Memoire Online - Organisation et fonctionnement d'un service comptable au sein d'une entreprise publique. Cas de l'office des routes sud Kivu.

A mon regretté Beau-frère BISIMWA Bercumence qui s'est donné corps et âme pour me donner conseil. Et qui n'a pas eu la grâce de gouter les fruits de leurs semences.

EPIGRAPHE

« Celui qui dit la vérité proclame la justice, Et le faux témoin la tromperie »

« Mieux vaut être d'une condition humble et avoir un serviteur Que de faire le glorieux et de manquer de pain. Le Juste prend soin de son bétail, Mais les entrailles des méchants sont cruelles ».

DEDICACE

REMERCIEMENTS

A Dieu le père notre seigneur et sauver Jésus-Christ, qui ne cesse de nous bénir et de répandre abondamment sur nous toute espèce de sagesse et intelligence spirituelle, afin que nous sachions quelle est l'immensité de la richesse et la gloire qu'il réserve à nous ses élus.

Je tiens à présenter mes remerciements avec une profonde reconnaissance et gratitude à l'Assistant MASSIMANGO TUNA Hussein qui a accepté, nonobstant ses multiples occupations, la direction de ce présent travail de fin de cycle. Ses conseils et recommandations nous ont été d'un précieux apport.

Nous exprimons nos sincères remerciements aux corps académique et scientifique de l'ISC /BKV qui malgré ces multiples responsabilités et occupations, n'ont pas cessés de nous former avec sérénité, nous remercions la section des sciences commerciales et financières, option comptabilité pour la formation dont elle nous a et ne cesse de nous doter.

Nous témoignons aussi notre sincère reconnaissance au responsable de l'Office des Routes, en l'occurrence Monsieur MBIKAYI TCHIMANGA et le CDAF WAMU ABELI avec lesquels nous avons eu quelques entretiens pertinents sur l'organisation comptable dans l'Entreprise en général et en particulier dans une Entreprise Publique.

A nos parents MWEZE LWABOSHI et NSIMIRE M'MIHIGO qui, malgré les difficultés et multiples charges liées à la vie, ils ne cessent de contribuer à notre formation.

Nous remercions l'Eternel Tout Puissant pour nous avoir mis en contact avec certaines personnes comme MURHABAZI AKILI Roland, Abdoul BAYUBASIRE, FUNGAROHO Dieu veut et tous les autres camarades et amis qui ont participé, d'une manière ou d'une autre à la réussite de notre parcours académique ainsi qu'à la réalisation de ce présent travail.

ABREVIATIONS ET SIGLES UTILISES

AUHCE : Acte Uniforme portant organisation et harmonisation des comptabilités des entreprises

INTRODUCTION GENERALE

La comptabilité est un élément important du contrôle interne et de l'organisation d'une entreprise car l'organisation comptable est une composante de base de la disposition générale de l'entreprise dans la mesure où elle va permettre de saisir et de mesurer l'ensemble de ses éléments en vue de les refléter et de les maîtriser.

L'organisation générale suppose l'existence de systèmes de contrôle interne efficaces dont l'une des composantes est constituée par l'organisation et la tenue de la comptabilité financière.

C'est pour cela que notre travail va s'articuler sur l'organisation et fonctionnement d'un service comptable au sein d'un établissement public, plus particulièrement sur l'Office des Routes section du Sud - Kivu dans le souci de bien comprendre le fonctionnement de ce service et d'y apporter une contribution grâce à notre travail.

0.1. CHOIX ET INTERET DU SUJET

Comme le chercheur ne doit pas seulement faire de la science, mais aussi écrire sa science, nous avons tranché bon de parler sur l'organisation et fonctionnement d'un service comptable au sein d'une entreprise publique dans la mesure d'approfondir notre connaissance dans l'organisation et le fonctionnement d'un service comptable en tant que futur gestionnaire.

Cette étude trouve son intérêt dans le fait qu'elle nous aidera à mieux maîtriser, sur le plan pratique, la structuration et le fonctionnement d'un service comptable dans une entreprise qui se situe dans l'espace OHADA.

Ce travail scientifique nous aidera à bien maitriser et comprendre le monde des affaires en projetant un regard particulier sur la gestion d'une entreprise et surtout qui servira comme une base d'information aux éventuels chercheurs qui se pencheront sur l'organisation d'un service comptable d'une institution publique en particulier sur l'Office des Routes/ Direction du Sud - Kivu.

Ainsi ce travail pourra servir les entreprises d'entités publiques que privées de bien tenir leur comptabilité car une meilleure organisation comptable accroit le rendement d'une entreprise et permet à l'autorité compétente de bien percevoir les impôts et taxes et cela dans un climat harmonieux et légal.

Vu que notre étude est un travail de recherche dirigée dans le domaine de gestion, il engendre un document qui met en évidence des données réelles, qualitatives et vérifiables pouvant servir à d'autres recherches postérieures.

0.2. ETAT DE LA QUESTION

C'est une étape sérieuse du fait qu'elle permet au chercheur dans le projet de son travail, de répertorier les travaux scientifiques de ses précurseurs faisant allusion avec le sujet de son travail, dont le but est la recherche de l'originalité du travail par le chercheur, d'appréhender leur démarches, leur conceptions et leurs conclusions.

La préoccupation majeure consiste à faire mention des différents travaux antérieurs qui font l'objet de notre présente étude dénommée « Organisation et fonctionnement d'un service comptable au sein d'une entreprise publique. Cas de l'Office des Routes Sud - Kivu. »

C'est ainsi que nous nous sommes référé aux travaux suivant afin de dégager l'originalité de notre travail :

Ø KARUME KABISANGA Chevreuil (ISC-BUKAVU, TFC 2014) dans son travail intitulé « Analyse des opérations comptables dans une entreprise publique : cas de l'Office Congolais de Contrôle-Bukavu », son travail avait comme objectif de savoir comment l'office congolais de contrôle à travers son service de comptabilité arrive-t-il à enregistrer tous les mouvements qui se passent à travers ces différents services qui y sont organisés et savoir si la comptabilité tenue à l'OCC lui permet de déterminer un résultat fiable afin de permettre aux autorités de prendre des décisions utiles à l'évolution de ladite entreprise et si cette comptabilité respecte les normes comptables qui sont en vigueurs en RDC. Il a abouti à affirmer que l'OCC respecte certaines normes comptables dans l'enregistrement des mouvements comptables qui s'effectuent dans ladite institution.

Ø MUHINDO BAGUMA Arlette (ISC - BUKAVU, TFC, 2014 - 2015,); avait parlé de la tenue des opérations comptables dans une entreprise privée. Cas du Bureau Diocésain des OEuvres Médicale - Bukavu. Son travail avait comme objectif de vérifier comment la comptabilité du BDOM est - elle organisée compte tenue des différents services qu'elle organise, et si cette organisation permet - elle à déterminer le résultat et à livrer aux décideurs une information en temps réel afin d'améliorer ses services. Elle avait abouti à une conclusion positive qui démontre que la comptabilité permet de centraliser les différents mouvements et opérations effectués à tout le niveau conformément aux normes prévues dans le traitement des opérations comptables ; et la comptabilité au BDOM se limite à l'élaboration des mouvements enregistrés dans les différents comptes et les envoyer dans un rapport à la fin de l'année et le service compétent procède à l'élaboration des états financiers de toute la République.

Ø KABUMBA ZAIMANA Esther (ISC-BUKAVU, TFC 2009-2010), dans son travail portant sur « l'essai d'analyse financière dans une entreprise publique, cas de la SNEL Sud-Kivu » a cherché de comprendre comment l'analyse financière de la SNEL est organisée compte tenu de différents services, de son efficacité, de son économie ainsi que de la satisfaction de son bien-être ;

Ø KALIMBA NABULEZI Pascal (Institut supérieur de commerce de Bukavu ; G3 Comptabilité, 2013) ; dans son travail « analyse des états financiers de la société nationale des chemins de fer du Congo/Bukavu : de 2008 à 2010 » a essayé de vérifier si l'atteinte de la rentabilité et l'autofinancement par la SNCC est obtenue grâce à sa bonne structure financière.

Ainsi, il a chuté en démontrant qu'il y a absence de la liquidité générale, qui traine des fonds déroulements négatifs c'est-à-dire inférieur aussi bien que la marge de sécurité est inférieure à 1.

A cet effet, notre travail se diffère à ces travaux à travers son orientation qui veut que nous allons nous pencher sur l'organisation et la tenue d'une comptabilité. Il s'agit d'un travail en amour et qui permet de remplir les trois fonctions.

0.3. PROBLEMATIQUE ET HYPOTHESE

0.3.1. PROBLEMATIQUE

Une bonne gestion des ressources des entités économiques et sociale exige une bonne organisation. Voilà pourquoi la tenue de la comptabilité doit être obligatoire afin d'assurer la transparence des informations au sein d'une Entreprise.

L'organisation du service comptable devient une arme efficace pour toute entreprise quelle que soit sa taille, ses objectifs, sa forme et son rôle, étant donné qu'aucune discipline ne peut réussir à réaliser son but sans une organisation préalable.

Les informations financières et comptables sont tenues régulièrement et obligatoirement par le service comptable enfin de permettre à l'entreprise d'être au courant de sa situation économique et ainsi inspirer les gestionnaires sur toutes les décisions à prendre.

Nous constatons que cette information doit non seulement être fiable, fidèle, mais elle doit surtout être sincère. Elle doit émaner d'une comptabilité bien organisée par des personnes compétentes en la matière, en l'occurrence des experts dont la responsabilité engage la vie de l'entreprise enfin de déterminer le résultat net d'exploitation de cette dernière.

Pour les établissements publics, il est à se demander sur leur niveau d'organisation et fonctionnement de la comptabilité, pour voir si elles permettent une bonne prise de décision de celle-ci et de savoir si cette organisation comptable permet une efficacité et une efficience dans le travail de la comptabilité. En principe, il faut partir de la situation générale des entreprises publiques en RDC et de critiques formulées à leur endroit concernant leur inefficacité, leur manque de performances ayant conduit le COPIREP entre autre à proposer la transformation de ces entreprises en établissements publics. L'Office des Routes étant une entreprise publique, il y a donc lieu de se demander quelle est sa situation. Dans la mesure où la comptabilité peut être considérée comme le miroir du fonctionnement d'une entreprise.

La science évolue, les techniques de gestion aussi ; nous sommes à l'heure de la mondialisation et des nouvelles technologies de l'information et de la communication.

C'est pour cela ; nous voulons réunir tout au long de notre analyse, les éléments pouvant nous aider à bien répondre à certaines questions relatives à ces fléaux qui bloquent le développement des institutions publiques en République Démocratique du Congo :

1. L'organisation du service comptable de l'Office des Routes permet-t-il un fonctionnement, dans le respect des normes comptables régissant les établissements publics des Etats parties se trouvant dans l'espace OHADA ?

2. Si cette organisation respecte les normes comptables, les états financiers sont-t-ils présentés d'une manière régulière et sincère ?

Telles sont les questions auxquelles nous tenterons tout on long de notre étude d'apportes des réponses adéquates pour qu'il ait un meilleur fonctionnement dans nos administrations.

0.3.2. HYPOTHESE

L'hypothèse est une réponse à titre provisoire, laquelle doit être vérifiée ; donc c'est une proposition ou une explication que l'on se contente d'énoncer sans prendre une position sur son caractère véridique, c'est-à-dire sans affirmer ou la nier. L'hypothèse constitue alors une simple supposition, appartenant au domaine du possible ou du probable^1(*).

Etant définie comme proposition de réponse aux questions que l'on se pose à propos de l'objet de la recherche, formulées en des termes tels que l'observation et l'analyse fournissent une réponse ; ainsi, nous émettons les hypothèses suivantes :

- L'organisation du service comptable de l'Office des Routes est satisfaisant car ce service fonctionne d'une manière hiérarchique et présente une comptabilité qui respecte la règle de prudence, et qui satisfait aux obligations de régularité, de sincérité et de transparence inhérentes à la tenue, au contrôle, à la présentation et à la communication des informations qu'elle a traitées.

- Les états financiers de l'Office des Routes sont présentés d'une manière saine c'est-à-dire respectent les règles de régularité et sincérité car l'élaboration de ses derniers exigent qu'il ait les livres justifiants les différents opérations.

L'information comptable contenue dans les états de synthèse de l'Office des Routes fait l'objet d'une mission régulière des commissaires aux comptes, dans le but d'en certifier la sincérité et le reflet de l'image fidèle. Cette information est également à la base de la tenue régulière de l'assemblée générale des actionnaires, organe suprême de l'entreprise, qui tient compte de l'information comptable dans des décisions importantes concernant les nouvelles orientations.

0.4. METHODOLOGIE

Pour une recherche, il est important que le chercheur consacre diverses méthodes et techniques nécessaires pour affirmer ou infirmer les faits observés et/ou étudiés.

0.4.1. Méthode

La méthode est une démarche intellectuelle exigée par le schéma théorique appropriée à elle en vue d'expliquer une série des phénomènes observés. C'est ainsi que nous allons faire recours à la méthode qui pourra nous amener à bien mener notre recherche qui est : la méthode analytique.

La méthode analytique nous aidera d'analyser les faits sur le terrain, c'est-à-dire le système comptable, les méthodes mises en place par l'Office des Routes pour voir si ces éléments sont conformes aux normes y relatives et applicable sur l'espace OHADA.

0.4.2. Techniques

Dans le cadre de ce travail, nous avons fait allusion aux techniques ci-après :

Cette technique nous permettra de consulter des ouvrages et documents pouvant nous être utiles dans l'élaboration du présent travail afin d'aboutir à une conclusion et aux recommandations contributives dans le monde administrative.

Cette technique consiste à une conversation verbale entre enquêtés et enquêteurs pour récolter les données sur le sujet d'étude. Elle a été utilisée pour entrer en contact physique avec certains responsables de l'entreprise pour échanger des vues dans le domaine de notre étude.

Pour cette technique, elle sera utile chaque fois que nous serons à l'Office des Routes pour récolter des données et voir comment cette dernière organise leur service comptable.

0.5. DELIMITATION DU TRAVAIL

Par le souci d'exactitude et de précision, il est important de délimiter cette étude dans le temps et de l'espace bien définis.

Dans l'espace, notre étude couvre des activités de l'office de route section du Sud-Kivu en République démocratique du Congo et cela pour une période de trois ans c'est-à-dire de 2013 à 2015.

0.6. DIFFICULTES RENCONTREES ET LEURS RETOURNEMENTS

Nous ne pouvons pas prétendre dire que la réalisation de ce présent travail a été sans difficultés. Toutefois, étant donné que toute difficulté ne doit pas faire objet de la rédaction, voici quelques-unes qui ont eu une grande influence sur la réalisation de ce travail :

- La lenteur des services enquêtés dans la récolte des données relatives à la présente étude ;

- Et tant d'autres difficultés à l'instar de moyen financier, liées au processus de la rédaction de ce travail.

0.7. PLAN SOMMAIRE DU TRAVAIL

Hormis l'introduction et la conclusion, notre travail appréhendera trois chapitres afin de bien assimiler les contenus de cette oeuvre scientifique :

Ø Le premier chapitre va aborder sur la généralité sur les concepts clés utilisés et sur l'organisation comptable dans une Entreprise ;

Ø Le deuxième chapitre s'articule autour du cadre monographique de notre champ qui est l'Office de Route/ Sud-Kivu ;

Ø Le dernier chapitre intitulé « Organisation et fonctionnement d'un service comptable au sein de l'Office des Routes Sud-Kivu. »

I. : CADRE THEORIQUE

Dans ce chapitre il sera question de parler sur la notion d'une entreprise et sur le fonctionnement et organisation d'un service comptable dans une entreprise qui se situe sur l'espace OHADA.

I.1. : Organisation de l'entreprise

L'entreprise représente une réalité très large et aux formes multiples. Elle est un facteur fondamental de la vie économique d'un pays.

I.1.1. Définition de l'entreprise

L'entreprise est une unité de production qui regroupe les facteurs matériels, technologiques, humains, financiers et temporels pour produire les biens et services en vue de réaliser un profit.

Le code du travail définit l'entreprise comme étant Toute organisation économique, sociale, culturelle, communautaire, philanthropique, de forme juridique déterminée, propriété individuelle ou collective, poursuivant ou non un but lucratif pouvant comprendre un ou plusieurs établissements^2(*).

Selon Marcel DOBILL^3(*), l'entreprise est une organisation économique financièrement indépendante qui produit des biens et services pour le marché dans le but de réaliser un bénéfice.

- L'entreprise produit, c'est-à-dire qu'elle utilise des moyens pour transformer les matières premières en produit finis ou pour rendre des services susceptibles de satisfaire les besoins des consommateurs ;

- Les entreprises produit pour le marché, elle vend des biens ou des services produits ;

- L'entreprise est financièrement indépendante, c'est un centre de décision qui gère ses ressources financières, qui réalise des transactions et en endosse la responsabilité ;

La combinaison des différentes ressources exige de la part de gestionnaire ou entrepreneur une gestion rationnelle, efficace et efficiente.

Ainsi, pour bien gérer une entreprise, le gestionnaire est tenu à tout moment d'avoir des informations utiles pour la prise de décision.

I.1.2. Rôle de l'entreprise

L'entreprise joue essentiellement trois rôles à savoir : le rôle économique, le rôle social et le rôle financier.

a) Le rôle économique : L'entreprise est un agent de production qui produit pour le marché, en satisfaisant les besoins des consommateurs.

b) Le rôle financier : L'entreprise est une chaîne financière dans le circuit économique. Pour jouer son rôle, elle doit disposer des moyens nécessaires.

c) Le rôle social : L'entreprise distribue des revenus : elle verse des salaires au personnel, des impôts à l'Etat, des dividendes aux actionnaires et elle construit des écoles et des hôpitaux, ...

I.1.3. Les moyens de l'entreprise

- D'évaluer le potentiel de l'entreprise à réussir sur son marché grâce à ses moyens et ou outils professionnels ;

- De mesurer les manques et les investissements à prévoir lors de la prise effective ;

- D'évaluer le budget prévisionnel des investissements ou les produits de la revente éventuelle d'une partie des outils de travail, lors de l'élaboration du plan de reprise.

Pour se faire, l'entreprise dispose de divers moyens pour atteindre ses objectifs, qui sont :

C'est l'ensemble des hommes qui travaillent dans un environnement économique ou social et perçoivent des appointements (salaires) en contrepartie.

Les moyens financiers de l'entreprise résultent des fonds propres apportés par les actionnaires de l'entreprise et également de la rentabilité de son activité et de sa politique de distribution de dividendes ; mais aussi de la possibilité d'emprunter des ressources du plus court au plus long terme auprès des institutions financières.

Les moyens financiers de grandes entreprises sont, quant à eux, plus spécifiquement adossés aux marchés de capitaux à travers les différentes émissions de titres de créances négociables ou par le recours à des augmentations de capital.

Nous pouvons dire que les moyens financiers sont des fonds disponibles en banque, en caisse ou dans les centres des chèques postaux de l'entreprise.

Il s'agit des éléments corporels tels que : les locaux, matériels de transport, stocks, équipements, ...

Ce sont le nom commercial, le brevet d'invention, la marque, l'achalandage et la clientèle.

I.1.4. La classification des entreprises

Il existe plusieurs façons de classifier une entreprise. Parmi les quelles, on cite : la classification juridique, la classification selon la nature économique, et selon la taille.

1. Classification juridique

- Les entreprises privées : ce sont celles qui appartiennent exclusivement à des particuliers. Elles peuvent revêtir plusieurs formes :

· Les entreprises individuelles : sont celles qui appartiennent à une seule personne et qui assure la gestion et la direction.

· Les sociétés commerciales : sont celles constituées par plusieurs personnes appelées actionnaires ou associé. Elle peut être également créée par une seule personne, ou associé unique. C'est le cas des sociétés unipersonnelles à responsabilité limitée ou des sociétés anonymes unipersonnelles.

- Les entreprises publiques : ce sont des entreprises qui appartiennent en totalité à l'Etat ; ce dernier détient l'intégralité du capital, le pouvoir de gestion et de décision.

- Les entreprises parapubliques : sont des entreprises dont les capitaux appartiennent à la fois à l'Etat et à des personnes privées.

Etablissements publics administratifs ; établissements publics et industriels

Sociétés des personnes : sociétés en nom collectif, sociétés en commandite simple

2. La classification selon la nature économique

Cette classification peut se faire selon trois aspects : la classification par secteur, par type d'opération accomplies et selon la branche d'activité.

Les opérations effectuées dans une entreprise peuvent être classées en cinq catégories : les opérations agricoles, les entreprises industrielles, les entreprises commerciales, les entreprises de prestations de service et les entreprises financières.

- Les entreprises du secteur primaire : regroupant toutes les entreprises utilisant à titre principal le facteur naturel. Ce secteur englobe l'agriculture, l'élevage, la pêche, etc.

- Les entreprises du secteur secondaire : ce secteur réunit toutes les entreprises ayant comme activité la transformation de matières premières en produits finis et englobe donc toutes les industries.

- Les entreprises du secteur tertiaire : ce service ressemble toutes les entreprises prestataires des services. Sa composition est très hétérogène car il regroupe tout ce qui n'appartient pas aux deux autres secteurs, à savoir : les activités de distribution, de transport, de loisir, de crédit, d'assurance, hôtellerie, ...

- les entreprises mixtes : ce sont des entreprises qui réalisent des opérations appartenant à plusieurs secteurs d'activité.

A la différence du secteur, qui rassemble des activités variées, la branche ne regroupe que les entreprises fabriquant, à titre principal, la même catégorie de biens, les entreprises de l'industrie pharmaceutique, industrie, ...

- Des intérêts communs dans certains domaines : ce qui leur permet de regrouper certaines de leurs activités et de créer des services communs, notamment de recherche, d'achat ou de vente, filiales communes.

3. Classification selon la taille

Pour la détermination de la taille de l'entreprise, certains éléments sont pris en compte :

On distingue : les très petites entreprises, les petites entreprises et les grandes entreprises.

Le chiffre d'affaire permet d'avoir une idée sur le volume des transactions de l'entreprise avec ses clients. L'importance d'une entreprise peut se définir par le volume de ses transactions.

Il est utilisé pour apprécier l'évolution des entreprises et pour les classer par ordre d'importance selon leur chiffre d'affaires ; pour l'entreprise, il constitue un outil de gestion et il est utilisé à des fins comparatives dans la mesure où il permet à l'entreprise de se positionner par rapport aux autres entreprises de la même branche.

Selon l'acte uniforme OHADA portant organisation et harmonisation des comptabilités, les entreprises sont classifiées souvent selon le chiffre d'affaire :

- Est considérée comme une grande entreprise, toute entreprise ayant un chiffre d'affaire supérieur à 100 000 000 FCFA ;

- Si le chiffre d'affaire est inférieur à 100 000 000 FCFA, on parle de moyennes entreprises ;

- Et si les recettes sont inférieures ou égales à 30 000 000 FCFA, on parlera de très petites entreprises^6(*).

II. Fonctionnement et organisation d'un service comptable

La comptabilité doit être absolument fiable, non seulement pour informer correctement le chef d'entreprise, mais aussi, et c'est primordial, parce qu'elle est toute sa force probante et sa valeur juridique vis-à-vis de tous les tiers avec qui l'entreprise est en relation^7(*).

Un système comptable est une organisation du travail de la comptabilité caractérisée par :

- un enregistrement exhaustif au jour le jour sans retard des informations comptables ;

La production des états financiers nécessite la mise en place d'une organisation cohérente et rigoureuse du point de vue tant fonctionnel que matériel appelé organisation comptable. C'est ainsi que l'organisation d'un service comptable doit reposer sur certaines valeurs et principe comptables et cela grâce à un système comptable bien spécifié à l'avance.

I.2.1 Historique des systèmes comptables8(*)

La comptabilité, sous son premier aspect de comptes ouverts à des personnes, sur un registre appelé grand-livre, a pris corps vers l'an 1000 après introduction en Europe des chiffres arabes, du système décimal et du papier, permettant l'écriture à la "plume".

C'est en 1494, que le système classique voit le jour avec l'apparition de la comptabilité à partie double qui a été décrite par un moine franciscain d'Italie LUCA PACIOLI. Chaque opération donnait lieu à deux écritures d'égal montant, l'une portée sur le côté gauche du registre, dans la partie doit ou débit, l'autre sur le côté droit dans la partie avoir ou crédit.

Régulièrement, on établissait le relevé de tous les comptes débits et crédits devant être égaux, ces relevés étaient appelés "Balance". Peu à peu, ces balances prenaient la forme des états de synthèse d'aujourd'hui après rectification de tous les soldes.

Vers la fin du 18ème siècle, Edmond DEGRANGE, un français, imagina le journal grand-livre, réunissant toute la comptabilité sur un registre unique. De ce fait, on était obligé de réunir en un seul compte les clients d'une part, les fournisseurs d'autre part, le compte collectif était inventé.

Sous l'influence de l'augmentation des opérations à comptabiliser, on inventa vers la fin du 19^ème siècle le système centralisateur avec journaux divisionnaires centralisés au journal général.

Ainsi, au début du 20^ème siècle, trois systèmes étaient déjà couramment utilisés :

Au cours du 20ème siècle, la comptabilité a connu de profonds changements tant techniques que théoriques. Considérée pendant des siècles comme un art ou une technique, la comptabilité s'intégrait enfin dans les sciences humaines.

- Début du vingtième siècle, on commence à utiliser le papier carbone dans les travaux comptables pour obtenir les reports par décalque. Cette technique ne cessera de se développer, le papier carbone se trouvant concurrencé par le papier autocopiant ou décalque intégré jusqu'à la généralisation de l'informatique vers la fin des années 70 ;

- Vers la fin de la deuxième guerre mondiale, le travail comptable se trouve de plus en plus automatisé ; c'est le début de l'ère informatique qui s'étendra au point de réduire l'utilité des autres systèmes comptables aux seuls aspects de la pédagogie pour l'apprentissage de la comptabilité.

Tout d'abord, la mécanographie qui s'est propagée rapidement avant de laisser la place aux ordinateurs qui ne cesseront de métamorphoser la pratique comptable au point de s'accaparer une part de plus en plus étendue du travail comptable par :

I.2.2 Principes comptables

Les principes comptables sont des conventions sur lesquelles se fonde la présentation des résultats issus de la comptabilité. Acte uniforme énonce les huit principes généralement admis par les normes internationales.

Le système comptable OHADA a opté pratiquement les mêmes principes comptables que ceux généralement admis et ajouté celui de la prééminence de réalité sur l'apparence qui découle lui-même de la norme comptable internationale n^o 17^9(*).

- Le principe de prudence (Art. 3 et 6) : c'est appréciation raisonnable des faits c'est-à-dire tenir compte des risques et des pertes même probables, ne prendre en compte que les bénéfices réalisés à la date de clôture d'un exercice) ;

- La permanence des méthodes (Art. 40) : la comparaison et la cohérence des états financiers au cours de périodes successives impliquent la permanence dans l'application des règles et procédures (méthode d'évaluation) ;

- Le principe d'intangibilité du bilan (Art. 34) : le bilan d'ouverture d'un exercice doit correspondre au bilan de clôture de l'exercice précédent ;

- Le principe de l'indépendance des exercices, ou spécialisation des exercices (Art. 59) : il y a nécessité de découper la vie continue de l'entreprise en périodes ou en exercices comptables, d'où le principe de rattacher à chaque exercice les charges et les produits qui le concernent ;

- Le principe du coût historique (Art. 35 et 36) : c'est le respect de la stabilité monétaire, sans tenir compte des variations de son pouvoir d'achat ;

- La continuité d'exploitation (Art. 39) : au regard des règles d'évaluation de l'entreprise et d'une manière générale, l'entreprise est considérée comme devant continuer à fonctionner dans l'avenir prévisible ;

- Le principe de la bonne information (transparence) (Art. 6, 8, 10 et 11) : met en relief l'importance de la présentation et de la communication claire des informations financières à apporter aux utilisateurs des états financiers ;

- Le principe de l'importance significative (Art. 33) : l'information est significative quand son omission et/ou sa déformation pourront influencer l'opinion des utilisateurs des états financiers, d'où la notion de seuil de signification ;

- Le principe de prééminence de la réalité sur l'apparence : ce principe voudrait que les transactions et les autres événements soient comptabilisés et présentés conformément à leur nature et à la réalité financière sans s'en tenir forcément à leur apparence juridique. C'est le cas du personnel intérimaire et des biens pris en crédit-bail.

I.2.3 L'objectif de l'organisation comptable10(*)

L'organisation comptable a pour objectif de collecter de données, la saisie d'opérations comptables dans un dispositif matériel légal efficace en vue de produire des informations financières fiables, homogènes et facilement contrôlables. Pour atteindre cet objectif, l'organisation comptable doit remplir un certain nombre d'obligations légales parmi lesquelles :

- L'enregistrement chronologique, au jour le jour, de toutes les opérations devant aboutir à la production des documents comptables tels que le livre-journal, le grand livre, la balance, etc., en vue d'assurer la transparence et la fiabilité des états financiers ;

- La description du système comptable et des procédures qui sous-tendent l'établissement des documents de synthèse.

A cet effet, l'article 14 de l'acte uniforme OHADA portant organisation et harmonisation des comptabilités des entreprises sises dans les Etats-parties stipule que l'organisation comptable mise en place dans les entreprises doit satisfaire aux exigences de régularité et de sécurité pour assurer l'authenticité des écritures de façon à ce que la comptabilité puisse servir à la fois d'instrument de mesure des droits et obligations des partenaires de l'entreprise, d'instrument de preuve, d'information des tiers et de gestion.

I.2.4 Organisation matérielle de la comptabilité11(*)

L'organisation matérielle de la comptabilité repose sur un certain nombre de supports parmi lesquels figurent :

· un manuel d'organisation comptable : un document qui reprend toutes les règles et procédures à respecter en vue de la compréhension du système comptable ;

· un plan de comptes adaptés à la spécificité de l'entreprise : Art. 18 de l'acte uniforme OHADA portant organisation et harmonisation des comptabilités des entreprises sises dans les Etats-parties montre que les comptes du système comptable OHADA sont regroupés par catégories homogènes appelées classes. Et chaque classe est subdivisée en comptes identifiés par des numéros à deux chiffres ou plus, selon leur degré de dépendance vis-à-vis des comptes de niveaux supérieurs, dans le cadre d'une codification décimale. Et chaque entreprise doit avoir un plan de comptes suffisamment détaillé pour permettre l'enregistrement des opérations.

· Le livre-journal, le grand livre, la balance des comptes, les livres d'inventaire, etc. qui constituent des documents comptables utilisés pour la traçabilité, la fiabilité et le contrôle des informations comptables saisies, enregistrées et synthétisées.

L'article 20 de l'acte uniforme portant organisation et harmonisation des comptabilités des entreprises sises dans les Etats-parties stipule que « les livres comptables et autres supports doivent être tenus sans blanc ni altération d'aucune sorte ». La correction d'erreur s'effectue exclusivement par inscription en négatif des éléments erronés ; l'enregistrement exact est ensuite opéré.

I.2.5 Système d'enregistrement comptable

Deux systèmes ont fait leur preuve pour l'enregistrer les informations comptables à savoir : le système classique et le système centralisateur.

Vu la nécessité de la technologie et de la modernisation, l'informatique a amené une nouvelle ère, à savoir, le traitement comptable informatisé.

I.2.5.1 Le système classique

Certes ce système, traditionnel, est, par maints côtés, archaïque car il repose sur une conception liée à l'état antérieur de l » avènement de la technologie.

- A classer et / ou à analyser toutes les opérations de l'entreprise grâce aux documents comptables (pièces comptables). On parle de pré comptabilisation ;

- A enregistrer ces opérations au jour le jour à partir des pièces comptables dans un document appelé le livre journal

- Et en fin à faire des rapports dans le grand livre et / ou faire des reports dans la balance pour établir les états financiers à la fin de l'exercice (bilan, compte de résultat ; TAFIRE, états annexes).

Selon l'Acte Uniforme portant organisation et Harmonisation des comptabilités des entreprises dans les Etats-parties, en son article 19, il est stipulé que : les livres comptables et autres supports dont la tenue est obligatoire pour la facilitation de l'établissement du livre-journal, et du grand livre.

Ces documents désignent tout élément objectif, archivable et susceptible de donner des informations complètes de nature à permettre une écriture comptable. Ces pièces peuvent être la facture, les bons de commande, les chèques, les pièces de caisse, le bon de livraison, ordre de paiement, etc.

C'est à partir de ces pièces que l'on établit les documents comptables de synthèse en cours ou en fin d'exercice.

Au paragraphe 1 de l'article 19 de l'AUHCE, il est dit que dans le livre-journal, sont inscrits tous les mouvements de l'exercice enregistrés en comptabilité d'une manière chronologique.

C'est un document qui permet d'enregistrer au jour le jour les opérations de l'Entreprise. C'est un document obligatoire pour toutes les Entreprises. Il est tenu sans rature ni altération d'aucune sorte car c'est un document de saisie et de synthèse de base des transactions de l'entreprise et avec les tiers.

Comptes débités

Comptes crédités

Date de l'opération

Intitulé du compte

Libellé de l'opération

Montant débité

Montant crédit

Le grand livre est constitué par l'ensemble des comptes de l'entreprise, où sont reportés ou inscrits simultanément au journal, compte par compte, les différents mouvements de l'exercice.

C'est un registre qui regroupe tous les comptes de l'entreprise c'est-à-dire un document comptable regroupant l'ensemble des comptes du bilan d'ouverture ainsi que ceux des opérations contenues dans le livre-journal.

L'article 19 de l'AUHCE, à son paragraphe 3, montre que la balance générale des comptes c'est un état récapitulatif faisant apparaître, à la clôture de l'exercice, pour chaque compte, le solde débiteur ou le solde créditeur, à l'ouverture de l'exercice, le cumul depuis l'ouverture de l'exercice des mouvements débiteurs et le cumul des mouvements créditeurs, le solde débiteur ou le solde créditeur, à la date considérée.

C'est un document qui permet de contrôler l'exactitude des reports au grand livre. Elle constitue une liste ordonnée et exhaustive de tous les comptes de l'entreprise. Une balance générale peut être à 2, 4, 6, ou 8 colonnes selon le niveau de détails exigés : 2 colonnes des soldes d'ouverture, 2 colonnes des mouvements et 2 colonnes des soldes.

L'article 19 de l'AUHCE, à son paragraphe 4, stipule que le livre d'inventaire que c'est un document sur lequel sont transcrits le bilan et le compte de résultat de chaque exercice, ainsi que le résumé de l'opération d'inventaire.

I.2.5.2 Le système centralisateur

Le système centralisateur a pour but de permettre la division du travail comptable de l'entreprise. Les principes comptables restent les mêmes, seule l'organisation du travail diffère.

Le système centralisateur présente donc un progrès par rapport au système classique. Bien que dépassé par la généralisation de l'informatique, ce système reste encore de nos jours utilisé chez certains cabinets comptables et certaines petites et moyennes entreprises en nombre de plus en plus réduit.

Dans ce système, les opérations sont triées, classées et regroupées par nature et enregistrées dans les journaux auxiliaires quotidiennement. Par période, l'entreprise procède à la centralisation, c'est-à-dire au versement des écritures figurant dans les journaux auxiliaires dans un journal appelé journal général, avant le report dans le grand-livre général. Dans tous les cas, ce système utilise les mêmes supports comptables.

L'entreprise peut avoir autant de journaux auxiliaires que nécessite son organisation comptable. On crée plusieurs journaux en fonction de la nature des opérations. Dans cette technique, chaque journal auxiliaire justifie son nom par l'existence d'un compte support.

- Journal d'achats, Journal des avoirs sur achats : peuvent être regroupés dans un seul journal ;

- Journal de ventes, Journal des avoirs sur ventes : peuvent être regroupés dans un seul journal ;

- Journal de caisse dépenses et Journal de caisse recettes : Peuvent être regroupés dans un seul journal de caisse ;

- Journal de banque dépenses et Journal de banque recettes : Peuvent être regroupés dans un seul journal de banque ;

Le journal de caisse et celui de banque peuvent être regroupés dans un livre de trésorerie.

- Journal d'opérations diverses : Salaires, déclarations sociales et fiscales et écritures de rectification, redressement et inventaires ;

- Journal des effets à payer peut être remplacé par un suivi extra comptable : échéancier ;

- Journal des effets à recevoir peut-être remplacé par un suivi extra-comptable : échéancier.

Lorsqu'une opération concerne deux journaux, il est fait recours aux comptes de virement interne afin d'éviter un double enregistrement.

Les opérations des journaux auxiliaires sont transcrites dans les comptes individuels des tiers groupés en grands livres auxiliaires. De cette manière, on peut avoir un grand livre auxiliaire clients, un grand livre auxiliaire fournisseur.

Périodiquement, on procède à la centralisation. On résume les écritures des journaux auxiliaires à raison d'un article du livre journal par journal auxiliaire. Les comptes du journal des opérations diverses ne sont pas concernés ; le journal des opérations fera l'objet d'un dépouillement.

Après l'opération de centralisation, les écritures comptables se trouvant dans le livre journal centralisateur, sont reportées dans le grand livre général où les comptes individuels sont regroupés dans un compte collectif. On aura ainsi, par exemple, un grand livre général client, un grand livre général fournisseur, etc.

I.2.5.3 Traitement comptable informatisé

L'organisation comptable et les traitements vus précédemment se retrouvent dans les fonctionnalités des différents progiciels de comptabilité disponibles actuellement dans les entreprises et les administrations publiques et privées.

Après imputation sur un bordereau de saisie ou sur le document comptable de base lui-même, les informations sont saisies au clavier dans un journal provisoire ou brouillard de saisie. Cependant, l'exigence d'un document écrit devrait disparaître avec le développement des échanges d'informations par la voie télématique.

Après contrôle, les écritures saisies font l'objet d'une validation qui entraîne la mise à jour automatique des comptes.

De plus en plus, les systèmes sont intégrés les uns aux autres afin d'accroître la vitesse de traitement et de transmission des données. Les différentes comptabilités se trouvent ainsi regroupées : comptabilité générale, comptabilité analytique, contrôle de gestion, gestion financière, gestion prévisionnelle.

L'intérêt essentiel de cette intégration réside dans la saisie unique des événements quelle que soit leur utilisation ultérieure.

La comptabilité générale tient un rôle central majeur d'où l'impérieuse nécessité de la qualité de sa tenue afin d'assurer la fiabilité des informations transmises au système de décision et de pilotage de l'entreprise.

La transmission des données comptables et financières connaît actuellement un changement très important du fait de la dématérialisation des supports d'informations, associés au large développement des échanges de données informatisés par l'intermédiaire des outils de la télématique (exemple : Transferts des Données Fiscales Sociales et Comptables).

Bref, à l'aide d'un logiciel comptable (soft) et d'un ordinateur (hard), on procède au traitement informatique des informations comptables. A partir des pièces justificatives, des informations sont saisies et stockées pour un traitement informatisé devant permettre la production des journaux auxiliaires, des grands livres auxiliaires, du journal centralisateur, du grand livre général, de la balance et des états financiers de synthèse.

1.2.6 Exigences de la comptabilité15(*)

Les exigences de la comptabilité tenue dans les entreprises sises dans les Etats partie de l'espace OHADA sont relatives à la tenue des comptes, à la clarté, à la sincérité, à l'enregistrement, à l'archivage, à l'inventaire, à la périodicité et à l'arrimage des systèmes de présentation au niveau des activités de l'entreprise.

Ces exigences se focalisent essentiellement sur l'énumération des états financiers de synthèse et leur forme de présentation, compte tenu du niveau d'activité de l'entreprise. L'article 1^er de l'acte uniforme OHADA portant organisation et harmonisation des comptabilités des entreprises stipule que toute entreprise doit mettre en place une comptabilité destinée à l'information externe comme à son propre usage. L'article 8 de cet acte énumère ces états qui constituent un tout indissociable (bilan, compte de résultat, TAFIRE, état annexé).

Les articles 26, 27 et 28 s'intéressent respectivement aux états obligatoires des systèmes normal, allégé et minimal de trésorerie.

- Le système normal comporte l'établissement du bilan, du compte de résultat de l'exercice, du Tableau financier des ressources et des emplois de l'exercice, ainsi qu'un état annexé. Ce système comporte aussi l'établissement d'un état supplémentaire statistique ;

- Le système allégé comporte l'établissement du bilan, du compte de résultat de l'exercice et de l'état annexé, simplifiés dans les conditions définies par le système comptable OHADA ;

- Le système minimal de trésorerie repose sur l'établissement d'un état des recettes et des dépenses dégageant le résultat de l'exercice, dressé à partir de la comptabilité de trésorerie que doivent tenir les entreprises relevant de ce système (les très petites entreprises).

Ces exigences visent la comparabilité et, par conséquent, la permanence des terminologies et méthodes utilisées. Cet acte, met en exergue le principe de prudence dans la tenue des comptes pour éviter une distribution des dividendes calculée sur un bénéfice fictif ou aléatoire. Pour ce faire, il faut exclure les produits latents même si les charges latentes sont inclues.

L'article 17 alinéas 1 indique que la comptabilité doit se tenir dans la langue officielle et dans l'unité monétaire en vigueur dans l'Etat-partie concerné. L'article 20 préconise une comptabilité sans blanc ni altération d'aucune sorte.

L'article 22 évoque les conditions de sincérité, de clarté, de régularité pour une comptabilité informatisée ; cette comptabilité doit être justifiée par des pièces sur papier conservables dans le délai précis.

L'essentiel ici est de saisir de façon chronologique, chaque jour de réception ou d'émission, toutes les pièces justificatives de base en précisant leur date, les lieux, leurs origines, leurs contenus. Il est, en plus, recommandé que les opérations de même nature, réalisées en même lieu et le même jour, soient récapitulées sur une même pièce justificative.

L'article 24, stipule que les livres comptables ou documents qui en tiennent lieu, ainsi que les pièces justificatives sont conservés pendant dix (10) ans au sein d'une entreprise.

Pour s'assurer de la sincérité et de la fiabilité des informations comptables, il est conseillé de mettre en place un système de contrôle interne, c'est-à-dire un ensemble de sécurités de maitrise de l'entreprise constitué d'organisation, de procédures et de méthodes qui maintiennent la pérennité de l'entreprise. L'inventaire consiste à relever tous les éléments du patrimoine de l'entreprise en mentionnant la nature, la quantité et la valeur de chacun d'eux en un moment précis.

L'article 19, en dehors des états financiers annuels, établit les autres livres comptables obligatoires parmi lesquels, notamment, le livre d'inventaire sur la base duquel sont transcrits le bilan, le compte de résultat et le résumé d'inventaire de chaque exercice.

Les états financiers de synthèse comptable doivent être établis sur la base des informations concernant une période de 12 mois correspondant à l'année civile. L'article 23 de l'acte uniforme OAHA stipule que les états financiers annuels sont arrêtés au plus tard dans les quatre mois qui suivent la date de clôture de l'exercice. La date d'arrêté doit être mentionnée dans toute transmission des états financiers.

7. Exigences d'arrimage des systèmes de présentation des états financiers au niveau d'activité

Les états financiers annuels obligatoires sont présentés en fonction de la taille de l'entreprise appréciée par son chiffre d'affaire annuel hors taxes. Pour cette fin, toute entreprise est, sauf exception liée à sa taille, soumise au système normal de présentation des états financiers et de tenue des comptes.

CADRE PRATIQUE : MONOGRAPHIE DE L'OFFICE DES ROUTES

II.1. Historique et statut juridique

II.1.1 Historique

Crée au début de la deuxième décennie qui a suivi la décolonisation(1971) par ordonnance-loi n°71/1-21 du 26 mars 1971, l'office des routes un organisme de droit public doté d'une personnalité juridique et d'une autonomie de gestion. Il a été transformé en établissement public en 2009 par les effets des décrets n°09/12 du 24 avril 2009 et n°07/47 du 03 décembre 2009

Son premier PDG fut un blanc en la personne de monsieur Baudouin. Sa compétence s'étend sur un réseau de 58129 km constitué des routes nationales et régionales, son parcours est marqué dès les premiers pas de son existence par des difficultés de tous ordres qui ont conduit à des réformes successives motivées par la recherche constante de l'optimisation de son efficacité sur le terrain. On peut citer entre autre :

Ø La création en 1972 de 55 bases opérationnelles qui ont pratiqué le cartonnage manuel en régie en employant plus de 30000 cantonniers.

Ø La création à partir de 1973, après l'échec de l'expérience précédente de 9 brigades autonomes mécanisées dont le nombre est passé à 22 en 1976 après la récupération par l'office des routes des matériels mis à la disposition des entreprises privées suite à l'échec de la première tentative d'externalisation des travaux d'entretien

Ø La redéfinition en 1974 du champ d'activités de l'office des routes suite à l'insuffisance des crédits budgétaires à travers le choix porté sur un réseau limité à 40000 km sur les 68 000 km lui impartis à l'époque dont 20000 km étaient constitué d'un réseau considéré prioritaire appelé « la grande boucle ».

Ø la création en 1981 de 21 unités de production regroupant les brigades autonomes opérant au niveau de chaque circonscription territorial correspondant actuellement au district et qui était appelé à l'époque sous-région. cette réforme institutionnelle de 1981 à réussi le mérite des structures de l'office des routes de manière à lui assurer une large représentation au niveau national à travers chaque chef-lieu de province des districts et des territoires ainsi que les atouts nécessaires pour une prise en charge adéquate du réseau lui confié, constitué de 58129km correspondant aux routes nationales, régionales ou prioritaires et régionales secondaires déterminées par la classification routière intervenue par l'effet de l'ordonnance loi n° 78-335 du 30 aout 1978. Quinze ans après sa création, l'office des routes qui avait réussi à déployer ses activités sur l'ensemble du territoire national était parvenu à redresser sensiblement la situation du réseau routier congolais et comptait déjà à son actif, les réalisations ci-après :

· La construction d'une cinquantaine des ponts semi-définitifs à tablier modulaires ;

· La construction de cent quinze bacs de tout type (bacs à moteurs, à traille et à treuil) et dont la capacité varie entre 4 et 120 tonnes ;

En 1991 est intervenue une réforme qui a eu pour corollaire la redéfinition du champ d'activités de l'office des routes en fonction d'un réseau cible, estimé à 30786 km constitué des routes jugées prioritaires car supportant plus de 90% du trafic national. Cette réforme a entrainé une réduction drastique des postes de travail au sein de l'office des routes. Près de 550 emplois directs sur les 8000 existants à l'office des routes ont été supprimées et transférés au secteur privé travaillant en sous-traitance avec l'Office des Routes.

II.1.2 Statut juridique

L'office des routes, Etablissement Public, est régi par la loi n° 08/ 009 du 07 Juillet 2008 portant dispositions générales applicables aux établissements publics et par le décret n° 09/47 du 03 Décembre 2009 fixant les statuts d'un établissement public dénommé « Office des Routes ».

A l'article 4 de ce dernier, l'office des routes, établissement public doté de personnalité juridique, a pour objet la gestion du réseau des routes d'intérêt général. A ce titre, il a pour mission :

- Assurer la gestion du réseau routier d'intérêt général et des marchés des travaux qui s'y rapportent ;

- Assurer la fonction d'Ingénieur Conseil du Gouvernement de la République pour toutes les questions relatives aux routes d'intérêt général « RIG ».

- Assurer l'exécution des études et des travaux d'entretien, d'aménagement, de modernisation et de construction des Routes d'intérêt général ; ainsi que des ponts, bacs et autres ouvrages d'art de ce réseau ;

- Préparer dans le cadre de la planification nationale, des programmes à court, moyen et long termes, visant la réalisation de son objet.

II.2. Organisation administrative et fonctionnement

II.2.1 Organigramme

Au niveau national, les structures organiques de l'Office des Routes sont^16(*) :

Etant une société organisée, l'office des routes est structuré de la manière suivante :

· la division administrative et financière s'occupe de l'administration et de finances de la direction provinciale (DP500) ainsi que de toutes ses unités.

· la division technique s'occupe de l'exploitation, du contrôle et de l'inspection des travaux. Elle est dirigée par le chef de division technique (CDT).

Direction

Administration et technique

Administration et finance

· Directeur provincial(DP)

· secrétariat de direction

· informaticien

chef de division technique(CDT) exploitation

· inspecteur routier

· contrôleur matériel

· chef de service

· ingénieur des études

· Dessinateur

Administration et finance

· chef de division administrative et financière(CDAF)

· comptable provincial(CP)

· chef du personnel

· comptables

· caissière

· magasinier

· operateur phonie

· agent protocole

· chauffeur

· huissier

· manoeuvre entretien

· gardien

II.2.2 Fonctionnement

Pour un bon fonctionnement, tous les organes composant la structure de l'Office des Routes sont intimement liés. Cette structure s'adapte à la politique gouvernementale pour bien coordonner ses activités sur le terrain. Elle est composée de la manière suivante :

Il est l'organe de conception, d'orientation, de contrôle et de décision de l'Office des Routes. Il définit la politique générale, détermine le programme, arrête le budget et approuve les états financiers de fin d'exercice.

Le conseil d'administration est composé de cinq membres, en ce compris le Directeur Général, le président du conseil d'administration et trois administrateurs.

La Direction Générale de l'Office des Routes est assurée par un Directeur Général, assisté par un Directeur Général Adjoint, tous nommés, relevés de leurs fonctions et, le cas échéant, révoqués par l'Ordonnance du Président de la République, sur proposition du Gouvernement délibérée en Conseil des Ministres. Et ces deux personnalités sont nommées pour un mandat de cinq ans renouvelable une fois.

La Direction Générale exécute les décisions du conseil d'administration et assure la gestion journalière de l'Office. Elle exécute le budget, élabore les états financiers et dirige le personnel et l'ensemble des services.

Cette Direction représente l'Office vis-à-vis des tiers. A cet effet, elle a tous les pouvoirs nécessaires pour assurer sa bonne marche et pour agir en toute circonstance en son nom.

Le contrôle des opérations financières de l'Office des Routes est assuré par un collège des commissaires aux comptes. Celui-ci est composé de deux personnes issues des structures professionnelles distinctes et justifiant des connaissances techniques et professionnelles éprouvées.

Ces commissaires aux comptes ne peuvent prendre aucune décision individuelle ; et sont nommés par le Décret du premier Ministre délibéré au conseil des Ministres, sur proposition du Ministre de tutelle, pour un mandat de 5 ans non renouvelable.

Les Directions Provinciales sont sous la supervision de l'Administrateur Délégué Général. Elles coordonnent toutes les activités du réseau routier des provinces. Ces directions sont implantées dans les provinces ci-après : Bandundu, Bas-Congo, Equateur, Katanga, Kasaï oriental, Kasaï occidental, Kinshasa, Maniema, Province Oriental, Sud-Kivu et Nord-Kivu.

Pour l'exécution des programmes de l'Office des Routes, les Directions Provinciales comprennent les Unités ci-après :

- Le centre matériel : s'occupe de l'entretien et la maintenance des matériels routiers et du bac ;

- L'Antenne LNTP (Laboratoire National des Travaux Publics) : s'occupe de l'étude du terrain et des matériaux à utiliser ;

II.3. Organisation financière de l'Office des Routes

II.3.1 Le patrimoine de l'Office des Routes et son financement

Selon l'article du Décret n^o 09/ 47 du 03/12/2009 fixant les statuts d'un établissement public dénommé « OFFICE DES ROUTES », le patrimoine de l'Office des Routes est constitué de tous les biens, droits et obligations qui lui sont reconnus conformément à l'article 2 de ce même décret qui stipule que l'ensemble des biens corporels et incorporels ainsi que les créances nettes constituent la dotation de l'Office ; des équipements, matériels et autres biens acquis dans le cadre de l'exécution de son objet.

L'Office des Routes a des matérielles vieilles et un nouvel équipement offert par l'Union Européenne : le parc matériel, engins routiers, équipements divers, véhicules légers, etc.

Elles proviennent de deux sources essentielles qui sont les financements internes et externes. Pour le financement interne, le gouvernement Congolais constitue le principal bailleur de fonds dans le cadre du budget de l'Etat. L'office des Routes doit bénéficier des subventions de l'Etat pour fonctionner.

En ce qui concerne les bailleurs de fonds extérieurs qui sont des organismes internationaux et ce dans le cadre de la coopération multinationale et des pays amis ils signent des accords. L'élaboration du programme de l'Office des Routes est tributaire de la conjoncture économique international car les services du FMI jouent un rôle primordial dans l'élaboration du programme annuel de l'Etat.

II.3.2 Organisation des services financiers

L'organisation comptable d'une entreprise et la régularité de la tenue de sa comptabilité s'inscrivent dans l'organisation administrative d'ensemble de cette entreprise, quant à la collecte des faits comptables à enregistrer, quant aux circuits d'informations, quant aux vérifications des faits d'exactitude et de vraisemblance, quant aux supports matériels mise en oeuvre.

L'exercice comptable de l'Office des Routes commence le 1^erJanvier et se clôture le 31 Décembre de la même année.

La mission de la finance de l'Office des Routes relève de la responsabilité du département financier qui collecte, traite et restitué toutes les informations de gestion à caractère financier et comptable, générées par l'activité globale de l'Etablissement.

Le département financier est dirigé par un Directeur, chef de Département et comprend deux directions : la Direction Comptabilité et Budget et la Direction de Trésorerie.

- Gérer les flux liés à l'activité de l'Office des Routes : Ressources propres, aides et financements extérieurs, subvention de l'Etat, financement FONER, ...

- Coordonner les activités d'élaboration des prévisions budgétaires et assurer le suivi budgétaire ;

- Suivre et évaluer les activités financières de la Direction Générale et des Provinces ;

- Préparer le plan d'activité et les rapports d'évaluation périodiques y afférentes.

1. Direction Comptabilité et Budget

Cette direction comprend deux divisions (Comptabilité et Budget) et cinq services dont trois pour la Division de Comptabilité (service comptabilité de la Direction Générale, service comptabilité des provinces, service comptabilité analytique) et deux pour la division Budget.

Dirigée par le Directeur de la Comptabilité et Budget, sous la dépendance hiérarchique et fonctionnelle du Directeur, Chef de département financier. La direction comptabilité et Budget a pour mission :

- Collecter les informations relatives à l'élaboration du budget et préparer les documents nécessaires pour les organes de décision ;

- Animer l'élaboration et la mise en oeuvre des budgets en liaison avec les entités de travail concernés et le suivi des dépenses engagées par rapport aux prévisions ;

- Consolider les prévisions budgétaires sectorielles et verifier leur cohésion avec les objectifs du contrat programme ainsi que leur conformité aux procédures en vigueur ;

- Affecter et communiquer aux différentes entités les crédits budgétaires alloués ;

- Proposer les règles de fonctionnement à soumettre à l'approbation des organes de décision ;

- Analyser et interpréter les informations issues des services comptables et faire les rapports et propositions utiles aux organes de décision ;

a. La division budget

- Suivre et réguler l'exécution du budget en fonction des ressources disponibles ;

Ce service collecte les informations relatives à l'élaboration du budget et prépare les informations nécessaires pour les organes de décision ; anime l'élaboration et la mise en oeuvre des budgets en liaison avec les entités de travail concernés ; et enfin il consolide les prévisions budgétaires sectorielles et vérifie leur cohérence avec les objectifs du contrat programme ainsi que leur conformité aux procédures en vigueur.

Ce service tient les tableaux de bord de l'exécution des budgets ; assure le contrôle et le suivi de l'exécution du budget ; suit et régule l'exécution du budget en fonction des ressources disponibles et procède aux imputations budgétaires.

b. La division comptabilité

- Analyser et affermir les données comptables des provinces et autres entités ;

- Assurer l'établissement des documents de comptabilité générale et analytique ;

- Assurer la sortie rapide, régulière et fiable des résultats comptables et financiers intermédiaires, de même que les états financiers annuels ;

Ce service se charge à recevoir et inventorier les pièces comptables venant de la direction trésorerie ; à faire les imputations comptables ; à tenir la comptabilité des opérations diverses ; à faire l'encodage et vérification des écritures comptables ; présenter la mensuelle à la fin de chaque mois et de faire des analyses sur la situation de chaque compte.

Le comptable provincial a pour mission de (d') : réceptionner les balances mensuelles des provinces ; tenir les inventaires des unités des provinces et affermis la comptabilité provinciales.

Ce service présente des informations comptables selon une classification et des agrégats cohérents avec le découpage budgétaire ; mène des analyses multidimensionnelles permettant l'évaluation de la rentabilité de produits, coûts des opérations, contrôle des centres de coûts, préparation de décisions ; détermine les coûts des produits et services : répartir les charges de la comptabilité générale entre différents produits, activités et services ; rend la visibilité complète sur les coûts engagés par l'Office des Routes ; fournit les éléments nécessaires à l'évaluation de certains éléments du bilan ; maîtrise les activités de l'OR ; connait la rentabilité des activités de l'établissement et enfin pilote les activités : indicateurs et système de reporting.

La Comptabilité au niveau des départements, provinces et autres unités de l'OR se tient de manière à faire l'enregistrement des opérations comptables et financières de toute la province ou entité concernée et cela de façon chronologique c'est-à-dire chaque jour dans le soucis d'assurer la sortie rapide, régulière et fiable des rapports comptables et financiers intermédiaires et d'expédier ces rapports mensuels à la direction générale au plus tard le 05 de chaque mois qui suit l'exercice écoulé.

2. La Direction Trésorerie

- Gérer les finances, la trésorerie et les comptes bancaires et veiller à l'optimisation de la gestion des flux de trésorerie ;

- Assurer la liaison avec les banques et les organismes de financement sous la direction du directeur, chef de département ;

- Elaborer et mettre en oeuvre le plan de trésorerie et de procéder au recouvrement ;

- Exécuter les transactions financières et de tenir les dossiers des flux de trésorerie ;

- Préparer les éléments du rapport d'activités et le plan d'activité mais aussi le rapport d'évaluation périodiques y afférentes.

La direction de trésorerie comprend deux divisions (Banque et Caisse) et quatre services (servie Financement Trésor Public, service Financement divers, service Caisse Guichet et service caisse documentation et vérification).

a. La Division Banque

Cette division a pour missions d'assurer la liaison avec les banques, assurer le suivi des comptes bancaires de l'établissement et le suivi des engagements pris par les agents auprès des organismes de crédit sous la garantie de l'Office des Routes ; de préparer et exécuter les ordres de paiements par les banques, assurer la conservation des titres de paiement par les banques ; tenir le journal des banques et établir le tableau de bord de restitution relatif des fonds mis à la disposition des directions provinciales.

Les deux services de la division banque sont : le service de financement trésor public et service de financement divers.

Ce service a pour missions de suivre et contrôler les fonds financés par le trésor public ; tenir les fiches des engagements des agents auprès des banques avec cautionnement de l'Office des Routes ; contrôler les pièces justificatives ; fournir les éléments des rapports d'activités et d'établir les titres de paiements par banque.

Ce service a pour missions de suivre et contrôler les fonds financés par les organismes autre que le trésor public ; tenir les fiches des engagements des agents auprès des banques avec cautionnement de l'Office des Routes ; contrôler les pièces justificatives ; fournir les éléments des rapports d'activités et d'établir les titres de paiements par banque.

b. La Division caisse

La mission de cette division est de vérifier les documents des paiements ; d'élaborer le projet de plan de décaissement ; de veiller à la tenue de la caisse ; de procéder aux recouvrements ; de préparer les éléments du rapport d'activités ; d'assurer l'exécution des ordres des paiements par caisse et faire et vérifier le journal de caisse.

Il a pour mission de rassembler et vérifier les pièces justificatives de paiement ; de préparer les ordres de paiement ; de suivre les provisions et en tenir le journal de justifications et de vérifier la conformité des pièces avant leur transmission à la comptabilité.

Ce service a pour mission de tenir les livres de caisses ; d'exécuter les encaissements et les décaissements autorisés et fournir les éléments des rapports d'activités.

II.3.3 Les mécanismes et circuits comptables

1. Les manuels de politiques comptables

L'Office des Routes est une grande entreprise publique, qui est régie par le Décret n^o 09/ 47 du 03/12/2009 fixant les statuts d'un établissement public dénommé « OFFICE DES ROUTES ». Ainsi, pour une bonne gestion de ce dernier, certaines règles sont mises en marche pour le bon fonctionnement du service financier ; parmi les quels nous pouvons :

- Le manuel des procédures de gestion comptables, financières et élaboration du budget annuel ;

- Et tant d'autres manuels qui régissent le système financier et comptable en RD Congo et sur l'espace des Etats parties de l'OHADA.

2. Les manuels de procédures comptables

Le manuel comptable de l'entreprise décrit particulièrement l'organisation comptable de l'entreprise, les méthodes de saisie et de traitement des informations, les politiques comptables et les supports utilisés. Il comprend notamment les informations ayant trait : à l'organisation générale de l'entreprise ; à l'organisation comptable de l'entreprise ; au plan des comptes, à la description des contenus des comptes et au guide des imputations comptables ; à la description des procédures de collecte, de saisie, de traitement et de contrôle des informations ; au système de classement et d'archivage ; aux livres comptables obligatoires et aux liés entre ces livres et autres documents et pièces comptables ; au modèle retenue de présentation des états financiers ; au guide de justification des comptes et des travaux d'inventaire avec des modèles de rapprochement et d'état de justification pour les travaux récurrents ; au modèle d'instruction d'inventaire ; à l'organisation des travaux d'élaboration et de présentation des états financiers.

Pour cela, l'Office des Routes a mis en place un manuel des procédures comptables et financier nommé « Mémento financier actualisé de l'Office des Routes suivant le système comptable OHADA » vers août 2013 et qui avait pris effet à dater du 01 Janvier 2014 ; et qui comprend les différents documents :

- Le manuel des procédures de gestion comptables, financières et élaboration du budget annuel ;

- Le tableau de correspondance et le plan des comptes de l'Office des Routes en système comptable OHADA ;

II.3.4 La tenue de la comptabilité et les différents livres comptables

1. La tenue de la comptabilité

L'organisation de la comptabilité de l'Office des Routes est Centralisatrice c'est-à-dire que l'office des Routes utilise le système centralisateur avec un traitement comptable informatisé. Pour ce faire l'Office des Routes utilise un logiciel comptable qui est adapté à sa politique et accepté par les autorités appelé « CCOMPAH », c'est-à-dire Celma Compta Harmonisation.

Ainsi, la tenue de la comptabilité à l'Office des Routes repose sur un traitement informatique qui utilise un logiciel comptable acquis par l'Office des Routes. Pour ce faire^18(*) ; l'organisation comptable mise en place fait recours à des procédures qui permettent de satisfaire aux exigences de régularité et de sécurité requises en la matière.

La tenue de la comptabilité de l'Office des Routes passe par les étapes suivantes :

Les supports utilisés sont les pièces justificatives (factures d'achats ; facture de vente ; bordereau de paiement ; bordereau de versement ; notes de débit et de crédit ; notes des frais, état de paie ; quittance, reçu, etc.

Les supports utilisés sont les pièces justificatives : travaux suivants sont faits, la réception des pièces justificatives ; l'analyse critique des pièces justificatives : fond et forme ; le triage et classement des pièces justificatives ; l'attribution d'un numéro d'enregistrement comptable aux pièces justificatives et l'imputation des pièces justificatives.

Cette étape consiste à dresser le journal comptable pour la passation des écritures dans le journal concerné : le journal des liaisons internes, le journal de banque, le journal de caisse, le journal des opérations diverses.

C'est une étape qui consiste à l'encodage de données comptables grâce aux journaux comptables et le grand livre et à la production automatique des états financiers provisoires et leurs annexes.

Cette étape consiste à analyser les comptes mouvementés, à justifier les soldes des comptes et les écritures de redressement et de régularisation grâce au grand livre, journaux et pièces justificatives.

C'est une étape très capitale qui se fait au niveau de la Direction Générale, consistant à produire la balance générale, le compte de résultat, le TAFIRE, le grand livre général et auxiliaire, les journaux comptables informatisés.

Signalons que les états financiers et le rapport de gestion établis respectivement par la Direction de la comptabilité et la direction de contrôle de gestion, sont soumis à l'approbation du conseil d'administration et le gouvernement congolais par le truchement du ministère de tutelle, ministère des travaux publics dans le délai de six mois à compter de la date de clôture de l'exercice et après ces documents doivent être conservés pour servir comme preuve en cas de justice.^19(*)

2. Les différents livres comptables de l'office des Routes

Vu le volume de l'activité comptable de l'Office des Routes, cet établissement utilise neuf journaux comptables qui sont subdivisés en journal monnaie local et en monnaie étrangère pour l'enregistrement des données. Grâce à ceux journaux, l'établissement arrive à produire le grand livre, les états financiers aussi bien les états annexes.

Il enregistre toutes les opérations relatives aux transactions effectuées entre les unités de l'Office des Routes ainsi qu'avec la Direction Générale. Il existe deux journaux des liaisons internes : l'un en monnaie local CDF et l'autre en monnaie étrangère (Devise).

C'est un journal qui enregistre les opérations entre deux unités de l'OR dont l'unité qui passe les écritures dans le journal est la réceptrice du document.

C'est un journal qui enregistre les opérations entre deux unités de l'OR dont l'unité qui tient ce journal est l'initiateur du document justificatif et expéditeur au destinataire.

Ces journaux enregistrent toutes les opérations d'achats effectués par l'office des routes. Ils ont un compte principal mouvementé, le compte fournisseur qui est crédité par le débit des comptes des charges ou des comptes de stocks.

Dans ce journal, on distingue les journaux financiers de caisse et les journaux de banque. La procédure d'enregistrement est la même pour tous les journaux financier.

On distingue le journal de caisse en CDF, en RME et le journal de caisse sociale.

Le journal de caisse en CDF enregistre les opérations d'entrée et de sortie des fonds de la caisse en Francs congolais. Toutes écritures doit être appuyer par une pièce justificative. Une écriture de décaissement qui n'a pas de pièce justificative est supposée n'avoir pas eu lieu. Le solde de caisse dans le journal doit correspondre aux espèces en caisse dans le coffre-fort.

En ce qui concerne, les deux autres journaux de caisse, l'enregistrement suit les mêmes principes sauf que la différence réside sur la monnaie utilisée pour la caisse en devise et que la caisse sociale n'enregistre que les opérations des prêts accordés aux agents. Ce dernier est une caisse tenue en devise. Le compte principal ici est le compte caisse, qui est débité pour les entrées des fonds à la caisse et crédité pour les sorties.

Il y a une particularité parce que pour chaque compte bancaire, on ouvre un journal particulier. Comme la Direction provinciale à trois comptes bancaires, il est ouvert aussi trois journaux de banque, à savoir :

La procédure d'enregistrement est la même pour tous les journaux et est identique à celle de la caisse.

Est un journal dans lequel sont enregistrées les opérations des consommations des matières et fournitures, des emballages pour les besoins internes de l'entreprise en rapport à son fonctionnement normal. Il existe la consommation en devise et en francs congolais dont les codes se différent pour chacun d'eux.

Dans ces journaux, il est enregistré les opérations qui ne sont pas enregistrés dans les journaux ci-dessous. Ces journaux sont au nombre de quarte, qui sont :

Il est inscrit dans ce journal, les opérations de correction d'écriture, des amortissements et des provisions, des états de paie, etc.

Le paiement de la créance s'effectue dans le journal de caisse, le journal des OD se limite seulement à enregistrer la créance des agents sur l'entreprise.

La procédure est la même comme dans le journal des OD en CDF sauf que les opérations faites en devise sont enregistrées dans le journal des OD en devise.

C'est un journal qui n'enregistre que les opérations relatives au paiement des salaires des agents.

C'est un journal qui enregistre les opérations de réouverture des comptes au 1^erjanvier. Les opérations sont passées une fois seulement et la pièce justificative est la balance d'ouverture au 1^erjanvier de l'année en cours.

On débite dans ce journal les comptes présentant le solde débiteur au 31 Décembre de l'année précédente par le crédit des comptes accusant des soldes créditeurs. Les comptes de gestion étant déjà soldés dans le tableau de formation de résultat.

L'Office des Routes en général n'a pas un objectif commercial ; mais il lui arrive de vendre des biens et des services au public tel que des mitrailles, locations véhicules, locations bâtiments, etc.

A cela toute opération de vente est enregistrée dans le journal des ventes qui comprend aussi le journal tenu en CDF et le journal en RME.

Les livres comptables ou les documents qui en tiennent lieu, ainsi que les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans à l'Office des Routes. (Livres, balances, journaux, pièces comptables, etc.)

Selon l'article 8 de l'Acte uniforme relatif au droit comptable OHADA montre que les états financiers annuels comprennent le bilan, le compte de résultat, le Tableau financier des ressources et des emplois ainsi que l'état annexe.

A cet effet l'office des Routes utilise le système normal comportant l'établissement du bilan, du compte de résultat de l'exercice, du tableau financier des ressources et des emplois de l'exercice, ainsi que d'un état annexe dont les dispositions principales sont fixées dans le système comptable OHADA.^20(*)

Il décrit séparément les éléments d'actif et les éléments de passif constituant le patrimoine de l'Office des Routes. Il fait apparaître de façon distincte les capitaux propres. Le bilan de l'exercice fait apparaître de façon distincte, à l'actif : actif immobilisé, l'actif d'exploitation attaché aux activités ordinaires, l'actif hors activités ordinaires et l'actif de trésorerie ; au passif : les capitaux propres et ressources assimilées, les dettes financières, le passif d'exploitation attaché aux activités ordinaires, le passif hors activités ordinaires et le passif de trésorerie.

Le compte de résultat récapitule les produits et les charges qui font apparaître, par différence, le bénéfice net ou la perte nette de l'exercice. Il fait apparaître les produits et les charges, distingués selon qu'ils concernent les opérations d'exploitation attachées aux activités ordinaires, les opérations financières, les opérations hors activités ordinaires. Le classement des produits et des charges permet d'établir des soldes de gestion dans les conditions définies par le système comptable OHADA.

Il retrace les flux de ressources et les flux d'emplois de l'exercice. Il fait apparaître, pour l'exercice, les flux d'investissement et de financement, les autres emplois, les ressources financières et la variation de la trésorerie.

Vu que l'Office des Routes est un établissement étatique qui ne vit que de subvention et il n'a pas de dividendes à calculer, actuellement le ratio de l'autofinancement n'est pas calculé.

Il complète et précise, l'information donnée par les autres états financiers annuels. Il comporte tous les éléments de caractère significatif qui ne sont pas mis en évidence dans les autres états financiers et sont susceptibles d'influencer le jugement que les destinataires des documents peuvent porter sur le patrimoine, la situation financière et le résultat de l'Office des Routes.

III. PRESENTATION ET ANALYSE DES DONNEES

Selon l'article 4 du memento financier de l'Office des Routes suivant le système comptable OHADA, la comptabilité doit satisfaire, dans le respect de la règle de prudence, aux obligations de régularité, de sincérité et de transparence inhérentes à la tenue, au contrôle, à la présentation et à la communication des informations qu'elle a traitée.

A cet effet, dans ce chapitre nous allons traiter dans la première section le livres comptables, dans la deuxième section les états financiers et en fin dans la troisième section de l'analyse des données et qui aboutira à une conclusion générale aussi bien des quelques recommandations.

III.1. Les livres-comptables

Les livres comptables de l'office des routes sont généralement constitués des journaux, du grand-livre, des balances.

III.1.1 Les journaux

Comme nous l'avons souligné dans le chapitre précédant, l'Office des Routes utilise un système centralisateur. A cet effet, il regroupe à son sein neuf journaux pour l'enregistrement de ces opérations comptables.

Ces journaux enregistrent d'une manière chronologique et informatisée toutes les opérations transactionnelles entre les unités de l'Office des Routes et la Direction ; toutes les opérations d'achats effectués par l'Office des Routes ; les opérations financières c'est-à-dire l'entrée ou la sortie de fonds dans la caisse ou dans le compte banque de l'entreprise pour un but quelconque ; les opérations des consommations des matières et fournitures et des emballages pour les besoins internes de l'entreprise en rapport avec son fonctionnement normal ; et diverses opérations pouvant intervenir pendant l'exercice comptable (l'opération de vente des services publics et de biens, etc.)

Comme l'Office des Routes fait recours à la technique de l'informatique pour la tenue de sa comptabilité, les journaux doivent être identifiés, numérotés et datés, dès leurs établissements, par les moyens légaux offrant toute garantie de respect de la chronologie des opérations, de l'irréversibilité et de la durabilité des enregistrements comptables.

III.1.2 Le grand-livre

Il identifie les mouvements des différents comptes enregistrés au cours de la période des soldes reportés à nouveau.Grâce au grand livre, l'office des Routes établit la balance pour en dégager le solde de tous les comptes mouvementés durant l'exercice comptable.

Cet à partir du grand-livre que la Direction de Comptabilité élabore les balances afin de dégager un document pouvant conduire à l'élaboration des états financiers annuels.

III.1.3 Les balances

Elle est constituée des soldes de début et de fin de période y compris les flux de la période.

En constituant les soldes, la balance peut également les confirmer ou les faires disparaitre pour la synthèse de tous les comptes.

La Direction provinciale produit chaque fin du mois une balance mensuelle des comptes en fonction des opérations enregistrées enfin d'élaborer un rapport financier à envoyer à la direction générale de comptabilité afin de produire une balance mensuelle consolidée de l'Office des Routes.

Pour ce faire,ces livres comptables ou les documents qui en tiennent lieu, ainsi que les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans à l'Office des Routes.

III.2. Les états financiers

Les états financiers de l'Office des Routes comprennent le bilan, le Compte de Résultat, le Tableau Financier des Ressources et des Emplois ainsi que l'Etat annexé. Ces états annuels sont arrêtés au plus tard dans les quatre mois qui suivent la date de clôture de l'exercice.

III.2.1 Le bilan

C'est dans le bilan que l'on présente le patrimoine ou la situation de l'entreprise pour la synthèse de tous les comptes.

Le bilan de l'Office des Routes se présente selon le système normal c'est-à-dire d'une manière détaillée et par masse. A l'actif, nous avons l'actif immobilisé, l'actif circulant et la trésorerie-actif ; au passif, on peut y retrouver les capitaux propres et les ressources assimilées, les dettes financières, le passif d'exploitation, et le passif de trésorerie.

Pour les comptes d'exploitation, on peut en avoir les comptes d'actif ou passif des activités ordinaires ou hors activités ordinaires.

Les actifs immobilisés sont tous les comptes de la classe 2 du plan de compte de l'Office des Routes, leur comptabilité est faite au niveau de la Direction Générale à Kinshasa mais la direction provinciale use de toutes utilisations de bien meuble et immeuble et fait rapport à chaque fin du mois pour montre la situation de ses actifs immobilisés.

Lors de l'établissement de ce document, l'Office des Routes utilise des codes référentiels pour chaque compte utilisé dans le bilan.

III.2.2 Le compte de résultat

Etant un document qui résume les produits et charges de l'entreprise pour une période donnée, l'Office des Routes classe les produits et les charges dans l'unique objectif d'établir les soldes de gestion dans les conditions définies par le système comptable utilisé par les entreprises congolaises qui est le système comptable OHADA.

III.2.3 Le Tableau Financier des Ressources et des emplois

Le TAFIRE de l'Office des Routes a pour objectif de montrer clairement les flux des ressources et les flux des emplois de l'exercice.

Il permet une obtention comptable de la capacité d'autofinancement, une analyse des éléments du besoin de financement qui sont traités en éléments hors activité ordinaire. Ce traitement maintient la relation classique selon laquelle le fonds de roulement est égal au besoin en fonds de financement plus la trésorerie.

Le bilan présenté ainsi des rubriques de « trésorerie-actif » et de « trésorerie-passif » qui, par simple différence, permet d'obtenir la trésorerie nette globale. Il évite, en outre les confusions qui résulteraient des compensations injustifiées, entre actif et passif, en faisant clairement apparaitre, dans la trésorerie, des éléments du passif qui y seraient camouflés. Les montants des crédits d'escompte, obtenus par l'Office des Routes, ainsi que ceux des crédits de trésorerie et des découverts, sont clairement inscrits dans le passif du bilan.

A l'opposé, les effets encours d'escompte clients sont maintenus dans les dettes. Et cela est normal, car ce n'est pas parce qu'un client a accepté un effet à 90 jours qu'il a payé sa dette, même si la banque a prêté de l'argent à l'Office des Routes.

Le TAFIRE est destiné à expliquer l'évolution des grandes masses du bilan et à situer le niveau normal du besoin de financement.

Le fonds de roulement est défini comme étant la partie des ressources durables qui dépasse l'actif immobilisé.

Le FR peut être positif ou négatif, mais seule l'évolution du FR sur plusieurs années consécutives nous renseigne sur l'amélioration ou la dégradation de l'entreprise.

On se pose la question de savoir, quelle est la partie de l'actif circulant qui n'arrive pas à financer les dettes à court terme ?

Le BF se décompose en besoin de financement d'exploitation ordinaire et en besoin de financement d'exploitation hors activités ordinaires.

La trésorerie peut être définie comme ce qui reste du fonds de roulement après que ce dernier ait financé le besoin de financement.

La Trésorerie nette est la différence : Actif de Trésorerie (AT) - Dettes de Trésoreries (DT)

Le TAFIRE vise à réaliser un compromis entre les deux grands types de tableaux existants : les tableaux dits de « financement » et les tableaux dits de « flux de trésorerie ».

Leur conception est axée sur l'analyse de l'évolution des financements de l'Office des Routes et des emplois correspondants. La trésorerie y apparait comme un ajustement de flux. Certains de ces tableaux procèdent d'une affectation ou quasi-affectation des ressources à des emplois, alors que d'autres se veulent plus neutre (comparaison globale d'un « pool des ressources », avec un `pool d'emplois »). Pailleurs, ces tableaux dits des flux ne le sont, le plus souvent, que partiellement.

Ces tableaux de flux de trésorerie comportent, dans leur ensemble, une grande faiblesse, née de leur conception : ils ne peuvent pas mettre en évidence l'évolution de la structure financière de l'Office des Routes, révélatrice de la politique suivie par les dirigeants.

Les tableaux de trésorerie ont une utilité certaine tant au plan de raisonnement, à court terme, qu'à celui de l'observation des tactiques, mais ils ne sont pas des révélateurs stratégiques, comme peuvent l'être les tableaux de financement.

- La première partie du TAFIRE se compose de 4 soldes financiers, qui sont :

Elle correspond à la trésorerie potentielle dont pourra disposer l'Office des Routes pour financer les investissements sous quelques mois. Elle indique la capacité que l'OR a de s'autofinancer par lui-même, sa capacité de remboursement des emprunts, sa capacité de renouveler les investissements. C'est un indicateur essentiel du potentiel de croissance de l'Office des Routes.

La CAFG = Produits encaissables - Charges décaissables (les opérations HAO sont incluses dans cette formule).

La CAFG peut se calculer soit par la méthode soustractive, soit par la méthode additive. Pour la certitude il est recommandé d'utiliser les deux méthodes pour la véracité et l'exactitude.

CAFG = EBE+Produits encaissables restants - Charges décaissables restantes - Incidence des Cessions d'immobilisation - Dotations courtes

CAFG = Résultat net de l'exercice hors cessions d'actifs - (comptes 82 + comptes 81) + Dotations (comptes 68 et 69) - Reprises (comptes 79)

Il s'agit de la trésorerie nette qui est consacrée effectivement à l'investissement ou à l'accroissement du fonds de roulement.

Mais pour le cas de l'Office des Routes, ce ratios n'est pas calculé pour simple raison qu'il est un établissement étatique qui ne vit que de subvention et il `a pas de dividendes à calculer.

Elle permet de répondre à la question suivante : Y a-t-il augmentation du besoin de financement d'exploitation ou diminution ?

Il permet de savoir si l'Office des Routes a consommé ou non de la trésorerie en cours de son activité pendant l'exercice.

· Lorsque l'ETE est négatif, c'est un très mauvais signe, ceci signifie que l'Office des Routes consomme de la trésorerie au lieu d'en dégager ;

· Par contre, s'il est positif, c'est un signe de bonne rentabilité et de bon autofinancement en perspective.

· Recenser le volume des ressources dont a disposé l'Office des Routes au cours de l'exercice et expliquer l'utilisation qui en a été faite ;

· Permettre de mesurer l'incidence de l'investissement sur la structuration financière de l'Office des Routes.

Elle est structurée comme le haut du bilan dont elle explique les variations et peut être traduite comptablement en un tableau à double entrée pour faciliter sa compréhension :

o Propres : apports en capital, prélèvements sur capital, subventions d'investissement (comptes 10 et 14) ;

o Etrangères : nouveaux emprunts et nouvelles dettes financières (comptes 16 et 18).

La variation de la trésorerie crée le lien entre le haut du bilan et le bas du bilan.

III.2.4 Etat annexe

L'état annexe est un document obligatoire joint au compte de résultat et au bilan, prévu par PCO. L'objectif poursuivi par PCO est, par ce document supplémentaire, de donner une image la plus fidèle possible de l'Office des Routes. L'annexe complexe complète et commente l'information donnée par le résultat et le bilan. En ce sens, elle apparait comme un document essentiel.

L'état annexe de l'office des routes fournit deux sortes d'informations : informations obligatoires et informations significatives.

· La dérogation à l'application d'une prescription comptable si cette dernière se révèle impropre à donner une image fidèle ;

· Modifications apportées au niveau de la présentation des comptes annuels et des méthodes d'évaluation ;

· Commentaires sur certains postes : frais d'établissements, frais de recherche, fonds commercial ;

· Explication sur les réglementations : charges et produits constatés d'avance, charges à payer, produits à recevoir, ... ;

- Informations significatives : qui sont nécessaire à l'obtention d'une image fidèle et qui sont :

· Modes et méthodes d'évaluation appliqués aux postes du bilan et résultat ;

· Informations laissées à l'initiative de l'entreprise, susceptible d'apporter des précisions manquantes.

L'état financier de l'office des routes complète et précise l'information donnée par les autres états financiers annuels, aussi c'est un document complémentaire des autres états financiers avec lesquels il concourt à l'obtention d'une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'Office des Routes. Ainsi, toutes les informations qu'il contient doivent être vérifiables et comparables d'un exercice à l'autre.

L'état annexe engage la responsabilité du chef à qui il incombe de choisir les informations nécessaires et utiles. Est requise la production de toute information susceptible d'influencer le jugement que les destinataires des comptes peuvent porter sur le patrimoine, la situation financière et le résultat de l'office des routes.

III.3. Analyse des données

La comptabilité régulièrement tenue peut être admise en justice pour servir de preuve en cas de contentieux. Si elle a été irrégulièrement tenue, elle ne peut être invoquée par son auteur à son profit.

III.3.1 Les livres comptables

Les livres comptables de l'Office des Routes sont tenus régulièrement par le service de comptabilité de la Direction provinciale de façon saine dans le souci d'en produire une balance mensuelle et d'élaborer les rapports financiers à déposer auprès de la Direction de Comptabilité et budget à Kinshasa à la fin de chaque mois.

L'Office des Routes utilise différents journaux pour la comptabilisation de ses activités quotidiennes afin de rendre compte de façon concise et claire et d'en produire les états financiers annuels qui respectent le principe de sincérité et de régularité ; aussi ces livres comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans à l'Office des Routes.

Ainsi, l'élaboration des livres comptables se fait grâce à la technique de l'informatique et exige la présence des pièces justificatives qui prouvent la véracité de l'écriture comptable.

Au plus tard le 05 du mois prochain, tous les rapports comptables et financier venant de tous les centres comptables sont produits et déposés à la direction comptabilité et budget. Après la consolidation par la division comptabilité, la direction comptabilité et budget produit la balance mensuelle consolidée de l'Office des Routes qui doit déposer au bureau du Chef de département financier au plus tard le 15 du mois prochain.

III.3.2 Les états financiers

Les états financiers annuels de l'Office des Routes respectent les principes comptables du système comptable OHADA. Ces états financiers sont présentés au niveau national sur base de différentes balances qui proviennent dans des centres comptabilité provinciaux.

Les actifs immobiliséssont comptabilisés au niveau national, mais la gestion de ses actifs se fait au niveau de la province et la direction provinciale établit la balance générale des comptes et le rapport d'inventaire physique de ses actifs qu'elle envoie à la direction générale pour la production du bilan final.

C'est ainsi que les écritures de clôture et de réouverture d'un exercice comptable sont établies par la direction générale et envoyées dans chaque province. Et cela cause un grand problème au niveau des provinces pour l'élaboration de la balance mensuelle faute du retard de transmission de ces états financiers annuels par la Générale de l'Office des Routes

CONCLUSION

Nous voici au terme de notre travail de fin de cycle portant sur « l'organisation et fonctionnement d'un service comptable au sein d'une entreprise publique. Cas de l'Office des Routes, Section du Sud-Kivu ».

Notre objectif était d'analyser le rôle que joue le service comptable dans d'une entreprise publique évoluant dans la ville de Bukavu afin d'atteindre ses objectifs assignés, aussi bien comment de se rendre compte de la manière dont ce service établit les documents comptables.

3. L'organisation du service comptable de l'Office des Routes permet-t-il un fonctionnement, dans le respect des normes comptables régissant les établissements publics des Etats parties se trouvant dans l'espace OHADA ?

4. Si cette organisation respecte les normes comptables, les états financiers sont-t-ils présentés d'une manière régulière et sincère ?

Comme réponses aux questions reprises dans la problématique, des hypothèses suivantes ont été formulées ;

Pour vérifier ces hypothèses, nous avons fait recours à la méthode analytique. Cette méthode nous a permis d'analyser les faits sur le terrain, c'est-à-dire le système comptable, les méthodes mises en place par l'Office des Routes pour un meilleur fonctionnement du service comptabilité et surtout voir si ces éléments sont conformes aux normes y relatives et applicable sur l'espace OHADA

Après analyse et interprétation des données, nous avons aboutis aux résultats selon lesquels le service de comptabilité de L'office des Routes fonctionne de manière hiérarchique c'est-à-dire que les directions provinciales présentent une comptabilité de façon régulière en se basant sur les écritures comptables journalières dans différents journaux grâce aux différentes pièces justificatives, et élaborent une balance mensuelle pour faire le rapport à déposer à la direction générale de comptabilité et budget à Kinshasa pour l'élaboration des états financiers provisoires.

Ensuite, les états financiers sont élaborés de façon synthétique et consolidée au niveau national en respectant les règles de régularité et de sincérité car ces états sont considérés comme preuve auprès des tiers qui est l'Etat Congolais et d'autres partenaires. Pour ce faire, toutes les immobilisations sont gérées par la direction générale qui se trouve à Kinshasa mais les unités provinciales jouissent de leurs utilisations et qui rendent compte à chaque fin d'exercice comptable enfin que cette direction puisse amortir ces immobilisations de façon permanente.

En conclusion, nous pouvons retenir que l'organisation de service comptable de l'Office des Routes est centralisatrice car les unités provinciales s'en chargent seulement de la tenue de livres comptables et fait le rapport à la hiérarchie qui est la Direction Générale de Comptabilité et budget pour l'élaboration des états financiers annuel au niveau national et qui se fait d'une manière saine. Ainsi, toutes les immobilisations de l'Office des Routes sont comptabilisées au niveau national mais les provinces jouissent de leur utilisation.

A travers ceci, nous suggérons à l'Office des Routes : de laisser aux provinces le pouvoir de gestion et de la comptabilisation des actifs immobilisés ; de former une fois de plus son personnel comptable dans le souci d'en se forme sur le logiciel comptable utilisé ; de mettre en place une équipe d'auditeurs comptable extérieur qui est neutre.

Enfin, nous n'aspirons pas avoir effectué un travail exceptionnel, tout ce dont nous sommes sur, c'est d'avoir fait de notre mieux pour apporter un plus sur l'existant et que le chercheur qui s'intéressera à l'organisation d'un service comptable et surtout sur la tenue de la comptabilité d'une entreprise publique trouvera au moins quelques détails utiles pour sa recherche dans ce présent travail.

Nous sommes d'accord avec ceux-là qui disent que l'oeuvre humaine n'est jamais parfaite, raison pour laquelle nous accueillerons toutes formes de remarques et suggestions de la part de tout lecteur de ce présent travail.

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- Anatole BASHUGI. B., Comptabilité générale, cours de première année de graduat, sciences commerciales et financières, ISC - BUKAVU, année académique 2013-2014

- JOJO LUFUMA, Comptabilité des sociétés, cours de deuxième année de graduat, sciences commerciales et financières, ISC - BUKAVU, année académique 2014-2015

TABLE DES MATIERES

* ¹ A.BIROU, vocabulaire pratique des sciences sociales, éd. Ouvrière, Paris, 1996, P. 28.

* ²Loi n°015/2002 portant Code de Travail du 16 Octobre 2002, Article 7, p.8

* ³Marcel DOBILL, Comptabilité OHADA Tome I : comptabilité générale, KARTHALA et AECC, Paris, 2013, P33

* ⁶ Acte uniforme OHADA portant organisation et harmonisation des comptabilités des entreprises sises dans les Etats parties, Article 13.

* ⁸ www.procomptable.com ; organisation comptable : les systèmes comptables, le 02 mai 2016

* ⁹ Marcel DOBILL, Comptabilité OHADA Tome I : comptabilité générale, KARTHALA et AECC, Paris, 2013, P28

* ¹⁰MapapaMbangala& Robert W. ; Comptabilité générale OHADA : analyse, fonctionnement des comptes, application ; Edition Droit-Afrique.com, Paris, Avril 2013, P22

* ¹⁶ Décret n^o 09/ 47 du 03/12/2009 fixant les statuts d'un établissement public dénommé « OFFICE DES ROUTES », Article 8.

* ¹⁷ Manuel des procédures comptables et financier de l'Office des Routes, Août 2013, p.4

* ¹⁸Mémento financier actualisé de l'Office des Routes suivant le système comptable OHADA, Août 2013, p15

* ¹⁹Mémento financier actualisé de l'Office des Routes suivant le système comptable OHADA, Août 2013, p125

* ²⁰Mémento financier actualisé de l'Office des Routes suivant le système comptable OHADA, Août 2013, p126

Organisation et fonctionnement d'un service comptable au sein d'une entreprise publique. Cas de l'office des routes sud Kivu.

IN MEMORIAM