentaire

Les résultas sont 0 ou 1. Sur les dix sept (17) critères évalués seuls: les formulaires comportant les renseignements socio administratifs sont imprimés et sont disponibles, les formulaires comportant les renseignements médicaux sont également imprimés et sont disponible ;les différentes rubriques contenues par les formulaires sont lisibles, le local pour l'archivage des dossiers des patients existe et est arrangé, les dossiers archivés sont biens numérotés et sont dans des pochettes, la circulation du dossier dans le centre assure le respect de la confidentialité et les formulaires devant permettre d'enregistrer les patients sont à la disposition des agents. Les autres critères comme l'existence de la procédure permettant la création des dossiers des patients et celle décrivant la circulation des dossiers des patients ne sont pas vérifiés. Il en a de même pour le fonctionnement à plein temps du service d'archivage, pour l'organisation du classement interne des dossiers des patients, pour le contenu du dossier des patients, pour les formulaires sur support durables, pour la sécurisation des dossiers des patients, pour l'existence d'une instruction de travail et pour la disponibilité du personnel qualifié.

42

TABLEAU N°9 : Appréciation des facteurs institutionnels

CRITERES SCORES

OBTENU

Fi1- La règlementation sur la gestion du dossier des patients existe 0

Fi2- Les procédures établissant les responsabilités de la structure existent 0

Fi3- Les procédures établissant les responsabilités des professionnels existent 0

Fi4- Les délais de conservation des différents éléments constitutifs du dossier des patients sont définis 0

Fi5- Les modalités de destruction des dossiers des patients sont définies et respectent la confidentialité 0

Fi6- Les modalités de transfert des dossiers en cas de fermeture du centre sont définies 0

TOTAL 0

Graphique N° 2. Résultats de l'évaluation des critères de fi1 à fi6

score

1 0,9 0,8 0,7 0,6
0,5			score
0,4 0,3 0,2 0,1 0
	fi1 fi2 fi3 fi4 fi5 fi6 Score

Commentaire

Les notes sont 0 ou 1. Elle ne dispose ni de Ia regIementation sur Ia gestion du dossier des
patients, ni d'aucun module de procédure établissant les responsabilités de l'ONG, celles des

professionnels et fixant le délai de conservation des dossiers des patients ainsi que les modalités de destruction et de transfert en cas de fermeture.

43

TABLEAU N°10: Appréciation des facteurs liés aux professionnels (critères

préférables)

CRITERES SCORE

OBTENU

fp1.1- Le nom de jeune fille du patient est enregistré et est lisible 1

fp1.2- Le téléphone du domicile du patient est enregistré 0

fp1.3- Le régime d'affiliation du patient est enregistré et est lisible 0

fp1.4- La signature de l'agent ayant fait la première prise en charge du patient existe 1

fp1.5- Les antécédents personnels et familiaux sont mentionnés et sont lisibles 1

fp1.6- Les noms des différents professionnels ayant réalisés des soins pour le patient

sont enregistrés 0
fp1.7- Les prénoms des différents professionnels ayant réalisés des soins pour le patient

sont enregistrés 0

fp1.8- Les dates d'intervention des professionnels sur le patient sont enregistrées 0

fp1.9- Les signatures des professionnels ayant réalisés des soins pour le patient existent 0

fp1.10- Un plan de motivation du personnel est disponible 0

fp1.11- Un plan d'évaluation périodique des agents existe 0

TOTAL 03

Graphique N°3. Résultats de l'évaluation des critères de fi1 à fi6

2,5

3,5

0,5

1,5

2

3

0

1

3
1 1 1
	0 0				0 0 0 0 0 0

score

score

Commentaire

Les notes varient de 0 à 1. Parmi les critères préférables, seuls le nom de jeune fille du

patient, les antécédents personnels et familiaux ainsi que la signature de l'agent ayant fait
la première prise en charge sont notés. Les autres critères comme : le téléphone du
domicile du patient,le régime d'affiliation du patient , les noms des différents
professionnels ayant réalisés des soins pour le patient , les prénoms des différents
44

professionnels ayant réalisés des soins pour le patient ,les dates d'intervention des professionnels sur le patient, les signatures des professionnels ayant réalisés des soins pour le patient n'existent sur aucun des dossiers des patients et aucun plan d'évaluation périodique des agents n'existe.

TABLEAU N°11: Appréciation des facteurs liés aux professionnels (critères
indispensables)

CRITERES SCORE

OBTENU fp2.1- Le nom du patient est enregistré et est lisible 2

fp2.2- Le prénom du patient est enregistré et est lisible 2

fp2.3- Le sexe du patient est enregistré et est lisible 2

fp2.4- La date de naissance du patient est enregistré et est lisible 2

fp25- Le lieu de naissance du patient est mentionné et est lisible 2

fp2.6- L'adresse complète du patient est mentionnée et est lisible 2

fp2.7- Le numéro de sécurité social est enregistré 0

fp2.8- La date de la première prise en charge du patient est enregistrée 2

fp2.9- La date de la dernière prise en charge du patient est enregistrée 2

fp2.10- La personne référente du patient est enregistrée 2

fp2.11- L'adresse complète de la personne référente du patient est mentionnée 2

fp2.12- Le nom de l'agent ayant fait la première prise en charge du patient est mentionné 2

fp2.13- Le prénom de l'agent ayant fait la première prise en charge du patient est mentionné 2

fp2.14- Le diagnostic médical est enregistré et est lisible 2

fp2.15- L'histoire de la maladie est enregistrée et est lisible 2

fp2.16- Les actes et traitements réalisés sont enregistrés et sont lisibles 0

fp2.17- Les traitements en cours sont mentionnés 2

fp2.18- Un compte rendu de fin de traitement existe 0

TOTAL 30

45

Graphique N°4. Résultats de l'évaluation des critères de fp2.1 à fp2.18

score

fp2.1
fp2.2
fp2.3

fp24 fp2.5 fp2.6 fp2.7 fp2.8 fp2.9 fp2.10 fp2.11 fp2.12 fp2.13 fp2.14 fp2.15 fp2.16 fp2.17 fp2.18 Score

30

2 2 2 2 2 2 ₀ 2 2 2 2 2 2 2 2 ₀ ² 0

0

35

30

25

20

15

10

5

score

Commentaire

Les notes sont 0 et 2. Pour les dix huit (18) critères indispensables pouvant permettre

d'apprécier les facteurs liés aux professionnels, quinze (15) sont vérifiés. Les contenus tels que :le nom , le prénom, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance, l'adresse complète du patient sont mentionnés dans les dossiers des patients et sont lisibles. Il en a de même pour la date de la première prise en charge, du patient est enregistrée, l'identité et l'adresse complète de la personne référente, le nom et le prénom de l'agent ayant fait la première prise en charge, le diagnostic médical, l'histoire de la maladie et les traitements en cours qui sont également enregistrés. Les autres critères comme le numéro de sécurité sociale, les actes et traitements antérieurs ainsi que le compte rendu de fin de traitement ne sont pas mentionnés sur les formulaires des dossiers des patients.

46

TABLEAU N°12 : Appréciation des variables liées à la qualité de la gestion du dossier des patients

Variables indépendantes Scores obtenus

fo- Facteurs organisationnels 07

fi- Facteurs institutionnels 0

fp1- Facteurs liés aux professionnels (critères préférables) 03

fp2- Facteurs liés aux professionnels (critères indispensables) 30

TOTAL 40

Graphique N° 5.

40
30
7
		3
		0

45

40

35

30

25

20

15

10

5

0

Série1

Commentaire

Les facteurs organisationnels exercent en général une influence moyenne sur la

qualité de la gestion des dossiers des patients. Les facteurs institutionnels quant à eux exercent une influence faible. En ce qui concerne les facteurs liés aux professionnels suivant les critères préférables, l'influence est également faible alors qu'à ce même niveau des facteurs liés aux professionnels suivant les critères indispensables, ils exercent à priori une influence élevée (30 comme score). La gestion des dossiers des patients au vu des résultats obtenus présente une non-conformité. Cette non-conformité est justifiée par les facteurs institutionnels.

47

2 - Analyse des données, suggestions et esquisse du projet de manuel de procédure pour l'ONG Equilibre Bénin

Dans cette section, nous avons fait au premier point l'analyse des données par variable étudiée et la vérification des hypothèses puis au deuxième point des suggestions pour l'amélioration de la gestion des dossiers des patients.

2.1- Analyse des données et vérification des hypothèses

L'analyse porte d'abord sur l'atteinte des objectifs. Elle concerne ensuite les aspects organisationnels, institutionnels et ceux relatifs aux professionnels.

2.1.1-Atteinte des objectifs

L'objectif général de notre étude est d'améliorer la qualité de la gestion du dossier des patients au sein de L'ONG Equilibre Bénin en vue de faciliter l'évaluation des pratiques professionnelles. Pour y arriver, nous avions prévu faire un entretien par questionnaire avec cent cinquante trois(153) bénéficiaires de soins de santé, onze (11) agents de santé y compris les bénévoles et deux (02) personnes ressources (responsable technique et la directrice). Ensuite, nous nous sommes parvenus à analyser cent (100) dossiers des patients, ce qui correspond à notre taille d'échantillonnage prévue et nous avons consulté l'ensemble des registres de prise en charge pour voir la charge de travail.

2.1.2 - Facteurs organisationnels liés à la qualité de la gestion des dossiers des

patients

Pour l'appréciation des facteurs organisationnels à partir des critères du référentiel de l'ANAES, l'étude a ressorti qu'au sein de l'ONG Equilibre Bénin:

+ Que le service d'archivage n'est pas fonctionnel à plein temps et ne permet donc pas l'accessibilité aux dossiers des patients,

+ Qu'aucun classement interne n'est organisé de façon à assurer le respect de la confidentialité ;

+ Que les éléments à archiver pour le dossier des patients ne sont pas définis ;

+ Qu'aucun des formulaires utilisés pour les enregistrements ne sont sur des supports durables ;

48

+ Qu'aucune sécurité physique des dossiers des patients n'est assurée (vol, incendie, inondations) ;

+ Que les dossiers sont en permanence dans un local auquel l'accès est donné à toutes personnes.

+ Que la charge du travail ne permet pas aux professionnels d'accéder aux dossiers.

+ Que sur les cent (100) dossiers étudiés, les formulaires ne sont enregistrés que sur vingt deux dossiers.

La première hypothèse de notre étude selon laquelle : l'inexistence d'instructions formalisées de travail dans la gestion des dossiers des patients est due au manque de référentiel est vérifiée.

2.1.3- Facteurs institutionnels liés à la qualité de la gestion des dossiers des patients

L'étude ressort qu'à l'ONG Equilibre Bénin:

+ Qu'aucune réglementation n'est élaborée sur la gestion du dossier des patients,

+ Qu'aucune procédure décrivant les responsabilités de la structure sur dans la gestion des dossiers des patients n'existe ;

+ Qu'aucune procédure établissant les responsabilités des professionnels dans la gestion des dossiers des patients n'est élaborée ;

+ Que le délai de conservation des dossiers des patients n'est pas défini ;

+ Qu'aucune modalité n'est définie pour la destruction des dossiers des patients ;

+ Qu'aucune modalité n'est définie pour le transfert des dossiers des patients en cas de fermeture de l'ONG.

La deuxième l'hypothèse de notre étude selon laquelle : l'inexistence d'une réglementation appropriée explique la non formalisation du contenu des dossiers des patients est également vérifiée.

49

2.1.4- Facteurs liés aux professionnels

Sur les cent (100) dossiers étudiés :

+ Quatre vingt (80) dossiers ne comportent pas le téléphone du domicile des patients soit 80 %.

+ Aucun dossier ne porte le régime d'affiliation des patients soit 100% ;

+ Aucun dossier ne porte le numéro de sécurité social soit 100% ;

+ Vingt sept (27) dossiers ne comportent pas la date de la dernière prise en

charge du patient soit 27 %.

+ Quarante deux (42) dossiers ne portent pas les antécédents personnels et familiaux soit 42 %.

+ Aucun dossier ne porte les noms des différents professionnels ayant réalisés des soins pour les patients soit 100% ;

+ Aucun dossier ne porte les prénoms des différents professionnels ayant réalisés des soins pour les patients soit 100% ;

+ Aucun dossier ne comporte les dates d'intervention des professionnels sur les patients soit 100% ;

+ Aucun dossier ne porte les signatures des professionnels ayant réalisés des soins pour les patients soit 100%;

+ Les comptes rendus de fin de traitement n'existent sur aucun des cent dossiers étudiés soit 100%.

+ Aucun plan de motivation des agents chargés de la gestion des dossiers des patients n'est disponible au sein de l'ONG Equilibre Bénin.

+ Aucun plan d'évaluation périodique des agents n'est élaboré pour apprécier

la qualité des activités exercées au sein de l'ONG Equilibre Bénin.

La troisième hypothèse de notre étude selon laquelle : l'inexistence d'évaluation des pratiques professionnelles des agents est due à l'absence de plan d'évaluation à la direction des hôpitaux est aussi vérifiée.

2.1.5- La gestion du dossier des patients

Afin d'apprécier la qualité de la gestion des dossiers des patients au sein de l'ONG Equilibre Bénin et contribuer à son amélioration, trois (3) variables indépendantes sont étudiées. Les résultats varient entre 0 et 30.A partir des seuils de scores que nous nous fixé pour chaque variable afin de les apprécier ; il ressort de cette étude que :

50

+ Les facteurs organisationnels liés à de la gestion du dossier des patients, sur les dix sept (17) critères attendus pour être respectés, on a au total sept (07) critères qui sont vérifiés. L'influence de cette variable sur la qualité de la gestion du dossier des patients est moyenne.

+ Concernant les facteurs institutionnels liés à la qualité de la gestion du dossier des patients aucun des critères n'est vérifié. Cette variable a donc une faible influence sur la qualité de la gestion des dossiers des patients.

+ Pour les facteurs liés aux professionnels, sur les vingt huit (28) critères pouvant permettre d'appréciation les facteurs liés aux professionnels suivant les critères préférables, sur les onze critères évalués, trois seulement sont vérifiés. Le niveau d'influence est donc faible. S'agissant des dix huit critères indispensables évalués, trois sont restés non vérifiés. Le niveau d'influence est élevé.

Globalement, compte tenu des seuils statistiques de scores que nous nous sommes fixé pour apprécier la qualité de la gestion des dossiers des patients au sein de l'ONG Equilibre Bénin, la somme des scores obtenus est inférieure à 53 (40 compris entre 0 et 52). Nous relevons ainsi que sur les cent (100) dossiers analysés aucun ne comporte toutes les exigences du référentiel de l'ANAES. Ceci est du au statut humanitaire de l'entité.

De cette analyse faite, nous pouvons conclure qu'il y a une non-conformité dans de la gestion des dossiers des patients à l'ONG Equilibre Bénin. Cette non-conformité est justifiée par les facteurs institutionnels.

Section2 : Suggestions et esquisse du projet de manuel de procédure pour l'ONG Equilibre Bénin

2.2.1- Suggestions

Suite à toutes les connaissances acquises pendant le présent travail, nous voudrions formuler quelques suggestions dans le but de contribuer d'avantage à l'amélioration de la gestion des dossiers des patients au sein de l'ONG Equilibre Bénin afin de faciliter l'évaluation des pratiques professionnelles. Ces suggestions sont formulées en se basant sur les points faibles ressortis par l'étude des variables indépendantes. Elles sont les suivantes :

A la Directrice de l'ONG Equilibre Bénin

~ De motiver le personnel pour la gestion des dossiers des patients ;

51

> D'élaborer les procédures établissant les responsabilités de la structure pour la

gestion des dossiers des patients,

> D'élaborer les procédures établissant les responsabilités des professionnels

dans la gestion des dossiers des patients,

> Organiser une formation continue pour le personnel sur la gestion des dossiers

des patients

~ Informatiser cette unité d'autant plus que l' ONG Equilibre Bénin a déjà

entrepris l'introduction de l'outil informatique dans les différents services ;

~ Amorcer un dialogue sur le contenu du dossier des patients, son tri, son organisation et son classement (les pièces jointes) pour faciliter l'accès à l'information par les utilisateurs. Ce dialogue devra aboutir à la standardisation des procédures de classement du contenu et à l'attribution de la responsabilité de vérification de cette tache au personnel du service avant d'adresser le dossier pour archivage et après toute utilisation ou sortie du dossier.

~ D'élaborer une instruction de travail

~ De recruter des agents qualifiés

~ De munir l'ONG Equilibre Bénin d'un cahier de charges.

Au conseil d'Administration de l'ONG Equilibre Bénin

Il ressort de notre étude que l'absence d'un archivage adéquat facilitant l'accessibilité et garantissant la conservation et la sécurité des dossiers des patients est l'un des principaux facteurs explicatifs des dysfonctionnements relevés dans la gestion des dossiers des patients. Nous suggérons donc que soit amélioré cet archivage pour aboutir à un archivage centralisé en :

> Dédiant un local unique et spécifique (à aménager ou à construire) à cette

fonction avec une capacité de stockage qui puisse être adaptée sur la base d'études prévisionnelles;

> Définissant la politique d'archivage à suivre par consensus. Ceci doit se

concrétiser à travers le plan directeur immobilier et faire parti intégrante de la vision d'avenir de l'ONG. L'unité d'archivage deviendra ainsi une unité principale d'appuis aux unités de soins tout comme les autres unités médico-technique ;

~ Redéployant un agent qualifié et compétent vers cette unité et sa formation

obligatoire.

52

> Faisant recours à un personnel issu d'instituts spécialisés dans la formation

d'archivistes ;

> Définissant des modalités de destruction des dossiers des patients ;

> Définissant le délai de conservation des dossiers des patients ;

> Définissant les modalités de transfert des dossiers en cas de fermeture de la

structure.

> D'élaborer une réglementation interne sur la gestion du dossier des patients.

> D'élaborer un plan d'évaluation des agents.

Aux professionnels de santé

> Organiser un classement interne de façon à assurer le respect de la

confidentialité et l'accès rapide aux dossiers des patients ;

> Créer et de mettre à jour une liste récapitulative des dossiers des patients.

Ceci permettra l'identification rapide des patients et le retrait systématique des dossiers en cas de besoin.

Au Ministère de la santé

> Elaborer un référentiel national

2.2.2- ESQUISSE DU PROJET DE MANUEL DE PROCEDURE POUR L'ONG EQUILIBRE BENEIN

Introduction

La gestion des dossiers des patients au sein de l'ONG Equilibre Bénin est actuellement confrontée à l'inexistence d'instructions formalisées et à la non formalisation du contenu des dossiers.

Ce manuel peut, comme outil de travail, soutenir l'ONG Equilibre Bénin dans la mise en oeuvre d'une gestion efficace des dossiers des patients et dans la réalisation des missions légales.

Procédure 1

Disposition règlementaire

L'ONG Equilibre Bénin existe au Bénin suivant la loi du 1^er juillet 1901. Elle est enregistrée au publiée au journal officiel suivant le n°96/160/MISAT/DAI/SAAP du 27 /08/1996 par un groupe de personnes de bonne volonté.

L'ONG Equilibre Bénin doit avoir un Conseil d'Administration composée de :

53

1' Un président,

1' Un vice président,

v' Un secrétaire,

v' Un secrétaire -Adjoint

v' Un trésorier,

1' Un trésorier adjoint,

v' Un responsable à l'organisation,

v' Trois conseillers.

Procédure 2

Les missions du Conseil d'Administration

Le conseil d'administration met à la disposition du Coordonnateur le référentiel portant réglementation de la gestion des dossiers des patients. Il doit promouvoir la gestion des dossiers des patients et veiller à leur sécurité au sen de l'ONG. A cet effet, le Conseil d'Administration doit :

· Etablir et mettre à jour en collaboration du responsable technique les formulaires des dossiers des patients,

· Standardiser les procédures relatives aux contenus et à la création des dossiers des patients,

· Concevoir ou installer un logiciel en vue d'automatiser la gestion des dossiers des patients.

Recommandations

Les tâches mentionnées ci-dessus sont essentielles pour la réalisation d'une gestion et rationnelle.

Procédure 3

Le Programme Handi-Insertion de l'ONG Equilibre Bénin doit comporté : 1' Un coordonnateur,

1' Un chargé de programme

v' Deux responsables techniques,

v' Trois kinésithérapeutes,

v' Trois aide- kinésithérapeutes, v' Un secrétaire

1' Un comptable,

v' Un gestionnaire.

54

Recrutement des agents

Le Conseil d'Administration recrute les agents sur étude de dossiers et ceci en présence au moins des 2/3 des membres.

Description des tâches

1' Coordonnateur:

Il est chargé de :

· Convoquer et mener les réunions,

· Prendre des décisions dans des délais raisonnables,

· Formaliser les instructions et les soumet à l'approbation du Conseil d'Administration,

· Disposer du plan d'évaluation des pratiques professionnelles et le mettre à disposition des agents

1' Chargé de programme

Le chargé de programme :

· Veuille à l'exécution des décisions,

· Elabore un plan de travail annuel qui soumet au coordonnateur,

· Elaborer des projets,

· Recherche des partenaires,

· Elaborer un plan de suivi des activités.

· Organise et suit le volet micro crédit

· Fournit les rapports d'activités.

1' Responsable technique

Il est chargé de :

· Consulter les personnes handicapées,

· l'animation de l'Espace contact,

· la rééducation

· Faire des visites à domicile,

· La liaison avec les services de référence,

· La tenue des dossiers des patients.

1' Kinésithérapeute

Il est chargé de :

· La rééducation fonctionnelle,

55

· Des visites à domiciles

· L'enregistrement des formulaires des dossiers des patients. 1' Aide - kinésithérapeute

· Il aide le kinésithérapeute dans le suivi aux domiciles et à l'Espace contact en rééducation fonctionnelle.

· Il enregistre les formulaires des dossiers des patients

1' Secrétaire

Le secrétaire s'occupe des travaux de secrétariat

1' Comptable

Il est chargé de :

· Centraliser les opérations comptables,

· Tenir les livres comptables,

· faire le suivi de la gestion et l'entretien des équipements et matériels,

· l'Opération d'enlèvement des matériels expédiés par les bailleurs

· Fournir les rapports financiers

1' Gestionnaire

Il est chargé de :

· Suivre les enregistrements des formulaires des dossiers des patients,

· La mise à jour des dossiers individuels des patients,

· L'archivage des dossiers des patients

· Produire les statistiques des patients à partir des dossiers individuels

· Fournir aux agents les formulaires des dossiers des patients.

56

Procédure 4 Formulaire type de l'ONG

Formulaire N°1 : RENSEIGNEMENTS SOCIO-ADMINISTRATIFS

Dossier N° /20

Nom :

Prénom :

Sexe :

Date et lieu de naissance :

Adresse complète :

N° de sécurité sociale :

N° de téléphone du domicile des parents :

Profession du patient:

Situation familiale :

Personne référente du patient :

Date de la première séance :

Date de la dernière séance :

Nom, prénoms et signature du masseur-kinésithérapeute :

Autres intervenants, dates et signatures :

57

date	signature	2-
date	signature	3-
date	signature	4-
date	signature

Formulaire N°2 : RENSEIGNEMENTS MEDICAUX

Dossier N° /20

Diagnostic médical :

Histoire de la maladie :

Antécédents :

Traitement(s) actuel(s) :

Prescription médicale du traitement kinésithérapie :

Compte rendu de fin de traitement :

Date

Signature

58

Nom et prénoms du kinésithérapeute

CONCLUSION :

Le présent travail est une contribution à une meilleure pratique de la gestion des dossiers des patients dans nos ONG de santé en général et à l'ONG Equilibre Bénin en particulier. Il va aider à cerner les outils nécessaires pour accroître l'efficacité et le rendement de ce volet sanitaire qui est d'une importance capitale. Certes, dans l'essai d'analyse des données, des enquêtes réalisées, les résultats obtenus ne nous permettent pas de parfaire la méthode de gestion des dossiers des patients dans les ONG de santé de nos pays africains.

Cependant, le référentiel de l'ANAES (Agence Nationale d'Accréditation et d'Evaluation des Soins de santé en France) qui a servi de base à notre travail permettra aux agents des ONG qui interviennent dans ce domaine de mieux maîtriser les aspects de leur travail. Ainsi, ils procurent aux patients une bonne prise en charge et un suivi à la hauteur des insuffisances remarquées jusqu'à nos jours.

En outre, quelques éléments majeurs relevés dans le présent travail, permettront de noter que le dossier des patients est destiné à guider la pratique professionnelle.

A cet effet, il montre que certaines composantes de la méthode de gestion proposée dans nos suggestions contribueront à maximiser l'efficacité sociale dont les ONG se donnent la mission. Il est donc important de restructurer la gestion du personnel autour d'un objectif commun d'une bonne prise en charge des patients et de la traçabilité afin de mieux répondre aux attentes des patients.

En définitif, sommes nous conscients que les résultats de notre recherche ne pourront pas parfaire la gestion des dossiers des patients. Nous n'avons pas non plus la prétention d'avoir abordé tous les aspects liés à l'amélioration de cette pratique.

Néanmoins, nous soutenons vivement que le contenu de notre travail pourra insufflé un nouveau dynamisme dans nos ONG qui se donnent l'engagement de prendre soins des malades.

Il serait souhaitable qu'une étude approfondie aborde plus tard l'évaluation des pratiques professionnelles à travers les dossiers des patients pour améliorer la qualité des soins dans le système de santé béninois.

59

BIBLIOGRAPHIE

OUVRAGES :

1. ANAES ; Evaluation des pratiques professionnelles dans les établissements de santé Dossier du patient : Réalisation pratique de l'audit clinique ; Paris, Juin 2003.

2. ANAES, La tenue du dossier médical en médecine générale recommandations, paris, 1996.

3. ANAES, Evaluation des pratiques professionnelles dans les établissements de santé ; Dossier du patient: méthodes d'amélioration de la qualité, Paris juin 2003.

4. BOUDET GUY, HAMON MICHEL, SEVRIN JEAN-MARIE, Dossier médical droit a l'information et secret, Edition ESF, Paris 1985.

5. COLLEGE DES MEDECINS DU QUEBEC, Guide d'exercice : la tenue des dossiers par le médecin en centre hospitalier de soins généraux et spécialisés; Montréal, décembre 2005.

6. HONNORAT.C, Le Dossier Médical: Apprentissage de l'exercice médical, novembre 2005, Faculté de Médecine de Rennes

7. MOUTEL GREGOIRE, évolution du dossier médical, nouveaux enjeux de la relation médecins- soignants patients:approche historique, médicale, médicolégale et éthique Faculté de médecine, Université Paris 5.

8. MS, SEMA METRA, étude de la gestion des hôpitaux publics: introduire le dossier médical central avec réalisme mais le développé avec ambition pour améliorer le fonctionnement global de l'institution hospitalière, Maroc juin 1990

MEMOIRES :

12. DADDA, BOUBKER, Analyse d'implantation du dossier d'hospitalisation dans un hôpital public marocain; Mémoire 1997. INAS, Maroc.

13. DUSSOL.DELPHINE, La communication directe du dossier médical : implications directes pour les professionnels ; Mémoire de l'école nationale de santé publique Renne 2004.

14. G'BETTIE.MARTIN, Dossier patient quels apprentissage pour les écris professionnels, Mémoire de l'école nationale de santé publique .2005.

15. MEJJOUJI AHMED, Gestion et exploitation du dossier médical: cas du service de pneumologie chirurgie thoracique que l'hôpital ibn Sina de rabat, Mémoire, ESI; Rabat 1996.

THESES

9. ABADA E.C. Contribution à l'étude des traumatismes crânio-céphaliques graves dans les services chirurgicaux du CNHU de Cotonou à travers les dossiers médicaux.Thèse. Méd, Cotonou, 1978.

10. BAYEG J. Etude de la mortalité adulte à l'unité de médecine interne de l'Hôpital Central de Yaoundé. Thèse. Méd, Yaoundé, 1989.

11. DAGBENON SAIZONOU L. Contribution à l'étude statistique et étiologique de la mortalité dans les services chirurgicaux du CNHU de Cotonou, (à propos de 879 cas).Thèse méd, Cotonou, 1982.

SITES WEB :

16. SOCIETE SCIENTIFIQUE DE MEDECINE GENERALE. Recommandations de Bonne Pratique : Le dossier médical, 18/04/2001. ( www.ssmg.be/docs/rbp/textes/dm dossiermedical.doc

RAPPORTS

17. BOUET.R, PRADEAU.F, PRADEAU.M.C, Le dossier du patient en établissement psychiatrique: structure, contenu et tenue. Gestion hospitalière janvier 2000, P43-49.

18. BOULAY.F, CHEVALLIER.T, GENDREIKE.Y, MAILLAND.V, JOLIOT.Y, SAMBUC.R, Méthode d'audit de la qualité du dossier médical: audit de 467 dossiers médicaux dans le cadre du contrôle de qualité PMSI, Santé publique 1998, volume 10, no 1, pp, 5-15.

19. BRAMI, JEAN, DOUMENC, MICHEL, Improving general practitioner records in France by a tow-round medical audit, Journal of evaluation in clinical practice, 8,2,2002, pp175 181.

20. COLLINS. L ET BENJELLOUN, l'audit interne, les éditions Toubkal, Casablanca 1994

21. D'ALCHE-GAUTIER; M.J ET AL. Audit clinique sur la tenue du dossier médical dans 4 services volontaires du C-H-U de Caen. Santés Publiques; 1996, 8eme année, n°1.pp, 391 - 397.

22. DUFEUTREL.L, JAKUBIAK.L, DUTHOIT.D, Evaluation de la qualité de la tenue des dossiers patients en psychiatrie générale, gestion hospitalière, janvier 2002.

23. DURR.JEAN FRANÇOIS, DUSEHU.ETIENNE. Le dossier du patient hospitalisé une nécessité complexe, Gestion hospitalière février 2004. P110-13.

24. FRANÇAIS-MINOT.A, Contenu et tenue du dossier médical commentaire de l'arrêt du conseil d'état du 28 avril 2003. Gestion hospitalière; décembre 2003.

25. HORO.K, KOUASSI.A.B, N'GOM.A.S, AKA-DANGUY.E.K, Le dossier médical en milieu africain CHU de Cocody: audit clinique de dossiers médicaux au service de pneumologie, Gestion hospitalière, octobre 2003.

26. JEAN CHARLES B ET HENRI BOUQUIN, audit opérationnel, édition Economica, Paris 2000.

27. MICHET.P, BONAREK.M, CAPDENAT.E, conformité des dossiers de soins dans 15 établissements publics de santé en aquitaine. La presse médicale 28 novembre ; 27. Num 37 p1884-89.

28. MOUTEL.G, HERVE.C, DAWI.G, Le dossier médical et son évolution à travers le temps.

29. MS, DHSA, L'audit clinique: Guide à l'intention des équipes des services hospitaliers.

30. MS, DHSA, Système d'information de gestion des hôpitaux: constat et diagnostic sur l'implantation du SIG-HO dans les hôpitaux de la composante 1 du PFGSS, Maroc nov. 2003

31. PRADEAU.F, PRADEAU.M.C, BENZ LEMOINE.E, INGRAND.P; Le dossier du patient dans les établissements de santé: tenue contenu archivage et communication; revue de la littérature. Journal de médecine légale droit médical ; vol41; num 5.

32. RICHARD E, GRAULE M, SCIORTINO V. Évaluation du dossier du patient hospitalisé en soins de suite et réadaptation dans les établissements privés de MidiPyrénées , Revue Médicale de l'Assurance Maladie volume 33 n° 2 / avril juin 2002.

33. ROGER. P ; Le dossier médical dans les établissements de santé, Médecine & Droit, no 40, 2000.

34. SERVAIS.P, BEGUIN.C, FRANCE.F.R, WILLEMS.J, Evaluation de la qualité du dossier du patient enquête multi hospitalière en Belgique, Informatique et Santé, 1993 (6) : 255-267.

35. TULLY; MERY.P, CANTRILL, JUDITH, Insights into creation and use of prescribing documentation in the medical hospital record, Journal of evaluation in clinical practice, 11,5,2005,430-435.

36. ZINSOU C.P., FOURIN L., ZOHOUN T. Aspects épidémiologiques des cancers au Centre National Hospitalier et Universitaire de Cotonou. Méd. d'Afr. Noire, 1990, 37, (5), 330-336.

ANNEXES

ANNEXE N° 1 : EXEMPLAIRE DE FORMULAIRES UTILISES POUR LES ENREGISTREMENTS PAR L'ONG EQUILIBRE BENIN

FICHE N°1 : RENSEIGNEMENTS SOCIO-ADMINISTRATIFS

Dossier N° /20

Nom :

Prénom :

Sexe :

Date et lieu de naissance : Adresse complète :

Profession :

Situation familiale :

Personne référent du patient :

Date de la première séance :

Date de la dernière séance :

Nom, prénoms et signature du masseur-kinésithérapeute :

Autres intervenants, dates et signatures :

1-	date		signature	2-
date	signature		3-
date	signature		4-
date	signature

FICHE N°2 : RENSEIGNEMENTS MEDICAUX

Dossier N° /20

Diagnostic médical :

Histoire de la maladie :

Antécédents :

Traitement(s) actuel(s) :

Prescription médicale du traitement kinésithérapie :

Compte rendu de fin de traitement :

Date

Signature

Nom et prénoms du kinésithérapeute

ANNEXE N°2 : QUESTIONNAIRE ADRESSE AUX BENEFICIAIRES DES SOINS ET AUX PARENTS

Date :

Enquêteur :

Lieu :

1- Nom et prénoms :

2- Sexe : M : F:

3- Peut on connaître votre âge ? 20 à 35 ans ; 35 à 50 ans
51 ans et plus

4- Que faites vous dans votre vie ?

5- Aviez vous une fois entendu parler de Equilibre Bénin ? Oui Non

6- De quoi s'agit-il ?

7- Aviez vous bénéficié une fois des prestations Equilibre Bénin ? Oui Non Vous-même , votre enfant ; un parent

8- Comment aviez vous fait à la prise en charge ?

- Etes vous présenté Oui Non

- aviez vous donné votre date et lieu de naissance Oui Non

- votre adresse complète Oui Non

- votre profession Oui Non

- votre situation familiale Oui Non

9- Etes vous accompagné par un parent le premier jour de votre prise en charge ? Oui Non

10- Ce parent, s'est-il présenté comme toi ? Oui Non

11- Etes vous satisfait des prestations de Equilibre Bénin ? Oui Non

12- Si non pourquoi ?

Signature de l'enquêteur

ANNEXE N°3 : Questionnaire adresse aux praticiens et aux intervenants dans la gestion des dossiers

Date :

Enquêteur :

Lieu :

1- Nom et prénoms :

2- Sexe : M F

3- Peut on connaître votre âge ? 20 à 35 ans ; 35 à 50 ans
51 ans et plus

4- Quel poste occupez vous à Equilibre Bénin

5- Aviez vous pris en charge une fois un patient ? Oui Non

6- Quel précaution aviez vous pris pour conduire le traitement et pour la suite du traitement ?

7- Aviez vous entendu parler une fois du dossier des patients ?

8- De quoi s'agit-il ?

9- Aviez vous reçus une formation sur la gestion du dossier des patients ? Oui Non

10- Aviez vous une connaissance des formulaires imprimés pour la prise en charge des patients ? Oui Non

11- Aviez vous participé à la confection des formulaires ? Oui Non

12- Aviez vous participé à la validation des formulaires ? Oui Non

13- Faites vous tous les enregistrements socio administratifs contenus sur les formulaires des dossiers des patients ? Oui Non

14- Faites vous tous les enregistrements médicaux contenus sur les formulaires des dossiers des patients ? Oui Non

15- Donnez vous un numéro à chaque dossier des patients ? Oui Non

16- Est-il arrivé une fois déjà de modifier les rubriques contenues sur les formulaires ?

17- Existe-t-il une procédure écrite pour la création des dossiers des patients ? Oui Non

18- Existe-t-il une procédure écrite pour la circulation des dossiers des patients ? Oui Nom

19- Existe-t-il un local pour l'archivage des dossiers des patients ? Oui Non

20- Le local d'archivage est-il conforme pour la conservation des dossiers des patients ? Oui Nom

21- Quel est le temps de fonctionnement du service des archives ? 8 h à 13h ;

8 h à 18 h 30 mn , ; plein temps

22- Existe-il une procédure écrite au service des archivages pour le classement des dossiers des patients ? Oui Non

23- Cette procédure est-elle respectée pour le classement ? Oui Non

24- Existe-t-il une liste des éléments à archiver pour les dossiers des patients ? Oui Non

25- Existe-t-il une procédure pour la destruction des dossiers des patients ?

26- Cette procédure est-elle respectée ? Oui Non

27- Existe-t-il des modalités écrites pour le transfert des dossiers en cas de fermeture ? Oui Non

28- Existe-t-il un délai pour la conservation des dossiers des patients ? Oui Non

;

29- Quel est le délai de conservation des dossiers ? 10 ans 20 ans 40 ans
; autres

30- Existe-t-il un procès verbal de participation des professionnels à l'élaboration des formulaires ? Oui Non

31- Existe-t-il un procès verbal de validation des formulaires par des professionnels intervenant à Equilibre Bénin ? Oui Non

32- Existe-t-il un archiviste s'occupant de la gestion du dossier des patients ? Oui Non

33- L'archiviste a-t-il été formé ? Oui Non

34- Aviez vous élaboré un budget pour la gestion du dossier des patients ? Oui Non

35- Si oui quel est le montant du budget ? FCFA si non
pourquoi ?

36- Le budget a-t-il été voté par le conseil d'administration ? Oui Non

37- A-t-il été mis en place un comité pour l'évaluation interne annuelle de la gestion des dossiers des patients ? Oui Non

38- Aviez vous évalué une fois la gestion du dossier des patients Oui Non

39- Existe-t-il un système pour l'organisation documentaire ? Oui Non

40- Etes vous formé sur le système de la gestion documentaire ? Oui Non

41- Existe -t- il un support contenant l'expression des besoins documentaires ? Oui Non

42- Aviez vous un répertoire des dossiers des patients ? Oui Non

43- Le répertoire des dossiers des patients est-il actualisé et mis à jour ? Oui Non

ANNEXE N°4 : Grille d'appréciation des facteurs organisationnels liés à la qualité de la gestion du dossier des patients

Critères	Scores
Les formulaires comportant les renseignements socio administratifs sont imprimés et sont disponibles.
Les formulaires comportant les renseignements médicaux sont imprimés et sont disponibles.
Les différentes rubriques contenues par les formulaires sont lisibles.
La procédure permettant la création des dossiers des patients est décrite et existe.
La procédure décrivant la circulation des dossiers des patients est élaborée.
Le local pour l'archivage des dossiers des patients existe et est arrangé.
Le service d'archivage est fonctionnel à plein temps pour permettre l'accessibilité aux dossiers des patients.
Le classement interne du dossier est organisé de façon à assurer le respect de la confidentialité.
Les éléments à archiver pour le dossier des patients sont définis.
Les dossiers archivés sont numérotés et sont en pochettes.
Les formulaires utilisés pour les enregistrements sont des supports durables.
La sécurité physique des dossiers des patients est assurée (vol, incendie, inondations).
La circulation du dossier dans le centre assure le respect de la confidentialité.
Les dossiers sont en permanence dans un lieu de stockage clos (cabinet médical, secrétariat, archives) auquel n'ont accès que les personnes autorisées.
Les formulaires devant permettre d'enregistrer les patients existent.
Le personnel disponible supporte la charge de travail existant.

ANNEXE N°5 : Grille d'appréciation des facteurs institutionnels liés à la qualité de la

gestion des dossiers des patients.

Critères	Scores
La réglementation sur la gestion du dossier des patients existe
Les procédures établissant les responsabilités de la structure existe
Les procédures établissant les responsabilités des professionnels existe
Les délais de conservation des différents éléments constitutifs du dossier sont définis
Les modalités de destruction des dossiers sont définis et respectent la confidentialité
Les modalités de transfert des dossiers en cas de fermeture du centre sont définies
Critères		Scores
Le nom du patient est enregistré et est lisible
Le nom de jeune fille du patient est enregistré et est lisible
Le prénom du patient est enregistré et est lisible
Le sexe du patient est enregistré et est lisible
La date de naissance du patient est enregistré et est lisible
Le lieu de naissance du patient est mentionné et est lisible
L'adresse complète du patient est mentionné et est lisible
Le téléphone du domicile du patient est enregistré
Le régime d'affiliation du patient est enregistré et est lisible
Le numéro de sécurité social est enregistré
La date de la première prise en charge du patient est enregistrée
La date de la dernière prise en charge du patient est enregistrée
La personne référent du patient est enregistrée
L'adresse complète de la personne référent du patient est mentionnée
Le nom du praticien ayant fait la première prise en charge du patient est mentionné
Le prénom du praticien ayant fait la première prise en charge du patient est mentionné
La signature du praticien ayant fait la première prise en charge du patient existe
Le diagnostic médical est enregistré et est lisible
Les antécédents personnels et familiaux sont mentionnés et sont lisibles
L'histoire de la maladie est enregistrée et est lisible
Les actes et traitements réalisés sont enregistrés et sont lisibles
Les traitements en cours sont mentionnés
Les noms des différents professionnels ayant réalisés des soins pour le patient sont enregistrés
Les prénoms des différents professionnels ayant réalisés des soins pour le patient sont enregistrés
Les dates d'intervention des professionnels sur le patient sont enregistrées
Les signatures des professionnels ayant réalisés des soins pour le patient existent
Un compte rendu de fin de traitement existe
Le personnel est motivé pour la gestion du dossier des patients.

ANNEXE N°7 : CONSEIL D'ADMINISTRATION DE L'ONG EQUILIBRE BENIN

NOMS	PRENOMS	TITRE
FACIA	Constance	Présidente
IBINKUNLE	El Hadja Karamatou	Vice-présidente
FACIA	Bienvenue	Secrétaire
VODOUNON	Yolande	Secrétaire -Adjoint
ADEBO	Rizicatoulaï	Trésorier
AHO	Patrick	Trésorier - adjoint
FACIA	Inès	Responsable à l'organisation
OTCHOUN	Eunice	1er Conseiller
HOUEHOU	Christine	2ème Conseiller
DESPATIES	Julie	3ème Conseiller

ANNEXE N°8 : Référentiel ANAES ; ISO 9000 : Complémentarité

~ Le référentiel ANAES

·
· Outil d'évaluation des pratiques professionnelles
·
· Incitation vers une démarche d'amélioration de la qualité des soins

'ISO 9002 : outil de mise en place et de maintien d'un système d'assurance Qualité

ANNEXE N°9 : ORGANIGRAMME

Comptable

Secrétaire

Responsable technique

DIRECTRICE

					Responsable centre socio-éducatif et bibliothèque
Kinésithérapeute

Bénévole

Bénévole

Bénévole

Bénévole

Bénévole

Bénévole

Aide - Kinési thérapeute

Gardien
1

Gardien 2

DIRECTRICE DU COMITE LOCAL DE

PROGRAMME

GESTION DU PHI

SERVICES
D'ORIENTATION

AGENTS DE READAPTATION

BENEFICIAIRES

VOLONTAIRES

ANNEXE N°10 : ORGANIGRAMME DU PROGRAMME HANDI INSER TION DE
L'ONG EQUILIBRE BENIN

TABLE DES MATIERES

DEDICACES I

REMERCIEMENTS ..II

SIGLES ET ABREVIATIONS III

TABLE DES FIGURES IV

LISTE DES GRAPHIQUES: ...V

LISTE DES TABLEAUX: ..VI

RESUME: VII

SUMMARY: VIII

SOMMAIRE: ..IX

INTRODUCTION : 1

CHAPITRE 1 : PRESENTATION DU CADRE DE DEROULEMENT DU STAGE

ET DU DOSSIER DES PATIENTS	..5
Section1 : Présentation de l'ONG Equilibre Bénin	5
1.1- Historique, mission et objectifs de Equilibre Bénin	.5
1.1.4- Historique	.5
1.1.5- Mission de l'ONG Equilibre Bénin	6
1.1.6- Objectifs de l'ONG Equilibre Bénin	..7
1.2- Organisation administrative de l'ONG Equilibre Bénin 1-2-1 Fonctionnement et structure organisationnelle 1.2.1.1 - Fonctionnement		.8 8 .8 8
1.2.1.2- Structure organisationnelle
1.3- Environnement de l'ong Equilibre Bénin		10
1.3.1- Le macro-environnement		10
1.3.1.1- Environnement réglementaire		.10
1.3.1.2- Environnement socio-culturel		.10
1.3.1.3- Environnement économique		10
1.3.1.4- Environnement démographique		..10
1.3.1.5- Environnement technologique		...11
1.3.2- Le micro-environnement		11
13.2.1- Les handicapés		11
13.2.2- Les prestations de l'ong Equilibre Bénin		11
13.2.3- Autres prestataires du même secteur d'activité		12
13.2.4- Les fournisseurs		..12
Section2 : Présentation du dossier des patients			... 12
2.1- Objectifs du dossier des patients			12
2.1.1- Objectifs pour la prise en charge des patients			..12
2.1.2- Objectifs pour la pratique des soignants			13
2.2- Contenu du dossier des patients			13
2.2.1- Règles principales à respecter			13
2.2.2- Renseignements socio administratifs			.14
2.2.3- Renseignements médicaux			..14
CHAPITRE 2 : CADRE THEORIQUE ET CONCEPTUEL DE L'ETUDE				.16
Section1 : Approche théorique de l'étude				16
1.1.1- Problématique et intérêts de l'étude				.16
1.1.1. 1- Problématique de l'étude				16
1.1.1.2- Intérêts de l'étude				.19
1.2- Objectifs et hypothèses de l'étude				.19
1.2.1- Objectifs de la recherche				19
1.2.1.1- Objectif Général				..20
1.2.1.2- Objectifs Spécifiques :				20
1.2.2- Hypothèses de l'étude				.20

1.2.2.1- Hypothèse spécifique n°1 : ..20

1.2.2.2- Hypothèse spécifique n°2 : ..20

1.2.2.3- Hypothèse spécifique n°3 : ..20

Section 2 : Clarification des concepts, revue de la littérature
et méthodologie de recherche			22
2.1- Clarification des concepts et revue de la littérature			..22
2.1.1- Clarification des concepts			22
2.1.2- Revue de la littérature			.26
2.1.4- Cadre conceptuel de l'étude sur la gestion des
dossiers des patients	29
3 .2 - Méthodologie de la recherche	.30
2.2.1-Zone d'étude	.30
2.2.2- Méthode d'étude	.....30
2.2.3- Méthode de traitement des données	.31
2 .2.4- Champ de l'enquête	31
2.2.5- Echantillonnage	31
2.2.6-Taille de l'échantillon		32
2.2.7-Outils de collecte des données		.32
2-3-Difficultés rencontrées		. .32
2.4 - Définition opérationnelle des variables		..33
2.4.1- variable dépendante		33
2.4.2- variables indépendantes		33
2 .4.3- Opérationnalisation des variables à mesurer		34

CHAPITRE 3 : PRESENTATION DES RESULTATS ET ESQUISSE DU PROJET DE MANUEL DE PROCEDURE POUR L'ONG

EQUILIBRE BENIN 40

Section1 : Présentation des résultats 40

2 - Analyse des données, suggestions et esquisse du projet de manuel de

procédure pour l'ONG Equilibre Bénin ...48

2.1- Analyse des données et vérification des hypothèses ..48

2.1.1-Atteinte des objectifs 48

2.1.2 - Facteurs organisationnels liés à la qualité de la gestion

des dossiers des patients 48

2.1.3- Facteurs institutionnels liés à la qualité de la gestion

des dossiers des patients 49

2.1.4- Facteurs liés aux professionnels ..50

2.1.5- La gestion du dossier des patients .50

Section2 : Suggestions et esquisse du projet de manuel de procédure pour l'ONG Equiibre

Bénin ...51

2.2.1- Suggestions .51

2.2.2- Esquisse du projet de manuel de procédure pour l'ONG

Equilibre Bénin .53

CONCLUSION : ..59