Section 3: Risques de l'intégrité de
système d'information et mesures de contrôle
Paragraphe 1 : Risques de
L'intégrité de système d'information
Un autre aspect de risque de gestion financière,
c'est l'intégrité de son système d'information y compris
le système de gestion comptable et le dispositif de gestion du
portefeuille de crédit. L'évaluation de ce risque suppose la
vérification permanente de la qualité de l'Information fournie au
système, un mécanisme de contrôle garantissant un
traitement correct de l'information entrant dans le système, et un
dispositif assurant la production périodique de rapports utiles, ou base
de données pertinentes pour les rapports d'activités de l'IMF.
La santé financière d'une institution est en
priorité suivie à travers les rapports financiers principaux et
rapports d'activités. La fiabilité des données provenant
des deux sources et celle des informations contenues dans ce rapport financier
et d'activité sont fondamentales.
Une IMF qui ne s'assure pas que ces rapports essentiels sont
précis évolue dans l'obscurité. Les audits externes
testent la fiabilité des rapports financiers et les autres
systèmes des IMF.
Paragraphe 2: mesures de contrôle
2.1 Le système
d'information de gestion (SIG) :
Pour mieux maîtriser les risques, une IMF a besoin
d'un système d'information performant. La maîtrise des risques est
un processus à trois niveaux complexes dans lequel les IMF identifient
leurs risques, conçoivent et exécutent des mesures de
contrôle pour minimiser ces risques et établissent des
systèmes pour les suivre. Ces systèmes de suivi sont maintenant
utilisés pour identifier les risques additionnels et la mise en place
d'autres procédures dynamiques.
Un Système d'information de Gestion est toutes les
procédures et actions impliquées dans la saisie d'une
donnée brute, le traitement de cette donnée en information utile,
et la diffusion de cette information aux utilisateurs.
Ce faisant, le SIG implique tous les systèmes
nécessaires pour produire cette information qui sert de guide à
la direction dans sa prise de décisions et des actions. Une bonne
information est essentielle pour une performance de manière
professionnelle et efficace de 1 'IMF. En transformant les données ou
des vérités non traitées en information par des
procédures systématiques, la gestion des systèmes des
informations fournit des outils pour l'identification, le contrôle et le
suivi de risques clés dans une organisation. Une meilleure information
permettra à l 'IMF de maîtriser ses risques.
Le SIG est le coeur de ce processus complexe de
maîtrise de risques et sert comme lien principal entre les
éléments de contrôle. Informatisé ou pas, un SIG
efficace fournit une information critique pour l'identification de risques,
agit comme un mécanisme de systématisation de procédures,
introduit des mesures de contrôles en affaires, offre un outil pour le
suivi de la performance de l'organisation et iodique exactement les niveaux de
risques potentiels. Ce faisant, le SIG sert d'outil fondamental pour une
maîtrise efficace de risque.
Il sera donné ci-après, les guides sur les
trois sujets clés du Système d'information de Gestion (SIG),
à savoir les composantes du système, la présentation des
états financiers et la préparation des rapports.
A) Les composantes du système :
Une institution de micro finance possède deux
systèmes principaux : un système comptable configuré selon
le plan des comptes et le grand livre et un système de gestion du
portefeuille, couvrant la performance des comptes pour chaque produit financier
offert par l'institution. Ces deux systèmes peuvent être
liés ou pas, dépendant des ressourcés humaines et
financières disponibles pour gérer un tel système.
· Le système comptable :
La base de tout système de gestion
financière est la comptabilité. Les opérations et les
grands livres font partie d'un système plus grand et complexe de
contrôle de fonds et rendent compte de leurs sources et leurs
utilisations. Malgré le fait que les nonnes de comptabilité et
les procédures d'audit varient d'avantage d'un pays à J'autre, il
y a des principes de base et des concepts qui déterminent le fondement
logique du système d'information comptable. Il s'agit notamment de la
nomenclature du plan comptable, la gestion de trésorerie, la gestion
financière, et d'autres considérations relatives à la
conception générale.
· Le système de gestion de portefeuille:
Une seconde composante d'un SIG est son système de
gestion de portefeuille, utilisé pour suivre les crédits, et
éventuellement les épargnes. Bien que des bonnes pratiques
comptables sont prises en compte dans le logiciel de comptabilité, les
différentes méthodologies de prêt, les
échéanciers de remboursements, la politique de fixation des prix
et les mécanismes d'octroi de crédit utilisés par les IMF
ont pour conséquence la grande .diversité des systèmes de
gestion de portefeuille, avec des approches variées sur la
manière dont une information est traitée, les types de rapports
qui sont générés et les types de caractéristiques
qui sont prises en compte .
· Liaison entre les systèmes comptable et de
gestion de portefeuille:
La plupart des gens s'attendent à ce que les
systèmes informatisés de portefeuilles et la comptabilité
soient très progressivement liés pour que toutes les
opérations entrées dans le système de portefeuille soient
automatiquement renvoyée dans le système de
comptabilité.
Bien qu'un tel lien soit l'idéal, cela revient cher et
demande beaucoup de maintenance. Les petites institutions sont probablement
mieux ainsi si le système de gestion de portefeuille n'est pas
lié au système de comptabilité par un logiciel. Un
système non lié fournit un autre niveau de contrôle
interne, facilite une flexibilité et moins de dépendance de
l'informatique et coûte moins cher parce qu'on n'aura pas besoin d'un
programme en plus ou un support de logiciel. Pour les programmes qui sont
séparés, la réconciliation quotidienne du système
de portefeuille avec le système de comptabilité est critique
parce que le rapprochement quotidien est nécessaire. Les rapports des
opérations de deux systèmes devraient être imprimés
et réconciliés sur une base quotidienne pour permettre la
régularisation rapide dés irrégularités. Même
pour les institutions avec les systèmes liés, le rapprochement
périodique, au moins sur une base mensuelle, est nécessaire pour
assurer l'enregistrement des informations fiables dans les deux
systèmes.
B) La présentation des Etats Financiers :
Le deuxième point est consacré à la
présentation des Etats Financiers et donne des conseils sur la
préparation des pièces justificatives, la fréquence des
préparations des Etats Financiers et les ajustements clés
nécessaires pour présenter correctement la position
financière de 1'IMF.
· Préparation des pièces comptables:
A chaque fois qu'il ya une transaction, l'on doit garder les
pièces comptables y afférentes pour assurer un classement
efficace et une bonne documentation. Bien que chaque IMF possède ses
propres procédures spécifiques pour la préparation des
pièces comptables, en général les pièces comptables
devraient être soutenues par les factures et les souches des
chèques ou les fiches de demande d'espèce, y compris les
éléments suivants:
v Numéro et nature de pièces justificatives
v Nom du département
v Date de préparation
v Nom du compte, numéro et montant de
l'opération
v Source et description de l'opération
v Signature autorisée
v Annexes des factures originales et les bordereaux
d'encaissement
· Fréquence de la préparation des
états financiers :
Une gestion financière efficace exige une revue des
performances "financières de façon régulière. 11
est conseillé que les IMF produire un compte de résultat sur une
base mensuelle pour foute l'organisation. Il pourrait également
être nécessaire de produire un compte de résultat partiel
pour chaque centre de coût, tels que les agences, même si les
coûts de certains programmes, comme les coûts d'administration du
siège, ne sont pas pris en compte. En plus, on encourage les IMF
à produire un bilan annuel, basé sur la taille de leurs
opérations.
· Ajustement des états financiers :
Pour analyser la performance financière de 1'IMF,
l'état financier doit être cohérent avec les principes
généraux de la comptabilité. Pour arriver à cela il
paraît nécessaire cl 'ajuster le bilan et le compte de
résultat d'une façon pour que cela reflète la performance
financière actuelle de l'institution. Il y existe deux types
d'ajustements nécessaires:
v Les opérations de régularisation comptables,
propres pour le respect des nonnes comptables,
v Les ajustements en fonction de l'inflation et la subvention,
qui sont souvent nécessaires pour ramener la situation financière
de l'IMF à son état réel.
Tableau 3 : Liste des ajustements nécessaires
des états financiers
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Ajustements Comptables
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Ajustements des Subventions et
Inflation
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- Perte sur créances
- Amortissements des actifs immobilisés
- Intérêts courus non échus
- Charges courues
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- Inflation
- Subventions d'exploitation
- Subventions en nature
- Prêts concessionnels
- dons De capitaux
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C) Préparation des rapports :
Ayant révisé les composantes clés
d'une SIG et les principaux points concernant la préparation d'un
état financier, ce point conclut sur quelques directives en
matière de préparation de rapports. Les rapports servent de moyen
principal pour obtenir des informations par ceux qui en ont besoin pour faire
leur travail et prendre des décisions. Ce point va traiter deux
éléments de rapportage : la conception d'un rapport et des
cadres de rapportage.
· Les éléments essentiels dans la
conception du rapportage :
La manière dont le rapport et conçu
détermine l'utilité des informations à la direction.
Si l'information ne parvient pas au personnel sous une forme
utile, le SIG perdra sa valeur. On identifie les points clés dont il
faut tenir compte dans la conception des rapports.
v Le contenu : Le rapport doit se focaliser sur un seul
sujet et doit fournir toutes les informations pertinentes sur ce sujet. (un
rapport opérationnel en titre de résumé sera une
exception.)
v La catégorisation et le niveau de
détails : La présentation des informations doit se faire par
rapport aux différents nivaux de centralisation et doit fournir des
informations comparatives entre les différentes agences et les
différents départements de l'institution.
v La régularité et la ponctualité :
La conception des rapports doit se faire avec beaucoup de soin et par rapport
au rythme de besoins d'information de l'institution.
v L'identification des informations : Tous les rapports
doivent porter des têtes et bas de pages standards avec les informations
importantes à identifier, des titres uniques, des numérotations
uniques, et doivent faire apparaitre la date et l'heure d'impression et la
période couverte par le rapport.
v L'analyse des tendances : Les rapports les plus
importants devraient contenir les informations sur les grandes tendances.
v La période couverte : Les rapports devraient
être produits pour couvrir les périodes différentes.
v L'utilisation : S'assure que les utilisateurs peuvent
facilement lire et utiliser les rapports.
v L'analyse graphique :Produire les graphiques
clés, comme le portefeuille en retard et les activités
prévisionnelles, sur une base régulière.
· Le cadre du rapportage :
Tandis que les nombres et les types de rapports varient d'une
institution à l'autre selon sa taille, son niveau opérationnel et
sa gamme de produits financiers, cette section identifie un cadre minimum de
rapportage pour la plupart des IMF. Chaque IMF a ses actionnaires clés,
chacun aura besoin d'information sur une base périodique et dans une
forme facile à utiliser. Chacun de ses actionnaires et les demandes
d'informations doivent être identifiées d'avance et
réévaluer de façon continue.
2.2 L'audit externe :
L'audit financier externe est l'examen auquel
procède un professionnel compétant et indépendant, en vu
d'exprimer une opinion motivée sur la régularité, la
sincérité avec laquelle les comptes annuels d'une entité
traduisent sa situation à la date de clôture et ses
résultats pour l'exercice considéré, en tenant compte du
droit et des usages du pays où l'entreprises a son siège.
L'audit financier peut être accompli :
· Dans le cadre de dispositions légales :
ainsi la loi sur les société commerciales prévoit
obligatoirement l'existence d'un commissaire aux comptes dans les SA ainsi que
dans les SARL d'une certaine taille.
· Dans le cadre d'un contrat : ainsi une entreprise
peut se soumettre à un audit pratiqué par un auditeur externe.
Ainsi à la demande d'un banquier ou d'un actionnaire majoritaire
l'entreprise pourrait faire l'objet d'un audit.
Généralement, l'audit financier est un examen de
conformité. Il a pour mission de déterminer :
- Si les états financiers de l'entité, objet de
l'audit, présent fidèlement la situation financière et le
résultat des opérations financières conformément
aux principes comptables généralement admis.
- Si l'entité s'est conformée aux lois et
règlement pouvant avoir un effet important sur les états
financiers.
Les IMF devraient nécessairement effectuer un audit
financier chaque année. Cet audit implique une revue de tous les
états financiers, y compris le bilan, les comptes de résultats et
l'état des flux financiers pour contrôler l'exactitude et la
fiabilité des documents de gestion pour sauvegarder les actifs de
l'institution. Si cet audit servait à se conformer aux règlements
ou exigences c'est à un cabinet d'audit externe que cela doit être
confié. L'audit financier révise les données historiques
et ne fait pas des prévisions financières.
En conclusion, la direction et le conseil d'administration
d'une IMF doivent considérer chacun des risques identifiés sous
cette partie comme des points vulnérable. C'est leurs
responsabilités d'évaluer le niveau d'exposition de l'institution
aux risques, d'hiérarchiser les domaines les plus vulnérables et
de s'assurer qu'un système de contrôles des normes est mis en
place pour minimiser les risques de l'IMF. Les chapitres
précédents introduisent les mesures de contrôle et les
outils de système de suivi requis pour gérer chacune des
catégories de risques financiers.
Le conseil d'administration joue le rôle de
contrôle ultime dans une IMF. Une des responsabilités importantes
de ce conseil est d'analyser les risques et s'assurer que l'IMF prend des
mesures de contrôle appropriées pour minimiser sa
vulnérabilité. Cette partie constitue un outil précieux
pour les administrateurs pour analyser d'une façon définitive les
risques potentiels et identifier exactement les zones les plus
vulnérables.
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