Memoire Online - Conservation et préservation du patrimoine documentaire de la bibliothèque centrale de la bibliothèque d'Abidjan

Département des Sciences de l'information documentaire Année académique : 2010-2011

CONSERVATION ET PRESERVATION DU
PATRIMOINE DOCUMENTAIRE DE LA
BIBLIOTHEQUE CENTRALE DE L'ENS
D'ABIDJAN

SOMMAIRE

Supérieure d'Abidjan.. .28
PARTIE II : ETAT DES LIEUX DE CONSERVATION DU FONDS DOCUMENTAIRE DE LA BIBLIOTHEQUE CENTRALE DE L'ENS...38

Chapitre I : La conservation des documents : Généralités .39
Chapitre II : Le cas de la conservation des documents à la Bibliothèque

DEDICACE

REMERCIEMENTS

Sincères remerciements à toutes les personnes qui auront contribué de près ou de loin à l'élaboration de ce mémoire ainsi qu'à la réussite de cette année universitaire exceptionnelle.

Nous remercions vivement monsieur KONE Tiègbè, enseignant à l'EFAC, directeur du présent mémoire, pour ses sages conseils, ses critiques et sa disponibilité;

Merci à toute l'équipe enseignante dirigée par monsieur TANOH Levergore, qu'elle considère à travers ces propos l'expression de la reconnaissance de l'élève envers ses maîtres ;

Remerciements tout particulier à monsieur ASSIE Ahué Bléhoué, responsable de la Bibliothèque Centrale de l'ENS pour ses précieux conseils d'aîné et à ses collaborateurs pour le partage de connaissances et l'enthousiasme lors du stage.

Merci à monsieur MEANGUETIN Doh Bernard, directeur du service de la documentation de l'Université de Cocody et aux collègues de la Bibliothèque Universitaire Centrale de l'Université de Cocody avec qui nous avons vécu les réalités de la profession au sein du monde universitaire ;

Remerciements à madame EBY Sandrine, responsable de la bibliothèque de l'ENSEA et sa collègue ANANI Muriel qui m'ont accueilli dans leur service pour la saisie du mémoire.

AVANT PROPOS

Le choix du sujet de ce mémoire s'est fait à la suite de mes constats de professionnel sur l'état des collections et leur sort dans les différentes bibliothèques. Qu'il s'agisse de bibliothèque publique ou de bibliothèques universitaires.

En effet les mesures de conservation et de protection ne constituent pas de nettes préoccupations, dans la mesure où l'on assiste le plus souvent à de profondes menaces auxquelles sont victimes les collections et les édifices mêmes. De 2002 à 2011, les structures documentaires continuent de payer un lourd tribut des graves crises que vit le pays. En passant par le Centre Culturel Jacques AKA(CCJA) avec sa bibliothèque, dans laquelle nous avons exercé durant cinq ans, les bibliothèques de l'Université de Bouaké et celles de l'Université d'Abobo-Adjamé et de Cocody.

Les propos suivants ne sont pas formulés pour justifier des imperfections et lacunes que pourrait comporter ce document, il faut toutefois considérer que la grave crise qu'a vécu le pays durant ces derniers mois a causé de sérieux préjudices aux institutions culturelles. Les bibliothèques et centres de documentation des structures d'enseignement et précisément des universités ont subi de lourdes pertes en matériels et au niveau des collections.

La Bibliothèque Centrale de l'ENS n'a donc pas été épargnée ; elle a été attaquée et pillée, occasionnant la perte des outils de travail et des données essentielles du service. Cette situation a alors rendu complexe les recherches sur le terrain et l'orientation véritable du sujet.

TABLE DES SIGLES

INTRODUCTION

Les bibliothèques ont comme missions essentielles la collecte, le traitement et la diffusion de l'information scientifique et technique. Le patrimoine documentaire composé de livres et de non livres (documents oraux, visuels, iconographiques, sonores, etc.) est destiné à être communiqué au public pour ses besoins de recherche et d'information. A coté de cette opération de communication, la bibliothèque a le devoir de songer à la conservation et à la protection de ses richesses et ce, contre les éléments de destruction mineure et majeure susceptibles de menacer la survie des collections.

L'on pourrait remarquer l'existence d'une dichotomie, une opposition entre communication des collections et leur conservation et protection. Les bibliothécaires sont bien conscients de ce principe et les opérations de conservation et de préservation ne viennent que rendre aux documents leur qualité et leur pertinence, vu la fragilité qui caractérise leur état général.

Il convient dès lors de réfléchir à la prévision des dangers et risques en même temps que se dessinent au quotidien, les préoccupations en matière de modernisation des techniques de gestion des unités documentaires. Il faut donc se rendre à l'évidence que si les collections souffrent avant tout du passage du temps ; elles sont fréquemment exposées à certains dangers qui peuvent endommager ou détruire les livres et autres ressources documentaires précautionneusement gardés, protégés depuis des décennies. Dans les bibliothèques, le constat général est que les moyens de protection et de conservation ne sont pas assez importants et vérifiables. Les autorités de tutelle ne mesurent pas assez le niveau de responsabilité des professionnels

du livre face à la richesse de la collectivité. La conservation et la préservation des fonds, source précieuse de documentation, pose de nombreux problèmes liés à leur spécificité et à leur hétérogénéité (différence de formats, de supports, de technique et de moyens d'accès). « Le mieux étant souvent l'ennemi du bien », dit-on avec sagesse, il faut mettre en place des mesures visant à la conservation et la préservation efficace du fonds documentaire de la bibliothèque de l'ENS, gage de l'accomplissement véritable et efficace de sa mission dans le système d'enseignement supérieur. Il est urgent de garantir la pérennité de la structure documentaire et de ses richesses et épargner les collections de tout sinistre surtout que la guerre vient d'en donner les raisons valables.

Voila ce qui fonde l'intérêt de cette étude. Il importe dès à présent, d'aller à la découverte de l'institution documentaire au sein de l'Ecole Normale Supérieure, d'analyser l'état des collections, les mesures de conservation et de préservation qui y sont appliquées, pour enfin y apporter des recommandations visant à aider à la réduction des risques en cas de sinistre.

I- Cadre théorique de l'étude

Pour mener à bien cette étude, un certain nombre de données méthodologiques ont servi de base comme éléments de référence pour pouvoir emprunter la démarche qui oriente ce travail.

1-1- Justification du choix du Sujet

Plusieurs raisons ont motivé le choix du sujet « conservation et préservation du patrimoine documentaire de la Bibliothèque Centrale de l'ENS ».

- Il s'agit d'abord de l'intérêt de traiter des questions liées à l'avenir des richesses des bibliothèques ivoiriennes en ces années de crise, car depuis le déclenchement de la crise ivoirienne en septembre 2002, des bibliothèques ont disparu avec leurs collections sous l'effet des pillages. On peut citer entre autres, la bibliothèque du CCJA de Bouaké, celles de l'Université de Bouaké et l'U.R.E.S de Korhogo.

- Ensuite, le constat est qu'aucune politique ne prévoit la protection de ces
institutions culturelles en temps de guerre de la part des autorités administratives ou l'Etat.

- On vient d'assister au bombardement de certaines installations
universitaires dans le courant du premier trimestre 2011 après le déclenchement de la grave crise post électorale qui a secoué le pays depuis décembre 2010.

- Dans le même temps, la BUC de Cocody et la Bibliothèque Centrale de
l'ENS n'ont pas échappé aux pillages, voyant du coup leurs matériels informatiques et autres richesses emportés avec des ressources documentaires utiles aux différents usagers et personnels.

- Enfin, le choix de la bibliothèque de l'ENS qui émane de deux faits.
Ayant préalablement proposé de travailler sur la Bibliothèque Universitaire Centrale de Cocody, cela n'a pas été possible du fait de la guerre ou plutôt de la crise post-électorale qui a occasionné la fermeture de l'Université de Cocody pour une période indéterminée.

- La Bibliothèque Centrale de l'ENS, bien qu'ayant été la cible des
pilleurs, a été retenue pour cette étude, étant donné que c'est une institution documentaire semblable à la BUC de Cocody par rapport aux missions essentielles d'accompagnement des enseignements et de la recherche.

Le souci majeur qui fonde cette étude est d'inviter tous les acteurs impliqués directement ou indirectement dans le domaine de la gestion des

bibliothèques en général et celles de l'enseignement supérieur en particulier, à intervenir de façon urgente pour la mise en place de dispositions nécessaires aux questions de conservation, de sécurité et de préservation afin de permettre aux bibliothécaires de travailler dans la quiétude .

1-2- Définition des concepts

Pour permettre de mieux appréhender le travail qui est présenté, il a été jugé nécessaire de définir les termes retenus comme essentielles que sont : « conservation, préservation, patrimoine documentaire, bibliothèque.»

D'après Le Grand Robert de la Langue Française(1985), « la conservation est l'action de conserver, de maintenir intact ou dans le même état ; c'est l'entretien, la garde, le maintien, la préservation, la protection, la sauvegarde. Il s'agit d'immortaliser un édifice ou un monument »¹. Le Guide pratique du bibliothécaire(1972) indique qu' « à l'origine, les hommes ont ressenti le besoin de conserver et de compter dans un but d'utilité. La conservation des collections est une succession d'attentions portées aux conditions matérielles qui subordonnent l'évolution de la qualité intrinsèque des objets à conserver. La politique de conservation d'une bibliothèque consiste en un ensemble de mesures destinées à prévenir, stopper ou tout au moins ralentir la dégradation des documents »².

D'après Le Grand Robert de la Langue Française(1985), « la préservation est l'action ou le moyen de préserver, de mettre à l'abri de sauvegarder d'une chose néfaste, d'un danger ou d'un mal, c'est également l'action d'assurer, de garantir, protéger un site ou l'environnement »³.

¹ ROBERT, Paul.-Le Grand Robert de la langue française, dictionnaire alphabétique et analytique de la langue française, T.2, pp.840-841

² HULBERT, James A.-Guide pratique du bibliothécaire, p.19 ³Op.cit.T.7, p.737

« Ce sont les collections, l'ensemble des documents considérés comme un bien propre, comme une propriété intellectuelle transmise par les ancêtres », selon Le Grand Robert de la Langue Française(1985). « Ce sont aussi les documents textuels et non textuels d'une institution documentaire dont les livres, les documents microphotographiques (microformes, microcopies, microfiches, microfilms), les documents graphiques, iconographiques, audiovisuels »⁴.

La bibliothèque est le coffret du livre et par extension le lieu ou les livres sont conservé C'est une salle un édifice ou sont classés des livres pouvant être consultés. Selon le Dictionnaire universel (1990), ce sont les bibliothèques qui assurent la transmission des oeuvres des créateurs d'aujourd'hui afin de permettre à ceux du futur de profiter de génération en génération, de l'héritage culturel du passé. Dès l'antiquité, les bibliothèques ont assuré la conservation, la multiplication et la diffusion des oeuvres de l'esprit sous forme de manuscrits⁵. Selon le vocabulaire technique de la bibliothéconomie et de la bibliographie(1974), la bibliothèque est un ensemble organisé de collections diverses de livres, de périodiques et d'autres documents placés sous les soins et le contrôle d'un personnel qualifié, dont la responsabilité première est d'assurer un service adéquat à toutes les personnes autorisées à utiliser les collections⁶.

Que retenir alors de cette approche définitionnelle du point de vue de la bibliothéconomie ? La conservation et la préservation du patrimoine documentaire ou du fonds documentaire de la Bibliothèque Centrale de l'Ecole Normale Supérieure d'Abidjan nous amène à réfléchir sur les tâches quotidiennes à effectuer au sein de la bibliothèque pour d'abord bien traiter, classer et ranger les documents comme cela doit se faire dans toute bibliothèque. Ensuite, il s'agit de veiller à ce que les ouvrages qui sont conservés dans les rayonnages, résistent au temps, car des menaces diverses

⁶ ROLLAND-THOMAS, Paule ; COULOMBE, Victor S.J.;CHABOT, Juliette.-Vocabulaire technique de la bibliothéconomie et de la bibliographie, p.82

de dégradation ou de destruction peuvent agir contre leur survie. Les informations traitées et gardées sur différents supports (CD-Audio, cédéroms, CD-R, clé USB, etc.) ont également besoin d'attention à cause de la fragilité de ces supports.

Les bibliothécaires doivent avoir le souci permanent de conserver ou garder les documents et simultanément celui de protéger pour la pérennisation des informations afin que ces documents puissent résister au temps, ce sont là quelques uns des critères qui évidemment caractérisent la fonction de conservateur de bibliothèque.

3- Problématique

La bibliothèque centrale de l'ENS a un fonds documentaire assez fourni et des dispositions sont prises pour la gestion de ces collections et la communication de celles-ci aux usagers. Egalement un système de conservation existe pour protéger les documents contre les facteurs de dégradation et les éventuels dangers auxquels ils pourraient être exposés.

Il faut cependant savoir que conserver et protéger les documents ne constituent pas de simples opérations techniques, mais renferment plusieurs paramètres qui ne sont certainement pas tous sujet à préoccupation pour la structure, ou bien les dispositions ne sont pas totalement réunies pour que les collections soient efficacement préservées des dangers et sinistres éventuels, et surtout qu'elles sont caractérisées par leur fragilité. Il suffit de se référer aux préjudices subis par l'unité documentaire lors de la grave crise qu'a connue la Côte d'Ivoire suite aux élections d'octobre 2010.

L'enjeu de la question exige que l'on réfléchisse efficacement aux moyens nécessaires pour le renforcement des mesures de conservation et de pérennisation des richesses de la bibliothèque. En effet, quelle stratégie mettre

en place pour une conservation et une protection fiable et durable des collections et du matériel de travail dans l'unité documentaire ?

4. Hypothèses de travail

Pour traiter de la conservation et de la préservation du patrimoine documentaire de la bibliothèque de l'ENS, les hypothèses suivantes ont été formulées:

4-1-Hypothèse générale

- Les mesures de conservation et de préservation des collections sont à renforcer à travers une politique bien définie par la structure au niveau de la gestion de la climatisation, de l'éclairage et des rayonnages.

4-2- Hypothèses spécifiques

- Les collections sont exposées à des dangers mineurs (destruction par les insectes, vol, etc.), et majeurs (incendie, vandalisme, etc.), alors que les mesures de conservation des documents sont insuffisantes ;

- Les dispositions sécuritaires doivent être mises en place pour permettre d'assurer la protection du patrimoine documentaire ;

- Le bâtiment (les locaux réservés à la bibliothèque) mérite d'être aménagé par rapport aux mesures d'urgence.

5-1- Objectif général

Il s'agit de mettre en place une politique de conservation et la protection du patrimoine documentaire de la bibliothèque de l'ENS.

5-2- Objectifs spécifiques

- prévenir la bibliothèque des dangers et sinistres. 6- Revue de la littérature

Pour la réalisation de la présente étude, il a paru opportun de faire l'état des lieux en consultant des travaux antérieurs déjà élaborés en rapport avec notre sujet, étant donné que « tout travail de recherche s'inscrit dans un continuum et peut être situé dans ou par rapport à des courants de pensées qui les précèdent ou l'influencent »⁷.

Une revue de la littérature élaborée à partir de documents consultés a donné l'occasion de répertorier certains écrits pertinents sur la conservation et la préservation des documents. Cela a permis de faire une analyse critique des travaux en rapport avec le sujet de recherche, la sauvegarde des collections de bibliothèques étant abordée sous plusieurs formes. Les questions de conservation et de préservation du patrimoine documentaire des bibliothèques ont été abordées dans certains documents comme protection et mise en valeur du patrimoine des bibliothèques.

Dans le document « Protection et mise en valeur du patrimoine des bibliothèques(1998)⁸», des experts du Ministère de la Culture et de la Communication de France ont élaboré des recommandations techniques en mettant l'accent sur une politique de soutien technique et financier aux

⁷ N'Da Paul.-Méthodologie de la recherche, de la problématique à la discussion des résultats : comment réaliser une thèse un mémoire en sciences de l'éducation, p.88

⁸ Protection et mise en valeur du patrimoine des bibliothèques : recommandations techniques

acquisitions, à la restauration et au conditionnement des fonds précieux des bibliothèques en partenariat avec les collectivités locales, villes et régions essentiellement.

Dr. N'dèye Sokhna Guèye (2011)⁹, a expliqué que beaucoup de fonds documentaires en Afrique de l'Ouest sont en mauvais état et risquent d'être perdus à jamais. Pour elle, la préservation du patrimoine documentaire constitue un enjeu certain. En effet les documents écrits, oraux et visuels sont des puissants moyens de préservation de la mémoire collective, car étant le reflet de la diversité de nos langues, peuples et cultures. Mais cette mémoire est caractérisée par sa fragilité.

Marie Thérèse Varlamoff et Dietrich Schüller (2009) ¹⁰révèlent que de tout temps, bibliothèques et archives ont eu pour mission la sauvegarde du patrimoine documentaire. L'obsolescence rapide des technologies de l'information fait de la sauvegarde du patrimoine une affaire de spécialistes. Dans le même temps, la participation de l'ensemble des professionnels des bibliothèques et archives, comme la sensibilisation des décideurs, des professionnels, des utilisateurs et du grand public aux nouveaux problèmes de sauvegarde sont devenus indispensables.

Ahmed N'diaye (2009) ¹¹dans son exposé sur la gestion des collections et de fonds patrimoniaux à l'EBAD/UCAD, explique que le patrimoine culturel africain est une source féconde de richesses encore inexplorée. La sauvegarde et la valorisation de ce patrimoine culturel nécessitent des compétences qui supposent une formation spécialisée et adaptée. Il est donc

⁹ Préservation du patrimoine documentaire : une initiative pour sauver la mémoire de l'Afrique de l'Ouest

¹⁰ VARLAMOFF, Marie Thérèse; SCHULLER, Dietrich.- Conservation préventive du patrimoine documentaire

¹¹ GUEYE, Dr. Ndeye Sokhna.-Préservation du patrimoine documentaire : une initiative pour sauver la mémoire de l'Afrique de l'Ouest

important d'offrir à de futurs acteurs institutionnels des archives et des bibliothèques, la possibilité de découvrir la diversité actuelle des espaces du patrimoine et de la complexité des problèmes de conservation et de gestion qui leur sont liées.

Christiane Baryla (2009)¹² explique que l'UNESCO a lancé le programme « mémoire du monde en 1992 afin d'éviter l'amnésie collective et de promouvoir la conservation des collections d'archives et de bibliothèques partout dans le monde en en assurant la plus large diffusion. Cette mise en oeuvre est née de la conscience de l'état de préservation alarmant du patrimoine documentaire et de la précarité de son accès dans les différentes régions du monde.

Jocelyne Deschaux (2009)¹³ présente les plans d'urgence dans les bibliothèques. Si les biens patrimoniaux souffrent avant tout du passage du temps, ils sont aussi fréquemment touchés par les accidents : inondations locales ou grandes crues, incendies mais aussi séismes, tempêtes, ou explosions industrielles peuvent endommager ou détruire ces biens précautionneusement protégés depuis des siècles. De quels outils disposons-nous, professionnels des bibliothèques, pour protéger au mieux les collections dont nous avons la charge ? La rédaction d'un plan d'urgence qui correspond à une sensibilisation aux risques, à la prévention et à la prévision de l'intervention, permet au mieux d'éviter un certain nombre de sinistres, au pire de minimiser les dommages subis par les collections.

¹³DESCHAUX, Jocelyne.- Les Plans d'urgence dans les bibliothèques : mise en oeuvre en cas de sinistre

La bibliothèque centrale de l'Université de Dakar ouvre une bibliothèque en ligne après la numérisation des documents scientifiques. Yacine Cissé (2010) ¹⁴explique que cette méthode de conservation traduit un souci de rendre plus crédible les résultats des recherches scientifiques et de préserver le patrimoine culturel pour les générations. Mariétou Ndiongue Diop, reconnait que rien ne peut égaler le microfilmage qui garantit une durée de conservation de 100 ans.

Mohamed Gallah Dicko (2010)¹⁵, fait savoir que le microfilmage est préféré à la technique de numérisation, car ce procédé ne pose pas de problème de sélection et de restauration.

Par ailleurs, Vesna Blazina (1996)¹⁶, parle du mémoricide ou de purification culturelle dont a été victime le patrimoine culturel de Croatie et de Bosnie Herzégovine depuis 1991 à travers la destruction systématique et délibérée des bibliothèques et archives. Il estime que dans le cas des bibliothèques, le problème de protection se complique par le besoin impérieux de trouver de très vastes espaces, sinon laisser les collections en place à la merci des bombardements ou bien les déplacer avec le risque de perte en raison des conditions de transport et d'entreposage.

II - Cadre méthodologique de l'étude

Dans la conduite de l'étude, il y a eu le recours à plusieurs sources d'informations dont l'observation participante, la recherche documentaire,

¹⁶ BLAZINA, Vesna.- Mémoricide ou la purification culturelle : la guerre et les bibliothèques de Croatie et de Bosnie Herzégovine, pp.149-163

l'entretien. L'on a procédé par la suite à l'analyse et à l'interprétation des données recueillies.

1- L'observation participante

Le stage au sein du système documentaire de l'ENS a permis de se confronter aux réalités du service et d'y mesurer les acquis obtenus de manière théorique. Pour les besoins du mémoire on a pu recenser des forces et des insuffisances de la structure quant à la politique de conservation et de protection des collections. Ces données ont pu être confrontées aux informations obtenues à partir des différents ouvrages.

2. La recherche documentaire

C'est une étape de l'étude qui a permis de collecter des informations nécessaires à la rédaction du mémoire et surtout à la maitrise du sujet. Il a fallu faire le tour des écrits antérieurs à cette recherche. Il s'agit de la consultation d'ouvrages de méthodologie, des livres et revues de spécialité en bibliothéconomie, des travaux de fin de cycle et des ouvrages de références.

Pour compléter la recherche documentaire et l'observation participante, l'on a procédé à des entretiens avec le personnel de la bibliothèque et le responsable de la structure documentaire pour déceler les éléments pertinents à prendre en compte.

3. L'entretien

Cette opération de recherche d'informations a tourné autour de l'organisation des tâches, la politique de conservation et de protection du fonds et a permis surtout de comprendre les projets mis en place par rapport à cela.

Il s'est agi d'avoir une idée de ce qui se faisait (avant les pillages) comme tâches techniques au niveau de la protection et la conservation des documents et comment a été menée la numérisation des thèses et mémoires avant la guerre.

Le responsable de la bibliothèque est un assistant conservateur qui exerce dans la structure depuis plus de deux décennies. Il a parlé de l'ensemble des dispositions prises depuis des années pour maintenir en l'état les collections de façon traditionnelle avant qu'on arrive à l'étape de l'informatique et du numérique. Il a donc piloté les travaux d'informatisation et de numérisation dont le volet technique a été confié à un bibliothécaire ayant des compétences en la matière.

En effet, ce dernier a au préalable bénéficié d'un stage à Bruxelles(2009) dans le cadre des technologies de l'information et de la communication appliquées aux bibliothèques universitaires. Des étapes ont donc été franchies à partir d'un travail qui se déroule dans la cohésion et avec méthode.

4- Déroulement de la recherche

Pour cette étude la démarche phénoménologique¹⁷ a été privilégiée. Elle consiste à observer le plus directement possible les phénomènes relatifs à l'expérience, tels qu'ils apparaissent, sans interprétation, explication ou jugement liés à des systèmes de croyances et de représentations.

Dans un premier temps, elle consiste à observer sans idée préconçue le phénomène tel qu'il apparaît subjectivement et l'expérience

vécue telle qu'elle se présente = « réduction phénoménologique » selon le phénoménologue allemand Husserl.

En effet, la plupart du temps, il est difficile de s'en tenir à ce qui est simplement présent dans l'expérience. Le plus souvent, on applique sur l'expérience, les conclusions et idées que l'on a à son sujet. Autrement dit, l'on ne fait que reconduire ce qu'on sait déjà.

En revenant à l'expérience, et en tentant simplement de la décrire, au plus près des phénomènes repérables, toute notion évaluative ou interprétative est écartée. L'esprit est absorbé par l'observation, centré sur la tâche de percevoir et repérer ce qui se passe expérientiellement pour pouvoir le « saisir » et le décrire précisément (il s'agit de définir le sens corporel en termes expérientiels). Aucun commentaire parasite ne subsiste.

Dans un second temps, il s'agit d'écouter ce que le phénomène pourrait vouloir signifier en accompagnant le processus d'explicitation, en laissant venir les idées, les mots qui émergent à partir du phénomène expérientiel et de la dimension implicite de « l'experiencing » pour Husserl.

Cette phase consiste à réintroduire les couches du sens, à laisser se développer la ou les significations implicitement contenues dans l'expérience. Il n'est pas question de se limiter à « sentir » et à percevoir le phénomène. L'être humain est dans une recherche de sens et de cohérence.

La méthode d'analyse des données a donc consisté à évaluer les ressources informationnelles ; cela a permis de faire une étude qualitative des tâches bibliothéconomiques en matière de conservation et de protection des collections. La démarche a donc été la suivante : la détermination des

objectifs, la collecte des données à l'aide de la recherche documentaire, de l'observation participante et des entretiens, suivis de l'exploitation des différentes données. La recherche a surtout pris en compte les forces et faiblesses de l'unité documentaire dans le cadre de sa politique de conservation et de protection des documents.

5. Difficultés et limites de la recherche

Pour la réalisation de cette étude, l'on s'est heurté à des difficultés de trois ordres :

matériel n'a pas suffi pour rassembler toute la documentation et procéder à l'exploitation minutieuse des données pour un travail scientifique élaboré ;

- Les contraintes matérielles et logistiques sont aussi évoquées, car les
outils de travail habituels et la documentation personnelle devant faciliter les recherches, ont été inaccessibles du fait des pillages et de la fermeture des services en question.

6. Plan de l'étude

- Partie I : Présentation du cadre de l'étude : il s'agit de faire la
connaissance du site de recherche et se familiariser aux éléments en relation avec l'objet d'étude ;

- Partie II : Etat des lieux des mesures de conservation et de préservation
du patrimoine documentaire ; ici il s'agit de déceler les dangers auxquels peuvent être exposés les documents et les dispositions internes que prend la bibliothèque dans ce sens ;

ressortir les éléments permettant d'évaluer les mesures de protection des collections au sein de la structure et les recommandations à formuler en matière de thérapie bibliothéconomique.

CHAPITRE I : GENERALITES SUR L'ECOLE NORMALE

SUPERIEURE D'ABIDJAN

I- LOCALISATION ET HISTORIQUE

1- 1-Localisation

L'Ecole Normale Supérieure d'Abidjan (E.N.S) est située dans la commune de Cocody, à l'arrière-cour de l'Université de Cocody. Elle est logée à l'aboutissement du prolongement du boulevard de l'Université, entre le Centre Hospitalier Universitaire (C.H.U.) et le Cours Secondaire Méthodiste (C.S.M.).

L'E.N.S est également accessible du côté de la seconde entrée de l'Université, c'est-à-dire, par l'Ecole Nationale de Police (E.N.P.) et l'Ecole Nationale de Statistique et d'Economie Appliquée (E.N.S.E.A.), toujours dans le prolongement du boulevard de l'Université.

Voisinant le Centre Africain de Management et de Perfectionnement des Cadres (C.A.M.P.C.), l'E.N.S occupe une superficie d'environ sept (7) hectares.

1-2- Historique

L'E.N.S est une institution d'enseignement supérieur créée à partir du décret n°64-40 du 09 janvier 1964, portant création d'une Ecole Normale Supérieure.

Elle est ainsi, le fruit de deux (2) conventions signées entre l'Etat de Côte d'Ivoire et le Fonds Spécial des Nations Unies (F.S.N.U.) d'une part, et d'autre part entre la Côte d'Ivoire et la Communauté Economique Européenne (C.E.E.).

A sa création, l'E.N.S était placée sous l'autorité du Ministère de l'Education Nationale et était située dans la commune de Cocody, face à la

cité universitaire dénommée « Cité Rouge », en lieu et place de l'actuelle Direction de la Pédagogie et de la Formation Continue.

Ce n'est qu'en 1971 qu'elle fut transférée sur son site actuel (dans le périmètre de l'Université de Cocody), puis placée désormais sous la tutelle administrative et technique du Ministère chargé de l'Enseignement Supérieur.

II- STATUT JURIDIQUE ET MISSIONS

2-1- Statut juridique

L'Ecole Normale Supérieure, en abrégé E.N.S est un établissement public à caractère administratif, crée par le décret n° 64-40 du 09 janvier 1964, modifié par le décret n°72-252 du 13 avril 1972 et complété par le décret n° 93-694 du 19 août 1993, déterminant les attributions, l'organisation et le fonctionnement de l'E.N.S.

Elle est classée dans la catégorie des E.P.N. Selon les dispositions générales du décret portant création de l'institution, l'E.N.S. est située à Abidjan et est sous la tutelle administrative et technique du Ministère chargé de l'Enseignement Supérieur. Sa tutelle financière est de la charge du Ministère de l'Economie et des Finances.

L'article 9 du décret n°72-252 du 13 avril 1972, organise l'E.N.S. en Direction d'Administration Centrale et en Sous-directions.

2-2-Missions

Selon son article 3 du décret n° 64-40 du 9 janvier 1964, l'E.N.S. étant un établissement d'enseignement supérieur et de recherche en éducation, est chargée de :

- la formation et du perfectionnement pédagogique des enseignants de l'enseignement secondaire général ;

III- APERÇU DE L'ORGANISATION ADMINISTRATIVE

A l'instar de toute institution de formation supérieure, l'E.N.S. a des missions pédagogiques qu'elle se doit d'accomplir. Pour y parvenir, elle est amenée à réaliser :

- des prestations de formation initiale et continue au bénéfice des personnels de l'éducation nationale ;

- des prestations de conseil et de formation au bénéfice de partenaires extérieurs publics ou privés.

Son organisation lui permet de fonctionner avec une Direction générale et des Sous-directions.

3-1-La Direction générale

La gestion de l'E.N.S. est confiée à un Directeur Général qui a rang de Directeur d'Administration Centrale, nommé par décret en Conseil des Ministres parmi les professeurs de rang magistral.

Il est le responsable de la gestion administrative et des activités pédagogiques de l'établissement. Il est donc l'ordonnateur principal de l'institution et est investi des pouvoirs nécessaires pour assurer l'administration et la direction de l'E.N.S.

Celui-ci est aidé dans sa tâche par cinq (5) sous-directions composées toutes de services et de cellules à l'exception de la sous-direction de la production et de la recherche en éducation.

3-2-Les Sous-directions

Elle est chargée de l'administration générale et des finances de l'E.N.S et de la gestion des équipements généraux.

3-2-2- La sous-direction des Appuis Pédagogiques et des Ressources Informatiques.

Cette sous-direction est chargée de la réalisation de toute action de nature à favoriser le bon déroulement des projets initiés par les structures pédagogiques, et aussi des activités dans certains domaines.

Ce sont entre autres : les ressources informatiques ; la documentation et l'information; et la reprographie

3-2-3- La sous-direction de la Formation Initiale

Il existe cinq (5) départements qui sont également placés sous sa direction. Ce sont les départements de : Langues, Arts et Lettres, Histoire et Géographie, Sciences et Technologiques et Sciences de l'Education.

général et ceux des centres de formation de l'enseignement primaire ; - la formation continue des personnels d'encadrement pédagogique ;

- la formation continue des personnels d'encadrement administratif et de la vie scolaire.

CHAPITRE II - PRESENTATION DE LA BIBLIOTHEQUE CENTRALE DE L'E.N.S.

I. LOCALISATION ET HISTORIQUE

1-1-Localisation

La bibliothèque de l'E.N.S est située dans le bâtiment du département des sciences de l'éducation au premier étage, à droite.

Avec une superficie d'environ cent quatre vingt mètres carrés (180 m²), la bibliothèque de l'E.N.S. a les objectifs suivants:

- aider non seulement les enseignants, mais aussi les étudiants dans leurs travaux de recherche.

1-2-Historique

Mise en place en 1965, la bibliothèque de l'E.N.S était située sur le site antérieur de l'E.N.S, à proximité de la cité universitaire, « cité rouge ». Elle fut successivement dirigée par M. KASSI Koutoua François, Aide Bibliothécaire ; Mme. BAULIER et M. AHIVA Konan Firmin, Bibliothécaires ; et depuis 1982 par M. ASSIE Ahué Bléhoué, aujourd'hui Assistant-Conservateur de bibliothèque.

A la suite du transfert de l'E.N.S. sur son site actuel en 1971, la bibliothèque a occupé une partie des locaux de l'amphithéâtre des lettres. C'est en 1977 qu'elle a été délocalisée pour occuper le local actuel du département des sciences de l'éducation. Elle fut ensuite érigée en

bibliothèque centrale. Des bibliothèques annexes ou de section furent créées au sein des différents départements.

A cause des insuffisances en ressources documentaires, certaines bibliothèques ne sont consultées que par des enseignants et quelques fois par des étudiants.D'autres demeurent soit à l'état de conservation de collections, soit sans fonds et n'existent que de nom.

II. MISSIONS

2-1-Rôle éducatif

Le rôle de la bibliothèque se définit dans le cadre de la mission assignée à l'E.N.S. La bibliothèque a un rôle éducatif. Elle ne doit pas être utilisée comme un simple local de stockage de livres rattaché à une salle de lecture, mais un moyen d'enseignement dynamique.

2-2-Missions pédagogiques

- de mettre à la disposition des futures éducateurs, des documents et informations utiles pour leur formation ;

- d'aider les enseignants et les étudiants dans les travaux de recherche. 2-3-Les activités de recherche

2-3-1-La recherche de l'information

La recherche de l'information à la bibliothèque centrale de l'E.N.S est animée par le service « Questions réponse ». Ce service appui le service de « Diffusion de l'information ».

Pour mener à bien la recherche de l'information, les besoins sont mentionnés sur des fiches appelées « fiche de requête ». Suite à la requête, le spécialiste fixe un délai de deux (2) jours pour consulter toutes les ressources informationnelles nécessaires et disponibles pour répondre aux besoins de recherche de l'usager demandeur.

2-3-2-La formation à la recherche documentaire

La formation à la recherche documentaire est un moyen fondamental pour outiller les normaliens en matière recherche de l'information. Mieux, elle consiste à éclairer les normaliens sur les différentes étapes de la recherche documentaire. Ce sont :

- le choix de l'outil de recherche : le spécialiste des sciences de l'information documentaire (Bibliothécaire / Documentaliste) conduit l'usager dans sa démarche d'acquisition de l'information en s'appuyant sur les outils tels que les catalogues, les moteurs de recherche sur Internet.

Ce qui requiert une formation à l'utilisation de ces outils de diffusion pour leur bon usage.

- la forme de la réponse : selon la nature des besoins et le type de recherche à effectuer, le spécialiste informe l'usager des ressources et des moyens disponibles à mettre en oeuvre pour la satisfaction de sa recherche.

III. APERCU DE L'ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET

D'une manière générale, la bibliothèque centrale de l'E.N.S est ouverte à tous les usagers ; et cela du lundi au jeudi de 08h à 12h et de 14h 30mn à 17h 30mn. Elle ouvre le vendredi de 08h à 12h.

Dans son fonctionnement, le personnel exerce diverses tâches à travers quatre (4) cellules.

NB : Il existe un Secrétariat qui aide à la gestion administrative. Il assure la réception des courriers et la saisie des textes.

3-1-La cellule « Acquisition »

L'exécution de la tâche de ce service revient au responsable de la bibliothèque avec la participation de certains collaborateurs. Il a pour mission essentielle, de présenter aux partenaires et aux fournisseurs, des listes bibliographiques exhaustives dans la mesure du possible et au regard des disciplines enseignées à l'E.N.S.

Cette cellule s'occupe des commandes des monographies. Pour le faire, une liste est dressée en fonction des besoins des usagers et des demandes des enseignants. Elle s'occupe également de la réception des commandes, c'est-à-dire du contrôle des livraisons.

3-2-La cellule « Traitement et inscription »

Cette cellule est la cheville ouvrière de la bibliothèque. Le responsable de cette cellule, dès livraison des acquisitions, s'en occupe en respectant le circuit du document.

Comme le nom l'indique, cette cellule est chargée aussi, d'inscrire les étudiants en vue de la confection de leur carte de lecteur. Cette carte leur permet d'avoir accès aux prestations de la bibliothèque.

Pour l'inscription, il faut deux (2) photos d'identité ; et cette inscription est valable pour une année renouvelable.

Une possibilité est offerte aux étudiants et chercheurs externes de l'E.N.S de s'inscrire à la bibliothèque sur demande de l'intéressé.

3-3-La cellule « Informatisation et Recherches informatisées »

Elle est chargée de mettre en oeuvre et de conduire la politique d'informatisation de la bibliothèque centrale en utilisant un logiciel de gestion documentaire, tel que WINISIS version 1.5.

Elle est également chargée d'étendre les recherches documentaires jusqu'aux bases de données et l'internet.

3-4-La cellule « Accueil et communication »

Elle est chargée d'accueillir, d'orienter et de fournir toutes informations nécessaires aux usagers et à toute autre personne étrangère à la bibliothèque. Elle est l'interface entre la structure documentaire et l'environnement extérieur.

Son objectif majeur est de satisfaire les besoins informationnels des normaliens et les enseignant-chercheurs, en les aidants à s'orienter vers les registres selon l'objet de la recherche et en fonction du besoin exprimé.

L'accès à la documentation n'étant pas libre, pour des raisons de pertes, cette cellule a opté pour la consultation sur place et le prêt à domicile de certains documents uniquement aux usagers normaliens, pour une durée de sept jours.

Au-delà de la date indiquée, si l'ouvrage n'est pas rendu, une sanction est infligée au concerné. En cas de perte, il est obligatoirement demandé à l'usager un nouvel exemplaire du document égaré.

IV. LES RESSOURCES DE LA BIBLIOTHEQUE

Il y a quatre types de ressources qui ont été identifiés. Ce sont : les ressources humaines, les ressources financières, les ressources matérielles et les ressources documentaires.

4-1-Les ressources humaines

Les prestations de la bibliothèque sont assurées par une équipe de huit agents dont deux assistants- conservateurs de Bibliothèque, un bibliothécaire, trois assistants documentalistes, une secrétaire et un aide bibliothécaire.

A l'exception de la secrétaire et de l'aide bibliothécaire, tous les agents de la bibliothèque centrale de l'E.N.S sont des professionnels des sciences de l'information documentaire.

4-2-Les ressources financières

- le budget alloué à l'achat des documents est fixé par le comité de direction pour chaque année budgétaire. Donc, il varie de 5 à 20 millions, selon les besoins documentaires.

Par exemple en 2005, ce budget avoisinait 20 millions à cause de l'organisation du concours d'agrégation en Mathématiques et Lettres modernes.

- le budget de fonctionnement au titre de l'achat de fournitures de bureau et des tâches administratives est lié au budget général de l'E.N.S.

4-3-Les ressources matérielles

La bibliothèque centrale de l'E.N.S d'Abidjan est dotée d'un certain nombre de matériels. Cela concerne les locaux et les équipements.

4-3-1-Les locaux

La salle de lecture à une capacité de cinquante (50) places assises, avec dix (10) grandes tables ; quatre (4) petites tables et trois (3) bureaux à la disposition du personnel afin d'exercer des tâches administratives et documentaires.

Les ouvrages à diffuser et ceux gardés dans la réserve sont rangés dans un ensemble de dix (10) rayons en bois et à double face ; cinq (5) armoires métalliques servent également de réserve de matériel de travail et de documents non traités, trois (3) climatiseurs assurent le conditionnement de la bibliothèque.

4-3-2-Les équipements

Il existe également quatre (4) micro-ordinateurs dont un (1) installé en salle de lecture pour des recherches informatisées et pour la recherche documentaire sur une encyclopédie virtuelle installée.

Un (1) autre à la cellule « Accueil et communication » pour la gestion des prêts à domicile avec le logiciel de gestion documentaire WINISIS version 1.5, et deux (2) installés pour les divers travaux du service.

La bibliothèque dispose d'une télévision, d'un (1) lecteur DVD et une radio pour l'usage des supports audio visuels ; et puis également d'une imprimante pour l'impression des documents (Traitement de texte) et de produits documentaires élaborés.

La bibliothèque dispose de trois blocs de catalogues, d'un présentoir. 4-3-3-Les ressources documentaires

Il s'agit ici du fonds documentaire de la bibliothèque ou l'ensemble des documents dont dispose la bibliothèque. Il est alors synonyme de collection.

Il couvre à peu près tous les domaines de connaissances enseignés par cette institution. L'accroissement du fonds documentaire se fait par les achats et quelques fois par des dons de certaines institutions telles que le Centre Culturel Américain, l'Institut Goethe et les Ambassades. Au sein de la bibliothèque, nous distinguons deux (2) types de fonds : le fonds de l'E.N.S et le fonds de l'université de vacances.

Ce fonds concerne les documents propres à la bibliothèque de l'E.N.S. Ce sont des monographies et les travaux de fin de formation produits par les normaliens (rapports, mémoires et dossiers pédagogiques).

L'université de vacances qui est une université au sein de l'E.N.S dispose d'un rayonnage appelé « Mini bibliothèque de l'université ». Elle contient des livres provenant de la direction de l'université de vacances et des mémoires produits par les étudiants issus de cette université .Ce fonds compte 596 documents repartis comme suit : 471 livres et 125 mémoires.

Le tableau ci- dessous donne la composition et la répartition du fonds documentaire de la bibliothèque et celui de l'université de vacances.

Fonds	Livres et usuels	Rapports de stage	Mémoires/ Thèses	Dossiers pédagogiques	Encyclopédies Electroniques	Docs. sonores	Docs. Audio-visuelle	Nombre Total
Fonds de l'E.N.S	7 000	446	2379	484	- Microsoft Encarta 2008 -Encyclopédie Universalise 9 - wikipédia	193	06	10 508
Fonds de l'UNIVAC	471	-	125	-	-	-	-	596
Total	7471	446	2504	484	-	193	06	11 104

DEUXIEME PARTIE :

CHAPITRE I : LES FACTEURS DE DEGRADATION DES

COLLECTIONS EN BIBLIOTHEQUE

Les collections qui sont abritées à l'intérieur d'un bâtiment sont exposées à différents facteurs de dégradation. On distingue les facteurs externes et les facteurs internes.

Les premiers sont dus aux mauvaises conditions environnementales, aux pratiques de stockage inadaptées aux manipulations hasardeuses, aux expositions abusives ainsi qu'au vol, au vandalisme et aux sinistres naturels ou accidentels. Les seconds sont dus essentiellement à la mauvaise qualité des matériaux constituant les documents ou à leur assemblage inadéquat.

Nous prendront en compte dans cette note seulement les facteurs de dégradation externes, classés en plusieurs catégories.

I- Les contraintes mécaniques, le vol et le vandalisme

1-1-Les contraintes mécaniques

Ces contraintes mécaniques sont des forces qui peuvent être d'origine naturelle (tremblement de terre), accidentelle (effondrement d'une toiture ou d'une étagère, ou humaine (manipulations). Elles peuvent s'exercer pendant un temps très bref ou pendant une période prolongée¹⁸.

Dans le premier cas, elles causent en général des dommages résultant de chocs reçus par le document.

Dans le second cas, elles provoquent des déformations du document. Ainsi, l'utilisation de supports inadaptés pendant une exposition ou l'empilement des documents pendant le stockage, peuvent causer ce genre de dommages.

¹⁸ Protection et mise en valeur du patrimoine des bibliothèques : recommandations techniques, p.16

Les dégradations mécaniques les plus fréquentes sont néanmoins causées par une mauvaise manipulation des documents pendant le transport, la communication, la photocopie ou la reproduction photographique.

1-2-Le vol et le vandalisme

Les risques de vol et de vandalisme sont habituellement du ressort des services de sécurité. Le vol comme le vandalisme peuvent entrainer la perte totale de l'objet ou du document. Les actes de guerre et de conflits armés peuvent être inclus dans cette catégorie¹⁹.

Les bibliothèques sont victimes de pillages et souvent de bombardements, comme c'est le cas des autres sites et monuments culturels en période de conflits armés.

II- Le feu, l'eau et les agents de dégradation biologique

2-1-Le feu

Le feu représente un véritable danger pour les collections, mais les matériaux organiques sont particulièrement vulnérables²⁰.

2-2-L'eau

L'eau constitue une menace importante pour les collections. Les dommages causés peuvent avoir de multiples origines : fuites de canalisations, toitures non étanches, crues de rivière, ouragans, lutte contre les incendies²¹.

Lorsque les dégâts d'eau ne sont pas découverts à temps, ou lorsque les mesures de sauvetage ne sont pas adaptées à l'ampleur des dégâts, ils entrainent en général des dégradations supplémentaires par des moisissures.

2-3- Les agents de dégradation biologique

Les agents de dégradation biologique sont composés des moisissures, insectes et rongeurs. Les insectes représentent les principaux agents de détérioration biologique des fonds de bibliothèques et d'archives (voir en annexes). Ils contribuent majoritairement à la dégradation des collections. Ces agents se nourrissent des substrats organiques qu'ils trouvent²².

L'absence de ventilation, l'obscurité et des niveaux de température et d'humidité relative élevés favorisent leur développement. Les dommages causés (destruction des papiers, des reliures, taches, etc.) sont irréversibles.

III-La pollution atmosphérique et la lumière 3-1- la pollution atmosphérique

Un autre facteur important de dégradation est la pollution atmosphérique²³. Elle existe sous forme gazeuse : dioxyde de soufre ou oxydes d'azote et ozone provenant de voitures et de l'industrie, formaldéhyde, se dégageant de certains matériaux (bois, textiles, papiers) utilisés lors de l'exposition ou pour le stockage. Elle existe aussi sous forme solide (suie, particules).

Les polluants gazeux catalysent les dégradations chimiques des matériaux en favorisant les réactions d'oxydation et d'hydrolyse. Les

²³ Protection et mise en valeur du patrimoine des bibliothèques : recommandations techniques, p.17

polluants solides favorisent les dégradations mécaniques par abrasion (par frottement) et sont propices au développement de moisissures et d'insectes.

A la contamination atmosphérique, on ajoutera les contaminants liquides qui sont présents sous forme de plastifiants des matériaux synthétiques ou sous forme de graisse ou de sueur déposée à la surface d'un document lors de la manipulation.

3-2-La lumière

La lumière représente aussi un important facteur de dégradation des collections. La lumière visible fait partie des rayonnements électromagnétiques.

La lumière est caractérisée par des longueurs d'ondes qui sont inversement proportionnelle à l'énergie véhiculée : plus la longueur d'onde est courte, plus le rayonnement est énergétique. Dans le spectre des rayonnements électromagnétiques, la lumière visible se situe entre les rayonnements ultraviolets de longueurs d'onde courtes, plus énergétiques et les rayonnements infrarouges de longueur d'onde plus longue, moins énergétiques. Les rayons ultraviolets provoquent des dégradations photochimiques de la matière²⁴.

Les rayons infrarouges provoquent des dégradations par échauffement de la matière. Même la lumière visible possède un niveau énergétique suffisant pour provoquer des modifications au niveau moléculaire.

IV-La température et l'humidité relative

Température et humidité relative sont deux paramètres liés l'un à l'autre. En effet l'humidité relative est définie comme étant le rapport entre la quantité de vapeur d'eau qu'un volume d'air donné contient à une

température donnée, et la quantité maximale de vapeur d'eau que ce même volume peut contenir à la même température, cette relation est exprimée en pourcentage²⁵.

HR=HA/Sx100 HA : humidité absolue (g d'eau/g d'air) S : humidité à saturation (g d'eau/g d'air)

Les relations établies entre la température et la quantité de vapeur d'eau d'un volume d'air donné indiquent qu'un volume d'air peut contenir une quantité de vapeur d'eau d'autant plus grande que la température est élevée.

Le chauffage d'un volume d'air contenant une quantité d'eau donnée provoque un abaissement de l'humidité relative. C'est ce qui se passe en période de chauffage dans un bâtiment. Inversement, le refroidissement du même volume d'air provoque l'augmentation de l'humidité relative. Ceci peut se traduire dans certaines configurations par la condensation de l'eau sur les surfaces froides²⁶.

L'hygroscopie différente des matériaux est un paramètre à prendre en compte dans la surveillance des conditions de stockage, de même, les microclimats doivent être repérés.

Un local mal ventilé ne pourra pas éliminer de manière suffisamment rapide tout excès de vapeur d'eau apporté accidentellement. Cette vapeur

d'eau est dans ce cas absorbée par les livres qui ne la libèrent que lentement. Ceci peut expliquer le développement de microorganismes alors que les conditions thermohygrométriques régnant dans le magasin semblent correctes.

CHAPITRE II : MODE D'ADMINISTRATION DU FONDS DOCUMENTAIRE, MESURES DE CONSERVATION ET DE PROTECTION

I - LE TRAITEMENT DE L'INFORMATION

Le traitement de l'information est l'activité principale de tout système d'information documentaire. Le traitement est l'ensemble des opérations effectuées dès l'arrivée du document dans la structure jusqu'à sa mise à la disposition des usagers. Nous avons deux (2) types de traitement. Ce sont : le traitement manuel et le traitement automatisé.

1-1-Le traitement manuel

Concernant le traitement manuel, il existe en termes de réalisation courante cinq (5) types activités à la bibliothèque centrale : Réception des documents et enregistrement, Contrôle des fonds, Catalogage et Cotation des monographies, Numérisation, et Classement des ouvrages.

1-1-1-La réception des documents et l'enregistrement - Le pointage de la commande

Le pointage de la commande est la toute première action après réception des documents commandés par une bibliothèque. Il faut absolument vérifier la livraison ; mieux s'assurer que ce qui est fourni correspond bien à ce qui a été demandé.

A cet effet, on effectue un pointage de la commande , en comparant attentivement la fiche de « commande en cours » ou le double du bon de commande avec les documents livrés et le bordereau ou la facture qui les accompagne.

Cette opération doit permettre de déceler d'éventuelles erreurs de livraison : erreurs de titres semblables ou voisins, erreurs de tomaison, erreurs d'édition.

Le plus souvent, les erreurs décelées seront réparées par échanges. Si l'échange est impossible, le gestionnaire de la bibliothèque pourra décider de garder malgré tout le document fourni, de le remplacer par un autre ou de réclamer un avoir auprès des fournisseurs.

En plus des documents entrés à la bibliothèque à titre onéreux ou par achat, certains documents pourront être reçus à titre gratuit par don. Toute proposition de don devra faire l'objet d'une vérification.

Ainsi, de préférence avant d'accepter le don, il faudra s'assurer que les documents proposés seront utiles à la bibliothèque compte tenu de son fonds, de ses missions et de son public.

Le collationnement consiste à vérifier le bon état du document. On contrôlera rapidement que le document est complet, qu'il est correctement imprimé et relié, qu'il n'y a pas d'erreurs de pagination.

L'estampillage est l'apposition sur un document de la marque d'appartenance de la structure. Cette marque a pour véritable fonction de dissuader les usagers d'emporter les ouvrages qui sont mis à leur disposition.

En fait, l'estampillage consiste à apposer le cachet de la bibliothèque sur le document et sur certaines pages pour attester sa propriété.

Le cachet se met sur le retro de la page de titre, à des pages fixes selon les règles de la bibliothèque (exemple : p.12, p.181, p.256, etc.), sur la dernière

Si au cours du collationnement ou de l'estampillage un défaut apparait, l'ouvrage malgré l'estampillage sera échangé auprès du fournisseur.

A la bibliothèque centrale de l'E.N.S, l'on appose le cachet sur la page de titre, les pages 21 et 107, et la dernière page imprimée.

L'enregistrement est l'inscription de chaque nouvelle acquisition sur un registre d'entrée inventaire. On attribue un nouveau numéro d'inventaire à chaque document. Ainsi, chaque exemplaire d'un même document aura un numéro propre à l'intérieur d'une numérotation continue.

Le numéro d'inventaire est reporté de manière indélébile sur le document ; en général sur la page de titre des ouvrages.

Un registre d'entrée inventaire comporte plusieurs colonnes qui doivent être correctement remplies. Il donne des renseignements qui décrivent et identifient le document.

Les colonnes du registre sont : numéro d'entrée ; date d'entrée ; description de l'ouvrage (Auteur, titre et éditeur) ; lieu et date d'édition ; format, relié ou broché ; origine (vendeur, donateur, échangeur) ; prix ; cote ; observation.

Il constitue de manière définitive et formelle l'état civil de chaque exemplaire du document que possède l'établissement.

preuve comptable de la réception effective du document. Il est aussi transcrit dans le catalogue topographique.

1-1-2-Le contrôle des fonds

Le récolement est la vérification de l'intégralité des collections de la bibliothèque à l'aide du registre inventaire pour les collections classées par ordre d'entrée. Il consiste ainsi, à comparer les inventaires, les documents présents et ceux qui sont en prêts.

Ce travail minutieux permet d'effectuer le contrôle des collections. Il permet aussi de se rendre compte de leur état physique. Il aide enfin à vérifier la pertinence des fonds par rapport à la demande du public.

Le récolement sera aussi l'occasion de corriger d'éventuelles anomalies : cote erronée, fiches incomplètes ou manquantes...

Enfin, tout récolement fera l'objet d'un procès-verbal qui mentionnera les dates de l'opération, la liste des ouvrages manquant et ceux qui ont été retrouvés.

La multiplication rapide de la production imprimée, des capacités de stockage limitées, l'usure matérielle, l'obsolescence rapide de l'information et sa nécessaire réactualisation, la satisfaction des besoins de recherche des usagers, imposent aujourd'hui à toute bibliothèque une révision critique de son fonds. Les critères d'élimination varieront en fonction des bibliothèques et de leurs missions. Il y a trois (3) sortes de retraits qui sont à distinguer :

A la bibliothèque centrale de l'ENS, ce sont les critères «a» et «c » qui sont couramment utilisés. S'agissant particulièrement du critère « c », l'on n'effectue pas la destruction du document destiné à la mise au pilon, mais plutôt une vente aux usagers à un prix dérisoire.

Cataloguer, c'est établir selon des données précises « la carte d'identité » d'un document. C'est à la fois décrire l'aspect matériel du document, et donner ses origines intellectuelles et éditoriales.

Cette carte renseignée vise à aider le bibliothécaire ou le documentaliste à accéder rapidement au document. Pour cela, le spécialiste consulte les sources d'information figurant soit sur la page de titre, soit sur les pages liminaires.

Elle est faite sur une fiche de format 75 x 175 mn en papier bristol assez épais pour être plus facilement manipulé.

monographique sont obligatoirement repartis en sept (7) zones qui se succèdent dans un ordre immuable :

- Zone 1 : zone du titre et de la mention de responsabilité, - Zone 2 : zone de l'édition,

La cotation des documents est une opération qui consiste à attribuer à chaque document un numéro qui indique sa place dans les rayonnages ; autrement dit, c'est le choix de la cote qui déterminera le rangement du livre en rayon.

Aussi, la cote est un ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) servant à designer suivant le mode de classement utilisé, la place de l'ouvrage sur les rayons.

Par ailleurs dans les bibliothèques en libre accès, on complète l'indexation numérique par les trois (3) premières lettres du nom de l'auteur ou le titre d'anonyme.

La cote de la bibliothèque centrale de l'E.N.S est alphanumérique, c'est-à-dire que la cote d'un document est une combinaison de lettres et de chiffres.

La cotation était initialement faite à partir d'une classification « maison ». Celle-ci est composée de trois (3) parties : un code alphanumérique attribué à chaque domaine (exemple : K 3 = Histoire) ; trois (3) premières lettres du patronyme de l'auteur, et le numéro d'enregistrement du document.

La cote du document est portée sur une étiquette et placée sur le dos du document.^C

Par ailleurs, le personnel fait usage progressivement de la classification Dewey, pour les nouvelles acquisitions et les anciens documents déjà enregistrés. Toutes ces dispositions permettent de retrouver le document sur le rayonnage.

1-1-4-La numérisation

Autrement dit, c'est une opération qui consiste en la transformation d'un document papier (support analogique) en fichier informatique (support numérique). Ce système va permettre d'accéder à l'information à travers l'ordinateur et des moyens de connexion spéciaux ; en l'occurrence, l'internet qui permet l'accès des informations en ligne.

Retenons également que la numérisation concerne tout type de document et peut s'effectuer à partir de différents supports tels que le papier, le film, la micrographie.

A la bibliothèque centrale de l'E.N.S, c'est la cellule de la bibliothèque virtuelle effectue la numérisation du fonds documentaire, uniquement à partir du support papier.

La phase technique de la numérisation est constitue de trois (3) étapes. Ce sont :

- Etape 1 : choix du mode de numérisation: choisir le mode « Texte »; - Etape 2 : observer la boite de communication qui montre le niveau du processus de numérisation ;

- Etape 3 : cliquer sur « Terminer » ; une fois que la numérisation est achevée.

- Etape 4 : Enregistrer le document sous l'un des formats suivant: PDF, HTML, RTF.

Un classement est le rangement des ouvrages selon une classification ou selon un ordre déterminé. Autrement dit, le rangement consiste à classer

les documents selon l'ordre préétabli par le service sur le rayonnage. C'est-à-dire que le document est placé sur les rayons selon la discipline²⁷.

Dans une bibliothèque, un document mal rangé est considéré comme un document perdu. Les documents sortis pour les prêts à domicile ou consultation sur place, sont soigneusement classés par disciplines et filières.

Cette activité consiste à saisir à l'ordinateur, à l'aide du logiciel documentaire « WINISIS » les informations relevées sur les bordereaux de saisie.

Ce logiciel permet de créer des bases de données, de faire des saisies, des modifications et d'effectuer des recherches.

1-2-2-La création de base de données

La création de base de données pour gérer les informations dans une bibliothèque est indispensable, car elle permet aux spécialistes de faire une gestion efficace de son fonds documentaire, et de gagner en temps pour servir plusieurs usagers à la fois.

A la bibliothèque centrale de l'E.N.S, il ya deux (2) bases de données opérationnelles. Ce sont en l'occurrence, la base de données bibliographiques et la base de données des usagers.

1-2-3-La base de données bibliographiques de l'E.N.S

Cette base de données est intitulée catalogue de l'E.N.S / publications académiques, car elle est composée uniquement de mémoires et de thèses existants dans le fonds documentaire de la bibliothèque centrale de l'E N S.

1-2-4-La base de données des usagers

Cette base de données est intitulée « bordereau de prêt. Elle est constituée par les noms des personnes s'étant abonnées au service de la bibliothèque et les informations liées à leur statut et abonnement. Ces informations sont relevées sur des fiches d'abonnement.

Seuls les normaliens sont pris en compte dans cette base de données. A cette base de données, est joint le bordereau électronique du prêt.

II- LA RECHERCHE DOCUMENTAIRE

La recherche documentaire est l'activité qui permet au spécialiste des sciences de l'information documentaire de chercher l'information pour l'usager. Elle est l'aboutissement de toute démarche documentaire.

Elle consiste à fournir à partir d'une démarche définie et spécifique formulée par l'usager, les éléments d'informations correspondant à cette demande à la bibliothèque centrale de l'E.N.S, la recherche documentaire se fait de deux (2) manières : la recherche manuelle et la recherche informatisée.

2-1-La recherche manuelle

Elle se réalise grâce aux instruments de recherche. Ces instruments sont en fait des fiches bibliographiques et documents imprimés qui décrivent les documents comportant les informations sur tous les documents du fonds documentaire de la bibliothèque centrale de l'E.N.S.

Ce sont des documents matériels important pour toute bibliothèque ou centre de documentation. Ces documents sont : le catalogue et les registres.

2-1-1-Le catalogue « Auteurs et Anonymes »

Un catalogue est une liste détaillée des documents du fonds d'une unité documentaire donnée. De manière spécifique, un catalogue « Auteurs et Anonymes » est un catalogue où les notices bibliographiques sont classées par ordre alphabétique des noms d'auteurs et des titres des documents anonymes ou ayant plus de trois (3) auteurs.

A la bibliothèque centrale de l'E.N.S, il existe deux (2) catalogues. Ce sont le catalogue avec la classification « maison » et le catalogue avec la classification Dewey.

Le personnel travaille à la substitution des notices bibliographiques contenues dans le catalogue fait à partir de la classification « maison ».

2-1-2-Les registres de monographies et de littérature grise

S'agissant des registres, il en existe neuf (9). Ce sont en l'occurrence des registres organisés par filière de formation qui comportent des mémoires de fin de cycle, dossiers pédagogiques et des rapports de stage, acquis entre 1975 et 2009.

- Registre n°2 : Mémoires et Rapports de stage / C.A.F.E ; C.A.F.C.E ;

C.A.F.C.O.

- Registre n°5 : Répertoires de Mémoires et Thèses! Mini- mémoires et

- Registre n°9 «Deutsch Registre²⁸ » : Monographies ; Cassettes/ CD audio ; DVD.

2-2-La recherche informatisée

Des documents sont encodés dans une base de données bibliographique conçue à partir du logiciel de gestion documentaire WINISIS 1.5.

Pour créer l'interface actuellement disponible, il a fallu installer un (1) serveur Web apache²⁹ et Genisis Web³⁰.

Cela permet d'effectuer rapidement les recherches. La recherche se fait à partir de descripteurs tels que :

2-3-Les activités de conservation

Le personnel de la bibliothèque centrale de l'E.N.S change progressivement le mode de classification. De celle dite « Maison », il met actuellement tous les documents à jour avec la classification décimale Dewey.

2-3-2- L'usage d'outils de gestion du fonds documentaire Les outils de gestion du fonds documentaire constituent l'ensemble des instruments élaborés par le technicien de l'information documentaire relatifs à la publication du fonds de son centre.

³⁰ Générer des applications à partir d'une base de données ISIS (version française),

Il existe à la bibliothèque de l'E.N.S, au titre des outils de gestion, un catalogue « Auteurs et Anonymes » et des registres (mémoires, rapports de stage, dossiers pédagogiques) disponibles pour la consultation.

Dans l'accomplissement de ses tâches, la bibliothèque centrale de l'E.N.S élabore des catalogues ou des fichiers manuels par matière, par auteur et par titre.

2-3-3-La mise en place d'un système de conservation

Les bibliothèques ont le devoir de préserver leurs collections, de les conserver dans les meilleures conditions. Plusieurs facteurs sont pris en compte pour atteindre cet objectif :

? la climatisation : la bibliothèque centrale de l'E.N.S tient compte de la variation climatique. La salle de conservation des documents est à une température qui varie entre 16° et 18°;

? l'éclairage : les documents bénéficient d'une protection contre les rayons solaires grâce aux vitres protectrices. L'éclairage est normal, avoisinant 300 lux ;

? le matériel de rangement : le bois est utilisé pour les rayonnages, car il maintient le taux d'humidité bas.

ANALYSE DES DONNEES

Cette partie fait ressortir les éléments permettant d'évaluer les mesures engagées pour la conservation et la sauvegarde des collections au sein de la structure et les recommandations à formuler en matière de thérapie bibliothéconomique, recommandations qui peuvent être sériées à deux niveaux : celles formulées pour le court terme et celles formulées pour le moyen et long terme.

CHAPITRE I : ANALYSE DES DONNEES EN FONCTION DES

HYPOTHESES

Pour avoir une approche des questions de conservation et de préservation des collections de la bibliothèque centrale de l'ENS, des hypothèses ont été formulées au préalable. Il s'agit ici de les confronter aux données recueillies.

1-1-Vérification de l'hypothèse générale : « les mesures de conservation et de préservation des collections sont à renforcer à travers une politique bien définie par la structure ». Une politique de conservation et de protection existe à la bibliothèque centrale de l'ENS comme pour la plupart des Bibliothèques conscientes de la valeur des richesses documentaires. Les documents sont traités et conservés dans des espaces adéquats, des rayonnages en bois, mais leur sauvegarde n'est pas assurée que ce soit les documents physiques ou les documents numériques, la guerre a mis en mal le système en place avec les différents matériels et documents emportés par les pilleurs. Les mesures de conservation et de préservation des collections sont donc à renforcer à travers une politique bien définie par la structure.

1-2- Vérification de la première hypothèse spécifique :

« Les collections sont exposées à des dangers mineurs et majeurs alors que les mesures de conservation des documents sont insuffisantes ».

Les collections qu'abrite la bibliothèque centrale de l'ENS sont exposées comme celles de toute bibliothèque, aux différents facteurs de dégradation sus-cités soit directement soit indirectement. Les contraintes mécaniques surtout d'origine humaine constituent la menace quotidienne des documents lors de leur communication, la photocopie ou la reproduction photographique³¹.

Aussi, vol et vandalisme sont à craindre tant que la société humaine fonctionnera, de même que les dégâts dus au feu et à l'eau.

On note qu'il n'existe pas de bouche d'incendie dans le périmètre et non plus d'extincteurs dans l'enceinte de la bibliothèque. Les agents de dégradation biologique que sont les moisissures, les insectes et rongeurs guettent aussi les collections. La pollution atmosphérique n'épargne aucune structure documentaire de même que la lumière et la température et l'humidité relative. Les efforts de la bibliothèque pour préserver les collections de certains facteurs sont à poursuivre. Il faut donc retenir que les collections sont effectivement exposées à des dangers mineurs et majeurs face à l'insuffisance des mesures de conservation.

1-3-Vérification de la deuxième hypothèse spécifique :

« Les dispositions sécuritaires doivent être mises en place pour permettre d'assurer la protection du patrimoine documentaire ».

³¹ Protection et mise en valeur du patrimoine des bibliothèques : recommandations techniques, p.93

Au niveau du volet sécuritaire aucun poste de contrôle n'est installé à l'entrée de la bibliothèque. Il manque des extincteurs pour les questions de sécurité par rapport aux incendies éventuels, car le papier qui est l'objet essentiel des collections est considéré comme très fragile. Les vitres servant de volets sont sans protection, il n'y a pas d'antivol pour protéger contre d'éventuelles brisures, on pourrait s'en tenir au fait que la bibliothèque est logée en hauteur, au premier étage du bâtiment, cependant on peut prévoir des cas de vandalisme ou d'accident.

Les dispositions n'ont pas été prises pour la sauvegarde des données informatisées au niveau de la base de données du personnel et celle des usagers, étant donné que tout a été emporté lors des pillages.

Egalement, la numérisation a permis d'avoir les thèses et mémoires en version électronique, malheureusement tout ce travail a disparu avec les ordinateurs et le serveur.

Le vandalisme a malheureusement permis de se rendre compte que le portail central de la bibliothèque qui est en bois ne constitue pas un obstacle de dissuasion pour des individus mal intentionnés.

1-4- Vérification de la troisième hypothèse spécifique :

« Le bâtiment (les locaux réservés à la bibliothèque) mérite d'être aménagé par rapport aux mesures d'urgence ». La bibliothèque de l'E.N.S est située dans le bâtiment du département des sciences de l'éducation au premier étage, à droite avec une superficie d'environ cent quatre vingt mètres carrés (180 m²). Seuls des escaliers permettent d'y accéder et il n'y a aucune autre issue de secours à part le portail.

Il n'y a pas d'installation de système d'ascenseur et donc pas d'ascenseur monte-charge, c'est dire les difficultés possibles de transport des documents.

Aucun local n'existe comme réserve des documents et donc toutes les collections sont facilement accessibles.

Ces quelques points relevés à partir de la vérification des hypothèses donnent l'occasion d'affirmer que le bâtiment a besoin d'aménagement pour les mesures sécuritaires.

CHAPITRE II : RECOMMANDATIONS A COURT, MOYEN ET LONG TERME

2-1- Recommandations à court terme

2-1-1-Mise à jour du fonds documentaire :

Il faut remettre le fonds à jour et poursuivre la reliure des documents. La mise à jour du fichier permettra d'évaluer l'état général des collections afin de savoir le nombre d'ouvrages disparus avant et pendant les pillages. On ne peut se rendre compte immédiatement du nombre et du type de support d'information qui a été soustrait de la bibliothèque. Il faudra donc se référer au catalogue et prendre en compte les références de ces éléments pour de prochaines commandes.

2-1-2 Reliure et restauration :

Pour la reliure des documents, il a été signalé que le service de reliure qui accordait ses prestations à la bibliothèque pour la restauration des collections a arrêté cette tâche en faveur de la bibliothèque. Il est nécessaire voir urgent de recontacter cette entreprise ou une autre société de la place et pourquoi pas un prestataire dans le domaine de la reliure.

La restauration des ouvrages doit être une tâche au quotidien et il y a donc lieu de parer au plus pressé, afin de ne pas assister à une dégradation massive des documents en l'absence de restauration. Il faut donc engager les moyens et les techniciens qualifiés dans cette action indispensable pour la bibliothèque. La restauration des documents permettra de stopper l'évolution des éventuelles dégradations et de consolider l'existant.

On procèdera également à la reproduction intégrale de certains documents jugés précieux par la structure et ceux-ci serviront de document de substitution lors des communications aux usagers.

Pour les supports gravés, s'agissant des disques compacts (CD-Audio, cédéroms, CD-R) les appareils de lecture ayant été emportés, il faudra les conserver et entreprendre des démarches auprès des autorités académiques pour avoir de nouveaux supports de lecture.

Signalons toutefois qu'en attendant, il faut veiller à l'entretien de ces supports et éviter les dépôts de moisissures et de poussière sur une longue durée.

2-1-3- Démarches administratives :

Il s'agira de constituer un dossier qui fait le point des dommages subis par la bibliothèque en matière de fonds documentaire et d'outils de travail. Ce dossier devra aider à faire le point circonstancier des pillages et des différents dommages subis par la structure documentaire.

Ce document devant également servir comme élément de référence pour les prochains projets d'achat ou d'évaluation du fonds. La responsabilité des bibliothécaires serait ainsi dégagée officiellement par rapport aux contingences du moment qui mettent en mal la vie de la bibliothèque et des richesses documentaires, cela rejaillissant sur les recherches des usagers et leurs productions.

Il faut aussi trouver une occasion pour rencontrer les autorités académiques et les sensibiliser sur les paramètres des dangers qui menacent les collections de bibliothèques et les mesures de sauvegarde nécessaires. Les responsables administratifs ou gouvernementaux ne sont souvent pas assez informés des conditions de travail et des méthodes de gestion des structures documentaires.

Il faut profiter de ces genres d'occasion pour expliquer la nécessité de prendre des dispositions au quotidien pour la conservation et la sauvegarde

des collections, qu'elles soient nationales ou réservées à des structures spécialisées comme l'ENS.

Comme un plaidoyer, les interventions de l'équipe des bibliothécaires doivent faire ressortir les risques et dangers qui menacent les collections à travers des documents à l'appui, car « il vaut mieux prévenir que guérir ». Cette guerre nous aura enseigné qu'il n'est jamais assez de se prémunir de moyens de protection contre le vandalisme.

C'est aussi une démarche qui a l'avantage de redonner au personnel la motivation venant de la tutelle pour le travail quotidien à faire et les projets d'envergure futurs à engager pour que la bibliothèque ne tombe pas dans une léthargie, un découragement total.

On pourrait avoir des appréhensions quant à la nécessité de fournir tant d'efforts et voir les résultats sabotés, détruits par la suite.

2-1-4-Relance du projet d'informatisation :

Le projet d'informatisation du fonds mérite d'être relancé et il faudra rechercher les pistes et moyens pour faciliter la reconstitution des bases de données. Toutes les tâches qui concurrent à la gestion efficiente du fonds documentaire doivent concourir à la réussite du projet.

En effet, il faut réaliser tout de même que tout processus d'informatisation peut être sujet à des perturbations techniques pouvant aller jusque la disparition de différents enregistrements de données ; c'est pourquoi les questions de sauvegarde s'avèrent délicates.

Pour la bibliothèque de l'ENS, il faudra dans un premier temps acquérir à nouveau du matériel informatique, ensuite reprendre le travail de saisie des données avec ce que cela implique au niveau du cahier des charges. La création d'une cellule informatique s'avère utile. Cette cellule servira à

mieux stocker les données qui pourraient se confondre aux travaux personnels de chaque agent dans son espace personnel de travail.

2-1-5-Formations :

Le personnel et les usagers ont aussi besoin d'être formés aux mesures de conservation et de préservation. « Le plus grave danger auquel soient exposés les ouvrages est l'homme lui-même ».

En effet, le personnel et les lecteurs dans leur ensemble représentent les premiers agents de destruction du papier par les manipulations qu'ils opèrent au quotidien sur les pages et la reliure. Il s'avère essentiel de corriger les mauvaises habitudes et d'intégrer la conservation au quotidien de la bibliothèque.

Des conférences et cycles de cours pourront ainsi être organisés par les responsables de l'établissement à l'intention du personnel où l'on prendra soin de détailler les précautions à prendre lors de la manipulation des documents et de leur communication aux lecteurs, il s'agira également de présenter les procédures d'urgence en cas de sinistre.

Le risque est grand que ces personnes qui sont au contact permanent d'un matériel parfois très précieux, méconnaissent les points les plus fragiles de ces documents, les problèmes les plus fréquents et les solutions qui peuvent concourir à leur préservation.

Cette formation continue, synonyme de prise de conscience et de stimulation personnelle est le fondement d'une politique de conservation et de protection efficace et durable des collections.

« Nul n'étant censé ignorer la loi », l'action pédagogique doit s'étendre aux usagers qui doivent disposer de toutes les recommandations nécessaires en matière de manipulation et de consultation des documents ; des

séances de sensibilisation ou des techniques de dissuasion sont à mettre en place pour le respect des documents qui sont remis pour consultation.

La formation à la consultation des bases de données à partir des consoles de recherches est également à instituer pour qu'une symbiose existe entre la gestion des bibliothécaires et l'exploitation des données par les usagers

Toutes ces dispositions participent à la bonne gestion des richesses de la bibliothèque.

La numérisation des documents essentiels dont les thèses et mémoires devra être reprise ou poursuivie si l'on arrivait à récupérer si possible les données déjà traitées avant la crise.

Les copies conformes des documents rares et précieux doivent se faire ; cela doit s'accompagner de la sauvegarde des données sur disque dur et sur un serveur avec le transfert de données hors de la bibliothèque. Une structure que devra être identifiée par la direction de la bibliothèque à partir d'un réseau ou de relations professionnelles étroites.

L'opération de numérisation doit déboucher sur le transfert des données sur le portail de la bibliothèque ou de l'ENS afin de permettre aux usagers de mener à bien leurs recherches en bibliothèque ou en dehors de celle-ci.

2-2-2-Entretien des collections

L'entretien des livres et autres documents en bibliothèque ne constitue pas une activité de trop. C'est une mesure de conservation et de protection qui

doit s'imposer, car il faut savoir que les livres anciens sont entièrement composés de matériaux organiques : cuir, bois, nerfs, papier chiffon... Et qui dit organique dit comestible. C'est pourquoi il n'est pas rare de trouver parmi les livres anciens les traces de la gourmandise d'une faune assez particulière.

Les rongeurs, par exemple, s'attaquent aux livres et laissent des traces très peu discrètes de leur passage. Il existe également une famille d'insectes ressemblant vaguement à de minuscules scarabées et dont le plaisir est de s'installer au milieu des pages d'un livre pour les grignoter en y creusant des galeries. C'est ce qui explique la présence de petits trous parfois très nombreux dans les livres anciens. Ces insectes préfèrent le climat tropical et donc ils constituent une menace pour les collections conservées dans nos bibliothèques africaines³².

Il faut reprendre les attaches d'une entreprise exerçant dans le domaine de l'entretien des collections de bibliothèque et étudier les modalités afin que l'entretien se fasse régulièrement. On se rend compte de l'état de dégradation de collections quand il y a des pannes d'électricité ou de climatisation de longue durée, car c'est un temps durant lequel ces bibliophages évoluent aisément dans les ouvrages.

2-2-3-Mesures sécuritaires d'urgence

Compte tenu du risque d'incendie existant pour toutes collections, surtout les documents papier, des extincteurs devront être installés dans les locaux de la bibliothèque. On tâchera donc d'en installer deux dans les locaux servant de bureaux et de magasin et un dans la salle de lecture.

Un système d'alarme anti -incendie pourrait être mis en place avec les expertises des sapeurs pompiers. Le dossier devra par conséquent être soumis au service des sapeurs pompiers pour intervention en cas d'urgence. L'administration devra piloter un tel projet qui peut s'accorder avec les propositions d'autres services de l'établissement. Ce sera des dispositions d'ensemble, car les risques n'épargnent souvent pas les services ou locaux environnants quand ils se manifestent.

Pour dissuader les vandales et se prémunir de certaines agressions externes, il faudra installer un système de vidéosurveillance. Certaines structures proposent leurs services pour ce type d'appareillage avec des garanties pour l'installation et des formations à l'utilisation de ces caméras.

Afin de répondre efficacement à toute situation de crise, la bibliothèque centrale de l'ENS devra disposer en permanence d'un matériel d'urgence³³ comportant au minimum :

³³ DESCHAUX, Jocelyne.- Les Plans d'urgence dans les bibliothèques : mise en oeuvre en cas de sinistre

2-2-4-Convergence vers les réseaux documentaires et consortium

La bibliothèque doit oeuvrer pour une mise en commun de ses données dans un réseau documentaire.

Le temps n'est plus donné aux structures documentaires d'évoluer en vase clos ou isolement ; car c'est sans doute en travaillant en convergence institutionnelle sur l'ensemble des collections que l'on pourra répondre aux défis de la conservation.

C'est ce qui peut motiver encore la reprise même du processus d'informatisation. La création du catalogue informatisé et la gestion automatisé des services rendra fluide le travail et facilitera les échanges avec les autres structures documentaires.

Il ne servira donc à rien de « s'alarmer sur son sort », car c'est à partir des situations les plus inimaginables qu'émergent les plus conquérants, quel que soit le domaine d'activité. Ce qui arrive aux différentes structures aujourd'hui doit créer en chacun des spécialistes des sciences de l'information documentaire de nouveaux réflexes. Il s'agit de voir comment se comporter et agir face aux difficultés qui se présentent aux structures documentaires nationales, voire africaines et même au niveau international.

La bibliothèque devra également s'inscrire par la même occasion dans un projet de consortium des bibliothèques universitaires et si possible des bibliothèques ivoiriennes et même de la sous région (Afrique Occidentale), pour bénéficier des expériences et des richesses des autres à travers le partage collectif.

CONCLUSION

Le présent mémoire constitue une ébauche à la mise en place d'une véritable politique de conservation et de préservation du patrimoine documentaire de la bibliothèque de l'ENS d'Abidjan.

Il mérite de ce fait quelques approfondissements, quelques précisions, quelques recherches supplémentaires dont le personnel et des chercheurs dans le domaine de la bibliothéconomie devront s'acquitter.

Le double avantage de ce travail est d'analyser l'état des collections et les mesures de conservation et de protection et de proposer à la direction et à la tutelle des mesures visant à améliorer le sort préoccupant de cette bibliothèque en ces périodes délicates de l'histoire de notre pays.

Les questions de conservation et de protection des collections amènent les acteurs du système documentaire et les autorités à se rendre compte qu'une politique de renforcement des acquis et des collections (politique d'acquisition) laisse entrevoir que chaque acteur du système éducatif, quelles que soient ses compétences, se penche davantage vers une participation active à la dynamique de sauvegarde du patrimoine. Sinon à quoi servirait-il de dégager toutes les énergies et tous les moyens pour doter la structure des outils modernes de gestion à l'ère des Technologies de l'Information et de la Communication, si du jour au lendemain, toutes ces richesses devraient partir en fumée ou être sujet à des actes de sabotage.

Pour le prestige de l'Ecole Normale Supérieure d'Abidjan et surtout pour des études stables et sereines des usagers du système

documentaire, il ne serait assurément pas vain d'instituer une véritable politique de préservation des collections ; cela pouvant nécessiter l'acquisition de nouvelles habitudes de gestion chez le personnel et une nouvelle configuration du bâtiment et des locaux.

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TABLE DES MATIERES

		.23
I- Localisation et historique		23
1-1-Localisation		23
1-2- Historique		..24
II-Statut juridique et missions		24
2-1- Statut juridique		24
2-2-Missions		25
III-Aperçu de l'organisation administrative		25
3-1-La Direction générale		25
3-2-Les Sous-directions		..26
3-2-1- La sous-direction des Affaires Administratives et Financières		..26
.3-2-2- La sous-direction des Appuis Pédagogiques et des Ressources
Informatiques		.26
3-2-3- La sous-direction de la Formation Initiale	27
3-2-4- La sous-direction de la formation continue	.27
CHAPITRE II : PRESENTATION DE LA BIBLIOTHEQUE	CENTRALE
DE L'E.N.S	28
I-Localisation et historique	28
1-1-Localisation	..28
1-2-Historique	.28
II-Missions	..29
2-1-Rôle éducatif	29
2-2-Missions pédagogiques	29
2-3-Les activités de recherche	30
2-3-1-La recherche de l'information	..30
2-3-2-La formation à la recherche documentaire	30

	..31
3-1-La cellule « Acquisition »	31
3-2-La cellule « Traitement et inscription »	32
3-3-La cellule « Informatisation et Recherches informatisées »	33
3-4-La cellule « Accueil et communication »	..33
IV- Les ressources de la bibliothèque	..34
4-1-Les ressources humaines	..34
4-2-Les ressources financières	34
4-3-Les ressources matérielles	35
4-3-1-Les locaux	.35
4-3-2-Les équipements	35
4-4-Les ressources documentaires	..36

DEUXIEME PARTIE : ETAT DES LIEUX DE LACONSERVATION ET LA PROTECTION DU FONDS DOCUMENTAIRE DE LA

BIBLIOTHEQUE	38
CHAPITRE I : LES FACTEURS DE DEGRADATION DES
COLLECTIONS EN BIBLIOTHEQUE	39
I- Les contraintes mécaniques, le vol et le vandalisme	..39
1-1-Les contraintes mécaniques	.39
1-2-Le vol et le vandalisme	40
II- Le feu, l'eau et les agents de dégradation biologique	40
2-1-Le feu	40
2-2-L'eau	40
2-3- Les agents de dégradation biologique	.41
III-La pollution atmosphérique et la lumière	.41
3-1- la pollution atmosphérique	.41
3-2-La lumière	42

I-Recommandations à court terme	64
1-Mise à jour du fonds documentaire	64
2-Reliure et restauration	.64
3-Démarches administratives	.65
4-Relance du projet d'informatisation	66
5-Formations	67
II : Recommandations à moyen et long terme	68
1- La numérisation		..68
2-Entretien des collections		.68
3-Mesures sécuritaires d'urgence		...69
4-Convergence vers les réseaux documentaires et consortium		..71
CONCLUSION		..72
BIBLIOGRAPHIE		.74
TABLE DES MATIERES		..78
ANNEXES		83

Annexes

Figure 1 - Le poisson d'argent, Lepisma saccharina L., est l'un des bibliophages les
plus répandus (d'après Kingsolver and Pest Control in Museums).Le poisson d'argent ou
lépisme est l'un des insectes ravageurs les plus courants dans les bibliothèques et les
édifices en général. Il se nourrit de préférence de produits riches en hydrates de carbone
(amidon) et en protéines. Il recherche plus particulièrement les matériaux comme le papier,
les produits d'encollage, les gravures, la colle, le papier peint et le placoplâtre. Il lui arrive
aussi de se nourrir d'étoffes à base de fibres végétales comme le lin, la rayonne, le fil
d'Ecosse et le coton, et en particulier de lin et de coton amidonnés. Il envahit parfois la
farine et autres produits à base de céréales.

Figure 2 - La thermobie ressemble au poisson d'argent, mais elle affectionne les lieux clos, chauds et humides (d'après Illinois Natural History Survey).La thermobie aime les températures beaucoup plus élevées: l'idéal pour elle se situe entre 32° et 40°C. On la trouve généralement à l'intérieur ou aux alentours des fours, des fournils, des chaufferies et autres lieux très chauds. Les thermobies et autres insectes apparentés sont lucifuges et détalent dès qu'on allume la lumière. Comme les poissons d'argent, elles se réfugient dans les fentes et interstices pendant la journée.

Figure 3 - Le lasioderme du tabac, Lasioderma serricorne (F.) tient sa tête repliée vers le bas; de ce fait la tête forme un angle droit avec l'axe du corps (d'après Kurtz et Harris).

Figure 4 - La larve (ver) du lasioderme du tabac creuse par sa mastication des galeries qui s'emplissent d'une poudre faite des matières organiques excrétées (frass) à mesure qu'elle évolue vers l'état d'adulte (d'après Peterson).

Figure 5 - La vrillette du pain, Stegobium paniceum (L.), est une autre espèce d'insecte dont la larve et l'adulte endommagent les livres (d'après Kurtz et Harris).La vrillette du pain ne pond que sur les livres. L'état larvaire dure de quatre à cinq mois .

Figure 6 - La larve de la vrillette du pain creuse des galeries à travers les reliures, les plats et les corps d'ouvrages (d'après Peterson).

Figure 7 - Ptinus fur (L.) est lui aussi bibliophage, les larves de ce coléoptère creusent des galeries à travers les livres (d'après USDA).

Figure 8 - La larve de Ptinus clavipes, un coléoptère brun décrit par Panzer, est aussi un "ver de livres" (d'après Mallis).

Figure 9 - La blatte américaine, Periplaneta americana (L.), est un redoutable ennemi des livres et du papier, en particulier dans les régions chaudes de la planète (d'après Mallis).

La femelle de cette espèce pond une oothèque qu'elle dépose ou, parfois, colle sur des surfaces à l'air libre. Le moment venu, les jeunes blattes éclosent, puis elles passent par une série de mues avant d'atteindre l'âge adulte, cette période de croissance durant largement plus d'un an. La durée de vie de cette espèce, à partir du stade de l'oeuf jusqu'à la mort, est de deux bonnes années. L'habitude qu'a la femelle de coller ses oothèques sur des surfaces soigneusement choisies accroît les risques d'introduction de cette espèce dans les bibliothèques à l'occasion de livraisons.

Figure 10 - La blatte orientale, Blatta orientalis (L.). A gauche: le mâle; à droite: la femelle. On notera l'absence d'ailes chez cette dernière (d'après Mallis).

Moins méfiante et moins vive que les autres espèces, la blatte orientale inspire un dégoût extrême à cause de son habitude de se promener dans les égouts et de vivre dans la saleté.

Pendant les mois chauds de l'année ou dans les zones tropicales ou subtropicales, elle peut pénétrer dans un immeuble en se faufilant sous une porte d'entrée ou par les conduites d'aération ou les ventilateurs. Les vide-ordures intérieurs et les incinérateurs en sont souvent infestés.La femelle peut porter son oothèque, qui est de couleur brune, 30 heures durant. L'oothèque contient deux rangées de huit oeufs chacune. La femelle la dépose dans un endroit chaud et abrité, proche d'une source de nourriture. A la température ambiante, la période d'incubation est de 60 jours environ. Il faut à peu près un an à ce type de blatte pour atteindre l'âge adulte, après quoi elle vivra un maximum de six mois.

Figure 11 - La blatte australienne, Periplaneta australasiae (Fabr.), présente des taches jaune vif qui la distinguent de la blatte américaine (d'après Mallis).

Figure 12 - La blatte germanique, Blattella germanica (L.) envahit normalement
les endroits où l'on manipule de la nourriture et n'endommage pas les ouvrages de
bibliothèques (d'après Mallis).

La femelle porte l'oothèque jusqu'à ce que les oeufs soient prêts à éclore. L'oothèque, qui contient jusqu'à 50 oeufs, se fend alors dans le sens de la longueur, permettant aux jeunes blattes de s'en extraire. Parfois, ces dernières sortent de l'oothèque, alors que celle-ci est

encore engagée dans l'abdomen de la mère. Cette espèce atteint l'âge adulte en trois mois environ au cours de son existence, qui peut dépasser 200 jours, chaque femelle pond quatre ou cinq oothèques.

Il est très facile pour une bibliothèque, surtout si elle possède une cantine ou une salle réservée pour les repas, d'être infestée par des blattes germaniques. L'infestation peut avoir pour origine des oothèques déposées dans des cartons, sur des produits alimentaires et autres. Bien que cette espèce ne détériore généralement pas les ouvrages de bibliothèques et documents d'archives, elle constitue manifestement une nuisance et peut véhiculer des germes pathogènes.

Figure 13 : Les termites peuvent totalement détruire un livre, ou l'objet de leur choix. Pour parvenir au bois, ils traversent le béton sans problème. Ils appartiennent au type des néoptères, et on les nomme « fourmis blanches », bien qu'ils ne soient pas de la même famille que les fourmis. Ils sont attirés par les couvertures des livres en bois, et naturellement par la cellulose qui se trouve dans le papier.

Conservation et préservation du patrimoine documentaire de la bibliothèque centrale de la bibliothèque d'Abidjan