DEDICACE
A
Nous ne pouvons pas volontairement accepter de nous
transgresser la conscience, en ne saisissant pas cette opportunité pour
témoigner nos remerciements à toutes celles et à tous ceux
qui ont contribué à la réalisation de ce travail.
Nos remerciements vont en premier lieu à l'endroit
du :
Corps académique de l'Institut Universitaire de Gestion
des Entreprises pour la qualité des connaissances acquises. Nos
remerciements vont spécialement à l'endroit du Directeur de
l'IUGE, Monsieur Christophe OUAPOU pour les multiples efforts qu'il ne cesse de
déployer dans le but de nous assurer une formation de meilleure
qualité.
Ensuite, le Directeur Général de l'AGETIP-CAF,
M. Marcel NGANASEM qui a bien voulu nous accepter en stage dans son entreprise.
Nous ne saurons oublier M. Guy Bertin NDOUTINGAÏ le Directeur
administratif, M. Lucien LITTORO le contrôleur de gestion, Pierre Laurent
KOMENGUE le comptable, Ursula Nadine GASSIRANI l'Assistante Financière,
Marie Ange YAMBOUKA Assistante Administrative, chargée de la Logistique,
Collette ZANDANGA la Secrétaire du DAF, pour leur franche et saine
collaboration.
Et enfin, les membres de ma famille pour leur assistance
matérielle et financière à l'élaboration de ce
document et, surtout pour leur soutient moral tout le long de notre formation.
Il s'agit de :
· M. Alphonse NGAKE et Mme Sidonie NGAKE
· Emelie YAKASSA
· Marguerite TOUZOU
· Eugénie YORO
· M. Bienvenu GUIAMBI et Mme Blanche GUIAMBI
Sans oublier également nos collègues de la
29ème promotion.
Nous témoignons vis-à-vis de tout un chacun une
dette morale de gratitude dont nous ne saurons comment les compenser.
AGETIP-CAF : Agence d'Exécution des
Travaux d'Intérêt Public en Centrafrique
A.G : Assemblée Générale
A.S.D : Assistante de Direction
ATRAPIL : Agence des Travaux Pilotes
ATRACOM : Agence des Travaux
Communaux
B.T.P : Bâtiment et Travaux Publics
C.A : Conseil d'Administration
C.H.D : Comité Hebdomadaire de Direction
C.M : Commission des Marchés
D.A.F : Direction Administrative et
Financière
D.A.O : Dossier d'Appel d'Offre
D.G : Directeur Général
D.T.S6 : Droit de Tirage spéciaux. 1DTS= 798F
CFA
P.D.M : Projet de Développement
Municipal
P.M.E : Petite et Moyenne Entreprise
P.S.T : Projet Sectoriel de Transport
P.V : Procès Verbal
Dédicace
Remerciements
Sigles et abréviations
Sommaire
INRODUCTION
PREMIERE PARTIE : Historique et présentation
de l'AGETIP-CAF
Chapitre I : Historique de l'AGETIP-CAF et ses
modes d'intervention
Section1 : Historique de L'AGETIP-CAF
Section 2 : Les modes d'intervention de
l'Agence
Chapitre II : Structure organisationnelle et
fonctionnelle de l'AGETIP-CAF
Section 1 : Organes de décision
Section 2 : Organes de gestion
DEUXIEME PARTIE : LES EXPERIENCES ACQUISES, BILAN DE
STAGE
Chapitre I : Les expériences acquises
à la direction administrative
Section 1 : Service de comptabilité et
d'assistance financière
Section 2 : Service logistique
Chapitre II : Bilan de stage
Section 1 : Les aspects de stage
Section 2 : Les observations et suggestions
CONCLUSION
ANNEXE
BIBLIOGRAPHIE
TABLE DES MATIERES
L'Institut Universitaire de Gestion des Entreprises (IUGE),
est un grand établissement d'Etat qui fonctionne sous la tutelle de
l'Université de Bangui depuis plus de 25 ans.
C'est un institut qui a pour mission la formation des cadres
supérieurs en sciences de gestion. Dans sa politique de formation, une
nouvelle formule de stage et professionnelle est proposée aux
entreprises.
En deuxième année, un stage dit
« stage d'imprégnation » permet
à l'étudiant de circuler dans les différents services en
observant le fonctionnement, analysant l'organisation, la circulation des
informations, les pratiques administratives et les méthodes des
gestions.
En troisième année, l'étudiant reprendra
le stage où il effectuera un travail concret et soutiendra son
mémoire de licence. C'est dans cette optique que nous avons
effectué notre stage à l'Agence d'Exécution des Travaux
d'Intérêt Public en Centrafrique (AGETIP-CAF) du 11 Août au
12 octobre 2009, où nous avons confronté nos connaissances
théoriques avec la réalité de la vie professionnelle.
Ainsi, nous présenterons dans la première
partie de notre travail, l'Agence à travers sa structure
organisationnelle et fonctionnelle. La deuxième partie de notre travail
portera et sur les travaux effectués, les difficultés
rencontrées et les critiques et suggestions pour la perspective de
l'avenir de l'AGETIP-CAF.
Cependant, nous vous signalons d'avance que nous n'avons pas
la prétention de cerner tous les problèmes d'une grande
entreprise en espace de 60 jours, et notre travail, malgré sa
simplicité, comportera certainement quelques imperfections dues à
notre inexpérience.
Nous sommes à votre disposition pour des remarques
et observations, nous permettant d'améliorer la qualité de ce
travail.
Section 1 : Historique de l'agence
Dans le cadre de la mise en oeuvre de sa politique en
matière de désenclavement, le Gouvernement Centrafricaine avait
négocié et obtenu de la Banque Mondiale un financement à
hauteur de 46.600.000 de DTS, soit l'équivalent de 36.860.600.000 Francs
CFA, d'un programme relatif au Projet Sectoriel de Transport (PST). De ce
programme, un volet avait été prévu pour constituer un
projet à part : le Projet de Développement Municipal (PDM)
dont les bénéficiaires sont la ville de Bangui et dix (10)
autres villes secondaires. Ce projet qui a pour objectif l'amélioration
des conditions de vie de la population centrafricaine, avait
bénéficié non seulement d'un appui financier, mais aussi
d'un appui technique de la Banque Mondiale.
La mise en oeuvre de cet important programme par rapport
aux résultats très encourageants obtenus dans certains pays de
l'Afrique subsaharienne en l'occurrence le Sénégal, le Mali, le
Gambie, et le Burkina Faso pour ne citer que ceux là, la Banque Mondiale
avait souhaité élargir cette expérience de maîtrise
d'ouvrage délégué en Afrique Centrale, plus
précisément en République Centrafricaine. C'est ainsi que
le gouvernement, avec l'appui de la Banque Mondiale, avait mis en place en
Février 1993 l'Agence des Travaux Pilote (ATRAPIL) dont la
maîtrise d'ouvrage revient à la Municipalité de Bangui.
L'ATRAPIL avait pour mission de jeter les bases pour une préparation
conséquente, quant à ce qui concerne l'organisation de l'Agence
et ce, pour une durée d'un an.
A l'issue de sa phase pilote, les statuts de
l'ATRAPIL avaient été transformés, l'Agence des Travaux
Communaux à ainsi vu le jour en lieu et place d'ATRAPIL, en
février 1994. Tout ceci, c'est grâce aux efforts consentis par les
autorités chargées du suivi de ce programme.
L'assemblée générale a
entériné les statuts et les textes de l'Agence des Travaux
Communaux (ATRACOM). La maîtrise d'ouvrage déléguée
a été ainsi désignée comme mode d'intervention de
l'ATRACOM et le secteur du Bâtiment et des Travaux Publics (BTP) a
été retenu, car il génère de nombreux emplois et
réduit, par conséquent, le problème de chômage dans
le pays.
En effet, la mise en place de l'ATRACOM permet de
répondre à l'objectif majeur en corrigeant certains effets de
programme d'ajustement structurel auquel la République Centrafricaine
était soumis en :
Ø améliorant les cadres de vie des populations
Centrafricaines ;
Ø créant des emplois ;
Ø renforçant les capacités et le savoir
faire des entreprises et bureaux d'études locaux intervenant dans le
secteur du bâtiment et des travaux publics.
L'ATRACOM, a qui l'Etat et les collectivités locales
pour la première fois ont délégué la maîtrise
d'ouvrage des travaux du domaine public, ont introduit une nouvelle approche du
BTP fondé sur le crédo : indépendance,
impartialité, efficacité et économie.
Cependant, dans le souci d'harmoniser et de pouvoir se faire
identifier facilement par les autres Agences soeurs, membres du réseaux
de l'Association Africaine des Agences d'Exécution des Travaux
d'Intérêt Public, appelée communément AFRICATIP,
créée par les AGETIP pour renforcer leur capacité dans la
résolution des problèmes qui se posent en Afrique, il a
été décidé lors de l'Assemblée
Générale tenue en janvier 2006, un changement de
dénomination de l'ATRACOM à l'AGETIP CAF (Agence
d'Exécution des Travaux d'Intérêt Public en Centrafrique).
Toute fois, les objectifs et les buts de cette Agence demeurent inchanger.
1.1 Statut juridique de l'AGETIP-CAF
AGETIP-CAF est une association à laquelle l'Etat confie
l'exécution des travaux d'intérêt public. Sur le plan
juridique, c'est une association à but non lucratif régit par la
loi 61/233 du 27 mai 1961 et règlements en vigueur en république
centrafricaine.
Elle a son siège derrière le stade
Barthélemie BOGANDA, les statuts prévoient le siège social
de l'agence est fixé dans la capitale administrative du pays d'origine.
Toutefois les mêmes statuts précisent que selon les besoins,
l'Assemblée Générale est habilitée à
transférer le siège de l'Agence dans toute autre localité
du territoire nationale.
1.2 Les activités de l'Agence
L'Agence poursuit des objectifs généraux et des
objectifs spécifiques. Les objectifs spécifiques dépendent
de la particularité de chaque Agence.
Par contre, les objectifs généraux de l'Agence
sont les suivantes :
ü exécuter les projets de développement
dans les délais et selon des principes d'économie,
d'impartialité, de transparence et d'efficacité ;
ü introduire et appliquer les procédures
simplifiées, efficaces et contrôlables et qui puissent servir
plus tard de référence d'efficacité pour l'administration
et les collectivités dans la gestion des marchés
publics ;
ü encourager l'usage des méthodes à haute
intensité de main d'oeuvre, chaque fois qu'elle présente une
efficacité économique, pour contribuer ainsi à la
création d'emplois et à la lutte contre la pauvreté.
ü inciter, favoriser le développement du secteur
privé national, notamment des bureaux d'études et des Petites et
Moyennes Entreprises (PME) en générale et du secteur du
bâtiment et des travaux publics (BTP) en particulier, et facilité
le renforcement de leur capacité à étudier,
réaliser et superviser un large éventail de travaux
d'infrastructure.
Section 2 : Modes d'intervention de
l'agence
2.1 La maîtrise d'ouvrage
La maîtrise d'ouvrage se réfère à
l'ensemble des prérogatives et des attributions que le droit reconnait
aux personnes morales pour le compte desquelles des ouvrages de bâtiments
et d'infrastructures sont construits. Ces personnes morales sont
désignées sous le vocable « Maître de
l'Ouvrage ou Maître d'Ouvrage ». Le maître de
l'ouvrage est le responsable des ouvrages qu'il a en charge de
réaliser.
2.2 La maîtrise d'ouvrage
déléguée
Dans le cadre de sa mission, le maître d'ouvrage peut
confier à une personne morale de droit public ou à une personne
morale de droit privé, appelée : Maître
d'ouvrage délégué, une partie de ses
prérogatives pour la réalisation d'ouvrage ou la fourniture de
biens ou de prestations.
La maîtrise d'ouvrage déléguée est
donc l'ensemble des attributions et des prérogatives que le maître
de l'ouvrage confie à une personne morale pour effectuer à sa
place des tâches relevant de sa mission. Les conditions de cette
délégation sont définies dans la convention de
maîtrise d'ouvrage déléguée.
2.3 En tant qu'agence d'exécution d'un
projet
Elle assure une mission de maître d'ouvrage
délégué pour l'ensemble ou pour une partie des composantes
d'un projet et son intervention qui comprend la gestion des fonds du projet,
est régie par les dispositions : des documents juridiques (accords
de crédit, accords de projet, ou subvention de financement) et des
manuels de procédures ( techniques, administratifs et financiers) de
l'agence ; et des manuels de procédures et des conventions de
maîtrise d'ouvrage déléguée.
2.4 En tant que maîtrise d'ouvrage
déléguée d'une partie de projet
Elle assure une mission de maîtrise d'ouvrage
déléguée ou des parties d'un projet. Son intervention se
fait suivant les procédures définies dans les documents
juridiques du projet en question. La convention de délégation de
maîtrise d'ouvrage, signées entre l'agence et le maître
d'ouvrage, précise les procédures à appliquer dans la
gestion du projet, en faisant éventuellement référence aux
dispositions des manuels de procédures (techniques, administratifs et
financiers) de l'agence.
Section 1 : Organes de décision
La composition, les pouvoirs et le fonctionnement
des organes principaux sont décrits dans les statuts et
règlements intérieurs de l'Agence. Il ressort clairement dans ces
documents institutionnels que l'Agence ne peut être assimilée
à un projet, elle est une structure autonome à laquelle l'Etat
confie l'exécution des projets publics. Les relations qui existent entre
elle et les autorités de l'Etat sont fonctionnelles mais non de
subordination. C'est même la condition essentielle qui préside
à la signature des conventions avec les partenaires techniques et
financiers.
Les organes de décision de l'Agence
comprennent :
v L'Assemblée générale des
sociétaires ;
v Le Conseil d'Administration pour les sociétés
anonymes ;
v Les services techniques, financiers et
administratifs ;
v Les commissions spécialisées.
1.1) L'Assemblée générale
L'AG est l'organe d'approbation des actes de l'Agence, elle
est l'organe suprême de l'Agence et c'est elle qui :
v Définit les grandes orientations des
activités de l'Agence ;
v Approuve le budget annuel et les états financiers
annuels de l'Agence ;
v Approuve le programme annuel d'activité de
l'agence ;
v Approuve le manuel de procédure administratif,
comptable et financier et ses mises à jour ultérieures.
Les décisions de l'Assemblée sont prises sous
formes de résolutions annexées au procès verbal (PV) de la
réunion au cours de laquelle ses décisions ont été
prises.
L'AG se réunit au moins une fois par an en
session ordinaire pour examiner les questions habituelles liées au
fonctionnement normal de l'Agence et, en particulier, le projet de budget
établi par l'exercice suivant. Elle se réunit en session
extraordinaire dans les conditions fixées par les statuts pour examiner
les questions relevant de ce type de réunions.
Les conditions prises par les organes spécifiques
institués dans le cadre de la mise en oeuvre des projets ne doivent
entamer en rien l'autonomie de l'Agence. Ces décisions doivent
être préalablement ratifiées par l'AG pour être
exécutoires.
1.2) Le Conseil d'Administration
Dans le cas des sociétés anonymes, le conseil
d'administration (CA) est l'organe de gestion de l'Agence. Sa composition, ses
pouvoirs, ses modalités de fonctionnement sont arrêtées par
les statuts. Le CA reçoit de l'AG les pouvoirs les plus étendus
pour représenter l'Agence vis à vis des tiers et autoriser les
actes accomplis dans le respect son objectif social.
Les administrateurs sont nommés par l'AG. Le conseil
d'administration est notamment chargé :
v d'arrêter les états financiers annuels de
l'Agence ;
v d'établir le rapprochement annuel des
activités ;
v de proposer le programme annuel d'activité ;
v d'arrêter le projet de budget annuel de
l'Agence ;
v d'examiner et d'entériner les sous projet et les
opérations proposées par les mandants ;
v d'examiner la nomination du DG et du Commissaire aux
comptes.
Le CA délègue au DG ses pouvoirs afin de
représenter au mieux l'Agence et assurer le fonctionnement optimal de
l'Agence. Le CA est responsable des actes de gestion du DG.
1.3) Les commissions spécialisées
Les commissions spécialisées sont des organes
institués pour la prise rapide et collective de décision de
gestion transparente et efficace :
· La commission des marchés(CM)
· La commission d'analyse
· Le comité hebdomadaire de direction
1.3.1) La commission des marchés
Elle comprend les membres suivants :
Ø DG, Président de la commission
Ø DAF ou son représentant
Ø DT ou son représentant
Ø Un observateur désigné par le
maître d'ouvrage
La commission des marchés est chargée de prendre
des décisions de qualification et de classement des entreprises et
d'attribuer les marchés. Elle se réunit autant de fois qu'il est
nécessaire. La commission des marchés est présidée
par le Directeur Général. L'Assemblée
général en assure le secrétariat, les décisions de
la commission des marchés sont mentionnées dans les procès
verbaux établis pour chacune des réunions.
1.3.2) La commission d'analyse
Les membres de la commission d'analyse sont
désignés par la commission des marchés. Le Directeur
technique préside la réunion d'analyse, s'il n'est pas membre de
la commission des marchés. La commission d'analyse assure le
secrétariat de la commission des marchés, elle est chargée
de faire les travaux préliminaires d'analyse et de proposition pour la
prise de décision de la commission des marchés. Les
décisions de la commission d'analyse sont mentionnées dans les
procès verbaux pour chacune des réunions.
1.3.3) Le comité hebdomadaire de direction
Le comité hebdomadaire de direction se compose du staff
de l'agence (DG, DT, DAF et de l'ASD). Ce comité se réunit une
fois par semaine pour examiner le planning des travaux à délivrer
au cours de la semaine. Le comité hebdomadaire de direction est
présidé par le DG ou son représentant.
L'assistante de direction en assure le secrétariat.
Section 2 : Organes de gestion
2.1 : Le Directeur général
Théoriquement, le Directeur général est
à la fois une fonction d'entreprise et un statut dans le cadre de loi
sur les sociétés, le directeur général est
l'interlocuteur des actionnaires d'une part et, des salariés d'autre
part.
Il a pour rôle :
Ø De définir et d'orienter la stratégie
et les actions à long et moyen terme ;
Ø D'organiser la structure afin qu'elle puisse à
mesure de mener la stratégie retenue ;
Ø Superviser la gestion et s'assurer qu'en termes
d'information, de processus de décision, les différentes
composantes de l'entreprise travaillent de manière complémentaire
à la réalisation des objectifs fixés au préalable,
grâce à une concertation et une participation active.
Dans le cas pratique de l'Agence, la Direction
générale de l'AGETIP-CAF est assurée par un
représentant désigné par le conseil d'administration. Le
DG est le principal responsable de gestion et doit veiller sur le bon
fonctionnement de l'institution.
A la lumière de ses prérogatives, le DG doit
garantir le bon fonctionnement de l'Agence sur le plan technique,
administratif, financier et managérial vis-à-vis de
l'Assemblée générale, du Gouvernement et des partenaires
techniques et financiers.
Il assure la gestion quotidienne de l'Agence en accord avec la
politique générale et les règlements régissant
l'activité de l'Agence et collabore avec les institutions nationales et
internationales, les partenaires techniques et financiers y compris, pouvant
aider à la réalisation des objectifs de l'Agence.
Il présente à l'Assemblée
générale et aux PTF, les budgets prévisionnels, les
états financiers annuels de l'agence et ceux des projets
exécutés ainsi que le rapport d'activité trimestrielle et
annuelle. Le DG supervise toutes les activités de contrôle et de
suivi menées au sein de l'Agence. Il veille à ce que les organes
de contrôle extérieur à l'Agence exercent leurs missions
sans entraves : Commissaire aux comptes (pour les SA), inspection du
ministère chargé des finances (pour la gestion des fonds
publics), Brigade de vérification fiscale, Inspection du travail,
Auditeur indépendant recruté pour conduire l'audit des
états financiers des projets dont l'Agence exécute les
activités, mission de revue à mi- parcours, etc.
2.2 : Le contrôleur de gestion
Le contrôle de gestion, comme son nom ne l'indique,
ne se résume pas à contrôler (dans le sens de
vérifier). Le contrôleur de gestion a une mission bien plus
étendue et plus complexe à la fois. Une mission qui pourrait se
définir comme la contribution active au pilotage global de
l'organisation dans une perspective d'amélioration de la performance
économique. Si on a souvent, et un peu trop rapidement,
caractérisé le contrôle de gestion comme le pur produit de
l'entreprise Ford-Taylorienne, en fait l'héritier du time and cost
clerk, il est temps de retrouver le sens original de cette fonction
essentielle.
L'image du contrôleur de gestion confinée
à l'élaboration de fastidieux reportings entouré de
registres comptables, est forte loin d'être d'actualité. En fait,
le contrôleur de gestion remplit un rôle particulièrement
complexe. D'une part il contribue à la définition des objectifs,
que ce soit comme partie prenante ou en tant que conseil selon le niveau de
délégation en vigueur dans l'entreprise. D'autre part, il est en
charge de la délicate tâche d'élaboration des budgets, une
fonction clé s'il en est, ainsi que du suivi précis de la
rentabilité. Il réalise aussi des études ponctuelles
d'analyses et de prospectives. Quelquefois, il peut même remplir la
fonction de "gestionnaire des données" du système d'information.
Bref, un rôle complexe, complet et stratégique à part
entière.
2.3 : Le Directeur technique
Sous la responsabilité du DG, le Directeur technique a
pour mission principale la supervision et le contrôle du processus
technique de réparation, de sélection, de l'exécution, de
suivi et de la remise des projets aux maîtres d'ouvrages et aux
bénéficiaires. Et contrôle , a postériori, les
dossiers d'appel d'offres(DAO) réalisés par les maîtres
d'oeuvre pour s'assurer de leur conformité aux dispositions du
matériel de procédures techniques, tout en s'assurant que les
maîtres d'oeuvres exécutent leur mission de supervision et de
contrôle des travaux dans les règles de l'art.
Il facilite matériellement les missions techniques
(supervision, audit technique), fournit toutes les formations et documents
nécessaires et fait préparer la réception des travaux
exécutés par les entrepreneurs au profit des
bénéficiaires.
2.4 : Le Directeur administratif et financier
Selon la définition qu'en fait l'APEC (Agence pour
l'Emploi des cadres), le directeur financier assure la bonne gestion de
l'entreprise, trouve les financements nécessaires et contrôle
l'utilisation des ressources financières. Il participe aux
décisions de la société en alertant la direction
générale sur les risques potentiels et en calculant les
coûts des orientations retenues. Rattachés à la direction
générale de l'entreprise, le DAF doit remplir trois missions
principales :
· élaborer et piloter la politique
financière de l'entreprise avec les équipes de la
comptabilité, du contrôle de gestion, de la trésorerie et
parfois même avec l'informatique,
· assumer la
responsabilité de la gestion financière de l'entreprise et
déterminer l'impact financier des décisions stratégiques,
· établir des documents comptables dans le respect
des contraintes légales
Doté de très solides compétences
techniques, d'autant plus indispensables que les entreprises interviennent dans
un environnement de plus en plus réglementé, le directeur
financier doit notamment maîtriser la communication financière.
Celle-ci est un enjeu important alors que les marchés financiers ont un
rôle central dans la vie d'un nombre croissant d'entreprises. Il doit
être également un bon manager pour savoir conserver, dans un monde
qui se complexifie, les collaborateurs de qualité. Il a sous sa
responsabilité les services suivants :
2.4.1 : Le comptable
La fonction du comptable est liée à ces
considérations car-comme son nom le suggère, le comptable est
chargé de la comptabilisation des dettes et des charges de l'entreprise
qui constituent son passif mais son actif, c'est-à-dire de son capital,
de ses rentrées d'argent et de ses possessions mobilières et
immobilières. Plus explicitement, il tient les écritures
comptables, c'est-à-dire il enregistre chaque opération ou
mouvement de fons dans ses registres et dresse périodiquement de
façon quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle selon les livres
de comptes consternés, un état des avoirs de l'entreprise. Le
comptable tient entre et autres le journal et le grand livre et élabore
le bilan et le compte de résultat. Chaque type d'opération de
trésorerie en suivant un code bien précis et l'ensemble de ces
codes est inventorié dans un plan comptable. C'est le principal document
de référence de la profession et il est indispensable de
maîtriser complètement son contenu avant d'envisager de faire
carrière dans la comptabilité.
2.4.2 : L'assistante financière
En étroite relation avec le comptable, l'assistante
financière prévoit l'évolution financière d'une
entreprise. Son rôle est de fournir à la Direction de l'entreprise
les informations comptables et financières nécessaires pour la
prise de décisions.
Assurant des tâches de
contrôle et de conseil, elle se révèle très utile
pour la stratégie d'une entreprise. Ce contrôle s'effectue en
travaillant avec les différents services de l'entreprise (service
comptable, financier, commercial...) et porte sur l'étude des bilans,
des coûts et des recettes, du chiffre d'affaires, des stocks...
Elle
analyse
les résultats du service de la comptabilité, surveille si les
comptes sont équilibrés et travaille avec le service
informatique
pour la mise au point du programme de traitement des informations.
Ce
contrôle permanent sur le plan budgétaire permet d'obtenir une vue
d'ensemble du fonctionnement de l'entreprise.
L'assistant financière participe à
l'élaboration de la politique financière de l'entreprise. Il est
"l'interface" entre le service comptable et la direction
générale. Son rôle est d'aider la direction
générale à la prise de décision en lui
présentant des tableaux de synthèse.
2.4.3 : La logistique
Elle est amenée à participer à la gestion
physique des stocks : réception des marchandises, magasinage,
stockage, déstockage, préparation de commandes dans les magasins
ou entrepôts. Il participe directement à la manutention, manuelle
ou mécanique, à la palettisation des marchandises.
Pour cela, elle est plus particulièrement
chargée dans l'entrepôt de stockage de collecter manuellement ou
mécaniquement les différents produits de la commande, de les
conditionner (emballage, étiquetage, marquage) et les mettre à la
disposition du service livraison. Dans son travail, Elle utilise aussi bien
l'informatique que les transpalettes ou les chariots élévateurs.
Elle intervient dans les opérations de stockage, déstockage,
préparation de commandes et utilise les installations
automatisées mises à sa disposition. Elle est formée
à la gestion des ressources humaines et des moyens matériels.
Elle a des connaissances économiques, financières, commerciales
et comptables. Elle peut exercer certaines responsabilités en
management d'une équipe.
Avec une bonne connaissance de l'entreprise
et des outils logistiques, il participe à la gestion de l'entrepôt
ou peut gérer de petites unités de magasinage, au service
« pièces détachées » d'un
concessionnaire automobile par exemple. C'est malgré tout un homme de
terrain qui intervient dans les opérations de stockage,
déstockage, préparation de commandes.
2.4.4 : Le secrétariat de direction
administrative
Au quotidien, la secrétaire coordonne et organise les
emplois du temps plus souvent qu'elle ne prend des notes ou des rendez-vous
téléphoniques. Certes, classer des documents, saisir des lettres
commerciales, des rapports ou encore des comptes-rendus font encore partie des
tâches qui lui incombent. Cependant, elle ne s'y cantonne pas, loin de
là !
Souvent chargée de l'accueil des personnes, des
contacts téléphoniques et de l'envoie des courriers, la
secrétaire doit, à travers ses intervention, fournir des
informations sur l'entreprise et en donner une bonne image. Mais elle est aussi
généralement la première interlocutrice des collaborateurs
au sein de l'agence. Qui vient-on voir dès que l'on a une question ou un
souci ?
La sécretaire, bien sûr ! Elle a souvent la
réponse à tout par ce qu'elle est l'une des personnes qui connait
mieux l'entreprise.
La secrétaire décharge aussi ses
supérieurs de toutes les tâches administratives, elle utilise les
techniques de la bureautique (traitement de texte, tableur, agenda
électronique) pour saisir des courriers, organiser des
déplacements, fixer des rendez-vous.
Notre stage s'est déroulé du 11 Août au 12
Octobre 2009 à l'AGETIP-CAF, exclusivement à la direction
administrative et financière où nous avons confronté nos
connaissances théoriques avec la réalité du terrain.
Pendant cette période, nous avons eu à passer dans
différents services de la direction administrative qui sont :
Section 1 : Service comptabilité et
d'assistance financière
Le comptable et l'assistante financière travaillent en
étroite collaboration, chacun est chargé de remplir des
tâches bien déterminées dans l'exercice de son travail.
1.1 : La comptabilité
La comptabilité de l'AGETIP-CAF est tenue
conformément au plan comptable OHADA applicable en République
Centrafricaine. Annuellement un compte d'exploitation, un bilan, un rapport
financier sont établis et soumis à l'Assemblée
Générale.
L'année sociale commence du premier janvier et finit le
31 Décembre, à titre exceptionnel le premier exercice peut avoir
une durée inferieure ou supérieure à un an.
Pendant notre stage, nous avons eu la chance de participer
à l'établissement d'un état de rapprochement bancaire, qui
s'effectue comme suit :
· Etat de rapprochement bancaire
L'état de rapprochement bancaire consiste à
vérifier les opérations effectuées par l'AGETIP-CAF avec
les tiers tout en passant par la banque. Pour cette vérification, on
rapproche le compte banque tenu par l'agence et compte de cette dernière
tenu par la banque pour voir si ces deux comptes ont le même solde pour
des raisons suivantes :
- virement bancaire ;
- prélèvements effectués par la
banque ;
- remise de chèque en retard par l'AGETIP-CAF ;
- retard de présentation des chèques par les
fournisseurs ou les tiers.
Procédures effectuées par
l'AGETIP-CAF
Nous prenons ici par exemple l'état de rapprochement
bancaire du mois d'Août que nous avons pus faire.
· Nous avons pris le relevés bancaire de toutes
les opérations du 01/08/09 au 31/08/09 effectuées par la
banque ;
· Nous avons fait le tirage du grand livre partiel de
toutes les opérations du mois d'Août de l'agence ;
· Nous avons établi aussi une copie du
rapprochement déjà réalisé pour le mois de Juillet
09
L'essence même du rapprochement bancaire est la
vérification des soldes des comptes de la société par
rapport aux rapports des soldes figurant sur le relevé bancaire du mois
suivant.
Toutes les étapes énumérées
ci-dessus sont indispensables.
En suite vient le pointage des opérations non
compatibles c'est-à-dire, celles ne figurant pas dans l'état de
rapprochement ; mais effectuées au cours du mois soit par la
banque, soit par l'agence. Ces opérations sont également
émises pour le grand livre partiel.
Toutefois, pour faciliter le pointage du grand livre partiel,
tous les montants se trouvant au débit seront cherchés au
crédit du relevé bancaire ; de même ceux de
crédit seront cherchés au débit.
Au terme des opérations de pointage, il convient alors
d'établir le rapprochement bancaire du mois d'Août. Pour cela, il
faut créer un nouveau fichier pour le mois d'Août 09 dans lequel
on enregistre, à la partie compte banque tenu par l'AGETIP-CAF, toutes
les opérations qui sont comptabilisées par celle-ci en mettant
bien avant le solde du relevé à la date du 31/08/09. Dans la
partie du compte AGETIP-CAF tenu par la banque, on enregistre bien sûr
toutes les opérations non comptabilisées au niveau de la
société, mais qui le sont au niveau de la banque.
Une fois cette opération terminée, les soldes
des deux parties doivent être vérifiés. S'ils ne sont pas
égaux, il faudra chercher à quel montant la différence des
deux soldes correspond.
1.2 : L'assistance financière
L'assistance financière a sous sa responsabilité
de traiter les opérations effectuées par l'agence avec d'autres
agents économiques qui se traduisent finalement par des
règlements financiers sous forme d'espèce, de chèque, de
virement etc.
Ø Les opérations de
caisse : les espèces
En principe, chaque encaissement ou règlement
effectué en doit être justifié par un document interne,
intitulé pièce de caisse dépenses ou recettes
(reçu) établi par l'entreprise (voir annexe 1).
Les opérations de décaissement sont
portées au débit du compte de classe « 6, les
charges », par la contrepartie du compte « 57 caisse ou 52
banque ».
Exemple : Règlement facture No 01031/691356 du
mois de janvier 2010 relative à la consommation d'eau pour un montant de
21.690 F CFA.
SODECA
AGETIP-CAF
D 6051 Achat fournitures C
D 52 Banque C
21.690
21.690
Décaissement
Les opérations d'encaissement sont enregistrées
au débit du compte 57 caisse et par le crédit d'un compte de
tiers.
· Les opérations de chèque
effectuées par l'AGETIP-CAF.
Le chèque bancaire est un écrit par lequel une
personne, le tireur, titulaire d'un compte bancaire ou postal, donne l'ordre
à son banquier ou à son centre financier, le tiré de payer
à vue une certaine somme déterminée, à une autre
personne appelée le bénéficiaire. Ce dernier peut
être le tireur lui- même.
· Ordre de virement reçu d'un client ou d'une
tierse personne
Le virement est une opération qui consiste, à
partir d'un « Ordre de virement », à
transférer les fonds d'un compte bancaire ou postal à un autre
compte bancaire ou postal. Il sert de:
1. Moyen de paiement direct du compte du débiteur
à celui du créancier ;
2. A transférer de fonds d'un compte de
trésorerie de l'entreprise à un autre compte de trésorerie
de la même entreprise.
La caisse a pour tâche d'effectuer les divers
règlements journaliers. Le montant maximum autorisé est variable
suivant l'importance des opérations à réaliser
Ø La réception des recettes provient :
· Des financements des bailleurs de fonds ;
· Des dons
Ø Les règlements des dépenses
courantes :
1. Retirer de l'argent après avoir signé la
pièce de caisse sur la base de facture proforma approuvée par le
Directeur et le Contrôleur de gestion.
2. Enregistrer cette opération dans le brouillard de la
caisse ; au sein de l'AGETIP-CAF, l'enregistrement est manuel.
3. Après achat, on s'intéresse à la
facture jointe au bon de livraison.
4. Agrafer les deux pièces ensemble et les classer dans
les chronos correspondants. Il est à noter que les exemplaires des
pièces d'achat sont conservés dans les chronos, l'original est
archivé au niveau de la caisse.
5. Saisir les écritures dans le journal de caisse,
apposer le cachet portant la date, le code et le numéro suivant l'ordre
chronologique.
6. Pour éditer le journal de caisse concernant la
facture et le bon de livraison, les transmettre au comptable avant le
réapprovisionnement de la caisse.
7. Après un contrôle, établir un ordre de
paiement par facturation pour réapprovisionnement
8. Archiver les documents de la caisse du montant de la
dépense effectuée
9. Encaisser le chèque de réapprovisionnement,
l'enregistrer dans le brouillard de caisse et classer les pièces dans le
chrono de la banque.
Section 2 : Service logistique
Notre passage dans ce service nous a permis de
découvrir beaucoup de choses.
La logisticienne a sous responsabilité de gérer
le personnel, de s'occuper des achats de fournitures de bureau, de carburant
dans les véhicules de l'agence et la gestion de stock.
Ø Gestion du personnel
La logisticienne est chargée de contrôler les
heures d'arriver du personnel au travail par rapport à l'heure
fixée par l'agence. En cas d'absence, le personnel doit la tenir
informer à travers une autorisation d'absence approuvée par le
D.A.F, et elle sert de corridor entre le personnel et le Directeur
Administratif et Financier.
Ø Achat de fournitures de
bureau
Quand les besoins de fournitures se font sentir, ou
après les demandes du personnel, la logisticienne recense les besoins de
chaque service et établit trois bons de commande et les envoyer dans
trois entreprises différentes.
Après réception des factures préforma,
elle établit un procès verbal de sélection de la facture
la moins disante (voir annexe 3) pour déposer au niveau du Directeur
Général, après quoi la commande définitive sera
faite sur autorisation du D.G et du contrôleur de gestion. Les
fournitures reçues sont contrôlées avant d'être
entreposées. La sortie des fournitures de bureau est
matérialisée par un document appelée bon de sortie
(annexe 4).
Ø Achat de carburant
L'achat de carburant s'effectue de la même
manière que les fournitures de bureau, mais à la seule
différence que le bon de commande est adressé à une seule
société qui est la société TOTAL. Par ce qu'elle
est la seule société à pouvoir effectuer des ventes sur
des cartes magnétiques. Comme l'agence n'a pas un lieu adéquat
pour le stockage de son carburant, elle préfère utiliser les ces
cartes fournies par la société TOTAL relative à la
quantité demandée par chaque client. La gestion du carburant est
faite selon la méthode FIFO. Cette méthode permet de consommer
d'abord ce qui existe en stock avant d'utiliser le nouvel approvisionnement
(voir annexe 2).
Ø La gestion de stock
Le poste de gestion de stock est administré par une
spécialiste qui a établie une méthode de travail
basée sur la détermination de la date des commandes, des
quantités à réapprovisionner et de la planification des
consommations.
Cette organisation matérielle de la réception,
du stockage des marchandises en tenant compte des quantités et du rythme
de la demande, est assurée par le système d'étude pratique
des fiches de stock sur la méthode de première entrée et
première sortie (FIFO). Ce qui signifie que l'entreprise doit d'abord
épuiser les premiers approvisionnements avant de consommer ce qui est
acheté après. Elle doit vérifier toute entrée en
stock d'authenticité des commandes effectuées. Elle saisit sur un
support informatique toutes fournitures en magasin en vue de s'assurer de sa
bonne gestion. Il faut également noter que le contrôleur de
gestion procède de temps en temps à des inventaires permanents
pour savoir le niveau de la consommation réelle de l'entreprise.
Section 1 : Les aspects de stage
A la direction administrative et financière, nous avons
réussi à parcourir tous les services qui sont sous la
responsabilité du Directeur administratif. C'est qui nous a permis de
maîtriser certaines pratiques qui nous étaient au départ
difficiles
Sur le plan de l'organisation, nous dirons que les services
sont bien structurés du fait que chaque personnel connait son travail et
il se complète mutuellement. Il y a rien de préciser aussi que
leurs documents sont bien ordonnés et il est facile de retrouver les
pièces comptables en cas de nécessité de service.
C'est dans ce sens qu'au niveau de logistique, nous avons
constaté que tout ce qui se passe au niveau de gestion des fournitures,
chaque personnel est tenu de la savoir car à l'absence d'un personnel un
autre continue le travail à la place de son collaborateur. Il convient
de préciser que l'efficacité de l'organisation de cette
unité est caractérisée par la responsabilité du
Directeur Administrative et Financier et l'occupation effective de chaque
personnel.
1.1 : Le climat social
Le personnel de chaque service est sincère et ouvert. Ce
qui nous a permis de réaliser cette dissertation scientifique. Il
était disponible à nous former.
Section 2 : Les observations et les
suggestions
2.1 : Les observations
Les observations que nous allons faire ont pour but
d'améliorer certains faits pratiques ou amener le responsable de ces
services à prendre de décisions.
Nous avons vu que le bureau de l'administration
financière est trop petit et ne suffit pas que le personnel soit
alaise.
Nous avons constaté aussi que certains bureaux ne sont
pas climatisés, ce qui pousse le personnel à abandonner le
travail en temps de chaleur.
Nous avons constaté le désintéressement
du personnel à la formation liée à notre stage dans
certain service.
Le manque de possibilité de pratiquée les
opérations comptables, nous nous limitons pour la majeure partie du
temps à quelques pratiques faites et aux informations
théoriques.
Nous avons constaté aussi que les stagiaires sont
éloignés des personnes qui doivent les former durant leurs
périodes de stage.
Le siège de l'agence est trop petit et ne
reflète son activité.
2.2 : Les suggestions
Nos suggestions ont pour but d'apporter à l'AGETIP-CAF
notre modeste contribution lors de notre passage dans la dite agence.
Nous suggérons à la Direction administrative et
financière d'augmenter le nombre de l'imprimante de ses services pour
éviter le retard dans le travail.
Nous proposons aussi qu'une machine à photocopier soit
installée dans le bureau du chef de projet 1 pour éviter tout
déplacement ralentissant le travail dans ce service.
Nous proposons aussi que le réseau de connexion de
l'agence soit revu pour éviter le retard dans l'enregistrement des
documents comptables et dans les demandes de l'information financière en
cas d'urgence ou de nécessité.
Il serait souhaitable de mettre à la disposition du
personnel un véhicule de transport commun.
L'entrepôt des fournitures de bureau ne répond
pas à la quantité des fournitures stockées, il serait
souhaitable de le changer afin de permettre le bon stockage de ces
dernières.
En somme, nous pouvons dire que le stage s'est achevé
avec succès. Cela a été à notre avantage dans la
mesure où nous avons eu l'occasion d'associer les connaissances
théoriques aux connaissances pratiques acquises à cet effet.
Ce stage revêt d'une grande importance car ces moments
passés à l'Agence d'Exécution des Travaux
d'Intérêt Public en Centrafrique précisément dans le
département financier, nous a permis d'être contact avec la
réalité du monde de travail et d'acquérir d'autres
connaissances dans le domaine de notre formation.
En s'entourant de toutes les garanties que le stage nous a
offertes, la recherche des informations pour la rédaction de ce rapport
nous a permis d'éveiller notre curiosité intellectuelle et de
sortir de notre timidité.
Ce stage a été pour nous une expérience
intéressante qui nous servira dans l'avenir.
Ø Statut de l'agence
Ø Le règlement intérieur
Ø Manuel de procédure
Ø Lettre de mission de l'agence
Ø Support de cours de gestion de l'entreprise de
M. YAMANDJAN
TABLE DES MATIERES
Dédicace..................................................................................................................I
Remerciements......................................................................................................II
Sigles et
abréviations.............................................................................................IV
Sommaire................................................................................................................V
Introduction............................................................................................................1
Première partie : Historique et présentation
générale de
l'AGETIP-CAF............................................................................3
Chapitre I : Historique de l'agence et ses modes
d'intervention......................4
Section 1 : Historique de
l'agence..........................................................................4
1.1 Statut
juridique..................................................................................................6
1.2 Les activités de
l'agence....................................................................................6
Section 2 : Modes d'intervention de
l'AGETIP-CAF..............................................7
2.1 La maîtrise
d'ouvrage........................................................................................7
2.2 La maîtrise d'ouvrage
déléguée.......................................................................8
2.3 En tant qu'agence d'exécution d'un
projet....................................................8
2.4 En tant que maîtrise d'ouvrage
déléguée d'une partie de projet................8
Chapitre 2 : La structure organisationnelle et
fonctionnelle.................................9
Section 1 : Organes de
décision...............................................................................9
1.1 L'Assemblée
générale........................................................................................9
1.2 Le Conseil
d'administration..............................................................................10
1.3 Les Commissions
spécialisées..........................................................................11
1.3.1 Les commissions des
marchés......................................................................11
1.3.2 Les commissions
d'analyse...........................................................................12
1.3.3 Le comité hebdomadaire de
direction........................................................12
Section 2 : Les organes de
gestion..........................................................................13
2.1 Le Directeur
Général.........................................................................................13
2.2 Le Contrôleur de
Gestion...................................................................................14
2.3 Le Directeur
Technique.......................................................................................15
2.4 Le Directeur Administratif et
Financier.............................................................16
2.4.1 Le
Comptable....................................................................................................17
2.4.2 L'Assistante
financière....................................................................................17
2.4.3 La
Logistique....................................................................................................18
2.4.4 Le secrétariat de direction
administrative...................................................19
Deuxième partie : les expériences acquises et
bilan de stage.............................21
Chapitre I : les expériences
acquises.......................................................................22
Section 1 : Service comptabilité et d'assistance
financière................................22
1.1 La
comptabilité.................................................................................................22
1.2 L'assistance
financière....................................................................................25
Section 2 : Service
logistique.................................................................................28
Chapitre II : Le bilan de
stage.................................................................................30
Section 1 : Les aspects de
stage.............................................................................30
1.1 Le climat
social..................................................................................................31
Section 2 : Les observations et
suggestions.........................................................32
2.1 Les
observations................................................................................................32
2.2 Les
suggestions...................................................................................................33
Conclusion...................................................................................................................34
Annexes.......................................................................................................................35
Bibliographie...............................................................................................................36
Table des
matières.......................................................................................................
