CHAPITRE III : DEROULEMENT DU STAGE
Comme annoncé au chapitre 2, la Direction du
Crédit et des Marchés Financiers comprend quatre services :
Le Service Etudes et Analyses, le Service Centrale des Bilans et des Risques,
le Service Marché Financiers ainsi que le Service Administratif.
Nous avions eu à faire la rotation de ces quatre
Services selon l'ordre ci - après : Le Service Administratif, Le
Service Centrale des Bilans et des Risques, le Service Marché Financiers
et le Service Etudes et Analyses.
3.1. LE SERVICE ADMINISTRATIF
Aucune institution qu'elle relève du droit privé ou
public ne peut se passer de l'administration.
C'est ainsi que nous avions activement participé
à la réception, à l'enregistrement, à la
répartition et à la transmission du courrier. Il fallait donc
distinguer deux types de courriers : ceux adressés à la
Direction et ceux initiés par celle - ci.
Ce faisant, les étapes à suivre sont
différentes selon qu'il s'agit des courriers entrant dans la Direction
ou de ceux sortant.
a) Courriers Adressés à la
Direction
Tout courrier entrant dans la Direction doit passer par le
responsable du Service ou son Adjoint. Celui - ci doit d'abord en accuser
réception, soit en apposant sa signature dans le carnet de transmission
de l'expéditeur, soit en paraphant sur la copie du document après
en avoir, au préalable pris connaissance.
Pour rendre cette réception effective, le courrier doit
être enregistré.
* Enregistrement
Il se fait dans un grand cahier appelé « indicateur
» dans lequel il faille y inscrire :
- La date à l'aide du dateur ;
- Le numéro de suite numérique
(manuellement) ;
- L'identité de l'expéditeur ;
- La référence et l'objet du courrier ;
- Les observations.
Puis vient le moment où il faut y apposer la grille
d'entrée.
Dans cette figure, nous inscrivions la date de
réception et le numéro de la suite numérique.
Le courrier devra alors être lu par les deux
responsables de la Direction qui apposeront leurs paraphes dans la grille
d'entrée.
Après, le courrier retourne au Service Administratif, pour
être reparti.
* Répartition
Comme le mot l'indique si clairement, cette étape consiste
à repartir le courrier. Pour ce faire, le Service utilise le cahier de
répartition. Chaque Service de la Direction possède un cahier
propre à lui dans lequel sont inscrits :
- La date (date de répartition) ;
- Le numéro de suite numérique (numéro
déjà inscrit et sur le courrier et dans l'indicateur ;
- L'identité de l'expéditeur ;
- La référence et l'objet du courrier.
Le Responsable du service, son Adjoint ou un
Délégué du Service appose sa signature en regard du
courrier dans le cahier de répartition.
Ainsi fait, le cahier de répartition retourne au
Service Administratif. Aussi est - il important de remplir la colonne de
l'indicateur réservée aux observations en indiquant le nom de la
personne, ayant réceptionné le courrier dans le Service
concerné.
b) Courriers Initiés par la Direction
Après examen du courrier par le Service
concerné, celui - ci conçoit la réponse en manuscrit,
passe à la saisie puis présente le projet de note au Responsable
de la DCMF qui vérifie, à son tour, et corrige les fautes
éventuelles.
Lorsque le Service Administratif approuve, l'étape
suivante consiste en l'expédition.
§ Expédition
La note à expédier est déjà
signée par les deux Responsables de la Direction qui paraphent les
copies. Comme la note ne peut être transmisse sans date, no
référence, il faut alors marquer la date à l'aide du
dateur et indiquer la référence. Celle - ci est composée
au code de la Direction, de celui du Service initiateur, du numéro de la
suite numérique qui peut soit être interne ou soit externe. Le
numéro accordé à la note provient de la suite
numérique interne ou externe.
Après avoir rempli toutes les formalités ci -
haut citées, la tâche suivante consiste en l'expédition
proprement dite de la note. Deux cahiers sont alors utilisés :
Le cahier de transmission interne et le cahier de transmission externe.
- Cahier de Transmission Interne
En plus de 4 rubriques retrouvées dans le cahier de
suite numérique interne, une cinquième est celle de signature.
Lors de la transmission, la personne ayant réceptionné la note
appose sa signature en égard ou sa note en regard de la note et en garde
l'original. Les copies sont transmises aux autres Directions pour
information ; une copie est toujours réservée à
l'Audit Interne et une autre pour le classement. Le classement se fait selon
l'ordre numérique et chronologique ; la copie doit être bien
perforée et accompagnée de son fond du dossier.
- Cahier de Transmission Externe
Les mêmes rubriques du cahier de transmission interne
sont aussi reprises dans celui de transmission externe. La différence
réside dans le fait que la transmission externe se fait par
l'intermédiaire du Service Courrier de la banque ou par le canal de la
Chambre de Compensation.
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