Memoire Online - Contribution à la gestion des créances clients dans une entreprise privée: cas de Hibis SARL

L'acceptation de tout bon de commande est conditionnée par le plafond de créances indiqué par le responsable chargé de la gestion des créances. Le service de gestion des créances à HIBIS SARL a établi des plafonds qui tiennent compte de plusieurs considérations. En effet, ce service a fixé un plafond de créances par produit commercialisé et par client.

Ces plafonds dépendent aussi de la qualité des clients. Ainsi, pour obtenir le montant maximal de crédit accordé à un client, on procède à des vérifications et calculs sur les opérations réalisées avec ce dernier.

Les vérifications et les calculs se limitent au niveau du chiffre d'affaires mensuel réalisé avec le client concerné. Le plafond de crédit à accorder pour un achat est le résultat du cumul des achats effectués divisé par huit (08). Compte tenu des informations reçues du service de gestion des créances de la société HIBIS SARL, nous résumons les plafonds annuels et mensuels de créances autorisées dans les tableaux suivants :

*Produits*	*Plafond autorisé*
Maïs	1.600.000
Son de maïs	500.000
Son de blé	2.200.000
Son de riz	1.200.000
Tourteau de coton	1.200.000
Tourteau d'arachide	2.400.000
Tourteau de soja	1.500.000
Tourteau de sésame	1.000.000
Coquille	680.000
Farine de poisson	3.400.000

*Clients*	*Plafond mensuel de créance*
Client C1	100.000
Client F1	2.000.000
Client	350.000
Client F2	3.780.000
Client C3	890.000
Client C4	670.000

Ces états sont susceptibles de modification à la suite d'une demande expresse du client qui est adressée à la Directrice de la société.

Ces conditions ci-dessus énumérées ne sont pas suffisantes. En effet beaucoup d'autres conditions doivent être remplies par le client pour l'ouverture du crédit.

2- L'ouverture du crédit

Tout comme l'acceptation du bon de commande, l'ouverture du crédit répond bien à des règles bien définies dans la société. Le client qui sollicite un crédit doit être rigoureusement un client ancien et fidèle à l'entreprise. De plus, il doit avoir effectué des achats au comptant pendant au moins dix (10) mois dans la société.

Ensuite après une étude relative à la régularité et à la sincérité du client, celui-ci peut de commun accord avec le chef service vente rédiger sa lettre de demande de crédit adressée à la Directrice. La Directrice, à son niveau, procède de nouveau à une étude minutieuse du dossier avant de se prononcer.

En cas de réponse favorable de la Directrice, la lettre est renvoyée au chef service vente pour être exécutée : c'est l'ouverture du crédit. Lorsque la demande se fait pour la première fois, le service comptabilité est saisi. Ce service se charge de l'enregistrement du client dans les livres de la société. Cette opération consiste à enregistrer les nom, prénoms et adresse du client pour la création de son numéro de compte.

La facturation et la livraison des marchandises viennent donner un terme à ce processus. Dans la société HIBIS SARL, la facturation est du ressort du chef vente.

La facture est un écrit dressé par un commerçant pour constater les conditions d'achat ou de vente des produits, denrées ou marchandises et services rendus. La vente de tous produits, denrées ou marchandises, qu'ils soient destinés à être revendus en l'état ou après transformation et la prestation de tous services, donnent lieu à la facturation.

La société HIBIS SARL est une société privée qui a pour mission l'importation, la vente et la promotion des produits locaux. Au cours de son cycle d'exploitation, elle facture ses clients pour les opérations de vente de marchandises. Ainsi l'acceptation de tout bon de commande déclenche la facturation.

Après l'établissement de la facture, le client s'adresse par la suite au chef magasinier qui se charge de lui livrer les marchandises. Ensuite, il lui délivre le bordereau de livraison qui justifie la livraison effective des marchandises.

B-Procédure de recouvrement

Tout créancier octroyant un crédit est indubitablement préoccupé par son remboursement dans les délais convenus. Mais hélas, dans bien des cas, le recouvrement ne se déroule pas comme l'on l'aurait souhaité. C'est pourquoi il urge d'accorder une certaine priorité au service de recouvrement dans toutes les entreprises commerciales. De plus le système de recouvrement qui constitue à n'en point douter le fer de lance dans le processus de gestion des créances, revêt deux modes à savoir :

Dans la société HIBIS SARL, le recouvrement des créances à l'échéance est assuré par la caisse principale. A l'échéance, les clients viennent spontanément au guichet de cette caisse pour effectuer le règlement de leur dette contre espèces ou chèques bancaires. Les chèques bancaires ne sont acceptés par le caissier qu'avec l'accord du chef comptable de la société qui contrôle la validité desdits chèques.

Le client qui ne se présente pas dans un délai de dix (10) jours après l'échéance de sa dette, reçoit une lettre de relance lui rappelant le montant et l'échéance de sa dette. Lorsque cette lettre de relance est sans suite, quinze (15) jours après, le responsable chargé du recouvrement se rend chez son débiteur pour savoir les raisons de son silence.

Si malgré tout, il ne se manifeste pas, soit le responsable se fait payer par la banque du débiteur défaillant si celui-ci avait reçu entre temps l'aval de celle-ci.

Soit encore une deuxième lettre de relance est envoyée au client pour lui notifier que son dossier est confié à un huissier.

Lorsque toutes les tentatives de recouvrement par voie normale sont sans succès deux (02) mois après, le dossier est confié à un avocat ou à un huissier.

Lorsque celui-ci arrive à recouvrer les créances, il prélève ses honoraires dont le montant est fixé à l'avance. Le solde est versé à la société, quant à elle de récupérer les honoraires supportés sur le client car ces frais sont à sa charge.

Contribution à la gestion des créances clients dans une entreprise privée: cas de Hibis SARL

1- L'acceptation des bons de commande

2- L'ouverture du crédit

B-Procédure de recouvrement