II.7. FONCTIONNEMENT DES
SERVICES
II.7.1. Administrateur Financier
et Comptable
Il est le gérant de l'entreprise, chargé de
coordonner toutes les activités de services ou départements. Ses
attributions peuvent se résumer ainsi :
· Contrôler le Personnel de l'entreprise ;
· Etablir des états financiers mensuels. Il dresse
un document incluant les entrées et les sorties de fonds d'une part, et
dégager un solde d'un autre coté ;
· Gérer les transferts de fonds (surtout les
mouvements bancaires) ;
· Virement de fonds de la caisse à la banque
après conformité des documents y afférents ;
· Rédiger un état général,
souvent annuel, de l'exploitation de l'entreprise ;
II.7.2. Responsable
Commercial
Le Responsable commercial est chargé d'exécuter
les taches suivantes :
§ Prospecter les clients ;
§ Effectuer des commandes aux fournisseurs au moyen
d'internet ou par téléphone ;
§ Ainsi donc tenir des bons de commande;
§ Tenir des bons de retour en cas de
non-conformité des marchandises ;
§ Faire le suivi régulier des ventes ;
§ Mensuellement, rédiger un journal de ventes.
II.7.3. Département
Garage
II.7.3.1. Responsable
Administratif et Commercial
Le responsable du secrétariat administratif tient tout
un tas de documents. Outre la tâche de renseignement aux clients, et
réception et expédition du courrier de l'entreprise, c'est lui
qui est chargé de délivrer les factures pour le service Garage.
Il reçoit aussi les états de besoin de différents services
et en fait rapport. Bref, il est chargé de :
- Expédition et réception du courrier de
l'entreprise ;
- Etablir des factures pour les services Garage ;
- Recouvrement des montants dus par des clients
débiteurs ;
- Renseignement aux clients.
- Pour lui faciliter le travail, le secrétaire
administratif utilise le logiciel de facturation, appelé Ciel
Point de vente.
II.7.3.2. Magasinier Garage
Les tâches du Magasinier Garage peuvent être
énumérées comme suit :
Gérer les entrées de nouvelles pièces
dans le magasin;
Il s'occupe de la sortie [vente] des pièces ;
Tenir une fiche de stock pour chaque pièce ;
Sortir des factures pro forma aux clients désireux de
consommer les services de l'entreprise ;
Avec le Responsable Commercial faire des commandes pour de
nouveaux articles ;
Il range les pièces [articles] dans des
étagères selon l'ordre : engin et catégorie.
II.7.3.3. Chef de Garage
Il gère le personnel affecté à son
service ; il est à la base de la division et attributions des
taches journalières aux mécaniciens. Il veille sur la
santé et la sécurité non seulement des agents, mais
également sur l'état des outils ou matériels de
travail.
Ses compétences :
v S'entretenir avec les clients, leur fournir des
renseignements techniques ;
v Donner l'état social des mécaniciens ;
v Informer du fonctionnement général du service
Garage ;
v Soumettre une fiche d'expertise au Responsable
Administratif, et le Magasinier y rédige une pro forma.
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