B. Les flux d'information
Il est question des informations que nos différents
acteurs échangent entre eux. Ce sont surtout les documents
imprimés qui véhiculent ces informations.
Voici, en effet, la circulation desdits flux :
Chef du restaurant
7c
6 7b 6
7a
6
Gérant
Réceptionniste
5
4
3
2
12
11
1
8
10 9
Chef de la salle
7d
6
Chef des chambres
Chef de Blanchissage
Client
Gestionnaire de
contrôle
(1)
: Instructions
(2) : Fiche de renseignements
(3) : Fiche de renseignements
(4) : Avis d'accord ou de refus
(5) : Bulletin d'inscription
(6) : Méthodes de gestion
(7a)
: Rapport de blanchissage
(7b) : Rapport du restaurant
(7c) : Rapport des chambres
(7d) : Fiche d'occupation de la salle
(8): Facture pro-format
(9): Facture pro-format
(10): Facture acquittée
(11): Facture acquittée (12) : Rapport mensuel,
semestriel, annuel
C. Schéma de circulation et de traitement des
informations
|
Chronologi e
|
Client
|
Gestionnair e
De contrôle
|
Réception
|
Gérance
|
Cham
bre
|
Re sta ura nt
|
Salle
De conférenc e
|
Cantin e
|
Blanchissag e
|
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
|
|
|
1
|
|
2
|
|
OP No 1
|
|
Remplissag e du
Formulaire de
Demande de Logement
|
|
|
|
|
|
|
OP N 2
|
|
Réception et Enregistremen t
Du client
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
OP No 3
|
|
|
|
|
|
|
|
Orientation des clients dans les enceintes
|
|
|
|
|
|
4a
|
|
|
4b
|
|
|
|
|
|
4c
4d
|
|
|
|
|
|
4e
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
OP No 4
|
|
|
Centralisation des Rapports de consommatio
|
|
|
5
|
|
|
OP No 5
|
|
|
Vérification et calcul
Des montants des rapports
|
|
|
|
|
|
6
Etablissement rapport financier et des services rendus
OP No 6
7
Commentaire :
1. Demande de logement reçue
2. Demande de logement remise
3. Bulletin d'inscription
4a. Fiche de consommation du service de logement
4b. Fiche de consommation au restau
4c. Fiche de consommation du service de la salle
4d. Fiche de consommation à la cantine
4e. Fiche de consommation au blanchissage
5. Rapports des services cumulés
6. Facture pro-format
7. Reçu-caisse ou Bordereau de versement
D. Quelques vocabulaires techniques
1. Le Bulletin d'inscription est un document sur lequel on
enregistre les
informations du client au Centre d'Accueil Joli Rêve.
Il est le premier document à établir dès lors que le
client se présente à la réception du centre. Il permet de
se renseigner sur le client (Noms, nationalité, date d'arrivée,
de sortie,...).
2. La Note de semaine est la facture proprement dite. Elle
reprend les différents
services consommés par le client pour
ainsi faciliter la sommation des montants dus.
3. La facture pro format est celle qui n'est pas encore
payée et qu'on donne au
débiteur comme pour lui signifier la
taille de sa dette.
4. La Note de semaine est le nom utilisé pour la
facture.
5. Le Reçu-caisse est la preuve de paiement à la
caisse du centre.
E. Grille d'analyse des données
C'est elle qui nous aide à retracer les données
que nous avons recueillies du système dans le cadre de l'automatisation
des services du CAJR. Elle prépare la modélisation des
données (dictionnaire des données, schéma conceptuel) pour
que la solution soit élaborée.
Rubriques
|
Demande de
logement
|
Bulle
tin
d'inscription
|
Note
de
tarification
|
Feuille
des
serv
ices
choisis
|
Feuille
De
Consommation
logemen
t
|
Feuille
de
consommation
Au
restau
|
Feuille
de
consommation
au
service
de
la salle
|
Feuille de
consomm
ation
au
service
blanchissage
|
Note
de semaine
|
|
Date d'émission
|
*
|
|
*
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Nom
|
*
|
|
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
|
|
Post nom
|
*
|
|
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
|
|
Numéro de
telephone
|
*
|
|
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
*
|
|
Adresse mail
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Numéro de la carte d'identité
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Catégorie de la
chamber
|
*
|
|
|
*
|
*
|
|
|
|
|
|
Nombre de jours de logement
|
*
|
|
|
|
*
|
|
|
|
|
|
Lieu et date de
naissance
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Etat civil
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Résidence en RDC
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Domicile permanent
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nationalité
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Profession
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nature des pièces
d'identité
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Lieu d'émission des pièces d'identité
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Date et numéro des pièces d'identité
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Accompagnés de
(enfants de moins de 14 ans)
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Lieu d'où vient le voyageur (Adresse)
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
*
|
Date d'arrivée
|
|
*
|
|
|
*
|
|
|
|
|
|
Lieu où il se rend
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Date de depart
|
|
*
|
|
|
*
|
|
|
|
|
|
Résidence à
l'étranger
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Numéro du bulletin d'inscription
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Surnom
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Numéro de
téléphone du CAJR
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Adresse mail du
CAJR
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tarification de la
chamber
|
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
Tarification du
restaurant
|
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
Tarification de la
salle de conférence
|
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
Tarification du
service blanchissage
|
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
|
Observation
|
|
|
*
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Date de
consummation
|
|
|
|
|
*
|
*
|
*
|
*
|
|
|
Nombre d'habits
|
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
|
Prix unitaire
|
|
|
|
|
*
|
*
|
*
|
*
|
|
|
Prix total
|
|
|
|
|
*
|
*
|
*
|
*
|
|
|
Nombre d'heures
prises
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
|
|
Sorte d'aliments
|
|
|
|
|
|
*
|
|
|
|
|
Numéro de la
chamber
|
|
|
|
|
*
|
|
|
|
|
|
Service de restaurant
|
|
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Service de la salle de conférence
|
|
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Service de
blanchissage
|
|
|
|
*
|
|
|
|
|
*
|
|
Service de logement
|
|
|
|
|
*
|
|
|
|
|
|
|
Numéro de la note de semaine
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Date d'émission du bulletin d'inscription
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Mois
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Repas pris
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Sous total 1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Divers
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Sous total 2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Total (=1+2)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Report
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Total cumuli
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Net à payer
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Délai de paiement
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Date de perception du montant
Date d'acquittement du montant dû
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*
|
|
Montant en toutes
letters
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
*
|
F. Fiche de description des opérations
Pour préparer la modélisation dans la partie
d'élaboration de la solution et pour décrire les traitements, ces
fiches nous aident.
|
Adresse : Gérance Opération No 2
|
|
Libellé : Réception et enregistrement du client
Type de traitement : manuel
Périodicité : dimanche-samedi
Poste de travail : Réception
|
|
Entrée : Informations sur le client sortie : Bulletin
d'Inscription
|
|
DESCRIPTION DU TRAITEMENT
- réception et accueil du client
- renseignent du client
- enregistrer le client dans le bulletin d'inscription
|
|
Adresse : Gérance Opération No 4
|
|
Libellé : Centralisation des rapports de consommation des
services Type de traitement : manuel
Périodicité : dimanche-samedi
Poste de travail : Gérance
|
|
Entrée : - Différents rapports des services
(Rapport des chambres, du Restau, de la Cantine, de blanchissage, de la
Salle)
Sortie : Rapports cumulés des services
|
|
DESCRIPTION DU TRAITEMENT
Produire les rapports cumulés de tous les services
consommés par le client
|
|
Adresse : Gérance Opération : No 5
|
|
Libellé : Vérification et calcul des montants des
rapports Type de traitement : Manuel
Périodicité : dimanche-samedi
Poste de travail : Gérance
|
|
Entrée : Données de divers rapports Sortie :
Facture pro-format
|
|
DESCRIPTION DU TRAITEMENT Produire des factures pro-formats
|
|
Adresse : Gérance Opération No 6
|
|
Libellé : Etablissement rapport financier et des services
rendus Type de traitement : manuel
Périodicité : dimanche-samedi
Poste de travail : Gérance
|
|
Entrée : Souches des factures, Rapports ...
Sortie : - Rapport d'occupation des chambres et salle
-
Rapport de production du restaurant
- Rapport de production de la cantine
- Rapport de production du blanchissage
|
|
DESCRIPTION DU TRAITEMENT
- Elaboration des rapports relatifs à tous les services -
Situation de différentes notes de semaine
|
G. Fiche de description du poste de travail
Elle nous aide à prendre en considération
l'environnement organisationnel. Elle résume dans notre poste de travail
:
- les opérations effectuées, avec leur durée
d'exécution et volume des données traitées - les moyens
dont on a fait usage
- les observations sur les fonctionnements du système
d'information
1. Gérant
|
FICHE DE POSTE DE TRAVAIL
Poste de travail : Gérance
|
|
DESCRIPTION
Périodicité : dimanche-samedi
Période d'activité : à chaque instant
|
|
No opération
|
Libellé
|
Type
|
Vol/jour
|
Durée unitaire
|
Durée/jour
|
|
4
|
Centralisation des r
rapports de consommation des services
|
Manuel
|
69
|
14'
|
966'
|
|
5
|
Vérification et calcul des montants des rapports
|
Manuel
|
71
|
11
|
781
|
2. Reception
|
FICHE DE POSTE DE TRAVAIL Poste de travail : Réception
|
|
DESCRIPTION
Périodicité : dimanche-samedi
Période d'activité : à chaque instant
|
|
No opération
|
Libellé
|
Type
|
Vol/jour
|
Durée
unitaire
|
Durée/jour
|
|
2
|
Réception et enregistrement du client
|
Manuel
|
69
|
11
|
759'
|
II. 1. 2. 2. Diagnostic et critique de l'existant
Points forts
- Le service de réception est organisé de
façon à mettre à l'aise les clients par son salon bien
propre. Il y a respect de poste de travail c'est-à-dire que chacun fait
ce qui revient à son rôle.
- La gérance du CAJR dispose d'un ordinateur bien qu'il ne
soit pas encore opérationnel.
- La gérance est composée de compétents
hommes qui sont passés par l'université. Ces derniers, par
conséquent, peuvent s'adapter sans trop de complications aux nouvelles
technologies de l'information et de la communication (NTIC).
Points faibles
Nous trouvons incomplet le système de gestion du CAJR en
raison de :
- Il y a confusion dans le travail au bureau du gérant
à cause du fait que c'est la même cellule qui englobe et la
réception et la gérance. On ne doit pas aussi perdre de vue la
croissance du centre. Or, plus le nombre de client augmente plus il y a
beaucoup de matière à traiter.
- C'est la facture qui joue aussi le rôle de
réçu. C'est elle qui constitue le réçu après
paiement.
- Le fait qu'on tienne manuellement tous les documents cause
un sérieux problème. Il n'est pas ainsi étonnant de
constater de la lenteur dans le traitement des données ; la perte des
informations surtout que les documents transitent par les mains, les retards de
transmission des documents,... Ce qui fait que les clients puissent se plaindre
des retards dans le traitement de leurs informations.
Nos deux premières hypothèses se confirment de
par ce diagnostic. Le schéma de circulation et de traitement des
informations que nous avons analysé a montré que la gestion des
services du CAJR se focalise au niveau du bureau de la gérance. Il
ressort de cela que la
structure du système d'information de gestion ait des
insuffisances avec le volume croissant des informations à traiter.
Et comme tout se traite à la main, la fréquence
d'erreurs augmente avec l'augmentation des données, la lenteur dans le
traitement des données, voire même la perte des documents qui ne
sont que des papiers pouvant s'envoler, se mouiller,...
Pour garantir, en effet, l'efficacité dans la gestion des
services du centre ; il nous importe de considérer quelques solutions
:
II. 1. 2. 3. Proposition de solution
Les gestionnaires d'entreprises veulent maintenant
gérer le traitement de l'information, au sein de leurs firmes, avec
rapidité (temps de réponse moindre) ; cette dernière
étant l'une des caractéristiques de l'informatique. Ils veulent
réduire le temps d'attente aux guichets et le temps qui s'écoule
entre le moment de la saisie de l'information et la prise de décision.
Quand le temps d'attente aux guichets est moindre, on gagne
nécessairement une partie non mois importante de la clientèle.
A cause du fait que l'informatique se place bien pour assurer
de telles réalisations et comme pour palier aux dysfonctionnements
(erreurs, imperfections) énumérés plus haut ; nous en
apportons, en primeur, une solution informatique.
Il va donc être intéressant que :
1. le centre subdivise les deux bureaux de façon
à assurer cohérence entre réception et gérance et
pour ne pas qu'on ignore à qui revient telle ou telle autre affaire
2. Qu'il établisse et soit à même
d'utiliser deux documents relatifs au paiement de manière à
émettre la facture (que le client peut aller présenter à
son patron pour paiement après une certaine échéance) et
le reçu (une fois la facture acquittée) . Il va falloir aussi
qu'il y ait un caissier pour alléger le gérant.
3. qu'il dote, ne serait-ce que, sa gérance d'un
ordinateur :
* Muni de périphériques nécessaires aux
besoins du travail dudit bureau (imprimante,...)
* d'un hardware répondant aux besoins du travail
* d'un software pouvant bien gérer les services (Box
office ?...)
Il est aussi aisé que le centre ait un gestionnaire de la
base de données à qui l'on pourra expliquer les rouages de ladite
base de données.
Pour minimiser les coûts, ce gestionnaire peut même
être le gérant lui-même parce que le travail le plus
important se tient au niveau de son poste de travail.
De manière pratique ; dans ses attributions
régulières à la gestion des services du centre, il devra
se charger de :
1. Produire des notes de tarification, des feuilles des services
choisis, des feuilles de consommation des services,...
2. Mettre à jour les informations des clients pour
conserver les statistiques y afférentes.
3. Traiter les informations en vue de la production de la
facture.
Autrement dit, donner ou produire, une fois demandées ;
les informations en rapport avec le client.
Nous proposons, pour ce qui est de l'aspect technique, que les
services se dotent d'ordinateurs qui seront mis en réseau pour faciliter
l'échange d'informations n'importe quand plutôt que faire des va
et viens avec des documents à la main.
Dans l'objectif de la conception et de la réalisation
de notre base de données de gestion des services du CAJR, nous allons
pouvoir analyser les documents utilisés dans son système
d'information, chose à réaliser dans le chapitre qui fait suite
à celui-ci.
| 
