Taches et
Responsabilités :
L'assistant appuiera le Responsable du Suivi Évaluation
dans les tâches suivantes
- Assurer que la liste des indicateurs de performance du
projet est connue par les différentes antennes, assurer l'information
nécessaire et apporter l'appui éventuellement requis.
- Former les antennes chargées de l'exécution
sur les principes et procédures à suivre, et les assister dans la
réalisation des activités et des rapports de S&E.
- Assurer que les différents responsables collectent
les données requises pour le S&E et les transmettent au Responsable
du S&E;
- Collecter, analyser les données de base, notamment
s'assurer de et vérifier leur fiabilité. Cette tache doit
concerner le niveau national, provincial et communautaire.
- Effectuer la saisie des données.
- Collaborer avec les autres membres de l'équipe.
- Appuyer la préparation des rapports mensuels et
trimestriels sur l'avancement du projet en ce qui concerne le suivi des
activités exécutées par les antennes, y compris la
consolidation des rapports mensuels/trimestriels, pour le suivi du projet par
la Coordination Générale et les partenaires au
développement ;
- Appuyer la préparation de la section du rapport
annuel sur le suivi et l'évaluation des activités et des
performances du PASU, au regard des indicateurs de performance du projet.
2.8. PRESENTATION DU
FSRDC : ANTENNES PROVINCIALES
2.8.1. Structure organique d'une antenne
2.8.2. Chef d'Antenne Provinciale
Mandat général
Sous l'autorité du Coordonnateur Général,
le Chef d'Antenne a pour mission de superviser et coordonner la gestion de
l'Antenne Provinciale.
Mandat spécifique
- Rendre compte mensuellement à la Coordination
Générale des activités gérées ;
- élaborer et suivre l'exécution des plans de
travail opérationnel de l'Antenne ;
- superviser et coordonner les activités du FSRDC
suivies par l'Antenne ;
- contrôler et assurer la gestion des ressources
matérielles, financières et humaines affectées à
l'Antenne ;
- représenter le FSRDC auprès des autres
partenaires dans la province ;
- collecter et consolider les rapports technique et
financier des activités périodiques de l'Antenne ;
- faciliter les relations entre les différents
prestataires et l'Antenne ;
- veiller au respect de la conformité de la mise en
oeuvre des protocoles de service.
2.8.3. Les Antennes Provinciales
Placée sous l'autorité du Coordonnateur
Général, l'Antenne Provinciale est animée par un Chef d'
Antenne. Il est assisté dans l'exécution de ses tâches de
:
- un(e) Secrétaire-Caissier (e),
- un Responsable de Projet et d'IEC,
- un Comptable,
- un Responsable « Bâtiment et Travaux
Publics »
Pour les besoins de la Composante Travaux HIMO du PASU -FA
l'antenne du Katanga comprend également :
- un Chargé de projet HIMO appuyé de :
§ une secrétaire
§ un comptable
1) Le (la) Secrétaire-Caissier (e)
Mandat général
Sous l'autorité du Chef d'Antenne, le (la)
Secrétaire-Caissier (e) assiste le CA dans l'organisation de ses
rencontres, dans la préparation de ses correspondances, dans le
classement et la conservation des dossiers et documents.
Mandat spécifique
Sous la responsabilité du CA, le (la)
Secrétaire-Caissier (e) est responsable de la bonne tenue du
Secrétariat qu'il (elle) dirige ainsi que des missions qui lui sont
confiées par le CA.
Plus particulièrement, il (elle) est chargé(e)
des tâches spécifiques suivantes :
a) Comme Secrétaire
Il (elle) est chargé(e) de tâches
suivantes :
- Des appels téléphoniques,
- Réceptionner, enregistrer, traiter et ventiler le
courrier,
- Répertorier et classer les documents,
- Veiller à l'expédition des courriers,
- Gérer les fournitures de bureau de la Direction et du
Secrétariat, en tenir une comptabilité permanente et proposer le
renouvellement au moment opportun,
- Recevoir les visiteurs ou veiller à ce que ceux-ci
soient correctement accueillis, informés et dirigés, s'il y a
lieu, vers la personne ou le service demandé,
- Superviser ou exécuter, le cas échéant,
les travaux de saisie et de dactylographie, veiller à leur
exécution dans les meilleurs délais et contrôler les
documents produits avant leur remise aux demandeurs,
- Assister le CA dans la préparation et le suivi des
dossiers,
- Préparer et organiser les réunions,
rendez-vous, et déplacement du CA et des autres membres du staff de
l'Antenne,
- Exécuter, à la demande du CA, toute autre
tâche qui lui sera confiée en relation avec les
activités.
b) Comme Caissier (e)
- S'assurer du visa des pièces de Caisse ;
- Enregistrer les entrées d'espèces ;
- Enregistrer les sorties d'espèces ;
- Tenir le brouillard de Caisse ;
- Inventorier tous les jours la Caisse.
- Transmettre tous les jours une copie du bouillard de Caisse
et les pièces comptables au Comptable d'Antennes ;
- Classer et archiver les pièces de Caisse.
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